Universidad Autónoma De Santo Domingo

Participante:
Rosaura Ramirez Ortiz

Matricula:
100619797

Materia:
Sistemas De Contabilidad I

Sección:
Z38

Tema:
Los sistemas
Parte I: Sistemas:
Definición de sistema
Según el autor Gómez Ceja 1997, un sistema es un conjunto de componentes
destinados a lograr un objetivo particular de acuerdo con un plan; y como una
serie de funciones, actividades, actividades u operaciones ligadas entre sí,
ejecutadas por un conjunto de empleados para obtener el resultado deseado.
Otros autores también definen un sistema como:
- Una red de procedimientos que se relacionan entre si y se desarrollan de
acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las
empresas.
- Un ensamblaje de partes unidas por inferencia y que es llevada a cabo por las
empresas para cumplir con sus objetivos.
- Una serie de objetos con una determinada relación entre ellos mismos y entre
sus atributos.
- Un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un todo.
Sintetizando y concentrando todas las definiciones, un sistema es el conjunto
de procesos, componentes, funciones y actividades que son desarrolladas por
personas con el uso de maquinarias y tecnologías adecuadas para procesar
información, que se encuentran relacionadas para lograr un objetivo común.
Objetivos de los sistemas
Los objetivos de los sistemas son:
Servir como medio de acción y generación de resultados.
Servir de base legal, principalmente a los empleados ante evaluaciones de
desempeño.
Características de los sistemas
Según el autor Gómez Ceja, los sistemas tienen tres características básicas:
a) Todo sistema contiene otros subsistemas, y a la vez está contenido en otros
sistemas de carácter superior. (Compuesto por elementos interrelacionados)
b) Todos los elementos de un sistema de interrelacionan, actúan y operan entre
si, en función de los objetivos del sistema. (Compuesto por elementos que
persiguen un fin común)
c) La variación de uno de los elementos del sistema incide en los demás
elementos y en el conjunto. (Si uno de sus elementos se afecta, se afecta el
conglomerado).
Elementos de los sistemas
- Insumos:
Son los componentes que ingresan (entradas) en el sistema dentro del cual se
van transformando hasta convertirse en un producto (salida).
- Procesador:
Es el componente que se encarga de transformar el estado original de los
insumos en productos; el factor determinante del procesador es la tecnología
utilizada y está compuesta por normas, procedimientos y estructuras
administrativas.
- Producto:
Son las salidas o la expresión material de los objetivos de los sistemas; las
metas y los fines de este. Dentro de la administración estos productos son los
bienes y servicios, entre otros.
- Regulador:
Es el elemento que controla todo el sistema; está compuesto por los niveles
directivos y gerenciales que establecen las reglas del juego por medio de
políticas que establecen a su vez planes, estrategias, tácticas, entre otros.
- Retroalimentación:
Un producto de un sistema puede servir como insumo en un sistema superior;
mediante la retroalimentación los productos inciden en el producto superior el
cual genera energía a través de los insumos que vuelven a entrar en el sistema
para transformarse nuevamente en productos y/o salidas. Este elemento
mantiene en funcionamiento en sistema.
Clasificación de los sistemas
Los sistemas tienen varias clasificaciones, y es que los distintos autores lo
vinculan inclusive con el área tecnológica en la cual son numerosas las
opciones para elegir. En lo que se refiere a esta materia, nos enfocaremos en
las siguientes clasificaciones:
Por su uso
Sistemas administrativos: son aquellos que están relacionados con la
administración. Enfocados en las funciones principales del administrados:
dirigir, controlar, organizar y planificar, tanto sobre las personas, los recursos,
productos, servicios, y los demás procesos en sentido general. Dan apoyo a la
parte operacional, producción y departamentos de regulación.
Sistemas de contabilidad: utilizados para el procesamiento y generación de la
información financiera, la cual será utilizada por la alta gerencia para la toma de
decisiones. Estos normalmente son manejados a través de sistemas
tecnológicos de contabilidad.
Sistemas organizativos: se encargan del ordenamiento y estructura de las
empresas.
Por su tamaño
Suprasistema: están compuestos por los distintos sistemas.
Sistema: es el conjunto de procesos, componentes, funciones y actividades
que son desarrolladas por personas con el uso de maquinarias y tecnologías
adecuadas para procesar información, que se encuentran interrelacionadas
para
Subsistema: son las distintas partes que componen al sistema.
Según la Empresa
Sistemas de ventas: son aquellos que se utilizan para definir y controlar las
gestiones de ventas, ya sea de productos o servicios. Los subsistemas más
comunes que tenemos en este son: distribución, créditos y cobros, cuentas por
cobrar, gestión de clientes, mercadeo y publicidad.
Sistemas de administración y finanzas estos están enfocados en planear,
obtener y utilizar los fondos de las empresas para generar rendimientos. Esto
se logra a través del manejo de los fondos, inversión, financiamientos,
administración de la propiedad, planta y equipos, entre otros.
Sistemas de producción: son aquellos que están encargados de la producción
en una empresa. Su función se enfoca en la mano de obra necesaria para
producir, gestión de materia prima, evaluación de disponibilidad y necesidad
de requerimientos, cuentas por pagar, entre otros

