ALTERNATIVAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL

CUIDADO DEL MEDIO AMBIENTE.

Autores: Beatriz Acosta, Wilson Anguieta, Estuardo Garay, Soraya Villalba.

Ambato-Ecuador

Contenido
CAPITULO I...........................................................................................................................1
RESUMEN EJECUTIVO.......................................................................................................1
Contextualización...........................................................................................................................2
Justificación....................................................................................................................................2
Problema Científico:.......................................................................................................................3
Delimitación del Problema:............................................................................................................4
Objetivos. –....................................................................................................................................5
Objetivo General.:..........................................................................................................................5
Objetivo Específicos: ´....................................................................................................................5
CAPÍTULO II.........................................................................................................................6
MARCO TEÓRICO................................................................................................................6
Visibilidad Social.............................................................................................................................6
Gestión Documental.......................................................................................................................6
Ambiental.......................................................................................................................................8
Legal.............................................................................................................................................10
CÓDIGO ORGÁNICO DEL AMBIENTE.............................................................................................11
CAPÍTULO III......................................................................................................................14
METODOLOGÍA.................................................................................................................14
3.1 Materiales..............................................................................................................................14
3.2 Enfoque..................................................................................................................................14
3.3 Métodos.................................................................................................................................14
Método de síntesis:.................................................................................................................14
Método Hipotético Deductivo:...............................................................................................15
CAPÍTULO IV......................................................................................................................16
PROPUESTA........................................................................................................................16
TITULO:.........................................................................................................................................16
Autores:........................................................................................................................................16
MARCO DE REFERENCIA...............................................................................................................16
4.1 Estrategia Metodológica........................................................................................................16
4.2 Ventajas..................................................................................................................................17
4.3 Mejoramiento de la imagen institucional ante sus clientes y la sociedad..............................18
4.4 Compresión de la organización y su contexto........................................................................18
4.5 Planificación y control operacional.........................................................................................18
4.6 Evaluar el cumplimiento.........................................................................................................19
 4.7 ANÁLISIS ESTRATÉGICO..........................................................................................................19
4.8 Procedimiento de SGA............................................................................................................21
4.8.1 Estrategias de SGA...............................................................................................................22
4.9 Matriz de Marco Lógico..........................................................................................................24
CAPITULO V..................................................................................................................................28
Resultados....................................................................................................................................28
5.2 Discusión de resultados´.........................................................................................................29
CAPITULO VI......................................................................................................................30
Conclusiones:...............................................................................................................................30
Bibliografía:..................................................................................................................................31
 CAPITULO I

RESUMEN EJECUTIVO

En base la conferencia realizada en la cooperativa de ahorro y crédito COOPEUCH durante

los días 2,3,4,5,6 de agosto del 2022 en la ciudad de Chile se trataron varios ejes que

posibilitan mejorar el sistema cooperativo en beneficio de los usuarios, colaboradores y

empresarios, por ende estas prácticas se transforman en estándares internacionales que

mejoran los procesos de desarrollo social en otras instituciones financieras con el fin de

transcender de los procesos mecánicos, por lo cual el modelo Coopeuch para el consejo

directivo son ideas innovadoras y sustentables que se podría aplicar en nuestro país,

enfocándonos en dos aspectos importantes como la parte ambiental y tecnológica para

transformar la gestión documental tradicional mediante el uso de las tecnologías de

información en donde se pueda aprovechar todos las herramientas digitales existentes para

facilitar los trámites administrativos de los colaboradores, socios y clientes, de igual

importancia es necesario la educación financiera para capacitar a los involucrados que

permita adquirir nuevos conocimientos y entender las nuevas necesidades que van

surgiendo para implementar productos y servicios.

Para la realización de este proyecto se realizó un estudio mixto mediante una revisión

bibliográfica y aplicación de métodos descriptivos e hipotéticos deductivos para

descomponer las generalidades teóricas, de la misma forma trabajar de forma sistémica con

las variables que se interrelacionan con la presente propuesta, los cuales abordan las

1
ventajas de la gestión documental para reducir el impacto ambiental entre otros aspectos de

valor que caracterizan a las instituciones financiera del siglo XXI como COOPEUCH.

Contextualización
Es la cooperativa más grande de Chile, fue fundada en el año 1967, con más de un millón

de socios (unos 450.000 clientes en todo Chile), forma del sistema financiero cooperativo

de ahorro y crédito del país; existiendo otras instituciones cooperativas con actividades

específicas.

Su accionar se extiende por todo el país, tiene 54 años en el mercado financiero, sirviendo a

sus socios y familiares, están presentes en 346 comunas (localidades) posee un solo edificio

propio en Santiago, pues consideran que debido a la situación política, económica y social

del país es más conveniente rentar sus 81 oficinas que están distribuidas a lo largo de todo

el país, conectadas a través de canales remotos y soluciones digitales, por lo cual el modelo

de gestión Coopeuch es sustentable porque no se enfoca en el crecimiento financiero, sino

que de forma transversal aborda cada eje en beneficio de todos sus afiliados, los cuales

reciben atención integral en medicina, ganancias equitativas de excedentes, educación

financiera con perspectiva ambiental, utilización adecuada de herramientas ofimáticas e

innovación en aplicaciones entre otras, es fundamental integrar estas ideas a las necesidades

empresariales de nuestra Cooperativa y desarrollarlas en base al contexto económico y

social.

