Introducción al manejo de las hojas de cálculo: Microsoft Excel.

Ing. Jhon Galeano

 Objetivo

Familiarizar al aprendiz con la interfaz gráfica de Microsoft Excel mediante

la utilización de las herramientas de edición y la implementación de cálculos
básicos.

Microsoft Excel
Es un programa para manejar Hojas de Cálculo que permite realizar
operaciones con números organizados en una cuadrícula. Este programa es
útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos avanzados.
Excel ayuda a analizar, administrar y compartir información, lo que sirve
para tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas
de análisis y visualización le ayudan al usuario a realizar un seguimiento y
resaltar importantes tendencias de datos.
En Excel incluso se pueden cargar archivos en Internet y trabajar
simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce
informes financieros o administra gastos personales.
Microsoft Excel es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft para
Windows, macOS, Android e iOS.

TEMA 1: Explorando Excel

1. Inicio a Trabajar con Excel
1.1. Ingresar a Excel

1.2. Conocer el área de trabajo

1.3. Áreas del libro Excel
1.4. Ingresar Datos a la Hoja de Cálculo

1.5. Formato a Texto

1.6. Guardar libro
1.1- Ingresar a Excel

- Enlace en el escritorio
Basta con dar doble clic en el acceso directo del escritorio o de la barra
de tareas
- Menú inicio
Se busca el programa y se da clic o se escribe el nombre luego de dar
en el botón inicio
- Ejecutar Excel
Se abre la opción de ejecutar, se escribe Excel y se da enter.
1.2- Conocer el Área de Trabajo
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como la imagen que aparece abajo,
vamos a conocer sus componentes fundamentales. La pantalla que se muestra a
continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ve en su computador.

En el extremo Superior de la derecha están los botones.

Minimizar es decir, lograr que el programa se oculte en la pantalla.

Maximizar o ampliar. Pantalla vista al 100%

Cerrar el programa (recuerde guardar su trabajo primero).

1.3- Áreas Del Libro Excel

Área Menú

Barra de Titulo

Barra de Acceso Rápido

Menú Cinta

Área de Trabajo
E22 -> Cuadro de Nombres (Sirve para viajar rápidamente al interior del
documento. Ubicando coordenadas. Ejemplo: E22. Celda ubicada en la columna E
y la fila 22.) -
Cuadro de Nombres Barra de Formulas

Barra de Etiquetas – Permite Ir a las diferentes Hojas del Documento, tambien

podemos crear mas hojas.
Barra de Desplazamiento – Permite desplazarnos hacia los lados del documento.

Barra de Estado – Permite Utilizar el zoom del documento, y cambiar de vista.

Para entender el gráfico que se presenta a continuación tenga presente lo

siguiente.
Columna (Numerada con Letras) Recuadro en Rojo
Fila (Numerada en forma descendente) Recuadro en Azul

Celda (Intersección entre una columna y una fila) Recuadro en Negro

1.4- Ingresar datos a la Hoja de cálculo

Para desarrollar una base de datos (actividad a realizar durante esta sesión de
estudio) se deben seguir los siguientes pasos:

Cambiar el nombre de la hoja a trabajar

1. Con el cursor señalar la pestaña “Hoja 1”. Recuadro en Rojo

2. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre.
3. Dar clic sobre el área resaltada

4. Digitar el nombre deseado.

Introducir Datos
En cada celda de la hoja se puede introducir textos, números o formulas.

Colocar el cursor en cualquiera de las celdas e introducir el dato, este dato se

puede observar en la celda y en la barra de fórmulas.
Se pueden modificar los datos de la celda volviendo a ingresar a la celda y
borrando los datos ingresados.
Los tipos de datos que existen son:
Valores constantes: Estos pueden ser Números, Fecha, hora y texto.

Formulas: es una secuencia formada por, Valores constantes, referencias,

funciones, etc.

Errores más comunes: cuando se ingresa una formula en una celda puede
haber errores, en la siguiente lista se explican estos errores.
##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,
como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o
función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se
intersectan.
1.5- Formato a Texto

Cuando se va a trabajar una base de datos se recomienda que la primera celda

(A1) se use para el titulo o nombre de la información.

Una vez los títulos de la información a consignar se han completado, se

seleccionan las celdas dando clic sostenido sobre ellas.

Para cambiar el formato a Texto, Numero, Moneda, etc.

Se hace clic en la pestaña inicio y se ubica el grupo número.

Hacer clic sobre la flecha de formato.

Del menú visualizado, Dar clic sobre texto.

