Emisión, Recepcion y Despacho de Documentos Administrativos en El Ministerio Público

DOCUMENTO INTERNO GDC/DIR-01
DIRECTIVA Versión: 01
EMISIÓN, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL Página: 1 de 32
MINISTERIO PÚBLICO
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Jennifer
Sofia Elena José Julio
Nombre Changana Pisconte Ramos
Medina Escudero
Gonzáles
Gerente de la
Sub Gerente de Firmado digitalmente por MEDINA
Oficina de
la Oficina de ESCUDERO Sofia Elena FAU Firmado digitalmente por Firmado digitalmente por
Archivo y Gerente General
CHANGANA GONZALES Jennifer
Cargo 20131370301 soft
FAU 20131370301 hard
PISCONTE RAMOS Jose Julio FAU
Archivo y TrámiteFecha: 29.12.2020 17:25:25 -05:00
Motivo: Doy V° B°
Gerente De La Oficina De Archivo Y
20131370301 hard
Trámite Tramite Documentario
Gerente General
Documentario
Motivo: Doy V° B°
Motivo: Doy V° B° Fecha: 29.12.2020 18:12:35 -05:00
Documentario
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos de cumplimento obligatorio para los servidores de los

órganos, unidades orgánicas y otras dependencias del Ministerio Público, para el
desarrollo de una efectiva gestión documental; en la emisión, recepción y despacho de
los documentos administrativos (internos y externos), apoyado en el uso de la Carpeta
Firmado digitalmente por CRUZ
GODO Luis Ambrosio FAU
20131370301 soft
Electrónica Administrativa y el uso de firmas electrónicas (firma digital usando certificados
Gerente De La Oficina General De
Asesoría Jurídica
Motivo: Doy V° B°
digitales u otras modalidades de firmas electrónicas), bajo el lineamiento del Modelo de
Gestión Documental aprobado por la Secretaría de Gobierno Digital (SEGDI), dotando a
esta de celeridad y eficacia en la Institución.
2. ALCANCE
La presente directiva será de aplicación y cumplimiento obligatorio al personal que labora

Firmado digitalmente por BARBA
en los órganos, unidades orgánicas y demás dependencias de la institución.
REBAZA Andres Eduardo FAU
20131370301 soft
Gerente De La Oficina De Sistemas
Motivo: Doy V° B° 3.
Fecha: 29.12.2020 17:30:09 -05:00
DOCUMENTOS NORMATIVOS
3.1
Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales y modificatorias.
3.2
Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y
modificatorias.
3.3 Ley N° 29733, Ley de protección de datos personales.
3.4 Decreto Legislativo N° 052, Ley Orgánica del Ministerio Público y modificatorias.
3.5 Decreto Legislativo N° 681, Dictan normas que regulan el uso de tecnologías
avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto a la
elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos
informáticos en computadoras y modificatorias.
Firmado digitalmente por JESSEN3.6 Decreto Legislativo N° 1246, Decreto Legislativo que aprueba diversas medidas de
VIGIL Mary Del Rosario FAU
20131370301 hard
Gerente Central De Oficina De
simplificación administrativa y modificatorias.
Planificación Y Presupues
Motivo: Doy V° B° 3.7 Decreto Legislativo N° 1310, Decreto Legislativo que aprueba medidas adicionales
de simplificación administrativa y modificatorias.
3.8 Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley Marco
de Modernización de la Gestión del Estado.
3.9 Decreto Supremo N° 052-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Firmas y Certificados Digitales y modificatorias.
3.10 Decreto Supremo N° 009-2009-MINAM, que aprueba Medidas de Ecoeficiencia
Firmado digitalmente por
RODRIGUEZ BOLUARTE DE para el Sector Público y modificatorias.
VILLAR Lucy Graciela FAU
20131370301 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 29.12.2020 17:06:37 -05:00

MINISTERIO PÚBLICO
3.11 Decreto Supremo N° 007-2011-PCM, Decreto Supremo que aprueba la

Metodología de Simplificación Administrativa y establece disposiciones para su
implementación, para la mejora de los procedimientos administrativos y servicios
prestados en exclusividad.
3.12 Decreto Supremo N° 109-2012-PCM, que aprueba la Estrategia para la
Modernización de la Gestión Pública.
3.13 Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública.
3.14 Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, Decreto Supremo que aprueba el Texto Único
Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.15 Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que
aprueba el Modelo de Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N°
1310.
3.16 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control
Interno.
3.17 Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN-J, que aprueba la Directiva N° 006-2019-
AGN-DDPA: “Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las
entidades públicas”.
3.18 Resolución de la Fiscalía de la Nación N° 3409-2012-MP-FN, que aprueba la
Directiva General N° 013-2012-MP-FN “Normas para el Uso de los Canales de
Comunicación y Atención de Requerimientos en el Ministerio Público” y
modificatoria.
3.19 Resolución de la Fiscalía de la Nación N° 4871-2016-MP-FN, que aprueba el
“Manual de Identidad Corporativa del Ministerio Público”.
3.20 Resolución de la Fiscalía de la Nación N° 880-2018-MP-FN, que declara iniciado el
proceso de implementación del Sistema de Gestión Documental – Carpeta
Electrónica Administrativa (CEA).
“Reglamento Interno para el Acceso y Uso de Herramientas y Servicios Informáticos
en el Ministerio Público” N° 001-2018-MP-FN.
Procedimiento de “Elaboración y Control de la Información Documentaria de
Procesos en el Ministerio Público - Fiscalía de la Nación”, en su versión 02 y
modificatoria.
3.23 Resolución de la Fiscalía de la Nación N° 733-2020-MP-FN, que aprueba la
Implementación progresiva de mesa de partes electrónica y módulo de citas
fiscales.
3.24 Resolución de la Fiscalía de la Nación N° 1139-2020-MP-FN, que aprueba el Texto
Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio Público con
enfoque de Gestión por Resultados.
3.25 Resolución de la Gerencia General N° 264-2010-MP-FN-GG, que aprueba el
“Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Archivo y Trámite
Documentario”.
3.26 Resolución de la Gerencia General N° 189-2018-MP-FN-GG, que aprueba los
Manuales: “Manual de Usuario: Módulo de Documentos” y el “Manual de Usuario:
Módulo de Mesa de Partes”.

MINISTERIO PÚBLICO
4. RESPONSABLES
4.1 OFICINA DE ARCHIVO Y TRÁMITE DOCUMENTARIO, es responsable de

organizar, coordinar, ejecutar, uniformizar y evaluar la gestión documental. Además,
del seguimiento de la aplicación de la presente Directiva, así como brindar asistencia
técnica a las unidades de organización de la entidad en relación al desarrollo de esta.
4.2 OFICINA GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN, es responsable del

mantenimiento (correctivo o evolutivo) y del despliegue de la Carpeta Electrónica
Administrativa u otras herramientas tecnológicas que permitan optimizar la gestión
documental.
4.3 OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL, es responsable de difundir la Directiva

aprobada a través de la página Web de la Institución, así como en la Intranet.
4.4 OFICINA GENERAL DE POTENCIAL HUMANO, es responsable de incorporar en la

inducción del personal la presente Directiva, además, de incorporar en el Plan de
Desarrollo de Personas; cursos, capacitaciones o talleres referentes a los
componentes del Modelo de Gestión Documental, previa coordinación con la Oficina
de Archivo y Trámite Documentario, la Escuela del Ministerio Público y la Oficina
General Tecnologías de la Información.
4.5 DE LOS ÓRGANOS, UNIDADES ORGÁNICAS, COMITÉS, EQUIPOS DE TRABAJO

O SIMILARES, Y SERVIDORES del Ministerio Público, son responsables del
cumplimiento de lo aprobado en la presente Directiva.
El incumplimiento de la presente directiva genera responsabilidad administrativa

disciplinaria conforme a las disposiciones establecidas en la Ley N° 30057, Ley del
Servicio Civil y su Reglamento General aprobado por el Decreto Supremo N° 040-2014-
PCM; sin perjuicio de otras responsabilidades que deriven de la aplicación de la
normativa vigente.
5. DISPOSICIONES
5.1 DISPOSICIONES GENERALES
5.1.1 El proceso de Trámite documentario en el Ministerio Público comprende la

emisión, recepción y despacho de los documentos que son presentados o
generados en la entidad.
5.1.2 El proceso de Trámite Documentario en el Ministerio Público se realiza

apoyado en la herramienta informática denominada: Carpeta Electrónica
Administrativa, con el uso de firmas electrónicas (firma digital usando
certificados digitales u otras modalidades de firmas electrónicas). Dicha
herramienta es de uso exclusivo y obligatorio de las unidades de
organización del Ministerio Público.

