PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y

GESTIÓN DE LAS HOJAS DE TIEMPOS O TIMESHEETS

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 ÍNDICE
PORTADA................................................................................................................................................... 1
INDICE……………………………............................................................................................................ 2
1. OBJETO .............................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .......................................................................................................................................... 3
3. VOCABULARIO ................................................................................................................................ 3
4. DESARROLLO .................................................................................................................................. 3
4.1. Descripción .................................................................................................................................. 3
4.2 Aprobación de las hojas de tiempos .................................................................................. 5
4.3 Revisión y aprobación de las hojas de tiempos ................................................................ 6
4.4 Correcciones ........................................................................................................................ 6
5. REPORTE COMPENSACION JORNADA INTENSIVA ............................................................. 6
6. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 7
7. ANEXOS ............................................................................................................................................. 8
7.1. Plantilla de Ajuste de horas ....................................................................................................... 8
7.2. Tasks disponibles para reporting .............................................................................................. 9
7.3. Reporte jornada intensiva ....................................................................................................... 12

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1. OBJETO
El objeto de este procedimiento es describir la metodología para la cumplimentación
y aprobación de las hojas de tiempos o timesheets.
Para más información sobre el uso del portal de Hermes, en este link hay varios
videos de formación disponibles:
http://www.altraninnovacion.es/comunicadovideos/hermes_training.html

2. ALCANCE
Este procedimiento es obligatorio para todos los trabajadores de Altran Innovación.

3. VOCABULARIO
 Timesheet: Hoja de tiempos
 Portal Hermes: Programa disponible a través de una web corporativa
(https://hermes.altran.com) donde cada trabajador debe introducir la distribución de su
tiempo diario/semanal.
 Hermes: Programa financiero en el que se vuelca la información proveniente del
Portal
 Task: Tarea dentro del proyecto que define una actividad específica dentro de éste
 PM: Project Manager o Responsable del Proyecto
 TM: Team Manager asignado en el proyecto
 Responsable jerárquico: Supervisor jerárquico del empleado del que depende
según la organización de la empresa

4. DESARROLLO
4.1.Descripción
El timesheet constituye un pilar fundamental de la gestión de la Compañía siendo
imprescindible a la hora de adecuar la facturación de la empresa a nuestros clientes.
El timesheet además es uno de las principales herramientas para la organización de la
actividad, la evaluación del progreso de nuestros proyectos, así como de sus costes.
La Compañía dispone de una herramienta a nivel internacional, en la que cada
trabajador está dado de alta con su correspondiente nombre, usuario, número,
compañía a la que pertenece, localización, así como con sus aprobadores asignados
(las personas que revisarán y aprobarán su distribución de tiempo).
El timesheet refleja la distribución del tiempo del empleado tanto las horas trabajadas
para proyectos, como las horas de vacaciones, festivos, baja por enfermedad, etc. Por
ello, cada trabajador es responsable de cumplimentar adecuadamente su hoja de
tiempos.

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Los aprobadores serán responsables a su vez de asegurarse que todas las hojas de
tiempos de los trabajadores que tiene asignados como jefe de proyecto de cliente o
interno, han sido completadas y emitidas, para proceder a su aprobación.

El trabajador deberá asegurarse cada semana de introducir los siguientes datos:

 Semana. Seleccionando en el calendario la semana que se va a reportar.

 Horas por día: Cada empleado tiene su calendario corporativo configurado en el

timesheet según el colectivo al que pertenece. Es obligatorio reportar como mínimo
el número de horas que indica su calendario para cada una de las semanas. Los
fines de semana y los festivos según su calendario aparecerán con un mínimo de
cero horas. Se podrán cargar fracciones de hora utilizando el punto para los
decimales.

En caso de que por razones de diferencia de calendario entre el corporativo y el del

cliente, las horas semanales trabajadas sean menores que las del calendario
corporativo, las horas de diferencia se cargarán a una tarea específica (facturable o
no facturable dependiendo del proyecto) que se habilitará dentro de los proyectos
que tengan esta casuística y que se denominará “Customer calendar adjustment”.

Cuando las diferencias de calendario entre Altran y el cliente son jornadas

completas (festivos en cliente y no en nuestro calendario o días de compensación
de cliente), estas horas se reportarán, dentro del proyecto de cliente, en las
siguientes tareas:

Billable (Facturable) Customer Day Compensation

Non Billable (No Facturable) Customer Day off

Las horas trabajadas en exceso no debidas a diferencias entre los calendarios de

Altran y el cliente, se cargarán a las tareas estándar del proyecto, o bien a las de
Overtime (horas extras), según el proyecto y siempre que hayan sido previamente
aceptadas por el responsable.

Las tareas de Overtime (horas extras) son las siguientes:

Tasks Overtime:
 Weekday
 Saturday
 Sunday
 Public Holiday
 Night

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 La gestión de las horas extras requiere tanto la aprobación anticipada del
responsable como el cargo de las horas a una tarea específica del proyecto

 Numero/s de proyecto/s adecuado/s. Los proyectos se configuran en Hermes

añadiendo las personas que trabajan en los mismos y que previamente han sido
informadas en Linx. Cuando un empleado trabaja en un proyecto, estará dado de
alta en él así como sus tareas específicas habilitadas a las que llamaremos
“Favorites”. El empleado seleccionará una línea por cada proyecto de cliente en el
que haya dedicado tiempo e indicará las horas trabajadas esa semana.

