VDI 2892 - GESTIÓN DE REPUESTOS EN MANTENIMIENTO

Contenido
Nota preliminar ………………………………………………………………………………….……………………………..2

Introducción............................................................................................................................2

1 Ámbito de aplicación ……………………………………………………………………..………………………….……3

2 Referencias normativas ……………………………………………………………………………….…..…………… 3

3 Abreviaturas……………………………………………………………………………………………….………………….. 4

4 Principios básicos ………………………………………………………………………..…………….………….…………4

4.1 Problemas y objetivos …………………………………………………………..……………….………….……….. 4

4.2 Designaciones y marcas de las piezas de recambio .......................................................... 5

4.3 Condiciones y competencias ………………………………………………………………………………..……… 6

4.4 Sistema de gestión de materiales ………………………………………………………………………..…….… 7

5 Selección y aceptación de piezas de repuesto……………………………………………………….…..…… 10

5.1 Suministro de documentación relacionada con el mantenimiento ……………………………… 10

5.2 Selección de piezas de recambio y establecimiento de las cantidades requeridas…………10

5.3 Registro de datos maestros de piezas de repuesto …………………………………………………….. 11

5.4 Suministro de directorios de piezas de repuesto ……………………………………………………….. 15

6 Disposición …………………………………………………………………………………………………………………….. 17

6.1 Planificación de inventarios ……………………………………………………………………………………….. 17

6.2 Procesamiento de pedidos ………………………………………………………………………………………… 17

6.3 Aceptación de mercancías entrantes…………………………………………………………………………. 18

7 Almacenamiento y gestión de inventario ……………………………………………………………………… 19

7.1 Almacén y almacenamiento de piezas de repuesto ………………………………………………….. 19

7.2 Gestión de inventarios ………………………………………………………………………………………………..19

7.3 Valoración de inventarios ……………………………………………………………………………………………22

8 Indicadores, informes y análisis ………………………………………………………………………………….….25

8.1 Indicadores …………………………………………………………………………………………………………………25

8.2 Informes ……………………………………………………………………………………………………………………..26

8.3 Análisis ……………………………………………………………………………………………………………………… 27

8.4 Medidas ……………………………………………………………………………………………………………………. 29

Contenido

9 Organización del almacén …………………………………………………………………………………………… 29

9.1 Almacenamiento ……………………………………………………………………………………………………... 30

9.2 Servicio MSP ……………………………………………………………………………………………………………. 32

9.3 Equipo de almacén …………………………………………………………………………………………………… 34

10 Conceptos alternativos ……………………………………………………………………………………………... 37

10.1 Almacenamiento de envíos ……………………………………………………………………………………. 37

10.2 E-commerce (Comercio electrónico) ……….…………………………………………………………….. 38

10.3 Contrato de suministro ………………………………………………………………………………………….. 38

10.4 Abastecimiento único (proveedor del sistema) ……………………………………………………….38

10.5 Kanban …………………………………………………………………………………………………………………… 39

Bibliografía.......................................................................................................................... 41

Anexo Información y flujo de materiales en la gestión de repuestos de mantenimiento… 43

Nota preliminar
El contenido de esta norma ha sido desarrollado en estricta conformidad con los requisitos y
recomendaciones de la norma VDI 1000.

Todos los derechos están reservados, incluidos los de reimpresión, reproducción (fotocopia,
microcopia), almacenamiento en sistemas de procesamiento de datos y traducción, ya sea del
texto completo o de extractos.

El uso de este estándar sin infracción de derechos de autor está permitido sujeto a las
condiciones de licencia (www.vdi.de/richtlinien) especificadas en los Avisos de VDI.

Deseamos expresar nuestra gratitud a todos los contribuyentes honorarios a esta norma.

Introducción
Se requieren piezas de repuesto para mantener la función y el valor de las máquinas y sistemas
utilizados. El suministro de piezas de repuesto de conformidad con los requisitos es un factor
de influencia importante en la disponibilidad y, por lo tanto, en la viabilidad económica de
dichas máquinas y sistemas. La gestión de las piezas de repuesto para el mantenimiento debe
ser lo más económica posible.

La gestión de las piezas de repuesto de mantenimiento (MSP) difiere sustancialmente de la

gestión de materiales convencionales (véase la sección 4.1). El propósito de la norma es
explicar los diversos aspectos de la gestión de repuestos de mantenimiento. Por lo tanto, la
norma se centra en lo siguiente (véase también el anexo):
• Objetivos, competencias y requisitos

• selección de las piezas de repuesto que se almacenarán

• almacenamiento, mantenimiento de existencias y adquisición (procesos y métodos)

• suministro de directorios de piezas de repuesto fáciles de usar

• compilación de informes y análisis orientados a las funciones

• garantía de calidad

• procesamiento de datos

• punto de referencia (números característicos)

Así, la norma describe los principales procedimientos y ayudas para la planificación, el control
y la mejora constante de la gestión de piezas de repuesto.

La norma es particularmente útil cuando se aplica rigurosamente en la configuración o

reorganización de la gestión de piezas de repuesto para el mantenimiento.

Las tareas y los resultados de las funciones de gestión de piezas de repuesto deben
supervisarse y mejorarse constantemente, por ejemplo, porque las tareas cambian a lo largo
del ciclo de vida de una máquina o los objetivos de la empresa o del mantenimiento han
cambiado.

1. Ámbito de aplicación
La norma se aplica a todas las piezas que pueden describirse como piezas de repuesto de
acuerdo con DIN EN 13306, DIN 24420 y DIN 31051 y que son necesarias para el
mantenimiento de máquinas y sistemas. La norma no se aplica a suministros generales y
materiales auxiliares.

Las evaluaciones con fines fiscales y comerciales se rigen por la ley.

2. Referencias normativas
Los siguientes documentos referenciados son indispensables para la aplicación de esta norma:

DIN 31051:2019-06 Fundamentos del mantenimiento

DIN 24420-1:1976-09 Listas de piezas de repuesto; General

DIN 24420-2:1976-09 Lista de piezas de repuesto; Forma y disposición del texto

DIN EN 13306:2018-02 Mantenimiento; Terminología de mantenimiento; Versión trilingüe EN

13306: 2017

3. Abreviaturas
Las siguientes abreviaturas se utilizan a lo largo de esta norma:

WD jornada laboral
PVi valor de adquisición indexado

ERP planificación de recursos empresariales

HGM mercancías y materiales peligrosos

HBW almacén de bahía alta

MSP piezas de repuesto de mantenimiento

MPC planificación y control del mantenimiento

IT tecnología de la información

RV valor de reemplazo

SPS almacenamiento de piezas pequeñas

RFID identificación por radiofrecuencia

SRS sistema de almacenamiento y recuperación

TPM mantenimiento productivo total

4. Principios básicos
4.1 Problemas y objetivos

Los almacenes de repuestos para mantenimiento dependen directamente de la estrategia de

mantenimiento y se distinguen por:

• baja planeabilidad

• alta provisión para riesgos

• amplia gama de piezas

• requisitos cambiantes en términos de cantidades

• baja tasa de rotación

• altos requisitos en términos de disponibilidad

La máxima prioridad en la gestión de piezas de repuesto de mantenimiento es garantizar que

la demanda dada de piezas de repuesto se satisfaga en términos de cantidad, calidad y
disponibilidad en espacio y tiempo, es decir, de acuerdo con los requisitos de mantenimiento y
producción. Esto significa asegurar la disponibilidad de las máquinas y sistemas a través de la
provisión económicamente viable de

• la pieza de repuesto correcta (cantidad y tipo),

• en el momento adecuado,

• en el lugar correcto, y

• con inventarios óptimos [1].

De esto se derivan cinco objetivos individuales para el almacenamiento de piezas de repuesto
para el mantenimiento:

• maximización de la disponibilidad

• maximización de la fiabilidad

• optimización del inventario

• optimización de costes

• optimización del servicio

Figura 1. Costos relacionados con la cantidad de almacenamiento de un artículo de piezas de repuesto

Esto significa que se aplican diferentes criterios de evaluación a los almacenes de piezas de
repuesto que a los almacenes de materiales y bienes de producción.

Con el fin de garantizar una gestión de piezas de repuesto de bajo costo, son necesarias las
medidas adecuadas para seleccionar las piezas de repuesto que se almacenarán interna y
externamente y para determinar la cantidad. Además de esto, también se deben tener en
cuenta las regulaciones y leyes ambientales y de seguridad relevantes, así como cualquier
peculiaridad específica de la empresa.

4.2 Designaciones y marcas de piezas de repuesto

Según DIN 24 420, las piezas de repuesto son piezas, grupos o productos completos con el
propósito de reemplazar piezas, grupos o productos dañados, desgastados o faltantes. Según
DIN EN 13 306, DIN 31 051 y DIN 24 420, las piezas de repuesto se pueden dividir en piezas de
reserva, piezas consumibles y piezas pequeñas.

Las peculiaridades específicas de la empresa pueden requerir que las piezas de repuesto se
marquen por separado
• según su uso, por ejemplo, como

– pieza de una sola ubicación: una pieza que solo se utiliza en una posición de una máquina o
planta en la empresa

– pieza de ubicación múltiple: una pieza que se utiliza en varias posiciones o en una o más
máquinas o plantas de la empresa

– piezas múltiples: pieza de repuesto idéntica que se mantiene disponible en varios almacenes
o en varios lugares de almacenamiento de la empresa

• según su origen, por ejemplo, como

– pieza de repuesto original

– pieza de repuesto disponible comercialmente

– pieza estándar

– parte sucesora (e. g.in caso de obsolescencia)

– parte subcontratada

– pieza autoproducida

• según su condición, por ejemplo, como

– pieza nueva – pieza usada

– pieza reacondicionada

– pieza semiacabada

– pieza con idoneidad restringida para el almacenamiento (restricción de la vida útil)

4.3 Condiciones y competencias

Los requisitos para el suministro de piezas de repuesto sobre una base económicamente viable
son:

a) establecimiento de tareas y competencias, así como un enfoque coordinado y específico por

todas las partes implicadas (por ejemplo, en condiciones de GESTIÓN de plagas de gestión de
los riesgos)

b) personal para llevar a cabo las diversas tareas

c) datos sobre la disponibilidad prevista de las máquinas/sistemas individuales

d) ayudas organizativas

e) equipos de almacén orientados a los requisitos

f) documentación relacionada con el mantenimiento

La dirección corporativa debe velar por que se establezcan las competencias correspondientes
y se hayan iniciado las medidas necesarias para el cumplimiento de estas condiciones.
Además de esto, la dirección corporativa tiene la tarea de monitorear continuamente el logro
de los objetivos y, según sea necesario, adaptar los objetivos establecidos a la situación actual.

