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HubSpot Sales Software - Identificar A Los Mejores Leads - Guion (Prospecting 1)
HubSpot Sales Software - Identificar A Los Mejores Leads - Guion (Prospecting 1)
Te damos la bienvenida a la primera clase de la Certificación del Software de HubSpot Sales, en la que
analizaremos la primera parte del proceso de captación de prospectos: cómo identificar a los mejores
leads para tu empresa.
Sales Hub cuenta con muchas herramientas que te ayudarán a lograrlo. Pero antes de explicarte cómo
puedes usarlas para encontrar a los mejores leads, analicemos rápidamente las ventas en la era digital.
Si vendías un artículo costoso, como un auto o una lavadora, o cualquier tipo de servicio, tenías mucho
más poder que tus clientes. Los prospectos no tenían muchas maneras de saber si los precios eran
justos o no. No había ningún lugar donde pudieran buscar comentarios de clientes para saber si lo que
vendías cumplía con tus promesas. En ese momento, el vendedor era el único con acceso a esa
información, por eso, si los clientes tenían alguna pregunta, debían hacérsela a los representantes de
ventas.
Hoy en día, los compradores encuentran esas respuestas en la web, ya sea a través de tu empresa o de
tus otros clientes. Esto significa que tus clientes potenciales saben exactamente cuál es el nivel de
satisfacción de tus clientes actuales. Puedes aprovechar este intercambio de poder entre vendedores y
compradores a tu favor. Para eso...
En definitiva, eso implica menos trabajo para los representantes de ventas. Si tus clientes generan
nuevos leads para ti, reducen los esfuerzos manuales que tienen que hacer los representantes para
captar prospectos. Pero, para eso, tienes que dirigirte a las personas que mejor se adaptan a tu oferta
y que muestran interés genuino en tu empresa.
Para acceder a los contactos en HubSpot, selecciona el menú desplegable Contactos de la barra de
navegación superior. Allí verás dos opciones principales: Contactos y Empresas. Los contactos son las
personas individuales con quienes interactúas y las empresas son las organizaciones asociadas con
Captación de prospectos en HubSpot, parte 1:
Identificar a los mejores leads
esas personas. Primero, seleccionaremos Contactos, haciendo clic en la primera opción del menú.
Verás esta página que incluye una lista de todos tus contactos.
No importa si son leads nuevos, clientes antiguos o de otro tipo: todos son contactos. Es probable que
haya demasiados contactos en tu base de datos, por eso es fundamental encontrar a las personas con
quienes realmente quieres interactuar. Hay dos maneras de hacerlo: con integraciones de
herramientas de terceros o, la más directa, simplemente buscando los contactos en tu cuenta de
HubSpot. Veamos cómo funciona.
Hay una barra de búsqueda en la parte superior de la página. Si sabes el nombre de una persona, su
correo electrónico o número de teléfono, escríbelo allí y el contacto aparecerá. Si haces clic en el
botón de vista preliminar, se abre una barra lateral donde podrás ver muchos datos sobre la persona,
como su nombre, su cargo y su empresa. Cada uno de estos datos tiene un campo propio, que
llamamos «propiedad». HubSpot CRM cuenta con varias propiedades estándares, pero tu equipo
también puede crear otras propiedades personalizadas para almacenar información específica. Aquí,
por ejemplo, agregué Cumpleaños y Sabor de pastel preferido. Estos campos son ideales para la
industria de la planificación de eventos, pero tu equipo puede crear propiedades personalizadas que
se adapten a tu sector.
Esta es una buena opción si buscas un contacto específico, pero si lo que quieres es captar prospectos,
deberías buscar un determinado tipo de persona (quienes podrían interesarse en lo que vendes). En
ese caso, la barra de búsqueda no será muy útil. En cambio, deberías probar con algunos filtros.
Puedes filtrar tus contactos en tiempo real, con cualquier propiedad. ¿Recuerdas la propiedad «Sabor
de pastel preferido»? Podemos buscarla aquí y seleccionar solo los sabores que nos interesen. La lista
de contactos se actualizará de inmediato. Si quisiéramos ver todas las personas que nos compartieron
su sabor favorito, sin importar cuál sea, podemos elegir la opción «Es conocido». De nuevo, la lista se
actualiza de inmediato y ahora vemos a todos los contactos que tienen algún dato en la propiedad
Sabor de pastel preferido. Observa que el CRM añade una columna para que podamos ver en un
mismo lugar las preferencias de los contactos. Además, podemos ordenar esta lista por sabor de
pastel haciendo clic en la parte superior de la columna.