El tiempo dedicado a proyectos internos (bench, bid, practices, etc.), así como a
ausencias no planificadas (Proyecto “Personal time”, con tasks: cita médica,
enfermedad, exámenes, etc.) se reportarán de igual manera seleccionando el
número de proyecto correspondiente.

 Vacaciones y ausencias planificadas (Matrimonio, maternidad, paternidad,

mudanza, etc.): Dentro del menú del portal, seleccionando Absence
management/Absence home/New Request, se solicitarán los días de vacaciones o
ausencias con suficiente anticipación para que el responsable jerárquico pueda
aprobarlas y organizar el trabajo. El saldo de vacaciones disponibles sobre el total
anual aparece como información. La solicitud se envía desde aquí a la aprobación
del responsable jerárquico. Una vez aprobada la solicitud por el responsable, en el
timesheet aparecerá automáticamente una línea con los días correspondientes
asignados al tipo de ausencia solicitada, y solo habrá que completar el resto de los
días de ese periodo y enviar el timesheet a aprobación.
No pueden reportarse ausencias que no hayan sido previamente aprobadas. El
sistema las incluirá directamente en el timesheet una vez hayan sido validadas por
el responsable.
En caso de vacaciones aprobadas por el responsable y que finalmente no hayan
podido ser disfrutada por el empleado, el responsable jerárquico enviará un mail a
Administración de Personal comunicando esta circunstancia para que la solicitud
quede anulada y se refleje que los días de vacaciones no han sido disfrutados

4.2. Aprobación de los timesheets

Los timesheets deberán ser completados semanalmente por el empleado, y aprobados
por su jefe de proyecto o supervisor directo los viernes antes de las 18:00 horas. El
día 25 de cada mes a las 18:00 horas deberán quedar reportados y el 27 aprobados
todos los timesheets del mes completo. Para los días restantes hasta el último día del
mes se hará una estimación y en caso de diferencia significativa deberá ajustarse la
primera semana del mes siguiente.
El superior jerárquico será el responsable de aprobar las ausencias del empleado en el
área de gestión de ausencias
Cuando un PM no se vaya a encontrar disponible durante cierto periodo de tiempo
para revisar, aprobar y firmar los timesheets de los empleados de su proyecto, el TM
del proyecto podrá sustituirle en esta función.
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 4.3.Revisión y aprobación de las hojas de tiempos
Antes de aprobar el timesheet el responsable debe revisar y asegurar que es:

 Completo
 Reporta horas por día
 Reporta horas por proyecto y tarea
 Incluye, si procede, días de vacaciones, enfermedad y permisos retribuidos
La firma del supervisor evidencia su aprobación y conformidad con la información
contenida en el timesheet.
Cualquier discrepancia que se origine en la revisión debe quedar resuelta antes de la
aprobación, comunicándose con el empleado y rechazando el timesheet para poder
aclarar las diferencias y después el empleado podrá realizar cualquier cambio en caso
necesario.
Todos los cambios que impliquen una redistribución de horas, deben ser realizados
por el propio trabajador, y deben ser revisados y aprobados por el PM del proyecto al
que van a afectar; así, por ejemplo, cuando en la revisión del timesheet el supervisor
observe errores u omisiones solicitará al trabajador que rectifique el timesheet y lo
emita de nuevo.
Finalmente, el Departamento Financiero es responsable de notificar al trabajador, al
PM o supervisor, y finalmente al Director de División sobre cualquier timesheet no
procesado a tiempo (bien introducida y no aprobada, o bien no introducida en el portal
de Hermes) y podrá tomar las medidas oportunas para asegurar el cumplimiento de
los plazos impuestos por el Grupo Altran y los clientes.

4.4.Correcciones
Una vez que el PM ha firmado el timesheet en el portal de Hermes, éste no puede ser
modificado. Las posteriores correcciones que pudieran ser necesarias en el mes en
curso, deberán realizarse a través del formato de Traspaso de horas (ver anexo 7.1).
El trabajador en el mes siguiente podrá rectificar el reporting añadiendo una línea de
horas positivas en el proyecto/tarea al que corresponde el cambio y una línea negativa
en el proyecto/tarea que soportó el error el mes anterior.

5. REPORTE COMPENSACIÓN DE JORNADA INTENSIVA

Si por motivos de servicio, adaptación al horario del cliente, o por proyecto, el empleado
no puede disfrutar la jornada intensiva que marca su calendario laboral podrá reportar en
las tareas específicas para que la empresa pueda gestionar una compensación económica.
La manera de comunicar a la empresa si se ha podido realizar jornada intensiva o no, es
a través del timesheet. El procedimiento es el siguiente:
 P55: 11 € diarios de complemento en nómina: para cobrarlos, tienes que reportar en
cada fecha que no realices jornada intensiva la task “P55” con valor “1”.

