Los parámetros que hemos introducido son: 

{ DATE \@ dddd d’ de ‘MMMM ‘ de ‘yyyy }

IMPORTANTE: Si lo hacemos directamente aquí, hemos de incluir las llaves y las comillas simples.

Opción 2:
Realizar las modificaciones directamente sobre el documento.

Con Alt+F9 podemos ver en la línea el formato del campo que se mostrará entre llaves
Al pulsar Alt+F9 de nuevo, volveremos a ver los datos del campo.
ATENCIÓN, es necesario volver a pulsar F9 (sin el Alt) para que se actualicen los cambios. Y a diferencia de
la opción anterior, se ha de tener cuidado con las comillas y comillas simples.
Formato 1:
martes 10 de marzo de 2009
{MERGEFIELD  Fecha { DATE \@ “dddd d’ de ‘MMMM ‘ de ‘yyyy” }}
Formato 2:
martes, 10 de marzo de 2009 (con coma en el texto)

{MERGEFIELD  Fecha { DATE \@ “dddd, d’ de ‘MMMM ‘ de ‘yyyy” }}

Finalmente podemos tener otras necesidades en otro tipo de campos, como importes monetarios, horas,
mayúsculas, etc.

Escribir todo en Mayúsculas

{MERGEFIELD  Nombre \* Upper} (Solo un juego de llaves)

Escribir todo en minúsculas

{MERGEFIELD  Nombre \* Lower} (Solo un juego de llaves)

Importes o números con separadores de miles (Atención formato numérico es \# y luego un espacio)
{MERGEFIELD Importe \# “#.##0,00 €”} (Para separador de miles y símbolo de €)
{MERGEFIELD Importe \# “#.##0,00”} (Para separador de miles y número de decimales)
{MERGEFIELD Importe \# “0,00 €”} (Para símbolo de €)

{ MERGE-FIELD MONTO_VALOR # #.##0,00$ }

Completa el código con la siguiente expresión tal y como puedes observar en la siguiente imagen:

Nota: Añádelo tal y como lo observas en la imagen (ojo, no funciona si sustituyes la “Y” (de year,
año en inglés) por la “A”.

Para el campo Total, comenzamos de la misma forma, pero dado que no nos sirven ninguno de los
formatos propuestos por Word, tendremos que pulsar el botón Códigos de campo, situado en la
esquina inferior izquierda del cuadro, para añadir en este caso el modificador #:
Esta definición, provocará que los totales aparezcan con el punto como separador de miles y sin
decimales. Si deseas formatos más complejos, en la ayuda de Word podrás consultar todos los
modelos de modificadores que puedes utilizar.

Por último, para la fecha nos interesaba mostrar el día con uno o dos números según
correspondiera y el mes en letras; para conseguirlo, hemos antepuesto \@ y empleado el
modificador d para el día y el MMMM (fíjate que debe aparecer en mayúsculas), con la siguiente
definición:

Duda resuelta: cambiar formato a un campo de Word

Timina pregunta:

Estoy realizando un ejercicio de combinar correspondencia de Excel a Word. Incluye un campo con
el código postal que empieza por cero.

Mi problema es que no sé cómo editar el código de campo al hacer la combinación en Word, para
que me saque el cero delante, es decir 01200, se me transforma en 1200. Sé que para editar un
código de campo tengo que dar ALT+F9, pero el problema es que no encuentro que poner cuando
sale MERGEFIELD…, es decir ¿cómo se hace para que salga el cero delante? Me he leído todo lo
que he podido sobre Excel y se cómo editar números, pero no sé cómo editar para que me ponga
ese cero.

Gracias por tu tiempo y respuesta. Timi

Respuesta:

¡Hola Timina!
Vas bien encaminada. En el documento que vas a combinar de Word debes hacer ,como tú dices,
Atl+F9 para ver los códigos de campos. En el campo en cuestión debes modificar su sintaxis para
que quede algo así entre las llaves MERGEFIELD “campo” \#”00000″. De esta forma obligas a que
el campo complete con ceros a la izquierda hasta 5 cifras. Espero que te sirva.

Office 2003 ya tiene disponible el SP2 :-)

Cuando marcas la casilla "Conservar formato al actualizar" lo que hace Word
es que si ese campo cambia y se actualiza conserva el formato que le habías
aplicado.
Para resolver tu problema puedes probar lo siguiente. Editas los códigos de
campo, pulsando ALT+F9, y puedes ver el campo más o menos de la siguiente
forma { MERGEFIELD Nombredelcampo \* MERGEFORMAT }. Sitúate al final del
campo y añade el modificador \* CHARFORMAT con lo que el campo te quedaría
así:
{ MERGEFIELD Nombredelcampo \* MERGEFORMAT \* CHARFORMAT} (hay un espacio
antes de la \ y otro después del *)
¿Te mantiene el formato?

Combinar datos Excel-Word

Tengo una tabla en Excel, la cual la estoy combinando con Word,.. El problema que al combinar un
campo numérico, se visualiza en word con demasiados decimales,. Por ejemplo. Si en Excel tengo
59.20 al combinar en Word,.. Se visualiza 59.2000000,.. Lo cual no me sirve para la impresión.

Lo que quieres hacer es muy fácil, en tu documento maestro, debes:

1. Selecciona el campo numérico que te da este problema y dale clic derecho
2. Selecciona Activar o Desactivar códigos de campo
3. Veras un {MERGEFIELD campodeexcel}.
4. debes agregar al final y antes de la llave } de cierre, \# "#,##0.00", asi debe quedar:
{MERGEFIELD campodeexcel \# "#,##0.00"}
Con \# indica que es un formato numérico y con "#,##0.00" indicas que si pasa de mil ponga coma
como separador, y que es un numero con 2 decimales.
Por ultimo solo presiona F9 o dale clic derecho y selecciona Actualizar Campo y listo.

Aplica el siguiente formato a cada campo que contenga una hora:

\@ "h:mm AM/PM"

Recuerda, el formato se aplica colocándote sobre el campo (no lo selecciones, solo colócate a la
mitad de él) y presiona Shift+F9
Te aparecerá algo como esto: 
{ MERGEFIELD "TOME" |}
En color rojo te estoy poniendo el lugar donde el cursor aparecerá automáticamente ( si lo hiciste
bien), y a partir de ese punto es donde debes poner el formato debiendo quedar así:
{MERGEFIELD "TOME" \@ "h:mm AM/PM"}
Luego de realizado lo anterior, presionas la tecla de función F9 y listo

El importante que respetes las mayúsculas y minúsculas del formato, pues, la M mayúscula es
para los meses y la m minúscula es para minutos

2. El archivo de datos y los campos de combinación

En el archivo de datos  (a veces denominado origen de datos o lista de datos) se deberán

almacenar los datos individuales que se vayan a utilizar en la combinación de correspondencia,
como los nombres y las direcciones. La estructura de un archivo de datos deberá permitir
introducir información concreta en cada marcador o campo del documento principal pero, en
definitiva, un archivo de datos es cualquier archivo que organice la información en columnas y
filas. Es posible la creación de archivos de datos con muchos programas distintos, pero los más
comunes son las hojas de cálculo de MS Excel y los archivos de contactos de Outlook.

Las columnas de un archivo de datos representan categorías. Por ejemplo, en un archivo de datos

de docentes puede haber columnas para el nombre, el apellido y la dirección. Y cada fila del
archivo representa un registro completo. En el archivo de datos de docentes, por ejemplo, una fila
contiene toda la información sobre cada uno de ellos. La información contenida en el archivo de
datos y determinados marcadores de MS Word, como los denominados «Nombre» y «Dirección»
(que veremos más adelante), colaboran para hacer posible la combinación de correspondencia.
 

Nota: Para obtener los mejores resultados es conveniente configurar el archivo de datos para que
cada columna represente una categoría que sea lo más restrictiva que sea posible. Por ejemplo, es
preferible usar columnas diferentes para el nombre y el apellido en lugar de una sola columna
para el nombre completo. Esto proporcionará mayor flexibilidad al organizar los campos en el
documento principal y permitirá, por ejemplo, dirigirse a los destinatarios por su nombre de pila.
 

La siguiente imagen muestra una sencilla hoja de cálculo que constituye el archivo de datos para la
combinación de correspondencia a las Áreas de Inspección educativa. En la primera fila de la hoja
se escribe el nombre de la categoría de información que aparece en cada columna: Nombre,
Apellidos, Organización, Dirección, ..., y en el resto de las filas aparece la información completa de
cada destinatario de la correspondencia:
 
 

Por otra parte, los campos son marcas que se incluyen en el documento principal para indicar
dónde y qué información del archivo de datos será incluida en el mismo. En el documento
principal un campo que representa información procedente de un archivo de datos aparece
siempre entre comillas angulares (« »). Por ejemplo, en la carta que aparece en la figura se han
agregado campos para la insertar la información almacenada en las
columnas Dirección y Nombre de un archivo de datos de docentes.

