Manual Opf 5ta Edición 2023

MINISTERIO DE
EDUCACIÓN
GUATEMALA, C.A.
Manual
Normas Operativas y de Procedimientos Administrativos
y Financieros aplicables a las Organizaciones
de Padres de Familia
Manual
Normas Operativas y de
Procedimientos Administrativos
y Financieros aplicables a las
Organizaciones de Padres de Familia
AUTORIDADES MINISTERIALES
Claudia Patricia Ruíz Casasola de Estrada

Ministra de Educación
Lilian Dinora Pérez López

Viceministra Técnica de Educación
María del Rosario Balcarcel Minchez

Viceministra Administrativa de Educación
Carmelina Espantzay Serech de Rodríguez

Viceministra de Educación Bilingüe e Intercultural
Edna Leticia Portales de Núñez

Viceministra de Educación Extraescolar y Alternativa
Jeannette Bran Cibrian de Cacacho

Directora General de Digepsa
Juan José Hernández Siguantay

Subdirector de Seguimiento y Evaluación de Digepsa
Elaboración: Equipo técnico de Digepsa
Sandra Alvarez
Diseño y Diagramación-Digecur-
© Ministerio de Educación (Mineduc)

Dirección General de Participación Comunitaria y Servicios de Apoyo (Digepsa)
6a calle 1-87 zona 10, Guatemala, C.A. 01010
Teléfono: (502) 2411-9595
https://www.mineduc.gob.gt/DIGEPSA www.mineduc.gob.gt
V Edición
Guatemala, junio 2023
Las imágenes corresponden al banco de recursos del Ministerio de Educación. Este documento se puede
reproducir total o parcialmente, siempre y cuando se cite al Ministerio de Educación (Mineduc) como fuente
de origen y que no sea para usos comerciales.
Manual Normas Operativas y de Procedimientos Administrativos y Financieros aplicables a las Organizaciones de Padres de Familia 2
CONTENIDO
Introducción............................................................................................................................................ 5
Capítulo I .................................................................................................................................................. 7
Organizaciones de Padres de Familia ........................................................................ 8
Anexos .................................................................................................................................................. 10
Capítulo II ................................................................................................................................................. 13
Programas de Apoyo ................................................................................................................ 14
Capítulo III ............................................................................................................................................... 17

Administración y Ejecución de los Programas de Apoyo ........................... 18
Capítulo IV ............................................................................................................................................... 21
Documentos administrativos y contables para las
Organizaciones de Padres de Familia ........................................................................ 22
Anexos .................................................................................................................................................. 24
Capítulo V ................................................................................................................................................ 37
Rendición de cuentas de la ejecución de los programas
de apoyo ............................................................................................................................................. 38
Glosario ...................................................................................................................................................... 40
Anexos ........................................................................................................................................................ 41
33 Manual Normas
Manual Normas Operativas
Operativas yy de
de Procedimientos
Administrativos yy Financieros
Financieros aplicables
aplicables a
a las
las Organizaciones
Organizaciones de
de Padres
Padres de
de Familia
Familia
Manualy Normas
Manual Normas Operativas y de Procedimientos Administrativos operativas,
Financieros procedimientos
aplicables administrativos
a las Organizaciones y financieros
de Padres de Familia 4
Introducción
El Ministerio de Educación, en cumplimiento a su normativa1, establece
la elaboración del Manual de normas operativas y de procedimientos
administrativos y financieros aplicables a las Organizaciones de Padres
de Familia, como una guía para la administración, ejecución y rendición
de cuentas de los aportes que reciben para la atención de los programas
de apoyo en los centros educativos públicos del país.
Los recursos financieros son administrados y ejecutados por las

Organizaciones de Padres de Familia para adquirir productos e insumos
de los siguientes programas de apoyo a la educación: Alimentación
Escolar, Útiles Escolares, Materiales y Recursos de Enseñanza (Valija
Didáctica), Gratuidad de la Educación, Mantenimiento de Edificios
Escolares Públicos y otros programas que se implementen en el futuro,
para apoyar la calidad educativa.
Las dependencias del Mineduc que intervienen en la entrega de

los programas de apoyo son las siguientes: Dirección General de
Participación Comunitaria y Servicios de Apoyo —Digepsa—, Direcciones
Departamentales de Educación —Dideduc2— , y otras direcciones que
apoyan técnica o administrativamente los programas de apoyo, desde
la naturaleza de sus funciones según acuerdo gubernativo3. El presente
manual contiene 5 capítulos, así como los anexos que se consideran
pertinentes.
1. Acuerdo Gubernativo N.º 233-2017 Reglamento de las Organizaciones de Padres de Familia —OPF—. Artículo 21
2. Acuerdo Ministerial N.º 3667-2012 Desconcentrar en las direcciones departamentales de educación la asignación, administrativa,
ejecución y dotación de recursos financieros a los centros educativos públicos para implementar los servicios de apoyo
3. Acuerdo Gubernativo N.º 225-2008 Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Educación
5 Manual
Manual Normas
Normas Operativas
Operativas y
y de
de Procedimientos
Administrativos y
y Financieros
aplicables a
a las
las Organizaciones
Organizaciones de
de Padres
Padres de
de Familia
Familia
Capítulo I

Son agrupaciones comunitarias que se integran
por padres de familia de estudiantes inscritos en el
centro educativo para administrar los programas
de apoyo a la educación. Para su funcionamiento
cuentan con una junta directiva y asamblea general.4
4. Acuerdo Gubernativo N.o 233-2017 Reglamento de las Organizaciones de Padres de Familia OPF. Artículo 6.
7 Manual
Manual Normas
Normas Operativas
Operativas yy de
de Procedimientos
aplicables aa las
las Organizaciones
Organizaciones de
de Padres
Padres de
de Familia
Familia
1. La asamblea general la conforman los padres de los estudiantes inscritos en el centro
educativo. Sus funciones más importantes son:
a. Elegir a su junta directiva.
b. Solicitar el informe anual de actividades a la junta directiva.
c. Solicitar un informe financiero al tesorero de la junta directiva.
d. Entregar a la nueva junta directiva libros y documentos.
2. La junta directiva la integran los padres de familia seleccionados para dirigir la OPF
durante un tiempo establecido. Se conforma con los siguientes cargos:
presidente, tesorero, secretario, vocal I y vocal II.
a. Sus principales funciones son las siguientes:

