Está en la página 1de 6

TABLAS

Método Abreviado: Ctrl + T Análisis rápido Ctrl + Q

Cuando tiene hojas de cálculo grandes, y necesita filtrar y buscar información entre miles o
millones de datos, la opción de filtro es una de las más usadas y efectivas.
Listas
Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y
el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango
como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos
externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso
crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.
Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar
los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.
Nota No puede crear una lista en un libro compartido. Si desea crear una lista, primero debe dejar
de compartir el libro.
Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integración
con Microsoft Windows SharePoint Services. Sólo necesita tener la dirección Web y los derechos
de creación en el sitio de SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas
puedan verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un sitio de
SharePoint, puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros
usuarios puedan ver los datos actualizados.
Al crear una lista en Excel, las características de la lista y los elementos visuales diseñados para
mejorar estas características permiten identificar y modificar fácilmente el contenido de la lista.
Cada columna de la lista tiene el Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de
encabezado. El Autofiltro permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.
El borde de color azul oscuro que rodea a la lista permite distinguir claramente el rango de celdas
que la forman.
La fila que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila,
se agregarán los datos automáticamente a la lista y se expandirá el borde de la misma.
Puede agregar una fila Total a la lista. Cuando haga clic en una celda de la fila Total, estará
disponible una lista desplegable de funciones agregadas.
Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior
del borde de la lista.

Las ventajas de las listas

 Ordenar y filtrar listas   Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear


órdenes personalizados. También puede filtrar listas para mostrar únicamente los datos
que satisfacen los criterios que especifique.

Filtros y tablas - Pagina 1


 Garantizar la integridad de los datos    En las listas que no están vinculadas a listas de
SharePoint puede utilizar las características de validación de datos integradas en Excel.
Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una
lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automáticamente las
características de validación de listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al
publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al
editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán
a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en
cada columna.

 Aplicar formato a objetos de lista    Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la
misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de cálculo.

 Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services    Al publicar una lista en


un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular
la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin
conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint.

Al aplicar un filtro a una o varias columnas, tendrá la opción de ver estas novedades:

- Nuevo filtro de búsqueda

Cuando filtra datos en una tabla, tabla dinámica o gráficos dinámicos, puede usar un nuevo cuadro
de búsqueda que le permite encontrar lo que necesita en datos de grandes volúmenes.
Empiece a escribir el texto de la búsqueda y los elementos que contenga este texto, empezarán a
mostrarse en la lista del filtro. Para nuestro ejemplo, buscaremos todos los productos que
contengan la palabra "té"

- Encabezados de tablas siempre visibles

En una tabla de Excel, los encabezados de tabla reemplazan a los encabezados comunes de las
hojas de cálculo en la parte superior de las columnas cuando se desplaza hacia abajo en una tabla
extensa.

Filtros y tablas - Pagina 2


Los botones de autofiltro ahora permanecen visibles junto con los encabezados de tabla en las
columnas de la tabla de manera que se puedan filtrar y ordenar los datos rápidamente sin la
necesidad de desplazarse hasta la parte superior de la tabla.

Esta opción sólo es permitida si la tabla tiene formato de tabla de Excel. Hágalo de la siguiente
forma. Es muy sencillo.
1. En una nueva hoja de Excel, cree una pequeña tabla o listado similar a la siguiente imagen

2. Dele formato de tabla de Excel a esta lista. En la pestaña Inicio, haga clic en el botón "Dar
formato como tabla" y seleccione el estilo de tabla deseado.

3. En la siguiente ventana, deberá especificar el rango de celdas donde se encuentran los datos y
termine haciendo clic en Aceptar

Filtros y tablas - Pagina 3


4. Excel le dará formato de tabla a estos datos, de acuerdo al estilo seleccionado anteriormente.

5. Si la tabla tiene muchos datos, desplácese hacia abajo y note que los encabezados de la tabla
siempre serán vistos. Así no tendrá que desplazarse hasta el principio para hacer un filtro a dicha
tabla.

Filtros y tablas - Pagina 4


MEJORA EL MANEJO DE TABLAS EN EXCEL 2010
Esta vez veremos algunas mejoras en Excel 2010 en lo que respecta al manejo de
tablas. No se trata de características nuevas en sí, sino de mejoras a características ya
existentes en 2007.

La primera de estas mejoras, Autofiltros en los encabezados de la hoja, son una


versión mejorada de los encabezados de hoja de la versión anterior. En Excel 2007,
cuando los encabezados de una tabla seleccionada eran desplazados por el usuario
fuera del rango visible de la hoja, las etiquetas de las columnas se insertaban en los
encabezados de la hoja para poder visualizarlos en todo momento.
Esta funcionalidad ahora mejora e inserta los autofiltros desplegables en los
encabezados de columna de la hoja, cuando el usuario se desplaza por la tabla hacia
abajo ocultando los títulos de columna en la parte de arriba de la hoja. Además,
estos autofiltros permiten ordenar y hacer búsquedas sin la necesidad de estarse
desplazando hasta arriba de la tabla cada vez. Digamos adiós a Inmovilizar paneles.

La imagen de la izquierda siguiente muestra una hoja de Excel con una tabla. La


imagen de la derecha muestra la misma hoja desplazada hacia abajo de modo que los
encabezados quedan fuera del rango visible. En el círculo rojo vemos que los
encabezados de la hoja han cambiado para mostrar los encabezados de columna así
como las listas desplegables de los autofiltros.

La segunda mejora que presenta Microsoft es la introducción de búsquedas en


los Autofiltros. Los usuarios frecuentemente trabajan con grandes volúmenes de datos
en Excel. Estas bases de datos pueden ser difíciles de explorar y navegar en las
versiones previas ya que todos los elementos de las listas se muestran en la
lista desplegable. Con un cuadro de búsqueda directamente en las listas
de autofiltro, Excel permite una navegación rápida de la tabla al
aplicar rápidamente filtros personalizados, como se ve en esta imagen:

Filtros y tablas - Pagina 5


La tercera característica simplifica la notación de las fórmulas utilizadas en fórmulas,
haciéndolas más compactas y legibles. Excel 2007 utilizaba la notación "[#Esta fila]"
para indicar que las celdas referenciadas eran de la misma fila en la tabla. Esta
notación requería la mención explícita del nombre de la tabla referenciada, lo que
usualmente resultaba en fórmulas demasiado extensas.

2010 ha condensado esta notación, reemplazándola con una arroba "@", y reduce el


uso de la mención explícita a la tabla de origen cuando es posible. Veamos esta
imagen, con la misma fórmula utilizada en 2007 (arriba) y en 2010 (abajo).

Además, este cambio en las notaciones no afectará la versión de nuestros archivos. Es


decir, Excel mostrará las fórmulas de uno u otro modo dependiendo de la versión, sin
afectar la compatibilidad de las fórmulas. Asimismo, en 2010 podemos ingresar
fórmulas con cualquier notación previa, siendo reemplazadas por la nueva
notación automáticamente.

Confiemos en que estos cambios mejorarán importantemente la experiencia del


usuario al manejar tablas de datos en Excel2010.

Filtros y tablas - Pagina 6