Es posible agregar todos los filtros que queramos, así que también crearemos uno para Cumpleaños.
Como es una propiedad de fecha, podemos usar distintos rangos. Por ejemplo, si queremos ver quién
cumple años esta semana, seleccionamos «Esta semana» en el menú desplegable. Como siempre, la
actualización es inmediata y ahora vemos una lista de personas que cumplen años esta semana y que
compartieron su sabor de pastel preferido. Estas opciones podrían ser de mucha utilidad si te dedicas
a la planificación de eventos, pero recuerda que puedes adaptarlas a tu negocio.
Si sabes qué información necesitas, puedes crear filtros más relevantes por tu cuenta, como acabamos
de hacerlo. Analicemos un ejemplo donde solo se usan las propiedades estándares de HubSpot CRM.
Captación de prospectos en HubSpot, parte 1:
Identificar a los mejores leads
Regresamos a la página de contactos. Para eliminar los filtros que agregamos en el ejemplo anterior,
hacemos clic en la cruz al lado de cada uno y la lista vuelve a actualizarse. Ahora, vemos todos los
contactos disponibles. «Envío de formularios» es un filtro que podría resultarte útil. Si HubSpot está
conectado con tu sitio web, puedes filtrar tus contactos en función de los formularios que han
diligenciado. Si los visitantes usan un formulario para contactarse con el área de ventas, deberías llevar
un registro de quiénes lo diligencian. Para eso, agrega el filtro de envío de formularios, haz clic en «es
cualquiera de», busca en el menú desplegable el formulario que quieras usar y selecciona «Aplicar
filtro». Verás una lista de las personas que quisieron contactarse con el equipo de ventas.
Sin embargo, quizá no te interesen todas estas personas. Por ejemplo, si tienes un territorio asignado,
tal vez solo quieres llegar a los contactos de esa área. Puedes añadir un filtro para una región
geográfica, que podría ser un país, un estado, una ciudad o una propiedad personalizada que cree tu
equipo.
En este caso, imaginemos que tu territorio asignado es la Comunidad Andina. La CAN es una
comunidad política compuesta por 4 países suramericanos. Necesitas agregar un filtro por país, así
que haces clic en «contiene exactamente», pero aquí surge un problema: ¿cómo hacemos esta
búsqueda con cuatro países diferentes?
Mira este truco que puedes usar para las propiedades de texto, como país. En este caso, escribimos
Bolivia. La lista se actualiza y vemos solo a los contactos que son de Bolivia. Ahora, añadimos otro país:
Colombia. Puedes seguir así, hasta finalizar con todos. Así, tendrás una lista de los contactos de la
Comunidad Andina que diligenciaron este formulario.
Seguramente esta sea una lista que debas revisar todos los días, así que es conveniente guardarla para
que puedas acceder a ella fácilmente. Para eso, haz clic en Guardar. En el cuadro de diálogo, escribe
un nombre para este conjunto de filtros y usa los botones de selección para definir quién puede
acceder a ellos. En este ejemplo, seleccionaremos «Privado», de modo que nadie pueda acceder, y,
por último, «Guardar».
Para agregar un contacto nuevo a tu CRM, haz clic en «Crear contacto» en la esquina superior derecha.
Al principio, solo podrás escribir el nombre, el apellido y el correo de la persona. Siempre que sea
posible, asegúrate de incluir la dirección de email del contacto que creas. ¿Por qué? Por dos razones.
Por un lado, el CRM analizará la dirección para garantizar que ese contacto no exista ya en tu sistema.
Si es así, el CRM te mostrará ese registro y podrás acceder a él, en lugar de crear un contacto nuevo.
Captación de prospectos en HubSpot, parte 1:
Identificar a los mejores leads
Por otro lado, el segundo motivo, y quizá el más importante por el que deberías incluir una dirección
de correo es que, si agregas el email comercial de un contacto, el sistema buscará su dominio y creará
un registro de empresa para ti. Veamos cómo funciona.
Cuando abras la aplicación, aparecerá una lista de tus contactos. Para añadir un contacto nuevo, toca
el botón del signo más, arriba a la derecha. Verás tres opciones para agregar un contacto nuevo:
introducir manualmente, importar desde el teléfono y escanear una tarjeta comercial. Como ahora
queremos escanear una tarjeta comercial, elegimos la tercera opción. Luego, tomamos una foto de la
tarjeta, ajustamos los puntos al contorno de la tarjeta y esperamos que la app la lea. ¡Listo! Ya
podemos ver la información de contacto. Solo debes corroborar los datos, asignarlos a las
propiedades correctas y guardar el contacto en tu CRM.
