Cod/go: AD-F-006

ACTA DE REUNION Y/O Version: 002

Fecha: 30/10/2019
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CONSECUTIVO DEL ACTA

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DE REUNION N°
FECHA: 30 de septiembre de 2020
LUGAR: Sala de juntas
Nombre Cargo
Cristian Marcel Londono Jaramillo Presidente Ejecutivo
Alba Nora Londono Montoya Directora Administrativa y Financiera
Andrea Carolina Gaviria Directora de Proyectos y Desarrollo
Luz Piedad Arias Gil Directora Juridica y de R.P
ASISTENTES:
Sebastian Arango Tamayo Coordinador de T.l
Daniela Montes Giraldo Contadora
Karol Viviana Mosquera Auxiliar de Gestion Documental
Laura Arango Betancur Asesora de Registros Publicos
Luisa Fernanda Trujillo Auxiliar en Secretaria
HORA: .3:00 p.m.
REUNION: Comite Interne de Archive
MODERADOR: Cristian Marcel Londono Jaramillo

CAPACITACION:
TEMA DE CAPACITACION:
FACILITADOR :

INVITADOS:
AUSENTES:

ORDEN DEL DIA

1. Verificacion del Quorum
2. Aprobacion de las modificaciones en el Programa de Gestion Documental

DESARROLLO DE LA REUNION

1. Verificacion del Quorum

Siendo las 3:00 p.m. Se reune en la sala de juntas los integrantes del Comite interne de archive
para tratar las modificaciones que se van a realizar en el Programa de Gestion Documental.

2. Presentacion y Aprobacion de las modificaciones en el Programa de Gestion Documental

Karol Mosquera auxiliar de gestion documental, dio inicio a la reunion Informando a los
integrantes del comite el proceso de actualizacion del programa de gestion documental, para dar
cumplimiento a ley de 594 de 2000 y ley de Transparencia Acceso a la Informacion Publica 1712
de 2014.

La actualizacion de PGD fue basada en el manual de programa de gestion documental del archivo
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general de la nacion, en donde nos indica las herramientas claves que conforman este documento
a continuacion resalto y explico los puntos modificados.

• Pre - Requisites Para La Elaboracion Del Pgd.

En este punto se anexa las responsabilidades del Comite Interne de Archivo, quienes lo
conforman y los instrumentos archivisticos que se tienen en estos mementos.

• Requisites Para El Desarrollo Del Pgd

En los requisites Administrativos se agrego que la Camara de Comercio de Santa Rosa de Cabal
cuenta con un comite interne de archivo y una persona responsable de la gestion documental en
la entidad.

En los requisites Tecnologicos fue agregado los recursos tecnologicos con los que cuenta la
entidad para seguir avanzando en el proceso, tales como SAIA, DOCUWARE y Sll (Sistema
Integrado de informacion, de los cuales el Coordinador de Tecnologla de la Informacion nos hace
un recuento de cada uno de los recursos y cuales seran sus aplicaciones. Tambien resalta la
importancia de que todos los funcionarios se esten capacitando frecuentemente en el manejo de
estos programas.

• Lineamientos Para Los Procesos De La Gestion Documental

Se agregaron los avances presentados en los procesos y el plan de trabajo a seguir en cada uno
de eilos

• Ease De Implementacion Del Programs De Gestion Documental-Pgd

En la fase de implementacion se creo un Cronograma Plan De Trabajo, Programa De Gestion

Documental con los aspectos a implementar y plazos de ejecucion de las actividades, dicho
programa va desde el aho 2020 hasta el 2024.

Igualmente fue creada la matriz RACI que enmarca las roles y responsabilidades en la
implementacion del programa. Se presenta la matriz a los integrantes del comite para que
conozcan
Las actividades que se ejecutan y quien se encarga de realizarlas, verificarlas y aprobarlas.

De igual manera la doctora Luz Piedad, solicita realizar unos cambios en el Programa de Gestion
documental los cuales corresponden a redaccion.

Despues de hacer la presentacion de los cambios y actualizaciones que se realizaron en el

Programa de Gestion documental, los asistentes aprueban por unanimidad las modificaciones
realizadas a este.

Sin otro tema que tratar, se da porterminada la reunion a las 4:15 p.m.
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COMPROMISOS GENERADOS
COMPROMISO RESPONSABLE (S) FECHA
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ASISTENCIA
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