Camila Ortega Bustos, Ximena Reyes Arriaga, Sayuri Aguilar Martínez

CASO APLICACIÓN DE LAS 5S

Caso: Mejora de la Organización en una Empresa Tecnológica

Contexto: Imagina que trabajas en una empresa tecnológica llamada

"TechSolutions". Esta empresa se dedica a desarrollar software y soluciones
tecnológicas para clientes en diversas industrias. A pesar de su éxito en la creación
de productos innovadores, TechSolutions ha enfrentado desafíos relacionados con
la eficiencia y la organización de su espacio de trabajo. La gerencia ha decidido
implementar la metodología de las 5 S para abordar estos problemas y mejorar la
productividad.

Discute y responde las siguientes preguntas en equipo máximo 3 personas

Clasificación (Seiri):
● ¿Cuáles son los principales problemas de organización y desperdicio de
recursos que TechSolutions enfrenta en su entorno de trabajo?

R: Posiblemente cuentan con archivos y datos que ya fueron utilizados y

puestos en marcha, por lo que mantenerlos dentro del espacio de trabajo
ya no es necesario y solo genera una mayor acumulación de papeleo o
archivos digitales, lo que también puede generar confusiones al momento
de querer crear nuevas soluciones.

● ¿Cómo podrían los empleados de TechSolutions aplicar la primera S, "Seiri"

(clasificación), para abordar estos problemas?

R: Pueden separar los archivos por año, por departamento, y por tipo de
solución. Por ejemplo, si se tienen archivos de tres años para abajo,
estos documentos podrían ser trasladados a espacios de trabajo o
inventarios alejados de los actuales para que solo existan como
respaldos y no se acumulen entre sí.

● ¿Qué criterios usarías para determinar qué elementos deben mantenerse y

cuáles deben ser eliminados o almacenados de manera diferente?

R: En nuestra opinión, los archivos que podrían mantenerse por

completos serían aquellos en los que viene establecido el patrón inicial
para cada solución que se genera. En relación a los archivos de años
más atrás, se debe estudiar si en verdad se utilizan o los empleados se
apoyan en ellos cada dos, o como máximo tres meses. Si después de
estos meses no se tocan para nada estos archivos, entonces deberían
eliminarse. Como se había mencionado con anterioridad, este tipo de
 archivos también deberían de estar más alejados de los actuales, ya sea
en algún sótano o un único ordenador específico para estos.

Orden (Seiton):

● ¿Cómo podría TechSolutions aplicar la segunda S, "Seiton" (orden), para

mejorar la organización de su espacio de trabajo?

R: Separar las herramientas e información utilizadas en diferentes

carpetas compartidas dentro del sistema con una designada ubicación y
nombre para facilitar su localización y uso. Igualmente, utilizar programas
que permitan la compartir información con todos los colaboradores del
departamento designado.

● ¿Qué roles y responsabilidades podrían asignarse a los empleados para

garantizar que el lugar de trabajo esté ordenado y se mantenga de esa
manera?

R: Asignando puestos de liderazgo a ciertos empleados para que se

encarguen de diferentes responsabilidades que aseguren el orden del
lugar de trabajo: líder de mantenimiento, de limpieza y reciclaje, de
archivos, etc.

● ¿Qué tecnologías o sistemas de gestión de información podrían utilizarse

para facilitar el proceso de organización?

R: Computadoras personales, correo electrónico, SharePoint (Excel,

Word, PowerPoint, etc. colaborativo), Google Drive, etc.

Limpieza (Seiso):

● ¿Cuál es la importancia de mantener un lugar de trabajo limpio y cómo podría

impactar positivamente en la empresa tecnológica?

R: Sí los espacios de trabajo se mantienen limpios, ordenados y

espaciosos, entonces la productividad aumentaría debido a que la
concentración de los trabajadores únicamente estaría enfocada en las
tareas y no en cómo pueden o deberían mejorar su lugar de trabajo. Del
mismo modo, la imagen de la empresa se vería mejorada y más
profesional, lo que puede atraer a más clientes, proveedores y empresas.

● ¿Qué prácticas y estándares de limpieza podrían implementarse en

TechSolutions?