Técnicamente, un campo es un conjunto de códigos que proporciona instrucciones a MS Word

para que inserte información en un documento de forma automática (sin la intervención directa
del usuario). Los campos que insertan en el documento principal información del archivo de datos
deberían corresponderse con los encabezados de las columnas de éste. Al colocar un campo en un
documento, se indica la categoría de información concreta (por ejemplo, apellidos, ciudad o nota
personal) que se desea que aparezca en esa ubicación. La información específica que se imprima o
aparezca en un documento combinado individuar procederá de una fila (o registro) del archivo de
datos.

Algunos de los campos que se pueden utilizar en una combinación de correspondencia se

componen en realidad de otros campos. Por ejemplo, el campo «Bloque de direcciones» que se
representó en la carta de la figura puede ser en realidad una combinación de varios campos, como
el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal del destinatario.
 
 

De hecho se pueden combinar campos y separarlos mediante signos de puntuación. Por ejemplo,
para crear el campo «Bloque de direcciones», se pueden incluir campos como:

«Nombre» «Apellidos»

«Dirección»

«Código postal» «Ciudad», «Estado»

También se puede modificar el aspecto con que se presenta la información única en los
documentos combinados utilizando aplicando formato como se hace con el texto "normal".

Nota: Algunos de los campos de MS Word que se utilizan con mayor frecuencia en las
combinaciones de correspondencia están disponibles haciendo clic en el botón Insertar campo en
la barra de herramientas Combinar correspondencia. Para ver la barra de herramientas, en el
menú Ver, selecciónese Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Combinar
correspondencia.

3. Creación de una combinación de correspondencia

Ilustraremos ahora la creación de correspondencia combinada para la generación de cartas (por

ser un caso intuitivo y sencillo) a numerosos destinatarios. Para ello abriremos un documento
vacío de MS Word y acudiremos a la opción de menú Herramientas > Cartas y correspondencia >
Combinar correspondencia:
 
 

En cuanto se selecciona esta opción, a la derecha de MS Word se abre un asistente para combinar
correspondencia que, en primer lugar, solicita que se especifique qué tipo de documento se desea
generar. La opción predeterminada es precisamente Cartas:
 

El siguiente paso, al que se puede acceder haciendo clic en el hipervínculo inferior: Siguiente:

Inicie el documento, consiste en definir el documento principal de partida para la combinación.
Aunque se podrían utilizar plantillas o documentos ya existentes, se puede Utilizar el documento
actual que se acaba de abrir:

Al hacer clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios se puede utilizar un archivo de datos
creado en MS Excel como el mencionado antes para extraer los nombres, direcciones y demás
datos identificativos de los destinatarios de la correspondencia:
 

 Marcando Utilizar una lista existente y después Examinar: se abre un cuadro de diálogo que pide
el archivo (de origen) de datos:
 
 

Indicando la ubicación y el nombre de la hoja de MS Excel donde está:

 

al pulsar Abrir Word detecta el contenido del archivo:

 
Según lo mostrado en la ventana anterior aparentemente el archivo de Excel contiene dos hojas
con información. En realidad sólo la primera es útil (la segunda es una referencia interna al
archivo) ya que el archivo de datos tiene una sola hoja:
 

El archivo podría contener más hojas con información en cuyo caso en la ventana Seleccionar
tabla habría que seleccionar la conveniente. Cuando en dicha ventana se pulsa Aceptar, se
presentan los contactos incluidos en el archivo de datos con todas las categorías de datos
(nombre, apellidos, ...):
 
 

En principio todos los registros contactos) están marcados para su uso pero si se desease
prescindir de alguno se podría retirar la marca presente a la izquierda (Borrar todo quita todas las
marcas y Seleccionar todo las recupera). Cuando se hace clic en Aceptar Word informa de la lista
de destinatarios que se acaba de elegir:
 

y si fuera necesario realizar alguna operación de última hora sobre ella se podría recuperar
utilizando Editar lista de destinatarios.

Si en el pie del asistente se hace clic en Siguiente: escriba la carta se abre paso a la posibilidad de
incluir en el documento principal el texto de la carta y los campos que marcarán dónde incluir la
información personalizada para cada destinatario:
 

En particular, en el asistente se muestran cuatro de los campos más frecuentes que se usan en la
correspondencia combinada, entre otros:

 el bloque de direcciones: que es un campo compuesto por el nombre, la organización y la

dirección postal del destinatario. Al seleccionarlo se abre un cuadro de diálogo que
permite ajustar el formato del bloque de direcciones:
Así el nombre del destinatario se podría incluir con el tratamiento o no -Sr.- (si en el archivo de
datos había una categoría para ello), si se inserta la dirección postal y cómo, etc. Al final se
presenta una vista previa de cómo quedará este campo.

 la línea de saludo: un texto de inicio del texto de la carta propiamente dicho. Al

seleccionarlo se abre un nuevo cuadro de diálogo para su ajuste:
 

Si se utilizan estos campos y se escribe el cuerpo de texto de la carta por el momento el

documento principal ofrecerá este aspecto:
 

Nótense los códigos de campo entrecomillados «Bloque de dirección» y «Línea de saludo» en la

parte superior del texto, que constituyen los marcadores donde luego se sustituirán los datos
individuales de cada destinatario.

Llegados a este punto y antes de continuar podría surgir la pregunta de cómo Word reconoce la
información del archivo de datos para situarla exactamente en el campo que le corresponde.
Podemos obtener la respuesta retornando, por ejemplo, al cuadro de diálogo Insertar bloque de
direcciones. Al pie del mismo existe un botón denominado Asignar campos que antes no
mencionamos. Si lo pulsamos se abre la ventana del mismo nombre:
 
donde se observa que los campos que Word utiliza (situados debajo de Información requerida)
tienen una correspondencia con las categorías definidas en el archivo de datos (la hoja de cálculo),
que aparecen a la derecha en sendos cuadros de lista desplegable.
 

Nota: recordemos que los nombres de las categorías (columnas del archivo de datos) se escriben
en la primera fila del archivo de datos.

Así, comprobamos que, de forma predeterminada el campo Apellidos se corresponde con la

categoría Apellidos, Nombre con la categoría Nombre, el campo Tratamiento de cortesía con la
categoría Título, etc. SI algún campo previsto por Word no tiene correspondencia en el archivo de
datos, como Nombre del cónyuge, a la derecha se muestra (no coincide). En este caso, puede que
efectivamente en el archivo de datos no haya una categoría para el Nombre del cónyuge del
destinatario o, simplemente, que el nombre de la categoría en el archivo de datos no es el
esperado por Word. Si estamos seguro de que hemos incluido este campo (u otro, análogamente)
podríamos hacerlo corresponder con el campo sin más que desplegar la lista y elegir el nombre de
la categoría que convenga (en la imagen siguiente se observa que se ha hecho corresponder el
campo de Word Tratamiento de cortesía con la categoría Título del archivo de datos):
 
Igualmente existen todavía más campos que se podrían utilizar (denominados opcionales) y que
podríamos hacer corresponder con una categoría del archivo de datos (por ejemplo, en la imagen
se ha hecho corresponder el campo Sobrenombre con la categoría Sobrenombre):
 

Vemos pues, en el caso de los campos requeridos (aquéllos que Word siempre intenta extraer del
archivo de datos si puede) no necesitaremos asignarlos uno a uno a la categoría correspondiente si
los nombres de estas en el archivo de datos son exactamente iguales a los que aparecen en las
imágenes anteriores.

No obstante, podríamos incluir directamente en el documento principal una categoría del archivo
de datos como si fuese un campo de Word sin más que utilizar la opción Más elementos que
aparece todavía en el asistente:
de forma que se abre la ventana Insertar campo de combinación y si marcamos Campos de base
de datos (del archivo de datos) podríamos insertar directamente cualquier categoría del archivo
de datos:

Retornando al hilo normal de uso del asistente, si damos por completa la redacción e inclusión de
campos en el documento principal y hacemos clic al pie, en Siguiente: Vista previa de las cartas,
obtenemos la vista del documento principal personalizado con los datos del primer destinatario:
y utilizando los controles << y >> podríamos pre visualizar uno a uno todos los documentos
resultantes de la combinación. Igualmente, mediante el botón Excluir destinatario podríamos
retirar a un destinatario en particular, e incluso podríamos de nuevo volver a Editar la lista de
destinatarios.
 

