Institución: Instituto Tecnológico Superior Honorable Consejo

Provincial de Pichincha

Carrera: Tecnología en Asistencia de Gerencia

Promoción: Vigésimo Novena AGQ1

Módulo: Organización y Sistemas

Número de créditos: 4

Tema: Elaboración de herramientas administrativas para la

empresa “CHOCOPASION”

Autores:

 Tania Caicedo

 Stefany Castillo

 Tatiana Naranjo

 Freddy Puga

Docente: Ing. Saúl Pérez

Fecha: agosto 09 del 2017

INTRODUCCIÓN

Desarrollar un trabajo como es la realización de la microempresa CHOCOPASION la

cual estamos poniendo en práctica todo lo aprendido en el módulo de Organización y Siste-

mas, la manera como se debe elaborar los diferentes pasos para construir una microempresa

sólida, conociendo las labores que debe emprender cada colaborador para que nuestra empre-

sa sea llevada al éxito dentro de la ciudad y con el tiempo ser una de las mejores dentro del

país.

Cabe recalcar que la elaboración de trabajos donde se crea manuales administrativos, mejor

nuestros conocimientos para ya relacionarnos con lo que se refiere a la carrera de Asistencia

en Gerencia.

Con los conocimientos puestos en marcha en el presente trabajo, se crea una base

para formar la microempresa como trabajo final, contando con organigramas, diagramas de

flujo, manual administrativo.

CHOCOPASION 2
JUSTIFICACIÓN

La creación de esta microempresa será en la cual estamos poniendo en práctica todos los

conocimientos aprendidos en el módulo, con esto se espera sacar un producto al mercado con

sus respectivas formas como se debe llevar una empresa, conformado con colaboradores que

estén conscientes de sus responsabilidades y como esto se debe cumplir con los reglamentos

de la empresa.

Principalmente con la creación de esta micro empresa y con una excelente planificación,

lo que se quiere es llegar a deleitar el paladar de todos/as las personas y posibles clientes

primeramente nacionales y con el tiempo internacionalmente.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Microempresa CHOCOPASION sea conocida en el medio local, ser los mejores y

seguir creciendo para llevar a todo el mundo el sabor del chocolate que se produce en

Ecuador.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.- PLANIFICACIÓN. - El motivo por el cual se tiene que planificar, es para que nuestra

empresa tenga una visión y una estructura bien complementada.

2.- ORGANIZACIÓN. - La Organización de la micro - empresa, es muy importante

porque se pretende llevar de la mejor manera la Administración de una manera eficiente para

no caer en crisis o a la quiebra.

3.- INTEGRACIÓN. - La Integración como objetivo es trabajar juntos y unidos para un

mismo fin y sacar a flote la nuestra micro - empresa.

4.- DIRECCIÓN. - Este proceso de creación, es una respuesta positiva para todos nosotros

como creadores ya que podemos planear, analizar y contribuir y así de esta manera poder

comunicarnos, motivarnos y ser precisos en todas las decisiones que tomemos dentro de la

empresa.

5.- CONTROL. - Este último proceso nos ayuda a verificar, controlar y establecer nuevas

investigaciones de mercado, con el fin de mantenernos siempre en la cúspide micro

empresarial.

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CHOCOPASION 5
Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN........................................................................................................2
JUSTIFICACIÓN........................................................................................................ 3
OBJETIVOS............................................................................................................... 4
OBJETIVO GENERAL................................................................................................4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS......................................................................................4
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.............................................................................7
RESEÑA HISTÓRICA................................................................................................ 7
ACTIVIDAD ECONÓMICA.........................................................................................8
PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE............................................................8
CALIDAD....................................................................................................................9
MEJORA CONTINUA.................................................................................................9
ESTRATEGIA FUNCIONAL....................................................................................... 9
PROCEDIMIENTOS...................................................................................................9
CAPÍTULO 1............................................................................................................ 10
1.1 SISTEMAS POR CADA ÁREA.......................................................................10
1.2 ORGANIZACIÓN FORMAL............................................................................15
1.3 ORGANIZACION INFORMAL.........................................................................16
CAPÍTULO 2............................................................................................................ 18
1.2 Diseño organizacional de la empresa.............................................................18
1.2.1 Especialización de trabajo.............................................................................18
1.2.2 Departamentalización..................................................................................23
1.2.2.1 Departamentalización por función...............................................................23
1.2.2.2 Departamentalización por producto.............................................................24
1.2.2.3 Departamentalización geográfica................................................................24
1.2.2.4 Departamentalización por cliente................................................................25
1.2.2.5 Departamentalización por proceso..............................................................25
1.2.3 Cadena de mando....................................................................................... 26
1.2.4 Amplitud de control...................................................................................... 27
1.2.5 Centralización y descentralización...............................................................28
1.2.6 Formalización...............................................................................................28
1.2.6.1 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO................................................28
3.2.1 ÍNDICE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.....................................................33
3.2.2 PRÓLOGO...................................................................................................... 34
3.2.3 OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS.....................................................35
3.2.4 ÁREAS DE APLICACIÓN................................................................................36
3.2.5 CONCEPTOS..................................................................................................38
3.2.6 PROCEDIMIENTOS........................................................................................39
3.2.7 DIAGRAMAS DE FLUJO...............................................................................43

