TEMA 15: LA ORGANIZACIÓN EN LOS SERVICIOS DE SALUD / ENFERMERÍA

1. ORGANIZACIÓN: DEFINICIÓN Y FINALIDADES

La palabra organización puede ser utilizada con dos acepciones o sentidos distintos, dentro
del contexto administrativo:

* La organización es el conjunto de personas y medios que trabajan de forma coordinada

en un determinado contexto físico (local, edificio, etc.) y normativo, que sería la
empresa.
* El término responde también a la definición de una etapa del proceso administrativo, en
la que se persigue el establecimiento de fórmulas de coordinación y relación de las
personas y los medios, para llevar el plan de forma eficaz, efectivo y eficiente (coste-
efectivo)

DEFINICIÓN

Se define la organización como el proceso de relacionar o combinar los grupos/equipos que

deben llevar a cabo las acciones que se hayan previsto con los medios necesarios para su
ejecución.

La organización se basa en la planificación y le proporciona la forma concreta en que el plan va

a ser puesto en marcha, mediante la estructuración de los componentes, la sistematización de
las actividades y la dotación de los recursos necesarios.

FINALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

¨ Integración de personas, actividades y resultados.

¨ Adaptación a la situación y a los objetivos.
¨ Continuidad y seguridad en las acciones.
¨ Transmisión y utilización de la información.

CULTURA ORGANIZACIONAL

Cada institución, como cada grupo humano, comunidad, familia u otros tiene sus propias
normas y valores: cultura de la organización.

La cultura explica el motivo por el que se distingue un hospital de otro, tanto en la opinión de
los usuarios como de los propios trabajadores, al disponer cada uno de los centros sanitarios
de una cultura o personalidad diferente.

La cultura de una organización explica las relaciones existentes dentro de ella y la forma en
que se han producido, además se transmite a los nuevos trabajadores.
Una organización de cultura dinámica es aquella que, moviéndose en un entorno sujeto a
cambios frecuentes y altamente competitivo, responde con prontitud a estos cambios y
presiones con transformaciones y adaptaciones de la propia institución.

Una organización culturalmente estática cuando su ambiente permanece estable, sin

producirse variaciones en sus ritos, usos y costumbres, aunque a su alrededor se vengan
produciendo transformaciones.

En el ámbito sanitario, se observa que las instituciones hospitalarias, grandes y pequeñas, son
más tendentes a manifestar una cultura de componentes estáticos.

Los centros de atención primaria tienen características de mayor dinamismo, probablemente

por estar más en relación con el ambiente social externo y ser más permeables a las presiones
que se puedan ejercer desde él.

PODER

Se define el poder como la facultad para realizar algo o como el dominio o influencia que se
tiene sobre el comportamiento de los demás.

El poder y la forma en que se utiliza es un elemento básico en una organización y determina en

buena manera el carácter de las relaciones interpersonales que se establecen en la institución.

Para la enfermería, que realizan habitualmente su trabajo profesional en ambientes de equipo

más o menos numeroso, esta capacidad de influir en los demás para conseguir los objetivos se
refleja en el trabajo cooperativo.

También se manifiesta el poder en las relaciones con los usuarios de los servicios de
enfermería, pacientes o usuarios y sus familias, dependientes de los cuidados individuales y
colectivos.

El poder puede ser:

1. De recompensa. Cuando, para lograr la influencia deseada en el comportamiento de los

otros, se utilizan premios personales, que, en un servicio de enfermería, pueden ser:
concesión de días libres, establecimiento de turnos preferentes de vacaciones,
asistencia a cursos y congresos, ofrecimiento a los compañeros para realizar algún
trabajo o cambiar turnos, etc.
2. De castigo o coercitivo. Es justamente lo contrario del anterior, ya que se consigue una
influencia utilizando la posibilidad de castigar o imponer alguna sanción a los miembros
del grupo, por diversos medios, que pueden ser objetivos: cambios de turno, traslado
de servicios; o subjetivos: reprensiones o distanciamiento personal.
 3. De experto. Se basa en la utilización de las capacidades, conocimientos y habilidades
de una persona, a la que se le reconoce por los demás el poder del conocimiento y la
destreza, influyendo justamente por esas mayores capacidades técnicas o personales.
4. De referencia o poder referente. Se produce cuando existe una identificación de unas
personas con otra, que llega a influir en la conducta del equipo por admiración o elevada
consideración hacia sus cualidades personales o profesionales.