Las tareas individuales de la gestión de piezas de repuesto se establecen en el cuadro 1 y se

asignan a modo de ejemplo a las áreas de tareas implicadas.

Las siguientes áreas de tareas corporativas pueden estar involucradas en la gestión de piezas
de repuesto:

• gestión

• planificación/proyección

• producción (mantenimiento productivo total – TPM)/ mantenimiento

• compras/logística

• almacén/disposición

• cuentas

• organización y tecnología de la información (IT)

Tabla 1. Tareas y competencias en la gestión de piezas de repuesto (ejemplo)

• entrada de mercancías

• garantía de calidad/estándares

4.4 Sistema de gestión de materiales

Debido al alto volumen de datos involucrados y la necesidad de información confiable y

actualizada en las grandes empresas, es obvio que se debe utilizar un sistema de gestión de
materiales en la gestión de las piezas de repuesto para el mantenimiento. Incluso las pequeñas
y medianas empresas dependen cada vez más de las soluciones de TI, en el caso más simple
como las aplicaciones de MS-Office®.

Las ventajas de utilizar un sistema de gestión de materiales consisten principalmente en la

mejora de las secuencias de trabajo, la optimización de la gestión de inventarios y la
disponibilidad constante de información (valores característicos, análisis, estadísticas, etc.). Los
sistemas de gestión de materiales se integran como módulos en los sistemas ERP modernos.
Además, también existen soluciones de sistemas independientes.

Las siguientes funciones básicas son necesarias para un sistema de gestión de materiales:

• administración de datos maestros

– grabación

– modificación

– eliminación

• gestión y disposición de inventarios

– administración de todos los movimientos dentro y fuera del almacén

– ubicación de almacenamiento y asignación de espacio de almacenamiento

– planificación de inventario

– documentación de los movimientos de piezas

– reserva de MSP

– adaptación mínima/máxima

– visión general y administración de los proveedores (también puede asignarse a la función

"contratación pública", véase más adelante)

– soporte de inventario

– desguace

• adquisiciones

– generar una solicitud de pedido

– activación de un pedido

– reclamaciones

– convocatoria de licitaciones

• entrada de mercancías

– aceptación de mercancías

– control de las mercancías entrantes (albarán de entrega, control de identidad y cantidad)

– garantía de calidad

• identificación de piezas (información de inventario)

– función de búsqueda al menos sobre la base del número de pieza de recambio, la

designación de la pieza, la designación estándar, el proveedor/fabricante, el número de pedido
y la designación del tipo (véase también la sección 5.3.1)

– catálogo de imágenes
• recuperación/devolución

• requisición de material

– administración de backlog (administración de pedidos pendientes)

– retorno al almacenamiento

– asignación de costes al consumidor

• análisis y estadísticas

– suministro de directorios de piezas de repuesto

– producción de catálogos

– análisis de costes

– Clasificaciones ABC

– evaluación del desarrollo del inventario

– generación de archivos de movimiento

• funciones de control general

– función auxiliar – informes de fallos

– información sobre campos y estado

– control de menú

– impresión de formularios

5 Selección y aceptación de piezas de repuesto

5.1 Suministro de documentación relacionada con el mantenimiento

La gestión/planificación de sistemas deberá prever para cada máquina o sistema1), entre otras
cosas, los siguientes documentos del fabricante/proveedor respectivo de conformidad con los
requisitos de mantenimiento:

• reglamentos de ensayo (por ejemplo, documentos de aceptación, certificados de seguridad y

fichas técnicas)

• listas de piezas

• recomendaciones de piezas de repuesto del fabricante

• dibujos técnicos incluyendo dibujos de detalle

• descripción de la función, instrucciones para la operación y el mantenimiento

• información sobre herramientas y ayudas especiales

Según sea necesario, se deben celebrar acuerdos especiales con el fabricante del sistema con
respecto a la naturaleza y ejecución de estos documentos (véase también DIN 24420, VDI 2856
y VDI 2885). En la descripción de las piezas estándar, deben utilizarse las designaciones
estándar; en el caso de piezas no estándar, deberán indicarse los datos de pedido del
fabricante original (fabricante del componente).

5.2 Selección de piezas de repuesto y establecimiento de las cantidades requeridas

Con la ayuda de esta documentación y teniendo en cuenta las piezas ya disponibles en stock,
el mantenimiento, según sea necesario en conjunto con el operador, puede seleccionar las
piezas de pare requeridas para la máquina o sistema respectivo y establecer el inventario
máximo y mínimo o adaptarlas según sea necesario. En particular, los siguientes datos deben
utilizarse y evaluarse aquí:

• disponibilidad planificada de la máquina o sistema

– máquina importante (cuello de botella) con alta tarifa por hora y / o alto grado de
vinculación

– utilización de la capacidad de la máquina/sistema, carga

– probabilidad de fallo de la máquina (componentes, madurez de la tecnología)

• riesgo de una parada de la producción

• estipulaciones legales que hacen que el almacenamiento de piezas de repuesto para la

máquina o el sistema bajo observación parezca conveniente (por ejemplo, UVV (normas de
prevención de accidentes), WHG (regulaciones de agua))
 ● precio de la pieza de repuesto
● tiempo de aprovisionamiento (disponibilidad, sólo es posible en intercambio o
sólo se puede reparar)
● posibilidad de reparación de una pieza
● estrategia de mantenimiento (preventivo, orientado a fallos, etc.)
● vida útil de la pieza

− pieza limitada en el tiempo, pieza de desgaste, pieza de cizallamiento

− desgaste, corrosión

− vida máxima de almacenamiento (vida útil)

− recomendaciones del fabricante

En el caso de que una máquina/sistema antiguo vaya a ser desmantelado, se pueden tomar
medidas alternativas para garantizar el suministro de piezas de repuesto durante el periodo
que transcurra hasta el desmantelamiento, por ejemplo, improvisaciones, retirada de MSP
de otras máquinas.

En caso de obsolescencia (interrupción de un componente o conjunto por parte del

fabricante original), deben adoptarse estrategias y medidas como parte de la gestión
obsoleta de los sistemas (VDI 2882).

5.3 Registro del máster data de las piezas de repuestos

Para cada pieza de repuesto seleccionada, se utiliza el sistema de gestión de materiales
(véase también la Sección 4.4) o un directorio de piezas de repuesto (véase también la
Sección 5.4.2) para comprobar en un solo paso si la pieza ya se está gestionando como
pieza de repuesto (véase también la Sección 5.1). En este caso, sólo hay que comprobar
el uso adicional y el inventario mínimo/máximo planificado y ajustarlo si es necesario.

Si la pieza de repuesto aún no se gestiona, el data master debe tomarse de la

documentación citada en la Sección 5.1. Este data master debe introducirse en el archivo
de piezas de repuesto del sistema de gestión de materiales (TI). En el caso de un
procedimiento manual, el data master debe introducirse en una lista de piezas de repuesto
para cada máquina/sistema (véase también la Tabla 2).
 5.3.1 Data master
Según el sistema informático utilizado, el tipo, la designación y el número de caracteres
pueden variar en el data master.

La tabla 2 ofrece un ejemplo de la data master de las piezas de repuesto. A continuación,

se explican con más detalle de la data master para la adquisición de las piezas de repuesto
y la elaboración de los directorios de piezas de repuesto. La numeración de los términos
explicados se refiere a las columnas de la Tabla 3.

Tabla 2. Data master de las piezas de repuesto (ejemplo)

Tipo de datos Número de caracteres
Número de la pieza de repuesto (n° de identificación) 9
Grupo de piezas de repuesto 6
Designación 50
Designación estándar 50
Datos que describen las partes/ 60
Datos técnicos

Tipo de material 5
Clasificación ABC 1
Unidad de cantidad 2
Precio 9
Unidad de precio 3
Dimensiones 20
Peso 6
n.º HGM 6

Ubicación del almacén 6

Compartimento de almacenamiento 6
Inventario mínimo 6
Inventario máximo 6
Inventario actual 6
Tiempo de adquisición 3
Plazo de entrega 8
Cantidad mínima de pedido 6
Número del último pedido 10
Consumo por unidad de tiempo 6
Índice de inventario 1
Stock de inventario 8

Proveedor/fabricante (posible 15 (múltiple)

Número del proveedor/fabricante para 10 (múltiple)
varios 25 (múltiple)
 Número de pedido fabricant 15 (múltiple)
Designación del tipo es/
proveed
ores)

(posibles
Uso de la pieza de repuesto varios 10 (múltiple)
n.º de equipo de la máquina números 6 (múltiple)
de
inventari
o)
Fecha de la primera entrada 6
Última modificación (data master) 6
Última corrección de precios 6
Último pedido 6
Último movimiento de almacén 6
Último inventario 6

Otros datos específicos de la empresa 40

(1) El número de pieza de repuesto específico de la empresa (número de identificación)

se asigna generalmente cuando se introduce una pieza de repuesto en la lista/archivo de
piezas de repuesto y debe garantizar una identificación clara e inconfundible de la pieza
de repuesto. Debe ser lo más corto posible (por ejemplo, 7 dígitos) y asignarse
sucesivamente.