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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

RESEÑA HISTÓRICA

Esta idea de formar una pequeña empresa, se dio hace un mes atrás, con la unión de

cuatro compañeros de este Instituto y se lo hizo pensando en el beneficio de las personas que

no tienen un trabajo estable y que se encuentran desempleados.

De acuerdo a las investigaciones realizadas, hemos encontrado que el Ecuador es un

país agrícola donde, por medio de nuestro clima, existen sembríos y cosechas de cacao, lo

cual nos favorece como ecuatorianos el poder fomentar y crear un producto de buena calidad

y netamente ecuatoriano,

Por lo tanto, la creación de esta micro empresa, es una puerta abierta para que los

futuros emprendedores y empresarios, sepan de nuestro producto y lo lleven a lo más alto del

mercado internacional.

La Micro-empresa cuenta con áreas básicas para su funcionamiento como son:

 Área de Abastecimiento

 Área de Producción

 Área de Negocios y Ventas

 Área de Control de Calidad

 Con estas áreas tratamos de seguir trabajando y creciendo de una manera productiva y

económica, esperamos que en este año 2016, podamos realizar una reestructuración en los

campos laborales para el mejor desarrollo de nuestras actividades siempre cumpliendo con

todas las normas y leyes de nuestro país.

ACTIVIDAD ECONÓMICA

Producción de chocolate

PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE

Micro - Empresa llamada CHOCOPASION, está clasificada según su actividad,

como una empresa Industrial, ya que se dedica a la transformación de la materia prima en

productos terminados que son chocolates o planchas de chocolate, por lo que es una empresa

que cuenta con un capital de $. 800,00 dólares y que corresponde al 25% por cada accionista

teniendo una orientación del 100% lucrativo, por esa razón según su capital es Empresa

Privada y por su Tamaño es una empresa Pequeña, ya que cuenta con menos de 10 personas

y como es una micro – empresa nueva, abarca un espacio de Ámbito Local y de una

Constitución Jurídica como Sociedad Anónima.

Nuestra empresa abre las puertas al mercado con el funcionamiento de un delicioso

chocolate hecho artesanalmente, adicional a eso, ofrecemos peluches y globos que es un

complemento para los servicios que ofrecemos a nuestros posibles clientes.

CHOCOPASION 9
CALIDAD

La calidad total de la organización es fundamental para captar y mantener el mercado;

por ello, es compromiso de todos los que integramos la organización, implantar este princi-

pio como la base de nuestras actividades, brindando a nuestros clientes una cultura de calidad

en todos los procesos de industrialización, para de esta forma llegar a constituirnos en una

empresa con liderazgo, cumpliendo con estándares de calidad.

MEJORA CONTINUA

La organización de renovar y/o actualizar sus conocimientos en lo que la tecnológica y

administración de punta, manteniéndonos a la vanguardia, desarrollando programas innova-

dores, experimentar nuevas ideas y asumir los errores que se cometen.

ESTRATEGIA FUNCIONAL

Aprovechar ventajas climáticas que contribuyan a tener una producción continua y

abastecer los mercados de destino y aumentar la participación en el mismo, ofreciendo una

gama de productos.

PROCEDIMIENTOS

 Selección y adquisición de la materia prima principal

 Trasporte al local de procesamiento

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  Elaboración y verificación del chocolate

 Verificación de los moldes

 Etiquetado

 Traslado del producto final

CAPÍTULO 1

1.1 SISTEMAS POR CADA ÁREA

SISTEMA COMERCIAL

El sistema comercial es la forma en que la empresa hace llegar sus productos a los

consumidores. Por un lado, se encuentran los consumidores con sus necesidades y deseos, y

por el otro, las empresas con sus productos que pueden ser puestos directamente a

disposición de los consumidores o bien llegar a ellos a través de intermediarios.

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A). - Subsistema de marketing

El marketing es la función que dentro de la empresa estudia la manera de iniciar,

facilitar y consumar relaciones aceptables de intercambio mediante la concepción, fijación

del precio, comunicación y distribución de ideas, bienes y servicios que satisfacen los

objetivos de los individuos, las organizaciones y la sociedad.