Nota: siempre se puede volver un paso atrás en el proceso de la combinación utilizando el

enlace Anterior: ... situado al pie del asistente.

El proceso finaliza cuando se hace clic en Siguiente: Complete la combinación:

 
 

Ahora se pueden Imprimir los documentos combinados, en cuyo caso todavía se puede elegir qué
subconjunto particular de ellos se imprimirá:
 

o bien, se podrían Editar las cartas individuales. En este caso, en lugar de enviarse los documentos
combinados uno a uno a la impresora se almacenan dentro de un solo documento de Word
-todos, o sólo aquéllos que se elijan-:
 
de modo que todavía se podrían realizar operaciones de edición sobre ellos antes de imprimir.

En lo anterior hemos seguido el proceso de creación de documentos combinados de tipo carta,

pero igualmente se podría hacer con otro tipo de documentos (etiquetas, sobres, etc.). En
particular, es especialmente útil la combinación de documentos para enviar mensajes de
correo electrónico a múltiples destinatarios. A iniciar el asistente para combinar, en el primer paso
se puede elegir esta opción:

y operar exactamente igual que en el caso de las cartas. Obviamente, el paso final del proceso
cambia de la impresión de los documentos a su envío por correo-e:
 
 

Al hacer clic en Correo electrónico se abre una ventana en la que se pueden establecer las
direcciones de los destinatarios (Para), el Asunto que figurará en el mensaje y el Formato del
mensaje:
 

En Asunto se puede escribir directamente un texto mientras que "Para" es una lista desplegable
mediante la cual se elige qué categoría (columna) del archivo de datos utilizado contiene las
direcciones de los destinatarios. En el caso del ejemplo de la figura en el archivo de datos usado
(archivo de MS Excel) existía una columna etiquetada en su primera
fila Dirección_de_correo_electrónico:
 
 

Del mismo modo Formato de correo es una lista desplegable:

 

en la que se puede seleccionar el formato HTML o Texto sin formato.

En el momento en que se pulsa Aceptar en la ventana Combinar en correo electrónico MS Word

se comunica con MS Outlook y envía el conjunto de mensajes individuales resultantes de la
combinación, cada uno a su destinatario. Este proceso puede pasar desapercibido puesto que en
pantalla sigue apareciendo la ventana actual de Word, pero acudiendo a la bandeja de salida o a la
bandeja de elementos enviados de correo se observan los mensajes saliendo/enviándose.

Existe todavía una opción más para el formato de los mensajes, denominada Datos adjuntos, cuyo
resultado es que el contenido del documento principal que se ha generado en el proceso, es decir,
el contenido del mensaje, se envíe como un archivo adjunto al mensaje que se transmitirá en lugar
de aparecer directamente en el cuerpo del mensaje (obsérvese en la siguiente imagen que el
cuadro de mensaje está vacío pero en datos adjuntos figura el documento resultante de la
combinación):

 
Decíamos antes que de envío de los mensajes puede pasar desapercibido pero también podríamos
recibir durante el mismo este mensaje de advertencia de MS Outlook:
 

que nos informa de que un programa está intentando enviar correo. Su origen radica en que
Outlook advierte que no se trata de una operación manual habitual de envío de mensajes, sino
que es un programa (MS Word) el que le "exige" los envíos (y podría tratarse de una operación
de spam). Al responder Sí y el proceso de envío se reanuda (el mensaje podría aparecer más de
una vez).

Nota: Una limitación de este envío combinado de correo-e es que no se pueden adjuntar
directamente archivos a los mensajes combinados. Esto se podría hacer utilizando Macros, pero
requiere un mayor conocimiento de los programas de MS Office, que queda fuera de los objetivos
actuales.

En lo anterior se ha considerado que el archivo de datos consistía en una hoja de MS Excel con la
lista de destinatarios pero, en el panel de Selección de destinatarios figura la opción Seleccionar
de los contactos de Outlook que permite que la combinación de correspondencia contacte con las
carpetas de contactos de MS Outlook para extraer los destinatarios:

Se recomienda explorar esta opción alternativa para el envío de correspondencia combinada si se

tiene una libreta de contactos completa y ordenada.

4. La barra de herramientas de combinación de correspondencia

En la sección anterior hemos utilizado el asistente para la combinación de correspondencia para
llevar a cabo una combinación desde cero. Pero también existe en MS Word una barra de
herramientas que permite acceder a todas las funciones de la combinación en cualquier momento.
Para visualizarla en pantalla se debe utilizar la opción de menú Ver > Barra de herramientas >
Combinar correspondencia:
 

Así aparece bajo las barras estándar y de formato la siguiente:

 

con los siguientes elementos:

 En particular, el icono   (ver campos o datos combinados) permite conmutar entre una vista de
los códigos de campo de combinación o de los datos que sustituyen al campo con los datos de un
destinatario:
 

                  

y el icono   (resaltar campos) permite sombrear los campos combinados -como en la imagen
anterior- o dejarlos sin sombrear.

El resto de iconos dan acceso a cada una de las funciones de combinación estudiadas en la sección
anterior.

 Nota: También se puede utilizar la combinación de correspondencia para crear directorios (por
ejemplo, listas de profesores o de centros). A diferencia de los tipos de documentos que se crean
mediante combinación de correspondencia para cartas o correo-e, en los que cada conjunto de
datos únicos aparece en un documento separado, un directorio crea una entrada para cada
conjunto de información única en un solo documento.

5. Generación de informes automatizada

Lo explicado anteriormente puede ser aplicado a la generación masiva de informes. Tomemos, por
ejemplo, la emisión de informes de escolarización de alumnos/as con necesidades educativas
especiales. En determinados momentos hay que realizar decenas de informes que involucran a
muchos alumnos y, por ende, muchos datos individualizados y diferenciados. La combinación de
correspondencia puede ayudar sobremanera en estos casos.

Por fijar ideas, centrémonos en un informe modelo sobre escolarización de alumnos/as con
necesidades educativas especiales en el caso de solicitud de plaza escolar en el Programa de
Cualificación Profesional Inicial. Por el momento contamos con un informe desarrollado en la
modalidad de formulario de MS Word tal que su cumplimentación, siendo "manual", está basada
en campos de lista desplegable y en campos de texto que facilitan la tarea de forma notable:

No obstante, la tarea resultaría todavía más ágil y ordenada si la abordáramos desde la

perspectiva de la combinación de correspondencia. En tal caso deberíamos:

 por una parte, elaborar un archivo de datos que incluyese los datos identificativos de cada
alumno, sus datos escolares, los relativos a sus necesidades educativas especiales y
algunos otros datos de índole general, como fechas de emisión de informe, nombre del
inspector, etc.

 por otra parte, preparar un documento principal de combinación que tenga el formato y el
contenido del informe, y que incorpore los campos de combinación de datos necesarios.

El documento principal puede ser el mismo que el informe de formulario que ya tenemos, pero
sustituyendo los campos de lista desplegable y de texto por los campos de combinación que serán
sustituidos por la información oportuna del archivo de datos. Así, el documento principal debería
ser un texto como éste:

En este documento se han señalado en rojo las posiciones que deberán ocupar los campos de
combinación y se han utilizando nombres descriptivos de lo que representan (y que serán
precisamente los que podríamos usar como categorías del archivo de datos).

Por su parte, el archivo de datos sería una hoja de MS Excel como la que se muestra en la figura:

es decir, una tabla en la que cada fila es el registro de un alumno con todos los datos necesarios
para su informe, y cada columna es una categoría que se convertirá en un campo de combinación
del documento principal (Nombre_Alumno, Modalidad_PCPI, Centro, Localidad, etc.).

Podemos comenzar ahora la combinación utilizando la barra de herramientas de combinación de

correspondencia. En primer lugar haremos clic sobre el icono Configuración del documento
principal:
y en la ventana Tipo de documento principal seleccionaremos Cartas:
 

A continuación especificaremos el archivo de datos haciendo clic en el icono Abrir origen de

datos:

e indicaremos la hoja de MS Excel elaborada según lo explicado hace poco; supongamos que su
nombre es Informe-Escolariz_NEE_PCPI.xls:
Seleccionaremos la única hoja que contiene (con la precaución de indicar que La primera fila
contiene los nombres de los encabezados de cada columna):
 

Ahora insertaremos en los lugares precisos del documento los campos que contiene el archivo de
datos mediante el icono Insertar campos combinados:

Situamos sucesivamente el puntero delante de los textos señalados en rojo y vamos insertando
cada Campo de la base de datos (es decir, cada campo de la hoja de Excel):

con lo que el documento principal va tomado la forma (obsérvese que los campos sombreados ya
son los campos de combinación insertados; los campos se puede sombrear mediante el icono de la
barra de herramientas Resaltar campos de combinación):
 

Nota: los textos en rojo, que únicamente nos servían de referencia para situar los campos de
combinación, deben ser borrados tras introducir los campos de combinación. Obviamente, estos
campos podrían ser incluidos sin necesidad de haber escrito antes los textos en rojo; esto se ha
hecho únicamente con el propósito de, en la exposición, clarificar la estructura del documento
principal y el proceso de introducción de los campos.

