INSTRUMENTO

I Caso de
Estudio
 CURSO AUDITOR TAREAS DE ALTO RIESGO
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CASO DE ESTUDIO
Sinopsis: Este caso ilustra una situación hipotética que le permitirá tener datos para
realizar las tareas del curso. Cada uno de los elementos de este caso está pensado para
ser analizados y que le brinden en su formación de auditor las habilidades para observar,
tomar notas, detectar hallazgos, redactarlos y determinar su correlación con las normas
a auditar.
Es esencial en este proceso utilizar la estrategia “als ob” es decir “actuar como si usted
fuera el auditor del proceso. Por ello recomendamos usar el formato NOTAS DE CAMPO
que será de diligenciamiento personal. Este le permitirá tomar apuntes y redactar
observaciones que le ayudarán a desarrollar el ejercicio. En consecuencia, ese formato es
personal, solo será evaluado si se solicita específicamente.

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Análisis del Caso La adopción de las normas de seguridad en el desarrollo de las
tareas y actividades de alto riesgo implica salvar vidas ya que
la prevención de situaciones de peligro y la mitigación del
riesgo constituyen mecanismos de aseguramiento de los
colaboradores, contratistas o proveedores presentes, ya sea
de manera permanente o fortuita en la operación.
El siguiente caso permite preparar a los estudiantes en el
ejercicio de la preparación de un ejercicio de auditoría de
acuerdo con los lineamientos establecidos en las diferentes
normas técnicas y legales que acogen el desarrollo de las
tareas y actividades de alto riesgo en Colombia.

Contexto de la
Empresa
Las empresas, al igual que las personas, están ubicadas
en una región geográfica en la cual es necesario cumplir
con una legislación vigente, contar con prácticas para el
cumplimiento de contratos pactados con los clientes, con
los trabajadores, proveedores y contratistas, entre otros.

Por esta razón, lo primero que debe comprender es ese

contexto, es decir el marco legal, aplicable a una empresa y que
le permite definir los criterios para la implementación controles
en TAR.

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 Solidariamente, la empresa cliente, debe asegurar que se
prestan los servicios contratados conforme a la ley o también
puede resultar en este caso el cliente sancionado por las
entidades reguladoras del estado en caso de no cumplir y que
se presente alguna queja, o demanda.

La empresa presta servicios de izaje de cargas, transporte de

mercancías peligrosas, trabajo en alturas, transporte de carga
extradimensionada a nivel nacional en los diferentes sectores
económicos con varios clientes del sector hidrocarburos desde
hace 8 años. Son dueños de las instalaciones en donde
manejan las áreas operativas y administrativas. Cuentan con
operarios de contratación directa y aliados para la prestación de
los servicios. Los vehículos (camionetas y vehículos livianos)
son propiedad 50% de la empresa y 50% de los aliados.

Cuentan con centro de monitoreo de los vehículos para

mantener control sobre ubicación y velocidades. Los clientes
que maneja esta empresa se encuentran a nivel nacional y son
empresas que requieren el transporte de sus empleados o
personas naturales para servicios especiales de traslado a otras
ciudades fuera de Bogotá.

El auditor en la fase de preparación de la auditoría hace una

Revisión revisión documental previa en la empresa en su fase inicial, que
Documental
se considera necesaria para la preparación del plan de auditoria.

El auditor en esta fase revisa la identificación y definición de las

relaciones existentes entre los controles previos a la ejecución
de las tareas y actividades.

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En este caso se recibe un informe de planeación estratégica el
cual incluye, objetivos, directrices y metas que se desean
alcanzar, pero este no contempla el análisis de la eficacia
de las acciones propuestas para control de actividades de
alto riesgo.

Al revisar la documentación, se encuentra que no contempla el

compromiso con el cumplimiento de requisitos legales ni con la
identificación de peligros, evaluación, valoración de los riesgos
y determinación de controles en las instalaciones de terceros a
los que se presenten servicios como contratistas o
subcontratistas.

Los objetivos están asociados a disminuir los accidentes de

trabajo y enfermedades laborales, reducir la accidentalidad vial
y satisfacer las necesidades de sus clientes en los servicios
prestados.

Para la gestión de actividades de alto riesgos se cuenta con un

profesional en administración de empresas con diplomado
en sistema de gestión HSEQ y con curso de 50 horas
vigente certificado como auditor interno por un ente certificador
reconocido a nivel nacional.