1.6- Guardar Libro

Una vez terminado el trabajo se procede a guardar el libro.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una
copia de uno existente.
2. Guardar. Cuando se guardan los cambios que haya podido sufrir un archivo,
sobrescribiéndolo.
1. Dar clic sobre el botón Archivo.
2. Del menú desplegado, seleccionar con clic la opción Guardar como.

3. Elegir la ubicación en la que se desea guardar el libro.

4. Verificar que en el campo “Tipo archivo” diga “libro Excel”.
5. Dar clic en guardar.
Tema 2: Trabajar Con Hojas

2. Trabajar con hojas de cálculo.

2.1 Encabezado y pie de página
2.2 Vista Diseño de Página

2.3 Impresión
2.4 Ocultar Filas y Columnas

2.1- Vista Diseño de Pagina

En esta vista se pueden modificar márgenes, ver los saltos de página,

encabezados, pie de página y saber cuántas hojas hay y como se ajustan los
datos.

Aparecerá un texto “Haga clic para agregar encabezado", dar clic en el texto y
para editar el encabezado o el pie de página, También puede colocar una imagen.
2.2- Encabezado y pie de página

Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las

páginas, y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada
página.

2.3- Impresión
Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente configurar la página, para
modificar factores que afectan la presentación de las páginas impresas, como la
orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, etc.
Cuando ingresamos a imprimir vemos la siguiente pantalla.

En esta vista, se pueden escoger todas las opciones que se necesitan para
configurar la impresión del documento.
2.4- Ocultar Filas y Columnas de una hoja

Para Ocultar filas o columnas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las filas o columnas a ocultar.

Da clic derecho en la parte sombreada

Elegir la opción ocultar.

Tema 3: Trabajar Con Celdas

3. Trabajar con celdas.
3.1 Combinar celdas

3.2 Bordes
3.3 Formato personalizado
3.1 Combinar celdas

Cuando se combinan dos o más celdas verticales u horizontales adyacentes, se

convierten en una celda de gran tamaño que se muestra en varias columnas o
filas. El contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda
combinada.
Seleccionar las celdas que se desean combinar en la pestaña Inicio, buscar
Combinar y centrar.

NO OLVIDE que, para seleccionar un grupo de celdas, se hace clic sobre una
celda (B1) y se arrastra hasta la posición deseada (F1).

3.2- Bordes

Con esta opción se pueden colocar todos los bordes de las celdas, o los lados que
desee colocar de las celdas.
Resaltar las celdas que desea bordear.
En la pestaña inicio, dar clic sobre la flecha de la opción borde.
Seleccionar con clic “Todos los bordes”
3.3- Formato Personalizado

En algunas ocasiones hay que personalizar formatos para que tengan un estilo
propio, en el siguiente ejemplo se personalizaran dos celdas para que todo
numero escrito en ellas conserve el formato.

Seleccionar un conjunto de celdas combinadas (G4 – G5)

Ubicar la pestaña inicio, ubicar el grupo número

Dar clic en la flecha ubicada en la parte inferior derecha.

En la ventana visualizada, seleccionar “personalizada” de la lista categoría.
En la casilla tipo, borrar el valor allí visualizada, escribir 000.
Dar clic en aceptar.

Tema 4: Funciones Básicas

Funciones básicas

4.1 Sumar valores de celdas.

4.2 Insertar Funciones.
4.1 Sumar valores de celdas

En excel podemos realizar operaciones basicas sumar, multiplicar, dividir y restar

sin necesidad de utilizar una funcion.
Ejemplo: =A2+A3

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda.
La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Reglas de las Funciones:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se debe
dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma;.

Ejemplo:

=SUMA(A1:A5)
Esto quiere decir que se realizara una suma entre las celdas A1 hasta las celdas
A5, (A1+A2+A3+A4+A5)
NOTA: Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o
cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda, de
referencia y de información.
4.2 Insertar Funciones

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente.

Ubicamos la pestaña Formulas

Elegimos la Opción Insertar función.

Aparece otro cuadro donde se encuentran todas las funciones que requiera.

En este cuadro se encuentra un espacio en el que se puede buscar la función que

se necesita, al momento que se encuentre en la parte inferior, saldrán los nombres
de las funciones que se buscan.
Después de que se escoge dicha función, aparece otro cuadro como este:
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente
será una celda o rango de celdas tipo A2:A4 . Para ello, hacer clic sobre el
botón para que el cuadro se haga más pequeño y se pueda ver toda la hoja de
cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseada, dar
como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas hacer clic con el
botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón
arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla ENTER para volver al
cuadro de diálogo.
En el recuadro Número 2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo
en caso de que existiera.
Bibliografía

Material Didáctico Tomado del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.