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FINTECH 06 a
nov 2018
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 Cómo optimizar el trabajo en
equipo con un tablero 'kanban'

Communications

Dentro de las metodologías ‘agile’, la gestión de

proyectos con herramientas visuales suprime reuniones
innecesarias y facilita la eliminación de cuellos de botella
para agilizar las tareas.

Todas las personas que trabajan en las áreas centrales de BBVA ya emplean
las metodologías ‘agile’ en su día a día, lo que supondrá un total de 33.000
personas a final del año. Bajo las premisas de este tipo de modelos de
gestión empresarial, los equipos multidisciplinares, con autonomía para
organizarse y capacidad de ejecución, se convierten en la base de la
organización. Esta forma de trabajar ayuda a BBVA a garantizar la entrega
constante de resultados y soluciones para los clientes en todo el mundo en
tiempos más cortos.

En este contexto, uno de los instrumentos más populares de las

organizaciones ‘agile’ son los tableros ‘kanban’, término que surge de
combinar las palabras japonesas ‘kan’ (visual) y ‘ban’ (tarjeta).
Apoyándonos en esta traducción, podríamos decir que un tablero ‘kanban’
es una herramienta visual para gestionar proyectos y procesos. ¿Pero cómo
se usa exactamente?
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 A grandes rasgos, estos tableros deben reflejar de manera gráfica el flujo de
trabajo de un proyecto o proceso, con el fin de comprobar de un vistazo su
estado, evolución, posibles atascos y los puntos que requieren atenderse de
manera urgente. Tradicionalmente, esto se ha hecho en pizarras o corchos
de madera colgados en las paredes de las oficinas, una solución que siguen
prefiriendo muchos profesionales. A pesar de ello, ya existen aplicaciones
que digitalizan estos tableros, una alternativa muy útil cuando se
teletrabaja o cuando los miembros del equipo se encuentran físicamente en
distintas localizaciones.

Un tablero 'kanban' es una herramienta visual para gestionar proyectos y procesos

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Construyendo elnewsletter
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 Un tablero ‘kanban’ debe tener al menos tres columnas donde se repartirán,
escritas en tarjetas o ‘post-its’ y atendiendo a su evolución, todas las tareas
que componen el proyecto. Estas tres grandes secciones son: tareas por
hacer, tareas en curso y tareas finalizadas. Suele ser habitual encontrar los
nombres de estas columnas en inglés, es decir: ‘To do’ (o ‘Planned’), ‘In
progress’ y ‘Done’. En determinados casos resulta muy útil incluir también la
columna ‘Backlog’, la cual permite visualizar y aparcar tareas que están
pendientes y que por el momento no están siendo atendidas.

Una vez configurado el tablero ‘kanban’, a medida que avanza el proyecto se

obtienen ventajas como las siguientes:

Rápida identificación de los cuellos de botella y de las debilidades en

el flujo de trabajo.

Priorización de las tareas en curso.

Eliminación de reuniones innecesarias para actualizar información

básica sobre el proyecto.

Visualizar y hacer más transparentes para el resto las actividades a las

que está dedicado cada miembro del equipo.

Estimación de la capacidad de trabajo del equipo (WIP, por sus siglas

en inglés ‘Work in Progress), moderando la carga de actividades que
se realizan al mismo tiempo.

Pero para que este método realmente funcione, es necesario complementar

la elaboración de un tablero ‘kanban’ con acciones como las siguientes:

1. Identificar correctamente cada fase y tareas

TeResulta vital generar
contamos un modeloeconómica
la actualidad visual e intuitivo del flujo de trabajo y de
cómo son ejecutadas lasnewsletter
tareas, es decir, tener bien identificadas las
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columnas que queremos que se correspondan con cada fase del proyecto.
 Solo así se conocerá de un vistazo el trabajo en curso y los posibles
bloqueos, con el fin de ayudar al equipo a tomar acciones correctivas.

2. Limitar el trabajo en curso

Para evitar que los miembros del equipo tengan muchos flancos abiertos, lo
que puede derivar en acometer varias tareas simultáneamente y descuidar
alguna de ellas, es necesario limitar la cantidad de trabajo pendiente en
curso. Se recomienda que cada profesional se concentre en un número
limitado de tareas y que no empiece ninguna nueva hasta haberlas
culminado.

3. Programar las tareas a corto plazo

En relación con el punto anterior, planificar el trabajo en periodos cortos
hace que la cantidad de tareas definidas sea menor. Esto es importante
porque permite centrarnos en pocos elementos y garantizar que se realicen
con la calidad exigida en el tiempo pactado.

Por otro lado, si en el tablero existen tareas que llevan ahí desde hace mucho
tiempo, quizás no son prioritarias y será mejor apartarlas para acometerlas
sólo cuando estemos seguros de su viabilidad.

4. Mejorar de manera continua

Un tablero ‘kanban’ siempre se puede perfeccionar, para lo cual es
imprescindible escuchar a todos los miembros del equipo de trabajo e
introducir cambios que contribuyan a que las tareas fluyan mejor de una
columna a otra.

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