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Manual de Inventarios

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DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN TOTONICAPAN

MINISTERIO DE EDUCACIÓN GUATEMALA

“MANUAL DE INVENTARIOS” Para Establecimientos Educativos Oficiales del Departamento de Totonicapán

DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN TOTONICAPAN

“MANUAL DE INVENTARIOS” Para Establecimientos Educativos Oficiales del Departamento de Totonicapán

PRESENTACION:
El presente documento tiene como objeto principal ser una guía para indicar cuales son los procedimientos correspondientes en cuanto a ingreso y baja de bienes en posesión y propiedad de los Centros Educativos Oficiales del Departamento, así como mostrar los procedimientos y trámites a seguir en cuanto al manejo de inventarios tomando en cuenta la legislación nacional vigente, para uniformar y estandarizar los procesos administrativos de la materia, y la regularización de los inventarios actuales de los diferentes establecimientos educativos. Se presenta el “Manual de Inventarios” para los establecimientos educativos oficiales del departamento de Totonicapán, esperando que sea una herramienta de consulta y de apoyo al trabajo, en la gestión administrativa que desarrollan los directores de dichos establecimientos, en lo relacionado a adiciones, bajas, traslados y otras operaciones que se originan en el manejo de los bienes muebles propiedad de la administración pública y al servicio de las escuelas públicas del departamento.

INDICE DEL MANUAL DE INVENTARIO

Pág.

1 Objetivo 2 Alcance 3 Cumplimiento 4 Base legal 5 Libro de inventarios 6 Bienes no fungibles 7 Bienes fungibles 8 Ingresos al libro de inventario

1 1 1 1 2 3 3 4

a) Ingreso al libro de inventario, proceso de adquisición por medio de compra directa 4 b) Ingreso al libro de inventario, proceso de donación y/o traspaso 5 9 Bajas de bienes a) Solicitud de baja por robo b) Solicitud de baja por mal estado, destructibles e incinerables c) Otros casos 10 Realización de inventario físico
11 Reportes de inventarios

6 7 9 11 11 12 13

12 Anexo

Dirección Departamental de Educación de Totonicapán Área de Inventario ____________________________________________________________________________________2011

1 OBJETIVO:
Contribuir al fortalecimiento de la gestión administrativa escolar, específicamente en el sistema de inventarios, de esa manera apoyar el desarrollo educativo del departamento a través del fortalecimiento, en materia de mobiliario y equipo.

2 ALCANCE:
Todas las Escuelas e Institutos Oficiales, Rurales y Urbanas, de los diferentes niveles, en la circunscripción departamental.

3 CUMPLIMIENTO:
Los Directores de los establecimientos públicos serán responsables de los trámites a realizar, en atención a las obligaciones administrativas asignadas.

4 BASE LEGAL:
Circular 3-57: Contiene las instrucciones generales sobre la formulación de los inventarios, tiempo a realizarse, registro de alzas y bajas y algunos ejemplos de formatos para trabajar el inventario. Acuerdo gubernativo 217-94: Contiene el reglamento para inventarios para los bienes muebles de la administración pública, así como instrucciones para la baja de los bienes. Decreto legislativo 647: Que contiene instrucciones sobre la formación de los inventarios así como la obligatoriedad de recibir o entregar el cargo de cualquier empleado público mediante revisión y chequeo del inventario físico, de lo cual se rendirá copia a la autoridad inmediata por la vía correspondiente. Decreto 103-97 Derogatoria del 77-95 (CORECHA): El decreto 77-95 dio origen a lo que se conocía como la Comisión Recolectora de Chatarra (CORECHA) la cual se encargaba de recibir todo el desecho ferroso o metálico de cada una de las instituciones del Estado. Con la firma de los acuerdos de paz, esta institución desaparece mediante el Decreto 103-97 que crea una comisión especial conformada por el Ejecutivo que se encargará de la recepción y subasta de los bienes ferrosos al recibirse de las diferentes dependencias del Gobierno.

