Texto Base U3 - Parte 1b

Unidad didáctica
Uso del SECOP II - Parte 1 B

Unidad didáctica
Unidad Didáctica
Escuela Superior de Administración Uso del SECOP II - Parte 1B
Pública ESAP
Director
Autora
Jorge Iván Bula Escobar
Escuela Superior de Administración Pública
Marcela Parra Sánchez
Director
César Augusto Manrique Soacha
Departamento Administrativo de la Funcion
Dirección de Capacitación
Pública
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pedagógico,
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Contenido
Tipología ...................................................................................................................................................................... 4
Objetivo de aprendizaje ........................................................................................................................................ 4
Justificación/Resumen ............................................................................................................................................. 5
1.Uso del SECOP II – parte 1 B ........................................................................................................................... 6
1.1. Configuración de la cuenta de la Entidad ................................................................................................................... 6
1.2. Gestión plan anual de adquisiciones ......................................................................................................................... 45
Glosario ....................................................................................................................................................................... 74
Referencias ................................................................................................................................................................ 76
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Tipología:Profundización
Objetivo de aprendizaje
Identificar las herramientas y usos de la plataforma SECOP II, con el fin de conocer las opciones
y principales procesos de la contratación en línea para utilizar la plataforma correctamente.
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Justificación/Resumen
En la actualidad la gran mayoría de entidades estatales en Colombia deben realizar los procesos
de contratación a través de la plataforma SECOP II. Es por ello que los servidores públicos,
contratistas y ciudadanía en general debe conocer la herramienta a través de la cual se está
realizando la compra publica en Colombia.
Todos los actores involucrados en un proceso de contratación deben conocer el funcionamiento

técnico del SECOP II, para poder realizar las diferentes transacciones de compra pública. Así
mismo, un ciudadano en general debe conocer cómo consultar los procesos de contratación a
través de la herramienta por la cual se realizan las compras con cargo a recursos públicos.
En esta unidad veremos de forma práctica cómo utilizar la plataforma SECOP II, conociendo
todas las opciones de vista pública que tiene la herramienta, opciones del menú de la plataforma,
veremos el registro de usuarios y entidades, cómo configurar la cuenta de la entidad estatal y
cómo gestionar el plan anual de adquisiciones.
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1.Uso del SECOP II – parte 1 B

1.1. Configuración de la cuenta de la
Entidad
Para realizar la configuración de la entidad estatal, se ingresa dando clic en la foto ubicada
en la parte superior izquierda y en las opciones se selecciona “Configuración Entidad Estatal /
Proveedor”. Esta configuración es recomendable sea realizada por el/los usuarios administradores
de la cuenta de la entidad estatal.
Figura 127 Configuración Entidad Estatal.
Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).
Al ingresar se visualizan los formularios para poder realizar la configuración.
Datos de la Entidad Estatal / Proveedor: en este formulario vemos la información de la entidad

estatal, en la fecha de incorporación es la fecha desde que la entidad está registrada en el
SECOP II.
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Figura 128 Datos de la entidad - parte 2.
Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022).
Figura 129 Datos de la entidad - parte 2.
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Nota: Cuando se ingresa con una cuenta de proveedor también se visualiza este mismo formulario.
Se cuentan con dos opciones en la parte superior izquierda para editar la información “Editar
datos resumen” y “Editar datos completos”.
Figura 130 Editar datos resumen – parte 1.
Editar datos resumen: puede cambiar la información general de la entidad estatal.
Nota: Es muy importante que la entidad estatal cargue el logo oficial para que pueda ser
identificada más fácilmente.
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Figura 131 Editar datos resumen – parte 2.
Editar datos completos: por esta opción se puede modificar la información general de la entidad
estatal y se puede modificar el perfil de la entidad estatal que es como la visualizan desde otra
entidad.
Figura 132 Editar datos completos - parte 1.
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Al ingresar se habilita el formulario para modificar la información general y la opción “Datos”

en la parte superior derecha.
Figura 133 Opción datos.
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Al ingresar a esta opción se visualiza el perfil como es vista la entidad estatal al ser consultada
desde otra entidad o proveedor.
Habilitan unas pestañas las cuales se pueden configurar.
En la pestaña “Idioma y hora” se puede configurar el idioma y zona horaria de la cuenta de la

entidad, que todos los usuarios que tenga asociados a la entidad estatal al ingresar a la cuenta
se les habilite el mismo idioma, zona horaria, logo y portada.
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Figura 134 Idioma y hora.
La pestaña “Certificaciones” la entidad estatal puede crear una certificación en su perfil en

SECOP II.
Figura 135 Certificaciones.
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La pestaña “Noticias” entidad puede crear noticias que desee, por ejemplo, noticias respecto a
su entidad.
Figura 136 Noticias.

