UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación

Campos

CURSOS EN LÍNEA

SARAI LLANOS NAVARRETE

ELIER EMANUEL LÓPEZ BASILIO
Campos
La combinación de correspondencia es una función que permite acoplar información de una lista
de datos a un documento principal. Es una utilidad imprescindible cuando se desea enviar
correspondencia a múltiples destinatarios sin que sea necesario escribir cada uno de los datos
particulares de los contactos.

Figura 1. Ejemplo de lista u origen de datos en Excel.

En este contexto, los campos se refieren a los espacios del documento de texto destinados a
contener la información seleccionada de cada contacto del origen de datos, ya que son áreas
específicas que estarán relacionadas con su información.

Figura 2. Ejemplo de Campos resaltados en el documento principal

Figura 3. Ejemplo de documento Combinado

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Elier Emanuel López Basilio

Una vez definido el origen de datos, ingresaremos los datos en el documento. Para incorporarlos,
utilizaremos los comandos que se encuentran en el grupo ESCRIBIR E INSERTAR CAMPOS.

Figura 4. Grupo Escribir e insertar campos

Hay que recordar que la información contenida en la primera fila de la tabla de datos de nuestro
origen, será la que se ocupará para los títulos de los campos de combinación de correspondencia
(véase Figuras 1 y 2). Las otras filas del archivo representan los registros de la información, es
decir, la información de cada contacto que se insertará en los campos (Figura 3).

Word generará una copia del documento principal por cada registro que se tenga
activado.

Insertar campo
Los campos, en la combinación de correspondencia, son marcadores de posición que se colocan
en la parte del texto donde se necesita que aparezca la información única de cada copia del
documento a obtener. Cada vez que se inserta un campo de combinación de correspondencia en
el documento principal, el nombre del campo se indica entre comillas de combinación («»), estas
comillas no aparecen en el documento final, solo es para distinguir el texto normal de los campos
combinados en el documento principal.

Recuerde que para poder utilizar las funciones del grupo ESCRIBIR E INSERTAR CAMPOS
deberá primero seleccionar un origen de datos.

Insertar campo combinado

Para insertar campos dentro de nuestro documento principal utilizamos el comando INSERTAR
CAMPO COMBINADO.

Figura 5. Insertar campo combinado.

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Figura 6. Insertar campo combinado despliega los títulos provenientes del origen de datos.

Esta opción nos permitirá definir un campo para el tipo de información que deseamos insertar en
el documento principal. Como hemos mencionado, las opciones que se despliegan serán
equivalentes a los títulos de nuestra lista de origen. Si hacemos clic sobre un título, se insertará
un campo correspondiente en la posición donde se encuentra el cursor en el documento.

Figura 7. Ejemplo de Carta con campos para combinación.

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Asignar Campos

La opción ASIGNAR CAMPOS de Word, nos permite precisar el uso y equivalencia de los títulos
del origen de datos para ser ocupados en los campos combinados especiales.

Asignar campos solo es necesario para ocupar las funciones especiales bloque de
direcciones y línea de saludo.

Figura 8. Ventana Asignar campos.

La ventana nos muestra dos columnas, en la columna izquierda podemos encontrar las palabras
clave con las que Word identifica campos de relleno comunes en el contexto de la correspondencia
como son el nombre, el tratamiento de cortesía, puesto, dirección, entre otros. Por otra parte, en
la columna del lado derecho se presentan listas desplegables, en las que podemos elegir los
elementos de nuestro origen de datos.
Esta opción nos permite indicar qué componentes de nuestra lista de origen concuerdan con los
definidos por Word. En el ejemplo mostrado (Figura 8) se muestra la equivalencia entre los
campos predeterminados por Word, en este caso el Nombre, con el valor de nuestro archivo de
origen.

Cuando el nombre de los valores predeterminados coincida con los de los datos de
origen, Word llevará a cabo la asignación automáticamente.

La asignación de campos servirá para utilizar dos funciones de campos combinados: bloque de
direcciones y línea de saludo. A continuación, veremos sus propiedades:

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 Bloque de direcciones. Nos ofrece la posibilidad de agregar un conjunto de campos de

nuestra lista de datos para adjuntar los datos habituales utilizados para la dirección en una
carta como la dirección, puesto, destinatario, organización, teléfono, entre otros. Esta
función tomará los datos que se definan en la opción ASIGNAR CAMPOS.

Figura 9. Ventana Insertar bloque de direcciones.

 Línea de saludo. Al igual que en el bloque de direcciones, la línea de saludo nos ayuda a
definir un mensaje de saludo genérico utilizando algunos de los campos que se definieron
en la opción ASIGNAR CAMPOS.

Figura 10. Ventana Insertar línea de saludo.

Definir e insertar correctamente los campos en nuestro documento principal es una parte esencial
de la combinación de correspondencia, ya que nos ayudará a visualizar dónde se colocará la
información de nuestro origen de datos.

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