Con la app, podrás acceder a tus filtros guardados, a tus contactos y empresas, junto con sus
actividades y propiedades.
Otra manera de añadir contactos a tu CRM es conectando tu bandeja de entrada con HubSpot
Así, todos los correos que envíes y recibas quedarán registrados automáticamente en el CRM. Si
intercambias emails con alguien que aún no tenga un registro de contacto, se creará uno nuevo.
Además, si usa una dirección de correo comercial, se creará un registro para esa empresa con toda la
información que haya disponible públicamente.
Echa un vistazo a los recursos adicionales para obtener más información sobre cómo conectar tu
bandeja de entrada y ver tus contactos automáticamente en el CRM.
Captación de prospectos en HubSpot, parte 1:
Identificar a los mejores leads
Conversaciones:
● Chat en directo
● Chatbots
● Correo electrónico de equipo
Con el chat en directo, puedes interactuar con los prospectos que visitan tu sitio web. Puedes enviar
las solicitudes de chat a los representantes de ventas en función de distintos criterios. Así, no tendrás
que conversar con cada uno de los visitantes de tu sitio, sino solo con los que buscan comprar.
Veamos cómo.
Para acceder a esta herramienta, haz clic en Conversaciones en el menú de navegación principal y
luego selecciona Bandeja de entrada en el menú desplegable. Aquí es donde puedes chatear con los
visitantes del sitio. A la izquierda, puedes elegir la conversación que quieres ver y, a la derecha, verás
la información del registro de contacto del visitante.
La idea no es que te sientes todo el día a esperar solicitudes de chat. Y tengo buenas noticias para ti:
eso tampoco es necesario. Para adaptar el proceso a tus necesidades y tener más flexibilidad en las
interacciones con tus clientes, también puedes conectar la característica de chat en directo con otras
herramientas que uses.
Conversaciones
Puedes usar la app móvil de HubSpot o la integración con Slack para ver y responder las consultas del
chat en directo.
Así, podrás responder sin problemas todos los mensajes de chat que recibas. La herramienta
Conversaciones también te permite crear chatbots.
Chatbots
Su función es calificar a los nuevos visitantes que inician un chat.
Para crear un chatbot, en el menú de navegación principal, haz clic en Conversaciones y luego
selecciona Chatflows en el menú desplegable. Chatflows es un término general que hace referencia a
todas las acciones del chat en directo, independientemente de que tengan un bot asociado o no. Para
generar un nuevo chatflow, haz clic en «Crear chatflow» en la esquina superior derecha. Hay dos tipos
Captación de prospectos en HubSpot, parte 1:
Identificar a los mejores leads
de chatflows principales que puedes crear: uno para iniciar un chat en directo y otro para generar un
bot. Este último te permitirá calificar oportunidades de venta, programar reuniones o proveer
asistencia técnica. Analicemos mejor el bot de calificación haciendo clic en Siguiente.
Si diseñas un bot en HubSpot, verás una presentación cronológica como esta. Después del mensaje de
bienvenida, lo primero que hará el bot es preguntar el nombre del visitante. Si miramos el cuadro
donde se encuentra el ícono de la bandera, podemos ver que la respuesta se guardará en la
propiedad «Nombre del contacto».
Este es un muy buen primer paso, ya que el bot puede seguir usando este nombre durante el resto de
la conversación. A continuación, HubSpot CRM generará un registro de contacto con el nombre del
visitante. Esto significa que, incluso si esa persona deja de interactuar con el bot, al menos tendremos
su información básica. Además, podrías hacer que el bot omita determinados pasos cuando el
visitante ya tenga un registro de contacto con esa información, así no tendrá que repetir sus datos.
Ahora sí, volvamos a nuestro bot.
A continuación, el bot preguntará cuál es el tamaño de la empresa del visitante y mostrará siete
botones como opciones de la respuesta. Puedes crear estos botones para cualquier pregunta. Así, los
visitantes podrán responder rápidamente y tú podrás segmentar con facilidad los contactos según sus
respuestas.
Imaginemos que tus clientes son empresas y que tu producto funciona mejor para las más grandes.
Veamos cómo este bot puede reaccionar según el tamaño de la empresa del visitante.
Si el visitante contesta que su empresa tiene más de 1.000 empleados, el bot lo contactará de
inmediato con un miembro del equipo. Se trata de una cuenta grande, así que es importante que
alguien se ponga en contacto rápidamente. Por otro lado, si dice que su empresa tiene menos de 50
empleados, el bot le enviará un mensaje de desvío. Alguien se pondrá en contacto con él, pero hay
pocas probabilidades de que una empresa tan pequeña sea compatible con lo que ofreces. Si el
visitante responde de cualquier otra manera, el bot seguirá haciendo preguntas para descubrir su nivel
de calificación.
