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POR LA CUAL SE APRUEBA Y SE IMPLEMENTA
I-4
POL|TICA DE GESTIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL MINISTERIO DE
EDUCACIÓN Y CIENCIA S - ]/r.RSIÓN 2,

oqoSlo
Asunción, J4 aezo23 de
J
VISTO: El Memorándum DGG N" 1523 de fecha 26 de julio
de 2023, presentado por el señor Gustavo Rodas, Director General de Gabinete de este
Ministerio, y;

CONSIDERANDO: Que a través del mismo remite el proyecto

de resolución "Por la cual se aprueba y se implementa la política de gestión y control de docunrcntos
del ltlinisterio de Eduütción y Ciencias - Versión 2";

Que, la Constitución Nacional en su artículo 75 oDe la

responsabilidad educatiua» garantiza: nLa educación es responsabilidad de la sociedad y recae en
particular en la familin, en el Alunicipio y en el Estado...r; asimismo, en su artículo 76 «De las
obligaciones del estado" menciona:
"La organiznción del sistema educattuo es responsabilidad esencial
del Estado, con la participación de las distintas comunidades educatit¡ns. Este sistema abarcará a los
sectores públicos y priuados, así como nl ámbito escolnr y extraescolar,r;

Que, Ia Ley No 1264/1998 oGeneral de Educación>>, e71su artículo

18 dispone: «Las funciones del Estado, en el ámbito de ls educación, se ejercen por medio del Ministerio
de Educación 11 Cultura»;

La Ley ll" 5749/2017 "Que establece la Carta Orgánica del

Ministerio de Educación y
Ciencias», en su artículo 3" "Competencia,' indica: "El Ministerio de
Educación y Ciencias es el órgano rector del sistema educatiao nacional y conlo tal, es responsable de
establecer la política educatiaa nncional en concordancia con los planes de desarrollo nacional, conforme
lo disponeConstitución Nacional y la Ley No 1264/98 "GENERAL DE EDUCACION"";
la
asimismo, en su artículo 5" nFunciones, determina: uEl Ministerio de Educctción y Ciencias tiene
por finalidad garantizar la educación como un bien público y derecln fundamental del ser humano. A tal
efecto, deberá cumplir las siguientes funciones: ... p) implententar un sistema nacional de estadística e
información educatiaa qtLe facilite la interconexión y conrunicactón de todos los integrantes del sistenm
educatiao nacional. ..» ;

Que, el citado cuerpo legal en su artículo 7 "Política de Gestión"

establece: l¡Linisterio de Educación y Ciencias garantizará la incorporación de las siguientes
"El
medidas de gestión: a) promooer y eaaluar constctntemente la gestión institucional del ltlinisterio, las
relaciones e interacción entre los distintos Viceministerios, Direcciones Genernles, Departantentos y
planes de acción pnra garantizar una gestión sistémica orientada a resultados;. . k) garnntizar ln
eficiencia y efícacia en la ejecución de los trámites parnla expedición opo tos»;

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POR A CUAL SE APRUEBA Y SE IMPLEMENTA I-A
POLÍTICA DE GESTIÓN Y CONTROL DE DICUMENTIS DEL MINISTERIo DE
EDUCACIÓN Y CIENCIA S - VERSIÓN 2,
-2-
Que, asimismo, en su artículo 17 "Funciones del ministro"
dispone: "El ltlinistt'o de Educación y Ciencias es la máxima autoridad institucional y como tal posee
las siguientes funciones: ...h) garantizar que el uso de los recursos financieros, económicos, humanos y
tecnológicos respondan n las necesidades de la institución, así como a los principios de eficiencia,
transparencia, integridad y austeridad financiera; i)... disponer la formulación de reglamentaciones...; j)
aprobar la creación, modificación, agrupación, separación o suytresión de las instancias con jerarquía
inferior a lo establecido ¡tor esta Ley; k) establecer los mecanismos institucionales que perntttan el
funcionamiento de un sistema de comunicación social, interno y externo al Ministerio de Educación y
Ciencias, que aporte en la construcción de una política de inclusión de los actores del sistema y potencie
la identidad, el sentido de pertenencia, la participación social, la transparencia y la rendición de cuentas;
l) cumplir y hacer cumplir las disposiciones constitucionales y legales relatiaas a sus funciones, así como
las resoluciones emanadas en esta instanciq")

La Ley N" 6715 de fecha 29 de septiembre de 2079 "De

ytrocedimientos administrntiuos» que üene por finalidad establecer el régimen jurídico de los actos
administrativos;

N' 962 de fecha 27 de noviembre de 2008 "Por el

Que, el Decreto
cual se modifica el Título VII del Decreto N'
8127 del 30 de marzo de 2000 "Por el cual se establecen las
disposiciones legales y administratiuas que reglnmentan la implementación de la Ley N" 1535/99, 'De
Administración financiera del Estado' y el funcionantiento del Sistema Integrado de Aclministración
Financiera (SIAF)"", modifica el artículo 96 del Decreto N" 8127 del 30 de marzo de 2000,
asimismo, se aprueba y se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para Entidades
Públicas del Paraguay (MECIP);

La Resolución CGR N" 377 de fecha 13 de mayo de 20L6 "Por la

cual se adopta la Norma de Requisitos Mínimos para un Sistema de Control Interno del Modelo
Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay - MECIP: 2015";

La Resolución AGPE I§' 326 de fecha 17 de octubre de 2019

"Por
la cual adopta la Norma de Requisitos Mínimos y la Llatriz de Eualuación para un Sistema de Control
lnterno del Modelo Estándar de Control Interno ¡tara lnstituciones Públicas del Paraguay ItLECIP:
2015";

La Resolución N" 708 de fecha 15 de septiembre de 2020 «Por la

cual se adopta la Norma de Requisitos lv4ínimos para un Sistems de Control Interno del lthodelo
Estándar del Control lnterno para Instituciones Públicas del Paraguay 5, en el Ministerio
de Educación y Ciencias»;

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POR A CUAL SE APRUEBA Y SE IMPLEMENTA LA
poúrtca DE crsrtóN v coNTRoL DE DocuMENTos DEL MrNtsrERto DE
roucectóN Y crENCrA s - wnstóN z.
-3-
La Resolución N' 978 de fecha 23 de diciembre de 2020
"Por la
cual se aprueba el Plan de adecuación a la digitalización de trámites del Ministerio de Educación y
Ciencins, en el marco de la Ley N" 6562/2020 de la reducción de h utilización de papel en la gestión
pública y su reemplazo por el formato digital".

Que, existe la necesidad de aprobar la versión 2 dela Política de

Cestión y Control de Documentos, con el fin de incorporar actualizaciones a los lineamientos
institucionales, así como, de adecuar la elaboración, gestión y control de documentos, de
acuerdo con la política de gestión enmarcada en garantizar la eficiencia y eficacia en la
ejecución de los trámites para la expedición oportuna de documentos, establecida en la Carta
Orgánica del Ministerio de Educación y Ciencias;

Que, la política de gestión y control de documentos üene como

objeüvo controlar Ia información contenida en todos los documentos producid os y /o
gestionados en la administración central y órganos desconcentrados del sector oficial del
Ministerio de Educación y Ciencias, en el marco del Sistema de Control Interno, de manera a
que dicha información esté disponible, sea apropiada y se encuenh'e protegida
adecuadamente, a través de un lineamiento institucional de manejo y gestión de documentos
para las diferentes áreas organizacionales del Ministerio de Educación y Ciencias, además de
facilitar los procesos de control en la gestión de los documentos oficiales.

Por tanto, en ejercicio de sus atribuciones legales,

EL MINISTRO DE EDUCACIÓN Y CIENCIAS

RESUELVE:
Lo.- APROBAR la Política de Gestión y Control de Documentos del Ministerio de Educación y
Ciencias - Versión 2, dela siguiente manera:

"El Mtnisterio de Educación y Ciencias se compromete a gestionar, de mnnera eficiente y eficaz,los

documentos mediante la implementación de controles que garanticen la disponibilidad y uso
adecuado de los mismos".

2o.- IMPLEMENTAR la Política de Gestión y Control de Documentos, conforme con los

anexos que forman parte de la presente resolución.

3o.- ENCARGAR a la Dirección General de Auditoría Interna de este Ministerio, la inclusión

del control del cumplimiento de la presente disposicióry en de auditorías.

