Telefonía Integrada en el Puesto de

Trabajo

Manuales de uso de la herramienta

Teams
ÍNDICE
1 Introducción .............................................................................. 1

2 Funcionalidades ........................................................................ 1

2.1 Realizar llamadas en Teams ................................................................................................................1

2.1.1 Iniciar una llamada desde una conversación .....................................................................................1
2.1.2 Llamar a un número de teléfono ........................................................................................................2
2.1.3 Responder a una llamada .................................................................................................................2
2.1.4 Agregar a alguien a una llamada .......................................................................................................3
2.1.5 Realizar llamadas múltiples al mismo tiempo ....................................................................................3
2.1.6 Poner una llamada en espera ...........................................................................................................4
2.1.7 Transferir una llamada en Teams ......................................................................................................4
2.1.8 Consulta y después transferir ............................................................................................................4
2.2 Delegación en Teams (Funcionalidad Jefe-Secretario) ........................................................................6
2.2.1 Agregar y quitar delegados ...............................................................................................................6
2.2.2 Desviar llamadas a un delegado .......................................................................................................7
2.2.3 Realizar y recibir llamadas como delegado .......................................................................................8
2.2.4 Cambiar la configuración de las llamadas y los delegados de su jefe ...............................................9
2.3 Reglas de respuesta de llamadas en Teams......................................................................................11
2.3.1 Desvío de llamadas .........................................................................................................................12
2.3.2 Desvío de llamadas a un grupo de llamadas ...................................................................................13
2.4 Correo de voz ....................................................................................................................................15
2.4.1 Saludo de correo de voz .................................................................................................................15
2.4.2 Reglas de respuesta de llamadas en el correo de voz ....................................................................15
2.4.3 Idioma del saludo predeterminado ..................................................................................................16
2.4.4 Saludo de correo de voz basado en texto a voz ..............................................................................16
2.4.5 Saludo de correo de voz fuera de la oficina.....................................................................................16
2.4.6 Comprobar el correo de voz en Teams ...........................................................................................16
1 Introducción
El Ayuntamiento de Madrid ha lanzado un programa de transformación del puesto de trabajo del empleado
municipal.

El nuevo espacio de trabajo municipal responde a una visión integral: equipamiento, herramientas y
conectividad para poder ofrecer flexibilidad, colaboración y trabajo en equipo. También aborda la movilidad
del empleado en su día a día para poder trabajar desde diferentes emplazamientos.

Estando en teletrabajo se quieren mejorar las condiciones del equipamiento e incorporar nuevas
herramientas. Además de la evolución a Windows 10, incorporación de Office 365 y utilización
de Teams como herramienta colaborativa, se va a integrar el teléfono fijo con el número que se tenía en el
teléfono de mesa, dentro del propio Teams.

En este documento se abordan las funcionalidades que integra Teams y las configuraciones que el propio
usuario puede realizar de forma autónoma.

IMPORTANTE: En el momento en que el número de teléfono se haya migrado a Teams los desvíos
configurados desaparecerán y la llamada entrará directamente a la aplicación Teams.

2 Funcionalidades
2.1 Realizar llamadas en Teams
2.1.1 Iniciar una llamada desde una conversación
Puede hacer llamadas individuales o grupales a cualquier persona de su organización directamente desde
una conversación sin tener que hospedar una reunión de equipo. Estas llamadas son privadas y no
aparecerán en ninguna conversación de equipo. Sin embargo, las entradas de estas llamadas sí aparecerán
en el chat.
Vaya a su lista de chats y haga clic en nuevo de conversación para iniciar una nueva conversación.

Escribe el nombre o los nombres en el campo para en la parte superior del nuevo chat.

A continuación, haga clic en videollamadas o de llamada de audio para iniciar una llamada.

Hasta 20 personas pueden estar en la misma videollamada.

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Nota: Si un chat grupal incluye más de 20 personas, los botones de llamadas estarán deshabilitados.

2.1.2 Llamar a un número de teléfono

Para marcar un número desde Teams, vaya a Llamadas , haga clic en Marcar un número y escriba el
número de la persona a la que quiere contactar mediante el teclado de marcado. Después, haga clic
en Siguiente .

Aquí se muestran algunas formas de realizar una llamada:

• Si la persona a la que desea contactar se encuentra en la lista de contactos, haga clic en Contactos,
busque a la persona a la que desea llamar y haga clic en Llamar .
• Si ha llamado a personas antes (o si le han llamado), se mostrarán en el historial de llamadas.
En Historial, seleccione Más acciones a la derecha del nombre de la persona y haga clic en
de Devolver llamada.
• También puede acceder al buzón de voz y llamar a personas de esa lista. En Buzón de voz,
seleccione Más acciones a la derecha del nombre de la persona y haga clic en de Devolver
llamada.

