VIGENCIA:

POLÍTICAS DE CARTERA
VERSIÓN:

Objetivo: Dirigir, proyectar, inspeccionar y verificar todo lo relacionado con las cuentas por cobrar
en GRADESA S.A. e implementar actividades y estrategias que permitan el recaudo exacto y
oportuno, permitiendo una mayor rotación de la cartera (que ésta se recupere dentro de los
plazos establecidos), cumplimiento con el presupuesto de recaudo y disminución de las cuentas
incobrables.

Alcance: El presente documento contiene:

 Responsabilidades del área de cartera

 Roles en la gestión de cobranza
 Etapas de la recuperación de cartera
 Procedimiento para otorgamiento de crédito
 Procesos propios de la gestión de cartera

Responsabilidades

Por parte del jefe de cartera:

 Deberá supervisar el cumplimiento del recaudo por parte de los vendedores de acuerdo a
las metas establecidas por el comité de cartera.
 Revisar la documentación de los nuevos prospectos clientes tanto crédito como contado, y
evaluar (capacidad de endeudamiento, verificación en centrales de riesgos y verificación
de referencias comerciales).
 Realizar proyecciones de recaudos mensuales por zonas, con el fin de obtener control en
los ingresos.
 Realizar seguimiento y control semanal al cumplimiento de las proyecciones de recaudo
de la cartera.
 Coordinar que el recaudo de la cartera se efectúe en los términos y condiciones
comerciales pactadas, siempre y cuando se haga una negociación adicional a la ya
establecida inicialmente en la creación del cliente.
 Dejar constancia de los acuerdos generados de forma escrita y con firma de aceptación,
donde se haga constar cada una de las condiciones de manera clara. El canal de
comunicación para la generación de acuerdos puede ser email, acuerdo físico u otro
medio verificable.
 En el evento en que el vencimiento de las facturas del cliente continúe, aplicar las
garantías establecidas en caso de que se hayan pactado, por ejemplo: aplicar cláusulas
penales si se contaba con fiador, hacer el respectivo cobro de la obligación, ejecutar las
letras de cambio, cheques, pagarés, entre otros.
 Generar el informe de resultados al fin de mes.
Por parte del comité de cartera: Integrado por representantes del área comercial y financiera:

 Aprobar o rechazar solitudes de crédito para montos superiores a 12 SMMLV.

 Otorgar cupos de crédito y plazos para montos superiores a 12 SMMLV
 Hacer acuerdos de pago con los clientes que tenga mayor morosidad a los cuales se les aplicará
el interés por mora a la tasa máxima permitida por las normas vigentes.
 Tomar decisiones sobre cobros pre jurídicos y jurídicos.
 Se exigirá un tipo de garantía cuando el comité las crea necesarias para otorgar un crédito.

ETAPAS DE RECUPERACIÓN DE CARTERA

NO. ETAPAS FINALIDAD

El vendedor deberá llamar al cliente antes del vencimiento de la
Preventiva factura, para recordarle el próximo pago de la obligación contraída
1 con la empresa.
Una vez la obligación presente desde 15 días de mora y no superior a
60 días (A partir de 45 días desde la fecha de generación de la factura
Administrativa de venta), se iniciará un proceso de cobro persuasivo de las
obligaciones a través de llamadas, cartas, mensajes de texto. El
2 vendedor seguirá a cargo de esta labor.
Desde el área de Cartera se hace un amable invitación a ponerse al día
y se le informan las afectaciones que tendrá si decide continuar en
mora. El vendedor Seguirá a cargo del cobro en esta etapa. De
Invitación Al pago
proponerse un plan de pagos este será revisado por el comité de
cartera, el vendedor ni su gerente pueden tomar decisiones
3 unilaterales a este respecto.
Si cubiertas las anteriores etapas la empresa no ha recibido el pago
efectivo de los valores en mora, a partir del día 61 o de acuerdo al
nivel de riesgo se trasladará la gestión de recuperación a la
coordinadora de cartera, el cual realizará el envío de cartas con
Pre jurídica alcance pre jurídico, llamadas, mensajes de texto y por último la
notificación en el cual se anuncia el reporte a centrales de riesgos. El
Vendedor debe informar al área de cartera y a su comité cualquier
intento de acercamiento del cliente para saldar la deuda y pedir
3 direccionamiento sobre los pasos a seguir.
A partir del día 90 de mora o de acuerdo al nivel de riesgo, se iniciará
Reporte
4 el proceso para el reporte negativo a centrales de riesgo (Datacrédito).
Se inicia proceso ante Juzgado para el cobro de la cartera total con
Jurídico
5 cargo en costas al cliente.
Procedimiento para el otorgamiento del crédito

