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Curso de MS-ACCESS 2007

Instructor: Lic. Eduardo Eugenio Roldn lvarez.

INTRODUCCIN
Generalmente, el trmino base de datos se utiliza en informtica para designar un conjunto
de informacin relativa a un determinado tema o aplicacin comercial. Las bases de datos
nos ayudan a organizar esta informacin de manera lgica para facilitar el acceso y
recuperacin de datos.
Las bases de datos no se utilizan slo en informtica. Tambin existen bases de datos
naturales, a las que simplemente llamamos sistemas de archivo manual o Sistemas de
datos manuales, tal y como se procesan y archivan muchos de los documentos relativos a
los expedientes judiciales en los Tribunales de Justicia de nuestro pas, muchos de ellos
apoyados por sencillas hojas electrnicas Excel.1
Una base de datos de Access no es ms que la versin automatizada de las funciones de
clasificacin y recuperacin del sistema de clasificacin manual de papeles. Ests
almacenan informacin en una estructura cuidadosamente definida. Las tablas de Access
pueden almacenar datos de diferentes formatos, desde simples lneas de texto (como un
nombre o una direccin) a datos complejos como fotografas, sonidos o imgenes de video.
Almacenar datos en un formato preciso permite a un sistema de gestin de bases de datos
(DBMS por sus siglas en ingls) transformar los datos en informacin til.
En el presente curso aprenderemos los conceptos bsicos del diseo de una base de datos de
tipo relacional, con el fin de hacer uso de esta herramienta raras veces comprendida en
nuestro medio, no obstante formar parte del paquete de ms-office que podemos encontrar
en muchas empresas, y que poco a poco ha demostrado ser una eficaz aliada en la
automatizacin de las labores diarias de la oficina, permitiendo a los usuarios liberarse en
gran manera de la tirana impuesta por la programacin formal, y abocarse al diseo de sus
propias aplicaciones desde un enfoque de desarrollo de usuario final.

Hace algunos aos, siendo oficial de localizacin del poder judicial, tuve la
oportunidad de disear una pequea aplicacin de base datos en DBASE III PLUS, para
la administracin del Tribunal de Juicios. Recientemente me tope con la sorpresa de
que aquella base, diseada en ambiente DOS como especie de travesura personal, an
es totalmente operativa y lleva el registro de las entradas y salidas de los expedientes
que maneja dicha dependencia.

CASO I
CREANDO NUESTRA PRIMERA BASE DE DATOS
LA BASE PLANILLA

1. CASO 1: Creando nuestra primera base de datos. La base PLANILLA

Para este ejemplo vamos a suponer que la empresa Corporacin Financiera T-LOQUITO
s.a., requiere del diseo de una Base de Datos para su departamento de Recursos Humanos,
en la cual pueda llevar el registro de los empleados que laboran en la organizacin. Un
anlisis rpido de las necesidades de informacin al respecto, nos indica que al menos
debemos contar con los siguientes elementos comunes a la descripcin de un empleado en
particular:
CEDULA

Cdula
empleado

del

NOMBRE

Nombre
empleado

del

FECHA_NAC

Fecha de nacimiento

SEXO

Sexo

EST_CIVIL

Estado Civil

NO_HIJOS

Nmero de hijos

NIVEL_ACAD

Nivel de Estudios

TEL_CEL

Telfono Celular

TEL_HAB

Telfono Habitacin

FECHA_ING

Fecha de ingreso

DEPTO

Departamento

PUESTO

Puesto

SALARIO_BRUT
O

Salario Bruto

DIRECCION

Direccin

Cada uno de los elementos de informacin indicados recibe el nombre de campo, la suma
de todos ellos referidos a una entidad en particular, en este caso la entidad EMPLEADO,
recibe el nombre de Registro.
Aunque parezca sencillo, el anlisis individual de los datos revela que en algunos casos la
informacin no es lo que parece, o bien requiere de ciertos filtros o validaciones, que
ayuden al sistema desde sus inicios a asignar correctamente el contenido de cada campo.
Por ejemplo, al establecer un campo como el de CEDULA podramos estar tentados a
definirlo como nmero, cuando en esencia este dato no lo es ya que su aplicacin a las
operaciones matemticas fundamentales no resultara en un valor lgico. Por otra parte un
campo como SEXO, slo debera admitir dos valores M O F, segn sea el sujeto
masculino o femenino respectivamente. El campo SALARIO_BRUTO, no sera lgico
para valores menores a 0.00. En el caso de la DIRECCION, el mismo debera almacenar
una cantidad no definida de dgitos, si queremos dar la direccin lo ms exacta posible.
4

Para dar inicio a la base de datos debemos primero ir al men Inicio de Office, y hacer click
en el cono de Access la pantalla se mostrar de la siguiente manera:

Luego debemos hacer click ya sea en el cono llamado Base de datos en blanco, o bien ir al
botn de Office situado en la esquina superior izquierda de la pantalla y hacer click en
nuevo indicarle a Access el nombre PLANILLA.

En este punto debemos indicar que lo que hemos construdo no es un archivo sino una
especie de Bolsa Electrnica, en donde residirn las tablas que crearemos en la base de
datos.
El modelo de base de datos utilizado por Access, se conoce como Base de Datos
Relacional orientado a Objetos2, por tal razn una vez creada la Bolsa, debemos
proceder a disear primeramente los objetos que permitirn el almacenamiento,
recuperacin y acceso a la informacin. Para efecto del curso seguiremos la siguiente
secuencia de diseo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Tablas
Establecimiento de relaciones
Diseo de formularios de tablas
Diseo de consultas
Diseo de formularios para consultas
Diseo de informes
7. Diseo de ambientes de seguridad
Al indicar el nombre de nuestra base de datos, y hacer click en Crear, Access mostrar su
pantalla inicial de la siguiente forma:

Esta opcin por defecto nos permite crear una tabla de una vez introduciendo datos, sin
embargo como lo que deseamos es disear una tabla con nuestras especificaciones propias,
debemos primero cerrar esta presentacin haciendo click en la x de la pestaa llamada
Tabla1

Para una explicacin ms detallada ver Laudon & Laudon, Sistemas de Informacin
Gerencial, 10. Ed. Captulo 6.

La pantalla inicial debe mostrarse as3:

Ahora bien, ya que hemos creado la Bolsa de datos, debemos preguntarnos qu sigue?, en
una base de datos relacional los objetos fundamentales son las tablas o archivos, los cuales
son las representaciones de las entidades que conformarn la base de datos. Por lo tanto
debemos proceder en primera instancia a definir cada una de estas tablas, segn el anlisis
inicial que hagamos de los requerimientos de informacin de la aplicacin a disear. Si,
como lo seala el ejemplo presente, deseamos disear una base de datos que almacene los
datos relativos a la planilla que la empresa paga a sus empleados, es lgico suponer que la
primera entidad que estableceremos ser la entidad EMPLEADO, con los atributos que
hemos establecido anteriormente. Por lo tanto procedamos a crear nuestra primera tabla,
posicionndonos en la ficha Crear, grupo tablas, y haciendo click en el cono llamado
Diseo tabla:

Intencionalmente se muestra la ficha Crear de la pantalla a fin de hacer nfasis en el


diseo inicial de la base.

Ahora procederemos a disear nuestra primera tabla de la siguiente forma:


En la columna Nombre de campo, indicaremos el nombre del campo o atributo requerido 4,
en la columna Tipo de datos, elegiremos el tipo de dato que sea ms acorde para el campo
en cuestin, la propiedad Tamao del campo especifica el tamao que queremos darle al
campo (Access permite asignar esta propiedad nicamente a los campos tipo texto y
nmero, en los dems tipos lo asigna por defecto) y en la columna Descripcin,
indicaremos una breve descripcin de que informacin almacena el campo; de la siguiente
manera:

Los tipos de campos elegidos en Access pueden ser:


Texto:

Caracteres alfanumricos hasta 255 caracteres.