Podríamos ver los datos individuales de cada alumno sustituido en cada campo de combinación al
hacer clic en el icono Ver datos combinados y pulsar en las flechas Adelante y Atrás, de modo que
recorremos los diferentes alumnos:

Para finalizar, no hay más que hacer clic en el icono Combinar en un documento nuevo,
 
de forma que todos los informes, cada uno con sus datos diferenciados, se acumulan en las
diferentes páginas de un sólo documento, que puede ser imprimido a voluntad.

Aplicar formato a los datos combinados

Para aplicar formato a los datos combinados, debe dar formato a los campos de
combinación del documento principal. No aplique formato a los datos del origen de datos, ya que
este formato se perderá cuando combine los datos en el documento.

Para cambiar el formato del texto

1. En el documento principal, seleccione el campo que contiene la información a la que

desee dar formato, incluyendo los caracteres de campo de combinación («« »»).

2. En el menú Formato, haga clic en un comando, como Fuente o Párrafo y, a continuación,

seleccione las opciones que desee.

Para cambiar el uso de mayúsculas

1. En el documento principal, presione ALT+F9 para mostrar los códigos de campo.

2. Inmediatamente después del nombre del campo

(ADDRESSBLOCK, GREETINGLINEo MERGEFIELD), escriba un espacio y, a continuación,
escriba uno de los siguientes modificadores de formato:

\* mayúsculas

Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra.

\* FirstCap

Pone en mayúscula la primera letra de la primera palabra.

\*upper

Pone en mayúscula todas las letras.

\* Lower

Pone todas las letras en minúscula.

 3. Vuelva a presionar las teclas ALT+F9 para ocultar los códigos de campo.

Para cambiar otro formato mediante los códigos de campo

Si desea controlar otros aspectos del formato, presione ALT+F9 para mostrar los códigos de
campo en el documento principal y, a continuación, agregue modificadores a los campos de
combinación.

Por ejemplo:

 Para mostrar el número “34987,89” como “34.987,89 Pts”, agregue un modificador de

imagen numérica (\# #.###,00 Pts).

 Para mostrar el número “0945” como “9:45 p.m.”, agregue el modificador de imagen de
fecha-hora (\@ “h:mm a.m./p.m.”).

 Para asegurarse de que la información combinada tiene la misma fuente y el mismo

tamaño en puntos que los aplicados al campo de combinación, agregue el modificador \*
COMFORMATO.

Combinación de correspondencia: reformatear campos de fecha, hora y número importados de

Excel

Cuando los campos de fecha, hora o número se importan de Excel a un documento de

combinación de correspondencia de Word, el formato vuelve al formato general, como se define
en el BIOS de su computadora, por ejemplo, los campos de fecha se muestran como mm / dd /
aa. Puede reformatearlos en el documento de combinación de correspondencia de Word y los
cambios que realice permanecerán en el documento. Siga los pasos descritos en este artículo para
reformatearlos.

Campos de fecha importados de un archivo de Excel a un documento de combinación de

correspondencia 

1. En el documento de combinación de correspondencia de Word, seleccione el campo de

fecha importada.

2. Haga clic derecho sobre el campo seleccionado y elija Editar campo ... de los comandos de
menú para abrir el cuadro de diálogo Campo.

3. Haga clic en el botón Códigos de campo (abajo a la izquierda del cuadro de diálogo
Campo)

4. En Propiedades de campo avanzadas (arriba a la derecha del cuadro de diálogo) verá un

 cuadro con información similar al texto debajo de 

MERGEFIELD StartDate

5. Escriba lo siguiente después del nombre del campo 

\ @ "dd-MMM-aa" para ver la fecha en el formato 25-feb-10 

\ @ "dd / MM / aaaa" para ver la fecha en el formato 25/02/2010 
\ @ "dd MMMM aaaa" para ver la fecha en el formato 25 de febrero de 2010 
\ @ "dddd, dd MMMM yaaa" para ver la fecha en el formato Viernes, 25 de febrero de
2010 

Hay otros, experimente si quiere otros formatos de fecha. 

El cuadro ahora debería tener un aspecto similar a este: MERGEFIELD StartDate \ @ "dd-
MMM-yy"

6. Haga clic en el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Campo.

El documento recordará el formato que le ha dado a la fecha, por lo que cuando ejecute la
combinación de correspondencia nuevamente, no tiene que repetir el procedimiento.

Time Fields importados desde un archivo de Excel a un archivo de combinación de

correspondencia

1. En el documento de Excel, asegúrese de que la hora se ingrese correctamente, por

ejemplo, a las 13:45, puede encontrar que se formatea a sí mismo como una fecha, en
cuyo caso debe resaltar todas las celdas que contendrán valores de tiempo, haga clic en el
menú Formato y selecciona Celdas. En el cuadro de diálogo con la pestaña numérica
seleccionada, elija la categoría personalizada y desplácese por los formatos
personalizados y seleccione hh: mm; esto formateará la hora correctamente.

2. En el documento de Word, seleccione el campo de tiempo importado.

3. Haga clic derecho sobre el campo seleccionado y elija Editar campo ... de los comandos de
menú para abrir el cuadro de diálogo Campo.

4. Haga clic en el botón Códigos de campo (abajo a la izquierda del cuadro de diálogo
Campo)

5. En Propiedades de campo avanzadas (arriba a la derecha del cuadro de diálogo) verá un

cuadro con información similar al texto debajo de 

MERGEFIELD Hora de llegada

 6. Escriba lo siguiente después del nombre del campo 

\ @ "HH: mm" para ver la hora en el formato 13:45 

\ @ "HH: mm: ss" para ver la hora en el formato 13:45:30 
\ @ "h : mm AM \ PM "para ver la hora en el formato 1:45 PM 
\ @" h: mm: ss AM \ PM "para ver la hora en el formato 1:45:30 PM 
La caja ahora debería verse similar a esta : MERGEFIELD Hora de llegada \ @ "HH: mm"

7. Haga clic en el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Campo.

El documento recordará el formato que le ha dado al tiempo, por lo tanto, cuando ejecute la
combinación de correspondencia de nuevo, no es necesario que repita el procedimiento.

Campos de número importados de un archivo de Excel a un documento de combinación de

correspondencia

1. En el documento de Excel, asegúrese de que el número sea un valor numérico y no un

valor de texto.

2. En el documento de combinación de correspondencia de Word, seleccione el campo de

número importado.

3. Haga clic derecho sobre el campo seleccionado y elija Editar campo ... de los comandos de
menú para abrir el cuadro de diálogo Campo.

4. Haga clic en el botón Códigos de campo (abajo a la izquierda del cuadro de diálogo
Campo)

5. En Advanced Field Properties (arriba a la derecha del cuadro de diálogo) verá un cuadro
con información similar al texto debajo de 

MERGEFIELD HireFee

6. Escriba lo siguiente después del nombre del campo 

\ # "0.00" para ver el número en el formato 1234.50 

\ # "#, ## 0.00; - #, ## 0.00" para ver el número positivo en el formato 1,234.50 y el

número negativo en el formato -1,234.50 

\ # "£ #, ## 0.00; - £ #, ## 0.00" para ver el número positivo en el formato £ 1,234.50 y el

número negativo en el formato - £ 1,234.50

7. La caja ahora debería verse similar a esto: MERGEFIELD HireFee \ # "#, ## 0.00; - #, ##
0.00"
 8. Haga clic en el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Campo.

Establecer las reglas para una combinación de correspondencia

Obtenga información sobre las reglas de combinación de correspondencia y explore cómo su

organización puede usar las diferentes reglas. Al crear una carta o un correo electrónico para
todos sus clientes, si quiere que la carta tenga un contenido distinto según los valores de campos
específicos del origen de datos, puede configurar una regla.

Por ejemplo, imagine que creó una carta sobre un evento próximo que se celebrará en tres
ubicaciones geográficas distintas del mundo. Creó la carta con la opción Iniciar combinación de
correspondencia de la pestaña Correspondencia de Word; pero, después de revisar el documento,
se dio cuenta no solo de que hay contenido repetitivo, sino que es necesario cambiar parte del
contenido según la ubicación del evento. En ese caso, puede usar Reglas del grupo Escribir e
insertar campos para adaptarse a una amplia variedad de condiciones.

