El área de cobranza dentro de la empresa

El área de crédito y cobranza de una empresa es una pieza clave dentro de una
organización. Esta ve que los plazos de pago se cumplan y cuando no es así,
toma medidas para procurar el pago lo antes posible, esto viene a estar
directamente relacionado con los ingresos de la compañía y con su capital de
trabajo, y se refleja en su salud financiera.

Las necesidades y requerimientos de cada empresa comercial determinarán el

tamaño y el tipo de departamento de crédito y cobranza, y mediante un cuidadoso
análisis se establecerán las funciones específicas, así como los objetivos de la
empresa. Es de suma importancia en esta área disponer y asignar el trabajo, la
autoridad y los recursos, para lograr la meta departamental que debe estar
perfectamente enmarcada para cada uno de sus integrantes.

7.1 Objetivos
La cobranza tiene como objetivo general recuperar en tiempo y forma los créditos,
sin perder la visión de conservar la relación comercial con los clientes. Entre los
objetivos más específicos encontramos:

 La recuperación óptima de las ventas a crédito

 Servicio insuperable para el manejo eficiente de las líneas de crédito
asignadas a cada cliente
 La excelencia en el servicio proporcionado a los usuarios externos e
internos de la organización
 Calidad, responsabilidad e integración absoluta de trabajo, a las metas y
objetivos específicos del departamento, todo esto con la mayor eficacia
 Medir la capacidad de una empresa para generar efectivo con sus propias
operaciones RAZÓN ACIDA-> INVENTARIOS
 La prueba ácida excluye los inventarios, por lo que solo se tiene en
cuenta la cartera, el efectivo y algunas inversiones.
 La razón por la que se excluyen los inventarios, es porque se supone
que la empresa no debe estar supeditada a la venta de sus inventarios
para poder pagar sus deudas.
 Esto es especialmente importante en aquellas empresas en la que sus
inventarios no son de fácil realización

 Cumplir el objetivo principal de todo negocio que es el de pagar dividendos

a sus accionistas.

¿Quiénes son los usuarios internos?

Los principales usuarios de la información financiera internos tienen acceso al
estado de la organización para el logro de objetivos empresariales. Sus principales
necesidades se basan en el control del flujo de caja, estrategias de inversión,
crecimiento de ventas, y/o alianzas comerciales, entre otros; mientras que sus
metas son la rentabilidad y liquidez de una empresa. Estos usuarios son
principalmente:
 Dueños o líderes de una organización. Para la orientación
estratégica dirigida a cumplir con la misión y objetivos de la empresa de
manera eficiente.
 Accionistas. Utilizan la información financiera para tomar decisiones sobre
qué hacer con sus acciones; es decir, vender, mantener o comprar.
 Equipo administrativo. Con la meta de asegurar la efectividad de las
actividades de la entidad.
 Empleados. Para evaluar las posibilidades de expansión dentro de la
empresa.
¿Quiénes son los usuarios externos de la información financiera?
. Los usuarios externos buscan una imagen favorable de la empresa para confiar
en tomar decisiones de inversión, financiamiento o asociaciones comerciales.
Estos usuarios son principalmente:

 Clientes. Para evaluar la rentabilidad del negocio con el fin de estimar riesgos
sobre una oferta financiera.
 Inversionistas. Utilizan la información financiera para medir los riesgos de
inversión.
 Prestamistas. Bancos o instituciones financieras interesadas en conocer la
solvencia de una empresa y otorgar financiamiento.
 Gobierno. Con el objetivo de conocer la situación regulatoria de la empresa.

7.2 Funciones y responsabilidades

Funciones
 Organización y supervisión para el cumplimiento al proceso de cobranzas
establecido a cuentas por cobrar y verificar el registro de los valores
recaudados
 Diseño y planificación de la implementación de controles administrativos
que con su desarrollo permitan la disminución de cartera vencida
 Supervisión y validación de notas de crédito a favor del cliente, dar
seguimiento a las mismas, para su aplicación o entrega al cliente según las
políticas de la sociedad
 Organización, planificación y supervisión de las actividades que realiza el
personal del departamento de cobranzas.
 Toma de decisiones oportunas y planteamiento de soluciones en relación a
cuentas incobrables de alto riesgo.
 Informe a la Gerencia General convenientemente, de toda actividad en
relación con la cobranza.

La función de la cobranza en el área logística

Tiene el objeto de un perfecto control de nuestros clientes, esto implica la atención
y seguimiento de todas y cada una de las operaciones que se ejercen que van
desde el proceso de facturación que asegure que lo que se facture coincida con lo
realmente pactado con cada cliente hasta el control de los pagos recibidos.

Funciones de la cobranza en el área de pagos

Esta es otra de las funciones principales, en la cual su función es el monitoreo
permanente de los clientes y sus pagos, lo cual es crucial para anticipar las
conductas financieras de los clientes y prevenir la morosidad. Este análisis debe
hacerse tanto con indicadores internos como externos

La cobranza y su función en los riesgos de mercado

Otra de sus funciones es evitar los riesgos de mercado, los cuales se deben a
factores fuera de nuestro control, que por su naturaleza el deudor y el acreedor
poco pueden incidir para cambiar su comportamiento. Algunos de estos son:

 Suspensión de pagos de nuestros clientes

 Quiebre de nuestros clientes

 Problemas de control de cambios

 Riesgos políticos