Memo:

Caracteres alfanumricos, cadenas muy largas de hasta 65,536


caracteres (64k).

Nmero:

Valores numricos de muchos tipos y formatos distintos.

Fecha/hora:

Datos de fecha o de hora.

Moneda:

Datos Monetarios.

Autonumrico:

Valor numrico que se incrementa automticamente.

S/No:

Valores lgicos como S/No o Verdadero/Falso.

An cuando Access admite casi cualquier nombre de campo, se recomienda siempre


que los nombres sean cortos (8-10 dgitos), en mayscula, y que no tengan espacios
entre s; este sencillo consejo les evitar problemas en las consultas y les simplificar
el diseo grandemente. Recuerde Lo sencillo es bello y es funcional.

Objeto OLE:

Imgenes, grficos, sonido, video, archivos de texto y hojas de


calculo.

Hipervnculo:

Un campo que enlaza con una imagen, grfico, sonido, video,


archivos de texto y hojas de clculo.

2. PROPIEDADES DE CAMPO
Una propiedad de campo es un caracterstica particular que deben mostrar los datos
almacenados en dicho campo, existen varias propiedades que pueden ser tiles a la hora de
filtrar la informacin a almacenar en la base de datos, seguidamente estudiaremos las ms
importantes.
Propiedad tamao de campo. Establece el tamao de campo, en dgitos, para un campo
texto o nmero. El tamao de un campo texto se digita directamente en ella, por su parte los
tamaos de campo disponibles para un campo numrico, se definen de la siguiente forma:
Tamao del campo

Lmites

Decimales

Espacio

Byte

0 a 255

Ninguna

1 byte

Entero

-32,768 a 32,767

Ninguna

2 Bytes

Entero Largo

-2,147,483,648 a 2,147,483,648

Ninguna

4 Bytes

Doble

-1,797 x 10308 a 1,797 x 10308

15

8 Bytes

Simple

-3,4 x 10308 a 3,4 x 10308

4 Bytes

Id. de rplica

N/A

N/A

16 Bytes

Decimal

Precisin 1-28

15

8 Bytes

Propiedad mscara de entrada. En algunas ocasiones se requiere que el dato se


introduzca de una manera especfica como por ejemplo cuando digitamos nuestro nmero
de cdula usualmente lo hacemos separado por guiones, de la siguiente forma 7-0089-0934,
an cuando en nuestro documento de identificacin dichos guiones no aparecen, o bien en
el caso de un nmero telefnico que se indica como 8311-4356. A estas representaciones
visuales se les denomina mscaras de entrada. Access provee muchos caracteres que
pueden utilizarse para este efecto, los cuales se detallan a continuacin

0: Un dgito obligatorio. Los signos (+) o


(-) no estn permitidos.
9: Un dgito opcional. Los signos (+) o (-)
no estn permitidos.
#: Un dgito o espacio opcional. Los
espacios se eliminan cuando se almacenan
en la tabla. Los signos (+) o (-) estn
permitidos.
L: Una letra de la A a la Z obligatoria.

C: Cualquier carcter o espacio (opcional)

?: Una letra de la A a la Z opcional.

; (punto y coma): Carcter de separacin

A: Un carcter o un dgito obligatorio.

/ (barra): Carcter de separacin

. (punto): Separador de miles


, (coma): Separador de decimales

: (dos puntos): Separador de fecha y hora

a: Un carcter o un dgito opcional.

< (signo menor que): Convierte todos los


caracteres en minscula.
&:
Cualquier
carcter
o
espacio > (signo mayor que): Convierte todos los
(obligatorio)
caracteres en mayscula
! (signo de exclamacin): muestra la \ (barra invertida): Muestra el carcter
mscara de entrada de derecha a izquierda. siguiente como texto literal.
Los caracteres de la mscara se rellenan de
derecha a izquierda
Proceda ahora a digitar la mscara de entrada del campo CEDULA como #-####-####, y
en los campos TEL_HAB y TEL_CEL, como ####-####. Esta mscara de entrada
introducir los guiones en las posiciones indicadas sin necesidad de que el usuario lo haga,
y no permitir que en dicho campo se digiten letras, pese a ser un campo texto.
Propiedad Valor predeterminado. Esta propiedad permite que la base de datos sugiera al
usuario un valor por defecto a la hora de introducir la informacin, el cual puede ser
cambiado a voluntad por ste. Los valores predeterminados aumentan la rapidez y
disminuyen la posibilidad de un error de digitacin en el campo. Posicinese en el campo
FECHA_ING y digite el siguiente valor predeterminado =Fecha(). Este valor, auxiliado
por una funcin de Access, permitir que el computador sugiera la fecha del computador
como la Fecha de ingreso del empleado a la empresa. Igualmente posicinese en el campo
NO_HIJOS, y digite 0. Esto har que el valor nmero de hijos por defecto sea 0.
Propiedad Regla de Validacin y Texto de validacin. Estas dos propiedades permiten
validar los datos de tal forma que nicamente se permitan ciertos datos dentro del campo, la
propiedad Texto de validacin, despliega un cuadro de dilogo de advertencia cuando la
propiedad Regla de Validacin es infringida. Digitemos las siguientes reglas de validacin
en los campos indicados:

10

CAMPO

REGLA DE VALIDACION

TEXTO DE VALIDACION

SEXO

M OR F

M=Masculino, F=Femenino

NO_HIJOS

>=0

El nmero de hijos debe ser


mayor o igual a 0

SALARIO_BRUTO

>=100000

El salario bruto debe ser


mayor o igual a 100,000.00

Las Reglas de validacin son de suma importancia, ya que ellas ayudan a depurar desde el
inicio la informacin que se introduce en las bases de datos. Ms adelante en el curso
haremos un uso verdaderamente interesante de estas reglas.
Propiedad requerido. Esta propiedad especifica si un determinado valor de un campo
debe ser digitado obligatoriamente por el usuario, por ejemplo en el caso de que sea
obligatorio digitar la fecha de nacimiento del empleado.
Existen otras propiedades importantes, pero para nuestros efectos nicamente trabajaremos
con estas por el momento.
3. EL CAMPO CLAVE
Adicionalmente al nombre y la conformacin de los campos, el modelo ENTIDADRELACION, requiere que cada tabla tenga asignado al menos 1 campo CLAVE 5 (o campo
llave), este campo puede definirse como aquel que identifica un registro determinado
dentro de la tabla. Por ejemplo, para todos nosotros es usual que cuando nos presentamos a
hacer alguna gestin a una entidad bancaria, trmite de licencia, consulta de planillas, etc.
la primera informacin que nos solicitan es nuestro nmero de cdula; la razn es que este
dato es la base de la consulta indexada al sistema, de ah la frase muy popular que reza que
en la sociedad moderna todos somos un nmero-. As tambin podemos identificar
fcilmente otras claves que usamos en nuestro medio como el nmero de placa de un
vehculo, la cuenta cliente de una cuenta de ahorro o corriente en un banco determinado, el
nmero patronal en la CCSS, etc Estos campos tienen las siguientes caractersticas:

No pueden ser duplicados


Su propiedad de requerido es S. Es decir son obligatorios de introducir en la base
de datos.
Se encuentran indexados6. Es decir la base de datos automticamente indexar los
datos por su campo clave, a no ser que se indique otro ndice particular.

Existen algunos casos en los cuales es necesario identificar varios campos claves en
una misma tabla, esto es conocido como indexacin por mltiples campos, y veremos
un ejemplo ms adelante.
6
La indexacin es el proceso mediante el cual se genera un orden virtual de los
registros almacenados en una base de datos, con respecto a uno o varios campos, de
tal manera que el proceso de recuperacin y consulta sea ms eficiente, al no tener
que buscar secuencialmente en todo el archivo un dato particular.