R: Hacer un desecho correcto de los archivos que ya no se utilicen, esto

involucra que se realicen continua y profundamente. Vaciar documentos
y/o descargas que ya no se utilicen en los ordenadores diariamente.
● ¿Cómo podrían los empleados identificar y eliminar fuentes de suciedad y
desorden en su entorno de trabajo?

R: Primero que nada, todo el personal tiene que estar en el mismo canal
sobre lo que se quiere alcanzar, que en este caso es mantener un
espacio limpio. Se puede implementar tener a la mano los medios
adecuados para eliminar lo que ya no sirva, clasificando cada archivo en
contenedores específicos. También, pueden separar elementos por
características en común. Además, algo muy sencillo pero útil, puede ser
limpiar inmediatamente después de haber ensuciado algún espacio de
trabajo.

Normalización (Seiketsu):

● ¿Cómo podría TechSolutions aplicar la cuarta S, "Seiketsu" (normalización),

para asegurarse de que las mejoras en la organización y la limpieza se
mantengan a largo plazo?

R: Construir autodisciplina y formar el hábito de comprometerse en las

5S mediante el establecimiento de estándares a partir de la realización
de ciertas prácticas requeridas dentro de la oficina.

● ¿Qué procedimientos y políticas podrían establecerse para promover la

normalización de las 5 S en toda la empresa?

R: Todas las políticas requeridas deberían establecerse desde el

proceso de contratación y por medio de la firma del código de ética, el
cual indica las conductas requeridas por la organización. Algunas de
políticas que se deberían establecer serían el de la responsabilidad y
compromiso; de mejora continua en el que se haga seguimiento a sus
logros; de reconocimiento y recompensa por haber vencido retos o
haber cumplido con sus tareas; un programa de capacitación; y
establecer un sistema de gestión de documentos que permita un
acceso fácil a la información relacionada con las 5 S.

● ¿Qué herramientas tecnológicas podrían utilizarse para monitorear y

mantener la normalización de las 5 S?

R: Un software de gestión de tareas y proyectos, como Microsoft

Planner, puede utilizarse para crear listas de tareas relacionadas con
las 5 S y asignar responsabilidades a cada uno de los empleados; Un
sistema de gestión de documento, como Google Drive, sirve para
organizar documentos y archivos, al igual que permite compartir
información con personas que se les permita el acceso; Aplicaciones
 como Zoom o Microsoft Teams sirven para la comunicación y
colaboración en línea, los cuales pueden utilizarse para mantener a los
equipos de trabajo informados y coordinados en relación con las
actividades de las 5 S; entre otras.

Disciplina (Shitsuke):

● ¿Cuál es la importancia de la disciplina y el compromiso de los empleados en

la implementación exitosa de las 5 S?

R: Las 5 S podrán permitir que la empresa incremente la capacidad de

producción en menos tiempo, pero manteniendo o incluso mejorando
la calidad del servicio y soluciones, también se podrán reducir los
riesgos de accidentes o errores en la empresa, permitiendo que se
puedan identificar los problemas a futuro.

● ¿Cómo podría TechSolutions fomentar una cultura de disciplina y mejora

continua en su organización?

R: Mediante una planeación de las actividades que se deben de llevar

a cabo se puede tener una mejor organización dentro de las áreas de
trabajo en las que se divide la empresa, si este método se aplica de
una manera rutinaria, se podría lograr una mejora en la comunicación
del personal.

Podría implementar un cronograma de todas las actividades que se

realizan día con día dentro de la empresa y describir dentro de este la
cantidad de personas que participan en cada área de trabajo, así como
el encargado de la misma.

● ¿Qué medidas de seguimiento y retroalimentación podrían implementarse

para asegurarse de que las 5 S se mantengan y evolucionen con el tiempo?

R: Auditorías regulares: Realizar auditorías periódicas para evaluar el

estado de las 5 S en el entorno de trabajo. Estas auditorías pueden ser
realizadas por un equipo o por un sistema informático que evalúe como
las 5 s han cambiado con el tiempo y si es necesario realizar un
cambio en la metodología que tiene la empresa.

De igual forma se podría realizar un organizador semanal de las

actividades que se llevan a cabo, de modo que se analice si se
cumplen con tiempo y forma, y como se relaciona cada trabajador para
el desarrollo de la misma.