Modelado de procesos

Por: Ma. de la Luz Mendoza Uribe

En toda organización, los sistemas y subsistemas están conformados por procesos. Es importante conocerlos
y manejarlos de forma correcta, para organizar y conocer las necesidades que la empresa tenga.

Existen varios tipos de modelado de procesos. Entre los más comunes se encuentran

Unified Modeling Language (UML). Para muchos

expertos, este tipo de modelado no es más que un
lenguaje gráfico que permite identificar y documentar un
sistema. Al ser lenguaje de modelado, describe procesos
dentro de los sistemas.

Puedes visualizar un ejemplo claro de UML en el caso Clasificación de Manzanas, el cual fue presentado
por Andrés Cruz (en Colombia), el cual se encuentra documentado en:
http://www.slideshare.net/andres.cruz/ejemplo-proyecto-utilizando-uml

Business Process Modeling Notation (BPMN).

Traducido como Notación para el Modelado de Procesos
de Negocios, es una representación gráfica del flujo de
trabajo o workflow que la empresa maneja al momento de
realizarlo.

Lo que busca este tipo de modelado es la visualización entendible de los procesos que son realizados por
todos los involucrados dentro de la empresa, los cuales ser van desde los operadores o trabajadores y
los analistas (que pueden ser internos o externos) hasta los gerentes o administradores.

Es decir, éste el modelado puede ser considerado como una herramienta de comunicación gráfica
multinivel, que puede servir de vínculo entre los diseños y la interpretación de los nuevos procesos en una
organización.

Aunque parece muy general y de fácil aceptación, el modelo BPMN es únicamente aplicable a los procesos
inmersos al interior del negocio. Es decir, aquellos procesos administrativos, organizacionales o de índole
general quedan fuera (Object Management Group [OMG], 2011).
A continuación, se te muestran algunos ejemplos:

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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito
de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
 Figura 1. Un proceso con un flujo normal (Tttt1234, 2006).

Figura 2. Ciclo de discusión (Tttt1234, 2006).

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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito
de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
 Figura 3. Proceso de votos por correo electrónico (Tttt1234, 2006).

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sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito
de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
 Figura 4. Recolección de votos (Tttt1234, 2006).

Como pudimos pudiste observar en los ejemplos, el modelado BPMN consta de tres elementos primordiales:
Actividades, Eventos y Compuertas (Reund, Rücker y Hitpass, 2011). A continuación se explican cada uno
de ellos:

• Eventos. Son las acciones que se representan en el diagrama con círculos. Pueden indicar el inicio
(círculo de línea delgada y con fondo verde), el término (círculo de línea gruesa y con fondo
rojo) o la modificación de un proceso (círculo de doble línea simple y con fondo anaranjado); casi
siempre este tipo de eventos indican que hubo un cambio radical.

• Actividades. Son las acciones que se están realizando. Se representan por un rectángulo con
esquinas redondeadas. Dichas actividades pueden ser:

o Tarea: describe una sola actividad. No es posible compartirla o dividirla.

o Sub-proceso: es una serie de actividades que dependen de una acción superior y son
divisibles y compartidas. Estos sub-procesos a su vez pueden tener los tres elementos
mencionados en la presente lista.

o Transacción: es una serie de actividades que dependen de una acción superior, pero deben
ser manejadas como una unidad, no pueden dividirse o modificar el proceso.

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 • Compuertas. Se refieren básicamente al flujo de los procesos, al control que permite que los objetos
estén interrelacionados. Se representa por una figura de diamante y va a determinar si lo que se
realiza toma es una decisión o hay una mezcla de rutas. Se subdivide en:

o Asociaciones. Cuando existe una agrupación de elementos como las entidades, la manera
gráfica de representar esta asociación es por medio de una línea punteada.

o Secuencia. Muestra el orden en que las actividades se realizarán, se representa mediante

una línea continua y con una punta de flecha que indica el flujo a seguir.

o Mensajes. Tal como su nombre lo indica, son sólo avisos entre eventos que no afectan o
alteran las relaciones de las tareas o actividades. Se representan con una línea discontinua
o con un círculo sin color de fondo al inicio y una punta de flecha sin color de fondo al
final (Benitez, 2010).

Nota: Si deseas conocer más ejemplos sobre este tipo

de modelado revisa el siguiente enlace:
http://mijao.blogspot.mx/2010/02/itil-y-bpmn-un-ejemplo-
de-modelado-de.html

El utilizar diagramas BPMN a veces puede causar un poco de confusión, ya que su simbología es muy
parecida a la que se utiliza para la creación de Diagramas de Flujo de Datos (conocidos por sus siglas DFD).
La diferencia radica en que los últimos son utilizados para el procesamiento de datos, no para el flujo de
procesos como tal; sin embargo, hay personas que se basan en el DFD para poder determinar los procesos
internos de la organización.

Las figuras más utilizadas en los diagramas de flujo (DF) son las que se muestran a continuación:

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sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito
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 Figura 5. Figuras comunes en los Diagramas de Flujo (Carreto, párr. 3)

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de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
Debemos entender que la modelación de datos es una técnica que nos permite tener un conocimiento claro
y profundo de los datos y de la información que se maneja dentro de la organización. Esto se hace con el fin
de evitar, en la medida de lo posible, los procesos repetitivos y que todos aquellos que se hacen, sean
seguros e íntegros, teniendo la certeza que los datos son los correctos.
Esta técnica (el modelado) también nos proporciona una estructura clara del sistema y nos permite conocer
el flujo de los datos, identificando los cambios de los mismos y las necesidades que cubren en cada
departamento o área de la empresa, así como su consistencia y relevancia.