11

Procedamos ahora a identificar el campo clave de la tabla empleados el cual como


seguramente se habrn imaginado es el campo CEDULA. Para tal efecto nos
posicionamos en el campo indicado y hacemos click en el cono denominado Clave
principal del grupo herramientas de la ficha Diseo:

Como podr notar se activa la ya famosa llave caracterstica del ms-Access 20077

Ahora s, ya hemos completado nuestro diseo de la primera entidad de la base de datos


PLANILLA, y la podemos guardar con su nombre EMPLEADOS, haciendo click en el
cono de guardado, tal y como lo haramos con cualquier archivo de office.
Si deseamos almacenar datos en esta tabla debemos primero cerrar la vista diseo del
sistema y abrir la tabla empleados en su vista Hoja de datos.
Proceda a inventar los nombres de cinco empleados con sus respectivas cdulas, sexo,
fecha de nacimiento, nmero de hijos, salario bruto y direccin. Por el momento no
rellene los campos EST_CIVIL, NIVEL_ACAD, DEPTO y PUESTO.

El smbolo de la llave en Access hace mencin a la importancia del campo llave


(primary key) en el diseo de sus estructuras, es por esta razn que su cono
ejecutable lo muestra desde su aparicin como Access 97.

12

4. EL PODER RELACIONAL DE ACCESS


Luego de haber creado la base de datos de PLANILLA, y de haber definido la que ser la
entidad principal de la misma (tabla EMPLEADOS), procederemos ahora a reforzar el
modelo mediante la definicin de otras entidades que le darn soporte a esta tabla. Para ello
debemos definir los departamentos (tabla DEPARTAMENTOS) que conforman la
empresa, los puestos existentes (tabla PUESTOS), los diferentes estados civiles que puede
tener una persona (tabla ESTADOS), y finalmente los distintos niveles de estudios (tabla
ESTUDIOS). Adicionalmente deberemos crear dos tablas adicionales para registrar los
movimientos mensuales de los pagos realizados a nuestros empleados (tabla QUINCENAS
y tabla (DETALLE_PAGOS).
Para tal efecto consideremos la siguiente informacin:
DEPARTAMENTOS Contendr los distintos departamentos que conforman la empresa.
Estructura de la tabla
Nombre de campo

Tipo

Tamao

Descripcin

COD_DEPTO

Texto

Cdigo departamento

NOM_DEPTO

Texto

20

Nombre departamento

Datos a almacenar
COD_DEPTO

NOM_DEPTO

01

Gerencia general

02

Administracin

03

Auditora

04

Finanzas

05

Contabilidad

06

Ventas

07

Servicios generales

08

Atencin a clientes

09

Recursos humanos.

PUESTOS. Almacenar los datos relativos al puesto.


Estructura de la tabla
13

Nombre de campo

Tipo

Tamao

Descripcin

COD_PUESTO

Texto

Cdigo del puesto

NOM_PUESTO

Texto

25

Nombre del puesto

14

Datos a almacenar
COD_PUESTO

NOM_PUESTO

GG

Gerente General

GA

Gerente Administrativo

GF

Gerente Financiero

GV

Gerente Ventas

SE

Secretaria

CO

Contador

AU

Auditor

OF

Oficinista

CH

Chofer

MI

Miscelneo

AX

Auxiliar

VE

Vendedor

ESTADOS. Almacenar los diferentes estados civiles.


Estructura de la tabla
Nombre de campo

Tipo

Tamao

Descripcin

COD_ESTADO

Texto

Cdigo del estado civil

NOM_ESTADO

Texto

15

Nombre del estado

Datos a almacenar
COD_ESTADO

NOM_ESTADO

SO

Soltero (a)

CA

Casado (a)

DI

Divorciado (a)

UL

Unin Libre
15

VI

Viudo (a)

ESTUDIOS Contendr los niveles de estudio mximos alcanzados por el empleado.


Estructura de la tabla
Nombre de campo

Tipo

Tamao

Descripcin

COD_NIVEL

Texto

Cdigo del nivel estudios

NOM_NIVEL

Texto

25

Nombre del nivel

Datos a almacenar
COD_NIVEL

NOM_NIVEL

NA

Ninguno

PI

Primaria incompleta

PC

Primaria completa

SI

Secundaria incompleta

SC

Secundaria completa

UI

Universitaria incompleta

UC

Universitaria completa

TE

Tcnica

OT

Otra

QUINCENAS Esta tabla almacenar los datos relativos a las quincenas pagadas por la
empresa a sus empleados

DETALLE_PAGO. Almacenar el monto efectivamente pagado por quincena a cada


empleado, con sus rebajos.

16

Una vez definidas las anteriores tablas con sus respectivos campos clave (llave), podemos
proceder a relacionar adecuadamente cada una de ellas a la entidad principal.
Segn lo establece el modelo ENTIDAD-RELACIN, una pareja de tablas puede
relacionarse entre s siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Deben compartir un campo comn entre ellas
2. El campo compartido debe tener la misma estructura, es decir si un campo de una de
las tablas es texto y tiene una longitud de 2 dgitos, el campo de llegada en la otra
tabla debe igualmente ser de tipo texto y tener 2 dgitos.
3. Si la relacin se verifica de un campo clave a otro que no es clave se obtendr una
relacin cuya cardinalidad es de uno a muchos; este tipo de cardinalidad es la ms
comn en este tipo de bases de datos. Por otra parte, si la relacin se verifica de un
campo clave a otro que tambin es campo clave, la relacin ser de uno a uno, este
tipo de relaciones es rara pero muy til en algunos casos.
4. No se restringe el uso de nombres de campo iguales para diferentes tablas, pero para
efecto de no tener problemas futuros, es conveniente que los campos que se
relacionan tengan nombres diferentes en ambas tablas, an y cuando se refieran a la
misma informacin.

17

Una vez creadas cada una de las tablas indicadas anteriormente, para establecer las
relaciones entre ellas debemos hacer click en la ficha Herramientas de base de datos,
grupo mostrar u ocultar, elegir el cono Relaciones; la pantalla se mostrar de la
siguiente forma8:

A fin de agregar cada tabla al diseo de relaciones, debemos hacer doble click en cada
una de ellas, una vez extradas, cerramos el cuadro de dilogo y ubicamos las tablas tal
y como se indica a continuacin:

Favor antes de iniciar este procedimiento borre los registros de los nombres
inventados anteriormente.

18

Observe que la tabla QUINCENAS muestra 3 campos llaves, esto es porque una quincena
de pago es definida por 3 elementos a saber: 01 y 02, segn sea primera o segunda
quincena, un nmero del 1 al 12 para indicar el mes de la quincena correspondiente, y un
campo para almacenar el ao respectivo del mes y la quincena respectiva. A esto se le
conoce como indexacin por mltiples campos, y permite que un campo llave de una tabla
sea establecido por ms de un campo relacionados entre s.9
Seguidamente procederemos a relacionar cada pareja de tablas haciendo click sostenido
sobre el campo llave de cada tabla y arrastrando el cursor hasta su correspondiente campo
de llegada en la tabla EMPLEADOS. Luego haremos lo mismo con las tablas
EMPLEADOS, y QUINCENAS a fin de vincularla con la tabla DETALLE_PAGO.
Integridad referencial. Al relacionar las tablas se activar en cada relacin un cuadro de
dilogo de Modificar relaciones, el cual indicar las tablas que se estn relacionando, as
como los campos que intervienen en la relacin. Por otro lado en la casilla de verificacin
se consulta si se desea Exigir integridad referencial. La integridad referencial logra un
vnculo especfico entre ambas tablas, de tal forma que no sea posible por ejemplo digitar
un estado civil en la tabla EMPLEADOS, que no se haya definido previamente en la tabla
ESTADOS. Asmismo permite que si se desea cambiar el cdigo de un determinado estado
civil, departamento o puesto, dicho cambio se actualice automticamente en todos los
registros de la tabla EMPLEADOS, a esto se le conoce como actualizacin en cascada.
Por otra parte, si por alguna razn se dispusiera de un departamento de la empresa, y se
deseara eliminar los registros de sus empleados, nicamente deberamos ir al registro del
cdigo de dicho departamento en la tabla DEPARTAMENTOS, y eliminarlo, a fin de que se
eliminen en cascada todos sus registros relacionados.10
9

Igual sucedera si necesitramos definir definir una direccin por Provincia, Cantn,
Distrito, ya que podramos tener Provincia 01, Cantn 01, distrito 01, o bien Provincia
01, Cantn 01, distrito 02, y as sucesivamente.