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POR SE APRUEBA Y SE IMPLEMENTA
LA
POLÍTICA DE GEsrlÓN Y CONTROL DE DOCUMENTIS DEL MINIsTERIo DE
EDUCACIÓN Y CIENCIA S - VERSIÓN 2,
-4-
4o.- ESTABLECER la revisión y actualización de la política según necesidad o requerimiento
a la Secretaría General y a la Dirección de Desarrollo Organizacional, dependiente de la
Dirección General de Gabinete.

5o.- ENCOMENDAR a la Dirección General de Gestión y Desarrollo del Personal, con el

acompañamiento de la Secretaría General, la Dirección General de Gestión Educativa
Departamental y la Dirección de Desarrollo Organizacional, la capacitación para Ia
implementación de la Política de Gestión y Control de Documentos a los servidores
públicos del Ministerio de Educación y Ciencias, en todo el territorio nacional.

6o.- ENCARGAR al Viceministerio de Educación Básica, al Viceministerio de Educación

Superior y Ciencias, al Viceministerio de Culto y a sus áreas organizativas, la publicación
de las resoluciones emitidas por sus dependencias, en el portal insütucional.

7o.- ABROGAR la Resolución N" 231 de fecha 31 de mayo de 2021, "Por la cual se aprueba la
Políticn de Gestión y Control de Documentos del l¡,4inisterio de Educación y Ciencias".

8o.- DEIAR sin efecto la Resolución N' 1108 de fecha 30 de diciembre de 2021 "Por la cual se
dispone la implementación de la Política de Gestión y Control de Documentos el Ministerio de
Educación y Ciencias - aersión 1, en el marco de la Resolución No 231, de fecha 31 de de
2021".

9".- COMUNICAR a quienes corresponda y cumplido archivar.

Rojas
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-5-

ANEXO I

POLÍTICA DE
GESTIÓX Y
CONTROL DE
DOCUMEI\TOS Y SU
IMPLEMENTACIÓNü
EN Et MINISTERIO
DE EDUCACIÓN Y
CIENCIAS
VERSTÓX.02
Ficha Técnica
AÑO -2023
Elaboración:

Lic. Ronald David Solís Valiente

Lic. Noelia Liliana Franco Garcete

Revisión:

Abg. Derlis Noguera Mancuello

Ing. Ricardo Manuel Insaurralde Cabrera

Abg. Laura Ramírez Toffoletti

Abg. Miguel Guillen Ferrari

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Extrella No 443 clrsi ¡\lhcrdi - É¡lificio llltrella
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Tel: (595 2'I) 447-989/442..055

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-6-
Contenido
Justificación: ..... ........ .. 7
Objeüvo General:.... 1
Objetivos Específicos: ................. 7
Alcance..... 7
Producción Documental................ 1
Retención y Conf idencialidad 7

La Política de Gestión y Control de Documentos debe asegurar que: 7

RÉGIMEN JURÍDICO DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS. B

FORMATOS DE DOCUMENTOS 8

CONFORMIDAD O APROBACIÓN DE DOCUMENTOS.. 8

LEGIBILIDAD DE DOCUMENTOS 8

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS FORMATOS ESTANDARIZADOS 8

REGISTROS Y DOCUMENTOS OFICIALES VERSIONADOS........ 9

CONTROL DE CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS OFICI4LES...................... 9
DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS. (Acceso, distribución, retención, actualizacíón
constante y archivo). ...... 10
DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO ........ 10
UTILIZACIÓN Y DISPONIBILIDAD DE DOCUMENTOS EN DESUSO............................... 1I
CONTROL DE REGISTROS.,......... .................... I i
EVALUACTÓN PT GESTIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS ....................... I I
TABLA DE NIVEL DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS .............11
DISPONIBILIDAD DE DOCUMENTOS ,......,..12
CONTROL DE AUDTTORÍAS....... .....................12
REQUERIMIENTOSPARALARECEPCIÓNDEDOCUMENTOS .....................13
OTRAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS DE APLICACIÓN GENERAL................ i3
DE APLiCACTÓN ESPECÍFICA................ ........................ ls
FORMATOS DE DOCUMENTOS .....................16
PROYECTO DE RESOLUCIÓN MINISTERIAL ............. 16
MEMORÁNDUMS.... .................... 17
INFORMES................. .................... 18
DICTÁM8NES........... ....................1e
COMUNICADOS - CIRCULARES............ ........................ le
NOTAS OFICrALES................. ........................20
orRAS NOTAS..... ......21
PRESENTACIONES 22

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n*trella N".143 curi Alb«:rtli -
Tc1: (595 21) 4{7'989/442.055
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EkftI¡tr f4;¿,o,r,.,'\nrt7A-
-7-
]ustificación:
La segunda versión de ia Política de Gestión y Control de Documentos, surge a raíz de la
necesidad de actualizar los lineamientos institucionales, a fin de adecuar la elaboración,
gestión y control de documentos, de acuerdo con la política de gestión enmarcada en
gararrl:rzñ 1a eficiencia y eficacia en la ejecución de los trámites para la expedición oportuna
de documentos, establecida en la Carta Orgánica del Ministerio de Educación y Ciencias.

En ese sentido, se incorporan las tablas de control de cambios y el nivel de aprobación de

documentos, se extiende el alcance de la presente disposición a otras áreas desconcentradas
de esta Secretaría de Estado, al respecto,la implementación serealizará de forma gradual en
los órganos desconcentrados.

Objetivo General:
Controlar la información documentada, requerida por e1 Sistema de Control Interno, de
manera a que la misma esté disponible, sea apropiada y esté protegida adecuadamente..

Obj etivos Específicos:

/ Establecer un lineamiento institucional de manejo y gestión de documentos para las
diferentes áreas organizacionales del MEC.
/ Facilitar los procesos del control en la gestión de documentos oficiales.
Alcance
Esta política aplica a todos los documentos producidos y/o gestionados en la administración
central y órganos desconcentrados del sector oficial del Ministerio de Educación y Ciencias.

Producción Documental
Los documentos producidos por el Ministerio de Educación y Ciencias, son de carácter
público, 1os actos administrativos emanados de esta Secretaría de Estado, se ajustan a las
disposiciones establecidas en la Ley N" 6715 de fecha 29 de septiembre de 2079 "De
procedimientos administratiaos», Asimismo, las gestiones documentales del MEC están en
concordancia al Plan de Adecuación a la Digitalización de Trámites.

Retención y Confidencialidad
La retención y confidencialidad de los documentos que contengan datos sensibles serán
determinados por las normativas legales vigentes y acuerdos internacionales suscriptos por
el Paraguay.

La Política de Gestión y Control de Documentos debe asegurar que:

/ La información documentada requerida por el Sistema de Control Interno (políticas,
procedimientos, matrices, tablas de datos, etc.) estará disponible y protegida en su lugar
de uso.
/ Estén definidos los niveles de aprobación de la información documentada que conforma
el Sistema de Control lnterno

Sec¡etarla (]ener¿rl sec¡Étá¡i¿r.§ener¿rllllmú.. go!-p-v

flstrells No 443 cási Alhe¡¡li - údi6cio llstrella 3o pisrr
Tcl: (595 2'1) 447.989/A2-O55 MECI tlrgitil .i.: @t!4EC py
Asunf,ión - I'aráBuiy 1rw!§.r¡}3:,gov l1v
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CÉr'.S¡}{l
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Eft4I*I
-8-
/ Se aplique una metodología y criterios para la gestión de acceso, distribución y archivo.
/ El almacenamiento, 1a preselvación y la legibilidad de los documentos sean los adecuados.
/ Los controles de cambios en las versiones de los documentos sean cumplidos
correctamente.
/ Exista un procedimiento que describa la metodología y criterios de gestión de 1a
información documentada.

RÉGIMEN JURÍDICO DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS

Todos los actos administrativos emanados del Ministerio de Educación y Ciencias, por la
máxima autoridad institucional o 1as instancias debidamente autorizadas, deberán ajustarse
a las disposiciones establecidas en la Ley N" 6715 de fecha 21 de septiembrc de 2021.

FORMATOS DE DOCUMENTOS
La Secretaría General del Ministerio de Educación y Ciencias, será 1a encargada de establecer
1os formatos y el procedimiento para la producción o elaboración de documentos, tales como
informes, dictámenes, memorándums, proyectos de resolución ministerial, notas oficiales,
etc., a fin de garanlzar la eficiencia y eficacia en la ejecución de los trámites para 1a
expedición oportuna de documentos, en concordancia con las normativas legales vigentes.