Usar reglas

Agregar reglas a un documento para combinar correspondencia permite que el proceso del flujo
de trabajo sea más eficiente y flexible. Si usa reglas, no tendrá que generar varios documentos y,
además, podrá configurar contenido que se pueda cambiar rápidamente.

Puede agregar reglas al configurar la combinación de correspondencia.

1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, seleccione Reglas.

2. Seleccione una regla disponible.

No podrá obtener acceso a las reglas hasta que inicie el proceso de combinación de
correspondencia. Para obtener información sobre cómo configurar un campo, en el cuadro de
diálogo de la regla seleccionada, haga clic en el icono? También puede buscar el nombre del
campo en la Ayuda de Word.

Sugerencia: Para cambiar entre mostrar y ocultar los códigos de campo, presione ALT+F9.

Campo Descripción Ejemplo y método

Ask Use esta opción para repetir una
solicitud de la misma información
en más de una ubicación de un
documento. La respuesta a la
solicitud aparecerá en el
documento combinado.
Se planeó una fiesta de jubilación para un
empleado que dedicó años a vender
productos fabricados por su organización. Se
envía una invitación por correo electrónico a
los usuarios internos y externos a la
organización para preguntar si asistirán.

En el cuadro de diálogo Insertar En el cuadro de diálogo Insertar campo de

campo de Word: Preguntar verá la
casilla Preguntar una vez. Active la
casilla si quiere que la solicitud solo
se ejecute al principio de la
combinación de correspondencia
final. O bien, si quiere que la
solicitud aparezca por cada
registro, desactive la casilla (la
configuración predeterminada).
Word: Preguntar, en el cuadro Marcador,
escriba Invitación.
En el cuadro Solicitud, escriba ¿Quiere asistir
a la fiesta de jubilación?
En el cuadro Texto predeterminado del
marcador, escriba Sí.
Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Para obtener más información,

vea Campo Preguntar.
Rellenar Use el campo Rellenar cuando
quiera formular una pregunta. El
campo Rellenar puede aparecer
varias veces en un documento (es
parecido al campo Preguntar).
En el cuadro de diálogo Insertar
campo de Word: Rellenar verá la
casilla Preguntar una vez. Active la
casilla si quiere que la respuesta se
aplique en todos los registros
combinados. También puede
desactivar la casilla (la
configuración predeterminada) si
quiere que se pregunte por cada
registro.
Para obtener más información,
vea Campo Rellenar.
Si… Se usa para definir una condición
Entonces… que es necesario que se cumpla. Si
Sino… se cumple la condición definida, es
necesario proporcionar
información específica. Pero, si no
se cumple la condición definida, se
proporciona información distinta.
Para obtener más información,
vea Campo Si.
Su organización patrocina un evento de
pruebas de salud. Se envía a cada empleado
un formulario de registro confidencial. En ese
formulario se pide información (edad, altura,
peso) que es necesario proporcionar.
En el cuadro de diálogo Insertar campo de
Word: Rellenar, en el cuadro Preguntar,
escriba ¿Qué edad tiene?
Cuando termine, haga clic en Aceptar.
Mantiene una amplia base de datos de
miembros para una organización benéfica.
Los miembros recibirán diferentes anuncios
sobre los próximos eventos de recolecta de
fondos según su ubicación geográfica.
En el cuadro de diálogo Insertar campo de
Word: Si, en la lista desplegable Nombre del
campo, seleccione el nombre de
columna Ubicación en el origen de datos
(normalmente, una hoja de cálculo de Excel).
En la lista desplegable Comparación,
seleccione Igual a.
En el cuadro Comparar con,
escriba Sudamérica. Después, en el
cuadro Insertar este texto, escriba el
contenido que se insertará si se cumple la
comparación. Y, si no se cumple la
comparación, se agregará el contenido
especificado en el cuadro Si no, insertar este

Combinar Se usa para capturar el número de
registro n.º registro actual en el origen de
datos que se incluirá en el
documento combinado. El número
refleja cualquier ordenación o
filtrado que se aplicó en el origen
de datos antes de la combinación.
Para obtener más información,
vea Campo MergeRec.
Combinar Use esta opción para obtener el
secuencia número de registros del
n.º documento combinado.
Para obtener más información,
vea Campo MergeSeq.
Próximo Se usa para insertar el siguiente
registro registro de datos en el documento
actual sin abrir un documento
nuevo.
Para obtener más información,
vea Campo siguiente.
Próximo Se usa para comparar dos valores.
registro si Una coincidencia entre el
contenido del campo de datos y el
valor determina si el registro
siguiente tiene que combinarse en
el documento actual o en un nuevo
documento.
Para obtener más información,
vea Campo NextIf.
otro.
Cuando termine, haga clic en Aceptar.
Use un campo MergeRec junto a un campo
Fecha de impresión para crear números de
factura únicos.
En la pestaña Correspondencia, en el
grupo Escribir e insertar campos,
seleccione Reglas y, después, Combinar
registro n.º.
Combinó un lote de cartas y en el último
registro de un lote de circulares se muestra el
número total de cartas. Puede usar este total
para calcular los gastos de envío.
En la pestaña Correspondencia, en el
grupo Escribir e insertar campos,
seleccione Reglas y, después, Combinar
secuencia n.º.
En la pestaña Correspondencia, en el
grupo Escribir e insertar campos,
seleccione Reglas y, después, Próximo
registro.
En la pestaña Correspondencia, en el
grupo Escribir e insertar campos,
seleccione Reglas y, después, Próximo
registro si.
En la lista Nombre de campo, seleccione el
nombre del campo de combinación (por
ejemplo, Ciudad).
En la lista Comparación, seleccione el

Asignar Se usa para asociar un nombre de
marcador marcador con un valor específico.
Un marcador se puede colocar en
varias ubicaciones de un
documento. Al insertar un
marcador en un documento, se
mostrará el valor vinculado a ese
marcador.
Para obtener más información,
vea Establecer campo.
Saltar Se usa para comparar el contenido
registro si de un campo de datos con un valor
y, si la comparación es verdadera,
se omite la inclusión del registro de
datos actual.
Para obtener más información,
vea Campo SkipIf.
operador que quiera usar. Por ejemplo, para
restringir la operación a los destinatarios de
una ciudad específica, seleccione Igual a.
En el cuadro Comparado con, escriba
el valor que quiera usar. Por ejemplo, para
realizar la combinación solo con los
destinatarios de Tokio, escriba Tokio.
Su organización está preparando la
publicación del resumen de un trabajo
medioambiental que se realizará en un área
específica. Los jefes de proyecto tienen un
título de proyecto preliminar, pero recibieron
la advertencia de que puede cambiar. La
mejor opción en este caso es agregar un
marcador, ya que, si el título cambia, solo
tendrá que cambiar el marcador, no todas las
referencias al título.
En el cuadro de diálogo Insertar campo de
Word: Establecer en el cuadro Marcador,
escriba Nombre del proyecto.
En el bloque Valor, escriba Descontaminación
del valle de Big Frog.
Cuando termine, haga clic en Aceptar.
Es el propietario de una tienda de ropa y se
da cuenta de que tiene un exceso de
existencias de una camiseta específica, pero
no con la talla más usada. Por lo tanto,
cuando se prepare para enviar un prospecto
de ventas, excluirá los clientes que tengan
una talla determinada.
En el cuadro de diálogo Insertar campo de
Word: Saltar registro si, en la lista
desplegable Nombre de campo, seleccione el
nombre de columna Talla en el origen de
datos (normalmente, una hoja de cálculo de
Excel).

En la lista desplegable Comparación,
seleccione Igual a.

En el cuadro Comparar con, escriba XL.

Cuando termine, haga clic en Aceptar.
Cualquier cliente que use una camiseta de la
talla XL no recibirá el prospecto de ventas.
Apuntes de Word

Ayudas, tutoriales, manuales y secretos para sacar provecho a Word.

jueves, 22 de septiembre de 2011

Campo =(Formula)

campo = (Formula)

{ = Formula [Marcador ] [\# Imagen-Numérica] }

Calcula un número utilizando una fórmula matemática. Puede utilizar el

comando Formula (menú Tabla) o presionar las teclas CTRL+F9 para insertar un campo en una
tabla o en texto normal.

Si tiene una aplicación de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, suele resultar más
fácil incrustar toda una hoja de cálculo o parte de ella en un documento, que utilizar el campo
= (Formula) en una tabla.