1. Administrar los recursos destinados para su centro educativo.
2. Rendir cuentas a la asamblea general sobre los fondos ejecutados.
3. Proporcionar información que les sea solicitada.
b. Para ser integrante de una junta directiva de OPF, el padre de familia debe cumplir
con los siguientes requisitos:5
1. Ser guatemalteco
2. Saber leer y escribir
3. Ser padre o madre de familia del estudiante o estudiantes inscritos en el centro
educativo.
4. Estar inscrito en el Renap y contar con DPI.
5. Participar activamente en el centro educativo.
c. Proceso de constitución y legalización de la OPF

1. El director convoca y dirige la reunión.
2. La asamblea general elige a la junta directiva de la OPF.
3. La junta directiva conforma el expediente de constitución.
4. La junta directiva entrega el expediente completo al técnico de servicios de apoyo.
5. El técnico de servicios de apoyo devuelve el expediente a la OPF con resolución
emitida por la Dideduc, para continuar el trámite.
6. El presidente de la OPF inscribe a la organización y a su representante legal en la SAT.
7. El presidente, tesorero y secretario aperturan cuenta monetaria, registran firmas
en un banco del sistema y reciben la consulta no monetaria de la cuenta aperturada.
5. Acuerdo Gubernativo N.o 233-2017 Reglamento de las Organizaciones de Padres de Familia OPF. Artículo 9.
d. Proceso de actualización de la junta directiva de una Organización de Padres de
Familia:
1. El presidente o vocal I convoca a la reunión.

2. Eligen la nueva junta directiva de la OPF.
3. Conforman el expediente de actualización.
4. Entregan el expediente completo al técnico de servicios de apoyo.
5. Devuelven a la OPF el expediente con la resolución emitida para continuar
el trámite.
6. Registran en la SAT al nuevo representante legal.
7. Registran firmas en el banco.
8. Solicitan al banco la consulta no monetaria.
Nota:
• La OPF solicita al técnico de servicios de apoyo, los formatos para la
conformación de los expedientes de constitución y actualización.
• La OPF resguarda una copia de los expedientes tramitados.
e. Proceso de anexión y desanexión de centros educativos públicos: Los centros

educativos públicos pueden anexarse para recibir los programas de apoyo y
separarse cuando cuenten con una OPF propia.
1. Proceso de conformación del expediente de anexión de un centro educativo

público:
i. Solicitud de anexión en formulario PRA-FOR-105.

ii. Exposición de razones de anexión en formulario PRA-FOR-106.
iii. Fotocopias de DPI de los firmantes.
iv. Traslado de expediente a la Dideduc para su trámite.
2. Proceso de desanexión de un centro educativo público:
i. Solicitud de desanexión en formulario PRA-FOR-105.

ii. Exposición de razones de desanexión en formulario PRA-FOR-106.
iii. Fotocopias de DPI de los firmantes.
iv. Traslado de expediente a la Dideduc para su trámite.
9 Manual Normas Operativas y de Procedimientos Administrativos y Financieros aplicables a las Organizaciones de Padres de Familia
Anexos
Conformación de expedientes
para la constitución
de una OPF
Expediente
Documentos Documentos final
SAT Banco Dideduc

1. Certificación del acta 1. DPI del representante legal y 1. Ficha de datos del presidente y
de constitución. demás firmantes. representante legal de la OPF y de los
integrantes de la junta directiva.
2. Certificación del acta de 2. Recibo de agua o luz del
nombramiento del domicilio del representante 2. Fotocopia de la resolución emitida por la
representante legal. legal. Dideduc.
3. Fotocopia de la resolución 3. Certificación del acta 3. Certificación del acta de constitución.

emitida por la Dideduc. de constitución.
4. Certificación del nombramiento del
4. Fotocopia completa y 4. Certificación del acta de representante legal.
legible del documento nombramiento del
personal de identificación representante legal. 5. Fotocopia del DPI de los cinco miembros
DPI del representante de la Junta Directiva.
legal. 5. Copia de la resolución de
la Dideduc. 6. Constancia de inscripción RTU.
6. Fotocopia del RTU de la OPF. 7. Consulta monetaria extendida por el

banco.
V.1.0 06/07/2023
Conformación de expedientes
para actualización de Junta Directiva de OPF
Documentos Documentos Documentos
SAT Banco Dideduc

1. Formulario de actualización. 1. Solicitud de registro de firmas 1. Ficha de datos del presidente y
de los nuevos miembros de la representante legal de la OPF.
2. Certificación del acta de junta directiva.
elección de nueva junta 2. Certificación del acta de elección de
directiva. 2. DPI de los miembros de la junta la nueva junta directiva.
directiva que firman ( presidente,
3. Certificación de secretario y tesorero) 3. Certificación del acta de
nombramiento de nombramiento del representante legal.
representante legal. 3. Recibo de agua o luz del
domicilio del representante legal. 4. Fotocopias completas y legibles del
4. Resolución que reconoce a la DPI de los miembros de la junta
nueva junta directiva de la OPF. 4. Certificación del acta de directiva.
elección de la junta directiva.
5. Fotocopia completa y legible 5. Constancia origina de inscripción de
del Documento Personal de 5. Certificación del acta de RTU.
Identificación, DPI, del nombramiento del representante
representante legal. legal. 6. Consulta no monetaria razanada
por el banco.
6. Resolución que reconoce a la nueva
junta directiva y representante legal.
7. Fotocopia del RTU de la organización