19

10

No se recomienda borrar en cascada registros relacionados grabados previos a


la desaparicin del departamento.

20

Procedamos a hora a establecer todas las relaciones entre las tablas, de tal forma que se
muestre el diseo de relaciones as:

Importante. La integridad relacional es la razn de ser del modelo entidad-relacin,


de tal suerte que podemos decir sin temor a equivocarnos que un diseo de base que no
cuente con ella ser en primera instancia deficiente.
Observe que las tablas fueron ordenadas a propsito para explicar el flujo de datos
desde las tablas de parmetros hacia las tablas principales, y que se pudiesen seguir en
el orden usual, de izquierda a derecha. Este acomodo no es obligatorio pero sirve al
diseador para mostrar la lgica del flujo de datos.
Procedamos ahora a salvar nuestro diseo de relaciones, y luego abra la tabla
EMPLEADOS, e incluya cinco nuevos empleados, pero esta vez complete todos los
campos disponibles, ver que ahora la situacin ser marcadamente diferente.

21

CASO II
MEJORANDO LA VISUALIZACIN DE LOS DATOS
LA CREACIN DE FORMULARIOS

22

1. Mejorando la visualizacin de los datos. La creacin de formularios.


Tal vez el gran xito que ha tenido Windows en nuestro tiempo, se deba no slo a la
creacin de un lenguaje de alto nivel, que todos podamos desarrollar y entender, sino
tambin a la posibilidad de dotar a estos ambientes de una interfaz cmoda a travs de
la cual el usuario pueda interactuar con sus datos, y aplicaciones de una manera ms
grfica. Esta interfaz11 es provista por los llamados formularios. Un formulario es algo
as como una Ventana (curioso el nombre no?) que el usuarios utiliza para acceder a
los datos almacenados en la base de datos. Su objetivo por un lado es proveer un
ambiente grfico cmodo, y por el otro mejorar la seguridad de los datos, evitando que
el usuario cometa errores, por mala digitacin, o por tener acceso directo a las tablas.
Para entender mejor el diseo de formularios vamos a realizar uno muy sencillo para la
tabla EMPLEADOS12. Primero nos ubicamos en la ficha Crear, grupo formularios,
hacemos click en el cono Asistente para formularios:

El cuadro de dilogo mostrar el asistente para formularios, solicitndonos a cual tabla


o consulta deseamos hacerle el formulario:

11

Una interfaz grfica de usuario es la parte del sistema operativo con la que
interactan los usuarios, que utiliza conos y el ratn de la computadora para ejecutar
comandos y escoger opciones.
12
Mas adelante en este mismo aparte veremos la creacin de formularios ms
complejos.

23

Observe que un formulario puede realizarse con todos los campos de la tabla, o con slo
algunos de ellos. Si deseamos seleccionar todos debemos hacer click en las flechitas
dobles. Luego hacemos click en siguiente.
En este punto el asistente nos pregunta qu tipo de formulario queremos?, y nos ofrece
las siguientes opciones:
En columnas. Este tipo de formulario es muy til cuando deseamos hacer pantallas de
capturas de datos; como por ejemplo registrar un nuevo empleado, departamento,
puesto etc.
Tabular. til cuando lo deseamos desplegar es una consulta, como una lista de valores.
Ms adelante nos ser de mucha ayuda cuando veamos el diseo de consultas.
Hojas de datos. Es una presentacin de los datos como una simple hoja electrnica.
Justificado. Es posible utilizarlo cuando deseamos emitir por ejemplo un recibo, un
detalle de pago, u otro tipo de formulario tipo factura.
Seleccionamos En columnas, ya hacemos click en siguiente.

24

El estilo es la presentacin grfica que se desea para el formulario, elija el que guste y
haga click en siguiente13.

Finalmente el asistente nos pregunta el nombre del formulario, debido a que el mismo
proviene de la tabla EMPLEADOS, Access sugiere que ese sea el nombre del
formulario, consejo el cual vamos a seguir.

Ahora nuestra tabla tiene un formulario cuya apariencia visual es ms agradable a la


vista de la tabla directa. Pero esto no termina ah seguidamente modificaremos nuestro
formulario para convertirlo en una verdadera Obra de Arte.

13

No se preocupe, ms adelante veremos cmo personalizar nuestros formularios

25

2. Personalizando nuestros formularios.


Si bien es cierto la vista anterior ayuda grandemente a la entrada de los datos en la tabla
EMPLEADOS, an estamos muy lejos de establecer una verdadera interfaz de usuario que
ayude a ste en su labor. Si realmente deseamos crear algo estticamente aceptable,
debemos entonces variar el diseo inicial. Para esto nos ubicaremos en la ficha inicio,
grupo vistas, y elegiremos la vista diseo:

26

Todo formulario tiene tres componentes bsicos:


El encabezado. En l se disea el nombre del formulario.
El detalle. En l se indican las etiquetas y los campos que conforman la interfaz.
El pie. El cual incluye usualmente botones de comando para realizar algunas
tareas simples con el formulario.
Vamos a modificar cada una de estas partes empezando por el encabezado, para ello
debemos poner especial atencin en los componentes indicados en la ficha diseo, grupo
controles.
El texto mostrado en el encabezado se conoce con el nombre de etiqueta, y es un sencillo
objeto que muestra una hilera de texto formateado de alguna forma definida, si hace click
en ella se formar un recuadro que le permitir entre otras cosas, cambiar el tipo de letra,
modificar el contenido, ajustar el cuadro, e incluso elegir un efecto de visin especial, para
este efecto, una vez seleccionada la etiqueta vaya a la ficha Inicio, grupo Fuente, y
modifique su etiqueta a su gusto, cambiando el nombre por el de REGISTRO DE
EMPLEADOS:

Con las flechitas del teclado puede mover la etiqueta hacia los lados, arriba o abajo, a fin de
centrarlo perfectamente en el cuadro. Si al hacerlo oprime la tecla Ctrl, podr adems hacer
movimientos ms suaves. Ahora vaya al detalle del formulario, y vare las etiquetas
ubicadas al lado izquierdo del nombre del campo, de la misma forma.
Importante: nicamente debe variar las etiquetas, ya que si vara el nombre de campo
ubicado a la derecha de la etiqueta, el formulario no sabr en cul campo de la tabla
EMPLEADOS, debe almacenar la informacin digitada por el usuario14.

14

En este punto siga cuidadosamente las indicaciones del instructor, a fin conocer
detalladamente las opciones adicionales de diseo.

27

Ahora posicinese en el rea de detalle, y marque con el cursor cualquier campo.


