PROCEDIMIENTO DE CAJA Código:

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PERFUME PARIS Fecha:

OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para la apertura, manejo, reembolso,
legalización y control adecuado de la caja registradora de la perfumería el perfume
PARIS.
ALCANCE
Aplica para la Caja registradora que se constituya para sufragar gastos que tengan el
carácter urgente y/o indispensable con el objetivo de apoyar la gestión misional y
administrativa de la entidad, desde la constitución de los fondos de la caja
registradora hasta la legalización de estos.
MARCO TEORICO
Legislación Descripción
Ley 80, 28 de 1993 Contratación administrativa pública.
Por el cual se expide el Estatuto Tributario de
Decreto 624, diciembre 29 de 1989 los impuestos administrados por la Dirección
General de Impuesto Nacionales.
Por la cual se expide el Código Disciplinario
Ley febrero 5 de 2002 Único. Artículo 35, numeral 15 y Artículo 48,
numerales 22 y 23 sobre Ordenar el pago.
Por la cual se incorpora en el Régimen de
Contabilidad Pública, el referente teórico y
metodológico de la regulación contable
solución Contaduría General de la pública, el cual define el alcance del Régimen
Nación 628, 02 de diciembre de de Contabilidad Pública y sirve de base para
2015 desarrollar este instrumento de normalización
y regulación, en el contexto de la
convergencia hacia estándares
internacionales de información financiera

DEFINICIONES
 Caja Registradora
Una caja registradora es una unidad, mecánica o electrónica, diseñada para realizar
el cálculo y facturación de la compra de un cliente. Estos dispositivos traen integrado
un cajón para guardar el dinero y usualmente al cerrarse se da por terminada la
transacción comercial.
 Pantalla operador
consiste en mostrar información operativa en tiempo real y casi en tiempo real.
Proporcionan gráficos de procesos visuales que aportan significado y contexto al
estado del motor y de la válvula, niveles de depósitos y otros parámetros del
proceso.
 Selector de Modo
La llave de programa puede poner el interruptor de modo en cualquier posición,
mientras que la llave de operador solamente puede seleccionar las posiciones de
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REG y OFF. 1 PGM (Programación) Esta posición permite configurar la caja

registradora para adaptarla a las necesidades de su tienda.
 Cajón
Estos dispositivos traen integrado un cajón para guardar el dinero y usualmente al
cerrarse se da por terminada la transacción comercial.
 Manejo de Dinero
El manejo diario del dinero, además del flujo de caja, involucra el mismo tipo de
compra comparativa, regateo de precios, y negociación de los mejores tratos que las
familias cuidadosas realizan. También significa mantener sus sistemas y asegurarse
de que realmente se utilicen.
 Entregar cuentas
La rendición de cuentas es un acto por el cual una persona que conserva bienes o
fondos ajenos a su propiedad, hace exteriorización parcial o total, procede a
rendirle cuentas a su mandante o mandantes, propietario de aquéllos
 Facturación
La facturación es una acción que se refiere a todos los actos relacionados con la
elaboración, registro, envío y cobro de las facturas.
Una factura es un documento que refleja los datos de una transacción mercantil
(venta de bienes o servicios) y contiene información como:

 Los datos relativos al emisor y receptor de la factura (nombre, NIF, dirección).

 La información sobre la transacción realizada (es el concepto de la factura).
 El importe facturado y el desglose por cada concepto.
 Los impuestos aplicables.
 El número de factura, la fecha y el lugar.
 El modo y plazo de pago.

Por lo tanto, la facturación es el día a día de cualquier negocio y puede ser la clave
para conocer:

 El nivel de liquidez que tiene el negocio.

 De dónde provienen los ingresos.
 Qué productos o servicios se venden más.
 Qué posibilidades de inversión existen.
 Qué decisiones estratégicas se pueden tomar

Efectivo

El efectivo en caja es dinero que aún se tiene que depositar en el banco o dinero en
efectivo que se conserva a mano como cambio para los clientes. Por ejemplo, el
dinero que se usa en la caja registradora.

 Tarjeta de crédito
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Una tarjeta de crédito es un instrumento que permite a su titular o usuario adquirir

a crédito bienes o pagar a crédito por servicios, en establecimientos afiliados al
correspondiente sistema, además de otro tipo de beneficios que se le puedan
otorgar.