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 P56: Para reembolso de gasto: reportar a la “P56” por el mismo importe del gasto de
la comida, se abonará un máximo de 8 €, es obligatorio presentar el ticket que justifica
el gasto.
 P57: Para recibir cheques de Sodexo: reportar la task “P57”, con valor “1” por cada
día.
P56 y P57 son dos tareas que se refieren a la compensación del gasto de la comida por el
hecho de no realizar la jornada intensiva, no se podrán reportar simultáneamente.
Para más información sobre la jornada intensiva se puede consultar el anexo 7.3

6. RESPONSABILIDADES

Dpto. RR.HH.:

 Establecer los calendarios laborales de cada colectivo y de cada año, incluyendo los
días festivos que le corresponden.

Project Managers:
 Actualizar los allocations de los equipos en Linx tan pronto estén activos para que se
sincronicen en el Timesheet y puedan reportar
 Revisar y aprobar las hojas de tiempos de personal asignado al proyecto
 Aprobar las hojas de ajuste de horas en su caso

Responsables jerárquicos:
 Revisar y aprobar las ausencias en el portal de Ausencias de los empleados a su
cargo.
 Aprobar las hojas de ajuste de horas, en caso de que afecte a las ausencias.
Departamento Financiero:
 Actualizar las tareas o Favorites para cada proyecto
 Notificar al trabajador, al PM o supervisor, y finalmente al Director de División
sobre cualquier timesheet no emitida o no aprobada en los plazos establecidos.
 Tramitar los ajustes de horas debidamente solicitados. Lo puede hacer el mismo
trabajador en el portal al mes siguiente.
Empleados:
 Cumplimentar semanalmente correctamente el timesheet en el portal de Hermes
 Enviar a la aprobación el timesheet todos los viernes antes de las 18.00 horas
 Firmar/autorizar, cuando sea necesario, la hoja de ajuste de horas.

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7. ANEXOS
7.1. Plantilla de Ajuste de horas
7.2. Anexo tasks disponibles para reporting
7.3. Reporte jornada intensiva
7.4.Ilustraciones acerca del portal de Hermes

ANEXO 7.1

PLANTILLA AJUSTE DE HORAS

Hoja de ajuste de horas

Orígen: datos a corregir:

Hours (en negativo,
Código empleado Nombre empleado Favorite (proyecto) Customer Job Task Task name para anularlas) PM

Destino: datos correctos

Código empleado Nombre empleado Favorite (proyecto) Customer Job Task Task name Hours (en positivo) PM

Enviar mail con copia al/los PM implicado/s, al departamento de Administración de ventas en el caso de necesistarse esta corrección en el mes en curso.

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 ANEXO 7.2
Tipología proyectos para reporting y task disponibles:

Proyectos Externos: se reportan las horas y gastos en un cliente de Altran.

Task Task Description

B01 Billable hours
B02 Overtime Weekday
B03 Overtime Saturday
B04 Overtime Sunday
B05 Overtime public holiday
B06 Overtime night
B07 Customer Day Compensation
B08 Customer Calendar Adjustment (Billable)
N01 Non billable hours
N05 Customer Day off
N06 Altran Day Off
N08 Customer Calendar Adjustment (Non Billable)
X22 Training - Learning
X23 Training - Teaching

Proyectos Internos: se reportan las horas y gastos no dedicados a un cliente de Altran:

- Subsidies: proyectos de subvenciones

Task Task Description

I07 Allowance - Research

- Bid: proyectos de acción comercial

Task Task Description

I03 Allowance - Bid

- Practices: proyectos de desarrollo de prácticas/soluciones

Task Task Description

I04 Allowance - Practices
I05 Allowance - Practices (International Communities)
I06 Allowance - Programs Office

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- Quality: proyectos de calidad

Task Task Description

I08 Allowance - Quality

- R&D: proyectos de I+D

Task Task Description

I07 Allowance - Research

- Bench: proyectos de intercontrato (antiguo “Actividades Internas”)

Task Task Description

I01 Bench

- Internal: proyectos de otras horas internas:

Task Task Description
I02 Internal time

Task Task Description

I02 Internal time
X22 Training - Learning
X23 Training - Teaching

- SG&A: proyectos de los equipos de overhead

Task Task Description

I02 Internal time

- Personal time: ausencias no planificadas

Task Task Description

X04 Family Sickness
X05 Sickness
X06 Medical Appointment
X10 Exam
X13 Mourning
X15 Strike
X16 Polling Station/Court
X18 Work Accident
X22 Training - Learning
X23 Training - Teaching
X24 Induction Day

- Absence: proyectos de ausencias planificadas, gestionadas por el modulo “absence

management”

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Task Task Description
X01 Holidays
X03 Unpaid Leave
X07 Wedding
X08 Maternity
X09 Moving Absence
X11 Altran Day Compensation
X12 Breastfeeding breaks
X14 31 December (Holidays)
X17 Paternity/Adoption

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 ANEXO 7.3

REPORTE JORNADA INTENSIVA

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