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Olson, H. A. & Boll, J. J. (2001). Ch. 2: The database. In Subject Analysis in Online Catalogs (2nd ed.). Englewood, Co.: Libraries
Unlimited. [Traducción de la cátedra de una selección.]
Olson, H. A. y Boll, J. J. (2001). Cap. 2: La base de datos. En El análisis temático en los catálogos en línea (2a ed.). Englewood,
Co.: Libraries Unlimited. [Traducción de la cátedra de una selección.]
INCLUYE LAS PARTES 1 Y 2 QUE APARECEN POR SEPARADO EN LOS APUNTES ORIGINALES.
Parte 1
Introducción
La base de datos de un catálogo está compuesta por tres archivos: el archivo bibliográfico, el archivo de autoridad y el archivo
invertido. La recuperación temática, así como la recuperación de cualquier otro elemento, es consecuencia de la interacción entre
estos tres archivos. Por lo tanto, resulta útil examinar cada uno en detalle.
Archivo bibliográfico
El archivo bibliográfico es la parte central de un catálogo de biblioteca. Se compone de registros bibliográficos, sustitutos que
representan u ocupan el lugar de los documentos reales. Un documento es un ítem que contiene información registrada. El archivo
bibliográfico contiene un registro para cada documento de la colección o para los documentos a los que un catálogo en particular
brinda acceso (por ejemplo catálogo de documentos web). Los sustitutos o registros bibliográficos son entidades complejas que
brindan información sobre cada documento: autor, título, detalles físicos, tema, ejemplares, etc. Cada registro es codificado para
su almacenamiento y manipulación electrónica y puede ser recuperado por una variedad de formas.
El formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloging o catalogación legible por ordenador) es la norma internacional para
la codificación de registros bibliográficos. El uso del formato MARC comienza a finales de la década del cincuenta cuando Library
of Congress, Association of Research Libraries y Council for Library Resources reconocieron que el tratamiento informático de la
información bibliográfica ofrece potencial para codificar los registros bibliográficos con mayor eficiencia, una mejor capacidad de
búsqueda de datos y la posibilidad de transferencia de registros entre bibliotecas. Henriette Avram llevó a cabo el desarrollo de
MARC en un proyecto visionario en Library of Congress. El resultado fue un formato que ha demostrado ser amoldable y flexible.
[…]
Otro cambio importante en MARC en los últimos años ha sido la integración del formato. MARC fue concebido originalmente para
libros, con variantes para otros seis tipos de publicaciones (seriadas, videograbaciones, etc.) en los años siguientes. Durante la
década del ‘90, las diferencias entre estos formatos fueron gradualmente consolidadas en un MARC para todos los registros
bibliográficos (Glennan 1995). El resultado ha simplificado la tarea del catalogador al exigir el conocimiento de un sólo formato. La
integración ha añadido algunos aspectos que pueden mejorar aún más la recuperación y asegura que los registros codificados
previamente sean compatibles con los registros codificados en el nuevo formato. Estos cambios indican nuevamente la flexibilidad
del formato. […]
Estructura del registro bibliográfico MARC
La filosofía detrás de MARC fue el diseñar una estructura de formato capaz de contener información bibliográfica
para todo tipo de materiales (libros, revistas, mapas, música, artículos, etc.) y para registros relacionados (registros
de nombres, registros de referencias temáticas, etc.).
La estructura, o esqueleto vacío, los designadores de contenido (etiquetas, indicadores, códigos de subcampo)
utilizados para identificar de manera explícita los elementos de datos y el contenido, los datos en sí (autor, título,
etc.), son los tres componentes del formato. (Avram, 1975)
La estructura, el primer componente del registro MARC, tiene tres secciones: la cabecera, el directorio y los campos variables. […]
Campos variables
Los campos variables contienen los datos bibliográficos que se muestran en un catálogo. Estos datos se dividen en campos, cada
uno de estos campos está asociado a una etiqueta de tres números.
