Secretariado Auxiliar

ACTIVIDAD 1

Objetivo de la actividad.

Analizar la importancia de los deberes éticos de una secretaria, según instrucciones.

Redacte la importancia de cada uno de los puntos citados a continuación y de ejemplo de

cada uno en el ambiente laboral de la secretaria:

Deberes Éticos de una secretaria:

1. Defina ética
Conjunto de principios, valores y normas que guían y regulan el comportamiento
humano en busca de lo que se considera correcto y moralmente apropiado.

Importancia
La importancia de la ética en el ambiente laboral de una secretaria es crucial
debido a su papel central en la organización y su interacción con colegas,
superiores, clientes y proveedores.

Ejemplo
Sofía es la secretaria de un ejecutivo en una empresa de tecnología. Un día,
mientras organiza documentos en el escritorio de su jefe, encuentra una carpeta
con información confidencial sobre un nuevo producto que la competencia aún no
conoce.

Sofía reconoce que la información que ha encontrado es confidencial y podría tener

un impacto en la competencia y la estrategia de la empresa.
 En lugar de usar esta información para obtener una ventaja injusta o compartirlo
con otros, Sofía decide:

 No divulgar la información confidencial a nadie fuera de la empresa.

 No utilizar la información para beneficio personal o ventaja injusta.
 Informar a su jefe sobre el hallazgo, lo cual podría ayudar a que la empresa tome
decisiones informadas y estratégicas.

2. Relación y diferencia entre ética y moral

La ética es diferente de la moral, porque la moral se basa en la obediencia a las

normas, las costumbres y preceptos o mandamientos culturales, jerárquicos o
religiosos, mientras que la ética busca fundamentar la manera de vivir por el
pensamiento humano.

Importancia

La ética y la moral son fundamentales en el ambiente laboral de una secretaria debido a

su impacto en la calidad de las interacciones, la reputación de la organización y la
construcción de relaciones sólidas.

Ejemplo

Laura es la secretaria de un gerente en una empresa de marketing. Un día, mientras

organiza los correos electrónicos de su jefe, encuentra un mensaje confidencial sobre una
próxima campaña publicitaria que aún no se ha anunciado públicamente.

Aplicación de la Ética y la Moral:

1. Confidencialidad: Laura reconoce que el mensaje contiene información confidencial

que aún no debe divulgarse. Decide no compartir esta información con nadie fuera
de su equipo ni utilizarla para obtener ventajas personales.
2. Integridad: Laura informa a su jefe sobre el descubrimiento del mensaje
confidencial y pregunta cómo debería manejar la situación. No oculta el hecho de
que ha encontrado información confidencial.
3. Transparencia: Laura evita cualquier intento de ocultar el mensaje o manipular la
situación. Actúa con transparencia y honestidad al informar a su jefe sobre el
descubrimiento.
3. Rol de la ética en la secretaria
En el caso de las secretarias, la ética es uno de los principales valores que debe
cultivar, pues es la base de su trabajo; día con día pasa por nuestras manos
información de la empresa, del jefe, de los proveedores, de los clientes;
información que debemos saber cuidar y respetar porque si bien tenemos el
privilegio de tener, igual no nos pertenece. Además de la discreción, dentro de la
ética secretarial deben primar el buen comportamiento, la responsabilidad, la
cordialidad y el deseo de brindar un buen servicio, ser cordial. Nuestra misión es
hacer a los demás la vida más fácil. Las secretarias que son capaces de brindar un
trato cordial han escuchado quejas como "Si pues señorita, en la otra oficina la
señorita no me explico cómo era este trámite", o "hay señorita, usted si me
escucha y hasta sabe mi nombre, la otra me dijo solamente deme su ticket", lo
cual nos hace saber lo importante también que es saber escuchar a las personas y
ponernos en su lugar, tratar a los demás como esperamos ser tratados, empatía.

IMPORTANCIA

El rol de la ética en el desempeño de una secretaria es de gran importancia debido

a que esta posición implica manejar información confidencial, interactuar con
personas de diferentes niveles jerárquicos y tomar decisiones que pueden influir en
la organización en la que trabaja. La ética guía el comportamiento y las acciones
de la secretaria, asegurando que se sigan los principios morales y profesionales en
todo momento.