El poder se ejerce generalmente desde los puestos superiores de la organización hacia los
subordinados, pero no siempre esto es así: la maestría en la labor profesional puede hacer que
un profesional de enfermería de base ejerza una influencia real en la forma de actuar de todo
el equipo, incluida la supervisora o coordinadora del mismo.

AUTORIDAD

Se denomina a la capacidad de ordenar la realización de determinadas actividades, y está

generalmente relacionada con una posición laboral de cierta jerarquía.

El concepto de autoridad está íntimamente ligado al de responsabilidad, ya que se ejerce en

aquellas áreas de trabajo de cuya actividad se es responsable y el acto de ordenar significa
una delegación de esa autoridad.

La responsabilidad de la acción y su efecto permanece, en términos generales, en la persona

que ejerce la autoridad, aunque delegue explícitamente, a través de una orden, la realización
de la acción.

ROL

Es el conjunto de comportamientos y actitudes esperadas de una determinada persona en un

esquema organizativo o de un puesto específico dentro de la organización.

El rol que desempeña un trabajador en un equipo: un enfermero/a de una unidad de cuidados

su rol se compone de elementos profesionales y sociales.

STATUS

Se define este concepto como la consideración o la estimación que recibe una persona del
grupo al que pertenece o la que se confiere a un determinado lugar o puesto por parte de la
organización.

La idea de status se vincula en la organización a la de poder y, en el caso de referirse a un

puesto concreto, se relaciona con los conocimientos y habilidades necesarios para
desempeñarlo.
El status laboral trasciende al ámbito de la empresa y se refleja en lo social, medidos ambos
en una escala imaginaria de alto/bajo.

La denominación de una persona por el puesto que ocupa en su trabajo la sitúa en una
determinada posición aun fuera de ese trabajo.

Puede también considerarse la existencia de un concepto de status de equipo, que sería la

estimación que se puede conferir a un conjunto de trabajadores en una organización.

En el ámbito del trabajo en una institución sanitaria, la enfermería disfruta de un

determinado status como colectivo.

2. FASES DE LA ORGANIZACIÓN

La organización es un proceso con diversos pasos en su elaboración y puesta en marcha, que

tienen peculiar significado en el conjunto del proceso administrativo.

Estas fases se denominan:

1. Estructuración.
2. Sistematización.
3. Instalación.

En esta etapa se procede primeramente a definir el lugar que ocupará cada uno de los
individuos y grupos, para posteriormente dotar a éstos de formas de trabajo y medios para
llevarlo a cabo.

ð Estructura

Es la forma de coordinar los diferentes componentes de la organización, de establecer líneas

de comunicación, transmisión de poder y autoridad, y de situar a los elementos humanos en el
lugar preciso en que sean más útiles para la institución.

La estructura de una organización refleja:

1. Los objetivos y planes.

2. Las líneas de autoridad y poder: el lugar donde se toman las decisiones, la delegación
de las responsabilidades y el ámbito en que se llevan a cabo las acciones.
3. La cultura o el ambiente de la organización.
4. La situación del elemento humano: la estructura coloca a cada uno de los trabajadores
y grupos humanos en un lugar exacto, interrelacionado y coordinado con los demás
componentes de la organización.

Tipos de estructuras
Las estructuras informales son las de aquellos grupos de personas que no presentan una clara
definición de sus objetivos, aunque ocasionalmente se puedan coordinar para realizar alguna
actividad.

Las estructuras formales son aquellas en la que se identifican claramente y pueden ser
representadas las líneas de poder y autoridad, así como las que definen las relaciones entre
los miembros y elementos de la organización.