Justificación

Es la cooperativa más grande de Chile, fue fundada en el año 1967, con más de un millón

de socios (unos 450.000 clientes en todo Chile), forma del sistema financiero cooperativo
de ahorro y crédito del país; existiendo otras instituciones cooperativas con actividades

específicas.

Su accionar se extiende por todo el país, tiene 54 años en el mercado financiero, sirviendo a

sus socios y familiares, están presentes en 346 comunas (localidades) posee un solo edificio

propio en Santiago, pues consideran que debido a la situación política, económica y social

del país es más conveniente rentar sus 81 oficinas que están distribuidas a lo largo de todo

el país, conectadas a través de canales remotos y soluciones digitales, por lo cual el modelo

de gestión Coopeuch es sustentable porque no se enfoca en el crecimiento financiero, sino

que de forma transversal aborda cada eje en beneficio de todos sus afiliados, los cuales

reciben atención integral en medicina, ganancias equitativas de excedentes, educación

financiera con perspectiva ambiental, utilización adecuada de herramientas ofimáticas e

innovación en aplicaciones entre otras, es fundamental integrar estas ideas a las necesidades

empresariales de nuestra Cooperativa y desarrollarlas en base al contexto económico y

social.

Justificación
La presente investigación tiene como objetivo solventar las necesidades institucionales en

la gestión documental para reducir el uso de materiales de oficina, esto permitirá optimizar

recursos y mejorar procesos administrativos, pero el reto importante es transformar las

formar de documentar, registrar, autorizar, planificar y consignar los distintos tramites, por

lo cual, fue necesario realizar una investigación bibliográfica para realizar conocer

proyectos sustentables para optimizar materiales de oficina y otras recursos por su puesto

para generar un cambio en la SGA.

La planificación a mediano o largo plazo permitirá innovar procesos que beneficiaría a los

involucrados que se encuentran interactuando constantemente con la institución, por

consiguiente se debe partir de las necesidades colectivas y la educación financiera verde

para crear conciencia ambiental y el uso adecuado de herramientas ofimáticas, realizando

un estudio sistémico de las SGA- TICS- EDUCACIÔN-IMPACTO AMBIENTAL para

alcanzar las metas establecidas que proporcionaran un valor agregado a diferencias de otras

instituciones financiarías.

Problema Científico:
En base a la información presentada se determina la siguiente interrogante de investigación:

¿Cuáles son las alternativas de gestión documental informática para ser una entidad eco

amigable? ¿Cómo influyen las herramientas tecnológicas en el nivel de reducción del uso

de papel en la Cooperativo de ahorro y crédito OSCUS? ¿En qué medida la digitación de

documentos influye en el nivel de reducción del uso de papel en Cooperativo de ahorro y

crédito OSCUS?

Delimitación del Problema:

Contenido: Alternativas de Gestión documental mediante la utilización de las tecnologías

de información para el cuidado del medio ambiente.

Identificación de la línea de investigación:

Línea de investigación: Medio ambiente, tecnologías de información y educación

financiera.

Campo: Gestión documental.

Aspecto: Adaptación
Geográfica: La investigación se desarrollará en el Barrio Nuestro Pueblo de Salcedo

Unidades de observación: Colaboradores, socios y clientes.

Temporal: La investigación se desarrolla Cooperativa de ahorro y crédito OSCUS.

Variables Indicadores

Variable independiente Digitalización de documentos

Alternativas de gestión documental Reducción de materiales de oficina.

Reingeniería de procesos.

Variable Dependiente Reducción en el consumo de papel.

Cuidado del medio ambiente. Eficiencia en procesos tecnológicos.

Inversión

Hipótesis alterna

La gestión documental influye en las tecnologías de información para el impacto ambiental.

Hipótesis nula

La gestión documental no influye en las tecnologías de información para el impacto

ambiental.

Objetivos. –
Objetivo General.:
Establecer alternativas de gestión documental para mitigar el impacto ambiental por medio

de la educación financiera.

Objetivo Específicos: ´
 Diseñar estrategias eco amigables para reducir el uso de papel en las oficinas.

 Proponer una matriz de marco lógico que evidencia los indicadores Ambientales y

educativos para el alcance de metas.

 Planificar temáticas para el desarrollo de capacitaciones para crear conciencia

ambiental.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

Visibilidad Social

Castelo y Lima (2006) afirman que el elevado grado de visibilidad social que presentan las

entidades financieras hace que estas presten mayor atención a la divulgación de contenidos

sobre la comunidad que a contenidos ambientales. Sin embargo, otros, como Vázquez y

Cordero (2007) , considerando que cuando se proporciona información sobre impactos en

el entorno, la información suele estar más enfocada a aspectos ambientales que a sociales.

En nuestra opinión, el mayor desarrollo y la facilidad de contabilización hace que la

información medioambiental tenga un mayor protagonismo.

Gestión Documental

Sistema de almacenamiento de datos: La demanda de sistemas de almacenamiento de datos

es mucho mayor que antes para hacer frente a las grandes cantidades de datos generados

cada minuto (Grossman et al, 2009). El sistema de almacenamiento de fechas generalmente

admite varios protocolos de acceso, incluidos HTTP, FTP, WebDAV, SMB/CIFS, NFS,

AFP, etc., para que los usuarios realizar tareas de gestión de datos. En resumen, es el

elemento fundamental en la capa de infraestructura y puede ser integrado y utilizado por

otras aplicaciones y servicios. Sin embargo, se necesita un conocimiento particular de TI

para usar el sistema de almacenamiento de datos.

