Planner y Control de Servicios Generales

FUNCIONES:
1. Generar el plan de gestión del tiempo (planificar la gestión del cronograma, definir
las actividades, secuenciar las actividades, estimar los recursos de las actividades,
estimar el tiempo de las actividades, desarrollar el cronograma) para las licitaciones,
cotizaciones y trabajos requeridos por el cliente.
2. Elaborar y enviar dos veces por semana CUADRO DE CONTROL DEL
PROYECTO actualizado

3. Elaborar y presentar los reportes diarios de actividades realizadas en mina y taller

detallando los porcentajes alcanzados diariamente
4. Elaborar y enviar programaciones diarias a administrador de contrato

5. Planear, dirigir, controlar y evaluar los avances los proyectos, servicios o trabajos en
general del cliente.

Gestión eficaz de tiempo para

mejorar productividad y resultados:
pasos, técnicas y herramientas
Anastasia Stsepanets
julio 25, 2022
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El tiempo es un recurso igual de valioso que otro tipos de recursos, o incluso
más. Es por eso que todos nos hemos preguntado qué técnicas de
organización del tiempo podríamos usar y cómo gestionar el tiempo para
aprovecharlo al máximo. En este artículo no vamos a hablar sobre el tema de
organización del tiempo personal y nos enfocamos más en la gestión de tiempo
y productividad a nivel de actividades laborales. Aunque las técnicas pueden
ser igual de útiles para ambos tipos.

En contexto de gestión de proyectos, la planificación y gestión de tiempo

desempeña un papel muy importante. Como una de las características del
proyecto es que es un empeño temporal, significa que debe completarse dentro
de un período de tiempo determinado. Así que una de las tareas principales del
gerente de proyecto es saber hacer el manejo del tiempo de manera efectiva.

Para guiarle en este proceso le describimos cómo hacer la planificación de

tiempo y cómo hacer la gestión de tiempo para que resulte más eficiente. Y
como unos expertos en tecnologías, revisamos la gestión y planeación con sus
herramientas indispensables. Así podrá averiguar los beneficios de las
herramientas para organizar el tiempo, las funciones clave para un software de
gestión de tiempo y las mejores opciones disponibles en español.

Si desea pasar a cierta parte directamente, elija la que le interesa más:

 ¿Qué significa ‘gestionar el tiempo’?

 ¿Cómo planificar el tiempo?
 ¿Cómo gestionar el tiempo?
 Herramientas para organizar el tiempo

¿Qué significa ‘gestionar el tiempo’?

La gestión de tiempo en forma más simple es la ordenación de las actividades
de tal forma que se consiga hacer más en menos tiempo.

De esta definición se desprende la pregunta, ‘y cómo gestionar el tiempo?

¿Cómo ordenar las actividades de una manera que permita hacer más en
menos tiempo? Pues hay dos fases que debe considerar. La primera es la
planeación del tiempo y de actividades. Se hace en las primeras etapas de
ciclo vida del proyecto. Y después ya está la gestión de tiempo una vez que
hemos terminado con el paso anterior.

¿Cómo planificar el tiempo?

1. Haga una lista con las actividades

Entre los primeros pasos para lahttps://blog.ganttpro.com/es/entregables-de-

un-proyecto/ planeación del tiempo está la preparación de una lista de
actividades que hay que completar para conseguir los objetivos del proyecto.
En caso de que tenga claro todo lo que hay que hacer en el proyecto, debería
descomponer el proyecto en diferentes niveles de trabajo y preparar una
estructura de desglose de trabajo. Por el otro lado, si aún no tiene todos los
detalles puede hacer una planificación gradual (Rolling Wave Planning).

Para descomponer el trabajo y hacer una EDT, se definen los entregables y

después el proyecto se divide en actividades que ayudarán a alcanzar
estos entregables. Básicamente, hace una esquema de su plan con las
unidades de trabajo que podrá administrar y controlar con más facilidad. De lo
contrario, la planificación gradual (rolling wave planning) presupone que ciertas
actividades del proyecto se van planificando con iteraciones a lo largo del
proyecto.

En cuanto termine con la planificación más general, puede pasar a las tareas
concretas. Estas a las que a continuación podrá poner unas fechas, asignarlas
a una o varias personas responsables y recursos necesarios.