La estructura formal tiene tendencia a la estabilidad, y sólo se producen cambios en ella

cuando tienen lugar transformaciones significativas, tanto en la empresa como en su entorno.

Las estructuras formales e informales coexisten, por lo general, en una institución, y son
igualmente necesarias para su buen funcionamiento.

De la adecuada relación entre unas y otras depende en algunos casos la eficiencia de la

organización y, en definitiva, incluso el logro de los objetivos.

El concepto de departamento sirve para designar a las unidades de estructuración, que

responden a diversos criterios y que tratan de agrupar las actividades y las personas sobre
las que un determinado responsable ejerce la autoridad.

El concepto de departamento parte del principio de división del trabajo, y, al agrupar a las
personas y medios, intenta su racionalización y su mayor eficiencia.

Los criterios empleados con el propósito de establecer departamentos pueden ser:

Þ Por número de personas. Es un enfoque muy simple y fácil de aplicar, ya que divide los
grupos tratando de encontrar el número idóneo de personas que pueden ser dirigidas y
controladas por un solo responsable.
Þ Por tiempo u horario. Al igual que el de número, es un criterio simple y empleado
únicamente de forma complementaria.
Þ Por área funcional. Este criterio tiende a agrupar a las personas de acuerdo con el fin
que pretenden obtener de su trabajo o las habilidades y conocimientos necesarios para
llevarlo a cabo.
Þ Por área territorial. En instituciones físicamente dispersas o de gran extensión, se
emplea en ocasiones este criterio, que orienta la división en razón precisamente de
determinados espacios y límites geográficos o físicos.
Þ Por producto. Este tipo de criterio de división ha sido muy utilizado por la gran
industria, que divide a los grupos en función de lo que están produciendo.
 Þ Por proceso. También iniciado en la industria, este enfoque se encuentra en los centros
sanitarios que agrupan parte de sus actividades en función del proceso o del equipo
material empleado.

Lo importante no es tanto la orientación de la división, sino que sirva verdaderamente para

fomentar la eficiencia de la organización.

Las estructuras formales pueden ser de tres tipos principalmente:

§ Estructura jerárquica. Se basa en los principios de las teorías clásicas de la

Administración, especialmente en el modelo de la teoría burocrática.
§ De staff. Se utiliza esta palabra inglesa (que tiene un significado militar: estado
mayor) para representar una estructura basada más en la especialización que en la
autoridad.
§ Matricial. Se denomina así a la estructura que combina los dos tipos anteriores: una
organización matricial se caracteriza por su mayor flexibilidad y capacidad de
adaptación a los cambios y su escasa centralización.

Organigramas

Se define a un organigrama como la representación gráfica y en forma esquemática de una

organización y su estructura, especialmente en la forma de relacionarse los departamentos a
lo largo de las líneas de autoridad.

Un organigrama es siempre incompleto, y no puede representar todas las situaciones que se

producen en una empresa, tales como los canales de información o las relaciones informales,
sin embargo, disponer de un organigrama en una institución presenta las siguientes ventajas:

1. Ayuda a comprender la posición de cada uno en la organización, especialmente a los

nuevos trabajadores.
2. Facilita la adopción de medidas de modificación de la estructura existente, ya que en
todo momento se puede observar si el gráfico responde verdaderamente a la situación
o si, por el contrario, presenta inconsistencias o una complejidad poco adecuada.
3. Contribuye a la solidez de la organización, al constituir una representación exacta de la
misma, que se puede modificar para mejorarla.

Generalmente, en un organigrama se representan las líneas de autoridad en forma de escalera,

de arriba abajo, siendo las líneas verticales las de delegación de autoridad y su coordinación, y
las líneas horizontales, las de comunicación entre similares niveles de autoridad.

Departamento de enfermería o división de enfermería

El departamento de enfermería se representa dentro de una institución sanitaria como un
área funcional, al encontrarse sus miembros distribuidos por toda la institución.

