MSIT 2017

CASO PRACTICO

GESTIÓN DE PROYECTOS DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN

Realizado por: MARTIN ALVAREZ PANTA

Código : 9786079
Fecha : 04 de octubre del 2018

LIMA – PERÚ
 INDICE
CREACION DEL ALCANCE .............................................................................................. 3
Descripción del producto ................................................................................................ 3
Plan estratégico Institucional .......................................................................................... 3
Información histórica ...................................................................................................... 3
Criterio de selección ....................................................................................................... 3
Gestión del Proyecto ...................................................................................................... 4
Restricciones.................................................................................................................. 4
Suposiciones .................................................................................................................. 4
PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE ...................................................................................... 4
Informe del alcance ........................................................................................................ 4
Plan de Gestión.............................................................................................................. 5
Cronograma inicial del proyecto ..................................................................................... 6
DEFINICION DEL ALCANCE ............................................................................................ 6
Costos del Proyecto ....................................................................................................... 6
EDT – Estructura Detallada de Trabajo .......................................................................... 6
VERIFICACION DEL ALCANCE ...................................................................................... 14
CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................ 14

MARTÍN ALVAREZ 2
CREACION DEL ALCANCE

Descripción del producto

La Gerencia General de nuestro laboratorio farmacéutico desea crear un área de marketing

digital dentro de la Gerencia de Marketing el cual permita a un menor coste poder realizar
campañas masivas de gran alcance basadas en el uso intensivo de tecnología de
información, así como nuevas metodologías que permitan el uso de redes sociales con la
finalidad de captar nuevos clientes y fidelizar a los actuales clientes.
Debido a los bajos recursos con los que cuenta la empresa, la implementación de esta
nueva área deberá ser a un costo acotado y para ello se tiene destinado un monto de S/.
200,000.00
La gerencia general estima que la nueva área debe estar implementada en un plazo de 06
meses.
Las funciones mínimas que deberá realizar esta área es:

 Generación de contenidos para la atracción de potenciales clientes

 Automatización de procesos internos y externos para captación y gestión de clientes
 Realización y presentación de propuestas de marketing para potenciales clientes
 Formación de clientes y equipos
 Diseño de planes estratégicos, manuales, procesos y recursos de trabajo para clientes
 Auditoria y seguimiento a los planes implementados.

Plan estratégico Institucional

Dentro del Plan Estratégico Institucional (PEI) de la compañía está el de modernizar todas
sus áreas operativas, buscando la optimización de sus recursos humanos y económicos.
Buscando modernizar sus procesos con el uso de la tecnología para tener una ventaja
competitiva con nuestra competencia.
Por lo tanto, el crear un área de marketing digital está alineado al PEI.

Información histórica

Dentro de la empresa no se cuenta con información histórica de proyectos similares por lo

que este proyecto será el primero dentro de la compañía.

Criterio de selección

Dentro de la lista de iniciativas de proyectos de la empresa y basándose en el juicio experto

de la Gerencia General considera que el crear un área de marketing digital permitirá a la
empresa mejorar sus servicios y promociones de cara a los clientes lo que repercutirá en
una mayor cantidad de ventas de nuestros productos los mismo que servirán para
apalancar económicamente los diversos proyectos de la empresa.

MARTÍN ALVAREZ 3
El proyecto sigue el PEI, mejorará los procesos de la empresa, permite el ahorro de costes
en marketing y será realizado dentro del plazo establecido por la Gerencia General. Bajo
este marco nuestro proyecto cuenta con la priorización respectiva para su ejecución.

Gestión del Proyecto

 Sponsor: El Sponsor del proyecto es la Gerencia General.

 Comité de Gestión: conformada por Gerente de Marketing (quien lidera el comité),
Gerente Financiero, Gerente de Ventas y Gerente de RRHH.
 Jefe de Proyecto: La Gerencia General a destinado al Sr. Perico Pérez profesional de
la Gerencia de Marketing como Jefe de Proyecto; el Sr. Pérez cuenta con 10 años de
experiencia profesional en temas de Marketing y ha llevado cursos de especialización
en marketing digital. El Sr. Pérez será asignado al proyecto a tiempo completo a partir
del 15/10/2018.
 Equipo de Proyecto: Será propuesto por el Jefe de Proyecto quien deberá sustentar el
porqué de su asignación ante el comité de gestión del proyecto.