CONFORMIDAD O APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

En cada documento elaborado o producido, se debe dejar constancia obligatoriamente de los
funcionarios que elaboran, revisan y aprueban el documento.

La Resolución ministerial será emitida por el Ministro de Educación y Ciencias o sustituto

iegalmente designado por el Poder Ejecutivo, mientlas dure la ausencia del titular.

Los Viceministros, los Directores Generales o autoridades de otras dependencias de menor

jerarquía podrán emitir resoluciones, siempre que se encuentren expresamente facultados
para el efecto, conforme con sus atribuciones legales.

LEGIBILIDAD DE DOCUMENTOS
Los documentos ploducidos, revisados y aprobados, en todos los casos deben estar en
condiciones óptimas y disponibles pala su uso, en ese sentido, queda prohibida la recepción
y archivamiento de documentos ilegibles, mutilados o incompletos. El encargado de Mesa
de Enh'ada podrá solicitar un documento legible y en buen estado para su archivamiento,
disponibilidad y uso.

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS FORMATOS ESTANDARIZADOS

Los presentes formatos estandarizados deben ser revisados y / o actualizados, conforme con
la necesidad institucional en el marco de la mejora continua del Sistema de Control Interno.

Iil.O :t
Secretalfa (lenerál secrútada. generalQlfi é..Bov.Fy
trstrella No 443 cürsi Albe¡di - Ídificio l?strella 3' pis{}
Tcl: (595 ?'1) .147.989/442.úss ffi.Sl.tr:c nigit^t I l- elmc¡,y
"Asunüión - U¿ragury ws,!v.ilrB:,8ov,py
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-9-
REGISTROS Y DOCUMENTOS OFICIALES VERSIONADOS
Ei Registro de 1os documentos oficiales emitidos por la máxima autoridad institucional, es
responsabilidad de la Secretaría General, órgano responsable de la administración del
sistema de gestión y producción documentaria, a cuyo efecto deberá garantizar un eficiente
flujo de 1a correspondencia oficial del Ministerio; mantener actualizados los sistemas de
registro de mesa de entrada y saiida de documentos; sustentar la memoria histórica de los
actos institucionales y resguardar los archivos oficiales.

Todos los documentos oficiales que requieran modificaciones o cambios y sean del mismo
tenor, obligatoriamente deberán identificarse con el número de versión y año de aprobación
de dicha versión.

CONTROL DE CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS OFICIATES

La Secretaría General, deberá realizar la gestión para incorporar en el repositorio de
documentos oficiales del sitio web instifucional, una columna que describa taxativamente
de Cambios',, en el cual se debe establecer los cambios realizados en la versión vigente
"Control
de cada documento oficial publicado, según corresponda.

Es responsabitidad de las áreas proponentes del acto administrativo o recurrentes, solicitar

expresamente la actualización de 1a información en el repositorio de documentos oficiales
dei sitio web institucional y proveer los datos específicos sobre los cambios incorporados en
el documento vigente.

Las áreas responsables de la aplicación de 1os actos administraüvos, deberán realizar las
gestiones ante la Secretaría General paru Ia incorporación en el repositorio de documentos
oficiales, un indicador sobre la vigencia o no de los mismos. El cumplimiento de la presente
disposición deberá ser auditado por Ia Dirección General de Auditoría Interna.

Ejemplo para la implementación:

Fecha de
Título Categoría Documento Control de cambios Estado
emisión
En la versión 3 se
incorporó al organigrama
x x x x Vigente
las nuevas dependencias
creadas por ley.
En la versión 2 del
organigrama institucional
No
x x x x se incorporó a las
vigente
direcciones de áreas
escolar indígena.

S!'cretürfa Genelál s.crétá¡i¿1-]¡ener¿rl{¡lrné(. Bov-py

Éstrclla N" 4.13 f,:r:ii Albe¡¿li - Edificio Estrella 3" pisr, i
Tci: (595 2'1) 447'989/442.455 ¡"fEC Digitil .::::@N4ECFy
Ásunríón - ['ar:if]uny 11, (/ !v tr!{. 80v p y
. .
 "§f§?I r(Ti§77iiV4 tt ¡ { ) r ) t l. nÍ P {} f l}-.4 N,4 {. I ON,4 !.. : ¡ I ón I I : 0,,
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-10-
DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS. (Acceso, distribución, retención,
actualización constante y archivo).

Documentos en formato digital: Los documentos deberán estar almacenados y archivados

para consultas y usos.

Documentos en formato físico: Los documentos que sean requeridos de forma física en virtud
del proceso al cual coresponda, permanecerán disponibles para su uso. A los efectos del
almacenamiento documental, se priorizará e1 formato digital.

Los documentos oficiales aptos para su distribución, obligatoriamente deben estar

disponibles y actualizados constantemente en el sitio web institucional, a fin de que ia
ciudadanía pueda acceder a ellos. El registro, digrtalizacíón y custodio de los documentos
oficiales producidos en el Ministerio es responsabilidad de la Secretaría General.

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

Los documentos de origen externo se identifican, controlan, archivan y se publican de
acuerdo con la naturaleza de su contenido, en el sitio web institucional para su
disponibilidad y uso.

Asimismo, el manejo de documentos de origen externo deberá realizarse por los mecanismos
legales establecidos, deben ser gestionados de manera controlada y sistemáticapara asegurar
su adecuadautilización de conformidad con los requisitos establecidos, según e1 siguiente
detalle:

. Identificación obtención: Es fundamental identificar y mantener un registro de 1os

y
documentos de origen externo que son relevantes para la organización y sus actividades.
Estos documentos pueden incluir leyes, regulaciones, normas, estándares, entre otros.
Además, se deben obtener las últimas versiones o act¡alizaciones de estos documentos de
fuentes confiables.
¡ Evaluación y aprobación: Antes de utilizar un documento de origen externo, es necesario
evaluar su aplicabilidad y relevancia para las actividades de la institución.
o Control de cambios: Como los documentos de origen externo pueden sufrir
modificaciones a 1o largo del tiempo, es esencial mantener un proceso para el control de
cambios, es importante asegurarse de que los documentos relevantes estén vigentes y en
uso.
o Distribución y acceso: Unavez evaluados y aprobados, los documentos de origen externo
deben ser distribuidos a las áreas o personas pertinentes dentro de la institución. También
se debe garanhzar que los funcionarios tengan acceso a 1as últimas versiones de estos
documentos cuando sea necesario por las vías habilitadas para el efecto.
¡ Seguimiento y Actualización: Realizar un seguimiento regular de los documentos de
origen externo para verifical si se han realizado Si se identifican

Secretarta Ceneral se.^!dt¿1da.liener¿rlolméú.¡ioe.p],

Est¡ella |r.i".1.{3 ¿asi Alhe¡di - E<lificir¡ Ettrella 3¡ piso
Tcl: (595 ?.r) 447-989/442..053 { orutr,.py
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Bi*4I*r {ilo,t,r,o"J+^2ffi
-1.1.-
nuevas versiones, se deben tomar medidas para adquirir y :utllízar las últimas versiones
relevantes.
a Registro y control de versiones: Mantener un registro actualizado de los documentos de
origen externo y establecer un control de versiones adecuado para asegurar que se estén
utilizando las últimas versiones autolizadas.

UTILIZACIÓN Y DISPONIBILIDAD DE DOCUMENTOS EN DESUSO

Só1o se podrá acceder a los documentos en desuso con fines de consultas.

CONTROL DE REGISTROS
Los encargados de recibir los documentos, obligatoriamente deberán registrarlos en el
Sistema Único de Gestión de Expedientes en concordancia con el Plan de Adecuación a la
Digitalización de Trámites del Ministerio de Educación y Ciencias.

EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

La Dirección General de Auditoría interna de esta Cartera de Estado, se encargará de la
evaluación del proceso de gestión y controi de documentos con los distintos niveles de la
organización y documentar los resultados de la misma.