En la pestaña “Documentos” es donde se encuentran los documentos que fueron cargados al
crear la cuenta en SECOP II, si en algún momento se debe actualizar esta información por esta
opción se puede realizar.
Figura 137 Documentos.
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En la pestaña “Indicadores de negocio” se puede visualizar la entidad estatal en que procesos

ha actuado como proveedor.
Nota: en el perfil del proveedor se listan los procesos en los cuales ha participado.
Figura 138 Indicadores de negocio.
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Áreas de interés: esta opción es para proveedores, para definir sus áreas de interés, como la
entidad tiene doble perfil lo tiene habilitado, pero no es utilizado por las entidades.
Figura 139 Áreas de interés.

Configuración Entidad Estatal / Proveedor: por esta opción se limitan los permisos a los usuarios
que están asociados a la entidad estatal.
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Figura 140 Configuración Entidad Estatal / Proveedor – parte 1.

Al ingresar se puede realizar las siguientes configuraciones:
Figura 141 Configuración entidad estatal - parte 2.
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En “Accesos por unidad de contratación”: recomienda dejarla en “No” para que los
cuando la entidad estatal tiene varias usuarios se puedan familiarizar más fácil con
unidades de contratación (ordenadores la plataforma.
de gasto delegados para contratar) es
recomendable que se configure en la opción Configuración de equipos: se define si para
“Si”. Por ejemplo, las alcaldías tienen varios crear los procesos se deben definir los equipos,
ordenadores de gasto divididas por cada igualmente para el plan de adquisiciones. Es
secretaria, al dividir los usuarios por unidad recomendable que se definan equipos para
de contratación un usuario de la secretaria los procesos y el plan anual de adquisiciones.
de educación no podrá visualizar los procesos
Los equipos son un conjunto de usuarios que
de la secretaria de salud.
van a desarrollar funciones específicas en el
proceso, por ejemplo, el ordenar del gasto, el
En “Personalizar el escritorio”: configura si
jurídico, el supervisor, el técnico, etc.
se le permite al usuario cambiar el diseño del
escritorio, es decisión de los administradores
En esta opción también se definen los usuarios
de la cuenta si se da este permiso, se
que pueden editar los equipos.
Figura 142 Configuración entidad estatal – parte 3.
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Administración de usuarios: en este formulario se administran los usuarios, por esta opción el
administrador de la cuenta: acepta, rechaza o cancela los usuarios que han solicitado acceso a
la entidad estatal.
Se listan los usuarios que han realizado la solicitud de acceso a la entidad estatal.
Figura 143 Administración de usuarios.
En opciones se puede: crear, aceptar, rechazar, cancelar usuarios y revertir rechazo del acceso.
La opción de crear usuario no se recomienda utilizarla, como el usuario es personal e intransferible

es mejor que cada usuario realice su registro.
En Aceptar acceso, lista los usuarios que están pendientes de que la entidad los acepte. Se pueden
seleccionar los usuarios y se selecciona la opción ubicada en la parte superior “Aceptar acceso”
para aceptarlos.
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Figura 144 Aceptar usuarios.
Nota: muchos usuarios pueden solicitar acceso de la entidad, es labor del administrador de la
cuenta controlar que el usuario que está solicitando el acceso si realice procesos de contratación,
por ninguna razón un proveedor debe tener acceso.
En Rechazar Acceso: si el administrador de la cuenta no conoce o identifica el usuario que está

solicitando el acceso como parte de la entidad estatal, puede seleccionarlo y rechazar el acceso.
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Figura 145 Rechazar usuarios.
En Cancelar Acceso: al ingresar se listan todos los usuarios que se han aceptado en la cuenta
de la entidad, por esta opción se cancela el acceso para que un usuario ya no pueda acceder a
la cuenta de la entidad estatal, se cancelan los accesos a usuarios que ya no hacen parte de la
entidad, que por error fueron aceptados o que ya no necesiten realizar procesos en SECOP II.
Nota: al cancelar el acceso, el usuario continúa con su cuenta en SECOP II, esta no se elimina y él
puede continuar ingresando con su cuenta y asociarse a otras entidades, ya no va a ver la cuenta
de la entidad estatal en su perfil.
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Figura 146 Cancelar usuarios.
En revertir rechazo del acceso: si un usuario fue rechazado por error o porque no se identificaba
como parte de la entidad estatal, por esta opción se puede revertir ese rechazo y el usuario
queda en un estado pendiente para desde la opción de “Aceptar acceso” pueda ser aceptado.
Figura 147 Revertir rechazo del acceso.
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Perfiles de usuario: Cuando un usuario es aceptado en SECOP II queda con todos los permisos
sobre la plataforma, por esta razón el administrador debe ingresar por esta opción y asociarle el
perfil correspondiente al usuario.
Figura 148 Perfiles de usuario.
Los perfiles más comunes son el perfil comprador y el perfil administrador, pero cada entidad
puede administrar sus propios perfiles por las opciones.
Al seleccionar la opción crear, la plataforma habilita el formulario con el campo descripción
donde se indica el nombre que se le va a dar al perfil y la plataforma habilita unas plantillas
para crear el perfil, por defecto selecciona “Administrador” la cual tiene todas las opciones de la
plataforma.
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Figura 149 Formulario crear perfil.
Luego de seleccionar la plantilla que más se adapte al perfil, debe delimitar las opciones del
menú inicio y áreas rápidas que va a tener el usuario que pertenezca a este perfil.
Figura 150 Opciones perfil – menú inicio y áreas rápidas.
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Se termina de seleccionar las opciones del perfil y en la opción “asignar a usuarios”, se deben
seleccionar los usuarios que van a pertenecer a él.
Figura 151 Asignar a usuarios.
Nota: Si un usuario administrador se agrega a otro perfil, por ejemplo, comprador, va a perder
los permisos como administrador, y solo otro administrador o radicando un caso de Colombia
Compra Eficiente podría recuperar el perfil administrador.
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Figura 152 Editar perfil.
Al seleccionar la opción Editar de un perfil de usuario, se puede modificar el perfil y si es necesario