Restricciones

 La primera restricción del proyecto es la presupuestal porque tiene asignado un

presupuesto de S/ 200,000.00.
 El tiempo asignado para la implementación del proyecto es de 06 meses.
 Las actividades que se realizaran para la implementación del proyecto no deben de
afectar las actividades diarias de la empresa.

Suposiciones

 Se asume que el personal que se asignará al proyecto será el idóneo y tendrá las
capacidades para llevar a cabalidad el proyecto.
 Las demás áreas funcionales de la empresa apoyaran al éxito del proyecto participando
activamente de las reuniones de trabajo.
 El personal de la empresa se adaptará a los cambios organizacionales rápidamente.

PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE

Informe del alcance

El proyecto se denomina “Área de Marketing Digital” la cual estará asignada a la Gerencia

de Marketing de la empresa, será la encargada de realizar las siguientes funciones:

 Generación de contenidos para la atracción de potenciales clientes

 Automatización de procesos internos y externos para captación y gestión de clientes
 Realización y presentación de propuestas de marketing para potenciales clientes

MARTÍN ALVAREZ 4
 Formación de clientes y equipos
 Diseño de planes estratégicos, manuales, procesos y recursos de trabajo para clientes
 Auditoria y seguimiento a los planes implementados.
El proyecto nace por la necesidad de la empresa de optimizar el costo utilizado en sus
procesos de marketing y sobre todo en modernizar sus procesos de marketing con el uso
de tecnología para llegar a nuevos clientes y fidelizar los actuales clientes.
Los objetivos del proyecto son:
Objetivos Primarios:

 Crea la nueva área de marketing digital

 Mejorar los procesos de marketing con el uso intensivo de la tecnología, reduciendo
en 30% los tiempos de respuestas del proceso de marketing.
 Reducir en 30% el presupuesto asignado a la Gerencia de Marketing.
 Crecer en un 10% nuestra cartera de clientes en el primer año y posteriormente un
crecimiento constante de al menos 5% anual.
Objetivos Secundarios:

 Implementar el área de marketing con tecnología de vanguardia (sea esta propia o

tercerizada).
 Contar con colaboradores motivados y capacitados en herramientas y técnicas de
marketing digital.
 15% de crecimiento en nuestro canal de ventas.
Las mediciones de los objetivos se realizarán al término de la implementación del proyecto
y por un lapso de 06 meses.
El presupuesto asignado al proyecto podrá incrementarse previa sustento del jefe de
proyecto y aprobación del comité de gestión conjuntamente con la Gerencia General en
10% adicional.

Plan de Gestión

El comité de gestión del proyecto deberá establecer un cronograma de fechas de reunión

para realizar el seguimiento y control del proyecto. Se recomienda que en los 02 primeros
meses del proyecto las reuniones sean cada 15 días y posteriormente de forma mensual
salvo emergencias que deben ser identificados por el Jefe de Proyecto y convocar al comité
con al menos 24 horas de anticipación.
Las solicitudes de cambio serán gestionadas por el jefe de proyecto quien evaluara el
impacto en tiempo, costo y alcance; documentara todas las solicitudes y aquellas que no
afecten la triple restricción serán aprobadas por él y aquellas que no serán aprobadas por
el comité de gestión del proyecto.

MARTÍN ALVAREZ 5
Cronograma inicial del proyecto

ACTIVIDAD M01 M02 M03 M04 M05 M06

Inicio X

Planificación X

Ejecución X X X X X

Seguimiento
X X X X X
y Control

Cierre X

DEFINICION DEL ALCANCE

Costos del Proyecto

Tipo Costo (S/.)