La implementación de ia política de gestión y control de documentos versión 2, será

implementada de manera obligatoria en todas las dependencias del Ministerio de Educación
y Ciencias, de la siguiente manera:

TABLA DE NIVEL DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Nivel de
NO
Rango
1 Ministro/a
2 Viceministro/a
3 Director/a General
4 Director/a de Nivel
5 Jefe/a de Departamento
6 Técnicof a y Auxiliar
Aprobación/
Tipo de Documentos
Resoluciones ministeriales (Actos Administrativos de la
máxima autoridad institucional) y otros documentos conforme
con su pertinencia y legalidad.
Resolución del Viceministerio y otros documentos conforme
con sus facultades.
Memorándums, Informes, Notas y otros actos administrativos
de jerarquía menor a una resolución. A excepción de ia
Dirección General que cuente con la debida autorización
ministerial para emitir resoluciones.
Resoluciones conforme atribución legal.
Memorándums, Informes, Notas y otros actos administrativos
de jerarquía menor a una Resolución. A excepción de la
Dirección de Nivel que cuente con la debida autorización
ministerial para emitir resoluciones.
Resoluciones conforme atribución legal.
Memorándums, Notas, Informes, actas, proyectos de
resoluciones u otros, conforme con sus atribuciones.
Elaboración y aprobación de Informes, Actas u otros
documentos conforme con sus atribuciones, revisar todos los
documentos en formato-borrador conforme las instrucciones
recibiclas por el iefésupá¡i'&ril"aáto o ierárquico estructural.

Secretarfa General secretaria. gener;r1tulrnec. Eov-Fy

Estrella No 443 c¿rsi Altkrrdi - Edjtici(, Cstrella 3" pis<)
4,17-989/42,055
Tc1: (595 2T) Wi-*vrc nigitot ir... @§1rcp1,
Asuncíón - I)araguay w\ ¡1!-.trr{.gov.t1},
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-12-
Plan de clases de los docentes, Plan de Mejora, instrumentos de
valoración de los aprendizajes,Horario de Clases según malla
curricuiar, Comunicados Institucionales, Circulares, Actas,
Director/a de Escuela
7 Planillas, Notas, Informes, Cuadro de Personal en el SIGMEC,
Básica de Gestión Oficial
Boletín cle Calificación en e1 RUE, Planillas de Calificaciones en
el RUE, Certificado de Antecedentes Académicos en el RUE y
en trámites, entre otros documentos según atribuciones.
Boletín de Calificaciones en el RUE, Planillas de Caiificaciones
8 Maestro/a de Grado
en el RUE, entre otros documentos conforme atribuciones.

El proceso de toma de decisiones de carácter general del Ministerio de Educación y Ciencias,

de acuerdo con los diferentes niveles, de competencia, responsabilidad y jerárquicos que
conforman la institución, se clasifica de la siguiente manera:

a) El primer nivel de toma de decisiones es de índole estratégica y responsable general

de los macroprocesos, compete alámbito del señor ministro de Educación y Ciencias
y, según la naturaleza de cada uno de ellos, son los responsables y corresponsables
los Viceministros, Directores Generales, Directores, Comité de Control lnterno y Jefes
de Departamentos.
b) El segundo nivel de toma de decisiones es el inherente a las funciones sustantivas y
misionales del MEC, ubicado en cada uno de los Viceministerios y las Direcciones
Generales.
c) El tercer nivel corresponde a la toma de decisiones sobre la conducción operativa y
recae en los Directores.
d) E1 cuarto nivel de toma de decisiones corresponde a los Jefes de Departamento,
conforme con las responsabilidades y funciones establecidas.

DISPONIBILIDAD DE DOCUMENTOS
La Secretaría General de este Ministerio deberá actualizar semanalmente Ia publicación de
documentos en el sitio web institucional y poner 1os mismos a disposición de la ciudadanía,
con excepción de aquellos documentos de carácter confidencial, esta disposición rige, de
igual maneÍa, paÍa los documentos de origen externo.

Los documentos oficiales (Notas del Ministr o / a y Viceministros f as, Resoluciones oficiales
emanadas por la MAI y de las instancias facultadas para el efecto), emanados en el
Ministerio de Educación y Ciencias deberán archivarse física y digitalmente.

Los documentos obsoletos, no vigentes o en desuso, deberán permanecer resguardados o

conservados única y exclusivamente para consultas.

CONTROL DE AUDITORÍAS
La Dirección General de Auditoría Interna, a partir de la fecha de aprobación de la presente
resolución, deberá obligatoriamente incluir en sus procesos de auditor'ías el control y
ación del cumplimiento de la presente dispo en los distintos niveles del
Ministerio de Educación y Ciencias y documentar mlsmos.

S€r¡ela¡tá C;ener¿ú secrétáriá.lienef ¿rlOln¿(. 8.rv. p],

Estrella No 443 c¿r5i AltK:rdi - Ediíici(, Estrella 3n pivr ,ffi
Tcl: (595 2'l) 447'989/442..055 ffi"durc- ni¿itot §.. ourcpy
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-13-
REQUERIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
1. Los documentos ptoducidos, revisados y aprobados deben estar en condiciones óptimas
y disponibles para su uso, en ese sentido, queda prohibida la recepción y archivo de
documentos ilegibles, mutilados o incompletos. El encargado de mesa de entrada deberá
solicitar un documento legible y en buen estado para su archivamiento, disponibilidad y
uso.
2. Queda prohibida Ia duplicación de número de recepción para el mismo expediente, caso
o solicitud, hasta la finalización dei proceso, es obligatorio mantener el número de
expediente, salvo que exista más de un destinatario. El encargado de mesa de entrada
debe proveer al usuario el número de expediente asignado (cualquiera sea la vía de
recepción), a fin de que este pueda darle seguimiento en línea a la gestión del trámite y
visualizar el estado en que se encuentra el mismo. Al respecto, la Dirección General de
Gestión y Desarrollo del Personal y la Dirección General de Ciencias y Tecnología,
deberán realtzar jornadas de adiestramiento a los encargados de mesa de entrada sobre
el uso y manejo del Sistema Unico de Gestión de Expedientes (SUGE), estas acciones
deberán ser desarroiladas de manera constante y según requerimiento.

OTRAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS DE APLICACIÓN GENERAL

r Los encargados de la revisión de los documentos elaborados en las distintas
dependencias, tendrán que maximizar 1a verificación a fin de minimizar los errores
ortográficos, gramaticales y el cumplimiento de los requerimientos conforme con los
formatos establecidos.
¡ Los encargados de lemitir las documentaciones a la Secretaría General, de las diferentes
reparticiones ministeriales, deben asegurarse de que todos los documentos que forman
parte del expediente adjuntos se encuentren al mismo, caso contrario, el expediente será
devuelto al recurrente.
. En cuanto las solicifudes de designaciones, el recurrente debe asegurarse que los datos
consignados al Proyecto de Resolución Ministerial estén correctos, tales como: nombtes,
apellidos, categorías, número de cédula de identidad civil, denominación de la
dependencia (exactamente como está establecida en el Organigrama institucional
vigente), entre otros, adjuntando copia de la cédula de identidad civil vigente del
funcionario propuesto. Asimismo,la Secretaría General rcalizará un doble control a fin
de evitar errores u omisiones involuntarios.
o Los técnicos responsables del análisis y procesamiento de los documentos de la Secretaría
General, deberán realizar un trabajo de verificación minucioso de los datos consignados
en cada acto administrativo, especialmente, de aquellos que por su naturaleza puedan
impactar en el presupuesto y f o erogaciones de la institución así como, al patrimonio de
funcionarios o particulares (actos administrativos relacionados a pagos tanto a
funcionarios como a proveedores o particulares; designaciones, nombramientos,
con o sin goce de sueldo, procesos relacionados a contrataciones públicas,
a utorización para reprogramación presu

