RESUMEN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: UNA REFLEXIÓN SOBRE INFORMACION, SISTEMA,

Y DOCUMENTACION.

0. Planteamiento: Este trabajo revisa el concepto de "sistema de información", explorando sus

diversas perspectivas y la Teoría General de Sistemas. Se destacan las definiciones y
características clave de los sistemas de información, concluyendo con una aproximación a los
sistemas de información documental.

1. La información: La definición de "información" es compleja debido a la diversidad de

perspectivas en la "era de la información". La información sintetiza conocimientos derivados
de datos, reduciendo la incertidumbre. Se diferencia de los datos y se considera un mensaje
útil que influye en la toma de decisiones. La distinción entre forma y contenido en la definición
de información es un desafío. En resumen, la información es un mensaje que reduce la
incertidumbre y se comunica de un emisor a un receptor a través del proceso informativo.

Los conceptos de información: El marco teórico matemático de Shannon y Weaver ha influido en

la concepción de la información, pero se critica por centrarse en la cantidad en lugar de la calidad
y el significado de la información. Algunos lo ven como una teoría sobre la información como algo
físico y numérico.

Información y comunicación: La información se relaciona estrechamente con la comunicación y se

comunica a través de signos con significado. Sin embargo, el significado de un signo no equivale a
la cantidad de información que transmite. La interpretación de la información varía según el
contexto y puede proporcionar conocimiento cuando se presenta al destinatario adecuado. La
evolución del lenguaje y la falta de documentación adecuada pueden dificultar la comprensión de
la información, y la interpretación depende del contexto cultural del receptor.

La teoría semántica: La teoría semántica de la información introduce tres condiciones para que
exista información: la señal debe llevar la misma cantidad de información que el hecho, ser precisa
y el hecho debe contener información. Además, la cantidad de información que recibe un receptor
depende de su conocimiento sobre la fuente emisora.

Hacia una redefinición: El proceso informativo implica la percepción y cognición de la información

por parte de un agente, con limitaciones y pérdida de datos. Los enfoques subjetivos consideran la
influencia del contexto y los esquemas mentales en la comprensión de la información. El usuario
desempeña un papel importante en este proceso, y la explotación de la información puede
modificar el conocimiento del sujeto.

2. Información y documentación: La información, según Shera, es el conocimiento comunicable

con criterios de existencia, disponibilidad y contenido semántico. También puede ser vista
como el cambio en la representación del conocimiento. En teoría de la información, se mide
por su grado de improbabilidad en un mensaje, sin relación con su significado. La información
es un dato situado en un contexto con significado para alguien. Se discute la calidad de la
información en términos de exactitud, oportunidad y relevancia, que dependen de las
necesidades del usuario. El conocimiento y el saber son registros organizados y aplicaciones
del conocimiento, respectivamente.
3. Los sistemas: La teoría de sistemas se enfoca en el estudio de sistemas y su funcionamiento
en diferentes perspectivas y escalas. Se distinguen dos niveles de globalidad: la teoría general
de sistemas y la teoría de sistemas generales. Se analizan enfoques estáticos, dinámicos y
dialécticos para comprender los sistemas, que son conjuntos de elementos interrelacionados
con un objetivo común, actuando en un entorno y con capacidad de autocontrol. Las
relaciones entre sistemas pueden ser simbióticas, sinérgicas o redundantes.

Hacia una división de los sistemas: Los sistemas se dividen en abiertos (intercambian con su
entorno) y cerrados (no lo hacen). Se basan en principios como subsidiariedad, interacción,
determinismo y equifinalidad. Tienen características como estabilidad, adaptabilidad, eficiencia y
sinergia. Pueden clasificarse en sistemas naturales, físicos diseñados, abstractos diseñados,
sistemas de actividad humana y sistemas trascendentales.

Sistema e información: En los sistemas diseñados, el concepto clave es el proceso de

transformación, donde las acciones interrelacionadas convierten las entradas en salidas. Esto
requiere interconexión y recursos controlados por medidas de desempeño y mecanismos de
control. La información es esencial para asegurar el cumplimiento de los controles y la misión del
sistema. Las acciones se llevan a cabo en un área definida, lo que establece los límites del sistema,
y la información interna y gestionada se pueden distinguir en sistemas de información. La
jerarquía de sistemas permite definir sistemas en diferentes niveles dentro de una serie de niveles
definidos.

Sistema y objetivos: Los sistemas diseñados por humanos tienen como objetivo alcanzar sus
metas. Se pueden categorizar en cuatro tipos según sus objetivos: deterministas (resultados
consistentes), probabilistas (resultados inciertos dentro de un rango), adaptativos (autocontrol
basado en retroalimentación) y competitivos (controlados por factores externos).