Para clientes que quieran acceder al crédito en GRADESA S.A., deberá diligenciar la solicitud de
crédito entregada por el vendedor ya sea persona natural o jurídica, esta papelería debe estar
acompañada de fotocopia de la cédula de ciudadanía (de la persona que desea tomar el crédito),
RUT, certificado de cámara y comercio, consentimiento para el tratamiento de datos ley 1581 de
2012 (el consentimiento aplica para todos los clientes independientemente si este decide tomar o
no el crédito), estados financieros para créditos superiores a los 5 SMMLV, 2 referencias
comerciales por escrito de proveedores que le otorguen créditos iguales o superiores a lo
solicitado a GRADESA S.A. El compilado de la información es verificada en centrales de riesgos y la
DIAN por el Líder de cartera, para posteriormente autorizar o rechazar el crédito según su monto.
El primer responsable en verificar que toda la información esté completa es el vendedor que la
recibe.

Aprobación de la solicitud de crédito: Se crea el cliente en el sistema con plazo y cupo definidos;
en caso de rechazo de la solicitud se le informa al vendedor el porqué del rechazo, pero la solicitud
se debe conservar, ya que es el documento soporte de autorización para la consulta en centrales
de riesgos.

Aprobación de plazo de pago: Dependiendo de la tipología de cliente se establecerán plazos de

8, 15, 30 y solo en casos excepcionales de 45 días, este será asignado por el gerente del distrito y
aprobado en comité de cartera. Los días de plazo se cuentan a partir de la entrega del pedido. Para
aquellos clientes que no tienen crédito deberán pagar ya sea por anticipado, de contado al
transportador una vez recibida la mercancía o en su defecto al vendedor en el momento de la
compra

Cupos a otorgar: Para clientes nuevos dependerá de la información que suministre DATACRÉDITO
y las referencias comerciales a favor del cliente; para los clientes antiguos el cupo se aumentará o
disminuirá de acuerdo a su historial crediticio, el cual evidencia el manejo que el cliente ha
otorgado al crédito.

Política de descuentos: Se ha definido un descuento del 2% adicional POR PRONTO PAGO para
aquellos clientes que decidan pagar de contado o que los pagos se realicen con un plazo máximo
de 7 días después de entregado el producto. Los descuentos COMERCIALES en los productos para
el cliente son asignados por el gerente regional de acuerdo a los lineamientos del departamento
de ventas.

Realización de pagos: La empresa cuenta con diversos medios de pago para brindar comodidad al
cliente: Transferencia electrónica, Tarjeta multibanca personalizada para recaudo, pago PSE a
través de la página WEB, Corresponsales bancarios y terminales Vía Baloto, consignación personal
en las diferentes entidades bancarias y en último caso aunque no el mas recomendado, recaudo
directamente por parte del vendedor.
Política de cobro: La primera gestión la hace el vendedor a través del cobro preventivo, pasa al
cobro administrativo y en caso de impagos el departamento de cartera procederá a realizar
compromisos de pagos con el fin de saldar la obligación, o realizar reportes negativos a centrales
de riesgos y/o procesos jurídicos como se estableció en la tabla de etapas de la recuperación de la
cartera.