EJEMPLO
una secretaria que trabaja en una firma de abogados. Su jefe le pide que maneje
un caso delicado relacionado con un cliente importante. En este caso, la ética
juega un papel fundamental en su desempeño:

 Ella mantener la confidencialidad: Aunque el cliente es importante, debe

asegurarse de que toda la información relacionada con el caso se mantenga
confidencial y no sea compartida con personas no autorizadas.
 Debe ser honesta: Si se le solicita proporcionar información sobre el caso a
otras partes involucradas, debe ser honesta y proporcionar datos precisos,
evitando exageraciones o distorsiones que puedan afectar la comprensión
del caso.
 Debe ser imparcial: Aunque el cliente es influyente, debe tratar a todos los
casos por igual y brindar la misma atención a todos los clientes de la firma.
4. Comente sobre el campo de aplicación de la ética
La ética no debe confundirse con el comportamiento en concordancia con las
convenciones sociales, leyes y creencias impuestos en el espacio en el que
desenvuelva el individuo.
La ética aborda los principios idiosincráticos y de personalidad de un individuo para
luego enfrentarlos a las decisiones que esta toma, y las repercusiones que de ahí
se puedan derivar. Los estudios de la ética se han dividido en tres grandes ramas,
algunas con mayor influencia en el día a día del individuo en sociedad; otras
destinadas a la reflexión filosófica principalmente. Estas son la metaética, ética
normativa y ética aplicada; de igual manera existe una cuarta rama reconocida por
los filósofos, pero con menor asiduidad en su estudio: la ética descriptiva.

Importancia
La importancia del campo de aplicación de la ética en el ámbito laboral es
fundamental para garantizar un ambiente de trabajo justo, respetuoso y
profesional. La ética laboral guía las acciones y decisiones de los empleados,
incluyendo a las secretarias, en su interacción con colegas, superiores, clientes y la
organización en general.

Ejemplo
la ética guía a al empleado a tomar la decisión correcta para proteger la
confidencialidad y la integridad del cliente y de la empresa. Su enfoque ético
refuerza la confianza del cliente y mantiene la reputación de la empresa en el largo
plazo.

5. Hable sobre la responsabilidad ética

La responsabilidad ética busca fomentar el bienestar social a través de normas y
reglas de conducta que se ocupan de cuestiones como los derechos humanos, la
justicia social y medioambiental, y la ingeniería genética

Importancia
La responsabilidad ética es crucial en cualquier entorno laboral ya que implica
actuar de manera consciente y moralmente correcta en todas las acciones y
decisiones. Para una secretaria, la responsabilidad ética juega un papel
fundamental debido a la naturaleza confidencial de su trabajo y su interacción con
múltiples partes interesadas.
6. Defina los puntos a tener en cuenta el código de Ética Secretarial
La función de la Secretaría es una necesidad vital de la institución, o empresa,
pues ella organiza, clasifica, planifica y controla la documentación de entrada y
salida de la oficina.

1) Confidencialidad: La información sobre la empresa y sus clientes es siempre

confidencial y privada. No se debe repetir nunca la información
confidencial, aunque todos quieran saber qué está sucediendo y tú la
sepas. Debes ser siempre confiable.

2) Honestidad: No permitas que te feliciten por algo que no has hecho y no

dejes que otro se lleve los laureles por algo que sí has hecho. Siempre hay
que decir la verdad. Serás más creíble para tu jefe y compañeros de trabajo

3) Lealtad: Siempre debes ser leal a tu empresa y a tu jefe. No los vendas a

ningún costo. Sin embargo, después de haber dicho esto, recuerda que tu
jefe también tiene que probar que es digno de tu lealtad. No te involucres
con los chismes de la oficina. Si demuestras ser leal a la empresa y a tu
jefe, también serán leales a ti.

4) Confiabilidad: Demuestra que eres confiable. Llega puntualmente al trabajo

y a las reuniones y recuerda que siempre debes llevar los documentos
necesarios para la reunión. No utilices las licencias por enfermedad de
manera irresponsable. Nunca se sabe cómo estará tu salud en el futuro.
Asegúrate de terminar a tiempo cada tarea que te asignan y hazla de la
mejor manera posible.

5) Responsabilidad: Demuestra tu responsabilidad estableciendo prioridades y

termina las tareas en los tiempos establecidos. Tu jefe te tiene confianza.
Prepara una lista de cosas para hacer - a pesar de que sus prioridades
cambien 10 veces por día. No delegues una tarea que te han asignado, a
menos que la persona a quien se la delegas la pueda hacer de manera tan
eficiente y precisa como tú.

6) Trabaja sin supervisión: Debes tener siempre tu trabajo al día y ser

productiva. Cumple con los tiempos establecidos. Prioridades, y prioridades.
Todos los días prepara una lista de las tareas a realizar para asegurarte que
no te hayas olvidado de ninguna y asígnales prioridades.