MINISTERIO PÚBLICO
5.1.3 El Ministerio Público, adoptará acciones para garantizar la trazabilidad,

disponibilidad, fiabilidad, autenticidad y conservación de los documentos
(impresos o electrónicos) durante su ciclo vital.
5.1.4 El acceso a la Carpeta Electrónica Administrativa, será asignado según el

perfil del usuario requerido por los empleados de confianza a cargo de las
unidades de organización del Ministerio Público.
5.1.5 El ingreso o recepción de documentos al Ministerio Público, se canaliza en

principio a través de la Mesa de Partes o para el caso de los Proveedores
cuando corresponda mediante la Carpeta Electrónica Administrativa
Proveedores, por el cual se realizará la derivación de los mismos a los
destinatarios (unidades de organización) respectivos. Es responsabilidad del
responsable de la unidad de organización (destinatario) evaluar si el referido
documento corresponde a ser atendido por esta, de lo contrario está en la
obligación de derivarlo a la unidad de organización que corresponda.
5.1.6 Todo documento electrónico generado por los servidores, empleados de

confianza o fiscales de las unidades de organización pertenecientes al
Ministerio Público, pueden ser aprobados explícitamente con su firma
electrónica o simplemente tramitados mediante la Carpeta Electrónica
Administrativa por sus respectivos responsables. En la Carpeta Electrónica
Administrativa los servidores, empleados de confianza o fiscales
técnicamente pueden emitir y derivar directamente documentos a otras
unidades de organización pertenecientes al Ministerio Público, la etiqueta
recomienda poner en copia a su superior.
5.1.7 Los documentos electrónicos generados a través de la Carpeta Electrónica

Administrativa forman parte del acervo documental del Ministerio Público.
5.1.8 La distribución o despacho de documentos en soporte físico a través del

Servicio de Mensajería Local o Nacional serán canalizados a través de la
Oficina de Archivo y Trámite Documentario del Ministerio Público.
5.1.9 La gestión documental deberá ser eficiente y efectiva, procurando la

reducción o eliminación del uso de papel en la comunicación interna y
externa, adoptando buenas prácticas que hagan dinámica las
comunicaciones en beneficio de todo administrado o usuario en el Ministerio
Público.
5.1.10 El empleado de confianza o servidor debe firmar los documentos generados

en la Carpeta Electrónica Administrativa, siguiendo los siguientes pasos:
 Ejecutar la función de firma electrónica en la opción correspondiente de la

Carpeta Electrónica Administrativa, luego de haber culminado la
elaboración del documento a emitir.
 Para modalidad de firma digital, seleccionar el certificado digital de firma,
el cual tiene que estar instalado en la computadora e ingresar la

MINISTERIO PÚBLICO
contraseña (PIN) de protección de acceso privada de su certificado digital

de firma. Es responsabilidad del empleado de confianza la custodia
adecuada de sus credenciales de acceso, considerando los aspectos de
seguridad de la información.
 Verificar la imagen que representa a la firma digital en el documento,
confirmando la información correspondiente de quien la genero y la fecha
y hora en que fueron generados.
5.1.11 Los documentos firmados electrónicamente, deben ser cargados en el

repositorio de documentos electrónicos de la Carpeta Electrónica
Administrativa, lo cual garantiza la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de dichos documentos.
5.1.12 En caso de que el documento requiera vistos buenos, estos serán incluidos
también de forma digital.
5.1.13 Todo empleado de confianza o servidor que emite o dirige un documento,

dentro de sus funciones en las unidades de organización será el encargado
de colocar la prioridad y el plazo de su atención en la Carpeta Electrónica
Administrativa.
5.1.14 El Ministerio Público de conformidad con las Políticas de Estado, de

fomentar la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres, promueve
la utilización del lenguaje sensible al género o lenguaje inclusivo en la
expresión verbal y la redacción escrita de todo tipo de comunicación y
documentos escritos normalizados que se emitan o utilicen en los distintos
niveles de la entidad.
5.1.15 Para el despacho de documentos emitidos y los documentos digitalizados

desde mesa de partes o las unidades de organización se empleará la
Carpeta Electrónica Administrativa, solo en casos excepcionales el
despacho se hará de forma convencional con el uso del soporte físico,
según lo descrito en el numeral 5.2.3 de la presente directiva.
5.1.16 Los expedientes electrónicos que adicionalmente a su trámite, a través de la

Carpeta Electrónica Administrativa, deban coexistir con el expediente en
físico, deberá cumplir de forma obligatoria con lo siguiente:
 Los documentos que se emiten en la Carpeta Electrónica Administrativa,

deben estar completos, es decir, si se deben adjuntar anexos estos
deben estar completamente escaneados e incorporados al expediente
electrónico en la referida herramienta informática.
 El documento en todos los casos debe estar firmado electrónicamente
por el que lo emite.
 Deberá existir coincidencia del documento electrónico generado en la
Carpeta Electrónica Administrativa, con el documento que va en físico
(respeto a la integridad del documento), se incluirán anexos,
antecedentes, etc., sin excepciones.

MINISTERIO PÚBLICO
 El documento que se remita en físico deberá estar foliado.
5.2 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
5.2.1 PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE DOCUMENTOS.
5.2.1.1 Las unidades de organización en las comunicaciones internas y

externas, deberán generar documentos en formato electrónico a
través de la Carpeta Electrónica Administrativa, respetando los
siguientes principios:
 Legalidad. - Los documentos emitidos deben respetar las

disposiciones y derechos contenidos en la Constitución Política,
las leyes, los reglamentos y las normas administrativas de
interés particular o general.
 Veracidad. - Los documentos emitidos deben responder a la
verdad de los hechos afirmados en ellos.
 Verdad Material. - Los documentos emitidos deben
corresponder a los hechos que sustentan su contenido, debiendo
adoptar las medidas probatorias necesarias.
 Oportunidad. - Los documentos deben emitirse dentro del plazo
asignado por la unidad de organización que requiere la
información o el señalado por la normatividad vigente,
procurando una emisión pronta y oportuna.
 Confiabilidad. - La información contenida en los documentos
emitidos debe presumir la buena fe.
 Suficiencia de la información. - La información contenida en
los documentos emitidos debe ser necesaria, precisa, no
abundante y que atienda directamente el motivo por el cual fue
requerida o que sustente debidamente el pedido que se formula.
 Conducta documental. - La redacción empleada en los
documentos emitidos deben guardar el debido respeto al
destinatario interno o externo.
 Uniformidad. - Los documentos emitidos, deben mantener un
criterio uniforme en su forma, presentación, redacción y estilo,
primando sobre el criterio de originalidad.
5.2.1.2 Cada documento emitido por las unidades de organización deberá

poseer las siguientes características:
 Uso de firma electrónica. - Los documentos electrónicos

emitidos deben ser firmados electrónicamente por el emisor,
pudiendo hacer uso de las credenciales electrónicas de la
Carpeta Electrónica Administrativa, el mismo que cumple la
función de autorizar el acceso vinculando al emisor autenticado
con su rol, cargo y dependencia dentro de la entidad. Asimismo,

MINISTERIO PÚBLICO
podrán utilizar el Documento Nacional de Identidad Electrónico

(DNIe) para la firma electrónica de los documentos.
 Autenticidad. - Los documentos emitidos garantizan que han
sido creados y enviados por los servidores y empleados de
confianza autorizados y autenticados en la Carpeta Electrónica
Administrativa, en la fecha y hora que se indica.
 Fiabilidad. - Los documentos emitidos dan crédito de su
contenido siendo la representación fidedigna de operaciones,
actividades o hechos que estos afirman o ilustran y que pueden
ser susceptibles de ser utilizados para comprobar algo en el
curso de las operaciones o actividades subsecuentes.
 Confidencialidad. - La información contenida en los
documentos emitidos por las unidades de organización, solo
podrán ser de acceso para aquellos usuarios que cuenten con la
respectiva autorización dentro de sus funciones encargadas.
 Integridad. - Los documentos emitidos deben mantenerse
completo e inalterables. De ser necesaria su impresión, estos no
deberán ser modificados.
 Disponibilidad. - Los documentos emitidos estarán disponibles
para consultas de acuerdo con el nivel de acceso autorizado
para el usuario en la Carpeta Electrónica Administrativa,
herramienta que permite el registro de metadatos que se asocian
a un documento emitido, facilitando de esta manera la fácil
ubicación, disponibilidad, recuperación y trazabilidad de estos.
 Uniformidad. - Las características de los documentos remitidos
a través de la Carpeta Electrónica Administrativa, conforme a los
formatos preexistentes en dicha herramienta informática, tanto
para los documentos escritos internos como externos.
 Trazabilidad: Los documentos emitidos deberán respetar la
trazabilidad de los expedientes, dando respuesta a los
documentos en la Carpeta Electrónica Administrativa. Asimismo,
deberán referenciar a los antecedentes que correspondan en la
referida herramienta informática, para que se mantenga la
congruencia en la emisión de los documentos.
5.2.1.3 Las unidades de organización deberán generar o producir

documentos que serán correlativos y automáticos cuando se
registren en la Carpeta Electrónica Administrativa, generando el
número de expediente interno que también es correlativo, el cual se
visualizará en la Carpeta Electrónica Administrativa.
5.2.1.4 Los Asistentes de las unidades de organización o quien haga sus

veces en la Sede Central o Distritos Fiscales, a cargo del registro
de los documentos emitidos por las unidades de organización,
deberán colocar toda la información requerida en los campos del
módulo de emisión de documentos en la Carpeta Electrónica
Administrativa.

MINISTERIO PÚBLICO
5.2.1.5 Los Asistentes de las unidades de organización o quien haga sus

veces en la Sede Central o Distritos Fiscales, vincularán el
documento generado o producido con el documento al que se da
respuesta en la Carpeta Electrónica Administrativa, por lo que no
deberán generar números de expedientes correlativos internos
adicionales.
5.2.1.6 Las coordinaciones entre los servidores o entre un servidor y su par

en otra entidad, deben realizarse directamente mediante correo
electrónico institucional, vía telefónica o verbalmente. Para fines
oficiales, deberá generarse documentación oficial, los cuales deben
ser únicamente emitidos por los titulares de las unidades de
organización de la Sede Central o Distritos Fiscales en el marco del
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y por las
instancias de trabajo que autorizan la emisión de documentos
externos. Es necesario precisar, que los emisores que no están
autorizados no deben generar documentación con sus propias
siglas si no están establecidas en la Carpeta Electrónica
Administrativa, ni emitir documento externo.
5.2.1.7 Las Asistentes de las unidades de organización o quien haga sus

veces en la Sede Central o Distritos Fiscales, deberán tener
presente que el asunto del documento deberá evitar frases como “lo
mencionado”, “lo que se indica”, “varios” o similares, a fin de no
obstaculizar el registro y búsqueda de los documentos por su
asunto.
5.2.1.8 La Oficina de Archivo y Trámite Documentario, será la responsable

de cualquier ajuste a las especificaciones técnicas y medidas de los
tipos de documentos existentes tanto como para la Sede Central
como en los Distritos Fiscales.
5.2.1.9 Todo documento emitido por las unidades de organización del

Ministerio Público, deberán tener las siguientes formalidades en la
presentación:
 Regla de expediente único: Cada documento emitido deberá

referirse a un solo asunto con la finalidad de facilitar su trámite y
su adecuado archivamiento formando series documentales.
 Ortografía y gramática: La redacción debe guardar las normas
de ortografía y las reglas gramaticales, de manera estricta.
 Estilo: El estilo del texto debe ser siempre cortés y respetuoso.
 Citas Textuales: Las citas se escribirán en letra cursiva y
encerrada entre comillas, siempre mencionando la autoría.