4. Sistemas de información: Un sistema, según el diccionario, es un conjunto ordenado de

normas y procedimientos que funciona coordinadamente. Desde la perspectiva de la Ciencia
de la Información y la Documentación, se relaciona con la gestión de información y se
considera un sistema abierto que intercambia energía con su entorno. Las leyes básicas del
sistema documental, como la usabilidad y la atención al usuario, son esenciales en los sistemas
de información basados en computadoras.

El contexto de la organización: Un sistema de información es más que un sistema informático;

abarca toda la organización. Definirlos es complicado debido a su interacción con múltiples
procesos y subsistemas dentro de la organización. Estos sistemas son parte del patrimonio de la
organización y se centran en proporcionar información para respaldar las actividades de la
organización en lugar de enfocarse únicamente en aspectos administrativos. La teoría de la
contingencia subraya la interacción de las organizaciones con su entorno externo a través del
procesamiento de información. Los sistemas de información pueden manejar diferentes tipos de
información según las necesidades de la organización.

Hacía una definición de los sistemas de información: Un sistema de información se encarga de

transferir información para resolver problemas de usuarios. Toma entradas de usuarios y
descripciones externas y produce salidas que satisfacen necesidades y cambian el estado de los
usuarios. Estos sistemas pueden ser manuales o automatizados, interactúan con su entorno y
tienen mecanismos de control. Su misión es adquirir, almacenar, organizar y recuperar
información para la toma de decisiones y el control de la organización. Son sistemas de datos
procesados que se vuelven sistemas de información cuando alguien los utiliza para tomar
decisiones o producir resultados.

Los sistemas de información documental (sid): Codina ha intentado definir los sistemas de
información documental (SID) como sistemas con elementos específicos, incluyendo conceptos
fundamentales, modelos generales, procesos de transformación y proposiciones sobre la
Documentación. Sin embargo, la afirmación de que los SID no modelan sistemas objeto que
desarrollan actividades es discutible, ya que los modernos sistemas de gestión documental
también realizan actividades relacionadas con los objetivos de la organización, más allá de ser
simples repositorios de documentos. La idea de que los SID tienen una naturaleza probabilística es
cuestionable, ya que esto mezcla el funcionamiento interno del sistema con el marco cognitivo
externo del usuario, que es desconocido para cualquier sistema de información.

La complejidad multifacética de los sistemas de información: El estudio de los sistemas de

información es complejo y se puede analizar a través de metáforas que consideran elementos
como el paradigma, la escuela de pensamiento y la metáfora. Los sistemas de información
incluyen información, usuarios y elementos de soporte, y tienen diversas características
tecnológicas, funcionales, económicas y sociales. Su objetivo es gestionar información para
facilitar actividades en una organización. Realizan funciones de recopilación, evaluación,
procesamiento, almacenamiento y distribución de datos. Se han propuesto varias tipologías de
sistemas de información, como sistemas de procesamiento de datos, sistemas de información para
la administración y sistemas de apoyo a las decisiones. La idea de sistemas de información totales
ha quedado obsoleta debido a la dificultad de satisfacer todas las necesidades de una organización
con un único sistema.

La interacción con el usuario: Los sistemas de información afectan a los usuarios de manera
diferente. Los sistemas de administración no cambian a los usuarios, pero los sistemas de apoyo a
decisiones pueden influir en su actitud y acciones. Los usuarios son parte del entorno de los
sistemas de información y están interconectados con ellos.

Hacía un ciclo de vida de los sistemas de información: Los modelos desempeñan un papel
fundamental en el desarrollo de sistemas de información al ayudar a comprender su
funcionamiento y resolver problemas. Los prototipos se basan en estos modelos. El desarrollo de
sistemas se justifica por la capacidad, el control, la comunicación, los costos y la ventaja
competitiva. El ciclo de vida del sistema implica la mejora continua a lo largo del tiempo.

Hacía una planificación de los sistemas de información: Los sistemas de información deben
seguir políticas de información acordes con la organización. La planificación estratégica de los
sistemas de información es esencial y comprende establecer metas, prioridades y asignar recursos
y capacidades. Se han desarrollado diversas metodologías para guiar esta planificación estratégica.
La evolución de los sistemas de información: La ingeniería de sistemas se encarga de planificar,
diseñar y operar sistemas de información. Los sistemas de información pueden clasificarse en TTS,
DSS, OIS y BPA. La integración de sistemas de información será clave en la próxima generación de
sistemas.

5. Sistemas de información documental: definición, características y elementos: Los sistemas de

información documental se definen como sistemas especializados que gestionan documentos
y aplican técnicas de la Ciencia de la Documentación para resolver problemas en una
organización. Sus principales funciones son la representación y recuperación de documentos.
Aunque se asemejan a los sistemas de soporte a decisiones (DSS), también pueden manejar
situaciones estructuradas. La probabilidad no es inherente a estos sistemas, y deben
adaptarse a diferentes tipos de información documental, incluyendo texto, gráficos y datos
numéricos, así como garantizar el acceso a repositorios de información diversos en espacio y
tiempo.