Sistema de gestión de contenido: hoy en día, el sistema de gestión de contenido atrae cada

vez más la atención con el surgimiento de la tecnología de Internet y la madurez de la

World Wide Web. Ayuda a enmascarar la complejidad de tareas subyacentes de gestión de

datos y proporciona una plataforma eficiente para que los usuarios contribuyan, compartan

y recuperen contenidos particulares (Nath & Arora, 2010). En resumen, el sistema de

gestión de contenido es adecuado para empresas, organizaciones y un grupo de usuarios

para fines específicos de administración de contenido. Además, con cierta esfuerzos de

desarrollo, el sistema de gestión de contenido se puede personalizar para cumplir requisitos

particulares (Chieu & Zeng, 2008).

Servicio de almacenamiento en la nube para el consumidor: Recientemente, cada vez más

servicios de almacenamiento en la nube para el consumidor se están volviendo popular. Por

ejemplo, Dropbox (Dropbox), SugarSync (SugarSync) y Box.net (Box.net) son famosos en

la nube.

Los servicios de almacenamiento Las características principales del servicio de

almacenamiento en la nube son proporcionar un espacio de almacenamiento en línea para

los usuarios, y métodos de acceso sencillos para utilizar el espacio. Varios servicios de

almacenamiento en la nube también brindan a los usuarios dispositivos agentes Se puede

instalar en la máquina local del usuario y ayuda a realizar la sincronización de datos entre la

nube almacenamiento y máquina local del usuario. En resumen, el servicio de

almacenamiento en la nube para el consumidor es adecuado para uso personal como una

estrategia de acceso y copia de seguridad de datos alternativa y eficiente (Hu, Yang y

Matthews, 2010). sin embargo, en los problemas de privacidad y costos impiden que las

organizaciones utilicen el servicio de almacenamiento en la nube como una mejor gestión

de documentos solución.

Es una herramienta que se basa en la funcionalidad de los procesos archivísticos y

documentales, los mismos que están regidos a normativas un Sistema de Gestión

Documental es la herramienta funcional, normativa y tecnológica para gestionar la

creación, uso, mantenimiento y disposición final de documentos de archivo que permita

mantener información de contenido, contexto, estructura y relaciones entre documentos

para respaldar su valor como evidencia a lo largo del ciclo vital. (Visbal & M, 2009)

El papel de EDMS (gestión electrónica de documentos) puede entenderse como la

materialización de IMS(subsistema Multimedia) En IMS Zutshi y Sohal (2006) han

destacado la importancia de contar con un SGDE controlado a la hora de contemplar la

integración con Software de gestión documental como Microsoft Sharepoint o Lotus Notes

como lugar común en empresas, es obvio usarlos para resolver los problemas de papeleo

manual. sin embargo, la pregunta emergente es cómo diseñar un sistema de gestión

documental por software efectivo que cumpla con el estándar de tecnologías abiertas para

el intercambio de contenidos e información segura. No existe un sistema de único porque

depende de la infraestructura, las funciones comerciales y asignación de recursos de cada

empresa. Por lo tanto, cada empresa debe desarrollar un aprendizaje concepto de curva para

crear un enfoque EDMS (gestión electrónica de documentos) flexible para cumplir con la

norma ISO basada en IMS (subsistema Multimedia).

Ambiental
Las normas ISO ayudan a que en la gestión de la información y la documentación se

realicen buenas prácticas para alcanzar un mayor éxito en las actividades de negocio.

Existen normas ISO certificables, y otras que no lo son. De las certificables una de las más

conocidas de forma general es la de calidad (la familia ISO 9000), que también se utiliza en

las organizaciones poniendo el énfasis en el sistema de gestión de sus documentos, dado

que éstos proporcionan la evidencia de las actividades, y en ello ha ayudado mucho la

aplicación de la norma más difundida en gestión documental, la ISO 15489. En estas

normas se reconoce que las empresas deben establecer un procedimiento documentado para

definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la

recuperación, o la valoración documental para la conservación o destrucción de los

documentos pertinentes. Todo ello persigue que en la empresa los documentos deben

permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Un estudio realizado en

Islandia ha demostrado cómo uno de los principales obstáculos para la obtención de la

certificación de calidad por las empresas está relacionado con la gestión de la información y

los documentos (Johanna Gunnlaugsdottir, 2012).

o cabe duda de que la gestión de los documentos electrónicos se realiza mediante un

software y su depósito son los servidores, trasladándose a este software todos aquellos

requisitos que garanticen el correcto funcionamiento al igual que se realizaba en los

depósitos de los archivos en papel (Giménez-Chornet, V., 2013).

La norma ISO 15489 aportaba una novedad en la gestión de los documentos: la

incorporación de una asignación de responsabilidades dentro de las organizaciones (desde

los directivos, hasta los profesionales de la gestión de documentos, pasando por el resto de
los empleados) respecto a los documentos, y las políticas, procedimientos, sistemas y

procesos relacionados con estos documentos. La carencia de una política responsable y

documentada por la dirección de la organización puede conducir a un deterioro o incluso a

la desaparición del objeto mismo de la gestión, es decir, los propios documentos. Es

necesario que las organizaciones establezcan, documenten, mantengan y promulguen

políticas, procedimientos y prácticas en la gestión de documentos para conseguir que éstos

sean auténticos, fiables, íntegros y utilizables para poder respaldar las funciones y las

actividades de la organización a lo largo del tiempo.