Este es solo un ejemplo; no estoy diciendo que tengas que hacer diferencias entre una empresa
grande y una pequeña. Lo importante es que puedas decidir cuál es el lead ideal para tu empresa y
diseñar un bot que reconozca y transfiera a los leads más calificados de inmediato. Así, podrás
dedicarte solo a los leads calificados y dejar de perder tiempo intentando calificarlos.
Incluso si crees que tus clientes no se tomarían el tiempo de interactuar con un bot, vale la pena
intentarlo.
Un estudio reveló que al 40% de los consumidores no les importa si quien los ayuda es un chatbot o
una persona, siempre y cuando reciban la asistencia que necesitan.
Captación de prospectos en HubSpot, parte 1:
Identificar a los mejores leads
Y ese porcentaje sigue aumentando. HubSpot ofrece una gran cantidad de datos estadísticos que te
ayudan a determinar si un bot es útil para ti o no. Veamos cómo.
Pasa el cursor sobre el nombre de un bot y haz clic en el botón Detalles para ver su rendimiento. Elige
un intervalo de fechas para ver cuántas personas interactúan con este bot y descubrir si pierdes
algunas en el proceso.
¡Adelante! Crea un bot y publícalo en tu sitio para ver todas las interacciones. Quizá te sorprenda la
cantidad de leads que genere.
Si ya tienes un perfil similar, puedes convertirlo en filtros en tu CRM. Si aún no lo tienes, piensa en el
tipo de audiencia a la que te diriges. Crea un perfil que incluya las características de un buen
prospecto y luego establece algunos filtros que te mostrarán solo a los contactos de tu CRM que
coincidan con ese perfil.
Consejo profesional:
Si tu cliente ideal son empresas, es conveniente filtrar las empresas, en lugar de los contactos.
Las empresas y los contactos funcionan de la misma manera en HubSpot CRM, así que todo lo que
hagas con los contactos también podrás hacerlo con las empresas. Por ejemplo, si tu perfil de cliente
ideal son empresas de atención médica con menos de 10.000 empleados, podrías acceder a la
pestaña Empresas y agregar filtros para industria y cantidad de empleados. Veamos esto en acción.
Para acceder a la página Empresas, en el menú de navegación principal, haz clic en Contactos y luego
selecciona Empresas en el menú desplegable. Haz clic en «Agregar filtro», busca «Industria» y
selecciona «Atención médica» en el menú desplegable. Verás una lista de todas las empresas de
atención médica en tu CRM. A continuación, añade un filtro para «Número de empleados» y define
«Menos de 10.000». Así, tendrás una lista de empresas que coinciden con tu perfil de cliente ideal. Si
quieres almacenar estos filtros para acceder a ellos fácilmente en el futuro, selecciona «Guardar».
Captación de prospectos en HubSpot, parte 1:
Identificar a los mejores leads
Es probable que tu perfil de cliente ideal incluya más de dos elementos. Por ejemplo, podría
interesarte también la ubicación de la empresa o sus ingresos totales. O, si vendes directamente a
clientes, tu perfil de cliente ideal podría tener un conjunto de criterios completamente diferente. En
muchos casos, estas serán todas propiedades personalizadas creadas por tu equipo. Cuando crees
esas propiedades, asegúrate de encontrar diferentes maneras para completar los datos en ellas, ya sea
incluyéndolas en un formulario o haciendo que un bot de calificación solicite esa información. Así,
podrás filtrar todos tus registros usando la información que más te interesa.
La pregunta es: ¿cómo? Con más filtros. Una propiedad muy importante que deberías usar en todos
tus filtros es «Estado del lead».
Cuenta con algunas opciones predeterminadas, como Nuevo, Abierto, Contactado y Mal momento,
entre otras, pero puedes, y deberías, personalizar estas opciones en función de tu proceso de ventas.
En este ejemplo, usaremos las predeterminadas. Veamos cómo.
Regresamos al filtro con el que hemos estado trabajando. Busca «Estado del lead» y luego haz clic en
el menú desplegable debajo del botón «Es cualquiera de». Allí, puedes seleccionar los estados que
quieras. Podrías usar «Nuevo» para los contactos con los que aún no te has comunicado. Si
seleccionamos «Nuevo» en la lista, vemos a todas las personas con las que todavía no nos hemos
contactado.
Los usuarios de Sales Hub Pro o Enterprise pueden usar la plataforma de automatización de HubSpot
para actualizar automáticamente los estados de los leads.