de padres de familia.
V.1.0 06/07/2023
Capítulo II
Programas de Apoyo
Son aportes económicos que el Ministerio de
Educación otorga a las Organizaciones de Padres de
Familia para comprar artículos de la alimentación
escolar, útiles escolares para los estudiantes,
materiales y recursos de enseñanza que utilizan los
docentes, servicios básicos y mantenimiento del
edificio, así como otros que sean creados en apoyo a
la calidad educativa.
13 Manual
Manual Normas
Normas Operativas
Operativas yy de
de Procedimientos
aplicables aa las
las Organizaciones
Organizaciones de
de Padres
Padres de
de Familia
Familia
Programas de apoyo Participación Comunitaria y Servicios de
Apoyo —Digepsa— y la Dirección General
Los programas de apoyo a la educación de Fortalecimiento de la Comunidad
que el Ministerio de Educación traslada a Educativa —Digefoce—, emiten circulares
las Organizaciones de Padres de Familia que incluyen los lineamientos técnicos y
son los siguientes: administrativos para la compra, entrega
y rendición de cuentas de los fondos
1. Programa de Alimentación Escolar: del Programa; con el objetivo de que
El programa tiene como objetivo la alimentación escolar sea variada,
contribuir al crecimiento y desarrollo balanceada y aporte la energía y nutrientes
de los estudiantes, enfocándose en esenciales que los estudiantes necesitan.
el aprendizaje, desarrollo y formación
de hábitos alimentarios saludables, 2. Programa de Dotación de Útiles
a través de acciones de educación Escolares:
alimentaria y nutricional y de la entrega Es el apoyo económico para la compra
de raciones y productos que cubran de materiales necesarios para el
las necesidades nutricionales de los aprendizaje de los estudiantes inscritos
alumnos durante el período escolar; en los centros educativos públicos
dichos alimentos complementan la del país7. La asignación anual por
alimentación del hogar y contribuyen a estudiante y nivel es el siguiente:
satisfacer su dieta diaria.6 La asignación
presupuestaria por estudiante es la • Nivel de Educación Preprimaria y
siguiente: Primaria, área urbana Q50.00
• Nivel de Educación Preprimaria y
• Nivel de Educación Inicial Q.4.00 Primaria, área rural Q55.00
• Nivel de Educación Preprimaria y • Nivel de Educación Media, área
Primaria Q.6.00 urbana y rural Q100.00
• Nivel de Educación Media Q.4.00
3. Programa de Dotación de Materiales y
El Programa de Alimentación Escolar se Recursos de Enseñanza:
otorga actualmente en la modalidad Es la asignación económica anual
de entrega de raciones alimenticias por docente en servicio, contratado
para preparar en el hogar. Dada la por el MINEDUC en los renglones
razón anterior, la Dirección General de presupuestarios 011, 022 y 021 en la
6 Decreto Número 12-2021 Reformas a la Ley de Alimentación Escolar, Decreto Número 16-2017 del Congreso de la República.
7 Acuerdo Ministerial N.º 1234-2019 Reglamento para la entrega de recursos al programa de apoyo denominado útiles escolares, en los centros educativos públicos
del país.
compra de materiales y recursos de deterioro o mejorar las instalaciones
enseñanza (valija didáctica), para el del centro educativo público. Para
desarrollo efectivo de su labor docente. tal efecto, se desarrollan dos tipos de
mantenimientos:
La asignación anual por docente es la a. Mantenimiento preventivo:
siguiente: Permite mantener en buenas
condiciones el edificio escolar.
• Nivel de Educación Preprimaria, b. Mantenimiento correctivo: Permite
Primaria y Media, Q440.00 reparar los daños del edificio por el
uso, los fenómenos naturales o el
4. Programa de Gratuidad de la paso del tiempo10.
Educación:
Este programa9 establece que la 6. Programa Seguro Médico Escolar:
prestación del servicio público de Este programa beneficia a la población
educación es gratuito y fija una estudiantil de los niveles educativos de
asignación anual a cada centro Preprimaria, Primaria y Medio (básico y
educativo público por estudiante diversificado) de las escuelas públicas
inscrito, para cubrir sus necesidades y brinda atención médica y gastos
básicas y suministros para el buen de medicina para enfermedades
funcionamiento del proceso educativo. comunes y accidentes personales. Lo
Los recursos financieros que se anterior, con el objetivo de asegurar su
transfieren son los siguientes: bienestar y desarrollo. Este programa
no es ejecutado por las Organizaciones
• Nivel de Educación Preprimaria y de Padres de Familia, pero la OPF
Primaria Q40.00. sirve de canal comunicativo para dar
• Nivel de Educación Media, Q100.00. a conocer el programa a los padres de
familia de los alumnos inscritos11.
5. Programa de Mantenimiento de
Edificios Escolares Públicos:
Es un apoyo económico que
proporciona el Ministerio de Educación
a las escuelas beneficiadas, que previa
revisión por expertos en el tema,
resuelven que se debe prevenir el
8 Acuerdo Ministerial N.º 1202-2019 emitir el reglamento para la entrega de recursos al programa de apoyo denominado material y recursos de enseñanza (valija
didáctica), en los centros educativos públicos del pais.
9 Acuerdo Gubernativo N.º 226-2008 y Acuerdo Ministerial n.o 3211-2018 Reglamento para la entrega de recursos al Programa de Gratuidad de la Educación.
10. Acuerdo Ministerial N.º 1059-2018 Crear el Programa de Apoyo denominado Mantenimiento de Edificios Escolares Públicos.
11. Acuerdo Gubernativo N.º 44-2020 Crear el Programa de Seguro Médico Escolar.
Capítulo III
Administración y Ejecución de los

Programas de Apoyo
Las organizaciones de padres de familia deben
cumplir con procesos administrativos que garanticen
la eficiencia y transparencia de los recursos que le son
transferidos para los programas de apoyo.
17 Manual
Manual Normas
Normas Operativas
Operativas yy de
de Procedimientos
aplicables aa las
las Organizaciones
Organizaciones de
de Padres
Padres de
de Familia
Familia
Administración y ejecución de los programas de apoyo
1. Proceso administrativo:
a. Estar legalmente constituidos, actualizados y registrados en el Ministerio de

Educación.
b. Contar con una cuenta bancaria monetaria activa a nombre de la OPF.
c. Suscribir convenio para la transferencia de recursos financieros a las Organizaciones
de Padres de Familia de centros educativos públicos ante la Dideduc de su
jurisdicción, para el ciclo escolar correspondiente.
d. Firmar el original y copia del recibo de transferencia de recursos financieros a las
Organizaciones de Padres de Familia.
2. Proceso de planificación de la compra:
a. Consultar en la agencia bancaria de su localidad, que los fondos transferidos por

la Dideduc se encuentren disponibles en la cuenta bancaria aperturada para el
efecto.
b. Planificar conjuntamente con el director y docentes del centro educativo, las

compras e insumos de los programas de alimentación escolar, útiles escolares,
materiales y recursos de enseñanza (valija didáctica), gratuidad de la educación,
mantenimiento de edificios escolares públicos y otros programas que sean
creados por el Mineduc. En lo que corresponde a la planificación del programa
de alimentación escolar, debe participar también la comisión de alimentación
escolar.
c. Seleccionar al proveedor que ofrezca productos de calidad, al mejor precio y que

