Politicas de Servidor

POLÍTICAS
Título: POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: [Comentarios] Núm. de Revisión: 00
Fecha de Fecha de última
DD/MM/AAAA 09/12/2018 Página 1 de 13
emisión: revisión:
1. OBJETIVO
Establecer las directrices para normar la elaboración, actualización, liberación, codificación, vigencia,
difusión, resguardo y cancelación del sistema documental de la empresa para promover una mejor y más
eficiente administración de la documentación que soporta las operaciones de la empresa.
2. ALCANCE
Aplica a todas las políticas, procedimientos y demás documentación vinculados de manera específica a
las operaciones de la empresa.
3. MARCO LEGAL
N/A
4. DEFINICIONES
Manual de Operación: Documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información sobre las
políticas, instrucciones y procedimientos de la empresa, que se consideran necesarios para la mejor
ejecución del trabajo.
Responsable del Manual de Operación: Persona designada para la gestión, control y difusión de la
información perteneciente a la documentación del Manual de Operación.
5. POLÍTICAS GENERALES
5.1. Es responsabilidad del PUESTO elegir al responsable del Manual de Operación, el cual se hará
cargo de la documentación del manual para la correcta ejecución de las operaciones de la
empresa.
5.2. Cualquier asunto no especificado en las presentes políticas será analizado por el responsable
del Manual de Operación y autorizado por el Director General PUESTO.
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:

Puesto: Puesto: Puesto:
Plantilla de Políticas Código del formato: PO-EKR-01 Revisión del formato: 00

POLÍTICAS
6. POLITICAS ESPECÍFICAS
Elaboración y Actualización de los Documentos.

6.1. El Manual de Operación de la empresa debe ser integrado por los siguientes documentos:
6.1.1.Mapa de Procesos
6.1.2.Organigrama
6.1.3.Descripciones de Puestos
6.1.4.Políticas
6.1.5.Procedimientos
6.1.6.Formatos
6.1.7.Anexos
6.1.8.Cualquier otro documento que apruebe el PUESTO, relacionado con la operación de
empresa.
6.2. Cuando la operación lo requiera, los documentos que integran el Manual de Operación deberán
apegarse a las leyes, reglamentos, circulares y normas municipales, estatales o federales, así
como a otros procedimientos y políticas relacionadas.
6.3. Los documentos deberán actualizarse:

6.3.1.En función a los requerimientos de la operación de la empresa y sus departamentos.
6.3.2.Cuando existan cambios en las leyes, reglamentos y políticas internas y externas
relacionadas con la operación, que afecten los documentos del Manual de Operación
6.3.3.Cuando existan cambios en los formatos para su documentación.
6.3.4.Cuando existan cambios en documentos externos que afecten los documentos del Manual
de Operación
6.3.5.Cuando existan cambios en el organigrama que afecten los documentos del Manual de
Operación. Por ejemplo: cambios en nombres de puestos, desaparición o fusión de áreas,
cambios en la estructura jerárquica de los puestos, etc.
6.3.6.Cuando se realizan modificaciones en los sistemas de información y éstas afecten los
documentos del Manual de Operación.
6.4. Los documentos deberán ser legibles.