2. Ordena las actividades

Por lo general, los proyectos incluyen algunas tareas que deben completarse
en cierto orden. Por ejemplo, si hablamos del diseño de una página de
aterrizaje (landing page), los desarrolladores podrán realizar las actividades
técnicas cuando ya esté hecho el concepto de la página. O como otro ejemplo,
en el proyecto de construcción puede tener ciertas actividades de instalación
de techos en diferentes espacios que deben empezar al mismo tiempo.

El manejo de tiempo de manera efectiva presupone que debe planificar las

dependencias entre las tareas y ponerlas en orden de antemano. Eso no solo
facilitará la implementación oportuna, sino también ayudará a definir
prioridades.

3. Evalúe los recursos disponibles y requeridos

Para organizar mejor el tiempo, necesita evaluar los recursos que requiere y de
los que dispone. Al fin y al cabo, la gestión del tiempo depende de los recursos
que tiene. No es lo mismo contar con un equipo de 10 personas, que de 100. O
tener un presupuesto de 1000 euros, que de 10000.

Verifique que el personal, presupuesto, herramientas, y materiales son

compatibles con las actividades planificadas.

4. Evalúe la duración de las tareas

Para administrar mejor el tiempo, debe establecer unas fechas de comienzo y

finalización para las actividades. Puede hacerlo usando diferentes técnicas de
estimación, como por ejemplo las opiniones de expertos del ámbito, la
experiencia de proyectos previos, las estimaciones paramétricas, y etc.

5. Haga un cronograma
Cuando ya están completados los pasos anteriores, puede elaborar un
cronograma detallado del proyecto. Sería un plan de actividades con todas las
fechas desde el principio hasta el final. Le vendrá de gran ayuda para la gestión
del tiempo y gestión de prioridades posterior.

¿Cómo gestionar el tiempo?

Hoy en día, puede encontrar diferentes técnicas de gestión del tiempo. Como
por ejemplo la regla 80/20, o la técnica Pomodoro, el método GTD (de inglés,
‘get this done’), y muchos otros.

La idea principal de todos aquellos está respaldada por unas estrategias de

administración del tiempo básicas que debe seguir para el manejo de tiempo de
manera efectiva.

1. Tener un plan

Apenas encontrará técnicas de gestión de tiempo, que no le pidan tener una

lista de tareas por hacer. Y es que un plan es esencial para poder estimar,
organizar y manejar el tiempo. Use su plan detallado para ver que tiene que
hacer ahora o en un tiempo concreto. Y también para anticipar las próximas
actividades y comprobar a cada rato si va de acuerdo con el plan.

Para ver cómo hacer diferentes planes puede consultar nuestra serie de
artículos sobre planificación: plan operacional, plan estratégico, plan de
proyecto.
2. Definir prioridades

La gestión del tiempo y la gestión de prioridades están estrechamente ligados.

En cualquier lista de tareas siempre habrá tareas que tengan más o menos
prioridad para el resultado final que quiere conseguir. Es decir, que algunas
tendrán un impacto leve, mientras que sin otras no conseguirá el objetivo en
general.

Si las actividades de su plan no están ordenadas por prioridad, va a ser mucho

más complicado conseguir un manejo adecuado de tiempo. La persona
responsable de completar la tarea debe tener claro qué es lo que tiene que
hacer primero, y cuáles pueden esperar. Todos sabemos que puede pasar
cuando intentamos hacer mil cosas a la vez.

3. Visualizar las tareas

Puede encontrar muchos estudios que afirman que las personas perciben la
información visual mucho mejor. Al escoger una forma de visualización de sus
tareas adecuada, no solo facilitará el proceso de su completación y control, si
no aumentará su productividad. Y eso en su turno le ayudará a organizar y
gestionar mejor el tiempo.

Con un gráfico de Gantt puede visualizar su plan con tareas en un cronograma

y después controlar su progreso y ver al instante si algo va mal, si está
retrasando en algo o al revés tiene tiempo libre para dedicarlo a una tarea.