B). - Subsistema de ventas

Se trata de una completa aplicación, para la gestión de clientes, proveedores y

productos, incluyendo la posibilidad de realizar el registro de ventas de dichos productos y

generar informes. El propósito fundamental del sistema de ventas es el manejo relacionado

con la facturación, cobranza, distribución y mercadeo, para una organización es muy

importante tomar en cuenta cual es la necesidad social que tiene como organización, para

poder desempeñar una buena labor en lo que se refiere a ese tipo de actividades. En ese

contexto el objetivo general es analizar el sistema de ventas disponible en las empresas

Factor externo: Económico ya que de la economía del País dependen las ventas de la

empresa.

Entrada Proceso Salida

Estudio de mercado  Analizar Cartera de clientes y futuros

 Interpretar y recolectar la información compradores

Retroalimentación

Encontrar mejores clientes en el mercado para obtener más utilidad.

Factor interno: Mejor la calidad del producto para poder competir en el mercado

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SISTEMA FINANCIERO

Este sistema establecerá las acciones a realizar para conocer los resultados arrojados

mensualmente y al final del año fiscal. De acuerdo a las ventas o inversiones que se ejecuten

dentro de la misma.Se crean varios subsistemas que mantendrán distribuidas las atribuciones,

relaciones, responsabilidades y autoridad.

a). - Subsistema contabilidad

Mantiene equilibrado y delineado cada puesto de trabajo, controla la contratación

oportuna del personal idóneo y gestiona todo lo relacionado con él.

b). - Subsistema de facturación y cartera

Este sistema registrará los cobros realizados a cada uno de los clientes y/o acreedores.

Factor externo: Políticos, cambios de disposiciones de la Superintendencia de

Distribuidoras.

Entrada Proceso Salida

Recepción de facturas y  Registro  Presupuesto anual

documentos contables  Verificación de documentos  Informe de
contables ganancias y
perdidas.

Retroalimentación

 Mantener al día Cobros y Pagos de la Empresa

 Mantener al día los informes Contables de la Empresa

 Dar seguimiento a las actividades contables de la Empresa durante los períodos acordados.

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SISTEMA DE PRODUCCIÓN:

Comprende la transformación de las materias primas en productos terminado la máxi-

ma cantidad que se puede producir de un bien con unos recursos; por lo tanto, es una aplica-

ción que a un vector de recursos le hace corresponder un escalar que representa la cantidad

producida, se encarga de disponer todos los elementos necesarios para que el proceso pro-

ductivo se desarrolle de acuerdo a los cronogramas.

a). -Subsistema de control y calidad

Este es un control ex post, controla si el producto terminado cumple con los

estándares de producción (internos y externos) es decir coordina y controlar las actividades

de transformación de la materia prima en producto terminado, respetando las normas internas

de calidad y el marco legal vigente (optimizando la eficiencia productiva

b). -Subsistema de mantenimiento

Está relacionada con la prevención de lesiones en el trabajador, ya que, tiene la

responsabilidad de mantener en buenas condiciones, la maquinarias y equipo de trabajo, lo

cual permite un mejor desenvolvimiento y seguridad evitando en parte riesgos en el área

laboral. Son las actividades necesarias para mantener los equipos e instalaciones en una

condición particular o volverlos a dicha condición

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Factor externo: Factor demográfico porque el medio ambiente afecta a las

plantaciones de cacao.

Entrada Proceso Salida

Pasta de chocolate  Cuando la pasta esté caliente,  Producto final

pero no cocida, pon la pasta. CHOCOPASION
 Después de añadir la azúcar y los
sabores adicionales y masmelo,
vierte el chocolate en moldes o en
una bandeja larga para que luego
cortes barras pequeñas. Deja que
el chocolate se enfríe y se
solidifique

Retroalimentación

Diversificar los productos ya que con el cacao podemos producir licor, manteca
Factor interno:
Competitividad: Mejorando la calidad de nuestro producto para que pueda consolidarse en el mercado.

SISTEMA ADMINISTRATIVO

Este sistema se crea para mantener planificado, organizado, dirigido y controlado el

talento humano, materiales y equipos tecnológicos que la organización necesita o pueda

necesitar conforme al crecimiento que va teniendo la misma.

Se crean varios subsistemas que mantendrán distribuidas atribuciones, relaciones,

responsabilidades y autoridad.

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a). -Subsistema talento humano

Mantiene equilibrado y delineado cada puesto de trabajo, controla la contratación oportuna

del personal idóneo y gestiona todo lo relacionado con él.

b). -Subsistema servicios generales

Proporciona oportuna y eficientemente, los servicios que requiera la organización en

materia de comunicaciones, transporte, correspondencia, archivo, reproducción de

documentos, intendencia, vigilancia, mensajería y el suministro de mantenimiento preventivo

y correctivo al mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte.