En el mapa de procesos presentado por este profesional no se

evidencia que hayan incluido los procesos de apoyo
relacionados con liderazgo y compromiso gerencial.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

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Auditoria
Documental en sitio El auditor realiza posterior al envío del plan de auditoria con 8
días de antelación, establece una comunicación previa con la
empresa para aclarar dudas sobre el proceso que allí se lleva a
cabo y concretar la visita de campo que se va a realizar de
acuerdo con el listado de proyectos vigentes enviados por la
empresa en donde se definen las actividades que se realizan en
cada uno, numero de contrato, nombre de la contratante,
número de personas expuestas y porcentaje de ejecución del
proyecto.

Informa adicionalmente que de acuerdo con el plan de auditoria

enviado la revisión del sistema inicia con la fase documental
y que durante el segundo día de auditoría se realizará la
visita de campo verificando las actividades realizadas
para verificar el cumplimiento de las normas solicitadas.

El auditor llega a las instalaciones de la empresa dando

cumplimiento a las recomendaciones previas realizadas por el
encargado de la gestión de actividades de alto riesgo en la
empresa, se da inicio a la reunión y luego se interrumpe para
informar el protocolo que la empresa para actuar en caso de
emergencias.

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Se da inicio a la reunión en la cual informa entre otros
aspectos Objetivos de la auditoria, tiempo de auditoria, tipos de
hallazgos, metodología de la evaluación, temas a tener en
cuenta en la auditoria de acuerdo con lo establecido en las
normas a certificar, horarios y fecha de entrega del informe con
los posibles hallazgos que puedan determinarse en el proceso
de evaluación.

Informa adicionalmente que el proceso de documentación será

verificado durante toda la evaluación de manera trasversal.

En la reunión de apertura solo participan el representante

gestión de Actividades de Alto Riesgo que es el director de
operaciones, el coordinador HSE y el auxiliar HSE, e informan
que el gerente general y representante legal se encuentra
fuera de la ciudad país y que las personas encargadas de los
procesos no es necesario que estén en la reunión de apertura
ya que los presentas manejan en su totalidad la operación
desde su computador y a través de la intranet de la empresa.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

El auditor al finalizar la reunión de apertura, y de acuerdo con el

plan de auditoria consulta con quien va a realizar la evaluación
de los elementos de Liderazgo, Planificación y Apoyo si el
gerente y representante legal no se encuentra a lo que le
informan que lo hará el coordinador HSEQ quien tiene

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conocimiento de los temas tratados ya que es el quien maneja
el sistema HSEQ.

El coordinador, le coloca en la pantalla del computador a su

cargo, las actas de reuniones gerenciales realizadas cada
seis meses en donde no se tienen en cuenta los aspectos de
seguimiento a Actividades de Alto Riesgo de forma sistémica ni
seguimiento a los compromisos adquiridos y el acta de revisión
gerencial en donde solamente se analizaron los índices de
satisfacción de los clientes y que fue realizada un año antes de
la realización de la auditoría actual teniendo en cuenta los
periodos de corte. Se informa adicionalmente, que los
resultados fueron comunicados a los trabajadores en su
momento y se dio respuesta a los PQR. El auditor solicita los
registros de divulgación de cinco trabajadores seleccionados
previamente y encuentra que el formato utilizado no tiene
diligenciado todos los datos requeridos y establecidos por la
empresa y adicionalmente es un formato antiguo de acuerdo
con la información del coordinador HSEQ.

El auditor le solicita al coordinador HSEQ el análisis de su

contexto de organización conforme lo definen la norma ISO
19011, la identificación de las partes interesadas y priorización
de estas en donde define de acuerdo con el análisis realizado
cuales son las necesidades y acciones para seguir a lo cual el
coordinador informa que no lo ha realizado.

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Para la revisión del cumplimiento de los objetivos, el
coordinador HSEQ muestra una matriz de cumplimiento de
objetivos en donde él es el responsable del cumplimiento de
todos los objetivos a los que le realiza seguimiento cada seis
meses para verificar su cumplimiento, estos solamente
presentan resultados de cumplimiento al 100%. El auditor
informa que se verifican estos resultados durante el proceso de
evaluación teniendo en cuenta todos los aspectos del SG
HSEQ.

Para revisar la asignación de recursos el coordinador HSEQ

informa que no tiene un presupuesto asignado ya que por
decisión de la gerencia le asigna los recursos de acuerdo con
sus necesidades y que en eso son muy amplios, siempre le dan
dinero para lo que se necesite con el fin de que no generen
PQR´s.

Al realizar la revisión de la matriz de requisitos legales

definida por la organización, se evidencia que se identifican
requisitos de los clientes sin considerar el mecanismo de
cumplimiento ni la identificación de los requisitos de seguridad
y salud en el trabajo.