agregar un usuario se puede realizar por esta opción.
Dependencias: este formulario no es muy utilizado por las entidades estatales, está diseñado
para que las entidades estatales agreguen las dependencias y puedan agregar subdependencias
y agregar los usuarios, sirve para definir la estructura organizacional de la entidad estatal.
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Figura 153 Dependencias.
Figura 154 Dependencias - detalle.
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Recomendaciones: no está disponible en la plataforma.
Biblioteca de documentos: esta sección fue creada en el SECOP II para que se puedan reutilizar
los documentos, es más funcional para los proveedores, las entidades estatales no utilizan
mucho esta opción ya que por lo regular cada proceso de contratación cuenta con sus propios
documentos y normalmente no se reutilizan.
Figura 155 Biblioteca de documentos.
Todos los documentos que se utilizan en los procesos de contratación se realizan copia y se
guardan en la biblioteca de documentos.
Documentos administrativos: este formulario no es utilizado en la plataforma.
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Figura 156 Documentos administrativos.
Suscripción a notificaciones: por esta opción la entidad estatal puede cambiar el correo definido
para las notificaciones de SECOP II definido en el registro, SECOP II notifica todo lo que
sucede en la plataforma, es recomendable que la entidad cree un correo específico para estas
notificaciones. También se puede configurar por actividades el correo que se debe notificar, pero
en las entidades no es muy utilizado.
Figura 157 Suscripción a notificaciones.
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Flujo de aprobación: por esta opción se pueden crear los flujos de aprobación globales los cuales
se pueden reutilizar en varios procesos de contratación. Por ejemplo, en una entidad se tiene
definido que los que van a firmar electrónicamente los contratos son dos personas, el líder de
contratación y por último el ordenador del gasto, se crea un flujo de aprobación para que sea
reutilizado en todos los procesos de contratación de la entidad.
Figura 158 Flujos de aprobación.
En opciones se cuenta con las opciones para crear, activar, desactivar y borrar un flujo de
aprobación.
Al seleccionar la opción de crear se habilita el formulario respectivo.
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Figura 159 Crear flujo de aprobación.
Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022)
Define el nombre y la descripción del flujo.
Por defecto se habilita la opción para enviar una alerta al responsable del flujo de aprobación,
es recomendable dejarla activo, para que al usuario le llegue una alerta cuando deba realizar
una aprobación.
Agregar el nivel, se define el orden de aprobación, sin orden es cuando se tiene un usuario que va
a aprobar o también si se tienen varios usuarios y con que uno apruebe el flujo se aprueba. Con
orden es cuando se tiene más de un usuario en el flujo de aprobación y se debe definir el orden
en el que se debe firmar por cada usuario.
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Figura 160 Agregar nivel.
Al seleccionar el orden, después se deben agregar las tareas en la opción “Agregar nueva tarea”
Figura 161 Agregar tarea.
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Al seleccionar la opción se habilita el formulario para crear la tarea, se define el nombre y luego
en “Asignado a” se selecciona el usuario.
Figura 162 Formulario tarea.
Se puede seleccionar un usuario, una dependencia o un grupo, si se selecciona un grupo cualquier

persona que pertenezca al grupo puede aprobar, si se selecciona un usuario se puede buscar.
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Figura 163 Seleccionar usuario.