Gastos de RRHH 30,000.00

Adquisición de Tecnología 120,000.00

Selección de Personal Externo 15,000.00

Habilitación del lugar físico 15,000.00

Otros gastos 20,000.00

COSTO TOTAL DEL PROYECTO 200,000.00

EDT – Estructura Detallada de Trabajo

1 Área de Marketing Digital

1.1 Inicio
1.1.1 Formulación del Proyecto
1.1.2 Acta de Constitución
1.1.3 Reunión de Lanzamiento
1.2 Planificación

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1.2.1 Plan de Gestión del Proyecto
1.2.1.1 Plan de Alcance
1.2.1.2 Plan de tiempo
1.2.1.3 Plan de Costos
1.2.1.4 Plan de Riesgos
1.2.1.5 Plan de RRHH
1.2.1.6 Plan de Comunicaciones
1.2.1.7 Plan de Adquisición y Contrataciones
1.3 Ejecución
1.3.1 Analizar entorno
1.3.1.1 Políticas Internas
1.3.1.2 Benchmarking externo
1.3.1.3 Normas Legales que regulan el proceso
1.3.1.4 Herramientas Tecnológicas
1.3.1.5 Conocimientos necesitados para el RRHH
1.3.2 Definir Área Marketing Digital
1.3.2.1 Definición de Requerimientos
1.3.2.2 Modelado de Negocio
1.3.2.3 Definición de Tecnología a Utilizar
1.3.2.4 Definir estructura orgánica del área de marketing
1.3.2.5 Ajustar Políticas internas
1.3.2.6 Definir el Manual de Puestos y Plazas
1.3.2.7 Definir primeras campañas de Marketing Digital
1.3.3 Implementación
1.3.3.1 Asignar RRHH competentes
1.3.3.1.1 Interno
1.3.3.1.2 Externo
1.3.3.2 Adquirir Tecnología
1.3.3.2.1 Seleccionar proveedor

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1.3.3.2.2 Implementar TI
1.3.3.2.3 Capacitar en TI
1.3.3.3 Implementar Ubicación Física del área de Marketing Digital
1.3.3.4 Realizar campañas Piloto
1.4 Seguimiento y Control
1.4.1 Informe de avance mensual remitido a Comité de Gestión
1.4.2 Evaluar indicadores de Gestión
1.4.3 Control de Cambios
1.4.3.1 Solicitud de Cambio
1.4.3.2 Solicitud de Cambio Aprobada o Rechazada
1.5 Cierre
1.5.1 Lecciones Aprendidas
1.5.2 Informe de Cierre

1 Área de Descripción: Proyecto que permitirá la creación del área de

Marketing Digital Marketing Digital para nuestra empresa

Duración: 180 días

1.1 Inicio Descripción: Inicio del Proyecto

Duración: 10

1.1.1 Formulación Descripción: Definir el alcance del proyecto, así como el

del Proyecto presupuesto.
Duración: 8

1.1.2 Acta de Descripción: Es la partida de nacimiento del proyecto en ella se

Constitución establece el alcance, presupuesto, personal asignado. Es el
compromiso de la empresa para realizar el proyecto.

Duración: 2

1.1.3 Reunión de Descripción: Permite dar a conocer a los Stakeholder, áreas

Lanzamiento involucradas y personal de la empresa el proyecto

Duración: 1

1.2 Planificación Descripción: Planificación del Proyecto

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 Duración: 1

1.2.1 Plan de Descripción: Definición de la gestión de todo el proyecto.

Gestión del
Proyecto Duración: 1

1.2.1.1 Plan de Descripción: Define el alcance total del proyecto

Alcance
Duración: 75

1.2.1.2 Plan de Descripción: Establecer el cronograma del proyecto

tiempo
Duración: 12

1.2.1.3 Plan de Descripción: Establecer el plan de costo del proyecto realizando

Costos la calendarización de gastos y aprobación de montos por roles
del proyecto

Duración: 12

1.2.1.4 Plan de Descripción: Identificar todos los riesgos y llevar un control para
Riesgos mitigar los mismos

Duración: 22

1.2.1.5 Plan de Descripción: Plan de RRHH que será asignado al proyecto sea
RRHH este interno o externo.

Duración: 22

1.2.1.6 Plan de Descripción: Plan de comunicaciones a todo nivel dentro del

Comunicaciones proyecto y la organización

Duración: 12

1.2.1.7 Plan de Descripción: Plan de compras para el proyecto

Adquisiciones y
Contrataciones Duración: 17

1.3 Ejecución Descripción: Define las tareas a ser realizadas para ejecutar el
proyecto.

Duración: 1

1.3.1 Analizar Descripción: Tareas para conocer el entorno en el cual se

entorno implementara la nueva área.

Duración: 1

1.3.1.1 Políticas Descripción: Revisión de las Políticas internas de la empresa

Internas para identificar las políticas actuales y cuales son pasibles de
cambios producto de la implementación del proyecto

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 Duración: 14

1.3.1.2 Descripción: Revisar otras empresas y modelos implementados

Benchmarking que podrían servir para nuestro proyecto
externo
Duración: 18

1.3.1.3 Normas Descripción: Identificación de normas legales que regulan el

Legales que proceso
regulan el proceso
Duración: 15
1.3.1.4 Descripción: Identificación de Herramientas Tecnológicas que se
Herramientas necesitarían para la implementación del proyecto. Incluye
Tecnológicas pruebas de concepto.

