CONTROL Y TRAMOS DE CONTROL

CORDOVA AGULAR, Benigno LAINES ARCCE, Mayra Solange SANCHEZ VILCATOMA, Jos Luis SOTO VILCHEZ, Kleyber

CONTROL
Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado

CONNOTACIONES PARA LA PALABRA CONTROL:

regular

comprobar

frenar o impedir

comparar con un patrn

Regular o ejercer autoridad

Importancia del control

1. 2. 3. 4. 5. Crear mejor calidad Enfrentar el cambio Producir ciclos ms rpidos Agregar valor Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

Elementos del control

Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado Accin correctiva
Comparacin del desempeo con el estndar establecido

Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Establecimi ento de estndares

Evaluaci n del desempe o

Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin.

Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo.

TRAMOS DE CONTROL
Es la cantidad de subordinados que un administrador puede dirigir en forma eficaz y eficiente.
Entendindose por eficacia el logro de las metas o hacer lo que se tiene que hacer y por eficiencia la optimizacin de los recursos o hacer las cosas bien

NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE CONTROL

Si bien el propsito de organizar es otorgar eficiencia a la cooperacin humana, la razn de los niveles de la organizacin se encuentra en las limitaciones del tramo de administracin.

En otras palabras, los niveles organizacionales existen porque hay un lmite al nmero de personas que un administrador puede supervisar con eficacia, aunque este lmite vara segn diversas situaciones.

En gran parte el tramo de control puede determinar el nmero de niveles y administradores que necesita una organizacin

Tipos de tramos de control

El tramo de control, es el que genera los niveles organizacionales, esto nos lleva a dos situaciones:

Estructuras planas, con pocos niveles jerrquicos y, por tanto, un rea de control relativamente amplia.

Estructura alta, con muchos niveles y, por consiguiente, un rea de control relativamente estrecha.

Relacionando:
Tramo de Control Estructura Organizativa

Factores que contribuyen a un tramo de control

FACTOR Qu tan cerca estn fsicamente las personas que desempean el trabajo? Qu tan complejo es el trabajo? TRAMO DE CONTROL ESTRECHO Dispersos, talves incluso en diferentes localidades geogrficas Muy complejo Mucha, surgen tantos problemas que el supervisor necesita ejercer un control muy cercano TRAMO DE CONTROL AMPLIO Muy cerca, talves todos estn en una misma rea de trabajo Ms bien una de rutina y sencillo

Cunta supervisin se requiere?

Poca, lo trabajadores estn bien capacitados

Cunta asistencia organizacional se proporciona al supervisor?

Poca, el supervisor se encarga de reclutamiento, capacitacin y control

Mucha, el supervisor podra tener el apoyo de un departamento de capacitacin, control de calidad, etc.

POR QU ES RELEVANTE LA AMPLITUD DEL TRAMO DE CONTROL

Esto es debido a que a mayor amplitud o rango se determina la cantidad de los niveles jerrquicos existentes y por ende la cantidad de directores / gerentes / jefes / coordinadores que tendr que utilizar la organizacin y esto har por consecuencia mas eficiente el diseo de la estructura organizacional.

Investigaciones sobre esta relevancia

Graicunas, francs que en 1937 demostr a travs de una frmula matemtica que las relaciones organizacionales posibles aumentan geomtricamente con el incremento lineal en el nmero de subordinados directos.

Graicunas consider que un director / jefe D tendr cierto tipo de relaciones organizacionales con dos subordinados A y B como se demuestra en las grficas siguientes que para este ejemplo son seis relaciones entre estas tres personas (nmero de flechas):

Cul ser el tramo de Control ms indicado

Henri Fayol [1951], era partidario de un tramo de control pequeo : ...cualquiera que sea su posicin, un hombre solo tiene que mandar un nmero pequeo de subalternos directos, por lo general menos de 6, con excepcin de un capataz, quien, teniendo a su cargo una operacin muy simple, manda directamente a 20 o 30 hombres. En 1967 Lawrence Paul R. y Lorsch Jay W. Estos investigadores mostraron que los tramos de control tienden a aumentar cuando se presenta un incremento en la incertidumbre de la actividad o el trabajo.

Harold Stieglitz, en la Management Record de septiembre de 1962 con el tema de Optimizacin del tramo de control, presenta el caso de Lockheed (compaa multinacional de la industria aeroespacial) y que nos ayuda a comprender desde otro matriz la mejora del tramo de control. El caso de la Corporacin Lockheed constituye un ejemplo representantivo del planteamiento formal para la determinacin de los tramos ptimos de control; en esta organizacin se desarroll un sistema de ndice valorado que mide los principales factores de un tramo de control y lo determinaron con los siguientes factores:

Factores de un Tramo de Control

SIMILITUD DE LA FUNCION

CERCANIA GEOGRAFICA DE LOS SUBORDINAD OS

COMPLEJIDAD DE LAS FUNCIONES

DIRECCION Y CONTROL REQUERIDO POR LOS SUBORDINAD OS

COORDINACIO N NECESARIA ENTRE LOS SUBORDINAD OS

IMPORTANCIA Y COMPLEJIDAD DE LA PLANEACION, Y TIEMPO REQUERIDO

Basndose en estos factores se les asign un puntaje y criterio de evaluacin para los diversos grados posibles y as de esta manera se obtiene el ndice de tramo de control

Posteriormente, considerando este ndice del tramo de control, la corporacin Lockheed determin unos tramos estndar de control para categora de ndices como se podr observar en el cuadro

Se reitera que entre mas amplio o vasto sea el tramo de control, tanto mas eficiente ser el diseo de su estructura organizacional.