Tabla 3. Ejemplo de lista de piezas de recambio (esquema)

Número de equipo: (10) Lista de piezas de repuesto Departamento de mantenimiento:
....................................
Número Designación Datos que Proveedor/ Precio Cantidad Mínimo/ n.º Otros datos
de pieza describen las fabricante unidad máximo HGM
de piezas (datos inventario
repuesto técnicos)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

No se recomienda el uso de los llamados códigos "hablados" para el número de la pieza

de repuesto no se recomienda, ya que

● tales números suelen requerir más dígitos,

● la codificación requiere un alto grado de administración, y
 ● el riesgo de quedarse sin dígitos a medida que la lista de piezas es
comparativamente alta.

En muchos casos, el sistema de numeración de las piezas de repuesto debe tener en cuenta
o utilizar los sistemas de numeración internos existentes.

Se recomienda que, paralelamente al número de la pieza de repuesto, se haga una

clasificación de acuerdo con la Sección 5.3.2.

(2) La designación puede tomarse de los documentos disponibles del

proveedor/fabricante y debe ser comprensible en general, así que debe ser neutral para el
proveedor. En el caso de las piezas estándar, deberá utilizarse el término estándar.

(3) Los datos descriptivos de las piezas son principalmente datos técnicos. Son
extremadamente importantes para la búsqueda de piezas iguales o similares y, por tanto,
desempeñan un papel fundamental en el master data de las piezas de repuesto. Una
descripción adecuada es absolutamente esencial. El uso de líneas de características de
materiales garantiza la descripción adecuada de las características de una pieza (véase
también la Sección 5.3.2 y la norma DIN 4000-1). Esto ahorra a los expedidores,
compradores y proveedores las largas verificaciones y revisiones. Una documentación
fotográfica también es útil a la hora de almacenar.

(4) En general, se debe citar como proveedor al fabricante de componentes/repuestos y

no al de la máquina/sistema. En la adquisición de un sistema se debe tener cuidado de que
el fabricante de la máquina/sistema proporcione la información necesaria para la
"adquisición directa" (nombre, dirección, número de pedido) en la lista de piezas.

(5) El precio por unidad de cantidad se toma de una oferta o catálogo. Éste debe
actualizarse continuamente.

(6) La mayoría de las empresas utilizan las abreviaturas descritas en la norma DIN 1301
como unidad de cantidad.

(7) El inventario mínimo/máximo de la pieza de repuesto respectiva de la máquina se

determina mediante el mantenimiento de acuerdo con la Sección 5.2. El inventario
mínimo también se denomina inventario de seguridad.

(8) En el caso de las mercancías y materiales peligrosos (HGM) debe indicarse el número
de HGM del registro de HGM específico de la empresa. En el caso de nuevas HGM, se
debe solicitar la inscripción en el registro al departamento interno correspondiente (por
ejemplo, protección del medio ambiente, seguridad).

(9) otros datos específicos de la empresa para:

● piezas con prioridad especial (por ejemplo, seguridad, riesgo, normas)

● piezas que pueden/deben ser mantenidas por el departamento de mantenimiento
de la empresa
● las piezas que ya no están disponibles
● Inventario de activación (el nivel de existencias en el que se activa un pedido;
también se denomina punto de pedido)
● métodos de activación de la adquisición (automáticamente por el sistema
informático; manualmente, con o sin consulta al departamento de mantenimiento,
etc.)
● cantidad mínima de pedido
● vida útil limitada o mantenimiento necesario

(10) Referencia de utilización de la pieza de repuesto (véase también la Sección 5.4.3),

es decir, el número de equipo de la máquina (también conocido como número de objeto,
lugar técnico o identificador de planta) y la designación de la máquina. Estos datos son
necesarios para poder realizar evaluaciones específicas y ajustes de inventario.

5.3.2 Clasificación de las piezas de repuesto

En la práctica industrial, las piezas de repuesto similares suelen tener denominaciones
diferentes. Para que la similitud de estas piezas pueda reconocerse y aprovecharse, los
grupos de piezas de repuesto deben establecerse en la selección y aceptación de la pieza
de repuesto. Los grupos de piezas de repuesto son términos genéricos como tornillos,
ejes, bujes, motores de corriente alterna trifásica (véase también DIN 4000).

En primer lugar, hay que elaborar un directorio en el que se enumeran los grupos de
repuestos pertinentes por orden alfabético. Cuando se registra el data master, el grupo de
piezas de repuesto se asigna a la pieza de repuesto y sirve como característica de
clasificación junto con el número de la pieza de repuesto.

Para conseguir una documentación uniforme de los datos técnicos de las piezas de
repuesto, se recomienda establecer las características descriptivas de la pieza
(características del material) para cada grupo en el directorio de grupos de piezas de
repuesto. Esto puede hacerse de forma análoga a la norma DIN 4000.

Cuando se registra el data master, los datos técnicos se introducen en la secuencia

indicada para el grupo de repuestos.

A partir de esta base, es posible enumerar las piezas de repuesto con datos técnicos iguales
o similares -por ejemplo, en el directorio alfabético de piezas de repuesto- una debajo de
la otra, para reconocer y eliminar una posible doble numeración o para facilitar la
búsqueda de los números de las piezas para la búsqueda en el almacén.

5.4 Suministro de directorios de piezas de repuesto

Los directorios de piezas de repuesto son principalmente listas de la data master de piezas
de repuesto de acuerdo con determinados criterios.

Para cumplir los requisitos de mantenimiento, son necesarios los siguientes directorios
descritos.

5.4.1 Lista de piezas de repuesto por máquina/sistema

La lista de repuestos por máquina/sistema contiene los principales data master de las
piezas que se han establecido como repuestos necesarios para el sistema en cuestión
(véase la Tabla 3). Se recomienda que la clasificación se haga a nivel de conjuntos.

La lista de piezas de repuesto se utiliza

● para averiguar el número de la pieza de repuesto, por ejemplo, para recuperar del
almacén,
• para la planificación del mantenimiento/preparación del trabajo,
• para las modificaciones técnicas de la máquina/sistema,
● para la reducción de inventarios y necesidades cuando la máquina/sistema se retira
del servicio (desguace), y
● para cubrir las necesidades de piezas de repuesto cuando el fabricante cese la
producción de la máquina/sistema.

5.4.2 Directorio de repuestos por orden alfabético

Este directorio de piezas de repuesto contiene todas las piezas de repuesto en orden
alfabético de la designación de la pieza de repuesto.
 Una vez clasificadas las piezas de repuesto de acuerdo con la Sección 5.3.2, los datos
de las piezas de repuesto pueden ordenarse de forma que las piezas de repuesto iguales
o similares aparezcan una debajo de otra. Esto facilita, entre otras cosas, la búsqueda
de números de piezas. En primer lugar, las piezas se enumeran por orden alfabético
de sus grupos de repuestos. Dentro de un grupo de repuestos, los repuestos
individuales se clasifican según las características técnicas correspondientes.

El directorio alfabético se utiliza

• para conocer el número de la pieza de repuesto,

• cuando se introducen piezas de repuesto, para establecer si la pieza ya existe
como repuesto del artículo,
• en el caso de necesidades no previstas, para comprobar si la pieza necesaria o
una similar está en stock, y
• estandarizar las piezas de repuesto con el fin de reducción de inventario y/o
reducción del número de piezas.

5.4.3 Referencia de utilización de la pieza de repuesto

La referencia de utilización de la pieza de repuesto muestra para qué máquinas/sistemas
tiene en stock una pieza de repuesto.

Se utiliza la referencia de la pieza de repuesto donde se utiliza:

• para la planificación del inventario (véase también la Sección 6.1)

• para la recuperación de una pieza del almacén para una máquina/sistema para el
que la pieza no está planificada

En este caso, hay que tener en cuenta el riesgo para la máquina/sistema para el que la
pieza está realmente se mantiene en stock.

• en caso de modificaciones técnicas de la pieza de repuesto, por ejemplo,

eliminación de puntos débiles, modificaciones del programa por parte del
fabricante
• cuando se retira una máquina/sistema, para establecer si hay que retirar las piezas
de repuesto para el almacén o si se puede reducir el inventario de seguridad de la
pieza de repuesto para dar servicio a los lugares restantes
6 Previsión
Para asegurar un servicio de mantenimiento adecuado, debe garantizarse una adquisición
orientada a las necesidades. En principio, las piezas de repuesto necesarias pueden
suministrarse de dos maneras diferentes:

● compras individuales o de guardia, según sea necesario

● almacenamiento en un depósito de piezas de repuesto

6.1 Planificación del inventario

Antes de realizar un inventario interno, debe comprobarse si la disponibilidad de piezas
de repuesto orientada a las necesidades no puede lograrse con medidas alternativas (véase
también la Sección 10).

Existen varios enfoques para la planificación de inventarios, por ejemplo, métodos

controlados por el consumo, métodos controlados por las necesidades. El método
utilizado depende en gran medida del tipo de MSP de que se trate.

En la planificación del inventario, se utilizan los siguientes criterios para decidir en qué
cantidades deben almacenarse las piezas de repuesto:

● necesidades previstas

- necesidades planificadas de mantenimiento (por ejemplo, necesidades anuales)

- frecuencia de las necesidades/tiempo de uso previsto

- uso múltiple

● número de almacenes (de piezas múltiples), en los que debe guardarse la pieza de
repuesto
● tiempo de adquisición
● cantidad mínima de compra (por ejemplo, debido a los pares)
● cantidad mínima de entrega/tamaño del paquete/sobrecargo por baja cantidad
● aptitud para el almacenamiento
● posibilidad de entrega posterior

La planificación del inventario debe realizarse en estrecha colaboración con

Mantenimiento (véase también la Sección 5.2).
6.2 Tramitación del pedido
Debe elaborarse una solicitud de pedido para las necesidades (netas) con los siguientes
datos:

● número de la pieza de repuesto

● designación de la pieza de repuesto
● datos descriptivos de la pieza
● cantidad requerida
● fecha de caducidad
● posible indicador de urgencia
● proveedor propuesto
● código de control de calidad de las mercancías entrantes

En la medida de lo posible, estos datos deben tomarse del master data de las piezas de los
repuestos.