MINISTERIO PÚBLICO
 Cuadros y Citas estadísticas: Los cuadros que contenga en

todo o en parte información numérica cierta y las cifras
estadísticas incluirán una leyenda al pie del documento
elaborado, donde se incluirá la fuente de la información y la
fecha en que esta se dio a conocer. Podrá incluirse en caso la
fuente sea institucional a la unidad de organización que estuvo a
cargo de su elaboración.
 Fotografías: Cuando dentro de un documento se inserte
fotografías o imágenes se debe incluir una leyenda en la parte
superior que indique el nombre de la persona que tomo la
fotografía, de que fuente se obtuvo la imagen o si esta es
institucional, lo que constituye la fuente, así como la fecha en
que la imagen fue captada o publicada, en caso la fuente sea
externa. La fotografía o imágenes podrán también incluir una
leyenda al pie del documento elaborado que resuma
ejecutivamente su contenido. Cuando se trate de menores de
edad o personas que debe protegerse su identidad, la foto debe
distorsionarse.
 Mención a documentos recibidos, emitidos o publicados:
Cuando se mencione un documento recibido, emitido o
publicado, como es el caso de los documentos que forman parte
de los antecedentes (informes, oficios, cartas y otros) de un
expediente, de un documento recibido de fuente externa o el
caso de las leyes, o sus reglamentos, deberá incluirse al lado del
documento citado la fecha en que este fue emitido.
 Numeración de páginas: En los casos en que se estime
necesario, se debe incluir a partir de la segunda página, en la
parte derecha superior o inferior de los documentos con dos o
más páginas.
5.2.1.10 Las unidades de organización deberán cumplir con las formalidades

en la redacción, como tipo y tamaño de letras establecidos en la
Carpeta Electrónica Administrativa, encabezados de página,
denominación y numeración de documento, destinatario y destino,
asunto, saludo, cuerpo, firma y post firma o anexos.
5.2.1.11 La información contenida en los documentos emitidos por las

unidades de organización en la Carpeta Electrónica Administrativa,
solo podrán ser de acceso para aquellos usuarios que cuenten con
la respectiva autorización en el marco de sus funciones o
competencias.
5.2.2 PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS.


MINISTERIO PÚBLICO
5.2.2.1 La Recepción se inicia con el ingreso de documentos al Ministerio

Público y consiste en la admisión de los mismos a través de la
Mesa de Partes de la Sede Central o Distritos Fiscales, o por la
producción (emisión) de documentos desde las unidades de
organización hacia otras similares o para el caso de los
Proveedores cuando corresponda, mediante la Carpeta Electrónica
Administrativa Proveedores; los documentos se clasifican en:
 Documento externo: Documento proveniente de personas

naturales o jurídicas, públicas o privadas, organismos públicos y
empresas del Estado, así como de organismos internacionales
que ingresan por la Mesa de Partes de la Sede Central o
Distritos Fiscales (en forma presencial o digital). Asimismo,
podemos encontrar dentro de esta clasificación a los
documentos provenientes de los administrados, cuyo trámite se
encuentra regulado en el Texto Único de Procedimientos
Administrativos (TUPA) del Ministerio Público. Dichos
documentos podrán gestionarse en soporte físico y/o electrónico.
 Documento interno: Documento generado por las unidades de
organización del Ministerio Público, para iniciar y/o continuar
algún trámite (incluyendo los de tipo electrónico) y que pueden
ser remitidos por plataformas digitales, a través de la Carpeta
Electrónica Administrativa y en caso de ser realizada por soporte
físico, esta será a través del servicio de mensajería de la Oficina
de Archivo y Trámite Documentario o quien haga sus veces en
los Distritos Fiscales.
5.2.2.2 Para la recepción de documentos se empleará la Carpeta

Electrónica Administrativa y adicionalmente en soporte físico a
través de la Mesa de Partes de la Sede Central o Distritos Fiscales,
cuando corresponda.
5.2.2.3 Los documentos que ingresen por la Mesa de Partes de la Sede

Central o Distritos Fiscales los días sábados, domingos o feriados,
se deberá considerar el ingreso el primer día hábil a la fecha de
presentación.
5.2.2.4 El personal de la Mesa de Partes de la Sede Central o Distritos

Fiscales está a cargo de la recepción de los documentos en soporte
físicos que ingresan al Ministerio Público, por ende, deberá registrar
los datos del documento, escanearlo y subir el mismo en la Carpeta
Electrónica Administrativa, para que puedan ser visualizados
durante todo su trámite, lo que permitirá llevar un control y
seguimiento de su trazabilidad.

Fiscales no recibirán documentos de índole personal; como tarjetas,
invitaciones, reportes bancarios, notificaciones personales y otros

MINISTERIO PÚBLICO
similares, con excepción de las invitaciones institucionales dirigidas

a él/la Fiscal de la Nación, a él/la Secretaria (o) General, el/la
Gerente General, empleados de confianza a cargo de las unidades
de organización o Fiscales de los Distritos Fiscales.

Fiscales deberá abrir todo sobre o valija que contenga documentos
oficiales y estén dirigidos a unidades de organización, para su
registro a través de la Carpeta Electrónica Administrativa, a
excepción de la documentación que tenga la clasificación de
reservada, secreta o confidencial.

Fiscales, al momento de la recepción de sobres cerrados que por
su naturaleza y contenido se clasifiquen o contengan la indicación
de “CONFIDENCIAL” o “RESERVADO”, otorgará la clasificación de
inviolables, debiendo remitirlos en físico a la unidad de organización
que figure como destinatario, previo registro en la Carpeta
Electrónica Administrativa, considerando lo siguiente:
 Sacar copia a la parte superior del sobre “CONFIDENCIAL” o

“RESERVADO”, en el que se visualice el destinatario y el
remitente.
 Escanear la copia de la parte superior del sobre cerrado y subirlo
a la Carpeta Electrónica Administrativa.
 Registrar como un (01) folio, derivar y distribuir en físico tal cual
a la unidad de organización que corresponda y figure como
destinatario.
 La Mesa de Partes no se responsabiliza del contenido en dichos
sobres.
 El empleado de confianza a cargo de la unidad de organización
que recibe el documento deberá indicar si mantiene la
clasificación de “CONFIDENCIAL” o “RESERVADO”.
 En el caso de que el documento mantenga su clasificación de
“CONFIDENCIAL” o “RESERVADO”, el Asistente o quien haga
sus veces en la unidad de organización de destino, realizará el
escaneo del contenido del sobre, siendo que el documento
escaneado solo podrá ser visualizado por el empleado de
confianza o servidor que tenga autorización para visualizarlo.

Fiscales, verificará el contenido, la foliación de corresponder, y el
cumplimiento de los requisitos establecidos en el Texto Único
Ordenado (TUO) de la Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento
Administrativo General, o el TUPA de la Entidad en todo documento
externo, tanto en soporte papel como digital, que es recibido e
identificado, a fin de determinar, a qué unidad de organización debe
ser derivado, de acuerdo a las competencias y funciones asignadas

MINISTERIO PÚBLICO
en el ROF, en el marco de la simplificación administrativa, para ser

atendidos oportunamente.

Fiscales, al momento de recibir un documento externo que se
encuentre en soporte papel deberá verificar que este, se encuentre
libre de enmendaduras, consignación correcta y completa de
nombres y apellidos, DNI o RUC del titular o el remitente, así como
los datos de su representante (de ser el caso), la dirección, el
correo electrónico (si tuviera) y número de teléfono.

Fiscales digitalizará el documento externo recibido en soporte
papel, luego de lo cual procederá a alojarlo en la Carpeta
Electrónica Administrativa; por ello, la unidad de organización que
los reciba debe únicamente escanear los anexos y/o adjuntos que
no hayan sido escaneados previamente, por motivos de volumen
documental, de considerarlo necesario para su gestión. En el caso
de las revistas, libros, agendas o cualquier otro empastado que por
sus condiciones no puede desprenderse del documento principal
para ser escaneado individualmente (en formato PDF), se deberá
escanear sólo la caratula de dicho documento y contarse cada
ejemplar como un (01) folio más.

Fiscales al recibir los documentos tiene la obligación de escanear el
documento principal y cada anexo o documento adjunto al
documento principal, en la medida de lo posible debe ser
escaneado por separado y quedar asociado a un Tipo Documental
específico (Ejemplo: Carta, Resolución, Memorándum, Oficio,
Informe, Factura, Guía de Remisión, Contrato, etc.)