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Decreto 779-98 Reglamento del decreto 103-97: Este decreto contiene el reglamento del Decreto 103-97 proporcionando los lineamientos generales sobre el procedimiento para la solicitud de baja de materiales o bienes ferrosos, para lo cual se conformarán los expedientes respectivos. Decreto Legislativo número 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo: Contiene delimitación de las funciones de cada uno de los ministerios así como el tiempo máximo estipulado para envío de informes de inventario por parte de cada una de sus dependencias a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas. Leyes conexas Decreto. 89-96 Ley de probidad y de responsabilidades: Descripción de las responsabilidades de los empleados de la Administración Pública así como la guarda y custodia de los bienes que tienen a su cargo. Otras leyes: Código Civil, Penal, Ley de Compras y Contrataciones, etc.

5 LIBRO DE INVENTARIOS
El libro de inventarios es un documento contable en el que cada centro educativo registra con su valor todos los bienes muebles, con los que cuenta, tanto al inicio como al final de cada año. El libro de inventarios debe estar autorizado por el Coordinador Técnico Administrativo o Supervisor Educativo de la escuela, salvo aquellos centros educativos cuyo director sea cuentadante ante la contraloría General de Cuentas, en este caso la Contraloría autoriza dicho libro. El libro de inventarios está bajo la responsabilidad del director, con la supervisión constante del Coordinador Técnico Administrativo, todos los secretarios contadores donde exista este personal, así como directores de los establecimientos educativos deben realizar un inventario de bienes al finalizar el ciclo lectivo, así como enviar las certificaciones respectivas y copias del mismo al Coordinador Técnico Administrativo de su jurisdicción, quien debe de trasladar a la unidad de inventarios de la sección administrativa de la Dirección Departamental. El libro de inventario debe contener el registro de todos los bienes muebles no fungibles de la escuela, valorizados y separados en cuentas y/o secciones que componen la escuela. Los bienes no fungibles generalmente son aquellos que no se deterioran rápidamente.

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6 BIENES NO FUNGIBLES
“Son todos aquellos cuya vida se estima en más de cinco años, o que son menos susceptibles al rápido deterioro y pueden tener cierta durabilidad en cuanto a su existencia”1. Ejemplo de bienes que deben ingresarse al libro de inventarios (Bienes muebles no fungibles):

Maquinaria, Equipo de computación: computadoras, impresoras, Herramientas: azadones, palas, Mobiliario y equipo de oficina: escritorios, mesas, sillas, Mobiliario educativo: pizarrón, Vehículos: motocicletas, carros, Otros*

7 BIENES FUNGIBLES
“Son todos aquellos bienes que pueden ser substituidos fácilmente por otros de la misma especie, calidad, cantidad y valor cuya vida útil se estima menor a dos años o que se deterioren fácilmente”2. Bienes que no deben ingresar al libro de inventarios, sino a un libro auxiliar (libro de fungibles): Útiles de escritorio, (Memorias USB), Cds, disketes, Sacapuntas de metal o plástico, Engrapadoras, Saca grapas, Cubetas, Escobas, Folletos, revistas, libros Otros*

1

Autor Desconocido, “Seminario de sobre manejo de inventario”, Pág. 16 * es necesario que cumpla con los criterios indicados en el concepto. 2 Ibid, Pág. 16 * es necesario que cumpla con los criterios indicados en el concepto.