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El auditor solicita el procedimiento para la investigación de
incidentes (accidentes y casi accidentes) de trabajo,
ambientales y enfermedades laborales:

El Coordinador HSEQ presenta un documento denominado

Paso a Paso para la realización de investigación de
Accidentes de Trabajo PR-HSE-19 versión 1 de 1 de enero
de 2018, especificando la metodología a utilizar para la
investigación, identificando que no se contemplan criterios para
la investigación de incidentes (accidentes y casi accidentes)
ambientales ni enfermedades laborales e igualmente no ha
realizado la investigación del accidente grave que se le presento
dos meses antes de la auditoria y que fue reportado a la ARL
hace dos semanas. Esta información se encuentra en el
certificado de accidentalidad emitido por la ARL con fecha del
último día del mes anterior.

Al solicitar los registros estadísticos de accidentalidad el

coordinador HSEQ informa que solo tiene registros del año
anterior que en el transcurso del presente año no ha tenido
tiempo de hacer los registros ni la investigación de los eventos
debido a que se encuentra con muchos proyectos y no cuenta
con suficiente personal para implementar los controles.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

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El auditor al revisar previamente la matriz de riesgos,
evaluación de riesgos y determinación de controles
encuentra que no se tiene identificado el riesgo prioritario de
acuerdo con la actividad de la empresa , solicita al Coordinador
HSEQ evidencias de los registros de capacitación y
competencias de los conductores quien informa que hasta la
fecha le faltan 6 de 10 trabajadores por actualizar la
documentación, que igualmente realizan las actividades por la
importancia de los clientes, presentando los certificados de los
otros cuatro trabajadores, así como los perfiles de cargo, la
asignación de funciones y responsabilidades y el programa
de capacitación de acuerdo con los requerimientos de cada
cargo que en la evaluación del mismo reporta un 100% de
cobertura y un 100% de eficacia. Al pedir una revisión
detallada de la documentación de los trabajadores se observa
que no hay evidencia de que 4 de los conductores tengan el
curso de transporte de mercancías peligrosas vigente.

Teniendo en cuenta que existen trabajadores realizando

actividades de conducción y que adicionalmente no cuentan con
la formación requerida por ley el auditor solicita el
procedimiento para la realización de evaluaciones médicas y
el profesiograma, el coordinador informa que todavía no le han
entregado el profesiograma que le solicito a la ARL y que por lo

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tanto los exámenes médicos se los realizó solicitando a la IPS
exámenes con especificaciones para conductores, se solicitan
los certificados de aptitud respectivos de los 10 trabajadores
seleccionados y se encuentra que 3 tienen recomendaciones
médicas a las cuales no se les ha realizado seguimiento pero
que son los más antiguos en la empresa que siempre lo han
hecho y que hasta ahora no ha pasado nada.

El diagnostico de condiciones de salud fue entregado por la

IPS el viernes anterior a la auditoria y se encuentran
recomendaciones relacionadas con la continuidad de
Programas de Vigilancia Epidemiológica (PVE) visual,
auditivo y DME. El coordinador expresa que ha establecido
PVE para el control de enfermedades de origen
cardiovascular y afectaciones por DME que a la fecha ha
evaluado con indicadores de cumplimiento y expresa que tiene
calificada una enfermedad laboral por pérdida de capacidad
auditiva en un trabajador de 36 años, lo cual el auditor verifica

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en el certificado emitido por la ARL y la carta enviada a la
empresa en donde le informan la pérdida de capacidad auditiva
del trabajador.

El auditor le solicita al coordinador HSE el procedimiento de

administración para contratistas y proveedores PR-HSE-
015 versión 2 de Enero 30 de 2015 de acuerdo con el
procedimiento de control de documentos enviada al auditor
previamente a lo que el coordinador informa que ese
procedimiento había cambiado de versión hacía una semana
pero que no actualizó la matriz de control de documentos.

En el procedimiento se evidencian los criterios de

selección, evaluación, monitoreo y seguimiento para
contratistas y proveedores de acuerdo con los servicios y
riesgos a los que se ven expuestos, para validar su
implementación el auditor selecciona a la EPS SANATE, al
contratista eventual de soldadura SOLDAR SAS, Transportes
CARGAR y al dispositor de residuos ECO LTDA., el coordinador
informa que el departamento de compras es el encargado de
estos servicios.

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El auditor solicita a los representantes de compras las
evidencias de los registros, evidenciando que al realizar la
evaluación de desempeño no informan a los contratistas-
proveedores seleccionados los resultados de la evaluación
y que su seguimiento se realizará en el periodo siguiente que es
dentro de seis meses a pesar de que ellos conocen el
procedimiento en donde se establece que deben establecer
planes de acción de acuerdo con los resultados.