En el caso de las piezas de repuesto cuya pieza reparada puede ser devuelta al almacén,
debe examinarse la necesidad de una solicitud de pedido.

Para evitar un exceso de costes de adquisición en relación al coste de las piezas de

repuesto, la frecuencia de los pedidos o la cantidad de pedidos por número de pieza de
repuesto debe examinarse con los medios adecuados (por ejemplo, la clasificación ABC).
Si se ha instalado una evaluación de mínimos/máximos, se puede activar una solicitud de
compra directamente a través de un sistema MPC.

Tras la aprobación del departamento responsable del presupuesto, la solicitud de pedido

de piezas de repuesto se convierte en un pedido de acuerdo con las normas de adquisición
de la empresa y el pedido se supervisa de inmediato.

El proveedor debe estar obligado a indicar, como mínimo, el número de la pieza de

repuesto mencionada para cada artículo en los documentos de entrega y que marque las
piezas de repuesto con el número de la pieza de repuesto para permitir un almacenamiento
sin problemas. También se recomienda que el proveedor disponga de comprobantes de
entrega preparados y de etiquetas adhesivas para cada artículo del pedido en el momento
de realizarlo.
También deben tenerse en cuenta las siguientes condiciones especiales en la tramitación
de los pedidos de piezas de repuesto:

● Por lo general, las piezas específicas de la máquina y del sistema deben adquirirse
del fabricante de componentes recomendado por el mantenimiento. Por lo tanto,
no es necesario convocar ninguna otra licitación. Por lo demás, se aplican los
mismos procedimientos que para la adquisición de otros materiales.
● Debería ser posible pedir las piezas necesarias de forma que no estén incluidas en
la lista de piezas sin número de pieza de repuesto.

Deben tomarse las medidas adecuadas para garantizar que no se activen pedidos
innecesarios de piezas de repuesto para máquinas/sistemas que vayan a ser retirados
próximamente.

6.3 Aceptación de la mercancía recibida

Las piezas de repuesto entregadas suelen ser aceptadas por el departamento de
recepción de mercancías de la misma manera que el resto de materiales y se
comprueba su correspondencia formal con el pedido. Las entregas marcadas como
urgentes deben comunicarse inmediatamente a la parte que solicitó el pedido.

A continuación, se puede llevar a cabo un control de calidad de acuerdo con la

normativa específica de la empresa.

El proceso de adquisición finaliza con el traslado de las piezas al depósito de repuestos

o, en el caso de repuestos únicos, al solicitante.

7 Almacenamiento y gestión de inventarios

7.1 Depósito y almacenamiento de piezas de repuesto

Debido a la importancia de la disponibilidad de una máquina/sistema para la

producción, debe garantizarse la rápida recuperación de las piezas de repuesto. Por
este motivo, la ubicación de un almacén de piezas de repuesto debe seleccionarse de
forma que las distancias de desplazamiento del personal de mantenimiento sean lo
más cortas posible.

El tamaño de cada uno de los compartimentos de almacenamiento y, por tanto, la

superficie total del almacén de piezas de repuesto debe estar dimensionada y equipada
 con instalaciones de almacenamiento adecuadas, de manera que permitan una rápida
obtención de las piezas de repuesto.

Para determinar los compartimentos de almacenamiento dentro de un almacén de

piezas de repuesto deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

● frecuencia de obtención
● similitud de las piezas
● tipo de sistema
● normas de seguridad
● tamaño/peso
● condiciones especiales de almacenamiento

Para garantizar el orden en el almacén y, por tanto, la disponibilidad de las piezas de

repuesto, la responsabilidad del almacén debe asignarse a una persona (por ejemplo, el
jefe de almacén). El acceso al almacén para recuperar las piezas de repuesto debe limitarse
a un pequeño grupo de personas autorizadas de acuerdo con los requisitos específicos de
la empresa (por ejemplo, funcionamiento por turnos, trabajo en fin de semana).

Algunas piezas de repuesto tienen una idoneidad limitada para el almacenamiento o

requieren un mantenimiento periódico para para que estén disponibles cuando se
necesiten. Esto debe ser tener en cuenta a la hora de aceptar y almacenar las piezas de
repuesto.

7.2 Gestión del inventario

7.2.1 Almacenamiento de piezas de repuesto

Sobre la base del comprobante de entrega y, en su caso, de los documentos de pedido, se

establece en primer lugar el número de la pieza de repuesto y el lugar de almacenamiento
de la misma (comprada o de producción propia). En este caso, resulta útil el etiquetado
de las piezas de repuesto mediante un código de barras o RFID, que ya puede ser
realizado por el fabricante (véase DIN66277). Si es necesario, cada pieza de repuesto o
el respectivo compartimento de almacenamiento se marca con los datos maestros de la
pieza de repuesto principal (por ejemplo, con pegatinas o etiquetas). El almacenamiento
se registra en el inventario como una entrada con al menos el número de la pieza de
repuesto, la cantidad y la fecha.
En el caso de las piezas suministradas que no tienen número de pieza de repuesto y que
deben conservarse en el futuro como piezas de repuesto, el data master de las piezas de
repuesto deben registrarse de acuerdo con la Sección5.3.

Si, en caso de almacenamiento o realmacenamiento de piezas de repuesto, se determina

un nuevo lugar de almacenamiento/compartimento, éste debe registrarse en el archivo de
piezas de repuesto o en el archivo de tarjetas.

7.2.2 Lista de inventario del almacén

Se recomienda elaborar una lista de inventario de almacén con el siguiente contenido a
partir del archivo de piezas de repuesto:

● número de pieza de repuesto

● ubicación y/o compartimento de almacenamiento
● cantidad almacenada

La lista de inventario del almacén también puede contener otros temas, por ejemplo:

● designación de la pieza de repuesto

● datos técnicos
● inventario de seguridad y/o notificación
● reservas o bloqueos
● precio de la pieza de repuesto

En el caso de la gestión manual del inventario, el archivo de piezas de repuesto (tarjetas

de almacén) cumple la función de esta lista de inventario de almacén.

Se utiliza la lista de inventario del almacén:

● en la obtención de piezas de repuesto para establecer el inventario disponible en

el almacén y como verificación del inventario
● en la entrada y salida para identificar el almacén/compartimento
● para el control del inventario del almacén

7.2.3 Obtención de piezas de repuesto

Para la obtención de las piezas de repuesto son necesarios los siguientes datos:

● número de la pieza de repuesto/denominación de la pieza de repuesto

● cantidad recuperada
 ● unidades de coste
- número de máquina/sistema
- centro de costes
- número de orden de mantenimiento
● autorización de recuperación

Este dato debe ingresarse en un expediente de recuperación o introducirse directamente

en un sistema de procesamiento de datos como aplicable. Los datos de las piezas de
repuesto pueden tomarse de la lista de piezas de repuesto de la maquina/sistema
correspondiente (véase la Sección 5.4.1) o del directorio alfabético de piezas de repuesto
(véase la Sección 5.4.2).

El jefe de almacén revisa el inventario y el lugar de almacenamiento/compartimiento

utilizando la lista de inventario del almacén para emitir las piezas de repuesto. Se debe
tomar en cuenta las reservas o los bloques antes de emitirlos.

En el caso de las piezas de repuesto con fecha de caducidad límite y en el caso de HGM,
las piezas son emitidas según las bases del principio de FIFO (FIFO – first in, first out
[primero en entrar, primero en salir]).

Las piezas de repuesto recuperadas deben registrarse fuera del inventario del almacén.
Los costos (precio de la pieza de repuesto más un complemento por gastos generales)
deben registrarse de acuerdo con la asignación del balance general.

Asimismo, debe comprobarse si se ha alcanzado el inventario de seguridad o de

activación, en tal caso debe activarse una orden.

7.2.4 Devolución de piezas de repuesto

Paralelamente a la entrada al almacén a través del departamento de mercancías entrantes,
la entrada al almacén también debe ser posible mediante la devolución de piezas de
repuesto. Esta devolución puede ser necesaria debido

● al exceso de piezas de repuesto recuperadas

● a que las piezas de recambio recuperadas son incorrectas
● a órdenes aplazadas
 ● a la reparación o el mantenimiento de piezas de recambio en lugar de las piezas
recuperadas anteriormente

El correcto funcionamiento y la utilidad de las piezas de repuesto deben confirmarse si

son necesarias mediante un control de calidad.

Las piezas que no se incluyen en ninguna lista de piezas de repuesto y que no se hayan
recuperado no deben figurar en el inventario del almacén como devoluciones. A lo
mucho, deben tratarse como un nuevo ingreso de acuerdo con la Sección 5 sujeto a todos
los criterios de decisión.

Las piezas de repuesto devueltas deben registrarse en el inventario del almacén y

contabilizarse de acuerdo a la unidad de costo.

Las piezas de repuesto dañadas que deben repararse pueden recogerse en el almacén de
las piezas de repuesto. Por lo general, la reparación se inicia y supervisa en el almacén
MSP.

7.2.5 Revisión y corrección del inventario del almacén

El inventario del almacén actual debe revisarse con regularidad con los libros para
garantizar suministro seguro de las piezas de repuesto. Puede tomar la forma de un
recuento anual o llevarse a cabo junto con una recuperación de piezas de repuesto o antes
de realizar un nuevo pedido.

La información obtenida puede utilizarse dentro del marco de los procedimientos de la

empresa como una evaluación del inventario del almacén.