Fiscales en la recepción de documentos en soporte físico debe
sellar, refrendar o colocar una etiqueta de recepción en el cargo del
usuario, la misma que debe consignar como mínimo: el número de
código de trámite, fecha y hora de recepción, sede de recepción,
folios, siglas de la persona que recibe el documento, considerando
en esto último su rúbrica y en el caso de la Carpeta Electrónica
Administrativa, todo documento recibido cuenta con un número de
expediente, que se obtiene automáticamente en la emisión del
documento, conteniendo los datos de los involucrados al momento
de su registro, los cuales permiten darle seguimiento a su estado de
acuerdo a su trazabilidad.
Fiscales debe orientar a los usuarios en la presentación y
seguimiento de sus documentos a ser tramitados, verificando que el

MINISTERIO PÚBLICO
documento que ingrese cumpla con los requisitos establecidos en la

normativa vigente, asimismo que incluya todos los anexos que cite.

Fiscales debe abstenerse de calificar, negar o diferir la admisión de
los documentos presentados.

Fiscales deberá recibir los documentos presentados, aunque
incumplan algún requisito o se encuentren afectados por defecto u
omisión formal que amerite la respectiva corrección, haciendo
constar en el documento y en el cargo de recepción la observación
del incumplimiento del requisito, otorgándole al usuario el plazo
máximo de dos (02) días hábiles para subsanar la observación
informándole que en caso no se subsane se tendrá por no
presentada la documentación, de acuerdo a lo establecido en los
artículos 136° y 137° del TUO de la Ley N° 27444 – Ley del
Procedimiento Administrativo General.
5.2.2.16 La Mesa de Partes de la Sede Central o Distritos Fiscales deberá

tener conocimiento que cuando está pendiente la subsanación del
documento, no procede el cómputo de plazos para que opere el
silencio administrativo, ni para la presentación del documento, ni la
aprobación automática del procedimiento administrativo, de ser el
caso.
5.2.2.17 Una vez transcurrido el plazo sin que ocurra la subsanación de

acuerdo con el artículo 136.4 del TUO de la Ley N° 27444 – Ley del
Procedimiento Administrativo General, la Mesa Única de Partes de
la Sede Central o Distritos Fiscales considerará como no
presentado el documento y será devuelto cuando el interesado se
apersone, caso contrario, al concluir el ejercicio fiscal se procederá
a remitir al Archivo Central de la Sede Central o Distritos Fiscales y
se le dará el tratamiento archivístico que corresponde en el marco
de la normativa archivística vigente.
5.2.2.18 La Mesa de Partes de la Sede Central o Distritos Fiscales,

recepcionará todos los sobres que lleguen y que correspondan a
los procesos de selección en el marco de la Ley de Contrataciones
del Estado o procesos de selección de personal, que además de
ser recibidos deberán ser registrados en la Carpeta Electrónica
Administrativa; previamente la Oficina General de Logística y/o la
Oficina General de Potencial Humano o quien haga sus veces en
los Distritos Fiscales, deberá remitir el correo oficial, por lo menos,
a la Mesa de Partes de la Sede Central o quien haga sus veces en
los Distritos Fiscales, señalando los procesos que están vigentes,
adjuntando el cronograma con el plazo y hora para la recepción de
los sobres.

MINISTERIO PÚBLICO
5.2.2.19 El personal de la Mesa de Partes de la Sede Central o Distrito

Fiscal, deberá ingresar todos los datos que solicite la Carpeta
Electrónica Administrativa, con excepción de aquellos datos que se
generen de manera automática, a fin de facilitar la ubicación y
trazabilidad de los documentos. Es decir: fecha del documento, tipo
documental, correlativo, a quien está dirigido, asunto (detallar
adecuadamente el asunto principal de forma resumida o sucinta),
referencia, remitente (deberá cotejar en base al número de
Documento de Identidad Nacional), entidad del que proviene el
documento, cantidad de folios, si adjunta algún elemento o si es
una copia o cualquier observación resaltante.
5.2.2.20 El personal de la Mesa de Partes de la Sede Central o Distrito

Fiscal, al momento del registro de los documentos debe asignar la
priorización de la atención por parte de las unidades de
organización al que se le asigna el mismo, teniendo en cuenta el
numeral 5.2.13 de la presente directiva.
5.2.2.21 Las unidades de organización deberán recibir toda comunicación

escrita que haya sido dirigida a su titular. En caso figure los datos
de un empleado de confianza que por razones diversas ya no
ocupa el cargo, deberá ser derivada al empleado de confianza que
está ejerciendo efectivamente dicho cargo.
5.2.2.22 Todos los documentos deben ser recibidos por el destinatario a

través de la Carpeta Electrónica Administrativa, respetando el
horario establecido para este fin y el orden estricto de llegada.
5.2.2.23 Es constancia de recepción de los documentos internos por parte

de la unidad de organización destinataria, efectuada a través de la
Carpeta Electrónica Administrativa, el cambio de estado dentro del
desarrollo de la trazabilidad del documento en la referida
herramienta informática, desde el estado de PENDIENTE del
mismo, hacia el estado de: RECIBIDO o ATENDIDO o DERIVADO
o ARCHIVADO, teniendo presente la inmediata recepción de las
comunicaciones que fueron priorizadas como DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS URGENTES y DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS MUY URGENTES.
5.2.2.24 Los Asistentes o quien haga sus veces, a cargo de la recepción de

documentos en las unidades de organización, deberán recibir los
documentos conforme el numeral 5.2.4.2 de la presente directiva, a
través de la Carpeta Electrónica Administrativa y de forma física, de
corresponder.
5.2.3 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE DOCUMENTOS.
5.2.3.1 El despacho de los documentos consiste en:

MINISTERIO PÚBLICO
a) La derivación a través de la Carpeta Electrónica Administrativa,

de los documentos internos entre las unidades de organización.
b) La derivación electrónica de los documentos externos, entre el
Ministerio Público y las entidades del Estado, se realizará a
través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado – PIDE,
la cual se efectuará cuando la citada Plataforma se encuentren
disponible.
c) La distribución de documentos a través del servicio de
mensajería a cargo de la Oficina de Archivo y Trámite
Documentario o quien haga sus veces en los Distritos Fiscales,
para los documentos internos y externos en soporte físico hacia
entidades públicas o privadas o personas jurídicas o naturales.
5.2.3.2 Los Asistentes o quien haga sus veces, a cargo de la recepción de

documentos en las unidades de organización deberán verificar que
el destinatario interno cuente con acceso a la Carpeta Electrónica
Administrativa. El envío debe incluir el documento principal y los
documentos anexos que se referencian o se mencionan en el
documento.
5.2.3.3 En el caso que las unidades de organización no tengan acceso

activo como destinatarios en la Carpeta Electrónica Administrativa,
el personal de la Mesa de Partes de la Sede Central o Distritos
Fiscales, deberá informar a su superior jerárquico a fin de
implementar las acciones necesarias para que exista
permanentemente fluidez en el flujo documental.
5.2.3.4 Los Asistentes o quien haga sus veces en las unidades de

organización cuando requieran remitir documentos en soporte físico
a personas naturales o jurídicas, deberán derivar la documentación
a la Oficina de Archivo y Trámite Documentario o la que haga sus
veces en los Distritos Fiscales, para el respectivo diligenciamiento a
través del personal de la entidad o en su defecto mediante el
servicio de mensajería a nivel local y nacional, según corresponda.
5.2.3.5 En el diligenciamiento de los documentos en soporte físico se debe

tener en cuenta que una notificación eficaz 1, se podría determinar
en base a:
 Que la notificación ha sido entregada al destinatario, haciendo
constar el cargo de la recepción, lugar, día y hora del acto,
1 Se tendrá en cuenta:
- Articulo 21.- Régimen de la notificación personal del TUO de la Ley N° 27444 – Ley del
Procedimiento Administrativo General.
- Articulo 24.- Diligenciamiento de la notificación por cédula del Reglamento de
Notificaciones, Citaciones y Comunicaciones entre autoridades aprobado por la
Resolución de la Fiscalía de la Nación N° 5476-2014-MP-FN.

MINISTERIO PÚBLICO
firmas del notificador y notificado, con indicación de su

documento de identidad de este último
 Si el notificado se negara o no puede firmar, se dejará
constancia de ello.
 En caso de no ubicar al destinatario, se dejará aviso, mediante el
cual se comunicará la fecha y hora de la segunda visita, con el
objeto de entregar y notificar el documento al destinatario.
 Si tampoco es hallado en la nueva fecha se entregará la cédula
a la persona capaz que se encuentre en el inmueble.
 Se consignará las referencias externas del inmueble.
 Sino pudiera entregarla a alguna persona en una segunda visita,
se dejará bajo puerta.
Una notificación ineficaz, se podrá determinar en base a:
 Que exista error sobre la identidad de la persona notificada.

 Que la disposición haya sido notificada en forma incompleta.
 Que no pueda determinarse la fecha y recepción de la
notificación.