Es necesario que el usuario plantee la información o dato para que las personas encargadas de hacer el
análisis lo plasmen en un diagrama o en un esquema conceptual. De esta manera se podrán conocer las
necesidades específicas y las posibles restricciones. Incluso las tablas de las bases de datos permitirán
conocer con antelación el comportamiento dentro del sistema.

Dentro del proceso de modelado es necesario identificar algunos elementos que son requeridos para éste,
entre ellos se encuentran:
• Las entidades: éstas se refieren a las personas, áreas o cosas, que juegan un papel
importante dentro de la organización y se relacionan directamente con el procesamiento de
datos y la generación de información.
• Por ejemplo, una entidad es un empleado, el cual cuenta con ciertas características
específicas como son: nombre, apellido paterno, apellido materno, RFC, entre otras.
• Los atributos, o características de las entidades, son todas aquellas cualidades que las
definen y diferencian unas de las otras.
• Las relaciones, son todos aquellos atributos que de una u otra manera se relacionan entre
entidades para que estén conectadas.
•
Ya sea que se elija un DFD para trabajar el proceso de modelado o cualquier otro tipo de esquema, es
fundamental identificar el lugar físico de almacenamiento de los datos que afectarán los procesos.

Es decir, si con antelación se ha identificado en un diagrama de datos qué entidad requiere almacenamiento,
lo que resta es representarlo y, para ello se emplea un rectángulo incompleto del lado derecho. Dicho
rectángulo se divide en dos áreas, la parte izquierda llevará el código y la parte derecha llevará el nombre
del almacén de datos (Fernández, 2006).

Figura 6. Simbología para almacén de datos.

Cuando el análisis de los datos afecta un proceso y esos datos se deben de almacenar en diferentes lugares
se podría ejemplificar de la siguiente manera:

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sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito
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 Figura 7. Modelado de Clientes

Como se muestra en la figura 7, en el proceso de modelado de clientes existen diferentes lugares dentro del
sistema en donde se acopia la información. El almacenamiento indica en qué lugar del sistema, dentro del
proceso, se guardará dicha información. En este punto no se considera el lugar físico de almacenamiento,
sino los datos que estarán involucrados en los procesos, junto con sus entidades y relaciones.

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sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito
de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
 Referencias
Benitez, M. (2010). BPMN 2.0 by Example. Recuperado el 2 mayo 2012, de:
http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/examples/PDF/10-06-02.pdf

Carreto, J. (2007, agosto) Aprenda a crear Diagramas de Flujo [Mensaje en Blog].

Recuperado el 25 de junio de 2012, en:
http://uproprod.blogspot.mx/2007/08/aprenda-crear-diagramas-de-
flujo.html

Fernández, V. (2006). Desarrollo de sistemas de información. Una metodología

basada en el modelado. Cataluña: España. [Versión en línea] Ediciones
UPC. Recuperado el 2 de mayo del 2012 de:
http://books.google.com.mx/books?id=pTTQ735ac1EC&printsec=frontco
ver&hl=es&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false

Freund, J., Rücker, B. y Hitpass, B. (2011). BPMN 2.0 Manual de Referencia y Guía
Práctica. [Versión en línea] Santiago de Chile: Universidad Técnica
Federico Santa María. Recuperado el 5 de julio del 2012, de:
http://books.google.com.mx/books?id=B2WyaSJD-
P8C&pg=PA22&dq=bpmn&hl=es&sa=X&ei=K8n0T7eEIcn02wXqy9D1Bg
&ved=0CFQQ6AEwBQ#v=onepage&q=bpmn&f=false

Object Management Group [OMG]. (2010). Business Process Model and Notation
(BPMN).Recuperado el 2 de mayo del 2012, de:
http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/PDF/

Bibliografía
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junio de 2012 de http://commons.wikimedia.org/wiki/File:BPMN-
AProcesswithNormalFlow.jpg?uselang=es (Imagen de dominio público,
de acuerdo a: http://en.wikipedia.org/wiki/en:public_domain?uselang=e).

Tttt1234. (2006b). BPMN - Collect Votes. Recuperada el día 25 de junio de 2012, de

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:BPMN-
CollectVotes.jpg?uselang=es (Imagen de dominio público, de acuerdo a:
http://en.wikipedia.org/wiki/en:public_domain?uselang=e).

Tttt1234. (2006c). BPMN - Discussion Cycle. Recuperada el día 25 de junio de

2012, de http://commons.wikimedia.org/wiki/File:BPMN-
DiscussionCycle.jpg?uselang=es (Imagen de dominio público, de
acuerdo a: http://en.wikipedia.org/wiki/en:public_domain?uselang=e).

Tttt1234. (2006d). BPMN - E-Mail Voting Process. Recuperada el día 25 de junio de

2012, de http://commons.wikimedia.org/wiki/File:BPMN-E-
MailVotingProcess.jpg?uselang=es (Imagen de dominio público, de
acuerdo a: http://en.wikipedia.org/wiki/en:public_domain?uselang=e).

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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito
de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.