Los análisis de inventario y de consumo (véase la Sección 8.3.2) son utilizados para
determinar la frecuencia con la que se efectúa un MSP en un periodo determinado. Si no
hay movilización o es muy escaso, se les pregunta a los consumidores si este MSP aún es
necesario, por ejemplo, porque se sigue utilizando el sistema correspondiente. Si el MSP
ya no es necesario, entonces la pieza puede ofrecerse a otras partes o a terceros para su
uso (intercambios de piezas usadas, venta, etc.) o desecharlas. Si el MSP es necesario en
el futuro, entonces el sistema debe adaptarse a la situación de las necesidades modificadas
(por ejemplo, la adaptación de los inventarios mínimos/máximos).

7.3 Valoración del inventario

Además de los aspectos de disponibilidad y de suministro, la evaluación comercial del
almacén de las piezas de repuesto también juega un papel importante. Los factores
principales son los costos de las piezas de repuesto, los pedidos y el almacenamiento.

7.3.1 Costos de las piezas de repuesto

En el caso de las nuevas piezas, la valoración es relativamente simple. En general, el
precio de las piezas de repuesto se determina de la siguiente manera:

precio de compra en bruto

descuento
= precio de compra neto
+ costos de adquisición
+ recargos
= precio de las piezas de repuesto

Se puede asumir que un mayor número de pedidos reducirá el precio de las piezas de
repuesto. Esto es porque el proveedor suele procesar pedidos grandes de forma más
económica que los pedidos pequeños y, por lo tanto, está dispuesto a pasar esta ventaja a
su cliente (precios escalonados).

Los costos de adquisición incluyen el transporte (incluido el transporte urgente, por

ejemplo, taxi o avión) el seguro, los costos de descarga, los cargos de importación, los
aranceles, los impuestos especiales, etc. Estos pueden evitarse parcial o totalmente
acordando por contrato la “entrega gratuita”.

Además de los costos de adquisición, suelen haber otros recargos, por ejemplo, los
recargos de cantidad mínima, los recargos de aleación diaria (por ejemplo, por los metales
preciosos o el acero) o los costos derivados del almacenamiento (véase también la Sección
7.3.3).
La valoración de las piezas utilizadas o reparadas es más compleja. Se suelen adoptar los
enfoques siguientes:

● En caso de desperfecto, la reparación de la pieza de repuesto, así como el costo de

la nueva pieza se cobran al consumidor final en forma de pedido. Cuando la pieza
de repuesto se reparada se devuelve al sistema de gestión de materiales del
almacén como pieza no activada con un valor contable de € 0,00. Luego, en caso
de desperfecto, el siguiente consumidor final recibe esta pieza sin costo alguno.
Cuando hay un número grande de consumidores, se puede garantizar que todos
participen por igual en las ventajas y desventajas.

● La pieza de repuesto defectuosa se repara por cuenta del almacén. La pieza

reparada se lleva al sistema de gestión de material con los costos reales de
reparación. En caso de que sea necesario, al consumidor final solo se le cobran
estos costos de reparación.

● Otra posibilidad, el almacén asume los costos de reparación como en el último

caso. Sin embargo, luego que la pieza se almacena con un valor de € 0,00, es decir,
al siguiente consumidor final no se le cobra nada. Los costos se liquidan una vez
al año distribuyéndose entre todos los consumidores finales.

7.3.2 Costos de adquisición

Los costos de adquisición incluyen todos los costos de la preparación del pedido mediante
la tramitación y hasta el cumplimiento del mismo. Se producen los siguientes elementos
de costos individuales:

● costos de compra: incluye los costos por localización de fuentes, consultas a los
proveedores, evaluación de ofertas, comparación de ofertas, formalización de
contratos, localización y evaluación de proveedores alternativos, concentraciones

● costos de disposición: incluye los costos de cálculo de requisitos, inventario y

cantidad de pedidos, control de inventario, supervisión de pedidos, gestión de
reclamaciones

● costos de gestión de materiales: incluye los costos de las mercancías entrantes,

inspección de las mercancías, registro de las mercancías entrantes, devolución o
eliminación de material de embalaje, revisión de facturas y pagos, inspección de
calidad
Esta lista muestra que los costos de adquisición no solo se producen en las compras, sino
también en las áreas tangenciales de disposición, mercancías entrantes, contabilidad,
inspección de facturas, etc.

La regla general es: “Los costos de adquisición por unidad de cantidad son mínimos
cuando la cantidad de pedido es máxima”.

7.3.3 Costos de almacenamiento

(Costo de gestión de almacén)
Los costos de almacenamiento se componen de los siguientes bloques de costo:

● costos de inventario
Incluye los costos de capital y de inmovilización de los activos corrientes del
inventario del almacén existente. Además, están los costos y depreciación
causados por el deterioro, la pérdida, el robo y las diferencias de inventario.
Asimismo, otros costos se derivan de la eliminación (desecho) de las piezas de
repuesto.

● costos de personal

Incluye todo el personal y los gastos generales del personal de administración del
almacén, la disposición, la gestión del almacén (almacenamiento, recuperación,
suministro, distribución, etc.).

● costos de infraestructura

Además de los costos del edificio, la calefacción y la energía, también se incluye

los costos de capital y de depreciación del material del almacén.

● gastos

Incluye todos los gastos generales (dirección, departamento de personal y

organización, etc.), telecomunicaciones, EDP, transporte, seguros, etc.

Existen diversas opciones disponibles para contabilizar estos costos de almacenamiento.

A continuación, dos enfoques comunes:

● A partir de la suma de los costos de almacén se calcula un valor de recargo por

pieza de repuesto y se cobra al cliente (consumidor) al recuperar la pieza de
 repuesto. Para las piezas de bajo precio (por ejemplo, tuercas y tornillos), se
incluye una cantidad global en la tarifa horaria de los trabajadores de
mantenimiento para que estas piezas no estén sujetas a recargos del almacén.

● A partir de la suma de los costos de almacén, se cobra periódicamente a cada

cliente una suma fija basada en una clave. Esta clave puede basarse, por ejemplo,
en las entradas y salidas del año anterior.

8 Indicadores, informes y análisis

Los indicadores, informes y análisis son necesarios en la gestión de las piezas de repuesto
de mantenimiento como instrumentos para:

● mejoras continuas
● cuantificación de objetivos
● evaluación del rendimiento y medición del éxito
● análisis de viabilidad económica
● identificación y observación de los avances y las tendencias
● apoyo a las tareas de enrutamiento
● implementación de los puntos de referencia

8.1 Indicadores
Los indicadores pueden dividirse principalmente en números absolutos (por ejemplo,
valor de inventario (€), inventario de almacén (unidades), consumo (€)) y proporciones.
Estos últimos son cocientes de dos números absolutos (véase también la norma VDI
2893).

Los siguientes indicadores se utilizan en la práctica en la gestión de las piezas de repuesto

para el mantenimiento:

índice de consumo (€)

=  100%
facturación valor medio de las existencias (€)

índice de stock piezas de repuesto para el sistema(s) (€)

=  100%
[reserva] sistema(s) PVi (€)*)
*) alternativa: sistema(s) RV (€)
 tasa de costos costos de almacén (€)
de almacén =  100%
consumo (€)

número de solicitudes atendidas

grado de inmediatamente  100%
servicio =
número de solicitudes

Índice de costos de material (€)

costos de =  100%
sistemas(s) PVi (€)*)
materiales
*) alternativa: sistema(s) RV (€)

proporción de
costos de material (€)
los costos de =  100%
los materiales costos de mantenimiento total (€)

grado de espacio de almacén ocupado (m2)

superficie =  100%
espacio de almacén disponible (m2)

grado de volumen de almacén ocupado (m3)

ocupación del =  100%
volumen actual (m3)
volumen

inventario de almacén (unidades)

rango =  1WD
consumo anual (unidades)

disposición n.º de MSP entregadas (unidades)

=  100%
para la entrega n.º de MSP pedidas (unidades)

fiabilidad de la frecuencia de retrasos de la entrega

=  100%
entrega n.º de pedidos de entrega

índice de n.º de entregas posteriores

entrega de =  100%
n.º de pedidos de suministro
piezas

8.2 Informes
Los informes son recopilaciones de la información y contienen principalmente datos de
cantidad y valor, importe, variaciones previstas/reales e indicadores.

Los datos necesarios deben seleccionarse y representarse individualmente en función de

las tareas que se realicen.
A continuación, se presenta el contenido de posibles informes utilizados para el
seguimiento y la mejora constante de la gestión de piezas de repuesto.

8.2.1 Informes de máquina

● consumo de piezas de repuesto
● comparación planificada/real del consumo de piezas de repuesto según la cantidad
y valor con referencia a determinados periodos de tiempo y clasificados de
acuerdo a:

− máquina

− orden de mantenimiento

− número de máquina/sistema
● número de piezas de repuesto por máquina/sistema
● índice de stock por máquina/sistema
(véase también la Sección 8.1)

8.2.2 Informes de piezas de repuesto

● consumo por número de pieza de repuesto
● comparación planificada/real por número de pieza de repuesto según la cantidad
y valor con referencia a determinados periodos de tiempo
● relación entre las piezas de repuesto de uso múltiple y las piezas de repuesto de
un solo uso

8.2.3 Informe de inventario y movilización

● inventario por número de pieza de repuesto
● inventario por ubicación de almacenamiento según la cantidad y el valor
● entrada y salida, así como las devoluciones según la frecuencia de movilización,
la cantidad y el valor, clasificadas de acuerdo al número de piezas de repuesto y
la ubicación de almacenamiento con referencia a un punto/periodo determinado
en el tiempo
● disponibilidad de la pieza de repuesto (véase el grado de servicio, Sección 8.1)
● piezas de repuesto con vida útil limitada o con mantenimiento necesario
● valor del inventario de la pieza de repuesto en relación con el valor de la
máquina/sistema en cuestión (véase también índice de stock en la Sección 8.1)
 ● rango (véase también la Sección 8.1)

8.2.4 Informe de adquisición

● número y valor de los procesos de pedido
● plazos de entrega superados por número de pieza de repuesto dividido en procesos
de pedidos pendientes y concluidos con referencia a un punto/periodo
determinado
● adquisiciones especiales (pedidos urgentes y puntuales) según el número y valor
con referencia al total de los procesos de pedido
● índice de costos de almacén

8.2.5 Clasificación ABC

La clasificación ABC sirve como un importante método de selección y evaluación en la
gestión de las piezas de repuesto. Se puede utilizar las siguientes clasificaciones ABC de
piezas de repuesto:

● según el consumo anual

● según el valor del inventario
● según la frecuencia de recuperación
● según las necesidades de superficie
● según los patrones de consumo (no fluctuante, en tendencia y aleatorio)

8.3 Análisis
Las diversas y a veces contradictorias exigencias del sistema de gestión de piezas de
repuesto (véase también la Figura 1) son el resultado de los objetivos siguientes:

● alta disponibilidad de la maquina

● bajo consumo
● bajo inventario
● alta disponibilidad de las piezas de repuesto
● bajos costos de administración

Para la supervisión y la mejora constante de la gestión de las piezas de repuesto, deben

analizarse los informes tales como se describen en el ejemplo citado en la Sección 8.2.
A continuación, se enumeran algunos análisis típicos que abordan algunas interrogantes
que surgen en la práctica.