Fiscales realizará la distribución de los documentos en soporte
físico conforme al numeral 5.2.4.2 de la presente directiva; sin
embargo, para los documentos calificados como “MUY URGENTE”,
“URGENTE” o que contengan plazos serán distribuidos de forma
inmediata. En ese sentido, los documentos que ingresen luego de
las 16:00 horas serán distribuidos al día siguiente hábil.
5.2.3.7 El personal encargado de la distribución de los documentos de

manera interna, tanto en la Sede Central como Distritos Fiscales,
podrá ajustar los horarios para la realización de estas actividades
de acuerdo con sus propias necesidades, previa coordinación y
autorización de sus jefes inmediatos.
5.2.3.8 Los empleados de confianza a cargo de las unidades de

organización deberán ejecutar toda anotación de proveídos
efectuados en los documentos en soporte físico, cuando
corresponda, o en su defecto, registrarlo en la Carpeta Electrónica
Administrativa, generando un proveído, con el apoyo del Asistente o
quien haga sus veces en la unidad de organización.
5.2.3.9 Todo servidor que haya sido designado por el empleado de
confianza de la unidad de organización para atender determinado
documento, debe elaborar el documento de respuesta en la
Carpeta Electrónica Administrativa, referenciando al documento que
le dio origen.
5.2.3.10 Los Asistentes o quien haga sus veces en las unidades de
organización a cargo de la distribución de documentos en soporte

MINISTERIO PÚBLICO
físico deberá preparar estos, mediante el uso de medios portables:

fólder, cajas, entre otros, para preservar la integridad de la
documentación durante su traslado, antes de entregarlos a la
Oficina de Archivo y Trámite Documentario o quien haga sus veces.
5.2.3.11 Los Asistentes de Oficina o quien haga sus veces, a cargo del
despacho de documentos en las unidades de organización deberán
obligatoriamente verificar previo a todo envío, en el caso del uso de
sobres a ser remitidos a entidades públicas o privadas, a nivel local
o nacional, que estos contengan como mínimo los siguientes datos
en el rótulo:
DESTINATARIO:
Nombre (Nombre completo)
Cargo (Denominación del cargo que ocupa)
Entidad (Entidad donde ejerce dicho cargo)
Dirección (Abreviatura del tipo de vía (Jirón (Jr.),
Avenida (Av.), Calle (Ca.), Pasaje (Pje.),
nombre de la vía; número de la puerta. De
tener, incluir la referencia de numeración
adicional a la puerta principal (Interior
(Int.), Departamento (Dpto.). De ser un
edificio, precisar nombre y piso)
Distrito y provincia (Especificar claramente el distrito y
provincia a donde va dirigido).
REMITENTE
Nombre (Nombre completo)
Cargo (Denominación del cargo que ocupa)
Entidad (Entidad donde ejerce dicho cargo)
5.2.3.12 El responsable de la distribución o diligenciamiento de documentos

en soporte físico seguirá los lineamientos que la Oficina de Archivo
y Trámite Documentario disponga y las condiciones establecidas en
los Términos del Contrato suscrito con las empresas del servicio de
mensajería que se encuentre vigente.
5.2.3.13 El personal de la Oficina de Archivo y Trámite Documentario de la

Sede Central o quien haga sus veces en los Distritos Fiscales,
verificará el retorno y devolución de los cargos físicos por parte de
la empresa de mensajería y los devolverá a las unidades de
organización.
5.2.3.14 El personal de las unidades de organización, previa autorización de

su jefe inmediato, podrá solicitar información sobre el estado del
envío de su correspondencia en cualquier momento a la Mesa de
Partes de la Sede Central o Distritos Fiscales y a la Oficina de
Archivo y Trámite Documentario de la Sede Central o quien haga

MINISTERIO PÚBLICO
sus veces en los Distritos Fiscales, por lo que este coordinará con
la empresa de mensajería, cuando corresponda, para que
proporcione la información solicitada por la unidades de
organización de la Sede Central o Distrito Fiscal que lo requiera.
5.2.3.15 Los documentos en soporte físico que deban enviarse a través de

la empresa de mensajería, deberán ser debidamente foliados de
conformidad al numeral 5.2.11 de la presente directiva, a fin de
evitar devoluciones; en ese sentido, será responsabilidad de la
unidad de organización la no recepción del documento por parte del
destinatario.
5.2.4 LINEAMIENTOS COMPLEMENTARIOS.
5.2.4.1 Los empleados de confianza y servidores de las unidades de

organización son responsables de velar por la confidencialidad de los
documentos emitidos y recibidos.
5.2.4.2 El horario de atención de las unidades de organización de la Sede

Central y Distritos Fiscales del Ministerio Público – Fiscalía de la
Nación, referidos a temas administrativos, será de acuerdo con el
siguiente detalle:
 Consulta y coordinaciones administrativas:

Lunes a Viernes de 8:00 am - 1:30 pm y de 2:15 pm – 4:45 pm.
 Recepción de documentos:
Lunes a Viernes de 8:00 am - 1:30 pm y de 2:15 pm – 4:00 pm.
Es necesario precisar, que los horarios de atención de asuntos de

carácter fiscal (consultas, coordinaciones o presentación de
documentos), será establecida por cada Distrito Fiscal.
Asimismo, que los horarios anteriormente señalados, podrían variar

en su ejecución de acuerdo a situaciones imprevistas en relación
con temas de impacto en la realidad nacional.
5.2.4.3 Excepcionalmente los documentos internos con carácter de “MUY

URGENTE” o “URGENTE” que son emitidos por las unidades de
organización de la Sede Central o los Distritos Fiscales, podrán ser
recibidos fuera del horario de atención, directamente por las unidades
de organización que correspondan, siempre y cuando estén
ingresados en la Carpeta Electrónica Administrativa, y cuenten con
autorización del titular de la unidad de organización que recibirá el
documento.

MINISTERIO PÚBLICO
5.2.4.4 Las creaciones de los tipos documentales requeridos por las unidades
de organización, deben estar debidamente justificados, serán
autorizados previa comunicación y evaluación de la Oficina de Archivo
y Trámite Documentario a cargo de la gestión documental y la Oficina
General de Tecnologías de la Información, quien dispondrá al
responsable operativo la creación del tipo documental en la Carpeta
Electrónica Administrativa.
5.2.4.5 Los documentos en soporte físico que de forma excepcional deban ser
diligenciados por el servicio de mensajería contratado en cada Sede,
deberá realizarse a través de la Oficina de Archivo y Trámite
Documentario de la Sede Central o la que haga sus veces en los
Distritos Fiscales. Salvo aquellos documentos que por tratarse de
atenciones con carácter de “MUY URGENTE” o “URGENTE podrán
ser diligenciados de forma directa por las unidades de organización.
5.2.4.6 Los Distritos Fiscales están autorizados a generar o recibir

documentos internos o externos con su propia extensión (codificación),
en cumplimiento de las funciones asignadas, establecidas en los
Documentos de Gestión Institucional aprobados.
5.2.4.7 La Gestión Documental en el Ministerio Público cuenta con sistemas

informáticos sencillos y adaptables; accesibles desde internet o
intranet, a fin de administrar, controlar y automatizar los procesos que
forman parte de esta. La identificación de las necesidades de mejora o
actualización de los sistemas existentes u otros a implementar serán
gestionados a través de la Oficina de Archivo y Trámite Documentario
en coordinación con la Oficina General de Tecnologías de la
Información.
5.2.4.8 Todo sello o refrendo de recepción, derivación o proveído a realizarse

en el marco del trámite documentario físico, debe consignarse en un
espacio que no altere la autenticidad, ni contenido del documento.
5.2.4.9 La Oficina de Archivo y Tramite Documentario, emitirá los lineamientos

para la mejor aplicación de la presente directiva, asimismo, propondrá
a la Gerencia General, las actualizaciones correspondientes a la
misma.
5.2.5 De los niveles de autorización para el acceso a la Carpeta Electrónica

Administrativa y asignación de perfiles.

MINISTERIO PÚBLICO
Los titulares de las unidades de organización deben autorizar las altas y

bajas de los usuarios de la Carpeta Electrónica Administrativa del personal a
su cargo, indicando sus niveles de acceso y perfiles mediante solicitud
dirigida al responsable operativo a cargo de la Carpeta Electrónica
Administrativa de la Oficina General de Tecnologías de la Información, vía
correo electrónico institucional. El usuario es responsable del cumplimiento
de las normativas referidas al correcto uso de los accesos otorgados y de la
custodia de su contraseña, que es personal e intransferible.
5.2.6 De las facultades de la Oficina General de Tecnologías de la

Información como responsable operativo informático de la Carpeta
Electrónica Administrativa
La Oficina General de Tecnologías de la Información está facultada para dar

el soporte técnico informático correspondiente a la creación, modificación o
eliminación de las funcionalidades de la Carpeta Electrónica Administrativa
solicitadas por la Oficina de Archivo y Trámite Documentario, y los aspectos
relacionados a la Seguridad de la Información.
5.2.7 De las modificaciones en la Carpeta Electrónica Administrativa:
 No procede la desacumulación de los expedientes cuando con

posterioridad a esta acción, se haya generado una derivación.
 Producto de la desacumulación, los expedientes serán reactivados,
siempre que se hayan acumulado cuando se encontraban “En Proceso”;
sin embargo, esta acción no será aplicable cuando la solicitud de
desacumulación corresponda a expedientes de ejercicios anteriores.
 Los registros en estado “ARCHIVADO” no serán considerados para
modificaciones.
5.2.8 De los estados de los documentos en la Carpeta Electrónica

Administrativa:
a) Atendido: Surge cuando se ha concluido el trámite o proceso de

atención correspondiente, es decir, se ha emitido la respuesta definitiva
en la Carpeta Electrónica Administrativa.
b) Atendido parcial: Surge cuando se ha emitido una respuesta parcial al
solicitante sobre su requerimiento o se encuentra en trámite de atención,
debido a que se ha solicitado información a un órgano o unidad orgánica
para la atención respectiva.
c) Archivado: Surge cuando el documento fue atendido o cuando el
documento ha sido asignado en copia con la instrucción “conocimiento” o
cuando el documento deba ser archivado definitivamente, sin
pronunciamiento oficial y se ubica físicamente en el Archivo de Gestión
del órgano o unidad orgánica de la Sede Central o Distrito Fiscal, lo que
debe ser indicado en la Carpeta Electrónica Administrativa.
d) Archivado parcial: Surge cuando el documento fue derivado a varios
órganos o unidades orgánicas y uno de ellos archiva el documento. El