Factor externo: Legal Tener en cuenta las leyes establecidas para la contratación de

personal.

Entrada Proceso Salida

Selección de personal  Llamamiento  Contratación de personal capacitado

 Entrevista
 Evaluación
 Capacitación

Retroalimentación, Tener varias opciones para la contratación de personal

- Conformidad en el ambiente laboral entre compañeros.

- Tener un buen equipo de trabajo.
- Motivar al personal para que exista buena producción.

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1.2 ORGANIZACIÓN FORMAL

ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO

Gerencia Administrativa. - Esta gerencia nos ayuda a determinar y ver cuál es el

desarrollo del departamento de Recursos Humanos en el manejo, y selección del personal,

como también llevar de una manera eficiente los contratos que se dan en el departamento

de Servicios Generales.

Gerencia Financiera. - Esta Gerencia nos permite controlar, analizar y llevar a cabo todo

el manejo contable de la empresa, como estar al día de los pagos tanto interno como

externo.

Gerencia de Producción. - Nos permite llevar el control y la supervisión del

procesamiento del producto, desde su transformación hasta su terminación del mismo para

la venta.

Gerencia Comercial. - Esta gerencia nos permite observar el manejo de las ventas,

comercialización, publicidad y marketing que realiza la empresa de acuerdo al producto

elaborado y terminado.

Gerencia
General

Gerencia Gerencia Gerencia de Gerencia

Administrativa Financiera Producción Comercial
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CHOCOPASION
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1.3 ORGANIZACION INFORMAL

Dentro de este Tipo de Organización, una vez que se contemple el presupuesto que

tiene la empresa, se puede realizar dos veces por año, una integración con todo el personal,

un campeonato deportivo interno, esto se lo hace en el mes de mayo por el día del trabajador

y el otro se lo haría en el mes de diciembre, con todo el personal de la empresa y como

responsable será el Subgerente Administrativo, estos juegos se realizarán en las canchas del

Complejo del Ministerio del Deporte los días Sábados y Domingos a partir de las 08h00 de la

mañana, esto con el fin de no interrumpir la jornada laboral.

Para esta actividad tenemos un presupuesto total de $500 dólares para la compra de

uniformes, medallas y trofeos para los ganadores y para bebidas hidratantes.

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CHOCOPASION
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CAPÍTULO 2

1.2 DISEÑO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

1.2.1 Especialización de trabajo

SISTEMA ADMINISTRATIVO

Sus funciones principales son:

- Planificación y selección del personal.

- Contratación e inserción del personal.

- Gestión de nóminas, prestaciones y beneficios del personal.

- Evaluación continua del personal.

Sus tareas son:

1.- Planificación y selección del personal

- El control de las vacantes disponibles.

- Reclutar y entrevistar a los profesionales calificados según la necesidad del pues-

to.

- Llevar Confirmar la información proporcionada por los aspirantes.

- Seleccionar al personal que cumpla con los requerimientos técnicos, actitudinales

y/o emocionales.

2.- Contratación e inserción del personal

- Ingresar en el sistema la información del personal.

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 - Suscribir el contrato de trabajo respectivo.

- Mostrar sus funciones, responsabilidades, obligaciones y prohibiciones, estación

de trabajo, departamento y compañeros en general.

- Dar una inducción específica de la empresa a la cual están siendo contratados.

3.- Gestión de nóminas, prestaciones y beneficios del personal

- Mantener al día el reporte de nómina y cálculo de horas extras.

- Mantener respaldadas las prestaciones que el empleado tiene.

- Informar oportunamente los beneficios que la organización da a sus empleados.

4.- Evaluación continua del personal

- Prestar las facilidades para que el personal tenga constante capacitación.

- Incentivar la profesionalización del personal.

- Gestionar, premiar y/o sancionar al personal por cumplimiento de metas o incum-

plimiento de normas, según sea el caso.

SISTEMA FINANCIERO

Sus funciones principales son:

 Efectuar y validar los registros contables directos.

 Diseñar el presupuesto anual de la empresa.

 Tener al día las cuentas por cobrar para el departamento de tesorería.

 Realizar informes mensuales, trimestrales y anuales de actividades.

Sus tareas son:

1.- Efectuar y validar los registros contables directos.

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CHOCOPASION
0
 - Controlar

- Verificar

- Analizar

2.- Diseñar el presupuesto anual de la empresa.

- Realizar una reunión de Directorio de la Empresa.

- Coordinar con el departamento de comercialización del estudio del mercado

- Realización de una proyección de ventas

3.- Tener al día las cuentas por cobrar para el departamento de tesorería

- Verificar cartera de clientes que se encuentren pagados en su mayoría

- Realizar análisis de cobros

- Verificar y actualizar direcciones de los clientes.