Para obtener acceso a su teclado de marcado durante una llamada, vaya a los controles de llamada y
seleccione Teclado .

2.1.3 Responder a una llamada

Cuando alguien le llama, recibirá una notificación que le permite aceptar o rechazar la llamada.

• Haga clic en Aceptar con audio responder solo con audio.

• Haga clic en Rechazar la llamada para rechazar la llamada y continúe con el día.

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2.1.4 Agregar a alguien a una llamada
Para agregar a alguien nuevo a una llamada grupal, seleccione Mostrar participantes en los controles
de la llamada y, a continuación, escriba su nombre o número de teléfono en el cuadro de búsqueda.

2.1.5 Realizar llamadas múltiples al mismo tiempo

Si está en una llamada, puede responder o iniciar una nueva llamada en cualquier momento. Deberá poner
la llamada actual en espera y llevarán directamente a su nueva conversación. Todos los participantes
recibirán una notificación y no podrán verle ni oírle durante de una llamada en espera.

Verá las llamadas en espera en la parte izquierda de la ventana de llamada para que pueda volver a ellas
cuando desee.

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2.1.6 Poner una llamada en espera
Para poner una llamada en espera, haga clic en más acciones en la ventana de llamada y
seleccione suspender. A todos los participantes de la llamada se les notificará que están retenidos y podrás
continuar con tu llamada haciendo clic en reanudar.

2.1.7 Transferir una llamada en Teams

Para transferir una llamada, selecciona más opciones transferencia de > en tus controles de llamada.
Después, escriba el nombre de la persona a la que desea transferir la llamada y selecciónela. Para finalizar,
seleccione transferir.

Haga clic en la flecha desplegable del botón transferir para ver más opciones de transferencia.
Elija trabajo para transferir la llamada a su número de equipo o trabajar en el buzón de voz para enviarlo
directamente a su buzón de voz. Si ha agregado otros números de teléfono a su cuenta, como su número
de teléfono móvil, también verá estas opciones en la lista.

2.1.8 Consulta y después transferir

¿Necesitas protegerte con otra persona antes de transferirle una llamada? Cuando esté en una llamada,
seleccione más opciones > consultar y, a continuación, transferir. Luego, puedes registrarte a través
de una llamada de audio o de chat.

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Cualquier persona que tenga una licencia de voz empresarial o de telefonía empresarial puede hacer esto,
no solo los delegados.

Para consultar por audio pulse y hablará antes de trasferir.

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2.2 Delegación en Teams (Funcionalidad Jefe-Secretario)
Puedes elegir a alguien en Teams como tu delegado: para recibir llamadas en tu nombre. Cuando agrega
un delegado, básicamente está compartiendo su línea telefónica con ellos, para que puedan ver y compartir
todas las llamadas.

2.2.1 Agregar y quitar delegados

Para administrar quién puede hacer y recibir llamadas en su nombre, seleccione su imagen de perfil en la
parte superior de Teams y después, Configuración> General.

Localice la sección Delegación y elija Administrar delegados. Aquí puede ver para quién es un delegado
y cómo agregar y quitar sus propios delegados.

Cuando agregue a alguien como delegado, verá algunas configuraciones de permisos. Si lo desea, puede
habilitar sus delegados para realizar y recibir llamadas en su nombre, así como permitirles cambiar las
configuraciones de llamada y delegado.

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Obtenga más información sobre los delegados aquí.

2.2.2 Desviar llamadas a un delegado

El nuevo delegado aparecerá ahora en la lista de delegados y esta lista será una selección predeterminada
en las opciones de desvío de llamadas y llamadas simultáneas .

• Ve a configuración > llamadas. En desviar mis llamadas, verá mis delegados como la opción
predeterminada desviar a.

• Vuelve a la Configuración > Llamada . En Las llamadas suenan, verá Mis delegados como una
opción en el menú Llamar también.

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Notas:

• Los delegados pueden ver cuándo estás en una llamada y con quién estás.
• Todas las llamadas realizadas o recibidas por usted o en su nombre pueden estar retenidas o ser
recuperadas por usted o sus delegados.

2.2.3 Realizar y recibir llamadas como delegado

Una vez que se le haya agregado como delegado, puede hacer y recibir llamadas en nombre de otro usuario.

1. Ve a o inicia una conversación única con la persona a la que deseas llamar o marca un número en
el teclado de marcado.
2. Seleccione llamada.

Nota: Los delegados pueden ver las llamadas que realiza y recibe en su nombre.

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2.2.4 Cambiar la configuración de las llamadas y los delegados de su jefe
Como delegado, puede ver y editar la configuración de las llamadas y los delegados en nombre de otra
persona.