Por ejemplo:
– El título de un documento se codifica con la etiqueta 245:
245 $aViajes, géneros e imperialismo :$bMary Kingsley y África occidental.
– Un concepto como término temático se codifica con la etiqueta 650:
650 $aMujeres viajeras$zÁfrica$vBiografías.
– El autor de un documento se codifica con la etiqueta 100:
100 $aBlunt, Alison.
Cada campo a su vez se subdivide en subcampos, identificados por un delimitador ($) y un valor. En los ejemplos anteriores los
subcampos son: para el campo 245 $aTítulo :$bparte restante del título; para el campo 650 $aTérmino temático$zSubdivisión
geográfica$vSubdivisión de forma; para el campo 100 $aNombre personal.
El valor del subcampo es específico para cada campo, el $a del campo 650 no significa lo mismo que el $a del campo 100.
Los campos variables son agrupados según su función con las siguientes etiquetas (XX representa números del 00 al 99):
– 0XX Campos de control, números y códigos, clasificación y signatura topográfica
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– 1XX Campos de entrada principal
– 2XX Campos del título y sus variantes; edición y publicación
– 3XX Campos de descripción física, etc.
– 4XX Campos de mención de serie
– 5XX Campos de notas
– 6XX Campos de acceso temático
– 7XX Campos de entradas secundarias y relacionadas
– 8XX Campos de entradas secundarias de serie; existencias, localizaciones, etc.
– 9XX Otros campos, incluye información localizaciones
Esta estructura de los campos variables corresponde aproximadamente a los contenidos de un registro en un catálogo tradicional.
Sin embargo, porque los registros de un catálogo automatizado pueden recuperarse de manera mucho más flexible que en los
catálogos en fichas, el acceso temático no está limitado a los campos 6XX. La búsqueda en texto libre o de palabras clave en
todos los campos del registro tiene tanto ventajas como desventajas pero es ciertamente una opción útil para el acceso temático
en registros automatizados. El formato MARC también hace posible la navegación por números de clasificación, utilizando los
campos del rango 0XX para este propósito. Ninguno de estos enfoques es posible en un entorno manual. […]
Archivo invertido
El archivo invertido posibilita una recuperación efectiva. El archivo bibliográfico es un tipo de archivo “secuencial”, “directo” o
“lineal”, que ubica los registros en una secuencia similar a la de los libros en un estante. La eficiencia de este ordenamiento es
limitada para la recuperación, ya que cada elemento de cada registro debe ser examinado para reunir los registros que
correspondan a una búsqueda particular. El archivo invertido es creado automáticamente por el sistema para hacer este proceso
más rápido. En un archivo invertido se extraen elementos de cada registro bibliográfico y se disponen en un archivo separado.
Este archivo es leído por el sistema cada vez que se realiza una búsqueda y puede o no ser visto por el usuario del catálogo.
Cada entrada en el archivo invertido puede consistir en un campo, un subcampo o una palabra.
Para el siguiente registro:
– 082 $a916.604$220
– 100 $aBlunt, Alison.
– 245 $aViajes, género e imperialismo :$bMary Kingsley y África occidental /$cAlison Blunt.
– 260 $aNew York :$bGuilford Press,$c1994.
– 300 $a190 p. :$bil., map ;$c24cm
– 504 $aIncluye referencia bibliográfica (p. 165-181)
– 600 $aKingsley, Mary Henrietta,$d1862/1900.
– 650 $aMujeres viajeras$zÁfrica$vBiografías.
– 651 $aÁfrica occidental$xDescripciones y viajes.
El archivo invertido para la búsqueda de palabras clave en los campos 100, 245, 600, 650 y 651 incluiría las siguientes palabras:
Blunt, Alison, Viajes, género, imperialismo, Mary, Kingsley, África, occidental, Henrietta, Mujeres, viajeras, Biografías,
Descripciones
Un archivo invertido para la búsqueda de términos temáticos controlados incluiría sólo tres entradas para este registro:
– Kingsley, Mary Henrietta – 1862/1900
– Mujeres viajeras – África - Biografías
– África occidental - Descripciones y viajes
El sistema compila una lista de todos los elementos que se desean recuperar de todos los registros de la base de datos, indicando
qué registros contienen determinado elemento. Cada registro en el archivo bibliográfico tiene un único código que será adjuntado
a las entradas en el archivo invertido.