esté legalmente constituido y registrado ante las instancias correspondientes.
3. Proceso de compra de artículos e insumos:
a. Colocar de forma visible a la comunidad educativa, la información de la opción

de compra seleccionada: nombre del producto, cantidad adquirida, presentación,
precio unitario y precio total por producto, así como el monto total de la entrega
de alimentos.
b. Los materiales educativos a comprar para los programas de útiles escolares y
valija didáctica, serán propuestos por los docentes del centro educativo y la junta
directiva de la OPF. El Ministerio de Educación emite listado de artículos como
sugerencia de las compras a realizar por nivel educativo.
c. Los servicios, artículos y materiales del programa de gratuidad de la educación,

dependerán de las necesidades del centro educativo y será definido por la
organización de padres de familia, el director del centro educativo y docentes.
Debe suscribirse acta de priorización de necesidades para realizar las compras.
d. Los materiales que se utilizarán para el programa de mantenimiento de

centros educativos públicos, serán los necesarios para realizar las reparaciones
identificadas en el diagnóstico que realiza la comunidad educativa.
Nota: Para el Programa de Alimentación Escolar, se debe priorizar la

compra a los agricultores familiares acreditados por el Ministerio de
Agricultura, Ganadería y Alimentación12.
4. La junta directiva de la Organización de Padres de Familia al realizar las

compras de los artículos de los programas de apoyo, debe tomar en cuenta
las siguientes recomendaciones:
a. Comprar los artículos que fueron definidos para cada programa al proveedor
seleccionado por la junta directiva de la OPF y que brindó mejor precio y calidad.
Nota: Ningún colaborar del MINEDUC debe recomendar por amistad o

parentesco al proveedor.
b. Emitir el cheque de la cuenta bancaria de la Organización de Padres de Familia, a

nombre del proveedor y por el monto total de la compra realizada. Nunca olvidar
colocar la frase: «NO NEGOCIABLE», lo cual evitará que se cometan irregularidades
en su cobro.
c. Nunca deben emitirse cheques en blanco.
12 Decreto N.º 16-2017 Ley de Alimentación Escolar. Artículo 15
d. No debe realizar pagos anticipados a los proveedores. Los pagos se realizarán al
recibir los productos a su entera satisfacción.
e. Todas las compras que realicen las Organizaciones de Padres de Familia, deben
ser respaldadas mediante la factura extendida por el proveedor, que deberá
cumplir con los requisitos establecidos por la Superintendencia de Administración
Tributaria -SAT-.
f. La factura que emita el proveedor debe detallar los artículos comprados en

cantidad, marca, peso, precio unitario y precio total.
g. Revisar que los artículos que fueron facturados correspondan a los listados
definidos previamente para cada programa.
h. Revisar que los productos entregados por el proveedor correspondan a la marca,

presentación, contenido y calidad, según lo facturado, tomando en cuenta que
la fecha de vencimiento sea posterior al período de consumo estimado; previo a
pagar.
5. Almacenamiento y entrega de los artículos e insumos de los programas de

apoyo:
a. Los artículos comprados a los proveedores deben almacenarse en un lugar seguro

y libre de contaminación.
b. Planificar la entrega de los programas de apoyo a los beneficiarios, llenando para

el efecto los formularios establecidos.
Capítulo IV
Documentos administrativos y
contables para las Organizaciones de
Padres de Familia
Los siguientes documentos administrativos
contables deben de ser autorizados por la dirección
departamental de educación, para poder ser
utilizados por las Organizaciones de Padres de
Familia, en la ejecución de los Programas de Apoyo.
11. Acuerdo Gubernativo 233-2017. Artículo 14
21
21 Manual Normas
Manual Normas Operativas
Operativas yy de
de Procedimientos
aplicables aa las
las Organizaciones
Organizaciones de
de Padres
Padres de
de Familia
Familia
Documentos administrativos Organización de Padres de Familia
de los estudiantes inscritos del centro
y contables para las educativo, que pueden participar en la
Organizaciones de Padres de asamblea general con plenos derechos.
Familia De acuerdo al régimen de estatutos de
dicha organización, debe actualizarse
1. Libro de Actas: anualmente.
Por otra parte, importante inactivar
Este documento es de utilidad a los padres y madres por razones de
para las Organización de Padres de fallecimiento, migración permanente o
Familia, para hacer constar los hechos cuando sus hijos finalicen sus estudios
relacionados a su administración, o se retiren del establecimiento
ejecución y rendición de cuentas. Es educativo.
de suma importancia mantenerlo
actualizado. El formato que se recomienda utilizar,
debe recoger como mínimo la siguiente
2. Libro de registro de integrantes información de los integrantes activos
de la Organización de Padres de de la organización de padres de familia:
nombre completo del integrante, DPI,
Familia:
profesión u oficio, número de hijos
inscritos, fecha de ingreso y retiro,
Este libro sirve para llevar el registro
firma o huella digital.
de los integrantes que conforman la
3. Libro de caja:
Este documento lleva el registro y

control de los ingresos derivados
de las transferencias que reciben
del Ministerio de Educación, de
conformidad con el convenio suscrito
para un determinado año fiscal y los
egresos o gastos que se realizan con
dichos recursos. El libro de caja puede
ser a folio simple o a folio doble, según
se le facilite el llenado al tesorero de la
organización y debe estar actualizado
en sus registros.
4. Libro Auxiliar de Almacén de presidente y tesorero.
Alimentación Escolar: El secretario puede
tener registrada su
Este libro permite llevar el control de los firma en la institución
artículos comprados y almacenados bancaria para
del Programa de Alimentación Escolar, poder firmar algún
que han sido comprados a proveedores documento en caso
para la preparación de la alimentación de ausencia de alguno
escolar. Debido a las entregas de de los titulares.
raciones alimenticias a los padres de
familia de los estudiantes inscritos en Nota: La chequera debe
el centro educativo, el libro auxiliar estar resguardada por el tesorero de la
de almacén de alimentación escolar junta directiva, ya que forman parte de
queda suspendido temporalmente sus atribuciones el resguardo, custodio
hasta que se elabore la alimentación y manejo interno de los fondos para los
escolar en el centro educativo. programas de apoyo.
Los siguientes documentos contables 2. Estado de Cuenta Bancario:

necesitan estar bajo resguardo de la
Organización de Padres de Familia, para Con el propósito de verificar el saldo
su correcto uso. reportado en el libro de caja, la
Organización de Padres de Familia
1. Chequera: debe solicitar al banco la emisión de un
estado de cuenta bancario, para evitar
Es importante recordar que la junta emitir cheques sin los respectivos
directiva de las Organizaciones de fondos y llevar su saldo del libro de caja
Padres de Familia no debe utilizar debidamente conciliado.
dinero en efectivo, todo debe manejarse
con cheques a través de una cuenta 3. Factura:
bancaria de depósitos monetarios que
se apertura en un banco cercano a la Este documento contable es el único
comunidad. válido para certificar una compra y
debe incluir el detalle de los artículos
Se deben registrar firmas comprados; así como información del
mancomunadas; es decir, que todos lugar, fecha, monto pagado, nombre
los cheques y documentos bancarios de la Organización de Padres de
tendrán validez únicamente si van Familia y su NIT.
firmados conjuntamente por el
Anexos
Ejemplo del Libro de actas:
Acta N.º xx-xx
En la aldea San Nicolás, del municipio de Quezaltepeque, del departamento de Chiquimula,

cuando son las siete horas con treinta minutos del día martes doce de febrero del año dos
mil veintitrés, reunidos en la dirección de la Escuela Oficial Rural Mixta de la comunidad,
las siguientes personas: señor Luis Alberto Ramos González, Presidente; Lucrecia Oliva
Villanueva, Secretaria; Gerardo Aníbal Martínez Álvarez, Tesorero; Andrea del Socorro Ortiz,
Vocal I y Pablo Alejandro Gramajo Pivaral Vocal II, todos integrantes de la organización
de padres de familia, Julia Medrano, Amparo Catalán, Luis Aquino docentes de grado y el
profesor Juan Pedro Macario, director de la escuela, para dejar constancia de lo siguiente:
PRIMERO: El Señor Luis Alberto Ramos, Presidente de la OPF informa que el objeto de
la reunión, es definir en qué se invertirán los fondos del primer desembolso asignados al
programa de gratuidad de la educación. SEGUNDO: De acuerdo a la cantidad de niños
inscritos, la OPF recibió en la cuenta bancaria Q.4,200.00 para el programa, por lo se procedió
a discutir las principales necesidades que tiene la escuela y se determinó que se compraría
productos de limpieza y saneamiento para el establecimiento educativo. Por lo anterior,
la Junta Directiva de la OPF, docentes y director de la escuela toman la decisión de utilizar
los fondos del programa de gratuidad de la educación para la compra de lo siguiente: a) 10
galones de gel antibacterial; b) 10 galones de cloro, c) 10 galones de desinfectante de olor,
y; d) 10 trapeadores de tela. TERCERO: De conformidad con lo acordado, la OPF procederá
a comparar precios y comprar los productos para ser entregados al director de la escuela,
quien se encargará de registrarlos en el libro de almacén del programa de gratuidad de
la educación y entregarlos a donde correspondan. CUARTO: No habiendo más que hacer
constar, se da por finalizada la presente, en el mismo lugar y fecha de su inicio, cuando
son las diez horas con treinta minutos, firmando de conformidad las personas que en ella
intervenimos.
Luis Alberto Ramos González-presidente Lucrecia Oliva Villanueva-secretaria
Gerardo Aníbal Martínez Álvarez-tesorero Andrea del Socorro Ortiz-vocal I
Pablo Alejandro Gramajo-vocal II Julia Medrano-Docente
Amparo Catalán-docente Luis Aquino-docente
Juan Pedro Macario-director

Ejemplo del Libro de registro de integrantes de la Organización de Padres de Familia:
Libro de registro de integrantes de la OPF
Nombre Número
Profesión u Fecha de Fecha Firma o
N.º completo DPI hijos Observaciones
oficio ingreso retiro huella
integrante OPF inscritos
Ejemplo del Libro de caja:
A. Formato libro caja, modalidad simple, un folio:
Libro de caja
Mes de de
Folio N.º 1
Fecha Descripción Parcial Ingreso Egreso Saldo
El registro de información en el libro de caja (modalidad folio simple) queda de la siguiente
forma:
Libro de caja
Mes de enero de 2023
Folio N.º 1
Parcial Ingreso Egreso Saldo
Fecha Descripción
(Q.) (Q.) (Q.) (Q.)
01/01/2023 Saldo inicial 0.00

25/01/2023 Primera transferencia de fondos, según recibo
oficial N.º 5614 de fecha 10/01/23, recibido de
la dirección departamental de educación del
33,000
departamento de Sacatepéquez, correspondiente
a 50 días de alimentación escolar, según N.C.N.º
0000223345
25/01/2023 Única transferencia de fondos, según recibo oficial
N.º 5737 de fecha 10/01/23, recibido de la dirección
departamental de educación del departamento 6,050.00
de Sacatepéquez, correspondiente al programa
de Útiles Escolares, según N.C.N.º 000862155
25/01/2023 Primera transferencia de fondos, según
recibo oficial N.º 5894 de fecha 10/01/23,
recibido de la dirección departamental de
880.00
educación del departamento de Sacatepéquez,
correspondiente al programa de valija didáctica,
según N.C.N.º 00065421
25/01/2023 Primera transferencia (50%) de fondos, según
recibido de la dirección departamental de
2,200.00 42,130.00 42,130.00
educación del departamento de Sacatepéquez,
correspondiente al programa de gratuidad de la
educación, según N.C.N.º 987321.
31/01/2023 Saldo para el siguiente mes 42,130.00
Nombre, firma Sello Vo.Bo. Nombre, firma

Tesorero Presidente
Las compras se efectuarán con los proveedores seleccionados por la junta directiva,
quienes emitieron las facturas correspondientes a los artículos de los programas de apoyo
de la siguiente forma:
Cheque Programas de
Fecha Factura N.º Proveedor Valor Q.
N.º apoyo
08/02/2023 Serie “A” Carlos Felipe Reyes Alimentación

401 13,500.00
N.º 300 Agricultura familiar Escolar
08/02/2023 Serie “B”

