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Procedimiento de Vacaciones Área de

Abastecimiento.

VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

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1. Solicitud de Vacaciones.
2. Determinación de Reemplazos.
3. Coordinación de Reemplazos.
4. Notificación a Clientes Internos.
5. Configuración Aviso de Vacaciones.
6. Funciones del Reemplazante.
7. Término del Reemplazo.

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1. Solicitud de Vacaciones.

• El comprador solicitara con una anticipación de 15 días su periodo de vacaciones.

• El comprador deberá informar mediante correo electrónico a su jefatura la solicitud de
vacaciones en conjunto con la carta Gantt del periodo a considerar.
• La jefatura responderá en un plazo de 5 días hábiles su determinación.
• Una vez aprobada la solicitud, el comprador deberá enviar via correo electrónico a RR.HH.
(Alda Astudillo aastudillo@santotomas.cl) la validación del periodo de vacaciones para firma
del comprobante correspondiente.

2. Determinación de Reemplazos.

• La jefatura deberá asignar e informar con anticipación, después de aprobada la solicitud (5

días hábiles) al área, quien o quienes son las personas que realizaran la función de
reemplazo en el periodo de vacaciones.
• Notificar al Analista de abastecimiento el periodo de ausencia para considerar en los
informes de gestión.

3. Coordinación de Reemplazos.

• El comprador que hará uso de vacaciones coordinará con su jefatura y con sus respectivos
reemplazos la entrega de información necesaria para la continuidad operacional del área.

- Informar al reemplazante quienes son sus clientes internos para la atención necesaria.
- Detallar las solicitudes pendientes de gestión (Justificar)
- Puntualizar compras pendientes de entrega (OC, Producto, Proveedor)
- Administración de convenios.
- El comprador deberá dejar todas sus OC debidamente aprobadas antes del inicio de
sus vacaciones.

4. Notificación a clientes internos.

• El comprador deberá Informar de manera anticipada a sus clientes internos sobre el periodo
de vacaciones y quien será su reemplazo.
• El comprador solicitará información del periodo de vacaciones de su cliente interno a modo
de coordinación por sus reemplazos.

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5. Configuración Aviso de Vacaciones.

• El comprador deberá activar la regla de vacaciones en Oracle y delegará las aprobaciones

pendientes al comprador quien realizará su reemplazo.
• El comprador deberá activar aviso fuera de la oficina en Outlook, en el cual se informe quien
es su reemplazante y en que periodo se encontrara ausente.

6. Funciones del Reemplazante.

• Deberá velar por mantener al día las SC y correcta emisión de las OC en los plazos
estipulados por el área (3 Días) desde la cuenta Oracle del titular, paralelamente informando
a los clientes internos.

7. Término del Reemplazo.

• El reemplazo finalizara una vez el comprador titular retorne a sus funciones habituales, en
donde el reemplazante entregara un estatus de todas las gestiones realizadas en este
periodo.
• En el caso que coincidan en las fechas de vacaciones, se debe dejar por escrito vía correo
con copia a jefatura, las gestiones realizas y pendientes de ejecutar.

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