8.3.1 Análisis técnico sobre el punto débil

● ¿Cuán alto es la cantidad o valor del consumo dentro de un periodo con referencia
a

− máquina/sistema,

− tipo de máquina,

− orden de mantenimiento, y

− centro de costo?
● ¿Dónde hay diferencias sustanciales entre el consumo planificado y el real por
máquina/sistema?
● ¿Qué efecto tuvo una modificación técnica de la máquina/sistema en el consumo
de piezas de repuesto?
● ¿La variación del consumo se debe a

− errores en la planificación de los requisitos

− fallos en la máquina

− al componente/montaje?
● Estos defectos pueden ser causados por:

− fallos de diseño

− condiciones de funcionamiento

− sobrecarga

− fallos de fabricación

− fallos de mantenimiento

− errores de manejo/ajuste

− influencias ambientales

− desgaste

− utilización de piezas de repuesto sin mantenimiento o demasiado antiguas

8.3.2 Análisis de inventario y consumo
● ¿Qué piezas de repuesto y de qué valor no se han movido en un periodo
determinado? ¿Se incluyen las piezas de repuesto irremplazables o de seguridad?

● ¿Existen piezas de repuesto con datos técnicos iguales o similares, pero con
diferentes números de piezas de repuesto (numeración múltiple)?

● ¿De qué números de piezas de repuesto se puede prescindir sustituyendo varias

piezas de repuesto similares por una sola?

● ¿Para qué piezas de repuesto no se puede identificar el uso?

● ¿Para qué piezas de repuesto hay un exceso de reservas que no pueden reducirse
en un futuro previsible?

● ¿Qué piezas de repuesto se encuentran en los distintos lugares de

almacenamiento?

● ¿Cuán alto es la cantidad o el valor del consumo durante un periodo con referencia
al

− número de la pieza de repuesto, y/o

− lugar de almacenamiento?
● ¿Es adecuada la disponibilidad de la pieza de repuesto en el almacén?

8.3.3 Análisis de adquisición

● ¿Cuán alto son los tiempos de adquisición por

− pieza de repuesto, y/o

− grupo de piezas?
● ¿Qué proporción de tiempo se lleva el procesamiento interno y el tiempo de
entrega externo?

● ¿Se pueden simplificar y acortar los procesos internos?

● ¿En qué medida cumplen los proveedores los plazos de entrega acordados? (Véase
también la fiabilidad de las entregas en la Sección 8.1)

● ¿El precio de la pieza de repuesto parece ser un valor razonable de mercado?

● ¿La pieza de repuesto puede obtenerse de varios proveedores (razones: precio,

tiempo de entrega, capacidad de entrega)?
 ● ¿Las piezas de repuesto pueden fabricarse en la propia empresa de manera
económicamente viable?

● ¿Los inventarios de almacén pueden reducirse mediante contratos de suministro o

almacenamiento en consignación u otras alternativas (véase también la Sección
10)?

8.3.4 Análisis de la secuencia del proceso

Además de las diversas cuestiones citadas hasta ahora, también hay que examinar las
secuencias de trabajo y el esfuerzo de la administración en busca de posibilidades de
mejora. Esto también incluye un examen de cumplimiento de las competencias y
requisitos establecidos en la Sección 4.3.

8.4 Medidas
Para realizar un sistema de gestión de piezas de repuesto económicamente viable, los
conocimientos obtenidos de los informes y análisis deben, por supuesto, aplicarse
efectivamente en medidas prácticas.
Tales medidas incluyen:
● mejorar las secuencias del proceso
● establecer objetivos y actualizar los valores de proyección
● eliminar las deficiencias técnicas; utilizar estos conocimientos en las nuevas
adquisiciones
● modernizar las instalaciones y los equipos organizativos y técnicos (véase también
la Sección 9.3)
La eficacia de las medidas introducidas debe confirmarse mediante revisiones de
eficiencia.

9 Organización del almacén

Las tareas principales de un sistema de almacén se describen en el Anexo.

Se comprueba la calidad y la cantidad de los productos cuando se aceptan en el

departamento de mercancías entrantes. Una vez que se ha comprobado que la mercancía
es de la calidad necesaria y está libre de defectos, la función “gestión de almacenamiento
e inventario” puede realizar un control de identidad y asignar uno o varios
compartimentos de almacenamiento. Se transporta la entrega desde el departamento de
mercancías entrantes hasta el área de preparación en el sistema de almacenamiento.

Las mercancías se almacenan en el compartimento de almacenamiento proporcionado

con la ayuda de las instalaciones del almacén. Los recursos del almacenamiento pueden
utilizarse. Una vez almacenadas las mercancías, se registran en el inventario de almacén.
Este proceso se invierte cuando se solicita una pieza de repuesto: primero se reserva en
el inventario del almacén y luego se recupera y se lleva a la zona de preparación de
pedidos. Si solo se requiere una parte de la cantidad recuperada, el resto se devuelve al
almacén. La mercancía recogida y las unidades de carga utilizadas pasan por un punto de
control de cambio a la zona de salida de mercancías, donde se dejan las piezas de repuesto
para ser recogidas y entregadas.

Para garantizar una implementación sin problemas del almacenamiento, nuevo

almacenamiento y recuperación y de los procesos de preparación de pedidos, es necesario
un concepto coordinado para los transportadores, los dispositivos de funcionamiento del
almacén, la tecnología bay, los sistemas de preparación de pedidos, los sistemas de
identificación, el software y el hardware. La tecnología utilizada puede incluir soluciones
técnicas estandarizadas, así como soluciones específicamente desarrolladas para el
cliente. En muchas empresas se desarrolla una solución general eficaz para el usuario a
partir de componentes individuales del sistema tomando en cuenta características
específicas de ejecución y rendimiento y se integran en el entorno corporativo.

9.1 Almacenamiento
Los almacenes pueden clasificarse de acuerdo a un amplio rango de características, por
ejemplo, sobre una base puramente objetiva, haciendo distinción entre las materias
primas, materiales y suministros, piezas de repuesto, etc.

Los almacenes de las piezas de repuesto pueden diferenciarse por clases y categorías de
piezas de repuesto, por ejemplo, almacén de motores, almacén de cables, almacén de
piezas estándar, etc. Los almacenes también se distinguen en función de su distribución
espacial, es decir, centralizados o descentralizados o una combinación de ambos tipos de
ubicación de almacén. El tipo de almacenamiento elegido depende principalmente de los
criterios económicos, de la cantidad de espacio disponible y de los requisitos de
disponibilidad y de los tiempos de respuesta asociados.
Además del clásico almacenamiento propio, también se puede considerar una
combinación de almacenamiento propio y externo (véase la Sección 10.3) o la creación
de almacenes de consignación (véase la Sección 10.1) con el fin de aprovechar los
potenciales de racionalización.

9.1.1 Almacén central de piezas de repuesto de mantenimiento

Un almacén central de piezas de repuesto ofrece la posibilidad de reducir los inventarios
mínimos necesarios.
el almacenamiento múltiple de piezas idénticas puede minimizarse (o incluso prescindir por
completo). Además, el control y la administración de los inventarios es sustancialmente más
fácil.

En los almacenes centrales se pueden utilizar, de forma económicamente viable, modernas

tecnologías de almacenamiento (véase el apartado 9.3), cintas transportadoras de pasillos y
dispositivos de preparación de pedidos para apoyar la recuperación de las piezas de recambio
orientada a las necesidades y con un calendario preciso.

Una de las desventajas es que las distancias a los puntos de despliegue son más largas. Esto
puede compensarse en cierta medida con un servicio de entrega de piezas de recambio (véase
el apartado 9.2.1).

La dotación constante de personal de almacén cualificado sólo se justifica en el caso de un

funcionamiento en varios turnos y una frecuencia de recuperación correspondientemente alta
fuera del turno de mañana o de día.

9.1.2 Almacén descentralizado de repuestos de mantenimiento

En el caso de un alto índice de rotación, la instalación de un almacén de piezas de recambio

descentralizado puede resultar económicamente viable. La opción descentralizada también se
recomienda en caso de funcionamiento en varios turnos y de los requisitos de alta
disponibilidad asociados a los sistemas de producción. El almacenamiento descentralizado
acorta los tiempos y las distancias de acceso, ya que las piezas de recambio se almacenan
cerca del lugar donde se necesitan. El funcionamiento fiable de un almacén descentralizado
sólo puede garantizarse si las competencias y responsabilidades están claramente delimitadas
entre las distintas áreas implicadas.

En la decisión de un almacén descentralizado, los costes adicionales de

● almacenamiento más complejo,

● un mayor gasto de administración,
● posiblemente un mayor aporte de personal,
● posiblemente mayores inventarios globales debido a inventarios mínimos y las piezas
múltiples

debe contraponerse a los ahorros por

● distancias más cortas,

● reducción de los tiempos de inactividad,
● administración simplificada de las secuencias internas, es decir, la participación de los
talleres en la reparación de piezas, devoluciones, disposición, aclaraciones técnicas.