4.- Realizar informes mensuales, trimestrales y anuales de actividades.

- Cumplir con los objetivos y metas de la empresa de acuerdo a sus actividades inter -

nas

- Estar pendiente de las actividades y funciones de los empleados que se encuentran a

cargos de los procesos e informes a cumplir.

- Tener un cronograma de trabajo para los empleados con sus funciones a cumplir.

SITEMA DE PRODUCCIÓN

Sus funciones principales son:

 Análisis y control del producto que fabricamos.

 Medición del trabajo.

 Higiene y seguridad industrial.

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  Control de la producción e inventarios.

Sus tareas son:

1.- Análisis y control del producto que fabricamos.

- Inspecciones y métodos del control de las herramientas asignadas.

- Establecer los estándares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en

cuanto a calidad

- Comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado.

2.- Medición de trabajo.

- Tiempos de elaboración.

- Tomar medidas necesarias para garantizar que se esté cumpliendo con la programa-

ción fijada

- Diseño del producto que se desea comercializar

3.- Higiene y seguridad industrial

- Elaborar un producto de alta calidad.

- Controlar el material con el que se trabaja.

- Realizar el diseño pertinente de las instalaciones para el adecuado mantenimiento y

control del equipo.

4.- Control de la producción e inventarios.

- Planificar los pasos que se deben seguir con las inspecciones.

- Realizar los informes referentes a los avances de la producción.

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 - Suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramien-

tas requeridas.

SISTEMA COMERCIAL

Sus funciones principales son:

 Efectuar un estudio de mercado.

 Buscar nuevos Mercados.

 Realizar un programa de marketing empresarial.

 Establecer alianzas comerciales para crecimiento de la empresa.

Sus tareas son:

1.- Efectuar un estudio de mercado.

 Realizar encuestas.

 Verificar información de las encuestas.

 Analizar los resultados y obtener conclusiones.

2.- Revisar índice de ventas.

 Llevar un control para asegura el cumplimiento del presupuesto.

 Coordinar con el departamento financiero y administrativo el índice de ventas

 Con la información del índice de ventas verificar que camino está siguiendo nuestra

empresa y con esto poder corregir ciertos problemas a tiempo.

3.- Realizar un programa de marketing empresarial.

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  Coordinar presupuesto para Marketing

 Delimitar y establecer características del plan de Marketing

 Aplicar y controlar promociones y publicidad.

4.- Establecer alianzas comerciales para el crecimiento de la empresa.

 Establecer una cartera de clientes fijos para mejorar las ventas

 Buscar en el mercado empresas que puedan aumentar nuestro volumen de ventas.

 Tratar de implementar nuevas sucursales estudiando el nivel de crecimiento de nues-

tra empresa.

1.2.2 DEPARTAMENTALIZACIÓN

1.2.2.1 Departamentalización por función

Sistema administrativo
Funciones principales:
 Planificación y selección del personal
 Contratación e inserción del personal
 Gestión de nóminas, prestaciones y beneficios del personal
 Evaluación continua del personal

Sistema financiero
Funciones principales:
 Efectuar y validar los registros contables directos
 Diseñar el presupuesto anual de la empresa
 Tener al día las cuentas por cobrar para el departamento de tesorería
 Realizar informes mensuales, trimestrales y anuales de actividades

Sistema de producción
Funciones principales:

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CHOCOPASION
4
  Análisis y control del producto que fabricamos
 Medición del trabajo
 Control de la producción e inventarios
 Higiene y seguridad industrial

Sistema comercial
Funciones principales:
 Efectuar un estudio de mercado
 Buscar nuevos Mercados
 Realizar un programa de marketing empresarial.
 Establecer alianzas comerciales para crecimiento de la empresa

1.2.2.2 Departamentalización por producto

Agrupa los productos que estamos ofreciendo

Sistema de
producción

Chocolates
peluches globos
“CHOCOPASION”

1.2.2.3 Departamentalización geográfica

Nuestra empresa abarca un ámbito local y por ende va cubrir el Sur, Centro y Norte
de la ciudad de Quito.

Sistema
administrativo

2
CHOCOPASION
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 Sistema financiero

Gerencia General

Sistema de
producción

Subsistema de
Ventas SUR- QUITO
marketing
Sistema comercial
Subsistema de Ventas CENTRO-
ventas QUITO

Ventas NORTE-
QUITO

1.2.2.4 Departamentalización por cliente

Nuestra empresa está enfocada a personas hombres y mujeres jóvenes, de los 15 hasta

los 25 años, con un nivel social medio y como se dedica a la venta de chocolates estará

ubicada en sitios con alta concentración de jóvenes que puedan adquirir un producto

novedoso y al alcance de la economía del país.