Duración: 23

1.3.1.5 Descripción: Identificación y definición de competencias y

Conocimientos conocimientos necesarios que deben de tener los colaboradores
necesitados para que se deben de asignar a la nueva área.
el RRHH
Duración: 20

1.3.2 Definir Área Descripción: Definición de la nueva área de Marketing.

Marketing Digital
Duración: 1

1.3.2.1 Definición Descripción: Identificación y Definición de los requerimientos

de Requerimientos funcionales y no funcionales necesario para el área de Marketing
Digital

Duración: 15

1.3.2.2 Modelado Descripción: Modelado de procesos de negocio a ser realizados

de Negocio en el área de Marketing Digital

Duración: 25

1.3.2.3 Definición Descripción:

de Tecnología a
Utilizar Duración: 30

1.3.2.4 Definir Descripción: Definir la estructura organizacional que tendrá el

estructura orgánica área de marketing digital
del área de
marketing Duración: 10

1.3.2.5 Ajustar Descripción: Redactar las nuevas políticas internas de la

Políticas internas empresa que se ven afectadas por la implementación del área de
Marketing Digital.

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 Duración: 33

1.3.2.6 Definir el Descripción: Definir el Manual de Puestos y Plazas del área de

Manual de Puestos Marketing Digital
y Plazas
Duración: 20

1.3.2.7 Definir Descripción: Define las campañas a ser realizadas como piloto
primeras de implementación del proyecto.
campañas de
Marketing Digital Duración: 10

1.3.3 Descripción: Implementar la nueva área de marketing

Implementación
Duración: 1

1.3.3.1 Asignar Descripción: Seleccionar los RRHH para la nueva área.

RRHH
competentes Duración: 45

1.3.3.1.1 Interno Descripción: Proceso de selección interno entre los empleados

de la empresa.

Duración: 1

1.3.3.1.2 Externo Descripción: Proceso de selección externo

Duración: 1

1.3.3.2 Adquirir Descripción: Compra e Instalación de la tecnología identificada.

Tecnología
Duración: 45

1.3.3.2.1 Descripción: Identificar y seleccionar proveedor tecnológico.

Seleccionar
proveedor Duración: 1

1.3.3.2.2 Descripción: Implementación de la tecnológica informática

Implementar TI adquirida.
Duración: 1

1.3.3.2.3 Capacitar Descripción: Capacitar al personal de la empresa en la

en TI Tecnología adquirida.
Duración: 1

1.3.3.3 Descripción: Implementación de la oficina donde se realizará el

Implementar marketing digital.
Ubicación Física
Duración: 30

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del área de
Marketing Digital

1.3.3.4 Realizar Descripción: Implementar las campañas iniciales definidas.

campañas Piloto
Duración: 15

1.4 Seguimiento y Descripción: Seguimiento constante al proyecto.

Control
Duración: 1

1.4.1 Informe de Descripción: Informes de avances con indicadores.

avance mensual
remitido a Comité Duración: 1
de Gestión

1.4.2 Evaluar Descripción: Evaluación de indicadores de gestión del proyecto.

indicadores de
Gestión Duración: 1

1.4.3 Control de Descripción: Proceso de control de cambio del proyecto

Cambios
Duración: 1

1.4.3.1 Solicitud de Descripción: Solicitudes de cambio

Cambio
Duración: 1

1.4.3.2 Solicitud de Descripción: Gestión de la solicitud de cambio.

Cambio Aprobada
o Rechazada Duración: 1

1.5 Cierre Descripción: Proceso para cerrar el proyecto

Duración: 6
1.5.1 Lecciones Descripción: Lista de lecciones aprendidas durante la
Aprendidas implementación del proyecto.

Duración: 1
1.5.2 Informe de Descripción: Informe de Cierre final del proyecto.
Cierre
Duración: 1

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MARTÍN ALVAREZ 13
VERIFICACION DEL ALCANCE
Luego de revisada la información la Gerencia General conjuntamente con el Comité de
Gestión firma el acta de conformidad del alcance del proyecto.

 Firma del Gerente General

 Firma del Gerente de Marketing
 Firma del Gerente Financiero,
 Firma del Gerente de Ventas,
 Firma del Gerente de RRHH
 Firma del Jefe de Proyecto

CONTROL DE CAMBIOS
Se aprueba el alcance del proyecto y se aprueba que cualquier cambio posterior al alcance
deberá seguir el proceso de gestión de cambios aprobado para el proyecto.