Parte II: Empresas-Administración-Organización

Clasificación de las empresas
Existen distintas clasificaciones de las empresas:
Según sus funciones se clasifican en:
- Industriales
- Comerciales
- De servicios
Según su tamaño y en función al número de trabajadores se diferencian:
- Microempresas: entre y trabajadores.
- Pequeñas empresas: de 6 a 50 trabajadores
- Empresas medianas: entre 51 y 500.
- Grandes empresas: más de 500 trabajadores.
Según la propiedad del capital
- Empresa privada: cuando el capital para la creación está en manos privadas.
- Empresa pública: cuando el capital de la empresa es la propiedad del estado.
- Empresas mixtas: las empresas que tienen capital público y privado.
Según el coste de la producción respecto al valor del articulo
- Capital intensivo
- Material intensivo
- Mano de obra intensivo
Según el ámbito geográfico de su actividad
- Empresas locales: desarrollan actividades en el ámbito geográfico inferior
nacional
- Empresas nacionales: ejercen su actividad en todo el territorio de una nación
o Estado.
- Empresas internacionales: el ámbito geográfico de su actividad supera las
fronteras nacionales.
Según el sector económico al que pertenecen:
- Empresas del sector primario: las empresas cuya actividad principal se
relaciona con la extracción de materia prima. (Agricultura, ganadería,
silvicultura, pesca y minería.
- Empresas del sector secundario: su actividad es la transformación de materia
prima (La industria de siderometalúrgica).
- Empresas del sector terciario: (Prestación de servicios).
- Empresas del sector cuaternario: por la importancia de las constructoras, son
incluidas aquí.
Según el número de bienes que producen o servicios que prestan
- Empresas mono-productoras: se dedican a producir un único bien o servicio.
- Empresas multi productoras: producen más de un bien o servicio.
Según la delegación existentes en la toma de decisiones:
- Empresas centralizadas: centran sus decisiones en algún o algunos órganos.
- Empresas descentralizadas: son aquellas que reparten la capacidad de toma
de decisiones entre diversos órganos de diferentes niveles jerárquicos.
Según su forma jurídicas:
- Empresas individuales (personas físicas que son propietarias de una
empresa).
- Empresas como formas societarias dónde se incluyen:
o Sociedades en nombre colectivo
o Sociedades en comandita simple
o Sociedades en comandita por acciones
o Sociedades de responsabilidad limitada
o Sociedades anónimas
o Sociedades anónimas simplificadas
Funciones de la empresa
Las funciones son actividades o tareas que ponen en funcionamiento la
empresa, aquellos trabajos que colaboran en la transformación de inputs
(entradas) y outputs (salidas). Para que las organizaciones puedan funcionar
todas las funciones deben funcionar interrelacionadas.
- Función de dirección
Es una de las tareas claves; se refiere al proceso por el cual una o más
personas tratan de lograr objetivos que una organización ha marcado.
Las tareas propias de la dirección son la planificación, la organización, la
coordinación y el control.
- Función productiva
Es también llamada función técnica, que incluye un conjunto de actividades a
través de las cuales la empresa crea los productos o presta los servicios que
son objeto de su actividad.
Las empresas deben ocuparse la investigación y desarrollo, producir o prestar
el servicio inherente a su propia actividad y realizar los correspondientes
controles de calidad necesarios para comprobar que los productos y servicios
llegan en óptimas condiciones a los destinatarios finales.
- Función financiera
Se encarga de conseguir los recursos necesarios para que la actividad
empresarial pueda desarrollarse. Esta función incluye tres actividades
esenciales: la planificación de los recursos, el asesoramiento respecto a la
viabilidad de las posibles operaciones que se pretendan realizar y la toma
decisiones respecto al uso de recursos.
- Gestión de los recursos humanos
Es un elemento imprescindible, ya que es un factor de producción básico. El
departamento de gestión del personal se encarga del conjunto de actividades,
entre las que destacan:
o La selección
o Contratación
o La formación de personal
o Ascensos
o La motivación.
- Función comercial
Esta función engloba actividades que pueden dividirse en dos:
o Ventas del producto o servicio