La norma ISO 15489, señalando el cumplimiento legal reglamentario de cada país, propone

el diseño e implementación de un Sistema de Gestión de Documentos que reúna como

características la fiabilidad (funcionamiento de modo regular), la integridad (controles de

acceso y modificación o destrucción de documentos), la conformidad (cumplimiento de

todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organización), la

exhaustividad (gestión de la totalidad de los documentos), el carácter sistemático (gestión

sistemática desde la creación, hasta el mantenimiento y la conservación). La norma propone

una metodología para el diseño e implementación de dicho sistema, y una auditoría para el

seguimiento del buen funcionamiento del sistema.

La norma ISO14001, que define Sistema de Gestión Ambiental como “La parte del Sistema

de Gestión general que incluye la estructura organizativa, las actividades de planificación,

las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para

desarrollar, implementar, realizar, revisar y mantener la política ambiental.”.

Legal
Constitución de la República del Ecuador dispone que el Estado promoverá la eficiencia

energética, el desarrollo y uso de prácticas y tecnologías ambientalmente limpias y sanas,

así como de energías renovables, diversificadas, de bajo impacto y que no pongan en riesgo

la soberanía alimentaria, el equilibrio ecológico de los ecosistemas ni el derecho al agua.

El artículo 15 de la Constitución de la República del Ecuador ordena que el Estado

promoverá, en el sector público y privado, el uso de tecnologías ambientalmente limpias y

de energías alternativas no contaminantes y de bajo impacto.

CÓDIGO ORGÁNICO DEL AMBIENTE

Art. 243.- Objeto. La Autoridad Ambiental Nacional impulsará y fomentará nuevos

patrones de producción y consumo de bienes y servicios con responsabilidad ambiental y

social, para garantizar el buen vivir y reducir la huella ecológica.

Art. 225.- Políticas generales de la gestión integral de los residuos y desechos. Serán de

obligatorio cumplimiento, tanto para las instituciones del Estado, en sus distintos niveles y

formas de gobierno, regímenes especiales, así como para las personas naturales o jurídicas,

las siguientes políticas generales

. El estímulo a la aplicación de buenas prácticas ambientales, de acuerdo con los avances de

la ciencia y la tecnología, en todas las fases de la gestión integral de los residuos o

desechos.

Art. 244.- Medidas preventivas. Las instituciones del Estado adoptarán las medidas y

acciones preventivas necesarias fundamentadas en el uso de tecnologías limpias,

considerando el ciclo de vida del producto y el fomento de hábitos de producción y

consumo sustentable de la población. Se generarán buenas prácticas ambientales en las

instalaciones.

Art. 282.- Criterios para el otorgamiento de incentivos. La Autoridad Ambiental Nacional

tendrá en cuenta los siguientes criterios para diseñar y otorgar incentivos ambientales: 3. La

innovación tecnológica y el uso de las mejores técnicas disponibles que causen menos

impactos al ambiente;

4. La aplicación de buenas prácticas ambientales y de procesos de producción más limpia;

Art. 9.- Principios ambientales. En concordancia con lo establecido en la Constitución y en

los instrumentos internacionales ratificados por el Estado, los principios ambientales que

contiene este Código constituyen los fundamentos conceptuales para todas las decisiones y

actividades públicas o privadas de las personas, comunas, comunidades, pueblos,

nacionalidades y colectivos, en relación con la conservación, uso y manejo sostenible del

ambiente. Los principios ambientales deberán ser reconocidos e incorporados en toda

manifestación de la administración pública, así como en las providencias judiciales en el

ámbito jurisdiccional. Estos principios son:

1. Responsabilidad integral. La responsabilidad de quien promueve una actividad que

genere o pueda generar impacto sobre el ambiente, principalmente por la utilización de

sustancias, residuos, desechos o materiales tóxicos o peligrosos, abarca de manera integral,

responsabilidad compartida y diferenciada. Esto incluye todas las fases de dicha actividad,

el ciclo de vida del producto y la gestión del desecho o residuo, desde la generación hasta el

momento en que se lo dispone en condiciones de inocuidad para la salud humana y el

ambiente.
2. Mejor tecnología disponible y mejores prácticas ambientales. El Estado deberá promover

en los sectores público y privado, el desarrollo y uso de tecnologías ambientalmente limpias

y de energías alternativas no contaminantes y de bajo impacto, que minimicen en todas las

fases de una actividad productiva, los riesgos de daños sobre el ambiente, y los costos del

tratamiento y disposición de sus desechos.

3.Deberá también promover la implementación de mejores prácticas en el diseño,

producción, intercambio y consumo sostenible de bienes y servicios, con el fin de evitar o

reducir la contaminación y optimizar el uso del recurso natural.

4. El que contamina paga. Quien realice o promueva una actividad que contamine o que lo

haga en el futuro, deberá incorporar a sus costos de producción todas las medidas

necesarias para prevenirla, evitarla o reducirla. Asimismo, quien contamine estará obligado

a la reparación integral y la indemnización a los perjudicados, adoptando medidas de

compensación a las poblaciones afectadas y al pago de las sanciones que correspondan.