7) Ofrece tu colaboración: Siempre asiste y comparte tus conocimientos

cuando sea posible. Acepta las tareas con alegría... pero también aprende a
decir que "No" (amablemente) y a explicar por qué no puedes realizar
alguna tarea solicitada. No te sobrecargues de trabajo. Hoy en día, en
muchas empresas, las secretarias están comenzando a tomar el rol de
capacitadoras informales.
 8) Flexibilidad: Si son las 6 de la tarde y tu jefe necesita que prepares y envíes
un informe importante - hazlo. Los mejores trabajos son aquellos en hay un
acuerdo de "dar y tomar". Nunca se sabe cuándo podrías necesitar tomarte
una hora sin previo aviso para atender a una emergencia.

9) Multihabilidades: Cuanto más aprendas sobre los programas de

computación y las demás posiciones en la organización, mejor será. Puedes
tener que utilizar estos conocimientos cuando quieras una promoción
dentro de la empresa. Esto también es muy útil porque generalmente serás
la encargada de enseñar a tu jefe a utilizar algunos de los programas de
computación. Los jefes de hoy en día son más operativos con los distintos
softwares, ej. Email, planillas de cálculo, etc. Te podrían pedir que te
capacites también si conoces estos programas.

10) Favores: Se cautelosa al aceptar regalos o favores de los clientes internos o

externos de la empresa. Pueden esperar algo a cambio. Siempre actúa
dentro de la política y los procedimientos de la empresa en lo que hace a
este tema. Cuando alguien hace un regalo, generalmente quiere algo en
cambio. Puedes terminar pagando el precio máximo - ¡tú puesto!

11) Colaboradora: Siempre estar dispuesta a compartir lo que sabemos, decir si

mientras podemos, pero también aprender a decir no con amabilidad y
cortesía.

12) Capacitación permanente: El mundo de hoy requiere secretarias con

conocimientos actualizados y que domine lo último en tecnología, es
conveniente cada cierto tiempo tomar cursos de inglés, computación,
presupuestos, etc.

Importancia

La importancia de un código de ética secretarial radica en establecer pautas claras y

principios morales que guíen el comportamiento de las secretarias en su desempeño
laboral. Este código no solo contribuye a un ambiente de trabajo ético y profesional, sino
que también ayuda a establecer la reputación de la organización y a mantener relaciones
positivas con los clientes y las partes interesadas.
Ejemplo

Marta, una secretaria en una firma legal, se enfrenta a un cliente que le ofrece un soborno
para obtener información confidencial de otro cliente. Siguiendo el código de ética
secretarial, Marta rechaza firmemente la oferta y explica que su compromiso es con la
integridad y la confidencialidad. Marta informa de inmediato a su supervisor sobre la
situación, y juntos toman medidas para abordar el asunto de manera ética y legal. Su
acción demuestra su compromiso con los principios éticos y su responsabilidad en
proteger la confidencialidad y la reputación de la firma.

7. Transmitir información honesta, pertinente, veraz y oportuna.

Definitivamente, transmitir información honesta, pertinente, veraz y oportuna es
un principio esencial dentro de un código de ética secretarial. Esta conducta no
solo demuestra integridad, sino que también es fundamental para mantener
relaciones profesionales sólidas y para el funcionamiento eficiente de una
organización.

Importancia
Construcción de Confianza: Comunicarse de manera honesta y precisa
construye confianza entre colegas, superiores, clientes y socios comerciales.
Cuando los demás saben que pueden depender de la información que
proporcionas, se sienten más seguros y cómodos en su relación contigo.

Mejora de Relaciones: Transmitir información honesta y pertinente crea

relaciones laborales saludables y respetuosas. La falta de comunicación adecuada
puede dar lugar a conflictos innecesarios.

8. ¿Cómo debe ser la actitud profesional?

Debe cumplir con sus deberes lo mejor posible y esto debe hacerse desde su etapa
de formación, planteándose el estudio como una actividad seria y “profesional”,
porque ya en esta primera etapa un trabajo debe realizarse lo más perfectamente
posible y será la base para todo el posterior desempeño del profesional.

Importancia
La actitud profesional en una secretaria es fundamental para el éxito y la
efectividad en el trabajo. Una actitud profesional positiva no solo influye en la
calidad de las tareas realizadas, sino que también afecta la percepción que otros
tienen de la secretaria y de la organización en general.
 Ejemplo
Recibir una llamada telefónica de un cliente frustrado que tiene problemas para
acceder a algunos documentos importantes en el sistema de la empresa.

Aplicación de la Actitud Profesional:

1. Escucha Empática, escucha con atención y empatía las preocupaciones del

cliente. Demuestra que se preocupa por la situación y está dispuesta a ayudar.

2. Respuesta Positiva: A pesar de la frustración del cliente, mantener la calma y

responde de manera profesional y cortés. Su tono de voz es amigable y
tranquilizador.