Se puede asignar un tiempo para aprobar, pero esto es informativo, la opción de aprobar no se
bloquea al no cumplir el tiempo, define la prioridad y define si se envía notificación por correo
electrónico.
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Figura 164 Registro tarea.
En tarea suficiente para la aprobación, si es la última tarea que aprueba el flujo se debe dejar la
opción si, de lo contrario se debe dejar en no y agregar las tareas restantes.
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Figura 165 Agregar nueva tarea.
Se agrega la tarea final del flujo.
Figura 166 Tarea final.
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Como es la última tarea que aprueba el flujo se debe dejar la opción “si” en tarea suficiente para
la aprobación.
Nota: si no se define una tarea con la opción “si” en tarea suficiente para la aprobación, el flujo
no va a continuar a la siguiente fase y va a quedar sin aprobarse.
Al tener todas las tareas completas, se da clic en crear al flujo.
Figura 167 Flujo aprobación completo.
Después de crearlo se puede editar y cambiar las personas de las tareas si es necesario y demás
gestiones del flujo por el menú de opciones.
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Figura 168 Gestión flujos.
Nota: Para poder borrar un flujo de aprobación primero debe estar en estado desactivado.
Grupos de usuarios: es la última opción de la configuración de la entidad estatal, se puede

crear los grupos de usuario que van a realizar una tarea especifica, por ejemplo, crear un grupo
para un proceso, con el Técnico, jurídico y supervisor, o si la entidad es pequeña y solo tiene dos
supervisores se puede crear un grupo con los dos, para que siempre estén en los procesos de
contratación y sea el uno el principal y el otro como suplente.
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Figura 169 Grupos de usuarios.
En opciones se puede crear, activar, desactivar y borrar un grupo de usuarios.
Al ingresar a la opción crear se habilita el formulario correspondiente.
Figura 170 Crear grupo de usuario.
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En agregar rol, se agrega el rol que va a realizar en el grupo los usuarios.
Figura 171 Agregar rol.
Después de agregar el rol se pueden agregar los usuarios al rol.
Figura 172 Agregar usuarios al rol.
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Al dar clic en la opción agregar usuarios aparece la opción para buscar el usuario.
Figura 173 Buscar usuario.
Se seleccionan y agregan todos los usuarios necesarios.
Figura 174 Usuarios rol.
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Después de crear un grupo, por opciones se pueden gestionar los grupos de usuarios creados.
Figura 175 Gestión grupos de usuarios.
Unidades de contratación: en el menú Procesos se encuentra el acceso.
Figura 176 Unidades de contratación.
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Al ingresar encontramos las opciones para gestionar las unidades de contratación.
Figura 177 Opciones unidades de contratación.
Si se selecciona la opción crear, carga un por ejemplo, si es un municipio se puede

formulario para poder definir la información crear por cada secretaria.
de la unidad de contratación.
• Tipo: se selecciona el tipo que se identifique
con la unidad de contratación, el campo es
• Referencia: si la entidad estatal tiene
informativo.
definido un código interno para la unidad
de contratación se ingresa, si no se deja
• Dirección: en la lupa aparece el formulario
igual al nombre.
para seleccionar una dirección registrada
anteriormente, o se puede crear una nueva.
• Nombre: se define el nombre de cómo se
va a identificar la unidad de contratación,
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Figura 178 Crear unidad de contratación - parte 1.
por la plataforma. Agrega la modalidad

• Información de contacto: se ingresa la seleccionando la opción “Agregar tipo de
información de contacto. proceso”.
• Contactos adicionales: es opcional, si se
necesita ingresar contactos adicionales se • Configuración de accesos de usuario: si se
pueden ingresar. maneja más de una unidad de contratación
es recomendable dejar la opción en no,
• Tipos de procesos y equipos: es para y seleccionar el grupo de trabajo, o los
limitar a la unidad de contratación que usuarios que pertenezcan a la unidad de
modalidades de contratación puede contratación. Con esto se limita que no
realizar. Si no se selecciona ninguna todos los usuarios tengan acceso a todas
modalidad la unidad de contratación podrá las unidades de contratación.
realizar todas las modalidades ofrecidas
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Después de completar la información se puede dar clic en “crear y volver”.
Nota: las unidades de contratación es una de las configuraciones más importante de la entidad
estatal, para crear un proceso de contratación es necesario asignar una unidad de contratación.
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1.2. Gestión plan anual de

adquisiciones
Antes de crear un plan anual de adquisiciones se debe crear el equipo que va a gestionar el plan
anual, con esto se limita para que solos los usuarios autorizados lo puedan gestionar.
Figura 181 Gestión plan anual de adquisiciones.
Gestionar Plan Anual de Adquisiciones
Crear Crear Publicar el Modificar el Asociar un