402 Mateo Quan 6,050.00 Útiles Escolares
N.º 1345
09/02/2023 Serie “R”

403 Osman Pérez 880.00 Valija Didáctica
N.º 11700
10/02/2023 Serie “TS” Gratuidad de la

404 Emilio René Barrios 2,200.00
N.º 057 Educación
10/02/2023 Serie “C” Juan Calderón Alimentación

406 10,200.00
N.º 390 Agricultura familia Escolar
10/02/2023 Serie “A” Angela Paz Alimentación

407 9,300.00
N.º 68 Abarrotes Escolar
El registro de información en el libro de caja (modalidad folio simple) queda de la siguiente forma:
Libro de caja
Mes de febrero de 2023
Folio N.º 2
Parcial Ingreso Egreso Saldo
Fecha Descripción
(Q.) (Q.) (Q.) (Q.)
01/02/2023 Saldo Inicial del mes de febrero 42,130.00

08/02/2023 Cheque N.º 401, a nombre de Carlos Felipe
Reyes, factura serie “A” N.º 300, por la compra
13,500.00 28,630.00
de productos de la agricultura familiar, para el
programa de alimentación escolar.
08/02/2023 Cheque N.º 402, a nombre de Mateo Quan,
factura serie “B” N.º 1345, por la compra de útiles 6,050.00 22,580.00
escolares.
09/02/2023 Cheque N.º 403, a nombre de Osman Pérez,
factura serie “R” N.º 11700, por la compra de 880.00 21,700.00
artículos para la valija didáctica para 4 docentes.
10/02/2023 Cheque N.º 404, a nombre de Emilio René
Barrios, factura serie “TS” N.º 057, por la compra
2,200.00 19,500.00
de artículos para el programa de gratuidad de la
educación.
10/02/2023 Cheque N.º 406, a nombre de Juan Calderón
Reyes, factura serie “C” N.º 390, por la compra
10,200.00 9,300.00
de productos de la agricultura familiar, para el
10/02/2023 Cheque N.º 407, a nombre de Carlos Felipe
Reyes, factura serie “A” N.º 68, por la compra de
9,300.00 0.00
productos de abarrotes, para el programa de
alimentación escolar.
10/02/2023 Saldo para el siguiente mes 0.00
Antigua Guatemala, Sacatepéquez, 28 de febrero de 2023

Tesorero Presidente
Nota: De esta misma forma deben seguirse registrando las operaciones en el libro en los meses siguientes,
si no, tiene movimiento el mes, se debe colocar en las cantidades valor cero en ingresos y egresos y en la
descripción se debe colocar SIN MOVIMIENTO.
Formato libro caja, modalidad doble folio
Mes de año Sello

Folio N.º 1 DIDEDUC
Folio N.º 1
Ingresos
Egresos
Fecha Descripción Parcial Total
Fecha Descripción Parcial Total
Total egresos del mes

Saldo próximo mes
Total ingresos del mes
Suma igual a ingresos
Lugar y fecha Sacatepéquez,
Lugar y fecha Sacatepéquez,
Sello
Nombre, firma tesorero OPF Vo.Bo. Nombre, firma Presidente OPF
Libro de caja
Mes de enero 2023
Folio N.º 1 Folio N.º 1
Ingresos Egresos
Parcial Total Total
Fecha Descripción Fecha Descripción Parcial
(Q.) (Q.) (Q.)
01/01/2023 Saldo Inicial 0.00

la dirección departamental de educación
33,000.00
del departamento de Sacatepéquez,
correspondiente a 50 días de alimentación
escolar, según N.C. N.º 0000223345
25/01/2023 Única transferencia de fondos, según recibo

6,050.00
correspondiente al programa de Útiles
Escolares, según N.C. N.º 000862155

880.00
correspondiente al programa de valija
didáctica, según N.C. N.º 00065421
25/01/2023 Primera transferencia (50%) de fondos, según

recibido de la dirección departamental
de educación del departamento de 2,200.00 42,130.00
Sacatepéquez, correspondiente al programa
de gratuidad de la educación, según N.C. N.º
987321.
Total egresos
0.00
del mes
Saldo para el
42,130.00
próximo mes
Suma los ingresos 42,130.00 Suma igual a 42,130.00

ingresos
Lugar y fecha Antigua Guatemala, 31 de enero de 2023

Tesorero Presidente
Libro de caja
Mes de febrero 2023
Folio N.º 2 Folio N.º 2
Ingresos Egresos
Parcial Total Total
Fecha Descripción Fecha Descripción Parcial
(Q.) (Q.) (Q.)
01/02/2023 Saldo Inicial Cheque N.º 401, a nombre de Carlos
Felipe Reyes, factura serie “A” N.º
42,130.00 08/02/2023 300, por la compra de productos 13,500.00
de la agricultura familiar, para el
Cheque N.º 402, a nombre de Mateo
08/02/2023 Quan, factura serie “B” N.º 1345, por 6,050.00
la compra de útiles escolares.
Cheque N.º 403, a nombre de Osman
Pérez, factura serie “R” N.º 11700, por
09/02/2023 880.00
la compra de artículos para la valija
didáctica para 4 docentes.
Cheque N.º 404, a nombre de Emilio
René Barrios, factura serie “TS”
10/02/2023 N.º 057, por la compra de artículos 2,200.00
para el programa de gratuidad de la
educación.
Cheque N.º 406, a nombre de Juan
Calderón Reyes, factura serie “C” N.º
10/02/2023 390, por la compra de productos 10,200.00
de la agricultura familiar, para el
Cheque N.º 407, a nombre de Carlos
Felipe Reyes, factura serie “A” N.º
10/02/2023 68, por la compra de productos 9,300.00
de abarrotes, para el programa de
alimentación escolar.
Total egresos del mes 42,130.00
Saldo para el próximo mes 0.00
Suma los 42,130.00 Suma igual a ingresos 42,130.00

ingresos
Lugar y fecha Antigua Guatemala, 28 de febrero de 2023

Tesorero Presidente
Formato del libro auxiliar de almacén de Alimentación Escolar
Operatoria normal
Folio N.º 1
Sello
DIDEDUC
Libro auxiliar de almacén de Alimentación Escolar
Descripción del artículo Unidad de medida
Nombre de
Fecha Descripción Parcial Egreso Saldo Firma
quién recibe
Ejemplo de cheque
Nota: la frase NO NEGOCIABLE, puede ser escrita a mano en forma legible o colocar sello.
Ejemplo de estados de cuenta bancario
Banco
Estado de cuenta monetaria
Oficina: Antigua Guatemala, Sacatepéquez Fecha: 20/02/2023
N.º de cuenta: 3034021641