9.1.3 Combinación de un almacén MSP central y descentralizado

Por razones económicas se suele utilizar una combinación de almacén central y

descentralizado de MSP.

De este modo, se pueden aprovechar las ventajas de ambos almacenes y minimizar las
desventajas. Por ejemplo, los componentes de reserva y estándar de alta calidad se guardan
en el almacén central, mientras que las piezas de desgaste y los consumibles suelen
almacenarse de forma descentralizada. Para optimizar los inventarios, es posible dividir el
trabajo entre los almacenes descentralizados estableciendo piezas de repuesto prioritarias que
se almacenan en el lugar donde más se necesitan e incluso justo al lado de las
máquinas/sistemas correspondientes.

9.2 Servicio MSP

Más allá del ámbito tradicional de la administración de almacenes, la gestión de MSP tiene aún
más requisitos. Estas funciones de servicio ampliadas se describen a continuación.

9.2.1 Servicio de entrega

El servicio de entrega es la entrega controlada de todas las piezas de recambio de

mantenimiento necesarias. Esta tarea puede ser realizada por el propio personal del almacén o
por el sistema de transporte interno (generalmente la logística) o externo (por ejemplo, por
una empresa de transporte o directamente por el proveedor).

La razón principal de la introducción de un servicio de entrega es reducir las distancias y los

tiempos de espera de los trabajadores de mantenimiento. El potencial de ahorro previsto
aumenta con el grado de descentralización de las ubicaciones de los talleres con respecto a las
respectivas ubicaciones de los almacenes internos y externos.

9.2.2 Asesoramiento y gestión de problemas

En estrecha colaboración con los departamentos de compras, planificación de sistemas y

máquinas y mantenimiento, la gestión de piezas de recambio tiene que ocuparse de otras
tareas de asesoramiento y solución de problemas. Para cumplir con estas tareas, se necesita
una amplia información y conocimientos de los informes y análisis del almacén (véase el
apartado 8).

Hay que cumplir las siguientes funciones de servicio:

(1) aprovisionamiento exprés (aprovisionamiento de emergencia)

En situaciones urgentes, por ejemplo, para evitar tiempos de inactividad prolongados de

máquinas e instalaciones, puede ser necesario el aprovisionamiento exprés de piezas de
repuesto de mantenimiento. Esto garantiza el aprovisionamiento a corto plazo de las piezas
de repuesto que no están en stock debido a:

● medidas de mantenimiento imprevisibles

● un consumo inesperado
● piezas que no se encuentran en el almacén
 ● requisitos múltiples o especiales
● pedidos incorrectos o inadecuados

El expedidor pide las piezas requeridas por línea directa, fax, correo electrónico o comercio
electrónico. La mercancía suele ser enviada por el proveedor por vía urgente (transportista,
taxi, etc.) directamente al lugar donde se necesita, o recogida por el personal de almacén o de
mantenimiento.

(2) evaluación de proveedores

La evaluación de los proveedores es un medio para optimizar las rutas y los costes de
adquisición conjuntamente con el departamento de compras. Las ayudas para la evaluación de
proveedores incluyen análisis de compras (véase el apartado 8.3.3) que, además de los precios
de las piezas de recambio, valoran también aspectos no monetarios como el plazo de entrega,
la fiabilidad de la entrega, la capacidad de entrega y la flexibilidad.

La evaluación de los proveedores sirve, por un lado, para encontrar proveedores alternativos
que reduzcan los costes de las piezas de recambio y minimicen los riesgos (por ejemplo,
conocimientos sobre productos alternativos y compatibles) y, por otro, para concentrarse en
los mejores proveedores con el fin de simplificar los procesos de adquisición (disposición,
pedido, manipulación, etc.) y reducir los costes de inventario.

(3) datos maestros y gestión de la gama

Con la ayuda de la gestión de datos maestros y de la gama se examinan los inventarios

actuales del almacén MSP, generalmente con el apoyo de los proveedores y fabricantes, para

● el almacenamiento múltiple de piezas de recambio

● presencia de piezas de recambio compatibles
● presencia de denominaciones de pedido antiguas, números de pedido o
números de pedido o de artículo (administración de datos)
● uso de unidades básicas ampliables
● posibilidad de prescindir del almacenamiento propio (ya que las piezas de recambio
pueden ser entregadas rápidamente por el proveedor)

Las principales ventajas son la reducción de los inventarios y de los costes de inmovilización de
capital, así como la mejora de la calidad de los datos en el almacén MSP.

(4) estandarización

Para reducir la diversidad de artículos y, por tanto, optimizar los inventarios de los almacenes y
minimizar los costes de los servicios internos de las piezas de recambio, éstas deben
estandarizarse. El mantenimiento y la gestión de las piezas de recambio hacen
recomendaciones que deben observarse en la determinación de las nuevas piezas de recambio
o de los componentes y conjuntos que se van a utilizar.

También es aconsejable utilizar estas recomendaciones en las listas de distribución, en los

comunicados de origen de las adquisiciones, etc., para que se puedan utilizar en la adquisición
de piezas de repuesto para sistemas y máquinas por parte de la planificación y las compras.

9.3 Equipos de almacén

9.3.1 Tipos de almacén

El tipo de almacén más sencillo es el almacenamiento en suelo sin estanterías. Este tipo de
almacén se caracteriza por su flexibilidad y sus bajos costes, en el que las unidades de carga a
granel, a menudo en grandes cantidades por artículo, se apilan individualmente unas junto a
otras, en forma de bloque o línea. Los costes de instalación y mantenimiento del almacén sin
estanterías son relativamente bajos. Es posible un uso variable del espacio, pero la
identificación de los artículos y del lugar de almacenamiento puede ser difícil o el acceso
restringido a las unidades de carga necesarias. El almacenamiento en el suelo es
especialmente adecuado para mercancías grandes y apilables con tiempos de almacenamiento
prolongados.

Otra alternativa es el almacenamiento en estanterías fijas. Este tipo de almacenamiento es

especialmente adecuado para el almacenamiento de mercancías sensibles o unidades de carga
que son difíciles de apilar. Las tecnologías de estanterías, como las de paletas, estantes, drive -
in /drive- through, móviles, rotativas y racking de flujo, son el estado del arte. Los sistemas
estandarizados permiten seleccionar los componentes de estantería necesarios en función de
las dimensiones y pesos de las unidades de carga. La combinación de componentes de
estanterías de diferentes proveedores no suele ser posible. Los proveedores mantienen
formularios especiales coordinados para determinadas propiedades de las mercancías y
requisitos de almacenamiento.

Debido a la amplia y variada gama de piezas, en la mayoría de los almacenes de repuestos de

mantenimiento no es habitual ni recomendable tener una sola forma de almacenamiento.

9.3.2 Tecnología de almacén

Con unos requisitos de espacio mínimos y alturas de apilado de más de 40 m, los almacenes de
gran altura (HBW) ofrecen grandes capacidades de almacenamiento. Es indiferente que se
almacenen unidades de carga grandes y pesadas (1000 kg y más) o unidades de carga
pequeñas y ligeras (hasta 200 kg). Estos almacenes están formados por varios pasillos. Cada
pasillo consta de dos filas de estanterías y un pasillo de estanterías para el sistema de
almacenamiento y recuperación automático (SRS), que se encarga del que se encarga del
almacenamiento, el realmacenamiento y la recuperación de las unidades de carga.
El HBW impone ciertos requisitos a las mercancías almacenadas en términos de dimensiones.
La longitud de la carga (profundidad de almacenamiento) debe ser uniforme. Cada unidad de
carga tiene un compartimento de almacenamiento independiente en la estantería.

El almacenamiento convencional de piezas pequeñas (SPS) suele utilizar estanterías o

armarios. Debido a su automatización y a su mejor aprovechamiento del espacio, se pueden
recomendar los sistemas automáticos de almacenamiento de piezas pequeñas. Se pueden
almacenar pesos desde unos pocos kilogramos hasta unos 500 kg por unidad de carga. Las
piezas pequeñas se almacenan en contenedores, cajas y bandejas. Además del clásico
almacenamiento en estanterías, SPS también puede ofrecer un almacenamiento compacto en
forma de estanterías elevadoras, carrusel o giratorias. Como en el caso de la paleta HBW, las
unidades de carga se almacenan y recuperan mediante un SRS automático desde una posición
central. La carga puede ser tomada por una plataforma telescópica, pinzas magnéticas o con
tecnología de extensión o de vacío.

9.3.3 Técnica de explotación del almacén

El funcionamiento del almacén, es decir, el almacenamiento y la recuperación y el

reaprovisionamiento de las unidades de carga, se realiza generalmente de forma manual con
la ayuda de equipos adecuados (carretillas elevadoras, grúas, etc.).

Dado que el funcionamiento de los almacenes, predominantemente manual, requiere una

gran cantidad de recursos humanos y supone un gran trabajo físico para los empleados, en la
actualidad, es habitual el uso de sistemas de almacenamiento y recuperación automatizados.
Como las tecnologías de almacenamiento varían considerablemente en cuanto a su diseño, su
capacidad y su capacidad de producción.

● diseño,
● función,
● grado de automatización y
● capacidad/rendimiento

la tecnología de funcionamiento del almacén debe seleccionarse en función de la función y la

tecnología del almacén. Los sistemas de almacenamiento y recuperación con un alto grado de
automatización se utilizan preferentemente en almacenes centralizados caracterizados por
una gran diversidad de artículos y una elevada capacidad de manipulación. Pueden utilizarse
los siguientes sistemas

● sistemas de almacenamiento y recuperación sobre raíles

● grúas suspendidas
● transportadores de pasillo accionados por el hombre (carretilla)
● sistemas automáticos de almacenamiento y recuperación

9.3.4 Sistemas de identificación

Los sistemas de identificación son cada vez más importantes en la gestión de las piezas de
recambio.