Sec¡éiaria (]eñelál s.r'f út¡ia,genef ¿11Q]¡rlé(.Boe.Fy

Estrella N" 443 cüsi AIt'rr.lí - Edificio ñstrella 3¡ pis()
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Eh¡il*r fT ür,t" * a,. : rln **¿l)1.10
-1.4-
o No se recepcionarán Memorándums o Notas de pedidos que contengan más de un
expediente , a firr de facilitar el procesamiento y el seguimiento en línea del expediente.
o Queda determinantemente prohibido remitfu solicitudes para Actos Adminiskaüvos o
parula emisión de Notas Oficiales, a la Máxima Autoridad Institucional, sin que estas
pasen por la Secretaría General, para su verificación, control y viabilidad; considerando
que por ley la Secretaría General es el órgano responsable de la administración del
sistema de gestión y producción documentaria, a cuyo efecto deberá garantizar tn
eficiente flujo de la correspondencia oficial del Ministerio; mantener acitalizados los
sistemas de registro de Mesa de Entrada y salida de documentos; sustentar la memolia
histórica de los actos institucionales y lesguardar los archivos oficiales.
o De acuerdo con el tipo de expediente, las dependencias tendrán que dar respuesta a las
solicitudes recepcionadas en un plazo no mayor a diez (10) días, no se aplicarán a
aquellos procedimientos establecidos mediante disposiciones legales o ministeriales.
. Los documentos físicos solamente se podrán firmar con tinta de color azul o negro.
. Para sellar los documentos institucionales en formatos físicos solamente se podr'á usar
tinta del color azul o negro.
. Las dependencias ministeriales tienen la obligación de resguardar,los Memorándums,
Notas, Informes, etc., remitidos y recibidos, en formatos físicos o digitales, según sea el
caso. Los documentos recepcionados en formatos físicos obligatoriamente tendrán que
digitalizarse para su resguardo, conservación y disponibilidad para su uso.
o Las resoluciones emitidas por las dependencias facultadas, deberán remitirse a la
Secretaría General en formato digital para su resguardo, archivamiento, sistematización
y disponibilidad para su uso, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles a partir de la
fecha de aprobación.
. En todos los casos los pedidos, solicitudes o remisiones tendrán que contar con el visto
bueno o pasar por el superior inmediato respetando la estructura jerárquica establecida
en el Organigrama Institucional, a fin de controlar la circulación de documentos, caso
contrario el pedido será devuelto al recurrente. Ejemplos: Jefe -> Director de Nivel ->
Director General -> Viceministro.
¡ Los procesos de control del personal, tales como vacaciones, permiso por enfermedad,
maternidad, vacaciones, trabajo fuera de la institución, entre otros, se regirán por sus
disposiciones vigentes.
. En el caso de documentos elaborados (Memorándums, Notas, Informes, Materiales
Educativos, Programas, Proyectos, entre otros) los mismos deben llevar la identificación
del autor original, quien será responsable de su elaboración inicial, luego debe ser
revisado por parte de los involucrados en el proceso y si amerita , realizar modificaciones
de fondo, las cuales deben quedar registradas y comunicadas al autor original, en el caso
que el autor original esté de acuerdo con los cambios de fondo, firma como elaborador
del documento consignando sus datos asimismo el responsable de 1a revisión debe
firmar y consignal sus datos como revisor. Caso contrario e1 autor original, por los
mecanismos legales establecidos debe elevar su disconformidad con respecto a los
cambios. Se apiica el mismo proceso para Ia v remisión de los
documentos.

Secrotarla C)cnoral ' sre¡et¿rria.tren€rál(r-me.Bov.p]'

Estrella N" 4¿3 c¡rri Alh¡:rdi - Edjfici<¡ Estre)l;r 3" pis0
Tcl: (595 21) 447'989/442,oss #*.i{vrc n'si,nt '. .§erttcpy
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-15-
a Los documentos producidos en esta Secretaría de Estado, no deben atentar en contra los
principios y valores éticos institucionales,la moral y las buenas costumbres.

DE APLICACIÓN ESPECÍFICA
o Queda prohibida Ia doble enumeración en la emisión de notas oficiales, la Secretaría
General es la instancia encargada de dicho proceso, así como del resguardo y
conservación de las Notas originales.
o La enumeración y conh'ol de los documentos oficiales es única y exclusivamente
responsabilidad de la Secretaría General, ninguna otra dependencia está facultada a
atribuirse dichas funciones.
. La Secretaría General, en todos 1os casos está facultada a ajustar los documentos
editables, si 1o considera pertinente.

S€c¡eta¡fa (]eñerál E#§St se.ret;rria.liener¿rlG1mE.. gov -py

Estrella No 443 c¿rsi Altrercti - Edificio ]iltrella 3¡ piso
Tel: (595 2'1) 447'989/442..055
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8ffi.Ítr*r or;a*^ iir" lZttr)
-1.6-

FORMATOS DE DOCUMENTOS

PROYECTO DE RESOLUCIÓN MINISTERIAL: Todos los borradores o proyectos de

Resoluciones Ministeriales remitidos a la Secretaría General, tales como: planes, programas,
proyectos, políticas, etc., tendrán que contar obligatoriamente con Ia identificación de la
versión correspondiente, ejemplo: ,,Por la cual se aprueba la Política de Comunicación de esta
Secretaría de Estado - Versión 1», asimismo, en la carátula del anexo debe consignar el tema,
e1 año y el versionado correspondiente, tal como se visualizan en la presente disposición;
de no cumplirse dicho requerimiento, e1 pedido será rechazado por el responsable o
encargado de Mesa de Entrada de la Secretaría General devolviendo el expediente al
recurrente. Queda exceptuada de esta disposición la designación de funcionarios para
ocupar cargos.

En concordancia con la Ley N' 6715 de fecha 29 de septiembre de 201,9 "De procedimientos
administratiTtss», que en el artículo 12 determina la forma de los actos administrativos, los
proyectos de resoluciones deberán contener la explicación de las razones de hecho y de
derecho que fundamentan la disposición propuesta, con un resumen de los antecedentes
relevantes del expediente,la finalidad pública que jusüfica su emisión,la norma concreta que
habilita ia competencia en ejercicio y, en su caso, la que establece las obligaciones o deberes
que se impongan al administrado. En ese senfido, la motivación consignada no puede
consistir en la remisión genérica a propuestas, dictámenes o resoluciones previas.

El proyecto de Resolución Ministerial (en versión PDF), remitido a 1a Secretar'ía General

debe estar firmado y con Ia respectiva aclaración de1 elaborador, e1 revisor y por el superior
inmediato que valide la aprobación del mismo. Asimismo, obligatoriamente se debe remitir
la versión editable a1 correo institucional, haciendo referencia expresa al expediente y / o
nota, memorándum o documento por e1 que se remita oficialmente dicho proyecto de
resolución.

La firma a puño y letra solo será obligatoria en documentos emitidos en forma

fisica/impresa, salvo que los funcionarios cuenten con firmas digitales, caso contrario,
bastará con consignar los datos del funcionario (nombre y apellido) donde correspondan.

Los proyectos de Resoluciones ministeriales relacionados a la aprobación de Programas,

Políticas, Procedimientos Operativos, etc. deberán contar con la ficha técnica según
pertinencia a fin de reconocer a los autores intelectuales e involucrados en el proceso.

S€cretarla Cen€r^l s.^-rétári§.liener¿rl(]linec.gov-py

Estrella |.,i" 443 casi r\]hc¡cli * Edificir¡ llstrella 3" piso
Tclr (595 ?'I) 447-989/442. O55 ffi"#larc nigit,.t :: '.,,aMEcp),
Asunúíón - P¿:rÉgr¡iy -u/N,rntr. gov,frv
 x.202504.DE
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-17-
El proyecto de Resolución Ministerial debe contar mínimamente con los siguientes
requedmientos:
. Formato: Procesador de texto (Word).
. Tamaño: Carta - A4 - Oficio (podrá uülizarse la presentación horizontal cuando
requieran cuadros, gráficos, imágenes, tablas, etc,).
o Tipografía: Arial - Book Antiqua - Times New Roman
o Tamaño de letra: 12 en textos, hasta 13 cuando se trata de títulos o subtítulos.
o Títulos o subtítulos: resaltados en negrita.
o Interlineado: espacio interlineado sencillo.
¡ Espaciado: automático o 0 punto.
. Márgenes: Superior 2,75 e inferior 2 cm - Izquierdo y derecho: 2 cm.

MEMORÁNDUMS: Todos los memorándums elaborados o producidos en el Ministerio de

Educación y Ciencias, deberán contener indefectiblemente al pie de página, los siguientes
datos:

Elaborado por: Juan Pérez Revisado por: Soledad Martínez

*Si el documento fuera elaborado o revisado por más de un funcionario, los nombres,
apellidos
y firmas deberán visualizarse en el mismo. La firma a puño y letra solo será obligatoria en
documentos emitidos en forma física, salvo que los funcionarios cuenten con firmas digitales,
caso contrario, bastará con consignar los datos del funcionario (nombre y apellido) donde
correspondan.
Asimismo, se dará por aprobado el memorándum con la rúbrica del remitente; en el caso que
el mismo sea elaborado, revisado y aprobado por un solo funcionario, igualmente se debe
visualizar los datos en donde correspondan al pie de página, conforme con los formatos
establecidos.