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8 INGRESOS AL LIBRO DE INVENTARIOS
Toda adición de bienes no fungibles que represente un aumento al activo de la escuela y que ocurra dentro del año, debe agregarse al libro de inventario. El registro debe de realizarse en el momento que ocurra la adquisición de los bienes. La adición o aumento de activos de la escuela puede darse por las siguientes razones: a) Por la compra directa de un bien, b) Donación, c) Traspaso.
a) INGRESO AL LIBRO DE INVENTARIO, PROCESO DE ADQUISICIÓN POR MEDIO DE COMPRA DIRECTA Documentación Necesaria Acta de adquisición, Factura de compra de bienes, Características y series del mobiliario y equipo a ingresar en los casos correspondientes. PASO 1 Clasificación del bien a ingresar Clases de cuentas que existen (para el Ministerio de Educación); a) 1232.03 De oficina y muebles, Subcuentas: a) Equipo de computación y electrónica, b) Maquinas impresoras, c) Muebles de madera, d) Muebles de metal. b) 1232.05 Educacional cultural y recreativo, Subcuentas; a) Equipo microfilm y proyección, b) Equipo de audio, c) Equipo de televisión, d) Equipos fotográficos, e) Equipos musicales, f) Mobiliario educativo. c) 1232.06 De transporte, tracción y elevación, Subcuentas: a) Motocicletas, b) Vehículos pequeños destinados para el campo. d) 1232.07 De comunicaciones Subcuentas; a) Accesorios de telefonía, b) Equipo de radio.

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e) 1237.00 Otros activos fijos Subcuenta; a) Equipos varios de mantenimiento. PASO 2 Se procede a realizar el ingreso en el libro de inventario, por medio de adición, a continuación se presenta una guía

GUÍA PARA LA ADICIÓN
Cant. Saldo anterior Adición por compra Dicha compra fue realizada mediante factura no. XXX De fecha (día) de (mes) del (año) A la Cta. 123X.XX (Nombre de la cuenta) (Subcuenta) XXX (Nombre del bien a ingresar), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), característica (físicas y técnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrónica) * Si se compran más de dos clases de bienes se pueden adicionar en la misma (Subcuenta) XXX (Nombre del bien a ingresar), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), característica (físicas y técnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrónica) Total (nuevo saldo) En vista de lo anterior el inventario de esta dependencia a la fecha queda con un saldo de XXXXXXXXXXXXXXX y XXX centavos (cantidad en letras) Lugar y Fecha.
Q XXX,XXX.xx

(Valor unitario)

(Valor total)

(Valor unitario)

(Valor total) Q XXX,XXX.xx

b) INGRESO AL LIBRO DE INVENTARIO, PROCESO DE DONACIÓN Y/O TRASPASO.
Documentación Necesaria Acta de donación/traspaso, Valor estimado, Características y series del mobiliario y equipo a ingresar en los casos. correspondientes

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PASO 1 Clasificación del bien a ingresar de acuerdo a las cuentas que existen para el Ministerio de Educación y Direcciones Departamentales de Educación, indicadas anteriormente. PASO 2 Se procede a realizar el ingreso en el libro de inventario, por medio de adición, a continuación se presenta una guía

GUÍA PARA LA ADICIÓN
Cant. Saldo anterior Adición por donación Dicha donación consta en acta administrativa no. XX-2010 de fecha (día) de (mes) de (año) A la Cta. 123X.XX (nombre de la cuenta) (Subcuenta) XXX (Nombre del bien a ingresar), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), característica (físicas y técnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrónica) * Si se reciben más de dos clases de bienes se pueden adicionar en la misma. (Subcuenta) XXX (Nombre del bien a ingresar), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), característica (físicas y técnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrónica) Total (nuevo saldo) En vista de lo anterior el inventario de esta dependencia a la fecha queda con un saldo de XXXXXXXXXXXXXXX y XXX centavos (cantidad en letras) Lugar y Fecha
Q XXX,XXX.xx

(Valor unitario)

(Valor total)

(Valor unitario)

(Valor total) Q XXX,XXX.xx

9 BAJAS DE INVENTARIO
Las disminuciones o bajas de inventarios de las escuelas pueden darse por: a) robo, b) mal estado, c) por destrucción e incineración, d) por traslado a otra dependencia del Estado.