Registro 1
– 100 $aBlunt, Alison.
– 245 $aViajes, género e imperialismo :$bMary Kingsley y África occidental /$cAlison Blunt.
– 600 $aKingsley, Mary Henrietta,$d1862/1900.
– 650 $aMujeres viajeras$zÁfrica$vBiografías.
– 651 $aÁfrica occidental$xDescripciones y viajes.
Registro 2
– 100 $aLazarus, Neil.
– 245 $aResistencia en la ficción de África postcolonial.
– 651 $aÁfrica$xVida intelectual$xSiglo XX.
– 651 $aÁfrica$xLiteratura.
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Registro 3
– 245 $aHistoria y cultura de África.
– 651 $aÁfrica$xHistoria.
– 651 $aÁfrica$xCultura.
Registro 4
– 100 $aGlazer, Nona Yetta.
– 245 $aTrabajos de mujeres remunerados y no remunerados.
– 650 $aMujeres$xEmpleo$zEstados Unidos.
– 650 $aMujeres$zEstados Unidos$xCondiciones económicas.
En el archivo invertido las entradas se asocian con los códigos de los registros en los que aparecen, por ejemplo:
– África 1, 2, 3
– Mujeres 1, 4
– viajes 1
– historia 3
Si un usuario ingresa la palabra África el sistema busca en el archivo invertido, encuentra la entrada “África 1, 2, 3” y recupera los
registros bibliográficos numerados 1, 2 y 3. De igual modo, si se busca la palabra mujeres el sistema encuentra la entrada
apropiada en el archivo invertido y recupera los registros bibliográficos asociados a esa entrada, los números 1 y 4.
Ya que el archivo invertido reúne todos los casos de un elemento particular, su consulta se ha vuelto parte de la tarea de
recuperación, incluso antes de que se realice la búsqueda.
El archivo invertido es, en definitiva, un medio útil para facilitar la búsqueda y recuperación.
En la elección y creación de un sistema de búsqueda, es importante considerar como será definido el archivo invertido. ¿Qué
campos y subcampos del registro bibliográfico serán incluidos en el archivo invertido? ¿Habrá archivos invertidos separados para
la búsqueda de palabras del título y para la búsqueda de términos temáticos? ¿Serán incluidas sólo palabras sueltas (excepto las
palabras vacías como artículos, conjunciones y preposiciones) o también se incluirán frases? ¿Cuán extensa deber ser la lista de
palabras vacías? Cada una de estas decisiones afectará las capacidades del sistema.
Lo que está en el registro bibliográfico sólo puede ser recuperado si el sistema está configurado para hacerlo.
Índice alfabético de títulos
– Historia y cultura de África
– Resistencia en la ficción de África postcolonial
– Trabajos de mujeres remunerados y no remunerados
– Viajes, géneros e imperialismo: Mary Kingsley y África occidental
Índice alfabético de autores personales
– Blunt, Alison
– Glazer, Nona Yetta
– Lazarus, Neil
Índice alfabético de temas
– África – Cultura
– África - Historia
– África - Literatura
– África - Vida intelectual - Siglo XX
– África occidental - Descripciones y viajes
– Kingsley, Mary Henrietta - 1862/1900
– Mujeres – Empleo - Estados Unidos
– Mujeres - Estados Unidos - Condiciones económicas
– Mujeres viajeras – África - Biografías
Parte 2
Archivo de autoridad
[…] Un segundo archivo trabaja junto al archivo bibliográfico: el archivo de autoridad. Desde la perspectiva del análisis temático,
los registros de autoridad de encabezamientos temáticos contienen la forma autorizada de los encabezamientos, sus sinónimos y
sus encabezamientos relacionados. Cada registro de autoridad representa un encabezamiento temático autorizado y da
información sobre el encabezamiento y su relación con otros términos y encabezamientos.