Plantilla de Política Código del formato: PO-EKR-01 Revisión del formato: 00

POLÍTICAS
Elaboración de Políticas.
6.5. El Objetivo definirá el propósito general de las políticas agrupadas en este documento:
“Establecer las directrices para normar la elaboración, actualización, liberación, codificación,
vigencia, difusión, resguardo y cancelación del sistema documental de la empresa para
promover una mejor y más eficiente administración de la documentación que soporta las
operaciones de la empresa”.
6.6. El Alcance explicará el “dónde”. Indicará el campo de aplicación de las Políticas, esto es, las
áreas físicas, procesos, situaciones, departamentos o funciones hasta donde lleguen los límites
de aplicación de las Políticas. Empezará siempre con “Aplica a” (enunciando a quién o quiénes
va dirigido las políticas, así como las restricciones que hubieren).
6.7. En el Marco Legal deberán enunciarse las leyes y normatividad aplicable (leyes, reglamentos,
decretos, códigos, reglas de operación etc.) que regulen o sirvan de marco a las Políticas
definidas. En caso de que se listen Leyes, Reglamentos, Códigos o Normas muy amplios y que
no sean aplicables en su totalidad, deberá mencionarse el Fundamento Legal haciendo
referencia a los artículos específicos que soportan las Políticas.
6.8. Las políticas generales deberán enunciar los aspectos del tema que sean aplicables a todas las
políticas específicas.
6.9. La vigencia debe establecerse en días hábiles a partir de la fecha de emisión o de última
revisión, o bien fijar una fecha específica. La fecha de inicio de vigencia debe considerar el plazo
suficiente para que las políticas sean aprobadas o difundidas. En caso de ser necesario, deberá
considerarse si la aplicación de las políticas depende de la implementación de un nuevo sistema
o ajustes a uno existente, de la aprobación de un nuevo presupuesto, o cualquier otra situación
que puede estar vinculada.
6.10. Las políticas específicas enuncian cada una de las políticas relacionadas con el tema a
definir. Son los enunciados de las directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en
un asunto o campo determinado. Criterios o lineamientos generales de acción que se
determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas áreas
que participan en los procedimientos establecidos.
6.11. Al enumerar cada una de las políticas específicas se deben agrupar por concepto.



POLÍTICAS
6.12. Se deben establecer tiempos específicos para realizar las actividades establecidas en las
políticas, evitando utilizar términos como oportunamente.
6.13. Evitar en lo posible que sean escritos como una responsabilidad.
6.14. En caso de que se mencione otro documento dentro de las políticas, debe especificarse
el tipo de documento de que se trate (formato, procedimiento, descripción de puesto y
organigrama), su nombre oficial y podrá también incluirse el código de acuerdo como aparece en
el documento aprobado.
6.15. En el apartado “Sanciones” se deberán señalar las sanciones a las cuales se harán
acreedores los empleados o colaboradores que no cumplan con todas o alguna de las políticas
establecidas.
6.16. Deberá incluir la Periodicidad de la Política indicando claramente en que tiempo se

revisara y actualizara la misma.
Elaboración de Procedimientos.
6.17. Objetivo: Explica el qué y el para qué. Describe en forma breve la finalidad del
procedimiento. Empezar siempre con “Establecer las directrices para (nombre del
procedimiento). Inicia con un verbo infinitivo.
6.18. “Alcance”: Explica el “dónde”. Indica el campo de aplicación del Procedimiento, esto es,
las áreas físicas, procesos, departamentos o funciones hasta donde lleguen los límites de
aplicación del Procedimiento que se está redactando. Empezar siempre con “Aplica a (enunciar
a quién o quiénes va dirigido el procedimiento, así como las limitaciones o restricciones que
hubieren).
6.19. Responsabilidades: En este apartado se describe clara y detalladamente la

responsabilidad de cada uno de los puestos involucrados en el cumplimiento de las actividades
del procedimiento. Las responsabilidades deben responder cualquier duda que el usuario del
procedimiento pueda tener.



POLÍTICAS
6.20. Debe iniciar “Es responsabilidad de...” y el nombre del puesto involucrado, este último en
negrita y la lista de las responsabilidades identificados con viñetas.
6.21. Se deben mencionar los recursos que son indispensables para la realización de las
actividades del procedimiento.
6.22. La “Descripción del Procedimiento” es una descripción en forma de narrativa y en orden