 CAPÍTULO III

METODOLOGÍA

3. Enfoque de la Investigación

3.1 Materiales
Técnica Instrumentos Observación
Revisión bibliográfica Buscadores académicos Antecendes de proyectos
Sistema de gestión
documental por software

Marco logico Matriz Horizontal y vertical Objetivos y metas a

con indicadores mediano o largo plazo

3.2 Enfoque

La investigación tiene un enfoque mixto que puede ser comprendido como “un conjunto de

procesos sistemáticos, empíricos y críticos de investigación e implican la recolección y el

análisis de datos cuantitativos y cualitativos, así como su integración y discusión conjunta,

para realizar inferencias producto de toda la información recabada (metainferencias) y

lograr un mayor entendimiento del fenómeno bajo estudio” (Hernández Sampieri y

Mendoza, 2008).
3.3 Métodos
Método de síntesis:

En Vértice P. (2008), “explica que la síntesis es la construcción de algo grande, mediante el

estudio de diferentes elementos de una lectura por separado”, por lo tanto, para nuestro

trabajo utilizaremos las investigaciones de diversas fuentes bibliográficas y las

condensaremos con la finalidad de tener un acercamiento a la realidad que emerge la

problemática.

Método Hipotético Deductivo:

Según Rodríguez (2017) “En este método, las hipótesis son puntos de partida para nuevas

deducciones. Se parte de una hipótesis inferida de principios o leyes o sugerida por los

datos empíricos, y aplicando las reglas de la deducción, se arriba a predicciones que se

someten a verificación empírica, y si hay correspondencia con los hechos, se comprueba la

veracidad o no de la hipótesis de partida” (p.189)

 CAPÍTULO IV

PROPUESTA

TITULO: “ALTERNATIVAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL CUIDADO

DEL MEDIO AMBIENTE”

Autores: Beatriz Acosta, Wilson Anguieta, Estuardo Garay, Soraya Villalba.

MARCO DE REFERENCIA.
4.1 Estrategia Metodológica

Modelo planificar- hacer-verificar-actuar La base para el enfoque que subyace a un sistema

de gestión ambiental se fundamenta en el concepto de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar

(PHVA). El modelo PHVA proporciona un proceso interactivo usado por las

organizaciones para lograr la mejora continua. Se puede aplicar a un sistema de gestión

ambiental y a cada uno de sus elementos individuales, se puede describir brevemente así:

Planificar: establecer los objetivos ambientales y los procesos necesarios para generar y

proporcionar resultados de acuerdo con la política ambiental de la organización.

Hacer: Implementar los procesos según lo planificado.

Verificar: hacer el seguimiento y medir los procesos respecto a la política ambiental,

incluidos sus compromisos, objetivos ambientales y criterios operacionales, e informar de

sus resultados.

Actuar: Emprender acciones para mejorar continuamente.

4.2 Ventajas
Una de las ventajas principales al implementar un Sistema de Gestión Ambiental es sin

duda el prestigio que puede llegar a tener la empresa frente a otras dentro de un mercado

tan competitivo. Hoy en día las empresas sienten la necesidad de destacarse y agregar un

valor añadido a sus productos y servicios. Adicionando a esta ventaja competitiva

mencionamos otras ventajas que la empresa puede obtener al implementar dicho sistema.

El consumo de papel está habitualmente asociado con el desarrollo económico y social. En

los últimos años, hemos sido testigos de un aumento progresivo del consumo de papel al

mismo tiempo que las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) se ha

incorporado con gran ímpetu en todos los ámbitos sociales. Esta situación no deja de ser

paradójica por el hecho de que la digitalización de la sociedad parecía que iba a eliminar el

uso del papel. Entre los beneficios que se esperan obtener al implementar oficinas cero

papeles, son:

 Ahorro de papel.

 Reducción de emisión de residuos.

 Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del papel:

árboles, agua y energía.

 Disminución de la contaminación producida por los productos blanqueadores de papel

 Disminuir el consumo de energía empleada en imprimir, fotocopiar, etc.

 Reducir los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, etc.

 Contribuir al desarrollo sostenible, el consumo responsable de recursos que no

comprometa el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras.

4.3 Mejoramiento de la imagen institucional ante sus clientes y la sociedad.

 Expansión a mercados internacionales, mayor crecimiento. Ahorro en costos mediante

la reducción de materiales varios como electricidad, agua, combustible, materias

primas.

 Participación en licitaciones que exijan este tipo de certificación.

 Control y cumplimiento de los requisitos legales evitando multas o penalidades.

 Mejora la comunicación interna entre los colaboradores, equipo más motivado con

nuevas ideas.

4.4 Compresión de la organización y su contexto

La empresa tiene que determinar las cuestiones externas e internas que son relevantes para

el propósito perseguido que afecta a la capacidad de conseguir los resultados deseados en el

Sistema de Gestión Ambiental. Los resultados tienen que incluir ciertas condiciones

ambientales que son afectadas a la organización.

4.5 Planificación y control operacional

La empresa debe establecer, implementar, controlar y mantener los procesos necesarios

para cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión ambiental. La empresa tiene que

realizar un control de la planificación y revisar las consecuencias de los cambios no

deseados, adoptar medidas para mitigar los efectos adversos, etc. La organización tiene que

asegurarse que los procesos externos son controlados e influenciados. El tipo y la extensión

del control que se aplica a los procesos que deben ser definidos dentro del SGA.

4.6 Evaluar el cumplimiento

La organización debe establecer, constituir y contener los procesos necesarios para evaluar

el desempeño de obligaciones por lo cual debe:

• Determinar la frecuencia con la que se evaluará el cumplimiento

• Evaluar el cumplimiento y tomar medidas si es necesario

• Mantener el conocimiento y la comprensión de su cumplimiento

4.7 ANÁLISIS ESTRATÉGICO

• Toma de decisiones para hacer frente a los aspectos ambientales significativa,

obligaciones complimiento, riesgo y oportunidades.