Igualmente, si no usas nuestra plataforma de automatización, HubSpot CRM cuenta con varias
propiedades que se actualizan automáticamente a medida que los contactos interactúan con tu
empresa. Echemos un vistazo a algunas de esas propiedades.
Si HubSpot está conectado con tu sitio web, puedes filtrar tus contactos en función de las páginas que
visitaron. Para hacerlo, haz clic en «Agregar filtro» y selecciona «Número de vistas de página». De esta
manera, podrás saber el nivel de interés de un contacto en tu empresa, y así centrarte en los registros
Captación de prospectos en HubSpot, parte 1:
Identificar a los mejores leads
con un número alto de visitas. Para este ejemplo, haremos clic en la opción «es mayor que» y
escribiremos «10». Seleccionamos «Aplicar filtro» y ya vemos todas las empresas que han visitado más
de 10 páginas en el sitio web.
Si usas Sales Hub Enterprise, tienes acceso a dos propiedades predeterminadas adicionales:
«Probabilidad de cierre» y «Prioridad de contacto». Estas propiedades se calculan con el algoritmo
exclusivo de HubSpot y su objetivo es ayudarte a priorizar tu alcance.
Probabilidad de cierre
Genera un porcentaje sobre la probabilidad de que alguien se convierta en cliente de tu empresa.
Prioridad de contacto
Clasifica la prioridad de cada contacto desde «Baja» a «Muy alta».
Puedes usarlas para agregar más detalles a tus vistas de captación de prospectos. Para hacerlo,
puedes filtrarlas u ordenarlas. Veamos cómo.
Para este ejemplo, regresemos a la página Contactos. En el menú de navegación principal, haz clic en
Contactos y selecciona nuevamente Contactos en el menú desplegable. Ahora agregaremos una
columna para «Prioridad de contacto». Para eso, arriba a la derecha, haz clic en «Acciones» y
selecciona «Editar columnas». Aquí vemos una lista de tus propiedades de contacto. En este caso,
buscaremos «Prioridad de contacto» y la agregaremos a la lista seleccionando la casilla junto a ella.
Para eliminar cualquiera de las otras columnas a la derecha, haz clic en la cruz que se encuentra al lado
de cada una. El modo en que se filtra la lista no se verá afectado; solo se modifica la información que
ves en la lista. También puedes reordenar las columnas con la función de arrastrar y soltar. Cuando
termines, haz clic en «Guardar» y verás la lista actualizada. Selecciona la columna «Prioridad de
contacto» y se mostrarán los leads más prioritarios en la parte superior.
Recuerda que las propiedades «Prioridad de contacto» y «Probabilidad de cierre» solo están
disponibles en Sales Hub Pro y Enterprise. Pero, puedes añadir y eliminar columnas en todas las
versiones de Sales Hub. Esta función es una parte estándar de HubSpot CRM y es gratuita. Si no tienes
una cuenta Pro o Enterprise, no te preocupes; hay un montón de propiedades estándares que te
ayudarán a dirigirte a las personas adecuadas.
Durante el proceso de captación de prospectos, es una buena opción definir un límite para no seguir
intentando comunicarte con contactos pasivos, así no pierdes tiempo en prospectos que no muestran
interés por tu oferta. Agreguemos un límite al filtro de captación de prospectos que creamos antes.
Para acceder al filtro guardado, selecciona el nombre del que buscas. Luego, hacemos clic en
«Agregar filtro» y buscamos «Número de veces contactado». A continuación, seleccionamos «es menor
Captación de prospectos en HubSpot, parte 1:
Identificar a los mejores leads
que» y establecemos un límite de 5. Ahora vemos a todas las personas que recibieron menos de 5
contactos.
Esto es muy útil para no contactar a alguien dos veces. Agreguemos también esta propiedad a nuestro
filtro.
Una vez más, seleccionamos «Agregar filtro» y «Fecha de la siguiente actividad». Si lo que quieres es
captar prospectos, deberías concentrarte en las personas que tienen este campo vacío, así que
elegiremos «es desconocido». Así encontrarás prospectos que podrías pasar por alto de otra manera.
Actualicemos la lista de prospectos para que incluya también estos filtros. La lista ahora incluye el nivel
de compromiso que tiene un contacto con tu empresa.
Este fue un resumen de las herramientas de Sales Hub que te ayudarán a organizar tus esfuerzos de
captación de prospectos. Tómate el tiempo necesario para crear algunos filtros guardados que te
muestren a quiénes deberías priorizar. Controla con frecuencia cada uno de tus filtros guardados, y
nunca más tendrás que adivinar a quién contactar.