secuencial de las actividades que se realizan para lograr el objetivo del procedimiento. En la
descripción siempre debe mencionarse:
6.22.1. QUIÉN o quienes realizan la actividad (puesto(s)).
6.22.2. Se debe registrar el nombre del puesto de la(s) persona(s) que desempeñará la acción o
actividad, se deberá indicar en letras minúsculas, subrayadas y resaltadas (negritas).
6.22.3. El nombre de los puestos debe ir de acuerdo con el organigrama vigente.
6.22.4. COMO debe realizarse la actividad.
6.22.5. Iniciando con un verbo de acción.
6.22.6. Se le asignará un número consecutivo, de preferencia siguiendo el orden en que van
apareciendo actividades implicadas en el procedimiento.
6.23. En caso de que se mencione otro documento dentro del Procedimiento, debe
especificarse el tipo de documento de que se trate (formato, política, descripción de puesto,
organigrama, etc.), su nombre oficial y podrá también incluirse el código de acuerdo como
aparece en el documento aprobado.
6.24. Deberá incluir la Periodicidad del Procedimiento indicando claramente en que tiempo se
revisara y actualizara el mismo.
6.25. En la descripción deben considerarse, cuando apliquen, los siguientes datos:
6.25.1. CUANDO debe realizarse la actividad.
6.25.2. DÓNDE debe llevarse a cabo la actividad.
6.25.3. CON QUÉ equipo y/o material debe realizarse la actividad.
6.25.4. Con base a qué documento normativo debe realizarse la actividad.
6.25.5. En qué momento se verifica o valida la actividad y que se hace en caso de
incumplimiento de requisitos o especificaciones.



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6.25.6. Qué REGISTROS se generan (formatos o reportes en medios electrónicos o impresos)

que documentan el resultado de la actividad. Deberá incluir un listado con los registros que
genera el procedimiento y los formatos utilizados.
6.25.7. Deberá incluir un listado con todos los anexos que son todas aquellas fuentes de
información complementarias de apoyo que están relacionadas con las actividades del
procedimiento para su comprensión u operación.
Elaboración de Descripciones de puestos.

6.26. Nombre del puesto que se encuentra en el encabezado del Documento.
6.27. Departamento o Área Pertinente.
6.28. Reporta a, enlista al personal superior.
6.29. Supervisa a, enlista el personal que tiene a su cargo.
6.30. Objetivo del puesto: Breve descripción de lo que se persigue en el puesto en la

realización de las funciones del área donde se desempeña.
6.31. Funciones: Enunciar las actividades y tareas propias del puesto. Empezar con un verbo
en infinitivo (Revisar, analizar, controlar, elaborar, dirigir, establecer, etc.).
6.32. Otras responsabilidades: En este apartado se contemplan las funciones que no impactan
directamente en su puesto, sin embargo, ayudan en el funcionamiento de la empresa.
6.33. Perfil del puesto: comprenderá el nivel de estudios, edad, sexo, estado civil, áreas de
conocimiento y experiencia laboral.
6.34. Se listarán todos los equipos o herramientas y en su caso sistemas proporcionados por la
empresa hacia el encargado del puesto para poder realizar sus funciones.
Revisión y Aprobación de los Documentos.

6.35. Los documentos que integren el Manual de Operación deben ser elaborados y
actualizados por el personal del área de que se trate.



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6.36. El organigrama será elaborado por la Gerencia de Recursos Humanos, revisado por el
Gerente de Administración y autorizado por el PUESTO.
6.37. Las políticas serán elaboradas por el Gerente del Área, revisadas por el PUESTO y
autorizadas por el PUESTO antes de ser utilizados o difundidos, asegurando que se encuentran
alineados a la filosofía organizacional y que cumplen con la normatividad aplicable.
6.38. Los procedimientos serán elaborados por el Gerente de Área, revisados PUESTO y
autorizado el PUESTO, asegurando que el procedimiento cumpla la normatividad aplicable y
promueva la eficiencia en sus actividades.
6.39. Las descripciones de puesto serán elaboradas por la Gerencia de Recursos Humanos,
revisadas por el Gerente de Administración y autorizadas por el PUESTO.
6.40. Los catálogos de políticas, procedimientos, descripciones de puesto y formatos serán

autorizados por el Gerente de Recursos Humanos empoderado por el PUESTO.
6.41. Los documentos internos originales que integran el Manual de Operación deben contar
con firma autógrafa acreditando su elaboración o actualización, revisión y aprobación.
6.42. Las firmas autógrafas de elaboración, revisión y aprobación de los documentos serán las
de los funcionarios en el ejercicio de sus funciones en la fecha de que se trate.
Identificación de los Cambios en los Documentos.