Variables de contingencia en la determinacin de la amplitud del Tramo de Control

Para determinar la llamada amplitud del tramo de control se tendr que considerar algunas variables de contingencia como lo son:

1. Grado de preparacin, capacitacin y experiencia que

poseen los subordinados. 2. El grado de semejanza de las tareas de los subordinados.

3. La complejidad de las tareas.

4. La distancia fsica (proximidad) de los subordinados. 5. El grado de aplicacin de los procedimientos.

6. El grado de estandarizacin de las tareas.

7. La cultura organizacional. 8. El estilo de liderazgo del Director / Gerente / Jefe.

9. El grado de funcionalidad de la tecnologa de la informtica.

10. La madurez emocional del grupo de trabajo. 11. Los recursos econmicos y materiales con los que cuenta la organizacin. 12. La Coordinacin requerida de los subordinados. 13. Tiempo requerido por los subordinados para llevar a cabo sus tareas. 14. El mtodo de control y planeacin.

15. El sistema de informacin organizacional.

16. El tamao del organismo.

Tramo de Control Estrecho

Tener bajo supervisin a pocos subordinados

Desventajas :
1. Erogacin de costos adicionales (sueldos, recursos, instalaciones

etc.) por contar con mas directivos / jefes que realicen las labores de
supervisin.

2. Mas problemas de comunicacin por la interaccin de las relaciones entre estos directores / jefes. 3. Mas problemas de coordinacin por la interaccin de las relaciones entre estos directores / jefes. 4. Se incrementa la nmina. 5. Problemas de hacinamiento, comodidad, seguridad en las reas de trabajo. Dado que la plantilla de personal crece. 6. La estructura organizacional crece, se hace mas vertical con

mas niveles (mayor jerarquizacin).

7. Se burocratiza mas a la organizacin

Ventajas :
1. Se puede presentar un control y supervisin ms rgida y personalizada. 2. Descarga de trabajo para los directores / jefes y por consecuencia

disposicin de su tiempo para asuntos relevantes.

3. Eficacia en la direccin de los subordinados por ser pocos. Y sobretodo a los directores / jefes que son de bajo perfil pueden

obtener mejores resultados en su actuacin.

Tramo de Control de Gran Amplitud

Desventajas :
1. Podra el director / jefe estar incapacitado para ejercer una supervisin directa a los subordinados. 2. Se requerir de personal subordinado ms preparado,

que sea mas independiente, con madurez emocional y

con la capacidad de colaboracin.

3. Los directores / jefes deben ser requeridos con mayor liderazgo, madurez emocional y habilidad en el manejo de

grandes grupos de personas.

4. Se podra perder en parte la eficiencia y control en el manejo de las tareas de los subordinados.

5. Pudiera presentarse problemas de comunicacin entre

los integrantes del rea y su jefe inmediato.

Ventajas :
1. Se obtendrn (ahorro) menores costos por contar con menos directivos / jefes que realicen las labores de supervisin. 2. Pudiera presentarse menos problemas de comunicacin por la interaccin de las relaciones entre los diversos directores / jefes. 3. Pudiera presentarse menos problemas de coordinacin por la

interaccin de las relaciones entre los diversos directores / jefes.

4. Se optimizan los espacios, recursos, instalaciones. 5. Nmina a la baja.

6. La estructura organizacional se hace mas plana, menos obesa.

1.

El manejo de los tramos de control representa costos organizacionales y movimientos estructurales y consecuentemente podra provocar cambios en: el clima organizacional, estilo de liderazgo, productividad, cultura organizacional y la eficacia en las estrategias y metas. La tendencia del mundo organizacional es empequeecer las estructuras, aumentar el tamao de los tramos de control o ejercer el mnimo de supervisin, contar con personal altamente capacitado y especializado . La recomendacin al formular el diseo de la estructura organizacional y tratar los tramos de control es determinar el tamao que prevalecer como gua de construccin, pero, claro se deber ajustar en los casos de que las tareas, las caractersticas del Jefe y las caractersticas del subordinado nos impiden (hacer el tramo mas pequeo a lo establecido)o nos facilitan (hacerlo el tramo mas grande) que modifiquemos los tramos como una manera de asegurarnos de la eficiencia y eficacia de la gestin.

2.

1.