Instrucciones

Formula

Expresión que puede contener cualquier combinación de números, marcadores que hagan

referencia a números, campos cuyo resultado sea un número, así como los operadores y las
funciones disponibles. La expresión puede hacer referencia a valores de una tabla y a valores
devueltos por funciones.

Obtener información sobre:

Operadores

En un campo = (Formula), puede utilizar cualquier combinación de valores con los siguientes
operadores matemáticos y relacionales.
+

Suma

Resta

Multiplicación

División

Porcentaje

Potencias y raíces

Igual a

<

Menor que

<=

Menor o igual que

>

Mayor que

>=

Mayor o igual que

<>

Distinto de

Funciones
El campo = (Formula) puede utilizar los valores que devuelven las siguientes funciones. Las
funciones con paréntesis vacíos pueden aceptar cualquier número de argumentos separados por
comas (,) o puntos y comas (;), mientras utilice el separador de listas definido en la configuración
regional del Panel de control de Microsoft Windows. Los argumentos pueden ser números,
fórmulas o nombres de marcadores. Las funciones AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT()
y SUM() también puede aceptar referencias a celdas de tabla como argumentos.

ABS(X)

Devuelve el valor positivo de un número o una fórmula, independientemente de su valor positivo

o negativo real.

AND(X,Y)

Devuelve el valor 1 si las expresiones lógicas x e y son ambas verdaderas, o el valor 0 (cero) si

ambas expresiones son falsas.

AVERAGE( )

Devuelve el promedio de una lista de valores.

COUNT( )

Devuelve el número de elementos de una lista.

DEFINED(X)

Devuelve el valor 1 (verdadero) si la expresión x es válida, o el valor 0 (falso) si no se puede

calcular la expresión.

FALSE

Devuelve 0 (cero).

INT(X)

Devuelve los números situados a la izquierda de la posición decimal del valor o de la fórmula x.

MIN( )

Devuelve el valor más pequeño de una lista.

MAX( )

Devuelve el mayor valor de una lista.

MOD(X,Y)

Devuelve el resultado de dividir el valor x por el valor y un número entero de veces.

NOT(X)

Devuelve el valor 0 (cero) (falso) si la expresión lógica x es verdadera, o el valor 1 (verdadero) si la

expresión es falsa.

OR(X,Y)

Devuelve el valor 1 (verdadero) si alguna de las expresiones lógicas x ey o ambas son verdaderas, o
el valor 0 (cero) (falso) si ambas expresiones son falsas.

PRODUCT( )

Devuelve el resultado de multiplicar una lista de valores. Por ejemplo, la función { = PRODUCTO
(1,3,7,9) } devuelve el valor 189.

ROUND(X,Y)

Devuelve el valor de x redondeado con el número especificado de posiciones decimales y; x puede

ser un número o el resultado de una fórmula.

SIGN(X)

Devuelve el valor 1 si x es un valor positivo, o el valor -1 si x es un valor negativo.

SUM( )

Devuelve la suma de una lista de valores o fórmulas.

TRUE

Devuelve el valor 1.

Referencias de tabla

Al realizar cálculos en una tabla, se hace referencia a las celdas de la tabla con A1, A2, B1, B2, etc.,
donde la letra representa la columna y el número representa la fila. Al contrario que en Microsoft
Excel, en Microsoft Word las referencias de las celdas son siempre referencias absolutas y no
incluyen signos de moneda. Por ejemplo, la referencia de la celda A1 en Word es lo mismo que
$A$1 en Excel.

Referencia a celdas individuales

Para hacer referencia a las celdas en las fórmulas, se usa una coma para separar las referencias a
celdas individuales y dos puntos para separar la primera y la última celda de un rango, tal como se
muestra en los siguientes ejemplos.
PARA OBTENER EL PROMEDIO DE ESTAS CELDAS:

=average(b:b) o =average(b1:b3)

=average(a1:b2)

=average(a1:c2) o =average(1:1,2:2)

=average(a1,a3,c2)

Referencia a una fila o columna completa 

Puede hacer referencia a una fila o columna completa de un cálculo de las maneras siguientes:

 Utilice un rango que incluya sólo la letra o el número que lo representa, por ejemplo, 1:1,
para hacer referencia a la primera fila de la tabla. Esta indicación permite que el cálculo
incluya automáticamente todas las celdas de la fila si decide agregar otras celdas más
adelante.

 Utilice un rango que incluya las celdas específicas, por ejemplo, a1:a3, para hacer
referencia a una columna con tres filas. Esta indicación permite que el cálculo incluya sólo
esas celdas. Si agrega otra celdas posteriormente y desea incluirlas en el cálculo, deberá
modificarlo.

Referencia a celdas de otra tabla 

Para hacer referencia a celdas de otra tabla o a una celda que se encuentre fuera de una tabla,
identifique la tabla con un marcador. Por ejemplo, el campo { =average(Tabla2 b:b) } calcula el
promedio de la columna B de la tabla marcada por el marcador Tabla2.

Marcador

Nombre de un marcador que hace referencia a uno o varios valores.

\# Imagen numérica
Especifica el aspecto de un resultado numérico. Este modificador se denomina modificador de
"imagen" porque utiliza símbolos para representar el formato del resultado de campo.

Por ejemplo, el modificador \# #.##0,00 $ de { = SUM(ABOVE) \# #.##0,00 $ } muestra el resultado

como "4.455,70 $". Si el resultado de un campo no es numérico, este modificador no tendrá
efecto.

 NOTA   No es necesario que las imágenes numéricas sencillas, que no incluyan espacios, vayan
entre comillas; por ejemplo, { VentasMarzo \# #.##0,00 $}. Cuando se trate de imágenes
numéricas más complejas o que incluyan texto o espacios, coloque la imagen numérica entre
comillas, como muestran los siguientes ejemplos. Microsoft Word agrega comillas a los
modificadores de imágenes numéricas si inserta un campo con el
comando Campo (menú Insertar) o el comando Fórmula (menúTabla).

Combine los siguientes elementos de imagen para crear un modificador de imagen numérica.

Elementos de imagen

0 (CERO)

Especifica las posiciones numéricas necesarias que van a mostrarse en el resultado. Si el resultado
no incluye ningún dígito en dicha posición, Word muestra un 0 (cero). Por ejemplo, { = 4 + 5 \#
00,00 } muestra "09,00".

Especifica las posiciones numéricas necesarias que van a mostrarse en el resultado. Si el resultado
no incluye ningún dígito en dicha posición, Word muestra un espacio. Por ejemplo, { = 9 + 6 \# ###
$ } muestra 15 $".

Coloca dígitos a la izquierda del marcador "x". Si el marcador está a la derecha de la coma decimal,
Word redondea el resultado con dicha posición. Por ejemplo,
{ = 111053 + 111439 \# x## } muestra "492".
{ = 1/8 \# 0,00x } muestra "0,125".
{ = 3/4 \# .x } muestra ",8".

. (COMA DECIMAL)

Determina la posición de la coma decimal. Por ejemplo, { = SUM(ABOVE) \# ###,00 $ } muestra

"495,47 $".

 NOTA   Utilice el símbolo decimal especificado como parte de la configuración regional en el Panel

de control de Microsoft Windows.

, (SÍMBOLO DE AGRUPACIÓN DE DÍGITOS)

Separa una serie de tres dígitos. Por ejemplo, { = BenefNeto \# #.###.### $} muestra "2.456.800
$".

 NOTA   Utilice el símbolo de agrupación de dígitos especificado como parte de la configuración

regional en el Panel de control de Windows.

- (SIGNO MENOS)

Agrega un signo menos a un resultado negativo o un espacio si el resultado es positivo, o bien un 0

(cero). Por ejemplo, { = 10 - 90 \# -## } muestra "-80".

+ (SIGNO MÁS)

Agrega un signo más a un resultado positivo, un signo menos a un resultado negativo o un espacio
si el resultado es 0 (cero). Por ejemplo, { = 100 - 90 \# +## } muestra "+10" y { = 90 - 100 \#
+## }muestra "-10".

%, $, *, ETC.

Incluye el carácter especificado en el resultado. Por ejemplo, { = benefneto \# "##%" } muestra "33

%".

"POSITIVO; NEGATIVO"

Especifica formatos de número distintos para los resultados positivos y negativos. Por ejemplo, si
el marcador Ventas95 es un valor positivo, el campo { Ventas95 \# "#.##0,00 $;-#.##0,00
$" }muestra el valor con el formato normal; por ejemplo, "1.245,65 $". Los valores negativos se
muestran con formato de negrita y un signo menos; por ejemplo, "- 345,56 $".