6.43. De los documentos que integran el Manual de Operación, se deberá controlar los
cambios identificando:
6.43.1. Su fecha de emisión.
6.43.2. Fecha de última revisión.
6.43.3. Número de revisión.
6.44. Se deberá cambiar el número de revisión del documento cuando éste sufra
actualizaciones.



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6.45. Tratándose de formatos emitidos por sistemas de información, el Gerente de Tecnologías

de la Información del procedimiento deberá controlar los cambios del Formato en su diseño y
número de revisión.
6.46. Los documentos que se identifican como anexos son independientes del documento que
les da origen, en cuanto a fecha de emisión, fecha de última revisión y número de revisión.
Codificación de los Documentos

6.47. Para la codificación de los documentos se utilizará el siguiente formato:
XX-YYY-ZZ
Ejemplo: “PL-ASD-01 Control de la Documentación”
“XX” representa el tipo de documento: “YYY” representa el área del documento (Pedir
Organigrama)
 OR – Organigrama
 CA – Catálogo  TDI – Tecnologías de la Información.
 DP – Descripción de Puesto  RRH – Recursos Humanos
 PO – Políticas  ADM – Administración
 PR – Procedimiento  CTB – Contabilidad
 IN – Instrucción de Trabajo  OPE – Operaciones
 FO – Formato  FIS – Fiscal
 FT – Ficha Técnica
 AN – Anexo
 RE – Reporte
 OD – Otros documentos
“ZZ” es el número consecutivo identificador.



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Vigencia de los Documentos

6.48. Los documentos entrarán en vigor a los 7 días hábiles posteriores de la fecha de su
emisión o última revisión.
6.49. Un documento aprobado permanece vigente aun cuando cambien los funcionarios que lo
revisaron y aprobaron, en tanto no haya sido eliminado, modificado o sustituido con la
aprobación del Director General.
6.50. Los documentos se consideran vigentes en tanto no existan nuevas revisiones que los
sustituyan.
Difusión de los Documentos

6.51. Todos los documentos aprobados deberán difundirse a través de la empresa.
6.52. Los documentos originales digitalizados para su difusión en la red, por correo electrónico,
deberán estar en una resolución que permita su legibilidad visual e impresa, y en formato de
color.
6.53. Al generarse copias por algún motivo, es responsabilidad de quien las entregue
asegurarse de que se trata de documentos vigentes.
6.54. El responsable del Manual de Operación deberá asegurarse de que los documentos
difundidos a través de la red, por correo electrónico sean las versiones vigentes.
6.55. El Gerente de Administración es el responsable de la difusión y capacitación del personal

involucrado en los lineamientos definidos en el manual de Operación del área de su
competencia, como una medida que asegure el correcto desempeño de las actividades.
6.56. Es responsabilidad de quien elabora y revisa los documentos, llevar a cabo las acciones
que favorezcan su difusión e implementación, entre todas aquellas personas a las que les sea
aplicable el documento. Deberá generar evidencia de estas acciones, a través de uno o varios
de los siguientes registros:
6.56.1. Listas de asistencia firmadas de eventos de capacitación.
6.56.2. Minutas firmadas de reuniones de trabajo.
6.56.3. Confirmación de lectura de correos electrónicos.