Cada conjunto de etiqueta con un campo, se conoce como cuadro de texto. Access
2007 por defecto agrupa todos los cuadros de texto de tal manera que si movemos un
cuadro de lugar el resto se mueve mostrando una nueva composicin, si deseamos
desagrupar los cuadros de texto, a fin de los mismos se muevan independientemente
debemos proceder de la siguiente forma:

Haga click en el cuadrito ubicado en la esquina superior izquierda del


conjunto de cuadros de texto del detalle. Ver como Access marca todos los
cuadros de texto al mismo tiempo.

Seleccione la ficha Organizar.

En el grupo Diseo de controles, seleccione el cono de agrupar, y luego el


de desagrupar. Notar que ahora los cuadros de texto se pueden seleccionar
y mover separadamente, a fin de lograr una mejor distribucin visual de los
mismos en el formulario.

Ahora proceda a mover, cambiar de tamao, y distribur apropiadamente los campos de


tal forma que el diseo final muestre un formulario estticamente aceptable, y
visualmente bien balanceado, si lo desea siga este ejemplo, pero recuerde: no
necesariamente debe hacerlo igual15.

15

La esttica, y el balance en un formulario son elementos claves para lograr la


aprobacin y el buen uso de un formulario en una aplicacin, utilice colores pastel (no
chillones), distribuya los elementos no slo de acuerdo a su importancia, sino tambin
a la cantidad de informacin que debe ingresar en ellos; esto ayudar al usuario a
trabajar cmodamente con ellos.

28

3.

El grupo de controles. Antes de seguir adelante es conveniente que nos refiramos al


grupo de controles, este grupo ubicado en la ficha de Diseo es como una especie de
caja de herramientas16 que le permitir agregar una serie de objetos de mucha
31 32 33
utilidad en el formulario. Veamos:
17

18

19 20 21 22 23 24 25 26 27

28
29

34

30

1. Ttulo:

10. Inserta una pgina.

19. Cuadro de texto.

28. Seleccionar cursor

2.

11. Inserta una imagen.

20. Cuadro combinado.

12. Color de lnea.

21. Inserta una lnea.

13. Inserta hipervnculo

22. Grupo de opciones.

29. Activa el asistente


de controles.
30. Inserta un control
ActiveX.
31 Casilla verificacin

14. Selecciona todo los


objetos.
15. Tipo de lnea

23. Botn de alternar.

16. Definir valores


predeterminados.
17. Inserta un cuadro de
lista.
18. Dibuja un rectngulo

25. Inserta o quita un


salto de lnea.
26. Define el grosor de
una lnea.
27. Efecto especial.

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

16

Muestra el
ttulo del formulario
Logotipo:
Inserta
una imagen logotipo.
Inserta nmero de
pgina.
Fecha y hora:
Inserta fecha y hora
Etiqueta: Inserta una
etiqueta formulario.
Botn de comando:
inserta un botn
comando,
Subformulario: Inserta
un subformulario.
Marco objeto: inserta
un objeto OLE.
Botn de opcin:
inserta un botn de
escogencia.

24. Inserta un grfico.

32. Inserta una ficha de


control.
33. Inserta un marco de
objeto independte.
34. Datos adjuntos.

De hecho este era el trmino que tena este grupo en la versin Access 2003.

29

Ahora que hemos definido cada uno de los objetos comprendidos en el grupo de controles,
procedamos a utilizar algunos de ellos para ayudar al usuario en su labor.
4. Uso de cuadros combinados. Un cuadro combinado es un objeto control que permite
consultar los valores de una tabla parmetros, seleccionar uno de ellos, y almacenar su
valor en la tabla relacionada. Por ejemplo, sera muy til que el usuario no tuviera que
estar consultando la tabla ESTADOS, para saber cules son los cdigos de estados civiles
permitidos en la base, en el mismo sentido estaran los campos NIVEL_ACAD, DEPTO, y
PUESTOS. Un cuadro combinado genera una pequea lista de escogencia (browser), que
permite al usuario escoger un valor determinado de todos los valores disponibles y
permitidos. Para lograr debemos proceder la siguiente forma:
Primero borramos el cuadro de texto al cual deseamos crear el campo combinado.
Luego hacemos click en el cono Cuadro combinado, del grupo controles y
dibujamos el cuadro en el sitio que ocupaba anteriormente el cuadro de texto
borrando anteriormente.
Esta accin activar el asistente para cuadros combinados:

Elegiremos la primera opcin, y hacemos click en siguiente.

Ahora el asistente nos pregunta cul es la tabla o consulta que deseamos


desplegar. Seleccionamos la tabla ESTADOS y hacemos click en siguiente.

30

En este punto Access muestra los campos de la tabla y nos solicita que
sealemos los campos que deseamos que formen la lista del cuadro combinado17

La lista desplegable puede ser ordenada por cualquiera de los campos


seleccionados, por ejemplo que aparezca ordenado por el cdigo de estado.

En este punto la lista ya se encuentra completa, pero muestra el campo clave


oculto. Como deseamos que este cdigo sea visible, quitamos el check de la
casilla de verificacin llamada Ocultar la columna clave (se recomienda), y
luego ajustamos las columnas cual si se tratara de una pequea hoja Excel.

17

Es importante sealar que no slo debemos escoger el cdigo del estado civil, sino
tambin su significado para ayudar al usuario a determinar bien su escogencia.

31

En la siguiente pantalla, el asistente nos pregunta cul es el campo cuyo valor


deseamos almacenar en la tabla EMPLEADOS. En este caso es claro que
deseamos almacenar el valor del campo COD_ESTADO, es decir el cdigo del
estado civil:

Ahora se nos indica en cual campo de la tabla EMPLEADOS deseamos


almacenar el valor, en el cual elegiremos el campo EST_CIVIL:

Finalmente el asistente nos indica que el cuadro combinado tendr un nombre


asignado por el sistema. Aunque podramos cambiar este nombre lo haremos en
el siguiente paso. Con esto hacemos click en finalizar, y nuestro campo
combinado queda listo.

32

Ahora slo debemos formatear el campo combinado sustituto a fin de que luzca
igual que el campo COD_EST borrado al inicio, con la diferencia de que
mostrar una pequea flecha de escogencia a su derecha (browser).

Ahora que ya hemos creado nuestro primer cuadro combinado, procedamos a crear uno
de ellos para los campos llamados NIVEL_ACAD, DEPTO, y PUESTO.
5. Uso de botones de comando. An cuando el asistente que nos ayud a crear el
formulario inicial tambin nos provey de pequeos botones de comando, lo cierto es que
ellos son muy pequeos y difciles de localizar sobre todo para una persona con visin
disminuda, seguidamente utilizaremos los botones de comando (6), para crear botones que
puedan ayudarnos con este problema. Un botn de comando es un objeto que ejecuta una
accin especial dentro del formulario, segn su categora. Supongamos que queremos crear
un botn que nos permita avanzar un registro a la vez para ver la informacin contenida en
l.
Para esto nos posicionamos en el pie del formulario, hacemos click en el objeto Botn del
cuadro de controles, y dibujamos un botn del tamao de una cuadrcula en la esquina
inferior derecha del pie del formulario, tal y como se muestra seguidamente:

33

Cada botn pertenece a una Categora definida y ejecuta una Accin definida, nuestro
primer botn pertenece a la categora Exploracin de Registros, y la accin deseada es ir
al registro siguiente. Seguidamente se nos muestra un catlogo de grficas que podemos
utilizar, seleccionamos ir al siguiente:

Finalmente, el asistente sugiere un nombre al botn de comando, el cual no cambiaremos,


haciendo click en finalizar:

Hecho esto nuestro nuevo botn de comando se mostrar as:

34

Ahora procedamos a disear los siguientes botones:


Un botn de comando que permita ir al registro anterior.
Un botn de comando llamado Agregar empleado (debe ser tipo texto.
Un botn de comando para Cerrar el formulario.
El diseo final del formulario puede mostrarse as:

35

CASO III
LA CREACIN DE CONSULTAS

36

1.