 Transacciones

Una transacción bancaria es cualquier dinero que entra o sale de su cuenta bancaria.
Los tipos de transacciones bancarias incluyen retiros o depósitos de efectivo,
cheques, pagos en línea, cargos de tarjetas de débito, transferencias bancarias y
pagos de préstamos.

 Balance

El balance es un estado financiero mediante el que se muestra la situación

económica y financiera de una empresa en un momento determinado. En él se
encuentran reflejados, como si de una fotografía se tratara, todos los bienes,
derechos y obligaciones de una empresa.

 Código

Todas las cajas registradoras tienen botones numéricos, normalmente para los

dígitos del uno al diez. Las teclas numéricas se utilizan para introducir cantidades,
precios y códigos especiales para funciones específicas de la caja registradora que
fueron establecidas por el negocio o el propietario.

PASO A PASO DE LA ACTIVIDAD

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO
1 Realizar Se realiza la
facturación facturación a
cada perfume
o producto que Trabajadores
se encuentre
exhibido en el
área del
almacén.
Al iniciar el día Trabajadores
se cuenta con
una base
mínima de
2 Manejo de dinero, para
Dinero así durante el
día poder
facturar
referente a la
base
mencionada
anteriormente.
3 Entregar Al finalizar el Trabajadores
cuentas día, se hace
entrega de
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cuentas y
balance al
gerente
dándole a
conocer las
respectivas
ventas que se
realizaron
durante el día.
Mientras no se
esté facturando
Colocar o haciendo
4 precios a los manejo de Trabajadores
productos dinero, se
realiza la
etiquetación de
precios a los
productos que
no lo obtengan.

FUNCIONES DE LA CAJA REGISTRADORA

Una caja registradora moderna sirve para múltiples funciones como:

 Registrar las ventas.

 Algunas permiten el procesamiento de pagos con tarjeta de crédito al integrar
el lector de las mismas.
 También pueden permitir registrar las compras de cada cliente para utilizar
marketing de afiliación.
 Control de inventario.
 Control fiscal.

COMO USAR LA CAJA REGISTRADORA

La caja registradora se usa para mantener un registro de montos de pagos y para

manejar dinero en efectivo a lo largo del día de trabajo.
Instalar la caja registradora y conectarla
Busca una superficie dura y plana para colocar la caja registradora. Lo ideal es que
sea una encimera con espacio para que los clientes coloquen su mercancía. Conecta
la caja registradora directamente a una toma de corriente (no uses una extensión).
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Instala las baterías

Las baterías proporcionan una memoria de respaldo para la caja registradora en
caso de un corte de luz y deben instalarse antes de programar cualquier función en
la caja registradora. Quita la cubierta del papel
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para recibos y ubica el compartimento para la batería. Es posible que tengas que
usar un pequeño destornillador para desenroscar la tapa. Instala las baterías
según las instrucciones en la máquina. Coloca la tapa de nuevo sobre el
compartimento de las baterías.
 Algunos compartimentos para baterías están ubicados debajo del
área del papel para recibos.
 Cambia las baterías una vez al año para asegurarte de que funcionen
correctamente.

Instala el papel para recibos

Quita la tapa del compartimento para el papel para recibos. Asegúrate de que el
extremo del rollo de papel tenga un borde recto para que pueda introducirse
fácilmente en el alimentador de papel.
Introduce el rollo de papel de forma que llegue hasta la parte delantera de la
caja registradora, en donde podrás rasgar los recibos para los clientes.
Presiona el botón "FEED" ("alimentar") para que la caja registradora sujete el
recibo y este se alimente a través de ella.

Abre el cajón de la caja registradora

El cajón generalmente tiene una llave que lo cierra por seguridad. No pierdas esta llave.
Puedes simplemente dejar la llave en el cajón cuando esté sin cerrojo para que puedas
encontrarla fácilmente cuando tengas que cerrarlo.
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Enciende la caja registradora

Algunas cajas tienen un interruptor para encenderlas y apagarlas en la parte
trasera o lateral de la máquina. Otras pueden tener una llave en la parte delantera
superior de la máquina. Enciende la máquina o gira la llave a la posición "REG"
("registro").

 Las cajas registradoras más nuevas pueden tener un botón de

"MODE" ("modo") en lugar de una llave física. Presiona este botón
para desplazarte hacia abajo hasta llegar al modo "REG" o el modo
operativo.