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Las escuelas pueden recibir, pero no realizar donaciones a entidades privadas. Aunque es posible realizar traspasos y donaciones a una entidad o escuela pública, lo más conveniente es asesorarse antes de realizar la operación, para estar seguros si procede o no. a) SOLICITUD DE BAJA POR ROBO
Los establecimientos educativos ante un incidente de tal naturaleza inmediatamente darán a conocer a las autoridades correspondientes para que den fe de tal acto delictivo, para tal efecto dar parte a: PASO 1 Comisaría o subestación de la Policía Nacional Civil de la localidad. Ministerio Público para iniciar la investigación correspondiente, o autoridad comunal o municipal que haga constar en acta el hecho, en este caso es necesario posteriormente dar aviso al Ministerio Público y Policía Nacional Civil para su investigación. PASO 2 Suscripción del acta donde se haga constar que bien o bienes fueron robados, identificándolos detalladamente y su valor. PASO 3 Certificación del libro de inventario donde conste el registro de los bienes robados. PASO 4 Cumplido el plazo establecido en ley (6 meses) en cuanto a la investigación del hecho, se procede a solicitar certificación de parte del Ministerio Público o Juzgado correspondiente, donde se haga constar la etapa procesal en que se encuentra y si se logró o no individualizar a los delincuentes o responsables del hecho. PASO 5 Se procede a realizar solicitud, dirigida al Director o Directora Departamental de Educación, pidiendo se proceda a iniciar el trámite de baja por robo. En la solicitud deberá de adjuntarse la siguiente documentación: a) Fotocopia del acta donde conste el robo. b) Certificación del acta. c) Fotocopia del libro de Inventario donde conste el registro del o los bienes robados. d) Certificación del libro de inventario donde conste el registro del o los bienes robados. e) Fotocopia de la denuncia presentada en la Policía o certificación del parte policial extendida por la Policía. f) Fotocopia de la Certificación emitida por el Ministerio Público en cuanto al proceso denunciado, en caso de robos que hayan sido realizados anteriormente, certificación del Juzgado donde se presento la denuncia correspondiente. Articulo 7. Acuerdo Gubernativo No. 217-94 de fecha 11 de mayo de 1994.

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PASO 6 Dicho expediente se presenta en original y duplicado al Coordinador Técnico Administrativo o Supervisor Educativo de su Jurisdicción, quien deberá remitirla al área de inventario de la Dirección Departamental de Educación. PASO 7 El área de inventario se encargará de analizar el expediente y establecer si cumple los requisitos, para continuar su trámite, de lo contrario, devolverá al Coordinador Técnico Administrativo o Supervisor Educativo, para que traslade al Director y subsane o complete los requisitos señalados, resueltos volverán al paso 6. PASO 8 Habiendo cumplido con los requisitos, se providencia y se procede a enviar a Contraloría General de Cuentas donde, seguirá los pasos de ley, Articulo 5. Acuerdo Ministerial 1109-2009 de fecha 23 de junio de 2009. PASO 9 La Dirección Departamental de Educación recibe notificación y resolución de parte de Contraloría General de Cuentas y Departamento de Contabilidad del Estado, quien a su vez notifica al Coordinador Técnico Administrativo o Supervisor Educativo, y éste al Director interesado. PASO 10 Al tener la resolución de parte de Contraloría General de Cuentas, y el Departamento de Contabilidad del Estado, se procede a dar de baja del inventario los bienes indicados.