• La forma de integrar e implementar las acciones en los procesos del Sistema de Gestión

Ambiental.

Análisis de necesidades:

La tabla muestra las cualidades generales y funcionales que se tienen que valorar
 Necesidades Institucionales Descripción

Software para gestión documental Implementación de programas o

aplicaciones acorde a las necesidades de la

Cooperativa con memoria virtual para

cargar documentos como:

Requisitos de para apertura de cuenta

Solicitud de créditos.

Solicitud de transferencia internacionales.

Certificados bancarios.

Formularios.

Autorizaciones.

Tramites internos de colaboradores.

Expedientes.

Archivo de procesos.

Entre otros

El objetivo es abarcar todos los procesos

documentales que requieran el uso de

materiales para digitalizarlos y a su vez

facilitar los procesos para servicios

Reingeniería de procesos documentales. Traslado de documentos físicos mediante la

organización de carpetas y designación de

áreas de trabajo para mejorar

 procedimientos administrativos de

colaboradores, socios y usuarios.

Reducción de materiales de oficina. Evitar el uso de papel, toners, plásticos y

derivados, para la optimización de recursos

que fomenten un ambiente eco amigable

con orientación a las normas iso.

Educación financiera Centro interactivos para la capacitación de

SGA (sistemas de gestión documental) en

las plataformas digitales.

Presupuestos Proyección de gastos para el desarrollo del

software de gestión documental para

obtener beneficios a largo plazo.

Proformas Análisis de costos y beneficios al adquirir el

software para garantizar una adquisición de

calidad.

POA Las actividades que se desarrollaran dentro

de un año para el alcance de metas y

objetivos empresariales.

Tabla N.1 Elaborado por Beatriz Acosta, Wilson Anguieta, Estuardo Garay, Soraya

Villalba.
4.8 Procedimiento de SGA

Identificación de documentos: Los documentos deben incorporar algún tipo de control

que permita su clara identificación.

Almacenamiento: La organización debe definir un plan para archivar/almacenar todos los

documentos generados relevantes.

Seguridad: Los documentos, dependiendo de su formato y forma de almacenamiento,

deben requerir la implementación de métodos de protección. Por ejemplo, la generación de

copias de seguridad.

Recuperación: Los documentos se crean para ser utilizados, o potencialmente utilizados,

en el futuro. Cuando la recuperación de documentos es deben implementarse métodos de

recuperación complejos y específicos.

Periodo de retención: Los documentos contienen información sobre hechos pasados que

pueden carecer de significado y utilidad en el futuro. La organización debe definir cuánto

tiempo se deben conservar los documentos.

Disposición: El término se refiere a la orden de disposición y distribución. Este requisito

está íntimamente relacionado con el almacenamiento. La organización debe definir por

escrito los métodos de gestión y distribución necesarios para localizar fácilmente los

documentos.

4.8.1 Estrategias de SGA

Establecimiento de principios que fijan los procedimientos sobre la gestión documental

dentro de la organización: corporativas políticas, instrucciones, directivas u otros

instrumentos como se indica a continuación:

 Desarrollo de normas obligatorias

 Uso de soluciones de TI del mercado

 Implantación de soluciones específicas para este propósito, ya sea instructivos donde

los empleados cuidan conscientemente tareas de gestión de documentos o invisible

donde la gestión de documentos se lleva a cabo como parte de un negocio rutina del

proceso.

 Revisar las políticas y procedimientos de gestión de documentos en la organización.

 Asignar funciones y responsabilidades de gestión de documentos.

 Rediseñar procesos de negocio.

 Diseñar sistemas electrónicos o mixtos para la creación, captura y control de

documentos.

 Desarrollar directrices y procedimientos de gestión de documentos.

 Realizar revisiones periódicas de la gestión documental en la organización.

 Desarrollar planes de formación inicial.

 Preparar un plan de implementación para el sistema de gestión de documentos

diseñado.
4.9 Matriz de Marco Lógico
RESUMEN NARRATIVO INDICADORES MEDIOS DE SUPUESTOS

VERIFICACIÓN

FIN Establecer alternativas de gestión Se desarrollo un estudio de las Las autoridades aceptan

documental para mitigar el impacto alternativas para reducir el uso de papel la propuesta para

ambiental por medio de la y materiales. capacitar a los

educación financiera. . colaboradores y

usuarios.

PROPÓSITO Crear conciencia ambiental para Las áreas administrativas participan de Numéricos de Todos los participantes

reducir gastos en útiles de oficina. forma colaborativa en las colaboradores que internos y externos se

capacitaciones para reducir el uso de participaran en los vinculan a la educación

papel y oros materiales de oficina. talleres. financiera verde y se

Cronograma y agilita los trámites

temitas que se institucionales por el

grabaran con los buen uso de los servicios

facilitadores para y productos de la

proporcionar cooperativa Oscus.

información a los

usuarios.
COMPONENTES  Grupo técnico de - Los técnicos cumplen con los Los involucrados

capacitaciones. plazos establecidos para las participaron activamente

 Capacitación en el sistema de capacitaciones. en la capacitación.

gestión documental e impacto - Los colaboradores se vinculan a

ambiental por el uso de papel. las charlas y participan en el

Nivel de
 Productos y servicios para proceso de capacitación.
satisfacción por
simplificar procesos - Los productos y servicios son
parte de
documentales de los usuarios. utilizados con mayor frecuencia.
colaboradores y
 Educación financiera por
usuarios.
medios presenciales y virtuales.