1.2.2.5 Departamentalización por proceso

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CHOCOPASION
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1.2.3 CADENA DE MANDO

CHOCOPASION, presenta la siguiente cadena de mando, que determina la autoridad

que está presente en los diferentes niveles jerárquicos; sin embargo, todos reportan a la

Gerencia General:

1. GERENTE GENERAL

1.1 GERENTE ADMINISTRATIVO

1.1.1 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANO
1.1.2 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
1.1.2.1 JEFATURA DE CONTRATACION
1.1.2.2 JEFATURA DE SUGURIDAD
1.2 GERENTE FINANCIERO
1.2.1 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
1.2.2 DEPARTAMENTO DE FACTURACION Y CARTERA
1.2.2.1 JEFATURA DE TRAMITADOR
1.2.2.2 JEFATURA DE RECAUDACION
1.3 GERENTE DE PRODUCCION
1.3.1 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
1.3.2 DEPARTAMENTO DE CONTROL Y CALIDAD
1.3.2.1 JEFATURA DE EVALUACION
1.3.2.2 JEFATURA DE ALMACENAMIENTO
1.4 GERENTE DE COMERCIALIZACION
1.4.1 DEPARTAMENTO DE VENTAS
1.4.2 DEPARTAMENTO DE MARKETING
1.4.2.1 JEFATURA DE DISEÑO
1.4.2.2 JEFATURA DE PUBLICIDAD

2
CHOCOPASION
7
1.2.4 AMPLITUD DE CONTROL

De acuerdo a la Fórmula equivalente, podemos observar el tipo de subordinaciones

que puede tener un Gerente o jefe de una empresa, calculando el número de subordinados

que debe tener un ejecutivo para poder realizar todas las actividades eficazmente.

Tramo de control con: 3

R=N [ 2 N −1 +(N−1) ]

R=3 [ 23−1 +(3−1) ]

R=3 [ 4+2 ]

R=3 [ 6 ] R=18

2
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 Esta respuesta nos indica que la persona encargada o jefe tiene a 3 subordinados a su

cargo por lo que tendrá 18 relaciones con el personal, lo que esto significa que si es posible

manejar estas relaciones porque es un número corto.

Tramo de control con 10:

R=N [ 2 N −1 +(N−1) ]

R=10 [ 210−1 +(10−1) ]

R=10 [ 512+9 ]

R=10 [ 521 ] R=5210

Esta respuesta nos indica que la persona encarga tendrá a su cargo 10 subordinados y

a su vez tendrá 5210 relaciones, por lo que esto para un jefe no es factible manejar este

número de relaciones porque este número es demasiado alto para una sola persona, una

solución para este problema sería designar funciones específicas a estos subordinados y

elegir jefes de grupo que puedan cumplir labores de control y con esto la persona encargada

solo tendrá que solicitar los informes a estas persona disminuyendo así la cantidad de

relaciones.

1.2.5 CENTRALIZACIÓN y descentralización

Nuestra empresa es centralizada ya que la toma de decisiones importantes es tomada

únicamente por los altos mandos, la gerencia general se encargará de aprobar o negar los

cambios en la empresa. La razón de que CHOCOPASIÓN sea centralizada es porque

nuestra empresa posee poco personal y es pequeña por ende se podrá informar rápidamente a

los altos mandos cualquier novedad o inquietud y ellos podrán dar la solución con rapidez.

2
CHOCOPASION
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 1.2.6 FORMALIZACIÓN

1.2.6.1 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

EMPRESA: CHOCOPASION

1. Ámbito de aplicación

1.1 Están sujetos al presente Reglamento, todas las personas que desempeñen cualquier

trabajo subordinado a favor de la empresa.

1.2 El personal de la empresa está obligado a cumplir también con las disposiciones de

orden técnico administrativo que dicte la misma, las cuales les serán dadas a conocer a través

de los medios adecuados para el caso.

2. Lugar tiempo de trabajo

2.1 Los trabajadores iniciarán y terminarán sus labores en los lugares que la empresa les

designe deberán atender a cualquier otra actividad conexa a su ocupación principal.

2.2 Al iniciarse la jornada de trabajo diariamente, los trabajadores deberán marcar su

tarjeta de asistencia de inmediato procederán a instalarse en los lugares de trabajo. En los

días y horas que se establezcan para la limpieza del área de trabajo, maquinaria, aparatos e

instrumentos de trabajo o por cualquier otra causa, en los que el trabajador no se pueda

dedicar a las labores que habitualmente desempeña

3. Jornada de trabajo

3.1 La jornada semanal de trabajo será de 40 horas. El horario que regirá será de lunes a

viernes de las 7:00 am a las 4:00 pm, con una hora para tomar alimentos.