Creacin de consultas

Una vez creada la estructura de la base de datos, y habiendo diseado los principales
formularios de acceso a datos, es de esperar que la misma empiece a recibir datos referidos
a los empleados de la empresa. Con el tiempo una base de datos almacenar una gran
cantidad de informacin la cual servir de base, ya sea para las operaciones normales de la
empresa, como por ejemplo el registro de la planilla de cada quincena, control de
vacaciones, u otras acciones de personal, para estudios estadsticos posteriores como
promedios de pago, cantidad pagada por mes y por departamento, o bien para el diseo de
otras aplicaciones importantes.
La recuperacin de dicha informacin es tal vez el proceso ms importante que realiza el
sistema gestor de base de datos (SGBD), el cual fue descrito anteriormente. Para el caso
particular de ms-access as como de otros sistemas de bases de datos relacionales se logra
mediante el uso de una interfaz del lenguaje SQL (structured query language por sus siglas
en ingls. Para descubrir y aprender a utilizar esta poderosa herramienta de consulta vamos
a iniciar con algunos ejemplos sencillos que iremos complicando paulatinamente.18
2. Consulta general
Supongamos que en nuestra base de datos a la cual hemos aadido en su tabla
EMPLEADOS la informacin de los 60 empleados que conforman nuestra empresa, y que
lo primero que deseamos extraer de toda la informacin contenida en sus campos, es la
informacin referente a la cdula, nombre completo, sexo, estado civil, departamento,
puesto y salario bruto de los mismos, en una lista general en orden ascendente por su
nombre. Para realizar esta consulta nos posicionamos en la ficha crear, grupo otros y
hacemos click en diseo de consulta19 como se muestra a continuacin:

18

La comprensin de este lenguaje es de suma importancia en la operacin de las


bases de datos actuales, ya que del mismo dependen gran parte de las transacciones
que realizamos diariamente en los sistemas informticos, como las consultas de saldos,
retiro de efectivo, estados de cuenta, pagos, etc.
19
Aunque ms-access ofrece un asistente para consultas por el momento disearemos
la consulta a pie, luego lo utilizaremos para crear otro tipo de consultas.

37

Como los campos que contienen la informacin que deseamos recuperar se encuentran
todos en la tabla EMPLEADOS, seleccionaremos esta tabla haciendo doble click en su
nombre y luego cerraremos el cuadro de dilogo.

Lo que se muestra en pantalla es el asistente de consultas, o interfaz del lenguaje SQL,


desarrollado para ms-access 2007.
En la parte superior muestra la tabla escogida as como los campos que la conforman, en la
parte inferior, solicita los parmetros necesarios para efectuar la consulta tales como el
nombre del campo, la tabla de donde proviene, el orden virtual que debe mostrar, si el
campo determinado debe mostrarse o no en la consulta, y el criterio al cual se sometar
nuestra consulta.

38

Para seleccionar los campos requeridos en la misma nicamente debemos hacer doble click
en cada uno de ellos:
CEDULA, NOMBRE, SEXO, EST_CIVIL, DEPTO, PUESTO, SALARIO_BRUTO

Observe que si bien la tabla original contiene 14 campos, la consulta nicamente desplegar
7 de ellos, sin mostrar los dems, si deseamos ejecutar la consulta debemos hacer click en
el signo de interrogacin ubicado en la ficha Diseo grupo resultados, la cual desplegar la
consulta as:

39

Si deseamos volver al diseo, hacemos click en el grupo Vistas de la ficha Inicio.


Seguidamente salvaremos nuestra consulta con el nombre CSLT_general, haciendo click
en el cono de salvado respectivo, observe que se forma un nuevo objeto en el explorador
de objetos, cada vez que hagamos click en el mismo se activar nuestra consulta.
La estructura SQL de la consulta que acabamos de realizar puede ser visualizada en el
grupo Vistas, y corresponde a la siguiente sentencia:
SELECT CEDULA, NOMBRE, SEXO, EST_CIVIL, DEPTO, PUESTO,
SALARIO_BRUTO
FROM EMPLEADOS
ORDER BY NOMBRE;
En esta nuestra primer consulta no le indicamos un criterio de bsqueda especfico por lo
que el SGBD, despleg todos los registros.
3. Uso de Criterios simples
Procedamos ahora a realizar algunos cambios en nuestra consulta inicial. Supongamos que
deseamos saber entre otras cosas
CRITERIO

CONSULTA

Cuntas mujeres laboran en la empresa?

CSLT_criterio_120

Cuntas personas tienen salarios brutos mayores o iguales


a 500,000.00.

CSLT_criterio_2

El Listado de las personas que laborar en el departamento


01 06 ordenado por departamento.

CSLT_criterio_3

Un detalle de las personas cuyo salario bruto se encuentra


Entre 300,000.00 y 500,000.00

CSLT_criterio_4

Todas utilizando los mismos campos sealados en la consulta general. La necesidad de


informacin de cada una de las consultas anteriores, requiere de una condicin particular a
la cual denominaremos el criterio de la consulta, y que se debe ubicar al pie de las
propiedades de la consulta. Veamos cada una en detalle:

20

Con el fin de estandarizar los nombres y contenidos de las consultas favor asignar los
nombres sugerido

40

CSLT_criterio_1. Mujeres que laborar para la empresa. Para esta consulta lo nico que
debemos aadir es el criterio que identifica el SEXO de la persona, sea este M o F, en
nuestro caso es F:

CSLT_criterio_2. Salarios mayores o iguales a 500,000.00. El criterio en este caso se


ubicara al pie del campo SALARIO_BRUTO, y correspondera a >=50000021

21

Observe que en este caso el criterio no se encierra entre comillas por tratarse de un
valor numrico.

41

42

CSLT_criterio_3. Funcionarios que trabajan en departamento 01 o 06 ordenado por


departamento.

CSLT_criterio_4. Salarios entre 300,000.00 y 500,000.00.

43

4. Uso de operadores
Estas dos ltimas consultas ejemplifican el uso de los llamados operadores, los cuales
sirven para formar expresiones de bsqueda, existen bsicamente dos tipos:
Aritmticos. Controlan las operaciones aritmticas bsicas.
Operador

+
*
/
^

Operacin
Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Exponenciacin

De comparacin. Facilitan la comparacin de valores entre s.


=
<
<=
>
>=
<>
AND
OR
NOT

Igual a
Menor que
Menor o igual que
Mayor que
Mayor o igual que
Diferente de
Se utiliza cuando deben cumplirse dos
condiciones al mismo tiempo
Se utiliza cuando solo debe cumplirse
una de dos condiciones
Operador de exclusin

En el asistente de consultas cuando un criterio se escribe en la misma lnea que otro, el


sistema asume que se refiere al operador AND, si se escribe una condicin en una lnea y
otra en otra lnea asume el operador OR.
As por ejemplo si deseramos desplegar en el criterio 1, las mujeres de la empresa cuyo
estado civil sea casado (CA), la consulta resultante sera:

44

5. Uso de una variable en un criterio


Las consultas creadas anteriormente brindan una informacin muy importante sobre la tabla
EMPLEADOS, con el inconveniente que su criterio es siempre el mismo, es decir es un
criterio basado en una constante. En ms-access 2007 es posible hacer que el criterio de
bsqueda dependa de una variable cuyo valor puede ser indicado por el usuario como se
muestra en los dos ejemplos siguientes:
CRITERIO

CONSULTA

Solicitar la informacin referente a un empleado en particular


con slo digitar su nmero de cdula

CSLT_criterio_5

Desplegar todos los salarios brutos ubicados entre un rango


Definido por el usuario

CSLT_criterio_6

En este caso en particular el criterio debe encerrarse entre corchetes cuadrados, los cuales
definirn la variable, cuyo valor deseamos introducir como se muestra a continuacin:

45

CSLT_criterio_5

CSLT_criterio_6

46

6. Consulta de varias tablas


El poder relacional de ms-access hace posible que podamos escoger campos de todas las
tablas que componen la estructura de la base de datos, por ejemplo tomar campos de la
tabla EMPLEADOS, DEPARTAMENTOS Y PUESTOS. Para ver un ejemplo, diseemos
una nueva consulta que llamaremos CSLT_multitabla, la cual contendr la cdula, nombre
completo, sexo, estado civil, cdigo de departamento, nombre del departamento, cdigo de
puesto, nombre de puesto y salario bruto. Nuestra consulta se mostrar de esta forma:

Observe que aunque el cdigo de departamento proviene de la tabla EMPLEADOS, su


nombre es tomado de la tabla DEPARTAMENTOS, consecuentemente el nombre del
puesto es tomado de la taba PUESTOS, creando algo as como un collage con los datos
de las tres tablas.