Equipo del Plan Anual Plan Anual Plan Anual Proceso al
Plan Anual Plan Anual
Fuente: Parra, M. (2022)
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Para ingresar al plan anual de adquisiciones, se realiza por el menú “Procesos”.
Figura 182 Ingreso al plan anual.
Al ingresar se listan los planes anuales de adquisiciones que ha creado la entidad estatal y cada
uno tiene la opción para modificarlo y ver el detalle.
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Figura 183 Plan anual de adquisiciones.
En opciones se encuentra las opciones para gestionar el plan anual de adquisiciones.
Al ingresar a la opción “Crear equipo” se ingresa a la opción para administrar los equipos.
Figura 184 Administrar equipos.
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Al ingresar se visualizan los equipos que se encuentran creados, en opciones se puede crear,
activar, desactivar o borrar un equipo.
En la opción “Crear equipo de la Entidad Estatal” se habilita el formulario para realizar la creación
del equipo.
Figura 185 Crear equipo.
En nombre ya viene definido “Plan Anual de Adquisiciones”, se puede asignar un nombre de

equipo y descripción.
Definir por defecto: si se define por defecto, cada que se cree un plan anual de adquisiciones
en cada vigencia va a operar el mismo equipo, es recomendable dejarlo en “no” ya que por lo
general las personas van cambiando constantemente en las entidades estatales y pueden que no
sean los mismos en cada vigencia.
¿Todo el equipo o usuarios tienen acceso a todas las funcionalidades?: si se deja en si todos
los usuarios van a tener acceso a todas las funcionalidades, y si se deja en no se habilita el
formulario de “Acceder”.
Al ingresar al formulario “Acceder” visualizamos los usuarios del equipo.
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Figura 186 Formulario Acceder.
Al seleccionar la opción “Agregar grupos de usuarios y perfiles a todos” se agregan los usuarios.
Si ya se tiene un grupo creado se puede agregar.
Nota: si se tiene un grupo de administradores es recomendable que siempre se incorpore en todos

los equipos de procesos y de plan anual de adquisiciones, independiente que el administrador
interactúe en ellos. Esto con el fin de si se necesita algún soporte el administrador pueda acceder.
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Unidad didáctica
Figura 187 Agregar grupos de usuarios.
Al ingresar se listan los grupos de usuarios que se crearon en la configuración de la entidad

estatal.
Por la opción “Crear grupos de usuarios” se puede crear un grupo si no se encuentra creado.
Al seleccionar los grupos se habilitan los permisos para definir si los grupos de usuarios van a
poder ver, leer, editar, crear o tener un control total en las diferentes fases que ofrece el equipo.
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Unidad didáctica
Figura 188 Asignar permisos.
Al ingresar al formulario “Flujo de aprobación” se habilita las fases que ofrece el SECOP II para
configurar los flujos de aprobación, para el caso del plan anual de adquisiciones solo se habilita
una fase para aprobar antes de publicar el plan anual.
Figura 189 Formulario flujo de aprobación.
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Unidad didáctica
Al final del flujo de aprobación se encuentra el botón de opciones para agregar un flujo de
aprobación ya creado previamente desde la configuración de la cuenta de la entidad o para
crear un flujo de aprobación (véase como se crea un flujo en la configuración de la cuenta de la
entidad estatal).
Figura 190 Crear equipo PAA – parte 1.
Al finalizar se da clic en la opción “Crear” y el equipo es creado.
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Unidad didáctica
Figura 191 Crear equipo PAA – parte 2.
Después de tener creado el equipo, se puede crear el plan anual de adquisiciones.
Figura 192 Crear PAA.
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Unidad didáctica
En opciones se da clic en “Crear” y se habilita el módulo plan anual de adquisiciones el cual

contiene tres formularios en la parte izquierda de la pantalla, información general, adquisiciones
planeadas y necesidades adicionales.
Figura 193 Formularios modulo PAA.
El primer formulario para diligenciar es información general el cual se encuentra activado, los
siguientes formularios se encuentran bloqueados y los mismos se activarán luego de diligenciar
el formulario uno.
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Unidad didáctica
Figura 194 Formulario información general.
Se debe seleccionar la vigencia del plan anual, diligenciar la misión y la visión, perspectiva
estratégica de la entidad estatal, después diligenciar la sección de información de contacto
para el plan anual de adquisiciones, seguidamente se deben definir el límite de contratación de
menor cuantía y mínima cuantía que maneja la entidad estatal para esa vigencia. Por último,
se encuentra la sección de equipo y flujo de aprobación para seleccionar el equipo creado
anteriormente el cual se encargará de gestionar el plan anual para la vigencia.
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Unidad didáctica
Figura 195 Guardar PAA.
Después de diligenciar todos los campos debe dar clic en la opción guardar y continuar, el PAA
se crea y se habilitan los siguientes formularios para su diligenciamiento.
Figura 196 PAA creado.
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Unidad didáctica
Luego vamos al siguiente formulario “Adquisiciones planeadas” en donde se encuentran las

