Trabajos de correspondencias

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TEMAS A TRATAR:

FECHA DE REALIZACIÓN:

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ÍNDICE
Caratula…………………………………………..……1
Índice………………………………………………...…2
Introducción……………………………………………3
Que es combinación de correspondencia…….……4
Para que sirve la la combinación de correspondencia…………….5
cómo usar la combinación de correspondencia……………….6
Conclusión……………………………………………………………...7

QUE ES COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

La combinación de correspondencia en Word es una de las herramientas más
utilizadas del programa, ya que permite combinar una carta con una base de
datos, y esto da como resultado muchas cartas con los datos de cada persona
de la base de datos utilizada. Este proceso es muy utilizado en

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muchos sectores, tanto para que una secretaria cree invitaciones para un

evento, un administrativo envíe cartas a sus clientes en sus cumpleaños, o que
un banco envíe diferentes recordatorios a los deudores con cuentas pendientes o
los famosos estados de cuentas de las diferentes tarjetas de créditos que
recibimos mes a mes. De ahí que esta herramienta puede resumir todo el trabajo
de una jornada completa en pocos minutos.

El proceso se resume en tres componentes:

Carta + Base de datos = Carta combinada
Es importante aclarar que, si bien el proceso se utiliza
para cartas o invitaciones, también lo podes utilizar para mails, y además les
podemos agregar los datos al sobre o etiquetas. Lo que hace este proceso
muy completo para el trabajo administrativo.
Veamos como son los pasos para realizar el procedimiento. Lo primero o lo ideal
es tener la carta modelo pronta. Tanto si la tenemos que escribir o bien abrirla
para iniciar el proceso.
Todo el proceso lo podemos realizar con o sin ayuda del asistente que trae el
programa para este proceso. Si es la primera vez, te recomiendo utilices
el asistente que trae Word para ayudarte durante el proceso, es
bastante sencillo en los 6 pasos que consiste la combinación.
Luego iremos a la pestaña Correspondencia => Iniciar combinación
de correspondencia => Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia
Verás que del lado derecho de la pantalla se carga un asistente de 6 pasos el
cual te guiará por todo el proceso de combinación. El paso 1 será que indiques
en qué tipo de documento vas a trabajar, ya sea una carta o un mensaje de
correo. Estas son las opciones más comunes, aunque también tenemos
los sobres, etiquetas o utilizar una lista de direcciones. Si bien en este paso,
aparecen las opciones de sobres o etiquetas también podemos incluirlos más
adelante.
En el paso 2 podemos elegir cual será el documento que vamos a utilizar, tanto
si tenemos un archivo ya escrito (tendremos que abrirlo para poder utilizarlo), o
si queremos escribir a partir del documento actual.
En el paso 3, deberás indicarle a Word de donde sacarás los datos, ósea
la base de datos. Aquí encontrarás tres opciones:
1. Utilizar una lista existente
2. Seleccionar de los contactos de Outlook

PARA QUE SIRVE LA LA CONBINACION DE CORRESPONDENCIA

La combinación de correspondencia le permite crear un lote de documentos

personalizados para cada destinatario. Por ejemplo, una carta puede
personalizarse para dirigirse a cada destinatario por su nombre. Los orígenes

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de datos, como las listas, hojas de cálculo o bases de datos, están asociados
al documento. Los marcadores de posición (denominados campos de
combinación) indican a Word en qué parte del documento incluir
información del origen de datos.

Usted trabaja en el documento principal en Word, insertando campos de

combinación para el contenido personalizado que quiere incluir. Cuando
finalice la combinación de correspondencia, el documento de combinación
generará una versión personalizada de sí misma para cada nombre del
origen de datos.

Orígenes de datos:
El primer paso para configurar la combinación de correspondencia
consiste en seleccionar el origen de datos que usará para la

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información personalizada. Las hojas de cálculo de Excel y las listas de

contactos de Outlook son los orígenes de datos más comunes, pero se
puede usar cualquier base de datos que se pueda conectar a Word. Si
aún no tiene un origen de datos, puede incluso escribirlo en Word
como parte del proceso de combinación de correspondencia.

Excel o Outlook

Si sabe que va a usar Excel o Outlook como el

origen de los datos, consulte:

 Combinación de correspondencia con una hoja

de cálculo de Excel
 Usar los contactos de Outlook como un origen de
datos para una combinación de correspondencia

Tipos de documentos
Word ofrece herramientas para incorporar los datos
en los siguientes tipos de documentos. Siga los
vínculos para obtener más información sobre cada
tipo:

 Cartas que incluyen un saludo personalizado.

Cada carta se imprime en una hoja de papel

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separada.
Cree e imprima un lote de cartas personalizadas 
 Correo electrónico en el que la dirección de
cada destinatario es la única dirección en la línea
Para. Se enviará el correo electrónico
directamente desde Word.

 Cree y envíe mensajes de correo electrónico

 Sobres o etiquetas en las que los nombres y las

direcciones provienen del origen de datos.

Cree e imprima un lote de sobres para

correspondencia

Cree e imprima hojas de etiquetas postales

 Directorio en el que se muestra un lote de

información para cada elemento en el origen de
datos. Úselo para imprimir la lista de contactos o
para hacer una lista de grupos de información,
como todos los alumnos de cada clase. Este tipo
de documento también se denomina
combinación de catálogos.

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COMO USAR LA CONBINACION DE

CORRESPONDENCIA

(Documento principal) Es un documento que contiene la

información que es igual para cada documento combinado. El
Documento
documento inicial contiene el campo de nombres para la
Inicial
información variante, como nombres y direcciones que serán
insertados.

Es un archivo que contiene la información para ser

insertada en el documento principal durante una
combinación de correspondencia. Por ejemplo, cuenta
Fuente de Datos
con registros que contienen los nombres y direcciones de
o Lista de
las personas a quienes se envía una carta de correo
Destinatarios
combinado. Hojas de cálculo de Excel, bases de datos de
Access o tablas de documentos de Word son buenos
ejemplos de fuentes de datos.

Una categoría de datos que almacena una pieza de información

Campo específica. Por ejemplo, el campo «Apellido» solo contendría
apellidos de las personas.

Un registro es un conjunto de campos de datos que se relaciona

Registr solo con un elemento o persona. Por ejemplo, un solo registro
o incluiría el primer nombre y apellidos, dirección, número
telefónico y fecha de nacimiento de una persona.

Un campo combinado es donde se desea insertar la

Campo información de una fuente de datos en el documento
Combinado principal. Los campos combinados aparecen entre comillas
angulares rodeando «PrimerNombre».

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