o Compra de materiales necesarios para la producción o servicio en cuestión
- Función administrativa
Encargada de controlar toda la documentación de la empresa; engloba un
conjunto amplio de actividades que suelen desarrollarse dentro del campo de la
gestión de documentación y de los trámites burocráticos.
Funciones de la administración
Las funciones de la administración son tareas universales que permiten
coordinar el conjunto de actividades que ocurren en una empresa de manera
eficaz.
o Planificación
o Organización
o Dirección
o Coordinación
o Control
o Evaluación
Clasificación de la organización
- Formal
Es diseñada por los responsables para lograr los objetivos de la empresa y la
autoridad está claramente delimitada. En este tipo de organización los
organigramas representan la estructura y los cambios suelen ser un proceso
planificado y poco frecuente.
- Informal
Se trata de un conjunto de relaciones que surgen de manera espontánea entre
los miembros de una empresa; suelen responder a necesidades personales
que pueden varias en función de los intereses particulares, cruzan las líneas
jerárquicas de una organización formal y no se representan en organigramas;
la autoridad suele ser ejercida por lideres carismáticas y los fines pueden variar
entra trasmitir informaciones, crear rumores, recoger opiniones e ideas del
grupo.
Parte III: Organigramas
Definición
Es el instrumento de la empresa utilizado para plasmar de manera grafica la
estructura de una organización.
Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que
muestran las interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y la
autoridad existente dentro de ella.
Objeto
El organigrama oficial representa la estructura que deriva de los propios
estatutos de la empresa. El organigrama tiene por objeto brindar claridad sobre
la estructura de de la empresa tanto a los colaboradores como a los usuarios
externos; permite detectar fortalezas o áreas de oportunidad en cada
departamento y analizar el crecimiento orgánico de la empresa.
Utilidad
Existen diversas ventajas de utilizar gráficos u organigramas, entre las que se
pueden destacar:
- Permiten identificar de manera ágil las relaciones que existen entre cada uno
de los miembros de la empresa.
- Da una visión panorámica y de conjunto de una parte o de toda la empresa.
- Representan la estructura formal de la organización.
- Indican como se reparte el poder en la estructura y si la toma de decisiones
está o no centralizada.
- Es un indicador de los cauces de la comunicación de las informaciones que
han de transmitirse.
- Permite a los nuevos integrantes conocer fácilmente de quien depende y
quiénes son sus subordinados.
Criterios para su preparación
Los criterios fundamentales son:
- Definir claramente que se quiere representar, una parte o toda la
organización; si se desea dar información acerca de la empresa o analizar
parte de su estructura.
- Ser lo más claro posible.
- Plasmar la realidad que existe para evitar confusiones entre lo que es y lo que
está plasmado.
- Hacer la publicidad necesaria para que cumpla con su objetivo informativo.
Procedimientos para elaborarlos
1. En primer lugar, se debe establecer la cadena de mando, que se trata de la
jerárquica en el trabajo, las obligaciones de cada empleado, los niveles que
existen, quien lidera a quien y quien toma las decisiones.
2. Segmentar los departamentos, en base a la consistencia de cada puesto,
crear familias y departamentos.
3. asociar tareas y responsabilidades a cada grupo; se debe delegar las tareas
y responsabilidades concretas a cada grupo, para detectar redundancias y
saber si existen responsabilidades que se acoplan.
4. Determinan el ámbito de control, que se trata de la amplitud de mando de
una posición, saber cuántas personas tiene a cargo una posición.
5. Iniciar según los análisis de puestos a establecer estos de manera vertical,
iniciando con la figura de más autoridad.
6. He de asegurar que se tenga una visión global de la organización, a fines de
que los colaboradores conozcan la estructura de esta y hacia donde pueden
crecer.
7. Validar que la estructura del organigrama mejore la toma de decisiones en
cuanto a estrategia y proyectos.
8. Debe tener un diseño fácil de comprender y utilizar por todos los miembros
de la organización.