Se aborda con la definición dentro de cada institución de las labores de la enfermería dentro
de tres grandes categorías:

1. Independientes. Son aquellas labores del cuidado que proporcionan la enfermería en

función de las necesidades de los usuarios, generalmente definidas por un diagnóstico
de enfermería.
2. Interdependientes. Son los servicios prestados por la enfermería que derivan de un
diagnóstico médico o del tratamiento prescrito por otro profesional.
3. Delegadas. Labores realizadas por la enfermería siguiendo una orden médica.

ð Sistematización

El establecimiento del conjunto de normas, protocolos y procedimientos que señalan los modos
de trabajo más adecuados para el desarrollo del plan.

Las normas de actuación se basan en una definición previa de la filosofía del equipo/grupo o
institución.

La filosofía se mantiene por escrito y se une a la elección de un modelo teórico que oriente
toda la actuación de la enfermería en la institución y sirva de base a la elaboración de normas
de trabajo e incluso a la determinación de otras cuestiones relativas al personal.

Norma o estándar

Las normas son en general una guía para la acción, ya que, al especificar claramente la
situación idónea que se pretende conseguir, así como los medios para obtenerla y el nivel
esperado.

Las normas pueden ser:

1. Normas generales. Son aquellas que se establecen para orientar el funcionamiento de la

institución en su conjunto.
2. Normas de cuidados. Las que definen una situación referida a los pacientes o usuarios
de los servicios de enfermería.
3. Normas de competencia profesional. Definen las características del comportamiento
laboral de la enfermería o de otros trabajadores.

Las normas pueden ser elaboradas por:

 1. Asociaciones profesionales de enfermería, que pretenden dar coherencia global al
grupo profesional, favorecer la estructura de su trabajo, afirmar su identidad y lograr
un mayor reconocimiento por parte de la sociedad.
2. Los organismos de la Administración central de salud, como pueden ser los ministerios,
que tratan de establecer principios generales de orientación, de acuerdo con las
políticas de salud del país.
3. Las instituciones sanitarias, hospitales o centros, que, dentro de su política
organizativa, marcan pautas de las que se deriva una actuación enfermera eficiente,
adecuada y de calidad.

Protocolos y procedimientos

Se define un protocolo como la descripción exacta de una actividad con especificación clara
de su denominación, las condiciones en que se ejecuta, las características de la persona o
equipo que lo lleva a cabo y la secuencia de los pasos a realizar para conseguir el total de la
acción y su efecto.

Un protocolo, por tanto, debe especificar:

1. La definición de la actividad a realizar, con una denominación que no induzca a error y

que sea de general aceptación entre los profesionales encargados de llevarla a cabo.
2. La determinación del receptor de la acción, paciente o usuario, hacia el que se va a
actuar, y las condiciones de éste que hacen precisa la acción o en las que debe situarse
al usuario.
3. La descripción del agente que lleva a cabo la acción, y las condiciones en que éste debe
situarse.
4. La relación de los medios materiales a emplear en la acción y las condiciones exactas de
estos recursos.
5. La secuencia detallada de los actos que se van a llevar a cabo, explicando, si ello fuera
necesario, las posibles precauciones a adoptar para evitar complicaciones o los signos
de alarma que indicarían la presencia de reacciones o consecuencias adversas.
6. La forma de finalización del proceso: el resultado esperado, la recogida de los medios
empleados y la manera de evaluar la acción y registrar lo realizado.

La elaboración de un protocolo debe observar los siguientes pasos:

1. Estudio de la norma. Generalmente, un protocolo significa el cumplimiento de una norma

de ámbito amplio, para la que el protocolo sirve como instrumento de puesta en
práctica concreta.
 2. Identificación de las condiciones. Tanto de los posibles usuarios en los que se deba
utilizar el protocolo, como del personal (educación, experiencia, actitudes) y del
material disponible. 3
3. Constitución de un equipo o comité de protocolos. Habitualmente, este equipo está
formado por personal de diversas unidades o programas que vayan a necesitar la
utilización del protocolo, elegidos en razón de su experiencia y de su mayor
disponibilidad.
4. Redacción y distribución. Una vez redactado, el protocolo debe ser distribuido entre
las distintas unidades que lo han de llevar a la práctica.
5. Experimentación y revisión. Antes de su aceptación definitiva, un protocolo debe ser
experimentado, aplicado en un grupo seleccionado de usuarios, en los que se observará
la pertinencia, adecuación y resultados de la acción protocolizada.