Un tablero Kanban, por ejemplo, es una forma sencilla de organizar el progreso

de las tareas. Simplemente trata de crear columnas que representan diferentes
etapas de un plan. De ahí puede distribuir las tareas en columnas
correspondientes y ver fácilmente cómo va con sus tareas. ¿Qué es lo que ya
está hecho? ¿Qué es lo que falta? ¿Hay alguna tarea estancada?

4. Mantener comunicación clara

Una comunicación eficiente es la clave para asegurar una gestión de tiempo y

productividad en un nivel alto. Si todos saben que es lo que tienen que hacer y
qué es lo que se requiere de ellos en este mismo momento, el trabajo fluirá
mucho mejor y ahorrará tiempo en solución de malentendidos y modificaciones
posteriores.

No deje de lado este aspecto si busca hacer una gestión de tiempo óptima en
su trabajo y proyectos.

5. Usar software de gestión de tiempo

Ya han pasado los tiempos en los que teníamos que anotar todo en un
cuaderno. Con los avances tecnológicos no solo lo podemos considerar
innecesario, sino contraproductivo. Un software de gestión de tiempo es
imprescindible para administrar mejor el tiempo independientemente de la
técnica de gestión de tiempo que se use.

A continuación vamos a ver como ayudan en la planeación y administración de

tiempo y que funciones se requieren para un manejo del tiempo de manera
efectiva.

Herramientas para organizar el tiempo

 GanttPRO
 Monday.com
 Activecollab
 Factorial
 Desktime
 Clockify

¿Cuáles son los beneficios de las herramientas para organizar el

tiempo?

 Puede recopilar todas las tareas en un solo lugar, especificando sus

fechas, estados, y otros detalles.
 Puede escoger la mejor forma de visualización de sus tareas a base del
carácter de su proyecto o sus gustos.
 Puede colaborar con el equipo en tiempo real este donde este, tener
toda la información actualizada disponible para todos y ahorrar tiempo
en reuniones innecesarias.
 Puede ahorrar tiempo y dinero gracias a la automatización de muchos
procesos de planeación, gestión y control.

¿Cuáles son las funciones clave para un software de gestión de

tiempo?

De la descripción anterior podemos deducir una lista de funciones esenciales

que debe poseer un software de gestión del tiempo:

 Lista de tareas
 Opciones de visualización como diagrama de Gantt o tablero
 Prioridades
 Dependencias
 Seguimiento del tiempo

A continuación encontrará la recopilación de las herramientas encajan con esta

lista de funciones. Todas ellas disponibles en español.

Herramientas todo en uno con funciones de planeación y gestión del

tiempo

GanttPRO
Precio: Comienza desde $7.99 por usuario al mes facturado anualmente.
Ofrecen una prueba gratuita de 14 días.
GanttPRO es una herramienta universal. La podemos definir como software
para gestión y planeación de tiempo, tareas, recursos, carga de trabajo, y
proyectos enteros. Es decir, no solo podrá registrar y controlar el uso de tiempo
dedicado a las tareas con el registro de tiempo e informes automáticos, sino
también mejorar la productividad y el proceso de trabajo en general.

Es fácil de usar, ofrece los modos de visualización más demandados y

eficaces: el diagrama de Gantt, la tabla Kanban y una clásica lista de tareas
donde puede ver la EDT, las prioridades, fechas, estados, etc. Y por si le
parece poco, la tabla con tareas permite agregar columnas personalizadas
donde puede configurar todos los datos que desee.

La idea principal de GanttPRO es que el manejo adecuado del tiempo no

únicamente consiste en el control de este último, sino una serie de actividades
que en su totalidad garantiza mejores resultados. En este contexto la
herramienta ofrece las funciones esenciales para mejorar la productividad y el
proceso sin ser abrumadora.

Monday
Precio: El plan individual con funcionalidad básica es gratis. Para las funciones
de gestión de trabajo, tiempo y otros recursos el precio comienza desde €8 por
usuario al mes facturado anualmente.
Monday.com es una herramienta versátil, que no solo ayuda con la gestión de
tiempo y productividad, sino con la gestión del trabajo en general. Para
empezar, puede agregar listas de tareas y asignar sus prioridades y fechas de
vencimiento. Después, puede registrar el tiempo dedicado a cada una de ellas,
componer informes a base de esta información, analizarlos y proponer cómo
administrar mejor el tiempo.