GUÍA DE BAJA
Cant. Saldo anterior Baja por Robo Dicha baja fue autorizada mediante resolución de Contraloría General de Cuentas (CGC) No. XXX-2010XXX, y resolución de Contabilidad del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas, No. XX-2010 A la Cta. 123X.XX (nombre de la cuenta) (Subcuenta) XX (nombre del bien a dar de baja), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), característica (físicas y técnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrónica) * Si se rebajan más de dos bienes se pueden en la misma (Subcuenta) 0X (Nombre del bien a dar de baja, marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), característica (físicas y técnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrónica)
Q XXX,XXX.xx

(Valor unitario)

(Valor total)

(Valor unitario)

(Valor total)

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Total (nuevo saldo) En vista de lo anterior el inventario de esta dependencia a la fecha queda con un saldo de XXXXXXXXXXXXXXX y XXX centavos (cantidad en letras) Lugar y Fecha

Q XXX,XXX.xx

b) SOLICITUD DE BAJA POR MAL ESTADO, DESTRUCTIBLES E INCINERABLES

PASO 1 Suscribir acta donde se haga constar el mal estado de los bienes muebles detallando sus características y valores. PASO 2 Reunir los siguientes requisitos: 1. Certificación de acta donde se haga constar el mal estado, destructibles3 o incinerables4 de los bienes muebles, detallando sus características y valores. 2. Certificación de registro de inventarios que contenga detalle de características y valores de los bienes objeto de baja. PASO 3 Se procede a realizar solicitud, dirigida al Director o Directora Departamental actual, pidiendo se proceda a iniciar el trámite de baja por mal estado, solicitud en la que deberá de adjuntarse la siguiente documentación. a) Certificación de acta donde se haga constar el mal estado destructibles3 o incinerables4 de los bienes muebles, detallando sus características y valores. b) Certificación de registro de inventarios que contenga detalle de características y valores de los bienes objeto de baja. PASO 4 Dicho expediente se presenta en original y duplicado al Coordinador Técnico Administrativo o Supervisor Educativo de su Jurisdicción, quien deberá remitirla al área de inventario de la Dirección Departamental de Educación.

PASO 5 El área de inventario se encargará de su análisis y establecer si cumple los requisitos, para continuar su trámite, de lo contrario, devolverá al Coordinador Técnico Administrativo o Supervisor Educativo, para que traslade al Director y subsane o complete los requisitos
3

Destructibles son aquellos que son materia sólida, y pueden ser objeto de compresión o como su nombre lo indica destrucción, por ejemplo madera. 4 Incinerables aquellos que se pueden quemar como por ejemplo bienes plásticos. (Aunque dicha normativa es vigente más no positiva, debido a la contaminación que produce su incineración).

9

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señalados, resueltos volverán al paso 4. El Director Departamental después de verificar lo solicitado por medio del personal designado para el efecto, firmará la solicitud de baja y autorizará el seguimiento del trámite. Según Acuerdo Ministerial 1109-2009

PASO 6 Habiendo cumplido con los requisitos, se enviará por medio de oficio dirigido al Director de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas, solicitando que se emita “resolución de baja de bienes por mal estado de consistencia destructible”. La Dirección de Bienes del Estado solicitará la intervención de la Contraloría General de Cuentas para la verificación respectiva, después de lo cual se ordenará la destrucción de dichos bienes suscribiendo acta para el efecto y remitiendo certificación a las instancias correspondientes. Posteriormente Bienes del Estado emite resolución para el registro de baja correspondiente en el libro de inventarios. Artículos 4 y 5 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 PASO 7 La Dirección Departamental de Educación recibe notificación y resolución de parte del Departamento de Bienes del Estado, quien a su vez notifica al Coordinador Técnico Administrativo o Supervisor Educativo, y éste al Director interesado. PASO 8 Al tener la resolución de parte del Departamento de Contabilidad del Estado, se procede a rebajar del inventario los bienes indicados.