3
CHOCOPASION
0
 3.2 Los trabajadores, sin excepción alguna, deberán estar en sus lugares de operación e

iniciar sus labores exactamente a la hora señalada, sin embargo, se contará con una tolerancia

de 10 minutos, pasados los cuales se considerará como retraso al inicio de labores.

4. Permisos

4.1 Los trabajadores están obligados a solicitar los permisos para faltar a sus labores, por

escrito dirigido a su jefe inmediato.

4.2 Toda falta no amparada con autorización escrita, se computará como injustificada.

4.3 Son consideradas faltas justificadas, sin el requisito del permiso autorizado por

escrito, las que obedezcan a un caso fortuito o fuerza mayor debidamente

comprobada.

4.4 La comprobación de la justificación deberá ser hecha por el trabajador dentro de las

24 horas siguientes al inicio de la jornada a la cual no asistió.

5 Higiene del personal

5.1 Tener una higiene del personal depende de uno mismo. La autoestima juega un papel

fundamental frente a este aspecto, pues quien se aprecia y valora se esfuerza por verse y

mantenerse bien. Los factores para tener en cuenta y cumplir son los siguientes:

5.2 Enfermedades contagiosas: la empresa tomará las medidas necesarias para que no se

3
CHOCOPASION
1
permita trabajar en un área en riesgo de contaminación directa o indirecta del alimento por

microorganismos patógenos, a ninguna persona de quien se sepa o sospeche, que padece o es

vector de una enfermedad transmisible por los alimentos; o este aquejada de heridas,

infecciones cutáneas, llagas diarreas u otra fuente de contaminación microbiana (gripe,

catarro, tos o cualquier infección a la garganta).

5.3 Toda persona que se encuentre en esas condiciones, debe comunicar inmediatamente

al propietario o responsable del área de su estado físico, para que le sea asignada otra

responsabilidad.

5.4 Malos hábitos: Quedan totalmente prohibidas las siguientes acciones durante

el proceso de preparación de los chocolates.

 Rascarse la cabeza u otras partes del cuerpo

 Introducir los dedos en las orejas, nariz y boca

 Escupir, comer, fumar, mascar o beber en el área de producción

 Toser y estornudar directamente sobre el producto

 Apoyarse sobre paredes, equipos y productos

 Colocarse mondadientes o fósforos en la boca

 Laborar bajo efecto de algún estimulante o en estado etílico

 Tocarse o secarse el sudor de la frente con las manos, limpiarse la cara con éstas o

con los brazos; secarse las manos o brazos en el uniforme o secadores de uso exclusi -

vo para los utensilios.

5.5 Prácticas higiénicas: Es totalmente obligatorio lo siguiente:

3
CHOCOPASION
2
Para el área de Producción:

 El personal masculino debe lucir el cabello y patillas cortos, barba rasurada.

 El personal femenino debe llevar el cabello bien sujetado durante las horas laborales.

 No se podrá llevar las uñas pintadas durante las horas de trabajo.

 No usar adornos en las manos como relojes, anillos, etc.

 No portar lápices, cigarrillos u otros objetos detrás de las orejas.

6 Uniforme del personal

6.1 Mandil. - Cuando por el trabajo que se realiza el uniforme pueda ensuciarse

rápidamente, se aconseja utilizar sobre éste mandiles de tela o plásticos para mayor

protección, los cuales deben colocarse en un sitio específico mientras no se están usando. El

largo correcto del mandil es hasta debajo de la rodilla.

6.2 Zapatos. - Deben ser preferiblemente de cuero, y cerrados, para garantizar una mejor

protección en caso de quemaduras caídas de objetos. Deben tener suela antideslizante,

ser confortables resistentes. De preferencia deben ser de color claro y estar en buen estado.

6.3 Guantes. - Son una protección adicional al preparar y rellenar los chocolates. Deben

ser impermeables, resistentes, desechables, y facilitar el contacto con la materia prima, deben

ser lavables. En caso de presentar el manipulador alguna herida en la mano, debe ponerse

guantes obligatoriamente.

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CHOCOPASION
3
3.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3.2.1 ÍNDICE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3.2.1 ÍNDICE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS..............................................................31

3.2.2 PRÓLOGO.....................................................................................................................33
3.2.3 OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS................................................................34
3.2.4 ÁREAS DE APLICACIÓN............................................................................................35
3.2.5 CONCEPTOS.................................................................................................................37
3.2.6 PROCEDIMIENTOS.....................................................................................................38
3.2.7 DIAGRAMAS DE FLUJO..........................................................................................42
 3.2.2 PRÓLOGO

El vigente manual administrativo de nuestra empresa “CHOCOPASION ” deberá

mantenerse presente en los principales departamentos que constituye la organización ya que

servirá a cada uno de nuestros colaboradores porque mantiene el objetivo de informar y

orientar la conducta de los integrantes de la empresa para poder llevar una conducta adecua-

da y brindar un excelente producto , cooperando así a la correcta atención y responsabilidad

de cada una de las labores asignadas al personal, correspondiendo al excelente uso de este

manual y se sancionará a los empleados que no cumplan con los procesos estipulados, apli-

cando lo que dice el Reglamento.