El Memorándum elaborado debe contar mínimamente con los siguientes requerimientos:

. Logo insütucional vigente, en el caso de una institución educativa del sector oficial, la
denominación se debe visualizar seguidamente al logo ministerial.
. Misión institucional vigente, en el encabezado.
o Visión institucional vigente, al pie de página.
. Sigla de la dependencia, número de Memorándum y año.
o Destinatario.
o Remitente.
. Fecha.
Sello insütucional: hacia la izquierda en la parte superior del Memorándum.
Firma del remitente: hacia la derecha en la parte superior del l\4emorándum.
Referencia.
Línea divisoria,la misma debe dividir los datos referenciales del cuerpo del texto
Otros datos: como dirección, teléfono, 'ávisualizarse al pie
de página.
o Formato: Procesador de texto (Word)

S€creia¡fa Gener¿ll *(ret¡1ri §. geñeraldjrñéc. ¡¡ov py

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Estrells No 443 cüsi AIlrcrdi - Edificir¡ Ertrella 3'piso

TcI: (59s 2'l) .147 989 /442. ús5
Asunción - PálÉBuiy
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o Tamaño: Carta - A4 - Oficio (podrá utilizarse la presentación horizontal cuando
requieran cuadros, gráficos, imágenes, tablas, etc.).
. Tipografía: Arial - Book Antiqua - Times New Roman
o Tamaño de letra: 12 en textos, hasta 13 cuando se trata de títulos o subtítulos.
o Títulos o subtítulos: resaltados en negrita.
o Interlineado: espacio interlineado sencillo.
. Espaciado: automático o 0 punto.
. Márgenes: Superior e inferior: 2,5 cm - Izquierdo y derecho: 3 cm.

INFORMES: Todos los informes elaborados o producidos en el Ministerio de Educación y

Ciencias deberán contener indefectiblemente al pie de página los siguientes datos:

Elaborado por: Juan Pérez Revisado por: Soledad Martínez

Aprobado por: Firma, sello y aclaratoria del Superior

*Si el documento fuera elaborado o revisado por más de un funcionario, los
nombres, apellidos
y firmas deberán visualizarse en el mismo. La firma a puño y letra solo será obligatoria en
documentos emitidos en forma fisica, salvo que los funcionarios cuenten con firmas digitales,
caso contrario, bastará con consignar los datos del funcionario (nombre y apellido) donde
correspondan.

El informe elaborado debe contar mínimamente con los siguientes requerimientos

. Logo institucional vigente.
o Misión insütucional vigente, en principio de página.
Visión institucional vigente, al final de la página.
Sigla de la dependencia, número de informe y año.
Destinatario.
Lugar y fecha, al final del informe.
Sello institucional.
Firma del responsable o de los responsables.
a Referencia: al principio del informe.
a Otros datos: como dirección, teléfono, correo electrónico, etc. deberá visualizarse en eI
pie de página,
a Formato: Procesador de texto (Word).
a Tamaño: Carta - A4 - Oficio (podrá utilizarse la presentación horizontal cuando
requieran cuadros, gráficos, imágenes, tablas, etc.).
Tipografía: Arial - Book Antiqua - Times New Roman
Tamaño de letra: 12 en textos, hasta 13 cuando se trata de títulos subtítulos.
Títulos o subltulos: resaltados en negrita.
Interlineado: espacio interlineado sencillo.
Espaciado: automático o 0 punto.
Márgenes: Superior e inferior: 2,5 cm - Izquierdo y 3 cm.

Cener^1 secretáiiá,liene¡¿rlGrnréc. gov -py

Est¡ella N" 443 casi Alh(ir.]i - Edifici<) fstrella 3" pi$o
Telr (595 ?.I) 4,17'989/442..Oss &-*r'rrc nisitnr ,(!§rECpt
Asunri¿rrr - I'>ar;rfiurly 11u¡¡s m6r.8ov.Py
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EHTdIX*I lil;y¿n¿;,'fJ/rfu
-1.9-
DICTÁMENES: Todos los Dictámenes técnicos o jurídicos elaborados o producidos en el
Ministerio de Educación y Ciencias deberán contener indefectiblemente al pie de la página, los
siguientes datos:

Aprobado por: Firma, sello y aclaratoria del Superior

Elaborado por: Juan Pérez Revisado por: Soledad Marlnez

*Si el documento fuera elaborado o revisado por más de un funcionario, los nombres,
apellidos
y firmas deberán visualizarse en el mismo. La firma a puño y letra solo será obligatoria en
documentos emitidos en forma física, salvo que los funcionarios cuenten con firmas digitales,
caso contrario, bastará con consignar los datos del funcionario (nombre y apellido) donde
correspondan.

El Dictamen técnico o jurídico elaborado debe contar mínimamente con los siguientes
requerimientos:
. Logo institucional vigente.
o Misión institucional vigente, al principio de página.
Visión institucional vigente, al final de la página.
Sigla de la dependencia, número de dictamen y año.
Destinatario.
Lugar y fecha, al final del informe.
Sello institucional.
Firma del responsable o de los responsables.
Referencia: al principio del Dictamen.
a Otros datos: como dirección, teléfono, correo electrónico, etc. deberá visualizarse en el
pie de página.
Formato: Procesador de texto (Word).
Tamaño: Carta - A.4 - Oficio (podrá utilizarse la presentación horizontal cuando
requieran cuadros, gráficos, imágenes, tablas, etc.).
Tipografía: Arial - Book Antiqua - Times New Roman
Tamaño de letra: 12 en textos, hasta 13 cuando se trata de títulos o subtítulos.
Títulos o subltulos: resaltados en negrita.
interlineado: espacio interlineado sencillo.
Espaciado: automático o 0 punto.
Márgenes: Superior e inferior: 2,5 cm - Izquierdo y derecho: 3 cm.

COMUNICADOS - CIRCULARES: Todos los comunicados o circulares elaborados,

producidos o emitidos por el Ministerio de Educación y Ciencias deberán contar
indefectiblemente al pie de página,los siguientes datos:

Elaborado por: Juan Pérez Revisado por: Soledad Martínez

*Si el documento fuera elaborado o revisado por más nombres, apellidos

, los
y firmas deberán visualizarse en el mismo. La solo será obligatoria en

S€cr€t¿ufa (]eñe¡al eecrÉtária.Beneral@lmec. Bov.py

Estrell, No 443 cusi Alberdi - Edificir¡ E*trella 3'piso
Tel: (595 2'1) 447-989/442..055 WiÁ.tarc.»igir,tt ár,,,::ielrrcpy
Asuncíán -.Paragrr;ry w1v!!.trrH_gov.Pv
 ,,"\E ?¿r(lrr'lr'vr¡i¡() ¡)ti t.t [PQ]1t r'.1¡i",{71)§',1.. ¡n6,¡ . t87t),,
x.202504.DE
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-20-
documentos emitidos en forma física, salvo que los funcionarios cuenten con firmas digitales,
caso contrario, bastará con consignar los datos del funcionario (nombre y apellido) donde
correspondan.

Asimismo, se dará por aprobada la circular o el comunicado con la rúbrica del remitente; en el
caso que el documento fuera elaborado, revisado y aprobado por un solo funcionario,
igualmente se debe visualizar los datos en donde correspondan al pie de página, conforme con
los formatos establecidos.

La circular o el comunicado elaborado para su emisión, debe contar mínimamente con los
siguientes requerimientos :

a Logo institucional vigente.

a Misión institucional vigente, en el encabezado.
a Visión insütucional vigente, al pie página.
a Sigla de la dependencia, número de circular y año.
a Remitente o emisor.
a Lugar y fecha, al final del comunicado.
a Sello institucional: al final de comunicado.
a Firma del remitente o emisor: al final del comunicado.
a Otros datos: como dirección, teléfono, correo electrónico, etc., deberá visualizarse en e1
pie de página.
a Formato: Procesador de texto (Word).
a Tamaño: Carta - A4 - Oficio (podrá uülizarse la presentación horizontal cuando
requieran cuadros, gráficos, imágenes, tablas, etc.).
Tipografía: Arial - Book Antiqua - Times New Roman
Tamaño de letra: 12 en textos, hasta L3 cuando se trata de títulos o subtítulos.
Títulos o subtítulos: resaltados en negrita.
Interlineado: espacio interlineado sencillo.
Espaciado: automático o 0 punto.
Márgenes: Superior e inferior: 2,5 crn - Izquierdo y derecho: 3 cm.

NOTAS OFICIALES: Las Notas Oficiales son emitidas por la máxima autoridad institucional y
deberán estar publicadas en un apartado específico en el sitio web institucional, a fin de que
estén disponibles para la ciudadanía.

