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Manual

BioAdmin PRESENCIA
PLUS
GUIA RAPIDA SISTEMA INFORMES BioAdmin

Indice

1 Instalacin del Programa


2 Configuracin
3 Alta de Empleados
4 Creacin delo LOG desde BIOADMIN
5 Captura del LOG desde BioAdmin Presencia y su proceso.
6 Edicin Manual registro Bioadmin desde BioAdmin Presencia
7 Configuracin de Calendario y Horario (Turnos)
8 Generador de Informes.

1 Instalacin del Programa

Ejecute la aplicacin entregada [Setup BioAdmin Presencia.exe] , Seleccione el


directorio donde desdea que se instale la aplicacin as como si desea que se creen iconos
de acceso en la pantalla de inicio y acceso rpido del ordenador.

Siga los pasos indicados hasta la finalizacin de la instalacin, Donde le preguntara si lanza
automticamente la misma, Indique segn lo deseado.
Al terminar con la instalacin e iniciar la aplicacin deber registrar la aplicacin siguiendo los
pasos del certificado entregado.
Una vez registrado se le pedir usuario y contrasea por defecto ser:
Usuario: Admin
Contrasea: Admin
IMPORTANTE recuerde que por seguridad se recomienda cambiar la contrasea por defecto.

2 Configuracin
La 1 vez que se ejecuta el programa y se haya validado, la ventana que aparece
automticamente ser la de Configuracin,

En esta ventana se configuran las rutas de origen de la Base de Datos o bien la ruta donde se
encuentra el fichero CSV de donde se importaran los datos.
En esta misma ventana tenemos 2 botones en la parte superior:
1.-Gestin de Usuarios:
Por defecto tenemos 3 perfiles de usuario con diferentes permisos cada uno:
Administrador: Control total de la aplicacin.
Gestor: Dispone de todos los permisos exceptuando la gestin de usuarios.
Usuario: Permisos de consulta y generacin de informes, no tiene permisos de edicin.
2.-Configuracin de Cuenta de Correo:
Desde aqu configuraremos la cuenta de correo desde la que por defecto se enviaran
y recibirn los correos de informacin que se efecten desde la aplicacin.

3 Alta de Empleados
RECUERDE En el Caso de importar los datos desde un fichero CSV deber de dar de alta a
los empleados utilizando el mismo cdigo (User ID en Bioadmin) y Nombre (Name en
Bioadmin) tanto en la aplicacin BioAdmin como BioAdmin Presencia. Siempre que
modifique, de de alta o baja una persona deber hacerlo en ambas aplicaciones.
BIOADMIN

BIOADMIN PRESENCIA

En el Caso de que los datos se obtengan desde un dispositivo externo (lector biomtrico o
teclado) los empleados se darn de alta automticamente.

4 Creacin del LOG desde BIOADMIN (fichero CSV)


Utlizar la aplicacin Bioadmin para generar el LOG en Formato *.CVS fichero que contiene
todos los marcajes que se han realizado en el dispositivo.

Apendice Manual de BioAdmin


LogList
Log List The Reports menu covers the following operations:
Management of log database stored on host PC Upload new log events from BioEntry and
BioStation into the log database By selecting the Log List, the log list page is updated on the
main window.
In case of pressing get recent logs/ auto upload button, window for select device pops up and
as to selected device here, log information newly generated after log information in BioAdmin
is uploaded. For the BioStation connected to BioAdmin Server, you do not need to get logs
from them, because logs will be automatically saved on BioAdmin Server on real time.

Configuration of Log check page The Reports page is composed of 2 components: Log List
Log database is stored on host PC enabling to preserve old log data. Log list shows stored log
events describing Date, Time, Device ID, Event, User ID, User Name, and Source. Filtering Tool
You can filter log records by Date, Device, User ID, Name, Event, and Source. For example, if a
device is selected, log events of the selected device will be shown. Task box Task box includes
buttons to control basic operations of the Log List page. 8.2. Manage Log database 8.2.1. Get
recent logs In case of pressing get recent logs/ auto upload button, window for select device
pops up and as to selected device here, log information newly generated after log
information in BioAdmin is uploaded. For the BioStation connected to BioAdmin Server, you do
not need to get logs from them, because logs will be automatically saved on BioAdmin Server
on real time.
Auto uploading setting In case of pressing get recent logs/ auto upload button, log
information generated in BioEntry and BioStation for set period can be uploaded automatically
to BioAdmin. Administrator can execute auto uploading by choosing 15 min / 30 min / 60 min
according to applied environment.
Once auto uploading is applied, status : auto uploading on is indicated on task box.
Release auto uploading In case of pressing stop auto uploading button, user can release set
auto uploading. Also, in case of disabled mode when setting time transfer, user can release
time transfer. Once auto uploading is released, status : auto uploading off is indicated on task
box Upload all logs In case of pressing upload all logs button, select device window appears
and all logs of device selected here are uploaded. In case partial log information remains in
BioAdmin, existing log information is kept as it is and new log information is uploaded.
Export Report Log data can be exported to CSV file format using the Export Report button.
Detailed operations are as follows: Press the Export Report button. Select fields to export by
simply moving the target field from Field List to Selected Field List.

After selecting the fields, press the Next button.


Select a file to export
After selecting the file, press the Next button.
Press the Export button.

Delete Log information The Delete Log Data button eliminates selected log data from log
database on host PC. Log data on BioEntry and BioStation are not removed by this command,
but automatically removed only when the device requires space for additional log data.