"POSITIVO; NEGATIVO; CERO"

Especifica formatos de números distintos para un resultado positivo, negativo y 0 (cero). Por
ejemplo, en función del valor del marcador Ventas95,{ Ventas95 \# "#.##0,00 $;(#.##0,00 $);0
$" }muestra valores positivos, negativos y 0 (cero) de la siguiente forma: 1.245,65 $, (345, 56 $), 0$

'TEXTO'

Agrega texto al resultado. Escriba el texto entre comillas. Por ejemplo,{ = { Precio } *8,1% \#

"##0,00 $ 'por impuestos de ventas' " } muestra "347,44 $ por impuestos de ventas".

`ELEMENTONUMERADO`

Muestra el número del elemento anterior numerado con el comando Título (menú Insertar,

submenú Referencia) o insertando el campo SEQ. Escriba el identificador del elemento entre
comillas, como por ejemplo "mesa" o "figura", con acentos graves (`). El número secuencial se
muestra en numerales arábigos. Por ejemplo,{ = SUM(A1:D4) \# "##0,00 'es el total de Tabla'
`tabla`" } muestra "456,34 es el total de Tabla 2".
Ejemplos

EJEMPLO 1

El siguiente campo resta una cantidad del valor representado por el marcadorVentasBrutas.
El modificador de imagen numérica  muestra el resultado con un signo de moneda; por ejemplo:
14.786,17 Ptas:

{ = VentasBrutas-29.897,62 \# "#.##0,00 Ptas" }

EJEMPLO 2

El siguiente campo = (Formula) calcula el número total de páginas de un documento cuya

numeración de páginas empiece en 47 y muestra el resultado como "Página 51 de 92".

Página { PAGE } de { = (47 - 1) + { NUMPAGES } }

EJEMPLO 3

Los siguientes ejemplos hacen referencia a los valores de una tabla. Las referencias de celdas en
los ejemplos marcan las celdas de la tabla que contienen el campo = (Formula). Si el campo no está
en la tabla a la que se hace referencia, marque la tabla con un marcador y especifíquelo, seguido
de las referencias de celda.

{ = SUM(ABOVE) } (INSERTADA EN UNA CELDA DE TABLA)

Suma de celdas, desde la celda situada encima del campo hasta la parte superior de la columna, o
bien hasta la primera celda vacía o con un valor no válido.

{ = SUM(TABLE3 C3) }

Contenido de la celda situada en la tercera columna de la tercera fila de la tabla señalada con el
marcador "Tabla3".

{ = MIN(TABLE3 A3:D3) }

El menor valor de las cuatro primeras celdas de la tercera fila de la tabla señalada con el marcador
"Tabla3".

Tomado de: 

http://office.microsoft.com/es-es/word-help/codigos-de-campo-campo-formula-
HP005186218.aspx

Modificador de campo Bloquear resultado (\!)

Corresponde a: Microsoft Office Word 2003

Evita que se actualice un campo incluido en el resultado de un campo MARCADOR, INCLUDETEXT o

REF, a menos que haya cambiado el resultado del campo en la ubicación original. Sin este
modificador, Microsoft Word actualiza los campos incluidos en un resultado de campo siempre
que se actualicen los campos MARCADOR, INCLUDETEXT o REF.

Por ejemplo, el campo { INCLUDETEXT C:\\Ventas\Trim4 Ventas.doc \! } inserta el contenido del

documento "Trim4 Ventas.doc", que contiene un campo DATE y un campo EMBED. Si actualiza el
campo INCLUDETEXT, el modificador "\!" evita que Word actualice los campos DATE e EMBED del
texto incluido, a menos que primero se actualicen en el documento original ("Trim4 Ventas.doc").
El modificador garantiza que el texto insertado por el campo INCLUDETEXT coincide con el del
documento original. Para actualizar los campos DATE e EMBED en ambas ubicaciones, actualice los
campos del documento original ("Trim4 Ventas.doc") y, a continuación, actualice el campo
INCLUDETEXT.

Modificador de campo Imagen Fecha-Hora (\@)

Corresponde a: Microsoft Office Word 2003

Especifica el aspecto de la fecha u hora. Este modificador se denomina modificador de "imagen"

porque utiliza símbolos para representar el formato del resultado de campo.

Por ejemplo, el modificador \@ "dddd, d MMMM, yyyy" del campo { DATE \@ "dddd, d MMMM,
yyyy" } muestra "Viernes, 24 de noviembre, 2002". Para generar una imagen de fecha-hora,
combine las siguientes instrucciones de fecha y hora: día (d), mes (M) y año (y), horas (h) y
minutos (m). También puede incluir texto, signos de puntuación y espacios.

Instrucciones de fecha

Mes (M)

La letra "M" debe ir en mayúsculas para distinguir entre meses y minutos.

ELEMENTOS DE IMAGEN

Muestra el mes como un número sin 0 (cero) a la izquierda para los meses de un solo dígito. Por
ejemplo, julio corresponde al mes "7".
MM

Muestra el mes como un número con un 0 (cero) a la izquierda para los meses de un solo dígito.
Por ejemplo, julio corresponde al mes "07".

MMM

Muestra el mes como una abreviatura de tres letras. Por ejemplo, julio corresponde al mes "Jul".

MMMM

Muestra el nombre completo del mes.

Día (d)

Muestra el día del mes o el de la semana. La letra "d" puede ir en mayúsculas o en minúsculas.

ELEMENTOS DE IMAGEN

Muestra el día de la semana o del mes como un número sin 0 (cero) a la izquierda para los días de
un solo dígito. Por ejemplo, el sexto día del mes aparece como "6".

DD

Muestra el día de la semana o del mes como un número con un 0 (cero) a la izquierda para los días
de un solo dígito. Por ejemplo, el sexto día del mes aparece como "06".

DDD

Muestra el día de la semana o del mes como una abreviatura de tres letras. Por ejemplo, el martes
aparece como "Mar".

DDDD

Muestra el nombre completo del día de la semana.

Año (y)

Muestra el año con dos o cuatro dígitos. La letra "y" puede ir en mayúsculas o en minúsculas.

ELEMENTOS DE IMAGEN

YY
Muestra el año como dos dígitos con un 0 (cero) a la izquierda para los años 01 a 09. Por ejemplo,
1999 aparece como "99" y 2006 como "06".

YYYY

Muestra el año con cuatro dígitos.

Instrucciones de hora

Horas (h)

Una "h" en minúsculas basa la hora en el reloj de 12 horas. Un "H" en mayúsculas se basa en el
reloj de 24 horas o militar; por ejemplo, 5 p.m. aparece como "17".

ELEMENTOS DE IMAGEN

HOH

Muestra la hora sin 0 (cero) a la izquierda para las horas de un solo dígito. Por ejemplo, 9 a.m.
aparece como "9".

HH O HH

Muestra la hora con un 0 (cero) a la izquierda para las horas de un solo dígito. Por ejemplo, 9 a.m.
aparece como "09".

Minutos (m)

La letra "m" debe ir en minúsculas para distinguir entre minutos y meses.

ELEMENTOS DE IMAGEN

Muestra los minutos sin 0 (cero) a la izquierda para los minutos de un solo dígito. Por
ejemplo, { TIME \@ "m" } muestra "2".

MM

Muestra los minutos con un 0 (cero) a la izquierda para los minutos de un solo dígito. Por
ejemplo, { TIME \@ "mm" } muestra "02".

a.m. y p.m. (AM/PM)

Muestra a.m. y p.m. Para cambiar los símbolos de a.m. y p.m. de Microsoft Windows, cambie la
configuración regional en el Panel de control de Windows.
ELEMENTO DE IMAGEN

A.M./P.M. O AM/PM

Muestra a.m. y p.m. en mayúsculas. Por ejemplo, { TIME \@ "h AM/PM" } y {TIME \@ "h

am/pm" } muestra "9 A.M." o "5 P.M.".

Otros tipos de texto y signos de puntuación

Elementos de imagen de otros tipos de texto

TEXTO

Cualquier texto especificado en una fecha u hora. Escriba el texto entre comillas. Por
ejemplo, { TIME \@ "HH:mm 'hora de Greenwich' " } muestra "12:45 hora de Greenwich".

CARÁCTER

Incluye el carácter especificado en una fecha u hora, como : (dos puntos), - (guión), * (asterisco) o
espacio. Por ejemplo, { DATE \@ "HH:mm MMM-d, 'yy" } muestra "11:15 Nov-6, '99".