GUÍA DE BAJA:
Cant. Saldo anterior Baja por mal estado Dicha baja fue autorizada mediante resolución del Departamento de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas, no. XX-2010 A la Cta. 123X.XX (nombre de la cuenta) (Subcuenta) 0X (Nombre del bien a dar de baja), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), característica (físicas y técnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrónica) * Si se rebajan mas de dos bienes se pueden en la misma (Subcuenta) 0X (Nombre del bien a dar de baja), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), característica (físicas y técnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrónica) Total (nuevo saldo)
Q XXX,XXX.xx

(Valor unitario)

(Valor total)

(Valor unitario)

(Valor total) Q XXX,XXX.xx

10

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En vista de lo anterior el inventario de esta dependencia a la fecha queda con un saldo de XXXXXXXXXXXXXXX y XXX centavos (cantidad en letras)

Lugar y Fecha

c) OTROS CASOS PÉRDIDAS, FALTANTES, EXTRAVÍOS, BIENES FUNGIBLES INGRESADOS EN LIBRO DE ACTIVOS FIJOS, DESASTRES NATURALES Y CASOS NO PREVISTOS. 1. PERDIDAS, FALTANTES Y EXTRAVIOS: En estos casos se responsabilizará al director del establecimiento o a la persona que tenga cargos del bien, y se exigirá la reposición del mismo, siempre que cumpla con las mismas características y valor. Para ello es necesario suscribir acta indicando lo relativo al caso y al bien así como el requerimiento de pago o reposición según corresponda. En el primero de los casos, el valor del bien debe depositarse a cuenta común del Estado. Si se opta por la reposición, el bien deberá ser de idénticas características y calidad. Base Legal: Artículos 7, 8, 9, 10, 11, 21 y 23 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de Inventarios de bienes muebles de la Administración Pública” 2. FALTANTE POR INCENDIOS, INUNDACIONES, DESASTRES NATURALES Y OTRAS EVENTUALIDADES: Para estos casos el director del establecimiento deberá suscribir acta en la que haga constar lo acontecido, detallando los bienes afectados; con certificación del acta deberá dar parte a la policía. Seguidamente presentará solicitud de baja dirigida al Director Departamental, por medio del Coordinador Técnico Administrativo (adjuntando fotocopia del acta, certificación, copia de la denuncia a la Policía, fotocopia del libro de inventario donde aparecen los bienes afectados….) quien remitirá al encargado de inventarios para la continuación del trámite respectivo. 3. BIENES FUNGIBLES: El director de la escuela que tenga ingresado al libro de inventarios bienes fungibles, deberá suscribir acta identificando los bienes fungibles y con certificación de dicha acta, así como del ingreso a dicho inventario, iniciará el trámite remitiendo expediente y solicitud al Director Departamental de Educación por medio del Coordinador Técnico administrativo correspondiente.

10 REALIZACIÓN DE INVENTARIO FISICO
El director del establecimiento deberá realizar el inventario físico correspondiente al finalizar el periodo fiscal, debiendo dejar constancia en el libro con fecha: 31 de diciembre del año cursado.

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11 REPORTE DE INVENTARIO
El director del establecimiento deberá de entregar el FIN 01 Formulario Resumen de Inventario, FIN 02 Formulario Detalle por Cuenta debidamente firmado y sellado, al Coordinador Técnico Administrativo o Supervisor Educativo, en la fecha que se establezca, para que él remita al Área de Inventario, el total de inventarios de su jurisdicción.

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Elaboró: pmbl Revisión: EWZM Autorización: AAME

12 ANEXO

ETAPA 1 PASOS INICIALES PARA TRÁMITE DE BAJA POR:
ROBO

MAL ESTADO

DESASTRES NATURALES

ETAPA 2 SEGUIMIENTO (GENERALIDADES)

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Dirección Departamental de Educación de Totonicapán Área de Inventario ____________________________________________________________________________________2011

Autoridades Educativas Dirección Departamental de Educación Totonicapán Año 2011

Licenciado Aníbal Arizmendy Martínez Escobedo Director Departamental de Educación

Área Administrativa Financiera

Licenciado Apolonio Lorenzo Chamorro Ixcaquic Jefe del Departamento Administrativo Financiero Licenciado Elder Waldemar Zúñiga Morales Jefe Administrativo P.C. Pablo Moisés Baten de León Coordinador de la Unidad de Inventarios

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