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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

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Consorcio Nombre del proyecto

ACCKW DIVERTIFOOD S.A.S. / ​

Sistema de gestión de calidad
Patrocinador del proyecto Gerente del Proyecto
William Henry Torres

GERENCIA DE PROYECTOS

Bogotá, 07 de febrero de 2015

Ángela Patricia Rodríguez Monje

Camila Tarazona Rodríguez

Camilo Alberto Ávila Pinilla

Kelly Hernández Galindo

Wilmar Andrés Triviño

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1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Propósito o justificación del proyecto

La puesta en práctica de la ISO 9001:2008 permite la mejora continua de los sistemas de gestión de calidad
(SGC) y los procesos de una organización. A su vez, esto mejora la capacidad de sus operaciones para
satisfacer las necesidades y expectativas del cliente.

Al mejorar los sistemas de gestión de calidad de la organización, es posible aumentar positivamente su

rentabilidad. Si se demuestra el compromiso con la calidad de los productos y servicios, es posible
transformar la cultura empresarial, ya que, como resultado, los empleados entenderán la necesidad de
mejorar continuamente.

Un Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta que le permite a cualquier organización planear,
ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de la misión, a través de la prestación de
servicios con altos estándares de calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores de
satisfacción de los usuarios.

Es así como el sistema de gestión de calidad al ser una estructura operacional de trabajo, bien
documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales, permite guiar las acciones de la
fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la información de la organización de manera práctica y
coordinada y que asegure la satisfacción del cliente y bajos costos para la calidad.

Objetivos medibles del proyecto

● Implementar el Sistema de Gestión de Calidad bajo los estándares de la norma ISO 9001.
● Definir políticas, objetivos y lineamientos para el logro de la calidad y la satisfacción del cliente.
● Determinar, analizar e implementar los procesos, actividades y procedimientos requeridos para la
fabricación y comercialización de los productos de DIVERTIFOOD.
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● Definir y establecer una estructura de responsabilidades y flujo de comunicación dentro de la

organización.
● Certificar la organización con la ISO 22000

Criterios de éxito

Los criterios de éxito del proyecto consisten en:

● Ser un sistema integrado y dirigido a todos los interesados.

● Simplificación de la información.
● Incluir diferentes variables que lo conviertan en un sistema integral

equisitos de alto nivel

R​

● Contar con personal calificado

● La organización deberá establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión
de Calidad, y mejorar continuamente la eficacia de acuerdo con los requisitos de la norma.
● Los procesos de producción y distribución serán certificados por la norma que rige el sector.

Supuestos de la Organización y Ambientales

● Procesos certificados
● Sistema de Gestión de Calidad implementado y en correcto funcionamiento
● Oportunidades de mejora derivadas de los resultados de los seguimientos y auditorias.

Restricciones de la Organización y Ambientales

● El presupuesto total para realizar el proyecto macero es de 400.000.000 de pesos colombianos.

Descripción de alto nivel del proyecto

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El proyecto consiste en la implementación del sistema de gestión de calidad dentro de la organización, para
lo cual se hace necesario surtir en primera instancia una fase de diseño, que resulta necesaria ya que esta
se constituye en un componente fundamental en la implementación del SGC, ya que permite a la
organización esquematizar lo que será su propio modelo, de acuerdo con las exigencias de la norma ISO
9001 y bajo el ciclo PHVA (Planificar– Hacer– Verificar­Actuar). En este sentido, la fase de Diseño da
respuesta a la Planificación del SGC, en lo relativo a “establecer los objetivos y procesos necesarios para
conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización”.

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

● Compromiso de la alta ● Mapa de procesos

dirección
● Plan de acción para
implementar el SGC
● Planeación estratégica
● Portafolio de productos
● Estructura
administrativa
● Norma legal aplicable a
la organización
Identificar los procesos del SGC ● Caracterización de
procesos
● Política y objetivos de
Describir procesos calidad
● Procedimientos,
manuales, formatos
Establecer política y objetivos ● Manual de calidad
de calidad
● Fichas de indicadores
● Mapa de riesgos de la
Documentar los procesos organización

Definir indicadores de
seguimiento al proceso

Identificar riesgos y controles

operacionales

Gráfica 1. Esquema de procesos aplicados a la fase de diseño

Una segunda fase, denominada implementación, que corresponde a la ejecución de todo lo planeado en la
fase de diseño, en la medida que vaya siendo aprobado, con el fin de monitorear resultados y efectuar
acciones de retroalimentación y así ajustar el SGC; en esta se realiza la divulgación y aplicación del soporte
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documental elaborado y se diligencian y conservan los registros que sirven como mecanismos de control y
evidencia de ejecución de las actividades del proceso.