Otro punto a favor de este software es que es muy visual, lo que también
importa en la gestión del tiempo. ¡Y ofrece muchas integraciones! Seguramente
encontrará la app que usa en esta lista.

Lo único que si busca herramientas para organizar el tiempo, la cantidad de

posibilidades que ofrece Monday le puede parecer excesiva e innecesaria.

Activecollab
Precio: Hay una versión gratis con funcionalidad limitada para uso personal o
proyectos pequeños. Los precios comienzan desde $6.25 por usuario al mes
facturados anualmente.
Al igual que las otras dos herramientas, ActiveCollab se puede considerar un
software de gestión de tiempo, organizador de tareas y gestor de proyectos.
Ayuda a ordenar el trabajo diario de tal forma que contribuye al manejo de
tiempo de manera efectiva.

El enfoque de esta solución es ayudar a mejorar la productividad a través de

unas funciones de colaboración avanzadas. De este modo, ahorra tiempo a los
miembros del equipo en reuniones y correos electrónicos innecesarios.

Dentro de los puntos destacados de la herramienta está la posibilidad de hacer

gestión de clientes dentro la app. Ese puede ser el punto definitivo para
algunas empresas.

Factorial
Precio: Empieza desde €4 por empleado al mes facturado anualmente.
En comparación con las herramientas anteriores, Factorial ofrece tiene el
enfoque en la gestión de recursos humanos y tiempo de trabajo. Así los
miembros del equipo pueden registrar su tiempo de trabajo, mientras que los
gerentes pueden controlar los días laborales, configurar calendarios laborales y
analizar los resultados de rendimiento de la plantilla.

Además, existen varias posibilidades para usar la app desde el móvil. Tanto los
empleados como los supervisores pueden revisar el reloj en línea desde
cualquier lugar. Los empleados pueden escanear un código QR cuando
ingresan a la oficina para registrar el tiempo cuando entran a trabajar.

Y no es todo. En Factorial también pueden gestionar la documentación que

puede ser igualmente útil para el departamento de recursos humanos y para
los empleados en sí.
Herramientas con un enfoque en gestión de equipos de trabajo y
administración del tiempo

Desktime

Precio: Existe un plan gratis para una persona con funcionalidad limitada. El
precio de otros planes comienza desde €5.5 por usuario al mes facturado
anualmente.
Este gestor de tiempo es una opción ideal para los que eligen el control de uso
de tiempo dedicado al trabajo por cada empleado como sus estrategias de
administración del tiempo. Desktime está basada en la nube y ayuda a las
empresas y autónomos a aumentar la productividad, reducir los costes
empresariales y organizar mejor el trabajo mediante el registro del tiempo.

Su idea principal es la posibilidad de seguir el tiempo de los empleados a

través de la app instalada en la computadora o en el móvil. En esta aplicación
se registra la actividad de los empleados, se planifican turnos, y se marca la
asistencia.

Los gerentes pueden ver en tiempo real en qué está trabajando el miembro del
equipo o cuánto tiempo pasa en ello. A base de esta información se crean
facturas para pagar el trabajo en función del tiempo dedicado al trabajo.

Clockify
Precio: El plan gratuito le permite realizar un seguimiento del tiempo y la
asistencia de un número ilimitado de empleados y proyectos. Si necesita
funciones de administración, el precio comienza desde $3.99 por usuario al
mes facturado anualmente.
Esta es otra herramienta de tipo rastreador de tiempo cuyo objetivo es facilitar
el control de uso de tiempo dedicado al trabajo. Igual que
Desktime, Clockify permite registrar tiempo con las apps de escritorio (Mac,
Windows, and Linux) o desde móvil. Una de las opciones es usar el rastreador
automático pulsando el botón para iniciarlo o parar. El tiempo se contará
automáticamente. También es posible introducir el tiempo dedicado a las tareas
manualmente una vez que termine con las tareas.

Además, tiene un panel especial para controlar el progreso de trabajo y el

estado de tareas, y puede usar los datos sobre el tiempo gastado para facturar
el tiempo.

Como un bono, para los seguidores de la técnica de gestión de tiempo

Pomodoro, la herramienta viene con un temporizador Pomodoro incorporado.

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