ACTIVIDADES 1. Desarrollo temáticas y Todas las actividades se

designación de responsables - Costos para capacitación de Documentación desarrollaron en los

para capacitaciones. colaboradores y usuarios del presupuesto plazos establecidos, por

2. El área administrativa y de THH (implementación de videos explicativos aprobado por junta lo cual se cumplió con

realiza un cronograma con el en plataformas) directiva. los objetivos

número de participantes por establecidos y

días. beneficiaron a todos los

3. Se inicia un proceso de involucrados en el

 capacitación para gestionar proceso.

documentos y optimizar el uso

del papel o materiales de

oficina.

4. Diseño de videos informativos

para usuarios sobre conciencia

ambiental y el buen uso de

productos y servicios virtuales.

5. Capacitación para el manejo de

productos y servicios mediante

videos flash que indique su uso.

6. Incentivos para los usuarios que

utilicen las plataformas digitales

de la cooperativa Oscus para

cargar requerimientos o

solicitudes que serán receptadas

por funcionarios.

7. Evaluación de impacto sobre los

conocimientos adquiridos por

 colaboradores y usuarios.

Tabla N.2 Elaborado por Beatriz Acosta, Wilson Anguieta, Estuardo Garay, Soraya Villalba.
4.9.1 Temáticas para Capacitar

AYUDAS A LA
No. TEMA DETALLE
INSTRUCCIÓN
Introducción a la gestión -Historia y Evolución
documental y reciclaje. -Marco Jurídico
1 -Campos de Aplicación

Normativa nacional Código Orgánico Ambiental

2

Formas de reciclaje Las tres R

Reducir
3 Reciclar
Reutilizar

Gestión Documental Buenas prácticas de las

herramientas ofimáticas para - Aula
gestión documental. - Computador
- Proyector
Ventajas de herramientas - Pizarrón
4 informáticas para reducir el uso (marcadores)
del papel.

Vida útil del papel.

Uso de productos y Buen uso de la aplicación Oscus.

servicios (Dirigido a
usuarios) Tramites y solicitudes físicas vs
herramientas ofimáticas o
medios comunicativos.
5

Nota: Fortalecer el uso de

productos y servicios por medio
de videos informativos con
enfoque ambiental
EVALUACIÓN:

Evaluación teórica y práctica previa a la aprobación del curso.

AL FINALIZAR EL CURSO:

1. El Participante que apruebe será capaz de comprender y analizar el buen uso del papel
o materiales de oficinas.
2. Obtener el Certicado de Aprobación.
3. El participante debe asistir el 100% de la instrucción y firmar la lista de asistencia con
letra legible y su número de cedula, con estos datos se emitirán los certicados
 CAPITULO V

Resultados
En primer lugar, los resultados de la investigación en bases de sistemas de gestión

documental demuestran la existencia de varios beneficios, por lo cual nos enfocados en las

áreas de interés como: medio ambiente, tecnología y educativo, siendo factores positivos

porque estos aspectos se interrelacionan con la variable dependiente (Gestión documental),

también las necesidades empresariales puede ser varias para alcanzar la meta prevista pero

en base a investigaciones previas se jerarquizo el número necesidades como se indica en la

tabla N.1 elaborada por los investigadores.

El sistema de gestión de documentos sin papel se utiliza para eliminar las pérdidas que

sufren las empresas debido a los archivos físicos en papel y los sistemas de archivo, por lo

cual las tecnologías que están ayudando a los profesionales a cambiar hacia un mundo

empresarial son la transformación de valores empresariales con conciencia ambiental y la

organización de documentos digitales para buscar y almacenar, no obstante, la mayor parte

del lugar de los entornos laborales consiste en una variedad de documentos que tienen una

mezcla de texto escrito a mano e impreso que deberán ser digitalizados para que sean

administrados desde una base de datos seguras, pero una vez realizado este paso, los

materiales obsoletos de oficina deberán tener una ruta de contingencia para el reciclaje.

Además, se identifica que la mayor barrera en las instituciones es la falta de conocimiento

sobre los sistemas ofimáticos que se utilizaran, por ende, se debe trabajar con la educación

financiera.
Las características que pueden provocar incumplimiento en el proyecto están más asociadas

a la educación financiera porque al realizar cambios en los procesos documentales, puede

causar malestar un grupo de colaboradores y usuarios por la complejidad de usar

herramientas informáticas, por consiguiente, el cumplimento de los objetivos se debe dar de

forma sistémica con las capacitaciones como se indica en la tabla N.2 desarrollada por los

investigadores.

Las ventajas encontradas al reducir el uso de papel permiten tener un entorno eco amigable,

como se demuestran en las investigaciones previas sobre el uso responsable y consciente de

materiales de oficina, por lo cual en la propuesta se ha desarrollado una tabla de

capacitaciones en donde se indica temas importantes a tratar. ( Tabla N.3)

5.2 Discusión de resultados

Es crucial adoptar un sistema de gestión eficaz que pueda manejar información y

documentos diversos en las actividades del proyecto. El Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos (EDMS) es uno de esos programas que puede utilizarse para el control de

documentos, almacenar, coordinar, recuperar y compartir información en formato

electrónico o en papel. Hay muchos beneficios de usar sistemas de documentos electrónicos

en cualquier organización. Algunos de ellos son la seguridad, la facilidad de uso, la

visualización de datos, la reducción del costo de los documentos y el aumento de la calidad

en las funciones diarias de los colaboradores y usuarios de la Cooperativa Oscus.