47

Al activar la consulta el listado se mostrar as:

7. Creacin de campos derivados mediante una consulta


Las bases de datos guardan datos primarios de las entidades que conforman sus tablas, sin
embargo mucha de la informacin que utilizamos en nuestro medio, proviene de
transformaciones matemticas de esos mismos datos a los que llamaremos datos derivados.
As por ejemplo, la edad es un dato derivado de la fecha de nacimiento, el saldo de una
cuenta es resultado de la sumatoria de los dbitos + los crditos que la misma recibi
segn sea su saldo deudor o acreedor, el total pagado a una persona de su salario neto es
igual a su salario bruto menos sus deducciones aplicables (CCSS, asociacin solidarista,
embargos, cuentas por pagar a la empresa, etc.)
Seguidamente vamos a realizar un pequeo ejercicio para ejemplificar la creacin de este
tipo de campos22:
Modificaremos la consulta multitabla, e introduciremos en ella tres campos derivados
llamados CCSS, ASOC y SALARIO_NETO, el porcentaje aplicable al primero es de
9,17%, para la Asociacin ser del 5%. A esta nueva consulta la llamaremos
CSLT_derivada
Para realizar esto debemos posicionarnos en la ltima columna de la consulta y
designaremos cada uno de los campos indicados seguidos de : (dos puntos) y luego
establecemos la frmula matemtica respectiva, derivada el SALARIO_BRUTO.
22

Ms adelante en el curso veremos una aplicacin ms compleja de este tipo de


campos.

48

CCSS: SALARIO_BRUTO*0,0917
ASOC: SALARIO-BRUTO*0,05
SALARIO_NETO: SALARIO_BRUTO-CCSS-ASOC

8. Creacin de formularios sobre consultas


Tal y como vimos anteriormente en caso II, es posible crear formularios no slo sobre
tablas sino tambin sobre consultas, de hecho en la mayora de los casos es mejor esta
segunda opcin ya que nos permite aplicar toda la versatilidad de una consulta a una
interfaz de formulario.
A fin de ejemplificar lo anterior proceda a crear dos formularios, uno para la consulta
CSLT_derivada, y otra para la consulta llamada CSLT_criterio_5, siga las indicaciones de
su instructor posteriormente, a fin de modificarlas.

49

CASO IV
LA CREACIN DE INFORMES

50

Creacin de informes. El diseo de un informe no es muy diferente a la creacin de una


consulta, salvo que en el caso de estos es posible imprimirlos. Segn esta lgica podemos
decir que un informe no es ms que una consulta imprimible, y como tal su utilidad
depender en gran medida de que tan buena sea la consulta sobre la que se basa.
Para esto vamos a crear un informe para la consulta llamada CSLT_derivada, para lo cual
haremos click en el asistente para informes, de la ficha crear, y seleccionamos la consulta
indicada y todos sus campos:

Hacemos click en siguiente y seleccionamos ver los datos por departamento23

23

Debido a que nuestra consulta incluye campos de varias tablas, Access 2007 nos
permite establecer el informe segn sea por DEPARTAMENTOS, por EMPLEADOS, o por
PUESTOS, ya que estas son las que componen la consulta base.

51

Haciendo click en siguiente podemos elegir algn agrupamiento en especial, por ejemplo
agruparlo por PUESTOS, sin embargo para nuestros efectos lo dejaremos sin agrupar.

Hacemos click en siguiente y ordenamos los datos por NOMBRE del empleado,
adicionalmente tenemos algunas opciones de resumen que nos permiten calcular subtotales,
y otras medidas estadsticas, de los campos numricos includos en las consultas. Veamos

52

Hacemos click en siguiente y seleccionamos la distribucin que ms se adece a nuestros


propsitos, en nuestro caso por pasos, as como la orientacin que deseamos para la hoja de
papel, la cual depender de la cantidad de columnas que se incluyan en un informe, en
nuestro caso como tenemos una cantidad considerable de columnas, la ms adecuada sera
la orientacin Horizontal

En la pantalla siguiente podemos seleccionar un estilo para nuestro informe, el cual como
es lgico suponer podremos variar posteriormente.

Finalmente grabamos nuestro informe con un nombre adecuado para su contenido, en


nuestro caso le llamaremos RPT_PLANILLA

53

Observe que ahora aparece en el panel de exploracin un nuevo objeto correspondiente a


nuestro informe. Su presentacin final podra mostrarse as:

Ahora proceda a realizar un informe de tipo justificado para la consulta llamada


CSLT_PAGO, este reporte debe llamarse RPT_PAGO.

54

CASO V
El panel de control y la creacin de un ambiente de seguridad

55

1. El panel de control.
A este punto ya hemos completado la casi totalidad de los pasos que indicamos al inicio del
curso y hemos diseado los cuatro tipos fundamentales de objetos que conforman nuestra
base de datos, a saber:
1.
2.
3.
4.

Tablas
Formularios
Consultas
Informes

Ahora bien nuestra base, si bien se encuentra bastante avanzada, dista mucho de proveer
una utilidad y seguridad propia para uso por parte de terceros, ya que debemos disear un
mecanismo a travs del cual el usuario pueda acceder a los formularios, pero sin tener la
capacidad de cambiar su estructura, o modificar su diseo. Para esto debemos primero
crear lo que se conoce como el panel de control de la aplicacin 24, el cual procederemos a
realizar seguidamente.
Haga click en el grupo Herramientas de base de datos, de la ficha del mismo nombre. En
este grupo seleccione Administrador del panel de control. El asistente indicar que si desea
crear el panel, a lo que respondemos S. El cuadro de dilogo se mostrar como sigue:

24

Existen muchas formas de crear un men principal, la que estudiaremos aqu es la


ms sencilla y til para aquellas personas que no tienen mucha experiencia en Access.