opciones:
• Agregar adquisición: donde se puede agregar de forma manual cada adquisición.
• Usar el Excel: donde se puede cargar masivamente las adquisiciones por medio de un archivo
en Excel.
Figura 197 Agregar adquisiciones.
Seleccionando “Agregar adquisición” carga el formulario para poder crear la adquisición.
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Unidad didáctica
Figura 198 Crear adquisición manual.
Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022)
Se diligencia toda la información de la adquisición, se da clic en confirmar y se visualiza la

adquisición.
Figura 199 Adquisición creada.
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Unidad didáctica
Al seleccionar la opción “Usar el excel” se en un archivo separado por comas con

habilitan unas opciones. extensión CSV.
• Descargar plantilla: se usa para descargar • Exportar plantilla: se descarga el formato

el formato ofrecido por la plataforma para de la opción “Descargar plantilla” son
diligenciar las adquisiciones en el mismo incluir las adquisiciones creadas.
y cargarlas posteriormente, en este se
incluyen las adquisiciones que previamente • Cargar adquisiciones: opción para cargar
se hayan creado. el formato con las nuevas adquisiciones.
• Exportar CSV: sirve para exportar las
adquisiciones diligenciadas en esta sección
Figura 200 Opciones usar el Excel.
En la plantilla se encuentra la primera hoja “Adquisiciones” los campos que se deben diligenciar.
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Unidad didáctica
Figura 201 Hoja adquisiciones.
En la segunda hoja “archivo de datos” se encuentra la codificación que se debe utilizar para cada
campo.
Nota: las primeras cuatro filas no pueden ser alteradas ni modificadas y no se deben agregar
columnas ni eliminarlas.
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Unidad didáctica
Figura 202 Hoja archivo de datos.
Nota: sino se utiliza adecuadamente la codificación al cargar el archivo genera errores.
Después de tener el archivo diligenciado con la codificación de cada campo se carga por medio
de la opción Usar el Excel – Cargar adquisiciones.
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Unidad didáctica
Figura 203 Cargar archivo con adquisiciones.
Abre la pantalla para buscar el documento, se busca el archivo en la ruta donde se tenga guardado
y se da clic en abrir.
Figura 204 Cargar documento.
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Unidad didáctica
Se visualiza el documento que se va a cargar, se da clic en la opción Anexar y luego de que el

progreso este en “DOCUMENTO ANEXO” se da clic en cerrar.
Figura 205 Anexar documento.
La plataforma realiza el cargue de la información, si algún campo se encuentra mal codificado o

que esta vació, la plataforma emite el mensaje informando los errores por cada campo.
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Unidad didáctica
Figura 206 Validación documento.
La plataforma carga las adquisiciones, pero quedan incompletas las que tienen errores. Se debe
revisar los errores y ubicarse en el segundo formulario “Adquisiciones planeadas”.
Figura 207 Adquisiciones incompletas.
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Unidad didáctica
Las adquisiciones que están incompletas se cargan al inicio y se identifican con un punto de color
rojo al inicio, y las que se encuentran bien diligenciadas con un punto de color verde.
Nota: cuando se publique el plan anual de adquisiciones se recomienda que deben estar todas
las adquisiciones con el punto en color verde.
Al final de cada adquisición aparece la opción para editar donde se puede completar la
información faltante.
Figura 208 Editar adquisición.
O si se quiere borrar la información que se cargó para corregir las adquisiciones en el archivo se
pueden seleccionar todas las adquisiciones.
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Unidad didáctica
Figura 209 Seleccionar adquisiciones.
Y por opciones dar clic en “Borrar adquisición”, realizar el ajuste al documento y volverlo a cargar.
Figura 210 Borrar adquisición.
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Unidad didáctica
El formulario de “Necesidades adicionales” no es muy utilizado por las entidades estatales,

recordemos que las necesidades adicionales que la entidad estatal tienen para adquirir son las
que aún no cuentan con presupuesto asignado, esto normalmente en Colombia no sucede.
Figura 211 Necesidades adicionales.
La funcionalidad funciona exactamente igual que adquisiciones planeadas, por si se necesita