`ELEMENTONUMERADO`

Incluye en una fecha u hora el número del elemento anterior numerado con el comando Título del
menú Insertar (submenú Referencia) o insertando el campo SEQ. Escriba el identificador del
elemento como, por ejemplo, "tabla" o "ilustración", entre acentos graves (`). Microsoft Word
muestra el número secuencial en numerales arábigos. Por ejemplo, { PRINTDATE \@ "'Tabla'
`tabla` 'se imprimió el' d/m/yy" } muestra "La tabla 2 se imprimió el 25/9/02".

 NOTA   No es necesario que las imágenes de fecha-hora sencillas, que no incluyan espacios o
texto, vayan entre comillas; por ejemplo, { DATE \@ mm/yy }. Las imágenes de fecha-hora más
complejas y las que incluyen espacios o texto, deben ir entre comillas; por ejemplo, { DATE \ @
"dddd d MMMM, yyyy', a las' h:mm"}. Microsoft Word agrega comillas a los modificadores de
imágenes de fecha-hora si inserta un campo con el comando Fecha y hora o Campo del
menúInsertar.

Modificador de campo Imagen numérica (\#)

Corresponde a: Microsoft Office Word 2003

Especifica el aspecto de un resultado numérico. Este modificador se denomina modificador de

"imagen" porque utiliza símbolos para representar el formato del resultado de campo.

Por ejemplo, el modificador \# #.##0,00 $ de { = SUM(ABOVE) \# #.##0,00 $ }muestra el resultado

como "4.455,70 $". Si el resultado de un campo no es numérico, este modificador no tendrá
efecto.
 NOTA   No es necesario que las imágenes numéricas sencillas, que no incluyan espacios, vayan
entre comillas; por ejemplo, { VentasMarzo \# #.##0,00 $}. Cuando se trate de imágenes
numéricas más complejas o que incluyan texto o espacios, coloque la imagen numérica entre
comillas, como muestran los siguientes ejemplos. Microsoft Word agrega comillas a los
modificadores de imágenes numéricas si inserta un campo con el comando Campo (menúInsertar)
o el comando Fórmula (menú Tabla).

Combine los siguientes elementos de imagen para crear un modificador de imagen numérica.

Modificador de formato de campo (\*)

Corresponde a: Microsoft Office Word 2003

Especifica el aspecto de los resultados de campo. Las siguientes instrucciones de formato

determinan el uso de mayúsculas y minúsculas, los formatos de número (por ejemplo, si "9"
aparece como "ix", numerales romanos, o bien como "9º", ordinales) y los formatos de carácter.
Los modificadores de formato también conservan el formato del resultado del campo cuando se
actualiza.

Formato de mayúsculas y minúsculas

A continuación figura una lista de modificadores y elementos que ponen en mayúsculas:

\* CAPS

La primera letra de cada palabra. Por ejemplo,{ FILL-IN "Escriba su nombre:" \* Caps } muestra

"Julia Díaz" aunque el nombre se escriba en minúsculas.

\* FIRSTCAP

La primera letra de la primera palabra. Por ejemplo,{ COMENTARIOS\* FirstCap } muestra

"Informe semanal de ventas".

\* UPPER

Todas las letras. Por ejemplo, { QUOTE "palabra" \* Upper } muestra "PALABRA".

\* LOWER

Ninguna letra del resultado; todas las letras aparecen en minúsculas. Por ejemplo, { FILENAME \*
Lower} muestra "informe.doc de ventas semanales".

 NOTA   Este modificador no tendrá efecto si el campo que lo contiene tiene aplicado un formato
de minúsculas.

Formato de números
A continuación figura una lista de modificadores numéricos y sus resultados:

\*ALPHABETIC

Muestra los resultados como caracteres alfabéticos. El resultado tiene el mismo uso de
mayúsculas y minúsculas que la palabra "alfabético" del código de campo. Por ejemplo, { apéndice
SEQ \*ALPHABETIC } muestra "B" (en vez de "2") y { apéndice SEQ \* alphabetic } muestra "b".

\*ARABIC

 Muestra los resultados como números cardinales arábigos. Por ejemplo, {PAGE

\*Arabic } muestra "31".

 NOTA   Si el valor de Formato de número del cuadro de diálogo Formato de los números de

página (comando Números de página, menú Insertar) no es arábigo, este modificador anula el
valor de Formato de número.

\*CARDTEXT

Muestra los resultados como texto cardinal. Se aplica el formato de minúsculas al resultado, a
menos que agregue un modificador de formato para especificar un uso distinto de mayúsculas. Por
ejemplo, { = SUMA(A1:B2) \*CardText } muestra "setecientos noventa" y { = SUMA(A1:B2)
\*CardText \* Caps } muestra "Setecientos Noventa".

\*DOLLARTEXT

Muestra los resultados como texto cardinal. Microsoft Word inserta "y" en la posición decimal y
muestra los dos primeros decimales (redondeados) como numeradores arábigos sobre 100. Se
aplica el formato de minúsculas al resultado, a menos que agregue un modificador de formato
para especificar un uso distinto de mayúsculas. Por ejemplo, { = 9,20 + 5,35 \*DollarText \*
Upper } muestra "CATORCE y 55/100".

\*HEX

Muestra los resultados como números hexadecimales. Por ejemplo, {QUOTE "458" \*

Hex } muestra "1CA".

\*ORDTEXT

Muestra los resultados como texto ordinal. Se aplica el formato de minúsculas al resultado, a
menos que agregue un modificador de formato para especificar un uso distinto de mayúsculas. Por
ejemplo, { DATE \@ "d" \*OrdText } muestra "vigésimo primero" y { DATE \@ "d" \*OrdText \*
FirstCap} muestra "Vigésimo primero".

\*ORDINAL
Muestra los resultados como números arábigos ordinales. Por ejemplo, {DATE \@ "d"
\*Ordinal } muestra "30º".

\*ROMAN

Muestra los resultados como numerales romanos. El resultado tiene el mismo uso de mayúsculas y
minúsculas que la palabra "romanos" del código de campo. Por ejemplo, { SEQ CAPÍTULO
\*roman } muestra "xi" y {SEQ CAPÍTULO \* ROMANOS } muestra "XI".

Formatos de carácter y protección de formatos previamente aplicados

A continuación figura una lista de modificadores de formato de carácter y sus resultados:

\*CHARFORMAT

Aplica el formato de la primera letra del tipo de campo al resultado. El resultado del siguiente
ejemplo tiene formato de negrita porque la "R" de "REF" está en negrita.

{ REF capítulo2_título \* Formatocarác } muestra "Ballenas del Pacífico".

 NOTA   Para agregar este modificador, escríbalo en el código de campo o en el cuadro Códigos de

campo del cuadro de diálogo Campo (menúInsertar, comando Campo).

\*MERGEFORMAT

Aplica el formato del resultado anterior al nuevo resultado. Por ejemplo, si selecciona el nombre
que muestra el campo { AUTHOR\*MERGEFORMAT}y aplica el formato de negrita, Microsoft Word
conservará el formato de negrita cuando se actualice el campo al cambiar el nombre del autor.

 NOTA    Al insertar campos mediante el cuadro de diálogo Campo (menúInsertar,

comando Campo), se incluye el modificador \*MERGEFORMAT de manera predeterminada. Puede
desactivar esta opción desactivando la casilla de verificación Conservar formato al actualizar en el
cuadro de diálogo Campo.

Modificadores de formato para comparaciones de texto mediante campos IF

Corresponde a: Microsoft Office Word 2003

Cuando un campo IF compara un campo de datos con la información especificada en el cuadro de

diálogo Campo (menú Insertar, comando Campo), el uso de mayúsculas y minúsculas es
importante. Si no sabe si el texto de un campo de datos está en mayúsculas o minúsculas, utilice
un modificador de formato para comparar el texto como si tuviera el mismo uso de mayúsculas y
minúsculas que el texto que escriba para Expresión2.
En el siguiente ejemplo, el modificador (\* mayúsculas) indica a Microsoft Word que compare el
campo de datos País como si cada palabra empezara por una letra mayúscula. Inserte el
modificador de formato en los códigos del campo IF, como se muestra en el ejemplo.

{ IF {MERGEFIELD País \* mayúsculas } <> "Reino Unido" "Ofrecemos tarifas especiales para viajar
por las islas británicas." " " }

Utilice los siguientes modificadores para las comparaciones:

\* MAYÚS

Compare todas las letras en mayúsculas (REINO UNIDO).

\* MINÚS

Compare todas las letras en minúsculas (reino unido).

\* PRIMERAMAYÚS

Compare la primera palabra con una letra mayúscula inicial (Reino unido).

\* MAYÚSCULAS

Compare todas las palabras con una letra mayúscula inicial (Reino Unido).