Procesos de gestión de cartera:

1. Revisión de pedidos: El sistema debe implementar un primer filtro al evitar grabación de

pedidos a clientes con facturas que presenten un vencimiento superior a 15 días. El segundo
filtro, al existir cartera pero no vencida se verifica el cupo del cliente el cual debe tener el saldo
disponible para su nuevo pedido o en su defecto, cancelar facturas pendientes aunque no se
hayan vencido. A criterio de la gerencia comercial se puede estimar la ampliación del cupo del
cliente sin sobrepasar el 20% del aprobado; si se requiere mayor cupo debe verificarse el
cliente en centrales de riesgo.
2. Codificación de clientes: Si es nuevo para acceder al crédito comercial el solicitante deberá
tramitar la respectiva solicitud, tal como se expuso anteriormente.
3. Revisión diaria de facturas vencidas: Extraer del módulo de cartera las facturas con mayor
morosidad, se revisa que no hayan pagos pendientes por aplicar y se habla con el vendedor
para conocer la situación real del cliente y tomar decisiones.
4. Generación de informes: El área de cartera debe generar los informes de presupuestos y
cumplimientos cada mes y socializarlos con el área comercial a fin de presentar los
requerimientos de ingreso de la compañía.
5. Envío de cartas para cobro persuasivo: Desde el área de cartera se emite una carta invitando
al cliente a ponerse al día donde se incluyen todos los datos de su estado de cuenta e
indicando que de no hacerlo puede llegar a genera cobros adicionales. Este paso brinda
formalidad, ejerce presión y se le brinda acompañamiento al vendedor Este es el modelo de la
carta:
6. Reportes negativos a centrales de riesgo Después de entregada la carta o enviado
el mensaje de notificación, el cliente tiene 5 días calendario para ponerse al día
con la obligación o presentar acuerdo de pago, en caso contrario se realiza el
reporte negativo a la central de riesgo. El reporte genera bloqueos a nivel
comercial, es decir, las personas reportadas presentarán inconvenientes a la hora
de solicitar nuevos créditos con otras entidades, en caso de que este desee
recuperar su vida crediticia deberá pagar las deudas pendientes, es una forma de
presionar al cliente para el debido cumplimiento en los pagos con todos los
proveedores que tenga en el momento. La lista de los clientes reportados también
se debe bloquear en el sistema, con el fin de evitar la generación de nuevas ventas.
7. Proyección de recaudos Las proyecciones se fijan entre los primeros 3 días de cada
mes, ya que son los días de cierre del mes anterior y la información que se necesita
para realizar el presupuesto es con corte al 30. Para realizar las proyecciones
sobre recaudos, esto se hace por Distrito y por vendedor de la siguiente manera:
Se descargan las carteras por cada vendedor con corte al último día del mes a
presupuestar, se filtran las facturas cuyo vencimiento real está en los meses
corrientes o anteriores y el total es el valor que se debe recaudar.
8. Reasignacion de cupos y creditos: El cliente que tenga un cupo de crédito y tenga
cambio de razón social o NIT, deberá informar y solicitar la reasignación del crédito
y cupo por medio de una carta, esto se manejará como una actualización de datos.
9. Actualizacion de datos: Se debe solicitar la actualización del RUT al menos una vez
cada año y diligenciar la documentación nuevamente cada tres años si no hay
cambios evidentes en el objeto social de la empresa del cliente.
10. Suspension del credito: la mora de mas de 60 de vencimiento días derivará en la
suspensión del crédito para el cliente que incurra en esta situación, para acceder
nuevamente al crédito se debe iniciar un nuevo proceso de solicitud desde cero.
Solo podrá ser atendido de contado.
11. Primera compra: Todas las primeras compras si harán estrictamente de contado.
Solo se exceptuarán casos aprobados por el comité de cartera en sesión o a través
de correo electrónico solicitando la aprobación de la operación de crédito.
12. Pagos en cheque: Solo se reconocen como válidos una vez los cheques se hagan
efectivos, no constituyen pago de contado y no serán válidos para respaldar
primeras compras. De ser devueltos se procesarán jurídicamente cobrando el 20%
al que se tiene derecho por ley según lo establecido en el Art. 731 de la Ley 16 de
1968 del CC.