utilizar.
Al finalizar la edición del plan de adquisiciones, si no se definió flujo de aprobación para el plan
de adquisiciones va a parecer la opción Finalizar y Guardar. Al dar clic en finalizar la plataforma
valida la información y luego muestra el mensaje “PAA terminado con éxito” y habilita la opción
“Publicar” para publicarlo.
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Unidad didáctica
Figura 212 Finalizar PAA.
Nota: la plataforma tiene la opción guardar, esta opción la podemos utilizar en cualquier momento
para guardar los que se lleva hasta el momento, por si es necesario salir de la plataforma o se
cierra el navegador, al volver a ingresar se va a continuar donde estaba la última vez que se
guardó. Es recomendable estar guardando los cambios para no sufrir perdidas de información.
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Unidad didáctica
Si se tiene configurado un flujo de aprobación para el plan anual, que es lo más recomendable,
aparece la opción “Enviar para aprobación” y cada usuario perteneciente al flujo debe realizar
la aprobación.
Figura 213 Enviar aprobación PAA.
Cuando se le da clic en “Enviar para aprobación” la plataforma muestra la lista de los usuarios
que va a aprobar, si la lista esta correcta se debe dar clic en confirmar y al usuario le llega la
notificación para la aprobación.
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Unidad didáctica
Figura 214 Enviar para aprobación.
Si por alguna razón el PAA es rechazado, el PAA vuelve a su estado edición y el usuario que está
realizando la edición debe realizar el ajuste y volverlo a enviar a aprobación.
Cuando ya está aprobado el PAA la plataforma habilita el botón “Publicar” y al darle clic saca un
mensaje “PAA publicado con éxito.
Figura 215 Publicar PAA.
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Unidad didáctica
Luego de ser publicado en su primera versión, el plan anual de adquisiciones puede ser modificado
cuantas veces sea necesario.
Figura 216 Publicación exitosa.
Para editarlo, se ubica en el gestor del plan anual y al final se da clic en la opción “Modificar”.
Nota: el plan anual de adquisiciones debe estar al día con la información real de la entidad
estatal, por esta razón en SECOP II no se tiene límite para realizar las modificaciones al plan
anual de adquisiciones.
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Unidad didáctica
Figura 217 Editar PAA.
Al dar clic en modificar, la plataforma lo que realiza es una copia de la versión que se encuentra
publicada y la crea como “Borrador”, y aparece un formulario adicional “Versiones previas”.
Figura 218 PAA borrador.
72
Unidad didáctica
Se puede realizar las modificaciones que sean necesarias.
Figura 219 Opciones edición.
Después de realizar las respectivas modificaciones al plan anual de adquisiciones se debe publicar
el mismo para evidenciar los cambios realizados.
73
Glosario
Documento electrónico: es la información ge- Mipyme: micro, pequeña y mediana empresa,
nerada, enviada, recibida, almacenada o medida de acuerdo con la ley vigente apli-
comunicada por medios electrónicos, ópti- cable.
cos o similares. (Ley 527 de 1999)
PAA: Plan Anual de Adquisiciones.
Entidad estatal: cada una de las entidades (a)
a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 Plan Anual de adquisiciones: plan general de
de 1993; (b) a las que se refieren los artícu- compras al que se refiere el artículo 74 de
los 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007 y (c) la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al
aquellas entidades que por disposición de la que se refiere la Ley Anual de Presupuesto.
ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley Es un instrumento de planeación contrac-
1150 de 2007, o las normas que las modifi- tual que las entidades estatales deben dili-
quen, aclaren, adicionen o sustituyan. genciar, publicar y actualizar en los térmi-
nos del presente título.
Equipo de trabajo: son los usuarios asociados
a los diferentes procesos de contratación Proceso de contratación: conjunto de actos
que se adelantan a través del SECOP II; y actividades, y su secuencia, adelantadas
éste se encuentra conformado por los usua- por la entidad estatal desde la planeación
rios con rol aprobador, jurídico, técnico, lo- hasta el vencimiento de las garantías de
gístico, supervisor y administradores de la calidad, estabilidad y mantenimiento, o las
plataforma. condiciones de disposición final o recupera-
ción ambiental de las obras o bienes o el
vencimiento del plazo, lo que ocurra más
tarde.
74
Proveedor: cualquier interesado en participar SECOP II: es la nueva versión del SECOP para
en el Sistema de Compra Pública vendien- pasar de la simple publicidad a una plata-
do bienes, obras o servicios a las entidades forma transaccional que permite a compra-
estatales. dores y proveedores realizar el Proceso de
Contratación en línea. Desde su cuenta, las
RFI (Request For Information): es la solicitud entidades estatales (compradores) pueden
que envía una entidad estatal para obtener crear y adjudicar Procesos de Contratación,
información sobre el mercado en la etapa registrar y hacer seguimiento a la ejecución
de planeación de un Proceso de Contrata- contractual. Los Proveedores también pue-
ción. (Colombia Compra Eficiente, s.f.) den tener su propia cuenta, encontrar opor-
tunidades de negocio, hacer seguimiento a
SECOP: Sistema Electrónico para la Contra- los Procesos y enviar observaciones y Ofer-
tación Pública conformado por el conjunto tas. (Colombia Compra Eficiente, s.f.)
de plataformas o soluciones tecnológicas
puestas a disposición del Sistema de Com- SIIF: es el sistema integrado de información
financiera del Ministerio de Hacienda y Crédito
pra Pública por Colombia Compra Eficiente
Público.
o quien haga sus veces. (Colombia Compra
Eficiente, s.f.)
75
Referencias Colombia Compra Eficiente (s.f.). Mipyme.
https://colombiacompra.gov.co/ciudadanos/glosa-
rio/m
Colombia Compra Eficiente (s.f.). SIIF. https://