5 Captura del LOG desde BioAdmin Presencia y su proceso.


Recuerde Que para capturar el Log previamente deber haber configurado la aplicacin
con la ruta de origen del fichero CSV en el men de configuracin.
Recuperaremos los marcajes desde BioAdmin Presencia para su tratamiento desde la opcin
Actualizar.

En esta ventana nos aparece la ruta del fichero que podemos modificar, la Fecha de la
ltima Lectura y el periodo de fechas desde el cual queremos importar datos. Para
seleccionar el archivo LOG correspondiente deberemos recordar el nombre y la carpeta
donde ha sido exportado y grabado desde BioAdmin. Un buen ejemplo seria nombrarlos con
las fechas que contiene.
10082008_31082008.CVS
De esta manera podemos ir controlando los ltimos marcajes capturados.
Los registros del LOG en el dispositivo NUNCA se pueden MODIFICAR.
IMPORTANTE Recuerde que si desea mantener las modificaciones que haya realizado desde
esta aplicacin sobre los marcajes, si los vuelve a importar antes de la ltima Fecha de
Lectura estos sern automticamente corregidas a su formato original. Si no desea que esto
sucede enviar el LOG desde BioAdmin con fechas posteriores a las modificaciones. ver
apndice manual BioAdmin anterior, o Manual BioAdmin pag. 250 LOGs

6 Edicin Manual registro Bioadmin desde BioAdmin Presencia


Una vez capturado y procesado el fichero de marcajes LOG, podemos si as lo requerimos
modificar o entrar marcajes manualmente, como por ejemplo:
-

Actualizar marcajes no realizados (despistes)


Salidas de trabajo controladas
Salidas visitas etc.

IMPORTANTE Recuerde que si desea mantener las modificaciones que haya realizado desde
esta aplicacin sobre los marcajes, si los vuelve a importar antes de la ltima Fecha de
Lectura estos sern automticamente corregidas a su formato original. Si no desea que esto
sucede enviar el LOG desde BioAdmin con fechas posteriores a las modificaciones. ver
apndice manual BioAdmin anterior, o Manual BioAdmin pag. 250 LOGs

Todos los marcajes que entremos de forma manual as como los que modifiquemos, en el
Informe el nombre de persona quedara con fondo azul para su correcta identificacin.

7 Configuracin de Calendario y Horario (Turnos)


La ventana dispones de 2 pestaas desde las cuales se podr configurar el calendario laboral
y los horarios.
1.-Calendario

Se podrn crear diversos calendarios:


Genrico, que ser igual para todos los empleados o bien creando uno por departamento o
por empleado que ser exclusivos para ellos. En los diferentes calendarios se marcaran los
diferentes turnos de los que se disponen todos ellos configurables y diferenciados por colores.
Entre estos turnos tenemos algunos preconfigurados como son por ejemplo los das laborales,
festivos o las vacaciones, en este ltimo por ejemplo se nos mostrar adems un contador del
cual se irn descontando los das segn se vayan utilizando dejndonos el resultado en
positivo o negativo dependiendo de si el empleado ha efectuado o no todas las vacaciones.
Nota: Los cambios se guardaran automticamente cuando cerremos esta ventana.

En la botonera superior de esta ventana disponemos de 3 opciones:

Deshacer cambios
Crear grficas Excel de los turnos filtrando por ao, mes y departamento.
Editar los ttulos de los turnos

2.-Horario

Configuraremos los horarios segn las necesidades de cada momento, se han dispuesto tres
situaciones especificas:

Horario Normal (da laboral)


Horario Viernes
Horario Vspera festivo

Dentro de los horarios disponemos de horas de entrada, horas de salida, horas trabajo y
horquillas.

Horas de entrada: Horas de inicio de la actividad laboral.


Horquillas: Hora hasta donde el sistema considera como no incidencia el
marcaje, pasado el tiempo de la horquilla el mismo quedara como
incidencia en el informe
Horas Trabajo: Horas que el sistema entiende como mnimas a trabajas en
cada tipo de horario, si no se cumplen ese da ser marcado como
incidencia.

8 Generador de Informes.
Listados y consultas de la informacin filtrada, ordenada y con clculos de horas.

Color FONDO AZUL marcajes modificados manualmente o alta de marcajes manuales.


Color VERDE marcajes correctos
Color ROJO incidencia en marcaje, fuera de horario, falta marcaje, faltan horas etc.

Disponemos de filtros por Fecha DESDE/HASTA por EMPLEADO y mostrar solo incidencias.

Botonera superior:

Primer Botn arriba izquierda: Genera el informe, recalcula todos los marcajes. En caso de
realizar cambios desde el LOG, es necesario regenerar el informe. Muestra por pantalla el
informe de marcajes aplicando todos los parmetros de configuracin, horarios, calendario
etc.
Segundo Botn arriba Izquierda: Nuestra el LOG del informe que estamos visualizando por si
queremos consultar el marcaje tal cual esta entrado.
Tercer Botn izquierda arriba: Impresin por pantalla o Impresora del informe con totalizadores
de Horas trabajadas, horas fuera oficina y horas desviaciones.
Cuarto Botn izquierda arriba: Genera filtro por empleado y mes, se puede incluir el
calendario de turnos.
Quinto Botn izquierda arriba: Genera documentos Excel con el informe mensual del computo
de horas del empleado, parte de incidencias, total Horas trabajadas y Horas fuera de Horario.
Opcionalmente puede agregarse a este informe un cuadro de turnos y el calendario laboral
del empleado con sus turnos y vacaciones.
Sexto Botn izquierda arriba: Genera un documento Excel con una grfica de los turnos.