POLÍTICAS
6.57. Los documentos deberán ser implementados por los involucrados para que entren en
vigor dentro de los 7 días hábiles siguientes a la fecha de emisión o fecha de última revisión.
6.58. Cuando los formatos preimpresos sufran actualizaciones, el Gerente o Jefe de Área
responsable del formato deberá determinar la fecha para su implementación, tomando en cuenta
el requerimiento de la operación.
6.59. En el caso de formatos preimpresos, el Gerente o Jefe de Área responsable del

documento deberá gestionar la entrega de los formatos vigentes a todos los involucrados.
6.60. En el caso de formatos electrónicos, el Gerente o Jefe de Área dueño del documento
deberá enviar por correo electrónico el formato vigente a todos los involucrados.
6.61. En el caso de formatos electrónicos generados a través de sistemas de información, el

Gerente o Jefe de Área responsable del documento deberá gestionar con el responsable del
Manual de Operación la inclusión, actualización o cancelación del formato correspondiente.
6.62. Para la difusión de los documentos en la red, por correo electrónico, los documentos
deberán estar protegidos contra escritura. Las versiones que se difundirán en la red deberán
contar con las firmas correspondientes, para asegurar que se trata de documentos aprobados.
6.63. Cuando se realicen modificaciones en los sistemas de información y éstas afecten

documentos del Manual de Operación, la difusión de los documentos deberá realizarse en
conjunto con la liberación de la actualización del sistema de información.
Resguardo, Conservación y Obsolescencia de los Documentos.

6.64. Se mantendrá un sólo documento impreso original aprobado bajo el resguardo del
responsable del Manual de Operación
6.65. Los documentos originales que integran el Manual de Operación deberán resguardarse
en un medio que permita su conservación, legibilidad y fácil ubicación para su consulta de
manera electrónica.



POLÍTICAS
6.66. Todo documento impreso o electrónico sustituido por uno vigente se identificará con la
leyenda “DOCUMENTO OBSOLETO”.
6.67. El responsable del Manual de Operación deberá resguardar de forma impresa y

electrónica, la versión obsoleta inmediata anterior a la vigente, con excepción de las políticas y
procedimientos, los cuales deberán resguardarse en todas sus versiones.
6.68. Los documentos electrónicos vigentes y su versión obsoleta anterior deberán

resguardarse en la red con la siguiente clasificación:
6.68.1. Documentos vigentes.
6.68.2. Documentos obsoletos.
Cancelación de los Documentos.

6.69. Un documento se cancela cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:
6.69.1. Cuando su contenido ya no se requiere para la operación.
6.69.2. Cuando suceden cambios en el organigrama, en los sistemas de información, en las
leyes, reglamentos y políticas internas y externas, que impactan de tal manera el
documento que éste debe salir de circulación.
6.70. Para la cancelación de un documento, el Gerente o Jefe de Área que lo haya generado
deberá consultar con los involucrados en su operación.
6.71. Para la cancelación de un documento se deberá contar con un memorándum que soporte
la causa de la misma, así como de la aprobación del responsable del Manual de Operación.
6.72. El responsable del Manual de Operación deberá resguardar de forma impresa y

electrónica, la versión cancelada del documento, identificándolo con la leyenda “DOCUMENTO
CANCELADO”.
6.73. En el caso de formatos electrónicos generados a través de sistemas de información, el

Gerente o Jefe de Área responsable del documento deberá gestionar ante el Director General la
cancelación del formato vigente.



POLÍTICAS
6.74. Los documentos electrónicos cancelados, deberán resguardarse en la red identificando

su ubicación con la siguiente clasificación:
6.74.1. Documento Cancelados
Documentos Externos.
6.75. Los Gerentes y Jefes de Área deberán asegurarse de utilizar los documentos externos
vigentes que estén relacionados con la aplicación de sus procedimientos y políticas. Para ello
deben contar con copia impresa o electrónica de los mismos, o conocer su ubicación para su
consulta.
6.76. El Gerente o Jefe de Área responsable del documento interno deberá dar seguimiento a
los Formatos Externos utilizados en el mismo, para asegurarse de que sean los vigentes.
Seguimiento a los Documentos que integran el Manual de Operación