Las funciones de un registro de autoridad son:
1. Mantener la consistencia en la elección y forma de un encabezamiento utilizado para representar un concepto dado.
2. Relacionar ese concepto con otros en la base de datos.
Los vocabularios controlados son, en esencia, el contenido de los archivos de autoridad. Los registros de autoridad operan como
manifestaciones electrónicas de los vocabularios controlados.
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La forma en que funciona un archivo de autoridad varía de un sistema a otro. El factor común es que cada encabezamiento
temático de cada registro bibliográfico se verifica contra (se coteja con) el archivo de autoridad. En algunos sistemas, el
catalogador debe indicar que se encuentre un encabezamiento en el archivo de autoridad. Otros sistemas lo hacen
automáticamente e informan al catalogador sobre cualquier discrepancia. En cualquier caso, el registro de autoridad “controla” al
encabezamiento.
Registros MARC de autoridad
Así como los registros bibliográficos se codifican con el formato MARC bibliográfico, los registros de autoridad se codifican con el
formato MARC de autoridad.
[…]
Los campos variables 1XX contienen el encabezamiento autorizado. El primer dígito, 1, indica que se trata del encabezamiento
autorizado; el segundo y tercer dígito indican qué tipo de encabezamiento es, de igual modo que en un registro bibliográfico:
100 Encabezamiento temático Nombre personal
110 Encabezamiento temático Nombre corporativo
111 Encabezamiento temático Nombre de reunión
130 Encabezamiento temático Título uniforme
150 Encabezamiento temático Concepto Temático
151 Encabezamiento temático Nombre geográfico
155 Encabezamiento temático Género/forma
Un encabezamiento temático por ejemplo, se codifica en el campo 650 en un registro bibliográfico y en el campo 150 en un
registro de autoridad.
Hacer coincidir el segundo y tercer dígito le permite al sistema “emparejar” (to match) encabezamientos temáticos en registros
bibliográficos con encabezamientos temáticos en registros de autoridad. Lo mismo se aplica con otros tipos de encabezamientos.
Una entrada principal (100) o secundaria (700) para un nombre personal en un registro bibliográfico y un encabezamiento temático
(600) para ese nombre personal en un registro bibliográfico, coincidirán en el mismo registro de autoridad. En el registro de
autoridad la forma autorizada de nombre personal se codifica en el 100.
Sinónimos y otros encabezamientos no autorizados (no preferentes) serán codificados en 4XX.
En el registro de autoridad
150 $a Mujeres viajeras
450 $a Viajeros, mujeres
550 $a Viajeros
El campo 450 (forma no autorizada del encabezamiento) produce una referencia al campo 150 (encabezamiento autorizado) en el
catálogo online, indicando algo así como: “Para Viajeros, mujeres véase Mujeres viajeras”.
Los registros MARC de autoridad también pueden codificar relaciones entre encabezamientos autorizados. En los campos 5XX se
codifican los términos genéricos, específicos y relacionados. Otra vez, el segundo y el tercer dígito indican el tipo de
encabezamiento, por ejemplo en el 550 Viajeros refiere a un encabezamiento temático genérico.
Estos campos 4XX y 5XX contienen el subcampo $w que da información sobre el tipo de relación que se establece entre los
encabezamientos. Esto reviste particular interés en relación con el uso de términos de vocabularios controlados en los campos
5XX.
– $w g indica que se trata de un encabezamiento genérico respecto al principal (1XX).
– $w h indica que se trata de un encabezamiento específico respecto al principal (1XX).
– $w n no se especifica el tipo de relación y se interpreta con frecuencia como encabezamiento asociado o relacionado respecto
al principal (1XX).
[…]
No importa cuántos registros bibliográficos utilizan el encabezamiento Mujeres viajeras, las referencias Viajeros, mujeres y
Viajeros aparecen sólo en el registro de autoridad para Mujeres viajeras y de ahí se derivan las referencias que aparecen en el
catálogo online.