MINISTERIO PÚBLICO
documento figurará en dicho estado hasta que todas las unidades de

organización archiven el documento.
e) Anulado: Surge cuando un documento emitido de forma física o
electrónica ya no requiere ser derivado o tramitado por orden expresa del
empleado de confianza a cargo de la unidad de organización,
responsable de su emisión.
f) Emitido: Surge cuando se emite un documento de forma física o
electrónica en cumplimiento de sus funciones, atribuciones y
competencias por parte de la unidad de organización.
g) En proyecto: Surge cuando el documento se encuentra en elaboración
por parte del servidor de la unidad de organización.
h) Recibido parcial: Surge cuando el documento fue derivado a varios
órganos o unidades orgánicas y sólo una de ellas recibe el documento. El
documento figurará en dicho estado hasta que todas las unidades de
organización reciban el documento.
i) Recibido: Surge cuando se recibe un documento físico o electrónico a
través de la Carpeta Electrónica Administrativa.
j) Para despacho: Surge cuando un documento emitido de forma física o
electrónica se encuentra para la revisión y firma del empleado de
confianza de la unidad de organización.
5.2.9 De indicaciones para los proveídos de los documentos en la Carpeta

Electrónica Administrativa:
a) Asistir: Indica que el servidor debe estar presente en un lugar o en un

acto, como invitado.
b) Atender: Indica que se debe atender de acuerdo con las competencias
de cada unidad de organización.
c) Copia: Indica que el documento es una reproducción exacta del
documento original.
d) Conocimiento y fines: Indica que se debe tomar conocimiento y debe
actuarse, de corresponder, según competencias de la unidad de
organización.
e) Coordinar: Indica que se debe trabajar conjuntamente con otras
unidades de organización, a fin de llevar a cabo una acción en común.
f) Difundir: Indica poner en conocimiento de una o varias personas.
g) Emitir Opinión: Indica que debe elevar opinión sobre un tema en
concreto.
h) Original: Indica que el documento es el original.
i) Preparar respuesta: Indica que debe elevar a su superior el proyecto de
respuesta.
j) Proceder según lo coordinado: Indica que luego de una coordinación
previa el servidor debe proceder de acuerdo con lo conversado.
k) Proyectar Resolución: Indica que se debe elaborar el proyecto de
Resolución.
l) Por corresponder: Indica que el documento se traslada a la unidad de
organización por corresponder en el marco de sus competencias.
m)Revisar: Indica que se debe analizar o examinar con atención y cuidado.

MINISTERIO PÚBLICO
n) Resolver Directamente: Indica que en el marco de sus competencias el

órgano o unidad orgánica puede dar respuesta de manera directa.
o) Supervisar: Indica que se debe vigilar o dirigir la realización de una
actividad determinada.
p) Seguimiento: Indica que se debe observar minuciosamente la evolución
y desarrollo de lo ordenado o coordinado.
q) Notificar: Indica que se debe comunicar a una persona de forma oficial
una conclusión o determinación a la que se ha llegado en relación con
cierto tema.
r) Urgente: Indica que se debe dar atención o resolver algo con rapidez o lo
antes posible.
5.2.10 Del uso de la firma digital:
a) El software de firma electrónica para la emisión de documentos

electrónicos seguros (garantizando la validación de su integridad y su no
repudio) deberá estar acreditado según lo establecido por la Ley de
Firmas y Certificados Digitales y su reglamento. El mismo puede ser
propio o suministrado por terceros.
b) Los documentos firmados digitalmente deben ser accesibles para su
posterior consulta a través de la Carpeta Electrónica Administrativa, ser
conservados en su formato original de generación, envío, recepción u
otro formato que reproduzca en forma demostrable la exactitud e
integridad del contenido electrónico; y ser conservada toda la data que
permita determinar el origen, destino, fecha y hora del envío y recepción.
c) Un documento electrónico puede contar con una o varias firmas digitales
de diferentes empleados de confianza, especialistas u otros
colaboradores del Ministerio Público.
5.2.11 De la Foliación de los Documentos en soporte papel:
a) La foliación se iniciará en el documento primigenio y continuará hasta el

documento más reciente, en forma correlativa y estricto orden
cronológico, formando un solo cuerpo, de forma ascendente.
b) La foliación de los documentos es obligatoria y debe realizarse en
número arábigo, el mismo que debe colocarse en el ángulo superior
derecho de la cara recta de cada hoja que posea información, incluidos
los anexos.
c) El número asignado a cada folio debe escribirse de manera legible, sin
enmendaduras. De detectarse errores de foliación de un documento
simple o compuesto (expediente), por omisión o por repetición de folios,
se realiza la rectificación tachando la foliación errada y colocando la
foliación correcta.
d) Luego de haber realizado la rectificación de la foliación, se procederá a
incorporar al final del documento o expediente, una Constancia de
Rectificación de la Foliación de Documentos, indicando qué folios han
sido incorporados o rectificados. VER ANEXO N° 02.

MINISTERIO PÚBLICO
e) Antes de proceder a la foliación, se debe eliminar todo elemento no

archivístico, como folletos, boletines, revistas, trípticos, periódicos u otras
reproducciones de apoyo (copias informativas).
f) Se debe foliar todas las piezas documentales por cada tomo de manera
independiente, cuando sean unidades documentales simples
(Resoluciones, oficios, entre otros) y de manera continuada las unidades
documentales compuestas (legajos, expedientes, entre otros).
g) No se deben foliar:
 Hojas en blanco y reversos de hojas ya foliadas, así tengan contenido.
Es decir, no se foliarán ambas caras de una hoja, solo el anverso de la
hoja.
 Unidades documentales que se generan empastadas o paginadas de
fábrica, como libros contables, libros principales, entre otros.
 Documentos en soporte distinto al papel (CD, DVD u otros).
5.2.12 De la Reproducción de los documentos en soporte físico (papel) o

documentos electrónicos:
a) Solo se deben reproducir documentos cuando deban ser adjuntados a

otro documento como sustento, siempre que la unidad de organización de
destino no cuente con dicha información.
b) Si el documento ha sido generado como respuesta a otro, no se debe
reproducir dicho antecedente, ni los anexos cuyos originales o copias se
encuentren en el archivo de gestión del órgano o unidad orgánica de
destino.
c) Se debe evitar reproducir físicamente los documentos cuando estos sean
necesarios sólo para consulta. En su lugar, deben hacer uso de las
versiones digitales de los mismos, como medida de ecoeficiencia.
d) En el caso de los documentos que lleguen a las unidades de organización
en copia, éstos deben ser signados con el sello de “COPIA
INFORMATIVA”, a fin de identificar la copia que puede depurarse por
duplicidad en la unidad de organización o en el Archivo Central en el
marco de las normas archivísticas vigentes.
e) La autenticación de documentos en soporte papel y la certificación de
firmas se realizará conforme a lo estipulado en el TUO de la Ley N°
27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General y el Reglamento
que regula la atención de los fedatarios en el Ministerio Público2.
f) La copia fiel del documento electrónico almacenado en el repositorio de la
Carpeta Electrónica Administrativa, se considerará a la reproducción
contenida en un medio portador.
5.2.13 Del plazo de atención de los documentos:
Los documentos tienen cuatro tipos de prioridades:
2 Resolución de la Fiscalía de la Nación N° 608-2011-MP-FN.


MINISTERIO PÚBLICO
a) Muy Urgente: Son los documentos que deben ser atendidos en un lapso
muy breve, analizando para tal efecto el grado o nivel de la prioridad
asignada, el derecho de petición o tema a tratar, o el plazo legal a
cumplir, o la disposición establecida por los titulares de las unidades de
organización de la Sede Central o Distritos Fiscales.
b) Urgente: Son los documentos que deben ser atendidos en un plazo
máximo de hasta cinco (05) días hábiles, tomando en cuenta también los
criterios señalados en el párrafo precedente.
c) Normal: Son aquellos que deben ser atendidos en el marco del plazo
previsto por la normatividad vigente para atender un derecho de petición,
que es de hasta 30 días hábiles, según las regulaciones administrativas
vigentes (TUO de la Ley N° 27444), salvo que se haya regulado un plazo
de atención mayor a través de una norma.
d) Especial: Son los documentos que contienen plazos que devienen de un
proceso judicial, en una investigación fiscal, en atención a las solicitudes
del Congreso de la República o a los requerimientos de información
efectuados en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
5.2.14 Lineamientos para efectuar la gestión de documentos antiguos en la

Carpeta Electrónica Administrativa:
Periódicamente la Entidad debe proceder a revisar la existencia de

documentos en trámite que hayan quedado pendientes o recibidos en las
bandejas de servidores que por omisión no gestionaron oportunamente los
documentos, para lo cual se deberán tener en cuenta los siguientes
lineamientos:
1. Los titulares de las unidades de organización deberán usar la función

de reportes de la Carpeta Electrónica Administrativa o en su defecto
solicitar a través de la Oficina General de Tecnologías de la
Información, el reporte del estado de los documentos (recibidos,
pendientes, archivados, anulados, etc.).
2. Los titulares de las unidades de organización o quien este designe,
deberá definir si los documentos corresponden a servidores activos o
inactivos (ex servidores que no efectuaron entrega de cargo
documental al momento de retirarse de la entidad o cambiaron de
oficina).
3. Los titulares de las unidades de organización o quien este designe,
deberá revisar si los documentos son copias informativas, o son
requerimientos que debieron atenderse oportunamente, o quedaron a
medio atender y por el tiempo transcurrido resulta extemporánea su
atención.
4. La Gerencia General supervisará a través de la Carpeta Electrónica
Administrativa la gestión oportuna de los documentos (estados) a
nivel nacional.
5. Los titulares de las unidades de organización son responsables de la
gestión oportuna de los documentos por lo que podrán implementar

MINISTERIO PÚBLICO
las medidas adecuadas para optimizar la gestión documental,

poniendo énfasis en la reducción de los documentos antiguos que
superen los quince (15) días calendarios.
5.2.15 Criterios a utilizar para la gestión de documentos antiguos en la