Programa de la caja registradora

La mayoría de las cajas registradoras tiene botones que pueden programarse para
categorizar artículos similares. Estas categorías, o departamentos también pueden
asociarse con artículos sujetos o no sujetos a impuestos. También puede configurar
la fecha y hora.
 Generalmente, puedes acceder a la función para programar ya sea
girando la llave hasta la posición “PGR” o “p”, o presionando el botón
“MODE” hasta llegar al modo “PROGRAM” (programar).
 Muchas cajas registradoras tienen por lo menos 4 botones de
impuestos, estos pueden programarse a diferentes tarifas de impuestos
dependiendo de si hay un impuesto a la venta plano, como el IVA o el
IGV dependiendo de la ubicación.
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REALIZAR UNA VENTA

Ingresa un código de seguridad o contraseña para usar la caja registradora
Para usar la caja, hay que ingresar un numero de empleado u otro código de
seguridad, los números de empleados son útiles para que cada venta se le atribuya a
una persona en particular. Esto es útil para monitorear ventas y aclarar errores.

Teclea el monto para el primer producto

Usa el teclado numérico para teclear el monto exacto del producto en la moneda
local. Normalmente no hay que agregar un decimal, ya que la caja registradora lo
hace.
 La caja registradora usa un escáner para no tener que ingresar
manualmente los precios de los artículos. El escáner leerá el código de
barras e ingresará la información del producto automáticamente. Si
este es el caso, no tiene que presionar el botón del departamento en el
siguiente paso.
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Presiona el botón del departamento correspondiente

Hay que presionar un botón después de ingresar el monto en la moneda local. Este
botón asigna ese artículo a una categoría de venta en este caso el perfume.
 La tecla departamento puede programarse para ser sujetadas o no
sujetadas a impuestos.
 Mirando el recibo, presiona la tecla de la flecha o la tecla FEED
(alimentar) para que la caja registradora avance en recibo asía arriba y
puedas leer cuales totales se están registran do en el recibo.
 Cada articulo que agregues se añadirá a un total acumulado, el cual
generalmente se muestra en el lector o pantalla de la caja registradora.

Agrega cualquier descuento necesario al precio

Si un artículo oferta, es posible que tengas que ingresar el porcentaje de descuento.
Teclea el precio del artículo, presiona el botón del departamento, teclea el porcentaje
del descuento 10 % y luego presiona la tecla %. Esta tecla generalmente se
encuentra en el banco de botones es a la izquierda del teclado numérico.
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Teclea los montos para los artículos restantes

Usa el teclado numérico para ingresar el monto exacto en la moneda local para cada
artículo restante asegúrate de presionar la tecla del departamento correspondiente
después de ingresar cada artículo.
 Si tienes múltiples copias de un mismo artículo, teclea el numero de
artículos, luego presiona el botón “QTY” (cantidad), luego el precio de
un solo articulo y luego la tecla del departamento. Por ejemplo, si tienes
dos libros con un precio de $6,99, presiona “2”, luego el botón “QTY”,
luego “699” y luego y la tecla del departamento.

Presiona el botón del subtotal

Este botón te dará el total de la mercancía marcada. También añadirá el impuesto
necesario que se haya preprogramado en los botones de departamentos.
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Determina como va a pagar el cliente

Los clientes pueden pagar en efectivo, con tarjeta de crédito. También puedes
aceptar tarjetas o certificados de regalo, los cuales casi siempre se tratan como si
fueran dinero en efectivo.
 Efectivo
Tecla la cantidad de dinero que el cliente te de y presiona el botón “CASH/AMTTND”
(efectivo o cantidad de dinero entregada, por su abreviatura en inglés; generalmente
es el botón mas grande y ancho en la parte inferior derecha del teclado de la caja
registradora).
 Tarjeta de crédito
Presiona el botón “CREDIT” (“crédito”), a veces abreviado como “CR”) y usa la
maquina de la tarjeta de crédito para pasar la tarjeta.
 Cheque
Teclea el monto exacto del cheque, presiona la tecla “CK” o “CHECK” (“cheque”) y
coloca el cheque en el cajón.
 Para abrir el cajón sin haber realizado una venta, puedes presionar el
botón, “NO SALE” o “NS” (“ninguna venta”). Esta función puede estar
protegida para que solo puedan usarla los gerentes y estos podrían
tener que usar una llave para colocar la caja registradora en un modo
diferente para acceder a la función de ninguna venta.
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Cierre el cajón
Siempre cierre el cajón de la caja registradora inmediatamente después de usarlo de
forma que no se quede abierto. Esto podría exponerte a robos.
 Siempre vacía o retira el cajón al final del día y guárdalo en un lugar
seguro.