Colombia Compra Eficiente. (2021, 14 de sep-
colombiacompra.gov.co/ciudadanos/glosario/s
tiembre). SECOPII. [Video]. YouTube. ht-
tps://www.youtube.com/watch?v=Ksn6TTMlDOY
Colombia Compra Eficiente (s.f.). Entidad Es-
tatal. https://colombiacompra.gov.co/ciudadanos/glo-
Colombia Compra Eficiente. (s.f.). Formula-
sario/e
rio de soporte. https://www.colombiacompra.gov.co/
node/21371
Decreto 248 de 2021. (2021, 9 de marzo). Pre-
sidencia de la República de Colombia. https://
Colombia Compra Eficiente. (s.f.). SECOP. ht-
www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.
tps://colombiacompra.gov.co/ciudadanos/glosario/s
php?i=159934
Colombia Compra Eficiente. (s.f.). ¿Qué es

Ley 2022 de 2020. (2022, 22 de julio). Congreso
el SECOP II? https://www.colombiacompra.gov.co/
de la Republica. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
ciudadanos/preguntas-frecuentes/secop-ii#:~:text=El%20 gestornormativo/norma.php?i=136375
SECOP%20II%20es%20la,Proceso%20de%20Contrataci%-
C3%B3n%20en%20l%C3%ADnea Parra Sánchez, M. (2022). Capacitaciones

Secop. [Formación territorial]. Colombia.
Colombia Compra Eficiente (s.f.). Proceso de

Contratación.
danos/glosario/p
https://colombiacompra.gov.co/ciuda-
Material de
Colombia Compra Eficiente (s.f.). RFI: Re- consulta
quest for information. https://colombiacompra. Colombia Compra Eficiente Sitio Web. (2020).
gov.co/ciudadanos/glosario/r Portal Web Colombia Compra Eficiente. https://
www.colombiacompra.gov.co/
Colombia Compra Eficiente (s.f.). Proveedor. Colombia Compra Eficiente. (2013).

Home [Canal
https://colombiacompra.gov.co/ciudadanos/glosario/p YouTube] obtenido de https://www.youtube.com/
channel/UC2pHOdAhZovC5vE7IsuiGbg
76
Unidad didáctica

Texto Base U3 - Parte 1b

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Uso del SECOP II - Parte 1 B

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Objetivo de aprendizaje ........................................................................................................................................ 4

1.Uso del SECOP II – parte 1 B ........................................................................................................................... 6

1.1. Configuración de la cuenta de la Entidad ................................................................................................................... 6

1.2. Gestión plan anual de adquisiciones ......................................................................................................................... 45

Todos los actores involucrados en un proceso de contratación deben conocer el funcionamiento

1.Uso del SECOP II – parte 1 B

Figura 127 Configuración Entidad Estatal.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

Al ingresar se visualizan los formularios para poder realizar la configuración.

Datos de la Entidad Estatal / Proveedor: en este formulario vemos la información de la entidad

Figura 128 Datos de la entidad - parte 2.

Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 129 Datos de la entidad - parte 2.

Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 130 Editar datos resumen – parte 1.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

Editar datos resumen: puede cambiar la información general de la entidad estatal.

Figura 131 Editar datos resumen – parte 2.

Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 132 Editar datos completos - parte 1.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

Al ingresar se habilita el formulario para modificar la información general y la opción “Datos”

Figura 133 Opción datos.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

Habilitan unas pestañas las cuales se pueden configurar.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

En la pestaña “Idioma y hora” se puede configurar el idioma y zona horaria de la cuenta de la

Figura 134 Idioma y hora.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

La pestaña “Certificaciones” la entidad estatal puede crear una certificación en su perfil en

Figura 135 Certificaciones.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 136 Noticias.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 137 Documentos.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

En la pestaña “Indicadores de negocio” se puede visualizar la entidad estatal en que procesos

Figura 138 Indicadores de negocio.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 139 Áreas de interés.

Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 140 Configuración Entidad Estatal / Proveedor – parte 1.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 141 Configuración entidad estatal - parte 2.

Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 142 Configuración entidad estatal – parte 3.

Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 143 Administración de usuarios.

Fuente: elaborado a partir de la página principal Colombia Compra Eficiente (2022).

La opción de crear usuario no se recomienda utilizarla, como el usuario es personal e intransferible

Figura 144 Aceptar usuarios.

Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022).

En Rechazar Acceso: si el administrador de la cuenta no conoce o identifica el usuario que está

Figura 145 Rechazar usuarios.

Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 146 Cancelar usuarios.

Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022).

Figura 147 Revertir rechazo del acceso.

Fuente: tomado de Colombia Compra Eficiente (2022).