Carpeta Electrónica Administrativa
5.2.15.1 Documentos en bandeja de servidores:
1. Evaluar los documentos pendientes o recibidos, y de ser el

caso, si estos fueran para conocimiento y con el sustento
adecuado se procederá a archivar, poniendo énfasis en la
reducción de los documentos antiguos que superen los
quince (15) días calendarios.
2. Evaluar y seleccionar los documentos que ameritan efectuar
coordinaciones y/o solicitar a las unidades de organización
remitentes que confirmen de manera documentada, si aún
subsiste la necesidad de la atención de su requerimiento o
consulta.
3. Verificar, previa evaluación de los antecedentes si el
documento guarda relación con otro expediente posterior o
anterior que ya fue atendido y archivarlo.
4. Cuando un servidor deje de prestar servicios en la Institución
o sea desplazado a otra unidad de organización o Distrito
Fiscal, deberá adjuntar a la entrega de cargo del mobiliario y
equipos asignados, el reporte del estado de los documentos
en el que se verifique que no deja documentos pendientes o
recibidos de atender en la Carpeta Electrónica
Administrativa, el mismo que deberá contar con el visto
bueno del jefe inmediato, o el detalle de los documentos o
expedientes pendientes y las causas por las cuales no se
atendieron. Caso contrario se pondrá el hecho en
conocimiento de la Oficina de Administración de Potencial
Humano, para las acciones que correspondan, por haberse
efectuado una entrega de cargo incompleta, en el marco de
la normativa respectiva.
5.2.16 De la gestión de comunicaciones utilizando documentos electrónicos y

firma digital:
a. La emisión de documentos electrónicos, amparada en el marco de la Ley

Nº 27269 – Ley de Firmas y Certificados Digitales y su Reglamento, es
una alternativa para la gestión documental del Ministerio Público, a la que
se podrá acceder mediante el uso de la firma digital bajo la Infraestructura
Oficial de Firma Electrónica (en adelante IOFE), por lo que es
considerada con valor legal.
b. La firma digital generada dentro de la IOFE tiene la misma validez y
eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita. En tal sentido,

MINISTERIO PÚBLICO
cuando la Ley exija la firma de una persona, ese requisito se entenderá

cumplido en relación con un documento electrónico si se utiliza una firma
digital generada en el marco de la IOFE.
c. Los documentos firmados son de acceso a su posterior consulta a través
de la Carpeta Electrónica Administrativa; como también son conservados
en su formato original de generación, envío, recepción u otro formato que
reproduzca en forma demostrable la exactitud e integridad del contenido
electrónico; y ser conservada toda la data que permita la trazabilidad del
documento.
d. Para la conservación de los documentos deberán estar almacenados en
una base de datos en el servidor principal del Ministerio Público y/o otros
dispositivos de almacenamiento, garantizando cualidades de
autenticidad, fiabilidad, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de
los documentos electrónicos.
e. El uso de la firma digital se extiende a todo colaborador que cuente con
un certificado digital y que se encuentre involucrado en la gestión
documental, de tal manera que pueda firmar los documentos que se
generen para comunicación interna y externa del Ministerio Público, para
lo cual, la persona responsable de crear el o los documento(s) debe
guardarlo(s) en PDF, generando el registro de salida en la Carpeta
Electrónica Administrativa y cargándolos a dicho sistema.
5.2.17 De las consideraciones para tener en cuenta por parte de las unidades
de organización del Ministerio Público:
a) Los titulares de las unidades de organización de la Sede Central y

Distritos Fiscales deben revisar permanentemente en la Carpeta
Electrónica Administrativa, los documentos que han ingresado en su
bandeja en el día y los que se encuentran pendientes. Respecto de estos
últimos, verificar si están dentro del plazo establecido para su atención, si
venció el plazo y si tienen prioridad de atención.
b) No se gestionará ningún documento para la firma del/la Fiscal de la
Nación, Secretaría General o Gerencia General, sin que cuente con la
visación de las unidades de organización pertinentes de acuerdo con su
competencia.
c) Todas las unidades de organización que soliciten opinión Legal de la
Oficina General de Asesoría Jurídica o quien haga sus veces en los
Distritos Fiscales, deberán remitir previamente a dicha oficina, el informe
técnico de la unidad de organización competente y sus correspondientes
antecedentes, si estos existen.
d) Las Resoluciones que son remitidas a el/la Fiscal de la Nación para su
registro, notificación y custodia, deben adjuntar sus antecedentes,
manteniendo su unicidad como pieza documental compuesta. No se debe
adjuntar copias de copias, ni documentos que no se refieran al tema que
se resuelve.
6. VIGENCIA

MINISTERIO PÚBLICO
La presente Directiva entra en vigencia a partir del día siguiente de su publicación
7. CONTROL DE CAMBIOS
Modificación /
Versión Fecha Responsable Proceso / Cargo
Actualización
8. ANEXOS
ANEXO N° 01
GLOSARIO DE TERMINOS3
3 Las definiciones incluidas en el presente documento han sido elaboradas sobre la base de lo establecido
en la siguiente normativa:

MINISTERIO PÚBLICO
1) Asignación. - Acto mediante el cual el titular de la unidad de organización o

servidor autorizado, remite para su atención un documento, a la unidad de
organización o servidor competente o responsable, en el marco de sus funciones
o competencias.
2) Acumulación. - Acción de registrar y agregar diferentes expedientes generados
en la Carpeta Electrónica Administrativa en una sola, siendo esta última la
generada por el documento principal o de mayor antigüedad que le dio origen al
expediente, para ello se debe tener en cuenta que se acumula o agrega los
documentos del mismo tema, y, por tanto, el documento o la acción de atención
o archivo resulta aplicable a todos los expedientes acumulados y generados en
la Carpeta Electrónica Administrativa.
3) Administrado. - Ciudadano o entidad que tiene relación directa con la
Administración en el marco de expedientes o actuaciones de cualquier clase en
las que tiene interés o esté involucrado.
4) Anexar. - Acción de agregar nuevos documentos que ingresen por la Mesa de
Partes de la Sede Central o quien haga sus veces en los Distritos Fiscales al
expediente generado en la Carpeta Electrónica Administrativa, siempre que se
logre identificar que forma parte de un expediente que ya se encuentra en
trámite (ingreso con anterioridad).
5) Certificado digital. - Documento electrónico generado y firmado digitalmente
por una entidad de certificación, la cual vincula un par de claves con una persona
determinada confirmando su identidad. Lo que a su vez permite firmar
digitalmente documentos electrónicos. El ciclo de vida de un certificado digital se
inicia desde su emisión hasta su cancelación, ya sea el día de su vencimiento o
a solicitud del suscriptor o de la autoridad correspondiente.
6) Documento. – Información creada, recibida y conservada como evidencia y
como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades
o en virtud de sus obligaciones legales.
7) Documento electrónico. – Unidad básica estructurada de información
registrada, publicada o no susceptible de ser generada, clasificada, gestionada,
transmitida, procesada o conservada por una entidad de acuerdo a sus
requisitos funcionales, utilizando sistemas informáticos.
- Ley N° 27269 – Ley de Firmas y Certificados Digitales y su Reglamento.

- Decreto Legislativo N° 1412, que aprueba la Ley de Gobierno Digital.
- TUO de la Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de
Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N° 1310.
- Resolución Ministerial N° 004-2016-PCM, que aprueba el uso obligatorio de la Norma Técnica
Peruana “NTP-ISO/IEC 27001:2014 Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad, Sistemas
de Gestión de Seguridad de la Información. Requisitos. 2da. Edición”.
- UNE-ISO 15489-1, Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y
principios.
- Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN-J, que aprueba la Directiva N° 006-2019-AGN-DDPA:
“Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas”.
Solo para los casos en que no se encontraron definiciones en un documento normativo vigente, se
elaboraron definiciones propias.

MINISTERIO PÚBLICO
8) Documento Digitalizado. - Resultado de haber convertido con un escáner un

documento originalmente en soporte papel a un documento con soporte
electrónico o magnético.
9) Domicilio Electrónico. – Está conformado por la dirección electrónica que
constituye la residencia habitual de una persona dentro de un Sistema de
Intermediación Digital, para la tramitación confiable y segura de las
notificaciones, acuses de recibo y demás documentos requeridos en sus
procedimientos. En el caso de una persona jurídica el domicilio electrónico se
asocia a sus integrantes. Para estos efectos, se empleará el domicilio electrónico
como equivalente funcional del domicilio habitual de las personas naturales o
jurídicas.
10) Documento Nacional de Identidad Electrónico (DNIe). - Es una credencial de
identidad digital, emitida por el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
– RENIEC, que acredita presencial y no presencialmente la identidad de las
personas.
11) Expediente. – Unidad documental compuesta por dos o más tipos
documentales. Se forma con el objetivo de estructurar a los documentos que se
producen (generan o reciban) en un acto administrativo, gestión operativa o
procedimiento.
12) Expediente Electrónico. - Se constituye en los trámites o procedimientos
administrativos en la entidad que agrupa una serie de documentos o anexos
identificados como archivos, sobre los cuales interactúan los usuarios internos o
externos a la entidad que tengan los perfiles de accesos o permisos autorizados.
13) Firma Digital. - Mecanismo tecnológico que sirve para demostrar la autenticidad
de un documento digital y a la vez, dota al mismo de validez y eficacia jurídica.
Da al destinatario seguridad de que el mensaje fue creado por el remitente, y
que no fue alterado durante la transmisión.
14) Firma Electrónica. – Entiéndase a cualquier símbolo basado en medios
electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de
vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las
funciones características de una firma manuscrita.
15) Gestión Documental. – Conjunto de procesos sistemáticos responsables de
administrar el flujo de los documentos en la entidad, bajo los principios del
Modelo de Gestión Documental, que abarca los procesos de recepción, emisión,
despacho y archivo.
16) Inalterabilidad. - Un documento electrónico puede ser alterado, pero si éste es
firmado digitalmente, haciendo uso de un certificado digital, dentro de una
estructura tecnológica de confianza, es posible demostrar la alteración o la no
alteración de su contenido. Si ha sido alterado, pierde su valor legal, pero si el
documento permanece integro, su valor probatorio es pleno.
17) Infraestructura Oficial de Firma Electrónica. - Sistema confiable, acreditado,
regulado y supervisado por la Autoridad Administrativa Competente (RENIEC),
provisto de instrumentos legales y técnicos que permiten generar firmas digitales