Apoyan los procesos de almacenamiento, realmacenamiento y recuperación de las piezas de

recambio, el transporte y la reparación (piezas de recambio). Las tecnologías utilizadas hoy en
día con relevancia para la gestión de piezas de recambio incluyen

● Optical codes (código de barras, código 2D/código QR)

● RFID (transpondedor de radiofrecuencia)

Muchos sistemas de planificación y control del mantenimiento y sistemas de gestión de

materiales utilizan cada vez más sistemas de identificación electrónica para la identificación
rápida de una pieza de recambio en los procesos logísticos o para la asignación de piezas de
recambio a los pedidos o viceversa.

El código óptico se aplica a soportes de papel o plástico (por ejemplo, una etiqueta adhesiva);
éstos se aplican a la pieza de recambio y se leen mediante escáneres fijos o móviles. Se trata de
códigos de letras, símbolos o números. La ventaja de los códigos ópticos consiste principalmente
en los bajos costes de inversión. Las desventajas son la "rigidez" de la información codificada y
la alta susceptibilidad a la suciedad o a los daños de los códigos ópticos. Además, no existe una
norma para el marcado inequívoco marcado inequívoco en las piezas de recambio. Por lo tanto,
cada usuario debe acordar con el proveedor o el fabricante una norma propia para sus con el
proveedor o el fabricante.

Los sistemas de transpondedores RFID (RFID - identificación por radiofrecuencia, véase también
VDI 4472) son soportes de datos electrónicos. Dependiendo del tipo de transpondedor, pueden
escribirse y/o leerse. El transpondedor (etiqueta) lleva incorporado un chip como soporte de
datos. El chip se escribe o los datos se leen mediante campos electromagnéticos. La tecnología
RFID puede combinarse con etiquetas de código óptico. Esta tecnología se suele utilizar hoy en
día cuando se prevé un uso a largo plazo o cuando se debe realizar un seguimiento del MSP a lo
largo de su ciclo de vida (por ejemplo, cuando se cambia el lugar de instalación o se renueva por
parte de terceros). Las influencias ambientales especiales, que dificultan o impiden el uso de
tecnologías de identificación convencionales como los códigos de barras, son otra razón para
utilizar el MSP. Una gran ventaja de los transpondedores es su descriptividad variable con
información, por lo que también es posible la construcción de un historial de vida en el contexto
de la gestión de pedidos móviles o el almacenamiento de referencias de instalación
directamente en una pieza de recambio. Para algunos rangos de frecuencia, la tecnología
también admite aspectos de captación masiva por parte del MSP a la entrada del almacén o la
verificación de la calidad del picking.
9.3.5 Medidas para aumentar la fiabilidad de funcionamiento del sistema de
almacenamiento

El sistema de almacenamiento debe diseñarse de forma que, en caso de que se produzca una
avería en parte o en la totalidad del sistema, el mantenimiento pueda hacer frente
inmediatamente a las consecuencias directas. Los costes de las medidas para aumentar la
disponibilidad del almacén deben contraponerse al riesgo en caso de avería. Especialmente en
el caso de los almacenes con un alto grado de automatización, se recomiendan las siguientes
medidas para aumentar la fiabilidad operativa:

● crear funciones alternativas

- existencias intermedias con el consumidor
- distribución equitativa de las MSP en una serie de zonas/pasillos del almacén
● definir conceptos de emergencia
- definir rutas alternativas de tecnología de transporte (sistema de transporte automático
frente a carretilla elevadora)
- flujos de información alternativos (sistema automático
vs. documentos en papel), por ejemplo, también para el suministro nocturno
- conceptos de emergencia manuales (semiautomáticos)
- dispositivos finales alternativos (escáner vs. teclado)
● aumento de la fiabilidad de los datos
- tantas comprobaciones de plausibilidad como sea posible
- diferentes autorizaciones de acceso para los cambios de datos
● medidas contra la pérdida de datos
● mantenimiento cuidadoso de todas las partes eléctricas y mecánicas partes del sistema de
almacenamiento
● formación del personal y provisión de personal cualificado adecuado personal cualificado.
10 Conceptos alternativos

Para reducir las existencias y, por tanto, los costes de inmovilización del capital, existen varios
conceptos alternativos para el almacenamiento propio. Los conceptos que se presentan a
continuación son los más habituales en la actualidad y también pueden utilizarse de forma
combinada.

En todos estos conceptos hay que tener en cuenta que, a pesar de las ventajas resultantes, la
consecuencia puede ser una mayor dependencia de los proveedores. Esto, a su vez, puede tener
un efecto desfavorable en las condiciones de compra.

10.1 Almacenamiento en consignación

En este tipo de almacenamiento las piezas de recambio son entregadas en las instalaciones del
operador por el proveedor a su cargo y sólo se cobran cuando se recuperan. Cuando las
existencias caen por debajo del inventario mínimo acordado, el almacén de consignación es
reabastecido de nuevo por el proveedor hasta el inventario máximo.
La ventaja de este enfoque consiste en la escasa vinculación de capital para el operador, al
tiempo que se mantiene la disponibilidad del PSM. Para este enfoque es importante contar con
un contrato completo que cubra todas las condiciones posibles (por ejemplo, costes de servicio,
entrega e inventario, responsabilidad, tiempos de respuesta).

10.2 Comercio electrónico

Se trata de la adquisición mediante pedido electrónico y la tramitación completa de las

transacciones (facturación, información, etc.) a través de Internet, principalmente para piezas y
componentes estándar (o Intranet para procesos internos). Una condición básica es la existencia
de un catálogo o cesta de la compra en la que los artículos estén claramente descritos. Existen
secuencias de pedidos claramente definidas y estipuladas por contrato. La red electrónica
permite un intercambio de datos sin papel. Este enfoque puede utilizarse tanto para las compras
externas como para los suministros internos desde un almacén central (véase también VDI
4485).

La ventaja es una tramitación no burocrática de los procesos de pedido junto con unos tiempos
de ejecución muy reducidos.

Este enfoque también puede automatizarse de tal manera que cuando se alcanza un inventario
mínimo se inicia un aprovisionamiento.

Para evitar que se pase por el propio almacén, se recomienda utilizar un sistema integrado de
gestión de materiales en el que se retiren primero las piezas de recambio almacenadas en la
empresa antes de aplicar el comercio electrónico o autorizar únicamente al personal del
almacén para su uso.

10.3 Contrato de suministro

En el caso de un contrato de suministro, las piezas de recambio reservadas son almacenadas por
el proveedor. El cliente (almacén) realiza los pedidos a través de una línea directa del proveedor.
Dentro de un plazo acordado contractualmente (por ejemplo, 2 h, 12 h, 24 h, etc.) las piezas de
recambio se entregan directamente en el lugar donde se necesitan o en el almacén de piezas de
recambio. Para minimizar el riesgo, se recomienda acordar con el proveedor una penalización
contractual en caso de incumplimiento de los plazos.

10.4 Aprovisionamiento único (proveedor del sistema)

En el caso del abastecimiento único, todo un grupo de productos (por ejemplo, sensores,
motores, controles) se adquiere exclusivamente a través de un proveedor o fabricante. En
cuanto al almacenamiento, existen dos versiones: o bien la mercancía es almacenada por el
proveedor (almacén de consignación o contrato de suministro) o bien se guarda en el propio
almacén de la empresa. En esta última versión, el proveedor se compromete a adaptar el
almacén en función del grupo de productos que se le ha confiado, es decir, los productos que
hasta ahora se compraban a otros fabricantes se sustituyen por productos compatibles del
proveedor del sistema.
Además, siempre es necesario que las máquinas y los sistemas sean analizados por el proveedor
(fabricante) para que el mantenimiento cuente con listas comparativas en caso de avería
(sustitución de piezas).

Asimismo, si el proveedor no puede suministrar los productos requeridos, está obligado a

adquirirlos de un tercero dentro de los plazos de respuesta acordados.

El aprovisionamiento único permite -sobre todo a las grandes empresas- aprovechar

importantes potenciales de compra y generar sinergias en las actividades de mantenimiento
relacionadas con los objetos gracias a la limitada diversidad de fabricantes.

Las posibles ventajas deben contraponerse al riesgo de depender de los proveedores de

sistemas. Por ello, es esencial una revisión periódica y activa del proveedor.

10.5 Kanban

El kanban (letrero, placa) se originó en Japón y es un elemento importante de la filosofía del

justo a tiempo.

El proveedor proporciona al cliente contenedores llenos (o dispensadores) con las piezas de

recambio necesarias en el lugar de consumo. El cliente toma el número necesario de MSP de los
contenedores. Los contenedores vacíos son sustituidos por el proveedor según los intervalos
definidos o los procedimientos acordados (informe escrito mediante tarjeta kanban o mediante
la activación automática del pedido (transferencia de datos, Internet, etc.) de forma
independiente o a través del proveedor). Esto suele ocurrir sin que se desencadene un pedido
manual.

La gama de piezas de recambio en cuestión y los precios, así como el número de contenedores,
la cantidad de llenado por artículo y los intervalos de tiempo para las recargas deben
establecerse contractualmente, comprobarse a intervalos regulares y actualizarse en caso
necesario.

La ventaja para el almacén consiste en la reducción sustancial del trabajo necesario para realizar
los pedidos, la reducción de los tiempos de paso, la optimización del inventario gracias al control
constante de la cantidad de envases y el volumen de llenado, la alta disponibilidad de artículos
y la reducción de errores en el proceso de pedido.

Los proveedores sólo suelen estar interesados en ofrecer este tipo de este tipo de solución para
las piezas con un alto índice de producción.

Suele ser material pequeño y de bajo precio, por ejemplo, herramientas tuercas y tornillos.
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Anexo Flujo de información y material en la gestión de repuestos de mantenimiento