En cuanto a la presentación ante la Secretaría General, los recurrentes, según sea el caso,
obligatoriamente tendrán que remitir la proforma de Nota borrador en PDF/impresa, firmada
y sellada, en la cual se deben visualizar el nombre, apellido y firma del funcionario quien
elaboró, revisó y aprobó dicha proforma, asimismo, en formato Word para su ajuste
correspondiente, en el correo institucional de la si la misma no se adjunta al
la solicitud será rechazada.

Sec¡et¿u{a General secret¿rriá- generál(!¡mér.§ov-py

Elt¡ella No 443 cusi Albr:rdi - Adificio lirtrella 3' piso
Tel: (595 2'1) 4.{7-989/442..055 MEL: tlig*¡l ti 7,.¿]\{ICpy
A:rrnf,ión - Pá:rágr¡fly w \^/!!.§rFu.80r,.1,y
 X.20250.1.DE
.,.lI:§(/{ ?(LYi'¡t,vtRl{) l)11 {...1 l[,(]l]l:t"..1 J.,41¡(.),v,1t.; l,vó.i 13l¡1.,

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vlS,ÚN Y [.fr9rl)N
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E*ritE
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"
ltt,)f;¡1 O-
_21_
*Si la proforma fuera elaborada o revisada por más de un funcionario,
los nombres, apellidos
y firmas deben que visualizarse en el borrador de la nota oficial en su versión PDF/impresa.
La firma a puño y letra solo será obligatoria en documentos emitidos en forma fisica, salvo que
los funcionarios cuenten con firmas digitales, caso contrario, bastará con consignar los datos
del funcionario (nombre y apellido) donde correspondan.

La nota oficial elaborada debe contar mínimamente con los siguientes requerimientos:

a Lo go institucional vigente.
a Misión institucional vigente, en el encabezado.
a Visión institucional vigente, al pie página.
a Sigla de la dependencia, número de nota y año.
a Remitente o emisor: al final de la página.
a Destinatario
Lugar y fecha, al inicio de la página.
Sello institucional: al final de la página.
Firma del remitente o emisor: al final de la página.
Otros datos: como dirección, teléfono, correo electrónico, etc. deberá visualizarse al pie
de página.
a Formato: Procesador de texto (Word).
a Tamaño: Carta - A4 - Oficio (podrá utilizarse la presentación horizontal cuando
requieran cuadros, gráficos, imágenes, tablas, etc.).
Tipografía: Arial - Book Antiqua - Times New Roman
Tamaño de letra: 12 en textos, hasta 13 cuando se trata de títulos o subtítulos.
Títulos o subftulos: resaltados en negrita.
Interlineado: espacio interlineado sencillo.
Espaciado: automático o 0 punto.
a Márgenes: Superior: 2,75 cm e inferior: 2 cm - Izquierdo: 3 cm y derecho: 2 cm.

OTRAS NOTAS: Todas las notas que no sean emitidas por la MAI, deberán contener
obligatoriamente al pie de página,los siguientes datos:

Elaborada por: Juan Pérez Revisada por: Soledad Martínez

* Si el documento fuera
elaborado o revisado por más de un funcionario, los nombres, apellidos
y firmas deberán visualizarse en el mismo. La firma a puño y letra solo será obligatoria en
documentos emitidos en forma fisica, salvo que los funcionarios cuenten con firmas digitales,
caso contrario, bastará con consignar los datos del funcionario (nombre y apellido) donde
correspondan.

Asimismo, se dará por aprobada la nota con la rúbrica del remitente; en el caso que la nota
fuera elaborada, revisada y aprobada por un solo funcionario, igualmente se debe visualizar
los datos en donde correspondan al pie de página, con los formatos establecidos

S€cretarla (]enerál sec¡étaria, genar^1tulrné..Aov-F)'

Estrella No 443 clrsi AIbe¡di - Edificio l:§trella 3' úi§()
Tc1: (595 2'1) .147-989 / 442. O55 rRo ffi#vlrr:nigit,rt i,,.íit¡:rtrcpy
Asune'iór¡ -.Pá:rngufl y w h?!!.trrtr.8ov.11y
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x.202504.DE

MEC
vtslÚ¡- Y [.fl¡iil)¡i
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La nota elaborada debe contar mínimamente con los siguientes requerimientos

o Logo institucional vigente.

o Misión institucional vigente, en el encabezado.
o Visión institucional vigente, al pie página.
o Sigla de la dependencia, número de nota y año.
o Remitente o emisor: al final de la página.
. Destinatario: al inicio de la página.
. Lugar y fecha, al inicio de la página.
. Sello institucional: al final de la página.
o Firma del remitente o emisor: al final de la página.
. Otros datos: como dirección, teléfono, correo electrónico, etc., deberá visualizarse al
pie de página.
o Formato: Procesador de texto (Word).
o Tamaño: Carta - A4 - Oficio (podrá utilizarse la presentación horizontal cuando
requieran cuadros, gráficos, imágenes, tablas, etc.).
. Tipografía: Arial - Book Antiqua - Times New Roman
¡ Tamaño de letra: 12 en textos, hasta 13 cuando se trata de títulos o subtífulos.
o Títulos o subtítulos: resaltados en negrita.
o Interlineado: espacio sencillo en el cuerpo del párrafo y espacio de 1,5 entre los
párrafos.
. Espaciado: automático o 0 punto.
. Márgenes: Superior e inferior: 2,5 cm - Izquierdo y derecho: 3 cm.

PRESENTACIONES: Todas las presentaciones de carácter institucional deben contener

mínimamente los siguientes requerimientos:
o Formato: Microsoft PowerPoint
. Logo institucional vigente
. La presentación no debe usarse como documento, la misma sirve de apoyo o de
complemento visual.
o Alineación a la izquierda.
o Tipografía: Tahoma.
. Tamaño de letra: 40 a 44 en Títulos o subtítulos y 24 a 28 en textos.
. Espacio: si se uf.lizarán viñetas, se recomienda dejar un espacio considerable entre
e11as.
. Uttlizar imágenes o diseños de dominio gratuito o con permiso previo del autor. Queda
determinantemente prohibido usar en las presentaciones fotografías o imágenes de
menores de edad, salvo aquellos diseños animados, siempre y cuando no dañen
susceptibilidades.
. Interlineados:múltiple.
o Bibliografía.
. En cuanto a los colores se recomienda utilizar los colores consignados en el logo
institucional vigente

(]enelá1 s«rétaria, generalof ¡¡1ec. py

§o9.
No 443 c¡lri Albe¡tli - Ídificir; |strella 3" piso
Tc1: (595 2'1) 447.989/442.ús5
Asunú;d,n * I'¡r¡guxy
#**0. or*,.n, ,ii á**..o"
wwr§.trrtr.8ov.!,y
 x.202504.DE -Sli.|0til('E^:TEN{{tlt) l)F t.A fPQP{f,4 ¡i,4(7(1.\r.,/.. ¡,\6n... ¡,\it},,

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C¡jr§;llrd:
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EI*4I*I "##;:,Í,;!2HW'
_23_
a En la última diapositiva, además de la bibliografía, debe aparecer el nombre y apellido
del funcionario quien elaboró la presentación, asi como del o los funcionarios quienes
revisaron.
a Queda prohibido :uL:rlizar imágenes, fotografías, etc. que se encuentran ilegibles o
borrosas.

&'crctarfa Gene¡¿ll El#r&.IiE sft rÉtá¡ia.Sener¿\1Ca1r¡éc. Bov.Fy

trstrella No.143 cssi Alhcr.Ii - difici() Estrella úi§()

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3§ r il¡rl1
Tcli (595 2-t) 447'989/442..055
Asuncián * Paráfi{¡ñy
&-#:rrrr: nigit,.t §evrcpy
w r^?§.il\Bl.Bov,pv
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 ,,.1tW¿¡,rIj,l7'¿',\l1{.tl(} Í)E {,,1 EPOPEy',|¡ilr'Ill¡i'l¿ l,ió.¡ /,{:r},.
x.202504.DE
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l(r\ N" 93.4,t lr,:i)
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jl»;t*¿, l¿'it,{o*u¡;r, 7ir*,t,
trkdtr*r ',füra-rr,:,lrofi.Yl)
-24-

ANEXO II
LOGO INSTITUCIONAL DE GOBIERNO NACIONAL VIGENTES

Misión: Garantizar a todas las personas una educación de calidad como bien público y derecho humano a 1o

largo de la vida.

MEMORÁNDUM DCGI-DDO N" XXAXXX

A : XXXXXXXXXXXXXXX, Director
Dirección de Desarrollo Organizacional
SELLO
INSTITUCIONAL XXXXXXXXXXXXXXX, Jefe FIRMA
Departamento de Control de Gestión Institucional

FECHA z diaf mesf año

REFERENCIA.