Los protocolos son elementos indispensables en una organización, ya que determinan en buena
manera la forma de actuar y, en consecuencia, influyen en todo el proceso.

Un protocolo o procedimiento alcanza su mayor utilidad cuando se cumplen las siguientes

condiciones:

1. Necesidad de la protocolización. Sólo se deben elaborar procedimientos de aquellas

actividades que sean verdaderamente significativas, por:
a) Su importancia para el cuidado.
b) La complejidad de su ejecución.
c) La posibilidad de obtener resultados diferentes con diversos modos de actuación.
d) Sus costes en tiempo o dinero.
2. Accesibilidad para su consulta y discusión. Los protocolos o procedimientos de una
institución o unidad deben recogerse por escrito y conjuntamente en un manual de
procedimientos, que esté al alcance de todos los trabajadores para su consulta en
cualquier momento.
3. Posibilidad de cumplimiento y revisión. En ocasiones, ocurre que en una institución de
salud los servicios de enfermería disponen de una amplia y correcta protocolización de
actividades, que figura en el correspondiente manual de procedimientos, sin que las
enfermería en la práctica sigan los protocolos establecidos.
4. Facilidad de cumplimiento. Un procedimiento debe reflejar la mejor manera de llevar a
cabo una actuación de enfermería, pero siempre que ésta sea verdaderamente posible
de acuerdo a los medios y la situación en que se encuentre la institución y el propio
personal.
Un protocolo puede ser:
 a) Empírico, cuando recoge la forma habitual en que se practica un determinado
cuidado.
b) Ideal (eficaz, efectivo y coste-efectivo), cuando se expresa la manera más efectiva
y coste-efectiva que será preciso alcanzar en la realización de una práctica de
enfermería.

Se acepta que un protocolo tiene las siguientes utilidades:

1. Unifica los criterios de actuación de todos los trabajadores, en un lugar determinado

de la organización, al marcar pautas concretas y correctas para llevar adelante el
trabajo.
2. Facilita el trabajo, especialmente el de los profesionales de nueva incorporación.
3. Es más efectivo y coste-efectivo, ya que estandariza la utilización de recursos y
resultados en salud en base a la evidencia científica.
4. Sistematiza la información, facilitando el registro de las actividades.

ð Instalación

La tercera fase del proceso organizativo corresponde al período de instalación, que se centra
en la dotación de los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades proyectadas en la
forma que se haya formulado según las normas. Los recursos pueden ser:

1. Humanos. Personas que constituirán el conjunto de la plantilla de personal de la

institución, empresa o unidad.
2. Materiales. Tales como locales, medios instrumentales, mobiliario, utillaje, etc.
3. Financieros. Dotación y distribución de los medios económicos, según el presupuesto.

La política de personal de enfermería de un centro sanitario deberá guiar la toma de

decisiones en cuanto a la selección, orientación, desarrollo y distribución del personal de
enfermería encargado de prestar los cuidados adecuados a los usuarios de la institución.

En líneas generales, una política de personal debe definir:

1. El tipo de personal que emplea el centro o empresa, y las relaciones que este personal
tiene establecidas con la dirección y con otros trabajadores de su misma área o de
otras áreas funcionales o administrativas.
2. El número de personas requerido, en función de las actividades a realizar y su
distribución en las diferentes áreas de trabajo (efectividad y coste-efectividad).
3. Las condiciones de trabajo existentes, en cuanto a promoción o posibilidades de cambio
dentro de la estructura, así como ventajas sociales que pudieran existir.