Las tecnologías de información para administrar documentos es uno de los desafíos más

importantes que enfrentan las instituciones financieras de esta década. Es importante

considerar que la mayoría información valiosa en las organizaciones se encuentra en forma

de documentos tales como formularios comerciales, informes, cartas, memorandos,

declaraciones de políticas, contratos, acuerdos, etc. Además, los procesos comerciales

importantes en las organizaciones se basan en los flujos de documentos y gestión de

Documentos Electrónicos, para conseguir cambios importantes se debe partir desde la

educación financiera verde con aplicación de enfoques tecnológicos. Para el logro de estos

aspectos es necesario partir de la conciencia ambiental en las instituciones financieras que

optimicen los recursos materiales y el uso responsable del papel, por ende, se debe iniciar

en un sistema de capacitaciones.
 CAPITULO VI

Conclusiones:
La gestión documental es fundamental para el equilibrio financiero de las instituciones y la

mejora de los procesos documentales- ambientales de colaboradores y usuarios. Para lograr

estos objetivos, un paso importante es observar los indicadores capacitivos que comienzan

a señalar evidencias positivas al utilizar educación financiera verde.

El proceso de gestión documental se basa en la gestión eficaz de una variedad de

información del proyecto como facturas de cantidades o datos técnicos. El método de

transferencia de información determina la facilidad con la que se puede asimilar y utilizar la

información en el proceso. A pesar del uso generalizado de computadoras para la

generación de información de proyectos y la documentación impresa sigue siendo el

principal método de transferencia de información dentro de la entidad financiera, por

consiguiente, la instrucción y adquisición de nuevas capacidades por medio de talleres,

permitirá crear valores de conciencia ambiental.

Las normas iso y los estándares internacionales de otras instituciones financieras nos

permite tener una perspectiva clara de las necesidades para adecuarlas al contexto

geográfico y así efectivizar los procesos documentales.

El éxito de Sistema de gestión documental depende de la conciencia de reciclaje y la

tecnología, para transformar el impacto ambiental de oficinas. Debe ser comprendido la

educación financiera verde como el centro de los esfuerzos para mejorar los resultados y

fortalecer la educación.
Bibliografía:
 ATEHORTÚA H., Federico. En : “Fundamentación en ISO 14001, Grupo Regional

ISO. Universidad de Antioquia, 2002. 1 p.

 Castelo y Lima (2006)Comunicación de la responsabilidad social corporativa de los

bancos portugueses. Una perspectiva de la teoría de la legitimidad. Comunicaciones

corporativas: una revista internacional , 11 ( 3 ) ( 2006 ) , pp. 232 – 248

 Vázquez y Cordero (2007) Análisis empírico de la información emitida por las

empresas del IBEX 35 en materia de responsabilidad social corporativa

Ekonomiaz , 65 ( 2007 ) , pág. 150

 Visbal, A., & M, S. (2009). La gestión documental, de información y el conocimiento

en la empresa: El caso de Cuba. ACIMED, 19(5), 0-0. Recuperado a partir de

http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_abstract&pid=S1024-

94352009000500002&lng=es&nrm=iso&tlng=es.

 UNESCO Organización de las Naciones Unidas para la Educación la ciencia y la

cultura 37/C4 Estrategia a Plazo Medio 2014-2021. Aprobada por la Conferencia

General en su 37ª reunión (resolución 37 C/1 de la Conferencia General) y validada por

el Consejo Ejecutivo en su 194ª reunión (decisión 194 EX/18)

http://unesdoc.unesco.org/images/0022/002278/227860s.pdf

 Revista Internacional de Gestión del Conocimiento y la Tecnología. ISSN 2255-5648

López-Riquelme, S. E. Vol. 7(1). 2019

 Greenpeace (2004). El papel. Cómo reducir el consumo y optimizar el uso y reciclaje de

papel. España: Greenpeace.

 Flores Romero, Mitzingrid del Carmen, Carrera Velueta, Jesús Manuel y Magaña Villegas,

Elizabeth (2009). Propuesta de minimización en el uso de papel en la DACBiol.

Publicaciones Universitarias de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (Vol. XV,

Nro. 28), pp. 39-45. México.+

 Grossman R. L., Gu Y., Sabala M. & Zhang W. (2009). Compute and Storage Clouds

Using Wide Area High Performance Networks. Future Generation Computer Systems,

25, 2, 179-183

 Nath M. & Arora A. (2010). Content Management System: Comparative Case Study.

2010 IEEE International Conference on Software Engineering and Service Sciences,

624-627.

 Chieu T. C. & Zeng L. (2008). Service-Oriented Approach for Implementing an

Extensible Content Management System. Proceedings of the 2008 IEEE Congress on

Services Part II, 96-103.

 Constituyente, A. (2008). Constitución de la República del Ecuador.

 OFICIAL, D. D. R. (2017). Código Orgánico del Ambiente. Quito, Ecuador: Asamblea

Nacional de la República de Ecuador, 92.

 Hu W., Yang T. & Matthews J. N. (2010). The Good, the Bad and the Ugly of

Consumer Cloud Storage. ACM SIGOPS Operating Systems Review, 44, 3, 110-115.

 Hernández Rojas, G. (2008). Los constructivismos y sus implicaciones para la

educación. Perfiles educativos, 30(122), 38-77.