Atentamente. -

Elaborado por: Luis Martínez (Firma) Revisado por: Rosaura Godoy (Firma)

Visión: Institución que brinda educación integral de calidad basada en valores éticos y democráticos, que
promueve la participación, inclusión e interculturaliclad para el desarrollo de las personas y la sociedad.

Se colocan los datos de la dependencia, tales como: denominación, estructura superior jerárquica,
direcclón de la oficina, correo electrónico institucional, web del MEC, teléfono, ciudad y país.

S€cret¿rxta Gen?rál serd¿Iria,8eñera16¡ñéú. gov,py

Estrella N" 443 r.rsi Alherdi - Edifici() Lrt¡olla 3" pisr)
Tcl: (595 2-1) 447-989/1142.055 W**o.r,*rrn,f-,#n¿;rtr,.py
Asun(iórr * I'árá&u;ry B\{ !v trrB:.
. g,o v .py
.-..-)-
 ,§f,§0¿,/(Tt,.Y77jIl,1Rr() Dt 1,,.1 hPt)rl\".¿,t4{.71). ,1r" f 86"r ' !17Ü"
x.202504.DE
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Eh,ül[$r fX»,,,*a:i+^ ll2tlA
-25-
NOTA OFICIAL

LOGO INSTITUCIONAL DE GOBIERNO NACIONAL VIG ENTES

Misión: Garantizar a todas las personas una educación de calidad como bien público y derecho humano a lo
largo de la vida.

Fecha: lugar, día, mes y año.-

Nota SG/DM N' AXXX

Señora Ministra:

XXXXXXX.

Sin otro particular, hago propicia la ocasión para reiterarle el testimonio de mi

consideración más distinguida.

xxxxxxxxxxxxxxxx
MINISTRO/A

A su Excelencia,
XXXXXXXX, Minisho/a
Ministerio de XXXXXXXX
E. D.
Visión: Institución que brinda educación integral de calidad basada en valores éticos y democráücos, que
promueve la participación, inclusión e interculturalidad para el desarrollo de las personas y la sociedad.

Se colocan los datos del Despacho Ministerial, tales como: denominación, dirección, correo
ico institucional de la SG o de la DGG, dirección web del MEC, teléfono, ciudad y país.

Secret¿lrta Cener^1 s{ret¿rriá- liener¿rlQ)me. ¡jov py

-

Estrella N" 443 casi Albe¡cli - Edifickr lirtrella 3'piscr

Tcl: (595 21) 447-989/442. O55 r\::\eu¡6pt
W)&,wr:r:oisir^t ?!v.trrB:,gov.lry
Asun{:ión - I'á.r¡guay wr
 ,,sti:;Q{.llÜ:i{Tt:§,4fi¡o DF {..A ÍP0{}EY.'|,\",^lillL\','l¿' l,tó'J l'firi''
x.202504.DE
1!lual
vrsf()l\ Y [.119]ÓN
l1c. 1{*Y$9 )l);,1

W,i,/o§*w*'
ffi,#f;
Ehdl*:
. )ll,n¡nr, ,1¿ i{-ú,n,*','tt ?,¡,,u¡,
rl)rl Q
iN:*r, *,,, :+^- :

-26-
LOGO INSTITUCIONAL DE GOBIERNO NACIONAL VIG ENTES

Misión: Garanttzar a todas las personas una educación de calidad como bien público y
derecho humano a lo largo de la vida.

INFORME N" XXX¿XXXX

Referencia: Memorándum XXXX N'

xxxixxxx, EXPEDIENTE N"
xxxxAxxx

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

Es nuestro informe. -
Fecha: lugar, día, mes y año.

sELLO rNSTlrUClOl¡nl - FlRrun

Aprobado por: ]uan Giménez, Cargo

Denominación del Puesto

Elaborado por: Luis Valdez (Firma) Revisado por: Graciela Ayala (Firma)

Visión: Institución que brinda educación integral de calidad basada en valores éticos y
democráticos, que promueve la participación, inclusión e interculturalidad para el desarrollo
de las personas y la sociedad.
jerárquica,
Se colocan los datos de la dependencia, tales como: denominación, estructura superior
dirección de la oficina, correo electrónico instltucional, web del MEC, teléfono, ciudad y país.

(]enelal sec!útária,Sener¿rlGlillet. 8ov -Py

Secret¿ufe
Estrello N" 443 casi Alberdi - tdifict) E§trella 3" Pi§() 'W§,l/.ucn,srr,rt i ÍovrcPY
Tcl: (595 21) .447-sB9/442 O55 w(/!, iliÉr:.ilov py
Asrrn!ión - I'araguñy
 .5¿§(1¿ ft :¡:,\ 7 [§4,s ff ) ft [,,1 FPüf'Í:Y.t i1i4ll/).k11'" i'{é'* l'Y:r¡''
x.202504.DE
1,1[C
\¡t1ilÚ{ Y [lllll^"¡N
l{(i l{' ijSt :arf,ll

ffi ..J1.,;t
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ffr*¿,*r,'\^)27O
OTRAS NOTAS
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-27-
-¡{,¡u.,¿,'¡,¡ ? ¡nt'nt"

LOGO INSTITUCIONAL DE G o BIERNO N ACIO N AL VI,C ENTE S

de calidad como bien público y

Misión: Garantizar a todas las personas una educación
derecho humano a 1o largo de la vida'
Fecha:lugar, día, mes Y año

NOTA N" Xxry2o21

SRA. XXXXXXXXXXXXXX, Viceministra

Viceministerio de Educación Básica
Presente

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

Atentatemente.
SELLO INSTITUCIONAL - FIRMA

Aprobado por: Juan Giménez, Cargo

Denominación del Puesto

Elaborado por: Luis valdez (Firma) Revisado por: Graciela Ayala (Firma)

Visión: Institución que brinda educación integral de calidad basada en valores éticos y
democráticos, que promueve la participación, inclusión e interculturalidad para el desarrollo
de las personas y la sociedad.

jerárquica,
Se colocan los datos de la dependencia, tales como: denominación, estructura superior
rección de la oficlna, correo electrónlco institucional, web del MEC, teléfono, ciudad y país

ssrét¿1ri a. Bener¿\lclñéc.8ov -
Py
S4cr¿t¿rvia Gcnerál
fstrella N" 443 cusi Albs.li - }ldificio a§trella 3" pito
Tcl: (595 2it) .147-989/442..055 6l-#vrc nigi,nt i' .ll:ia:rtrcpy
* u,!! ura:. ¡l,ov py
Asurr!'iín - P¿r¡guiy
. .
 ,5T;',!p{üi}r.\'7'}i}1Rlt) ¡)l: Í...1 ["Püt'E)',1iil(]r)Í"11. ¡&ó'] l,\it],'
x.202504.DE
\,11:(l
vt$túl\ Y ¡..Ittt]N
l1*r 5" 9S!:ll.)iil

Elii{,itE
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'*'r¡o*,¡,¡,,
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de "t. duaaar¿u {; i?¡|/¿,t,
EHd,'$*r fn*r,r,r,":n^ )Xll)
_28_
LOGO INSTITUCIONAL Y/O DE GOBIERNO NACIONAL VIGENTES

Misión: Caranttzara todas las personas una educación de calidad como bien público y
derecho humano a lo largo de la vida.

DICTAMEN N" Xxry2o21

Referencia: XXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

Es nuestro dictamen.
Fecha: lugar, día, mes y año.

SELLO INSTITUCIONAL. FIRMA

Aprobado por: Juan Giménez, Cargo

Denominación del Puesto

Elaborado por: Luis Pérez (Firma) Revisado por: Graciela Ayala (Firma)

Visión: Institución que brinda educación integral de calidad basada en valores éticos y
democráticos, que promueve la participación, inclusión e interculturalidad para el desarrollo
de las personas y la sociedad.

Se colocan los datos de la dependencia, tales como: denominación, estructura superior jerárquica,
-\cció n de la oficina, correo electrónico instituclonal, web léfo no, ciudad y país.

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{)eñerál secretaia.geñeralQf me..§ov,Fy

N".143 cusi AlLr:¡di - Edificir; rrtrella 3' piso
{59 5 2f) 417 -9a9 / 442.. O55 ffi.*MEC- Drgit,lt X ?oltrcpv
Ásrrnci{rn -.t>ar,rgu;ry §ü/!!.rnar,gou,py