Al revisar el procedimiento PGC312-3 sobre criterios de

adquisición de equipos para izaje, se encuentra que uno de los
requisitos es que eslingas, cuerdas y otros elementos sean
certificados. Se solicita al gestor de actividades de alto riesgo
las certificaciones de los elementos actualmente en uso en una
de las sedes de la empresa y se encuentra que no están.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

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Ya al finalizar la tarde el auditor solicita al coordinador HSEQ
que le permita revisar el programa de inspecciones PR-HSE-
020 versión 5 de 6 de abril de 2016, en donde se define la
realización de inspecciones de EPP, máquinas y equipos,
locativo, equipos de emergencia, vehículos, pero el
coordinador informa que no ha tenido tiempo de realizar
inspecciones este año por pandemia y que las inspecciones
que tiene son del año 2019.

Al solicitar los registros de mantenimiento de vehículos, lavado,

programa de oren y aseo de los vehículos, el gestor de actividades
de Alto Riesgo informa que los vehículos son revisados en
talleres de barrio a donde cada conductor aliado lleva el
vehículo y no se tienen control sobre cambio de llantas y
aceites, estado mecánico de los equipos salvo por la
vigencia de la revisión técnico-mecánica que se encuentra
plenamente documentada. Para los vehículos propios se
tiene establecido el mantenimiento de los mismos en el centro
de diagnóstico de confianza y en donde los han atendido
durante años por lo que no han solicitado ninguna
documentación al respecto.

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Al revisar la accidentalidad para definir la tendencia se
evidencia han presentado en el año 2014 0 A T , 2015 3
AT incapacitantes con 45 días de incapacidad, 2016 5 AT
con 345 días de incapacidad, 2017 1 AT fatal, 3 AT con 90
días de incapacidad, 2018 2 AT con 30 días de incapacidad.
Esta información es suministrada en el certificado de
accidentalidad de la ARL emitida 30 días antes de la fecha de
auditoria. En todos los años se evidencia que no tienen
registros de casi accidentes ni registros estadísticos de
accidentalidad de contratistas.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

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Auditoría de Campo
en ejecución de De acuerdo con el plan de auditoria el auditor teniendo en
actividades cuenta las recomendaciones realizadas por el coordinador
HSEQ para la realización de la auditoria de campo, se
desplazan hacia donde se encuentra la bodega más cercana
en la empresa SUROCUENTA en donde se prestan servicios
de izaje de cargas para motores y autopartes importados que
se distribuyen a nivel nacional junto con el manejo de
sustancias químicas (pesticidas) para el sector agropecuario.

Los trabajadores se encuentran en una bodega en donde

ocurre toda la operación no existe una división para
independizar el sector de izaje para maquinaria y equipos del
sector donde se almacenan los pesticidas.

Se sigue la entrevista con los trabajadores y al preguntar como

aplican la normatividad se SST informan que hay
inspecciones esporádicas a los equipos. Desconocen
los objetivos propuestos por el encargado de la gestión
Actividades de Alto Riesgo e informan que los
resultados de la evaluación de desempeño no les
fueron comunicados. Evidencia además que no tienen
conocimiento del funcionamiento del COPASST ni
participaron en la elección del mismo a pesar de llevar cuatro
años con la organización.

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Al revisar la zona de la bodega donde se almacenan los
pesticidas se encuentra que uno de los bidones está
destapado parcialmente y no hay señalización de peligro. El
auditor pregunta si este bidón se destapó en el sitio o si llegó
con esa anomalía desde su transporte. El supervisor informa
que llegó así desde el transporte; se solicita la hoja de
seguimiento del vehículo y del conductor y se establece que es
uno de los conductores que no tenía la documentación de
transporte de mercancías peligrosas en regla. El auditor
solicita las Fichas de Datos de Seguridad de la sustancia
química y el jefe de bodega informa que estas reposan en la
sede administrativa de la empresa.

El auditor dando cumplimiento al plan de auditoria siendo las

11:30 am decide desplazarse hacia la sede administrativa de
la empresa para dar continuidad al proceso y sobre las 2pm.,
cuando llega evidencia que uno de los trabajadores había pedido
permiso para retirarse e ir al médico. El auditor pregunta la causa y el
trabajador informa que tiene un diagnóstico de vértigo de menniere, el
auditor pregunta sobre las labores a desempeñar por parte del
trabajador y este informa que forma parte del equipo encargado de los
izajes de carga extra dimensionada. El auditor pregunta si este
diagnóstico es reciente y el trabajador informa que su situación de salud
viene desde hace un año y que el va regularmente a la EPS para
tratamiento con conocimiento de la empresa.
El auditor finaliza su observación de acuerdo con el plan de
auditoria para iniciar la realización del informe previo de
hallazgos.

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