MINISTERIO PÚBLICO
y proporcionar diversos niveles de seguridad respecto de: La integridad de los

documentos electrónicos, y La identidad de su autor.
18) Identidad Digital. - Es aquel conjunto de atributos que individualiza y permite
identificar a una persona en entornos digitales. Los atributos de la identidad
digital son otorgados por distintas entidades de la Administración Pública que, en
su conjunto, caracterizan al individuo.
19) Integridad. - Presunción legal por la cual un documento electrónico no ha sido
alterado desde su emisión hasta su recepción. Es decir, se presume que el
mensaje de datos recibido corresponde al enviado. Por esta presunción, un
documento electrónico firmado digitalmente conforme a las normas vigentes
conserva la integridad del mensaje de datos, por el hecho de haber sido firmadas
digitalmente, sin importar en que medio quede almacenado.
20) Interoperabilidad. - Capacidad de dos o más sistemas para intercambiar y
utilizar información.
21) Mesa de Partes. - Comprende la unidad de organización a cargo de la recepción
de documentos de la Sede Central o Distritos Fiscales a nivel nacional del
Ministerio Público, la misma que incluye la implementación de herramientas
tecnológicas para optimizar la gestión documental.
22) No repudio. - Cuando una persona firma digitalmente un documento electrónico
(al igual que cuando lo hace con una firma manuscrita), materializa en este acto
la expresión de su voluntad, vinculando a la persona con el contenido del
documento. De esta forma la persona no puede repudiar posteriormente la
manifestación de su voluntad, el documento es veraz y sus efectos plenos.
23) Notificación electrónica personal. - En virtud del principio de equivalencia
funcional, la notificación electrónica personal de los actos administrativos se
realizará en el domicilio electrónico o en la dirección oficial de correo electrónico
de las personas por cualquier medio electrónico, siempre que permita confirmar
la recepción, integridad, fecha y hora en que se produce. Si la notificación fuera
recibida en día u hora inhábil ésta surtirá efectos al primer día hábil siguiente a
dicha recepción.
24) Reporte de Trazabilidad. - Formato emitido por la Carpeta Electrónica
Administrativa, en el cual se visualizan todas las derivaciones de un documento
(movimiento y uso de un documento desde su creación hasta su disposición
final).
25) Referenciar. - Acción mediante el cual un número de expediente se vincula a
otro número de expediente por tener la misma respuesta, asunto u otro
relacionado.
26) Sello de tiempo (time stamping). - Método que permite consignar la fecha y
hora cierta en que fue firmado digitalmente un documento digital.
27) Carpeta Electrónica Administrativa. - Herramienta tecnológica que contempla
la funcionalidad del modelo de Gestión Documental, que tiene como
característica el reconocimiento jurídico de los documentos emitidos mediante la
incorporación de la firma digital en los documentos digitales en formato PDF,
emitidos por el personal de la Organización.

MINISTERIO PÚBLICO
28) Serie documental: Conjunto de documentos que poseen características

comunes, producido por una unidad de organización en el ejercicio de sus
actividades o funciones, regulado por una norma jurídica y/o procedimiento y que
por consiguiente, son archivados, clasificados y evaluados como unidad.
29) Servicio de Mensajería. - Servicio brindado por un tercero, consiste en el envío
de documentos y/o encomiendas, que puede ser distribuida a nivel local o
nacional según se requiera.
30) Tipos documentales: Clase de documentos que se distinguen por la semejanza
de sus características físicas (color, tamaño o forma) y/o intelectuales (libros,
diarios).
31) Token: Dispositivo de almacenamiento criptográfico que contiene el Certificado
Digital asignado a la persona titular del mismo, que le permite firmar
digitalmente.
32) Unidad de Organización. – Órganos, unidades orgánicas y demás
dependencias del Ministerio Público.

MINISTERIO PÚBLICO
ANEXO N° 02
CONSTANCIA DE RECTIFICACION DE LA FOLIACIÓN
El que suscribe
HACE CONSTAR
El…………………….. (Documento) con registro…………………………. de asunto
………………Recepcionado el día……….., ha sido OBSERVADO por presentar………………..
(Repetición, Ilegibilidad u omisión de folio).
El documento presentado cuenta con un total de ……. Folios registrados. Sin embargo, se ha
observado…………….. (Indicar la ocurrencia del error), debiendo tener en Total ………
(cantidad) folios.
En tal Sentido, se agrega la presenta constancia a la unidad documental.
Fecha,
Nombres y Apellido:
Cargo:
Firma:
Ejemplo: Continuar con la

Foliación
1
2 FOLIAR
6
2 7
3 5
CONSTANCIA 8
DE
RECTIFICACION
DE FOLIO
Documentos recepcionados Nuevos Documentos

con error en la Foliación

Emisión, Recepcion y Despacho de Documentos Administrativos en El Ministerio Público

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Emisión, Recepcion y Despacho de Documentos Administrativos en El Ministerio Público

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DOCUMENTO INTERNO GDC/DIR-01

EMISIÓN, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Establecer los lineamientos de cumplimento obligatorio para los servidores de los

La presente directiva será de aplicación y cumplimiento obligatorio al personal que labora

EMISIÓN, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS

3.11 Decreto Supremo N° 007-2011-PCM, Decreto Supremo que aprueba la

EMISIÓN, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS

4.1 OFICINA DE ARCHIVO Y TRÁMITE DOCUMENTARIO, es responsable de

4.2 OFICINA GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN, es responsable del

4.3 OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL, es responsable de difundir la Directiva

4.4 OFICINA GENERAL DE POTENCIAL HUMANO, es responsable de incorporar en la

4.5 DE LOS ÓRGANOS, UNIDADES ORGÁNICAS, COMITÉS, EQUIPOS DE TRABAJO

El incumplimiento de la presente directiva genera responsabilidad administrativa

5.1 DISPOSICIONES GENERALES

5.1.1 El proceso de Trámite documentario en el Ministerio Público comprende la

5.1.2 El proceso de Trámite Documentario en el Ministerio Público se realiza

EMISIÓN, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS

5.1.3 El Ministerio Público, adoptará acciones para garantizar la trazabilidad,

5.1.4 El acceso a la Carpeta Electrónica Administrativa, será asignado según el

5.1.5 El ingreso o recepción de documentos al Ministerio Público, se canaliza en

5.1.6 Todo documento electrónico generado por los servidores, empleados de

5.1.7 Los documentos electrónicos generados a través de la Carpeta Electrónica

5.1.8 La distribución o despacho de documentos en soporte físico a través del

5.1.9 La gestión documental deberá ser eficiente y efectiva, procurando la

5.1.10 El empleado de confianza o servidor debe firmar los documentos generados

 Ejecutar la función de firma electrónica en la opción correspondiente de la

EMISIÓN, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS

contraseña (PIN) de protección de acceso privada de su certificado digital

5.1.11 Los documentos firmados electrónicamente, deben ser cargados en el

5.1.13 Todo empleado de confianza o servidor que emite o dirige un documento,

5.1.14 El Ministerio Público de conformidad con las Políticas de Estado, de

5.1.15 Para el despacho de documentos emitidos y los documentos digitalizados

5.1.16 Los expedientes electrónicos que adicionalmente a su trámite, a través de la

 Los documentos que se emiten en la Carpeta Electrónica Administrativa,

EMISIÓN, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS

 El documento que se remita en físico deberá estar foliado.

5.2 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

5.2.1 PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE DOCUMENTOS.

5.2.1.1 Las unidades de organización en las comunicaciones internas y

 Legalidad. - Los documentos emitidos deben respetar las

5.2.1.2 Cada documento emitido por las unidades de organización deberá

 Uso de firma electrónica. - Los documentos electrónicos

EMISIÓN, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS

podrán utilizar el Documento Nacional de Identidad Electrónico

5.2.1.3 Las unidades de organización deberán generar o producir

5.2.1.4 Los Asistentes de las unidades de organización o quien haga sus

EMISIÓN, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS

5.2.1.5 Los Asistentes de las unidades de organización o quien haga sus

5.2.1.6 Las coordinaciones entre los servidores o entre un servidor y su par

5.2.1.7 Las Asistentes de las unidades de organización o quien haga sus

5.2.1.8 La Oficina de Archivo y Trámite Documentario, será la responsable

5.2.1.9 Todo documento emitido por las unidades de organización del

 Regla de expediente único: Cada documento emitido deberá

EMISIÓN, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS

 Cuadros y Citas estadísticas: Los cuadros que contenga en

5.2.1.10 Las unidades de organización deberán cumplir con las formalidades

5.2.1.11 La información contenida en los documentos emitidos por las

5.2.2 PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS.

EMISIÓN, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LOS

5.2.2.1 La Recepción se inicia con el ingreso de documentos al Ministerio

 Documento externo: Documento proveniente de personas

5.2.2.2 Para la recepción de documentos se empleará la Carpeta