1. Haz clic en la imagen de tu perfil en la parte superior de Teams y elige configuración> General.
2. Seleccione administrar delegados en delegación.
3. Haga clic en personas a las que ofrece soporte. Aquí, verás una lista de las personas para las que
eres delegado. Mantenga el puntero sobre cualquier nombre de la lista y haga clic en más
opciones para ver las opciones: ver permisos, cambiar delegados y Cambiar configuración
de llamada.

4. Elija permisos de vista para editar los permisos de cualquiera de los delegados de su
jefe, cambiar los delegados para agregar o quitar delegados para su jefe, o cambiar la configuración
de la llamada para ajustar la configuración de las llamadas.

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2.3 Reglas de respuesta de llamadas en Teams
Para configurar las reglas de contestador automático, haga clic en la imagen de perfil en la parte superior
de la aplicación y después, Configuración > Llamadas.

Elija cómo desea que Teams administre las llamadas entrantes en la sección para Reglas de contestador
automático.

Seleccione Desviar mis llamadas si esto es lo que desea hacer. Si desea llamadas simultáneas, haga clic
en Las llamadas suenan y seleccione otros en Llamar también.

Elija lo que quiere hacer con las llamadas que no se respondan en Si no respondo.

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2.3.1 Desvío de llamadas
Para empezar a desviar sus llamadas, haga clic en su imagen de perfil en la parte superior de Teams y, a
continuación, seleccione configuración > llamadas. En reglas de contestador automático, elija Desviar
mis llamadas y, a continuación, seleccione el lugar donde desea que aparezcan las llamadas desviadas:
buzón de voz, otra persona o un grupo de llamadas.

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2.3.2 Desvío de llamadas a un grupo de llamadas

1. En reglas de contestador automático, seleccione desviar mis llamadas.

2. En el menú reenviar a , seleccione grupo de llamadas.

3. En Agregar personas, agregue las personas que desee en el grupo de llamadas. Puedes añadir hasta
25 personas. Cualquier persona que agregue recibirá una notificación:

Nota: Necesita agregar personas de su organización. No se admiten números de teléfono.

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4. Vaya al menú de llamada de timbre y seleccione todo al mismo tiempo para llamar a todos los usuarios
de forma simultánea o en el orden anterior para llamar a personas en orden en intervalos de 20
segundos. Si tu grupo de llamadas tiene seis personas o más, las llamadas entrantes sonarán al mismo
tiempo.

La recogida de llamadas grupales es menos disruptiva que otras formas de desvío de llamadas, ya que los
destinatarios pueden elegir cómo se deben notificar las llamadas entrantes en su configuración y decidir si
la contestar.

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2.4 Correo de voz
Para cambiar su configuración de correo de voz, haga clic en su imagen de perfil y
después, Configuración> Llamadas.

En la sección Correo de voz , haga clic en Configurar correo de voz. Aquí es donde encontrará toda la
configuración de su correo de voz.

2.4.1 Saludo de correo de voz

Para grabar un nuevo saludo de correo de voz, seleccione Grabar un saludo y siga las instrucciones para
guardar el mensaje.

2.4.2 Reglas de respuesta de llamadas en el correo de voz

Para cambiar la forma en que se administran las llamadas una vez que llegan al correo de voz, vaya
a Reglas de respuesta de llamadas. De forma predeterminada, Teams reproduce su saludo de correo de
voz y permite al autor de la llamada grabar un mensaje. Sin embargo, tiene otras opciones:

• Dejar que el autor de la llamada grabe un mensaje.

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• Dejar que el autor de la llamada grabe un mensaje o sea transferido a otra persona.
• Finalizar la llamada sin reproducir su saludo.
• Reproducir su saludo y finalizar la llamada.
• Transferir la llamada a otra persona.

Si elige una opción que implica transferir la llamada, establezca el nombre o el número al que quiera que
vayan las llamadas en ¿A dónde deben transferirse?

2.4.3 Idioma del saludo predeterminado

Para cambiar el idioma del saludo predeterminado, seleccione el que desee en Idioma de saludo.

2.4.4 Saludo de correo de voz basado en texto a voz

Para usar un saludo de correo de voz basado en texto a voz, escriba uno en Su saludo
personalizado en Saludo personalizado de texto a voz.

Nota: Si ya ha grabado un saludo, se anulará la opción de texto a voz.

2.4.5 Saludo de correo de voz fuera de la oficina

Escriba el saludo para fuera de la oficina en Su saludo personalizado para fuera de la oficina en Saludo
personalizado de texto a voz, y elija cuando quiere que se reproduzca en Saludo de fuera de la oficina.

2.4.6 Comprobar el correo de voz en Teams

Para comprobar el buzón de voz, elija llamadas > buzón de voz.
Seleccione un buzón de voz de la lista y use los controles de reproducción para escuchar la grabación o leer
una transcripción (si está disponible).

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