3. Comunicación Clara: Explicar al cliente el proceso que seguirá para resolver el

problema y le proporciona un plazo estimado para la resolución.

9. Menciones los valore éticos

A. Discreción.
actuar con cautela y juicio en situaciones delicadas, manteniendo la
confidencialidad y evitando la indiscreción.

B. Adaptabilidad.
Capacidad para ajustarse y responder de manera efectiva a diferentes
circunstancias, cambios y demandas en el entorno laboral y personal.
C. Protección.
Acción de salvaguardar o resguardar a personas, información o bienes de
posibles daños, peligros o amenazas.

D. Transparencia.
Acción de ser claro y honesto en las acciones y comunicaciones, sin ocultar
información relevante y permitiendo una visión clara de los procesos y
decisiones.

E. Tacto.
Habilidad para tratar a las personas con sensibilidad y consideración,
eligiendo las palabras y acciones adecuadas para evitar herir sentimientos o
causar ofensa.

F. Lealtad. Fidelidad y compromiso hacia una persona, organización o causa,

demostrando integridad y apoyo incluso en momentos difíciles.
G. Puntualidad.
Acción de llegar a tiempo o cumplir con horarios y compromisos
establecidos, demostrando respeto por el tiempo de los demás.

H. Responsabilidad.
Obligación de cumplir con las tareas y deberes asignados de manera
diligente, asumiendo las consecuencias de las acciones y decisiones.

I. Limpieza y orden.
Mantener la limpieza y organización en el entorno de trabajo,
contribuyendo a un ambiente agradable y eficiente.

J. Paciencia.
Capacidad para mantener la calma y la tolerancia en situaciones difíciles,
superando obstáculos y dificultades sin perder la compostura.

K. Buen criterio.
Habilidad para tomar decisiones sensatas y juiciosas basadas en la
evaluación cuidadosa de la situación y la consideración de las
consecuencias.

L. Buena voluntad.
Disposición positiva y abierta para colaborar, ayudar y contribuir de manera
constructiva a los objetivos y necesidades de otros.

M. Dedicación.
Compromiso y enfoque constante en realizar tareas y responsabilidades
con atención y esfuerzo, buscando la excelencia en el desempeño.

N. Pulcritud.
Mantenimiento de limpieza y orden en la apariencia personal, en el trabajo
y en el entorno, reflejando una imagen profesional y cuidada.

O. Previsión.
Anticipación y planificación de acciones futuras para evitar problemas,
enfrentar desafíos y aprovechar oportunidades.

P. Sinceridad.
Acción de ser honesto y genuino en la comunicación y las relaciones,
evitando engaños o falsedades.
 Q. Buena educación.
Comportamiento respetuoso y cortés hacia los demás, siguiendo las normas
sociales y mostrando consideración por las sensibilidades de los demás.

Mencione los valores éticos de una secretaria

1. Confidencialidad: Mantener la privacidad de la información sensible y

confidencial de la empresa y sus clientes.
2. Integridad: Actuar con honestidad y coherencia en todas las interacciones y
decisiones.
3. Profesionalismo: Mantener una conducta respetuosa, cortés y profesional en
todo momento.
4. Respeto: Tratar a todos con respeto, independientemente de su posición o
función en la organización.
5. Responsabilidad: Cumplir con las tareas y deberes asignados de manera
diligente y asumir la responsabilidad de las acciones.
6. Transparencia: Ser transparente en la comunicación y las acciones, evitando la
ocultación o la manipulación de información.
7. Colaboración: Trabajar en equipo y colaborar con colegas y superiores para
lograr objetivos comunes.
8. Adaptabilidad: Ajustarse a diferentes situaciones y desafíos con flexibilidad y
disposición.
9. Empatía: Mostrar empatía y consideración hacia las necesidades y preocupaciones
de los demás.
10. Puntualidad: Llegar a tiempo y cumplir con horarios y plazos establecidos.
11. Comunicación Clara: Comunicarse de manera clara y efectiva, evitando
ambigüedades y malentendidos.
12. Lealtad: Ser leal a la organización y sus valores, manteniendo los intereses de la
empresa en primer plano.
13. Eficiencia: Realizar las tareas de manera eficiente y efectiva, aprovechando los
recursos disponibles de manera adecuada.
14. Resolución de Problemas: Abordar los problemas con un enfoque proactivo y
buscando soluciones efectivas.
15. Compromiso: Demostrar dedicación y compromiso con el trabajo y los objetivos
de la organización.

Deberes: las responsabilidades y tareas específicas que una persona debe

realizar
Valores: son lo que guían comportamiento y las decisiones de una persona.