56

Antes de seguir adelante es conveniente indicar que para que una consulta o tabla pueda ser
visualizada a travs del panel, debe contar previamente con un formulario o un informe, ya
que el panel har referencia nicamente a estos dos tipos de objetos. Otro aspecto
importante es que en cada panel se pueden inclur slo 8 opciones, por lo que si requiere de
ms opciones debe necesariamente crear paneles vinculados.
El panel mostrado es el panel por defecto de ms-access 2007, este ser nuestro men de
arranque. Hagamos click en modificar, e inmediatamente en nueva:

Como primer botn estableceremos uno llamado Registro de empleados, cuya accin
ser abrir el formulario en modo Agregar , el formulario EMPLEADOS de esta forma:

57

Seguidamente procederemos a repetir los pasos anteriores a fin de inclur los siguientes
botones:

Texto
Registro de empleados

Reporte de Pago

Comando
Abrir el formulario
agregar.
Abrir el formulario
agregar.
Abrir el formulario
edicin.
Abrir el formulario
edicin.
Abrir el informe

Reporte de Planilla

Abrir el informe

Inclur departamentos
Actualizar puestos
Consulta de planilla

Formulario
en modo EMPLEADOS
en modo DEPARTAMENTOS
en modo PUESTOS
en modo FRM_PLANILLA
RPT_PAGO
RPT_PLANILLA

Una vez terminado el panel de control debe mostrarse as:

58

Finalmente procedemos a hacer click en Cerrar, con lo que se formarn 2 objetos


adicionales:
1. Una tabla llamada Switchboard Items.
2. Un formulario llamado Panel de control.
Este ltimo al activarlo directamente mostrar el panel de la siguiente forma:

Ahora podemos darnos a la tarea de modificar dicho panel al igual que lo hemos hecho con
los formularios anteriores, en la vista diseo. Estando en esta vista haga click derecho y
selecciones Encabezado y pie de formulario. En el rea del encabezado inserte un etiqueta
utilizando el cuadro de controles, de la ficha diseo que diga Sistema de planillas,
modifquela a su gusto.
En el pie de formulario inserte un botn de comando de la categora Aplicacin que
permita Salir de la aplicacin
Importante. El panel de control es un formulario especial que incluye varios
procedimientos de macro, relacionados con la etiqueta que muestra al inicio, no borre
esta etiqueta si no desea que aparezca en a vista inicial nicamente mrquela y cambie su
propiedad Visible25

25

Para esto siga las indicaciones de su instructor.

59

El panel de control debe mostrarse como el siguiente ejemplo:

2. Incorporacin de elementos de seguridad.


Como hemos visto es posible crear un men de acceso que gue al usuario en la aplicacin,
el mismo tiene dos propsitos fundamentales:
1. Establecer un formulario integrado a partir del cual el usuario pueda tener un acceso
ordenado y controlado a los objetos del sistema.
2. Servir de mecanismo de control, para que el usuario no accese partes sensibles del
sistema como por ejemplo la estructura, o tablas de datos o consultas.
Sin embargo esto por s slo no garantiza que el usuario no sienta la humana tentacin
de accesar otros elementos del sistema para lo cual debemos inhibir hasta donde sea posible
este deseo.
Primeramente cambiaremos la configuracin inicial bsica de ms-access, haciendo click en
el botn de office ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla.

60

Siempre en esta pantalla hacemos click en Opciones de Access, y luego en Base de datos
actual, el la opcin Mostrar formulario elegiremos el formulario Panel de Control que
recin hemos creado, esto har que cuando accesemos nuestra base este formulario sea
activado por defecto. Luego

61

Luego elegiremos Ventanas superpuestas, en la opcin opciones de ventana de


documentos y eliminaremos el check, de las opciones de permitir cambios en el diseo de
tablas, Mostrar el panel de exploracin y permitir el uso de menes. Las modificaciones
deben mostrarse as.

Seguidamente, nos posicionaremos en la opcin Centro de confianza, y haremos click en


Configuracin del centro de confianza

62

Una vez en ella hacemos click en Configuracin de macros, y elegimos habilitar todas las
macros:

Finalmente hacemos click en aceptar, y luego cerramos la base de datos completamente y la


volvemos a abrir a fin de que nuestros cambios se reflejen en ella as:

63

Note que ahora ya no es posible accesar al panel de exploracin ni cambiar nada del diseo
original, y el panel de control se muestra automticamente a entrar a la base de datos.
3. Establecimiento de un password general de acceso26
Finalmente estableceremos un password general para nuestra base. Para esto debemos
cerrar completamente nuestra base, haciendo click en el botn de salida del panel de
control; luego debemos abrir ms-acces, sin abrir la base, y ubicar el subdirectorio donde la
misma se encuentra. Seguidamente marcamos la base (sin abrirla) y seleccionaremos la
opcin de abrir en modo exclusivo ubicada en la esquina inferior derecha del cuadro de
dilogo respectivo; manteniendo oprimida la tecla Shift al hacerlo:

Al mantener oprimida dicha tecla notar que todas las especificaciones anteriores fueron
ignoradas.
Ahora vaya a la ficha Herramientas de la base de datos, y seleccione el cono de establecer
contrasea para la base de datos y defina su password.27

26

Ms-access provee muchas otras opciones para su seguridad, como por ejemplo la
definicin de perfiles y grupos de usuarios, y encriptacin de la base, sin embargo
estos elementos no forman parte del contenido del presente curso.
27
Asegrese de no olvidar su clave para no tener inconvenientes serios que lo lleven
incluso a perder todo su trabajo.

64

CASO VI
Creacin de formularios complejos

65

Como vimos anteriormente, es posible crear formularios basados en tablas, y en consultas.


Sin embargo a fin de crear formularios an ms tiles podemos combinar estos tres objetos
(tablas, consultas y adems fomularios) logrando lo que se conoce con el nombre de un
sub-formulario, es decir un formulario dentro de otro, ambos basados en consultas.
Para este caso tomaremos en consideracin las tablas llamadas QUINCENAS y
DETALLE_PAGO. Estas dos tablas en conjunto llevan el registro de lo pagado por
quincena a cada empleado, pero para llevar este registro eficientemente ambas deben
trabajar como una sola unidad lgica.
Comencemos creando una consulta para cada una de las tablas separadamente. La consulta
necesaria para la tabla QUINCENAS deber contener todos los campos que integran la
tabla, y la llamaremos CSLT_QUINCENA.

Seguidamente, disearemos una consulta un poco ms elaborada para la tabla


DETALLE_PAGO, utilizando los campos que la componen, combinando con campos de la
tabla empleados y creando campos calculados para totalizar las deducciones, los ingresos, y
el clculo del salario neto a pagar. Veamos en detalle su composicin:

66

CAMPO
ID_QUINCE
ID_MES
ID_AO
ID_EMPLEADO
NOMBRE
SAL_BRUTO_ACT
HRS_EXTRAS
TOTAL_EXTRAS
COMISIONES
OTROS_ING
TOTAL_INGRESOS

TABLA
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
EMPLEADOS
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
Campo calculado
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
Campo calculado

CCSS
EMBARGOS
PENSIONES
IMPTO_SAL
CTAS_COB_EMPL
OTROS_REB
TOTAL_DEDUC

Campo calculado
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
DETALLE_PAGO
Campo calculado

SALARIO_NETO

Campo calculado

(SAL_BRUTO_ACT/30/8)*1.5*HRS_EXTRAS

(SAL_BRUTO_ACT+TOTAL_EXTRAS+
COMISIONES+OTROS_ING)
(TOTAL_INGRESOS*0.0917)

(CCSS+EMBARGOS+PENSIONES+
IMPTO_SAL+CTAS_COB_EMPL+
OTROS_REB)
TOTAL_INGRESOS-TOTAL_DEDUC

Esta consulta ser llamada CSLT_DETALLE_PAGO.


Ahora procederemos a crear un formularios mediante el asistente, combinando ambas
consultas en el mismo, seleccionando primero la CSLT_QUINCENA, y luego la
CSLT_DETALLE_PAGO de la siguiente forma:

67

Y hacemos click en siguiente:

Observe que ahora el asistente muestra dos formularios uno dentro del otro, hacemos click
en siguiente y seleccionamos para el sub-formulario una distribucin tabular, que nos
permita distribuir adecuadamente los campos del mismo:

68

En el paso siguiente elegimos el estilo que ms se adece a nuestra aplicacin, tal y como
lo hicimos anteriormente, hacemos click en siguiente:

Como vemos ahora se han creado dos formularios vinculados entre s por la misma
estructura de relacin que establecimos al inicio entre ambas tablas:

Ahora procederemos a variar el diseo inicial de nuestro formulario, a fin de que su


distribucin quede lo ms estticamente posible para su uso, para esto siga atentamente las
indicaciones de su instructor.

69