6.77. El Gerente o Jefe del Área debe dar seguimiento al cumplimiento de los documentos que
integran el Manual de Operación, para asegurar el desempeño del documento.
6.78. Para efecto de solventar observaciones de auditoría de órganos internos o externos

relacionados con el Manual de Operación, el Gerente o Jefe del área deberán informar los
hallazgos al Responsable del Manual de Operación y a más tardar a los tres días hábiles
siguientes de la lectura del informe.
7. RELACIÓN DE ANEXOS
N/A
8. HISTORIAL DE CAMBIOS
Revisión Descripción del Cambio Razón del Cambio Fecha
00 Emisión inicial N/A DD/MM/AAAA



POLÍTICAS
9. LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE POLÍTICAS
Área de ubicación del documento Puesto Responsable
UBICACIÓN AREA PUESTO



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Título: POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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Elaboración y Actualización de los Documentos.

6.3. Los documentos deberán actualizarse:

6.4. Los documentos deberán ser legibles.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

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Elaboró: Revisó: Autorizó:

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Plantilla de Política Código del formato: PO-EKR-01 Revisión del formato: 00

6.13. Evitar en lo posible que sean escritos como una responsabilidad.

6.16. Deberá incluir la Periodicidad de la Política indicando claramente en que tiempo se

6.19. Responsabilidades: En este apartado se describe clara y detalladamente la

Elaboró: Revisó: Autorizó:

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6.22. La “Descripción del Procedimiento” es una descripción en forma de narrativa y en orden

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Nombre: Nombre: Nombre:

Plantilla de Política Código del formato: PO-EKR-01 Revisión del formato: 00

6.25.6. Qué REGISTROS se generan (formatos o reportes en medios electrónicos o impresos)

Elaboración de Descripciones de puestos.

6.27. Departamento o Área Pertinente.

6.28. Reporta a, enlista al personal superior.

6.29. Supervisa a, enlista el personal que tiene a su cargo.

6.30. Objetivo del puesto: Breve descripción de lo que se persigue en el puesto en la

Revisión y Aprobación de los Documentos.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Nombre: Nombre: Nombre:

Plantilla de Política Código del formato: PO-EKR-01 Revisión del formato: 00

6.40. Los catálogos de políticas, procedimientos, descripciones de puesto y formatos serán

Identificación de los Cambios en los Documentos.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Nombre: Nombre: Nombre:

Plantilla de Política Código del formato: PO-EKR-01 Revisión del formato: 00

6.45. Tratándose de formatos emitidos por sistemas de información, el Gerente de Tecnologías

Codificación de los Documentos

Ejemplo: “PL-ASD-01 Control de la Documentación”

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Nombre: Nombre: Nombre:

Plantilla de Política Código del formato: PO-EKR-01 Revisión del formato: 00

Vigencia de los Documentos

Difusión de los Documentos

6.55. El Gerente de Administración es el responsable de la difusión y capacitación del personal

Nombre: Nombre: Nombre:

Plantilla de Política Código del formato: PO-EKR-01 Revisión del formato: 00

6.59. En el caso de formatos preimpresos, el Gerente o Jefe de Área responsable del

6.61. En el caso de formatos electrónicos generados a través de sistemas de información, el

6.63. Cuando se realicen modificaciones en los sistemas de información y éstas afecten

Resguardo, Conservación y Obsolescencia de los Documentos.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Nombre: Nombre: Nombre:

Plantilla de Política Código del formato: PO-EKR-01 Revisión del formato: 00

6.67. El responsable del Manual de Operación deberá resguardar de forma impresa y

6.68. Los documentos electrónicos vigentes y su versión obsoleta anterior deberán

Cancelación de los Documentos.

6.72. El responsable del Manual de Operación deberá resguardar de forma impresa y

6.73. En el caso de formatos electrónicos generados a través de sistemas de información, el

Elaboró: Revisó: Autorizó:

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