Organización de Padres de Familia de la Guardianía
Nombre de la cuenta:
el Hato
Dirección: Antigua Guatemala, Sacatepéquez
Página 1
Período: del 01/01/2023 al 28/02/2023
Saldo anterior Q. 0.00
Docto.
Fecha ofic. Descripción operación Débitos Créditos Saldo
N.º
25/01/2023 12 N/CREDITO ACREDITADO POR Q. 33,000.00 Q. 33,000,00
ORDEN DE LA TESORERIA 5614
NACIONAL
25/01/2023 N/CREDITO ACREDITADO POR Q. 6,050.00 Q. 39,050.00

NACIONAL
25/01/2023 N/CREDITO ACREDITADO POR Q. 880.00 Q. 39,930.00

NACIONAL
25/01/2023 N/CREDITO ACREDITADO POR Q. 2,200.00 Q. 42,130.00

NACIONAL
9/02/2023 OPERACIÓN DE CHEQUE Q. 28,630.00

401 Q. 13,500.00
PROPIO

402 Q. 6,050.00
PROPIO

403 Q. 880.00
PROPIO

404 Q. 2,200.00
PROPIO
10/02/2023 OPERACIÓN DE CHEQUE 406 Q. 10,200.00 Q. 9,300.00

PROPIO
10/02/2023 OPERACIÓN DE CHEQUE 407 Q. 9,300.00 Q. 0.00

PROPIO
Factura electrónica:
Capítulo V
Rendición de cuentas de la ejecución

de los programas de apoyo
La junta directiva debe rendir cuentas a la asamblea
general y a las instancias que soliciten información
sobre la ejecución de los recursos recibidos de los
programas de apoyo
37 Manual
ManualNormas
NormasOperativas
Operativasy yde
deProcedimientos
ProcedimientosAdministrativos
Administrativosy yFinancieros
Financierosaplicables
aplicablesa alas
lasOrganizaciones
Organizacionesde
dePadres
Padresde
deFamilia
Familia
Rendición de cuentas de la 1. Identificación del Ministerio
de Educación y Dideduc que
ejecución de los programas de corresponda.
apoyo
2. Identificación de la organización de
a. Informe a la asamblea general: padres de familia y centro educativo
público.
La junta directiva luego de recibir
los recursos de los programas de 3. Información financiera detallada
apoyo y realizadas las compras debidamente firmada según lo
correspondientes, elaborará el informe requerido en el formulario PRA-
de los gastos efectuados el cual FOR-34.
presentará a la asamblea general,
dejando constancia en el libro de 4. Nómina de personal docente y
actas de la OPF por cada transferencia administrativo.
recibida.
5. Estadística actualizada de
b. Murales de transparencia y estudiantes inscritos y asistentes.
rendición de cuentas:
c. Formularios a presentar con la
El objetivo general de los murales de rendición de cuentas ante la
transparencia y rendición de cuentas, Dideduc:
es contribuir a la generación de una
cultura de libre acceso a la información 1. Alimentación escolar: Formulario
pública y de rendición de cuentas sobre PRA-FOR-141 de entrega de la
los recursos humanos, materiales y alimentación escolar y formulario
financieros asignados a los centros PRA- FOR-04 de rendición de
cuentas.
educativos, así como el uso y destino
de los mismos en la búsqueda de la
2. Útiles Escolares: Formulario PRA-
transparencia.13
FOR-02 de entrega de las bolsas
de útiles escolares a los padres de
La información que debe incluirse en los
familia y formulario PRA-FOR-109
murales de transparencia y rendición de
de rendición de cuentas.
cuentas es la siguiente:
13 Acuerdo Ministerial No. 1335-2013 Implementar los murales de transparencia y rendición de cuentas en las dependencias del Ministerio de Educación y los Centros
Educativos Públicos. Artículos 1 y 4.
3. Dotación de materiales y recursos de d. Ordenamiento y conformación de
enseñanza: Formulario PRA-FOR-03 archivo:
de entrega de la valija didáctica a los
docentes y formulario PRA-FOR-110 Las Organizaciones de Padres de
de rendición de cuentas. Familia, deben resguardar y custodiar
en un lugar adecuado y seguro, la
4. Gratuidad de la educación: documentación que respalda los
Formulario PRA-FOR-107 de ingresos recibidos, gastos realizados,
entrega de los productos al director entrega y rendición de cuentas a
del centro educativo y formulario fin de presentarla ante personeros
PRA-FOR-111 de rendición de del Ministerio de Educación o de la
cuentas. Contraloría General de Cuentas cuando
lo requieran.
5. Mantenimiento de edificios
escolares públicos: La junta directiva Los saldos no utilizados de los
de la OPF entrega el material programas de apoyo deben
comprado a la persona que realizará reintegrarse de acuerdo a los
la obra a través de formularios lineamientos del Ministerio de
específicos. Se recibe la obra a Educación.
través de un acta y se rinde cuentas
a la Dideduc.
Glosario
1. Ejecución: realizar la compra de artículos y productos de los programas de apoyo a
beneficio de los estudiantes.
2. Estadística: conjunto de datos numéricos recogidos y clasificados para su

interpretación y análisis.
3. Firmas mancomunadas: las cuentas mancomunadas o conjuntas, tienen su origen

en la necesidad de manejar fondos comunes de una manera segura y transparente,
a través del registro de dos o más firmas.
4. Folio: hoja numerada de un escrito o un libro. También se le llama así a la hoja de

papel de un libro o cuaderno.
5. Infraestructura: el término es utilizado habitualmente para identificar la obra

pública, por haber sido el Estado el encargado de su construcción y mantenimiento.
6. Régimen de Estatutos: es la norma o regla que tiene el valor legal para la

conformación y funcionamiento de las organizaciones.
7. Rendición de cuentas: se llama así a la obligación que tienen los funcionarios o

representantes legales de organizaciones de proporcionar información financiera
concreta, completa y detallada sobre lo realizado en su gestión.
8. Transferencia: operación que realiza el Ministerio de Educación por medio de la