CORREGIR ERRORES
Anula una venta
Si accidentalmente ingresaste el precio incorrecto para un artículo o un cliente decide
que no quiere comprar un artículo después de que lo hayas ingresado, es posible
que tengas que anular al artículo o la venta.
Esto lo retirara del subtotal.
 Teclea un monto, presiona a la tecla del departamento y presiona el
botón “VOID” (“anular”, a veces abreviado como “VD”) para retirarlo del
total. Debes anular un articulo antes de ingresar un articulo nuevo. De
otro modo, tendrás que obtener el subtotal de los artículos, luego
presionar “VOID”, luego teclear el monto exacto que ingresaste por
error y presionar la tecla del departamento. Esto restara el monto
incorrecto del subtotal.
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 Si necesitas anular toda la venta con múltiples artículos, pasa por cada
articulo y anula cada uno.

Reembolsa una venta

Si un cliente quiere devolver un artículo, tienes que dar cuenta de ello en los totales
en efectivo del día antes de devolverle el dinero al cliente. Para reembolsar una
venta, presiona la tecla REF (“reembolso”, por su abreviatura en inglés), tecla el
monto exacto del articulo y presiona a la tecla del departamento correspondiente.
Presiona el botón de subtotal y luego presiona el botón “CASH/AMT TND”. El cajón
se abrirá y podrás hacerle un rembolsó al cliente.
 Ciertos botones y funciones, como rembolsar dinero, pueden estar
protegidos solo para el uso de los gerentes, podría ser necesario que el
gerente use una llave para colocar la caja registradora en un modo
diferente para usar la función de anulación o reembolso.
 Consulta a tu supervisor en cuanto a la política correcta para manejar
devoluciones y reembolsos.

Detén el sonido de error

Algunas cajas registradoras emiten un pitido o sonido de error si las teclas se
presionan en el orden equivocado o la combinación equivocada. Para detener el
sonido de error, presiona la tecla “CLEAR” o “C” (despejar).
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Borra los números que se ingresaron incorrectamente

Si tecleaste los números incorrectos y aun no has presionando el botón del
departamento, presiona la tecla “CLEAR2 O “C” para borrar los números que hayas
ingresado si ya presionaste el botón del departamento, tendrás que anular la
transacción.

OBTENER REPORTES DE VENTAS Y HACER EL BALANCE DE LA CAJA

REGISTRADORA
Lee los totales acumulados del día
Es posible que algunos gerentes quieran revisar periódicamente los totales de las
ventas a lo largo del día. Para leer los totales acumulados, gira la llave de la caja
registradora hasta "X" o presiona el botón "MODE" y desplázate hacia abajo hasta la
opción "X". Presiona el botón "CASH/AMT TND". Los totales diarios de las ventas
hasta el momento se imprimirán en un recibo.
 Es importante recordar que la opción “X” leerá los totales acumulados,
mientras que la opción “Z” podrá en cero los totales diarios.
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Obtén un reporte de ventas al final del día

Como mínimo, este reporte te dirá los totales de las ventas para ese día. Muchas
cajas registradoras también reportan las ventas cada hora, las ventas por número
de empleado, las ventas por número de empleado, las ventas por departamento y
otros tipos de ventas. Para obtener estos reportes, presiona la tecla “MODE” y
desplázate hacia abajo hasta la función “Z”, o gira la llave hasta llegar a la opción
“Z” para obtener el reporte.
 Recuerda que realizar el reporte en “Z” pondrán en cero los totales de
ese día de la caja registradora.

Haz el balance de la caja registradora

Después de obtener el reporte de ventas del día, cuenta el dinero en el cajón. Si tienes
cheques o recibos de tarjetas de crédito, añádelos al total. La mayoría de las máquinas que
procesan tarjetas de crédito también realizan reportes diarios de las ventas totales para que se
puedan conciliar fácilmente los totales diarios de las ventas. Resta el total general de la
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cantidad de dinero con la que empezaste antes de la primera transacción del día.

 Coloca todo el efectivo, los recibos de tarjetas de crédito en una

bolsa de deposito bancario y llévalos al banco.
 Lleva un libro contable del dinero en efectivo, las transacciones con
tarjeta de crédito. Esto ayudara con tu contabilidad general.
 Reemplaza una cantidad base de dinero en el cajón para el inicio del
siguiente día de trabajo, asegúrate de guardar el dinero en una
ubicación segura cuando la tienda no esté abierta.
ANEXOS
 AST Especifico.
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