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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS

MÍNIMOS Y COMPETENCIAS LABORALES

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CÓDIGO 407 GRADO 03

NIVEL: ASISTENCIAL - DEPENDENCIA: SUBSECRETARIA DE
TALENTO HUMANO
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
JAIME ANGULO MARIMON - EDGARD JIMENEZ TULIO ANTONIO OTERO CONTRERAS JAIRO ALBERTO FANDIÑO VASQUEZ
VALERA Y LUIS CARLOS RODRIGUEZ MUÑOZ SECRETARIO GENERAL CONTRALOR DEPARTAMENTAL

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nivel Jerárquico: ASISTENCIAL
Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Código: 407
Grado: 03
Número de cargos 1
Naturaleza del Empleo: PROVISIONAL
Ubicación o Dependencia: Subsecretaria de Talento Humano
Cargo del Jefe Inmediato: Subsecretaria de Talento Humano
II. ÁREA FUNCIONAL
Proceso Apoyo: Talento Humano
III. PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO
Apoyo en la dependencia para la gestión de la correspondencia, administración y actualización del
archivo documental y sistematizado de las Hojas de Vida del personal de la Contraloría, afiliaciones
al sistema de seguridad social y parafiscales y elaboración de resoluciones y certificaciones
laborales
IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Correspondencia:
1. Recibir, radicar, revisar, clasificar y organizar la correspondencia que ingresa a la dependencia.
2. Entregar la correspondencia dirigida a los funcionarios respecto de asuntos laborales. Atención al
cliente:
3. Atender personal o telefónicamente a los clientes internos y externos, brindando información
clara y precisa que soliciten y que sea pertinente suministrar. Actualización de datos y hojas de vida:
4. Mantener actualizado en forma física y digital todas las hojas de vida de los funcionarios de la
entidad.
5. Incluir las novedades en los registros de las hojas de vida de los funcionarios de la Entidad, de
acuerdo con los actos administrativos, situaciones o providencias que las generen, para mantener
actualizado el Registro Único de Hojas de Vida - RUV, conforme lo ordena la ley.
6. Confirmar datos por vía telefónica de los diferentes servidores públicos, para mantener canales de
comunicación que garanticen la verificación de la gestión de la dependencia y la idoneidad de la
información suministrada.
7. Buscar, ubicar y entregar la información relacionada con las hojas de vida de los servidores y ex
servidores públicos de la Contraloría, al Jefe Inmediato, cuando éste la requiera para la proyección
de certificaciones laborales y respuestas a derechos de petición.
Seguridad Social y Parafiscales:
8. Gestionar las afiliaciones o desafiliaciones al Sistema de Seguridad Social y parafiscales de los
funcionarios de la Entidad.
9. Diligenciar planillas de autoliquidación de aportes a la Seguridad Social y Parafiscales, conforme

Versión 4.0 – Resolución Reglamentaria No.000371 del 29 de diciembre de 2020

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MÍNIMOS Y COMPETENCIAS LABORALES

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CÓDIGO 407 GRADO 03

NIVEL: ASISTENCIAL - DEPENDENCIA: SUBSECRETARIA DE
TALENTO HUMANO
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
JAIME ANGULO MARIMON - EDGARD JIMENEZ TULIO ANTONIO OTERO CONTRERAS JAIRO ALBERTO FANDIÑO VASQUEZ
VALERA Y LUIS CARLOS RODRIGUEZ MUÑOZ SECRETARIO GENERAL CONTRALOR DEPARTAMENTAL

a los valores suministrados por el funcionario responsable de la liquidación de nómina. 10. Verificar
la oportuna entrega de constancia de las incapacidades de los funcionarios para que se efectúe el
descuento correspondiente a la EPS.
11. Gestionar ante las EPS el reembolso por concepto de las incapacidades de los servidores de la
Contraloría.
12. Elaborar, conforme a formatos o modelos, Resoluciones para reconocimiento y pago de
cesantías, viáticos, concesión de vacaciones, licencias y permisos, y demás actos administrativos
básicos, para la revisión del Jefe Inmediato y firma del Contralor Departamental.
13. Elaborar, con base en la información del Archivo de la dependencia, certificaciones laborales de
tiempo de servicio, bonos pensionales y demás datos contenidos en las hojas de vida de los
servidores o ex servidores de la Contraloría, para la revisión y firma del Jefe Inmediato. Gestión de
la Calidad y MIPG:
14. Ejecutar las acciones pertinentes para lograr el mantenimiento y subsistencia del Sistema de
Gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno – MIPG en su desempeño.
15. Participar en la construcción de Indicadores del Sistema de Gestión de la Calidad y del MIPG,
en la implementación de su aplicación y en la rendición de informes periódicos respecto de sus
resultados.
16. Realizar la identificación, medición y control de riesgos relacionados con los procesos asociados
al área, en coordinación con ésta.
17. Participar en la aplicación de las encuestas de satisfacción al Cliente respecto de los servicios
que presta la dependencia.
Apoyo Interno:
18. Contribuir en la organización y conservación de documentos del Archivo de Gestión de la
dependencia, conforme a la legislación vigente. 19. Cumplir con las demás funciones asignadas por
la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
V. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
- Gestión documental
- Ley general de archivo
- Técnicas administrativas de archivo y correspondencia
- Herramientas de software de gestión office e internet

VI. COMPETENCIAS LABORALES COMPORTAMENTALES

COMUNES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS: COMPORTAMENTALES SEGÚN SU NIVEL
JERÁRQUICO
 Aprendizaje continuo  Aporte técnico profesional
 Orientación a resultados  Comunicación efectiva
 Orientación al usuario y al ciudadano  Gestión de procedimientos
 Compromiso con la Organización  Instrumentación de decisiones
 Trabajo en equipo
 Orientación al cambio

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MÍNIMOS Y COMPETENCIAS LABORALES

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CÓDIGO 407 GRADO 03

NIVEL: ASISTENCIAL - DEPENDENCIA: SUBSECRETARIA DE
TALENTO HUMANO
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
JAIME ANGULO MARIMON - EDGARD JIMENEZ TULIO ANTONIO OTERO CONTRERAS JAIRO ALBERTO FANDIÑO VASQUEZ
VALERA Y LUIS CARLOS RODRIGUEZ MUÑOZ SECRETARIO GENERAL CONTRALOR DEPARTAMENTAL

VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA)

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
Diploma de Bachiller técnico o tecnólogo Un (01) año de experiencia relacionada
ALTERNATIVAS
FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
1) No tiene equivalencia alguna. (Art. 2.2.2.5.2. Decreto
1083 /2015).

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