Tesorería del Ministerio de Finanzas Públicas, para trasladar fondos a las cuentas
bancarias de las Organizaciones de Padres de Familia.
9. Transparencia: es el término utilizado para definir a una organización o institución

que basa sus acciones en la correcta administración y ejecución de los fondos que
le fueron asignados o transferidos y en el acceso a la información, datos y archivos
que fundamentan sus inversiones.
Anexos
• Acuerdo Gubernativo N.º 225-2008 Reglamento Orgánico Interno del Ministerio
de Educación.
https://www.mineduc.gob.gt/DIGEPSA/documents/normativas/Acuerdo%20Gubernativo%20226-2008.pdf
• Acuerdo Gubernativo N.o 226-2008 Gratuidad en la educación.

https://www.mineduc.gob.gt/DIGEPSA/documents/normativas/Acuerdo%20Ministerial%20225-2008.pdf
• Acuerdo Ministerial N.º 3667-2012 Desconcentración en las Direcciones

Departamentales de Educación la asignación, administración, ejecución y dotación
de recursos financieros a los centros educativos públicos para implementar los
servicios de apoyo.
• Acuerdo Ministerial N.º 1335-2013 Implementar los murales de transparencia y rendición

de cuentas en las dependencias del Ministerio de Educación y los centros educativos
públicos.
• Decreto N.º 16-2017 Ley de Alimentación Escolar.

https://www.mineduc.gob.gt/DIGEPSA/documents/normativas/Decreto%2016-2017.pdf
• Acuerdo Gubernativo N.º 233-2017 Reglamento de las Organizaciones de Padres

de Familia -OPF-
• Acuerdo Ministerial 1059-2018 Crear el programa de apoyo denominado mantenimiento

de edificios escolares públicos.
• Acuerdo Ministerial N.º 3211-2018 Emitir el reglamento para la entrega de recursos

al programa de gratuidad de la educación.
• Acuerdo Ministerial N.º 1202-2019 Emitir el reglamento para la entrega de recursos al
programa de apoyo denominado materiales y recursos de enseñanza (valija didáctica),
en los centros educativos públicos del país.
• Acuerdo Ministerial N.º 1234-2019 Emitir el reglamento para la entrega de recursos al

programa de apoyo denominado útiles escolares, en los centros educativos públicos
del país.
• Acuerdo Gubernativo N.º 44-2020 Crear el programa de seguro médico escolar

• Decreto N.º 12-2021 Reformas a la ley de alimentación escolar, decreto número 16-2017
del Congreso de la República
https://www.mineduc.gob.gt/DIGEPSA/documents/normativas/Decreto%2012-2021.pdf
Notas
Notas
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www.mineduc.gob.gt Síguenos en: MineducGuate MineducGT

Manual Opf 5ta Edición 2023

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MINISTERIO DE

Claudia Patricia Ruíz Casasola de Estrada

Lilian Dinora Pérez López

María del Rosario Balcarcel Minchez

Carmelina Espantzay Serech de Rodríguez

Edna Leticia Portales de Núñez

Jeannette Bran Cibrian de Cacacho

Juan José Hernández Siguantay

Elaboración: Equipo técnico de Digepsa

© Ministerio de Educación (Mineduc)

Capítulo III ............................................................................................................................................... 17

Los recursos financieros son administrados y ejecutados por las

Las dependencias del Mineduc que intervienen en la entrega de

Organizaciones de Padres de Familia

a. Sus principales funciones son las siguientes:

c. Proceso de constitución y legalización de la OPF

1. El presidente o vocal I convoca a la reunión.

e. Proceso de anexión y desanexión de centros educativos públicos: Los centros

1. Proceso de conformación del expediente de anexión de un centro educativo

i. Solicitud de anexión en formulario PRA-FOR-105.

2. Proceso de desanexión de un centro educativo público:

i. Solicitud de desanexión en formulario PRA-FOR-105.

SAT Banco Dideduc

3. Fotocopia de la resolución 3. Certificación del acta 3. Certificación del acta de constitución.

6. Fotocopia del RTU de la OPF. 7. Consulta monetaria extendida por el

Documentos Documentos Documentos

SAT Banco Dideduc

7. Fotocopia del RTU de la organización

Administración y Ejecución de los

a. Estar legalmente constituidos, actualizados y registrados en el Ministerio de

2. Proceso de planificación de la compra:

a. Consultar en la agencia bancaria de su localidad, que los fondos transferidos por

b. Planificar conjuntamente con el director y docentes del centro educativo, las

c. Seleccionar al proveedor que ofrezca productos de calidad, al mejor precio y que

3. Proceso de compra de artículos e insumos:

a. Colocar de forma visible a la comunidad educativa, la información de la opción

c. Los servicios, artículos y materiales del programa de gratuidad de la educación,

d. Los materiales que se utilizarán para el programa de mantenimiento de

Nota: Para el Programa de Alimentación Escolar, se debe priorizar la

4. La junta directiva de la Organización de Padres de Familia al realizar las

Nota: Ningún colaborar del MINEDUC debe recomendar por amistad o

b. Emitir el cheque de la cuenta bancaria de la Organización de Padres de Familia, a

c. Nunca deben emitirse cheques en blanco.

12 Decreto N.º 16-2017 Ley de Alimentación Escolar. Artículo 15

f. La factura que emita el proveedor debe detallar los artículos comprados en

h. Revisar que los productos entregados por el proveedor correspondan a la marca,

5. Almacenamiento y entrega de los artículos e insumos de los programas de

a. Los artículos comprados a los proveedores deben almacenarse en un lugar seguro

b. Planificar la entrega de los programas de apoyo a los beneficiarios, llenando para

11. Acuerdo Gubernativo 233-2017. Artículo 14

Este documento lleva el registro y

Los siguientes documentos contables 2. Estado de Cuenta Bancario:

Acta N.º xx-xx

En la aldea San Nicolás, del municipio de Quezaltepeque, del departamento de Chiquimula,

Luis Alberto Ramos González-presidente Lucrecia Oliva Villanueva-secretaria

Gerardo Aníbal Martínez Álvarez-tesorero Andrea del Socorro Ortiz-vocal I

Pablo Alejandro Gramajo-vocal II Julia Medrano-Docente

Amparo Catalán-docente Luis Aquino-docente

Juan Pedro Macario-director

Libro de registro de integrantes de la OPF

Ejemplo del Libro de caja:

A. Formato libro caja, modalidad simple, un folio:

Fecha Descripción Parcial Ingreso Egreso Saldo