“Empieza haciendo lo necesario, después lo posible, y de repente te encontrarás hacien-

do lo imposible.” Gerencia General

 3.2.3 OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esta idea de formar una pequeña empresa, se dio hace un mes atrás, con la unión de

cuatro compañeros de este Instituto y se lo hizo pensando en el beneficio de las personas que

no tienen un trabajo estable y que se encuentran desempleados.

De acuerdo a las investigaciones realizadas, hemos encontrado que el Ecuador es un

país agrícola donde, por medio de nuestro clima, existen sembríos y cosechas de cacao, lo

cual nos favorece como ecuatorianos el poder fomentar y crear un producto de buena calidad

y netamente ecuatoriano,

Por lo tanto, la creación de esta micro empresa, es una puerta abierta para que los

futuros emprendedores y empresarios, sepan de nuestro producto y lo lleven a lo más alto del

mercado internacional.

La Micro-empresa cuenta con áreas básicas para su funcionamiento como son:

 Área de Abastecimiento

 Área de Producción

 Área de Negocios y Ventas

 Área de Control de Calidad

Con estas áreas tratamos de seguir trabajando y creciendo de una manera productiva y

económica, esperamos que en este año 2016, podamos realizar una reestructuración en los
campos laborales para el mejor desarrollo de nuestras actividades siempre cumpliendo con

todas las normas y leyes de nuestro país.

3.2.4 ÁREAS DE APLICACIÓN

SISTEMA DE PRODUCCIÓN

Sus funciones principales son:

 Análisis y control del producto que fabricamos.

 Medición del trabajo.

 Higiene y seguridad industrial.

 Control de la producción e inventarios.

Sus tareas son:

1.- Análisis y control del producto que fabricamos.

- Inspecciones y métodos del control de las herramientas asignadas.

- Establecer los estándares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en

cuanto a calidad

- Comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado.
2.- Medición de trabajo.

- Tiempos de elaboración.

- Tomar medidas necesarias para garantizar que se esté cumpliendo con la programa-

ción fijada

- Diseño del producto que se desea comercializar

3.- Higiene y seguridad industrial

- Elaborar un producto de alta calidad.

- Controlar el material con el que se trabaja.

- Realizar el diseño pertinente de las instalaciones para el adecuado mantenimiento y

control del equipo.

4.- Control de la producción e inventarios.

- Planificar los pasos que se deben seguir con las inspecciones.

- Realizar los informes referentes a los avances de la producción.

- Suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramien-

tas requeridas.
3.2.5 CONCEPTOS

1. Abastecimiento. – proveerse del producto necesario como chocolate, almendras, etc.

2. Control de calidad. – conjunto de herramientas para detectar la presencia de errores

en el proceso calidad de los chocolates.

3. Adquisición. – adquirir la materia prima como es el cacao y los demás productos

necesario para su elaboración.

4. Moldes. – receptáculo hueco hecho de metal, se introduce el chocolate en estado

líquido para que se solidifique y dar diferentes formas según sea el pedido.

5. Producción. – elaboración de los diferentes tipos de chocolates con diferentes

formas, sabores, colores.

6. Servicios generales. - Proporciona oportuna y eficientemente, los servicios que

requiera la organización en materia de comunicaciones, transporte, correspondencia,

archivo, reproducción de documentos, intendencia, vigilancia, mensajería y el

suministro de mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario, equipo de oficina

y equipo de transporte.

7. Inserción. – incluir, insertar el personal capacitado para que forme un equipo de

trabajo en lo que se refiere a la elaboración, administración y producción del

producto CHOCOPASION.

8. Planificación. – seguir una seria de pasos para llevar a cabo un objetivo y seguir con

procesos para que esto se cumpla.

9. Mercado. – lugar público donde se comercializa el producto final.

10. Relleno. – complemento de los chocolates, sabor interno para sus diferentes

presentaciones.
 3.2.6 PROCEDIMIENTOS

GERENCIA DE PRODUCCION
COORDINADOR DE MANTENIMIENTO
COORDINADOR DE CONTROL DE CALIDAD
COORDINADOR DE ALMACENAMIENTO
3.2.7 DIAGRAMAS DE FLUJO