En el SGC, la fase de implementación consiste en entender lo que se tiene que hacer (conocimiento,
competencia), aplicar lo que está documentado y dejar evidencias (los registros como elemento que soporta
el resultado de los procesos). Se debe garantizar la disponibilidad de la documentación a todo el personal
administrativo y capacitar a la demás planta de personal para su utilización de acuerdo con el plan de
implementación.

Riesgos de Alto nivel

AMENAZA ACCIÓN O CONTRAMEDIDA

Realizar reuniones con todos los interesados con el fin de detallar,
Cambio del alcance del proyecto
revisar y aprobar el alcance del proyecto.
Retraso en la entrega del
Mantener comunicación constante con contratistas y empleados
proyecto por incumplimiento de
contratistas
No obtener la colaboración y
Mantener la motivación en cada uno de los interesados
compromiso de los interesados
Detectar actividades generadoras Tomar acciones correctivas en el momento que se identifique un
de no calidad problema o falla en el proceso

Cronograma de Hitos

Cronograma (trimestres)
Actividades Año 1 Año 2 Año 3 Año 4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Identificar los procesos del SGC ◊
Describir procesos ◊
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Establecer política y objetivos de calidad ◊

Documentar los procesos ◊
Definir indicadores de seguimiento al proceso ◊
Identificar riesgos y controles operacionales ◊
Elaborar el plan de implementación del SGC ◊
Divulgar y socializar la documentación del
SGC a implementar
◊

Implementar el Sistema y recopilar evidencia ◊

Seguimiento a la implementación del SGC ◊
Auditoria Interna ◊
Auditoria externa ◊
Certificación ISO ◊
Evaluación y cierre del proyecto ◊

Presupuesto (resumen)

PRESUPUESTO
ÍTEM Valor en miles
de pesos
Diseño del SGC $ 60.000
Implementación del SGC $ 52.000
Auditoria interna $ 4.000
Auditoria externa incluye
$ 7.000
certificación
TOTAL $ 123.000

Interesados del proyecto o stakeholders

STAKEHOLDER INFLUENCIA TIPO DE INTERÉS

Director del proyecto
Representante de la alta
gerencia
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Planta de personal
Auditor interno
Auditor externo
Clientes
Patrocinador del proyecto

Criterios de aceptación

ENTREGABLE CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

● Deben dar cumplimiento a los requisitos del cliente y aquellos que
tengan relación directa.
Directrices del SGC ● Deben ser de fácil construcción y comprensión
● Deben tener propósitos alcanzables, metas específicas y horizonte de
tiempo definido.

● Debe lograr un comportamiento estable que genere productos y

servicios con calidad homogénea y bajos costos
● Debe responder a las necesidades de la empresa
Estandarización de
procesos ● Tiene que permitir que el trabajo sea fácil y seguro
● Deben cumplir con las normas técnicas colombianas
● Toda la información debe estar en idioma español o inglés.

● Debe responder a los requerimientos de la norma

Financiación ● Aprobación de los procesos estandarizados por las áreas involucradas
● Que el personal capacitado reciba capacitación

Requerimientos de elaboración de reportes

COMUNICACIÓN O INFORME GENERADA EN FRECUENCIA

Una sola vez, luego de ser aprobado el
Apertura del proyecto. Reunión presencial
proyecto.
Actividades con problemas. Reunión presencial Semanal
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Informe de progreso del proyecto. Correo electrónico Mensual

Informe de progreso de actividades. Correo electrónico Semanal
Una sola vez, luego del inicio de
Cierre del proyecto. Reunión presencial
operación.
Una sola vez, luego del inicio de
Evaluación de desempeño del proyecto. Reunión presencial
operación.

Factores críticos de éxito del proyecto

● Personal capacitado y conocedor del tema.

● Trabajo y compromiso de todos los involucrados en el proyecto.
● Implementación del sistema de gestión de la calidad ISO 9001
● Certificación de todos los procesos de la organización.

Aprobación del Acta de Constitución

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