CIRCULAR INTERNA

PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, JEFES DE OFICINAS, LÍDERES DE

PROGRAMA, FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA
ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTAL

DE: SECRETARIA GENERAL – GRUPO DE CONTRATACIÓN

ASUNTO: Lineamientos e instructivos para el proceso de contratación vigencia 2022

FECHA: diciembre 23 de 2021

Teniendo en cuenta que para la vigencia 2022 se deberán adelantar los procesos de
contratación de acuerdo con las necesidades de cada sectorial a través de las plataformas
SIRCC II y SECOP II, desde la Secretaria General se ha venido trabajando en la
actualización de formatos e instructivos conforme al Manual de Contratación, que le
permitan a la Administración Departamental, apropiarse de los procedimientos con miras a
garantizar un proceso transparente y eficaz.

Por tanto, a través de la presente se remiten para conocimiento y aplicación de todas las
sectoriales, los instructivos y formatos que se deberán tener en cuenta para los procesos
de contratación que se vayan a adelantar en cada sectorial:

- Instructivo No. 1 Versión 2: Remisión de expedientes pre contractuales a través

del sistema SIRCC II

Adicionalmente se remiten los formatos que todas las sectoriales deberán implementar para
el proceso de contratación:

- Formato de estudios previos para prestación de servicios (apoyo a la gestión y/o

profesionales)
- Formato de Autorización de cargue de Documentos en SECOP II.
- Formato de Acta de cierre expediente contractual.

En lo concerniente al Plan anual de Adquisiciones vigencia 2022, el día 30 de

diciembre del año en curso, solo se revisarán y aprobarán en comité de
contratación, las solicitudes de inclusión y registro del PAA que fueron recibidas
dentro del término establecido en la circular cuyo asunto manifiesta las
“DIRECTRICES RELACIONADAS CON LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DE LA
ENTIDAD - VIGENCIA FISCAL - 2022” remitidas por las plataformas institucionales
a las diferentes dependencias.

De manera que según los estipulado por el manual de contratación decreto 000059
de abril de 2021, procederá el comité de contratación a realizar la verificación y
aprobación de las solicitudes presentadas por las distintas sectoriales del Plan anual
de Adquisiciones vigencia 2022.

Así mismo, la Secretaría General ha proyectado el cronograma (anexo) de actividades para

efectos de adelantar la contratación directa de Prestación de Servicios y Apoyo a la Gestión,
el cuál consistente en la elaboración de los contratos del personal adscrito a cada una de
las oficinas y secretarías de la Gobernación del Departamento del Cesar.

Edificio Alfonso López – Calle 16 12-20 Teléfono (095) 5748230

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Por lo anterior, agradecemos radicar en el SIRCC II toda la documentación necesaria para
adelantar los contratos de la vigencia 2022 que correspondan a su sectorial, para lo cual se
sugiere realizarlo con una anticipación de dos (2) días antes de la fecha indicada para
contratar.

Cabe anotar que los contratos que se deriven de un proyecto de inversión, deben
anexar el debido certificado de priorización emitido de la Oficina Asesora de
Planeación.

Es menester recordar e insistir que para la vigencia 2022 cada sectorial debe designar una
persona que sirva de enlace para todo lo relacionado con el Plan de Compras, Plataforma
SECOP II, SIAOBSERVA, y así mismo otra persona para allegar los documentos
correspondientes a la legalización del contrato, una vez se encuentren adjuntos en el
SECOP II y revisado posteriormente, para esta designación se deberá enviar oficio con
anterioridad al correo general@cesar.gov.co con la información de contacto de la persona.

Consecuentemente, y teniendo en cuenta el incremento de la contratación producto de la

ley de garantías se les recuerda a las distintas sectoriales que la puerta de la Secretaria
General permanecerá cerrada desde el 3 al 31 de enero de 2022, únicamente podrán
ingresar en casos excepcionales secretarios, líderes y/o jefes de oficinas o en su defecto la
persona que estos designaron en lo concerniente al proceso contractual de cada una de las
dependencias.

Finalmente, y para tener en cuenta la Ley 996 de 2005 – Ley de Garantías Electorales, y el
cronograma electoral de los comicios que se llevarán a cabo en el país en el año 2022, se
las restricciones en la gestión contractual que aplicarán durante los cuatro (04) meses
anteriores a las elecciones de Congreso y las elecciones Presidenciales, hasta la
realización de la elección en segunda vuelta - si fuere el caso-, con su respectivo calendario,
son las siguientes:

a. Congreso de la República:

Fecha de elecciones: 13 de marzo de 2022

Contratación restringida: Convenios o contratos interadministrativos para ejecutar recursos

públicos.

Periodo Restricción: Desde las cero (0:00) horas del 13 de noviembre de 2021.
Hasta las veinticuatro (24) horas del 13 de marzo de 2022.

Nota: Se debe tener en cuenta que el Congreso de la República , aprobó el artículo 125 del
Presupuesto de Rentas y recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la Vigencia Fiscal
de 2021, en el cual se modificó temporalmente el inciso 1º del parágrafo del artículo 38 de
la Ley 996 de 2005, permitiendo que a partir de la publicación y durante el año 2022,
UNICAMENTE la nación celebre convenios interadministrativos con las entidades estatales
para ejecutar programas y proyectos correspondientes al presupuesto General de la
Nación.

b. Presidente de la República:

Fecha de elecciones: 29 de mayo de 2022.

Contratación restringida: Las causales de la modalidad de Contratación Directa.

Periodo Restricción: Desde las cero (0:00) horas del 29 de enero de 2022.
Hasta las veinticuatro (24) horas del 29 de mayo de 2022; y, en el caso de segunda vuelta,
se extiende hasta las veinticuatro (24) horas del 19 de junio de 2022.

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NOTA: LOS PROCESOS QUE SE DEVUELVAN PRODUCTOS DE INCONSISTENCIAS
Y/O ERRORES EN LOS DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES INGRESARAN EN
FILA DE ESPERA, SO PENA DE LA NO CONTINUACION DEL PROCESO POR LAS
CONTINUAS FALLAS GENERADAS EN LA PLATAFORMA SECOP II DEBIDO AL
VOLUMEN DE CONTRATACION QUE SE GENERA EN EL MES DE ENERO, SE
SOLICITA SER CUIDADOSOS A LA HORA DE CREAR EL PROCESO Y CARGAR LOS
DOCUMENTOS SOLICITADOS EN LA VIGENCIA REQUERIDA

Se anexa cronograma de contratación vigencia 2022.

Atentamente,

LORENA HERNANDEZ DANGOND

Secretaria General Departamento del Cesar

Proyectó:
Revisó: Lorena Hernández Dangond/Sec Gral.
Archivado en: Circulares internas 2021

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