MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DROGUERÍA ECO+FARMAJ&M

CAUCASIA - ANTIOQUIA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
TOC \o "1-3" \h \z \u µ HYPERLINK \l "_Toc501634299" µOBJETIVOS PAGEREF
_Toc501634299 \h µ5§§
HYPERLINK \l "_Toc501634300" µMISIÓN PAGEREF _Toc501634300 \h µ6§§
HYPERLINK \l "_Toc501634301" µVISIÓN PAGEREF _Toc501634301 \h µ6§§
HYPERLINK \l "_Toc501634302" µ1. PROCESO DE SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS. PAGEREF _Toc501634302 \h µ7§§
HYPERLINK \l "_Toc501634303" µ2. PROCESO DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS.§10
HYPERLINK \l "_Toc501634304" µ3. DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS,
DISPOSITIVOS MEDICOS U OTRO INSUMO A LOS PROVEEDORES PAGEREF
_Toc501634304 \h µ1§§2
HYPERLINK \l "_Toc501634305" µ4. PROCESO DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS PAGEREF _Toc501634305 \h µ1§§3
HYPERLINK \l "_Toc501634306" µ5. PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS. PAGEREF _Toc501634306 \h µ1§§6
HYPERLINK \l "_Toc501634307" µ6. CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO. §20
HYPERLINK \l "_Toc501634308" µ7. PROCESO DE DISPENSACION DE MEDICAMENTOS
PAGEREF _Toc501634308 \h µ2§§1
BIBLIOGRAFÍA
§
INTRODUCCIÓN

El siguiente manual, permite la estandarización de los procesos y procedimientos que se realizan en

ECO+FARMA J&M los cuales son: selección, adquisición, recepción, almacenamiento y dispensación
de medicamentos (MX) y Dispositivos médicos (DM), el cual surge como respuesta a la necesidad de
incrementar la eficiencia de la Droguería y así aumentar la competitividad en el sector salud.

Por tal razón, ECO+FARMA J&M con el objetivo de mejorar y seguir creciendo, ha diseñado el
siguiente manual de procedimientos en donde se indica cómo se deben desarrollar los diferentes
procesos en el servicio farmacéutico, con el fin de evitar contratiempos en el momento de realizar
tareas, garantizando así la selección de los medicamentos más costo efectivos y de mejor calidad, a los
cuales se les aseguran sus condiciones de estabilidad durante el almacenamiento.

Del mismo modo, este manual pretende que a la hora de ingresar personal nuevo a ECO+FARMA
J&M, este conozca los procesos que se realizan dentro de la Droguería asegurando así que la
adaptación sea con mayor rapidez.

JUSTIFICACION

En este manual se adoptan las condiciones esenciales para los procedimientos llevados a cabo dentro de
ECO+FARMA J&M, contemplados en el Modelo de gestión del servicio farmacéutico, el cual está
contenido en la Resolución 1403 de 2007, con el fin de garantizar la calidad de la atención en salud
para la población beneficiaria de los servicios que presta la Droguería.

Además, se busca dar cumplimiento a la normatividad vigente, tales como:

Decreto 2200 de 2005, por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico.

Decreto 4725 por lo cual se reglamenta el régimen de registros sanitarios, premiso de comercialización
y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos.
Resolución 1403 de 2007, Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se
adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos.
Resolución 1478, Por la cual se expiden normas para el control, seguimiento y vigilancia de la
importación, exportación, procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra,
venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos o cualquier otro
producto que las contengan y sobre aquellas que son monopolio del Estado.

OBJETIVOS

Describir y documentar todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo dentro de las
instalaciones de ECO+FARMA J&M
Informar a los empleados de ECO+FARMA J&M todos los procesos que se deben seguir en la
droguería, para cumplir con la legislación vigente y así garantizar la calidad de los medicamentos y
dispositivos médicos.

MISIÓN

ECO+FARMA J&M es un establecimiento farmacéutico dedicado a la adquisición y comercialización

de productos farmacéuticos y afines, reconocido principalmente por satisfacer los requerimientos de la
comunidad caucasiana en general, a través de una atención humana, garantizando así tanto la
satisfacción y el bienestar de la comunidad como el crecimiento profesional y económico de nuestra
empresa.

VISIÓN
ECO+FARMA J&M será una comercializadora líder a nivel del bajo cauca antioqueño, en la venta de
productos farmacéuticos y afines, satisfaciendo plenamente las necesidades de nuestros clientes,
orientándonos siempre hacia una atención personalizada y a la búsqueda continua de ofertar productos
farmacéuticos de excelente calidad y al menor costo posible, ofreciendo así una mejor calidad de vida y
bienestar a nuestros clientes.

PROCESO DE SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS.

DEFINICION:
Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua, multidisciplinaria y
participativa se realiza con el objetivo de elegir y definir los medicamentos y dispositivos médicos con
los cuales la Droguería debe contar y así asegurar la oportunidad, teniendo en cuenta la calidad,
seguridad, eficacia, beneficio y costo.

ALCANCE

El proceso de selección de medicamentos y dispositivos médicos en DROGUERÍA ECO+FARMA

J&M tiene por objetivo la selección de medicamentos y dispositivos que sean eficaces, seguros y
asequibles de manera que cubran los requerimientos en salud de los pacientes.

RESPONSABLE
Representante Legal y administrador – Iván Arrieta Ledesma.

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN

Para elaborar el lisado básico de medicamentos, se deben tener en cuenta criterios técnicos,
epidemiológicos, farmacológicos y económicos, los cuales son:
Necesidad
Efectividad
Seguridad
Costo - Beneficio
METODO DE SELECCIÓN
Por consumo histórico: se definen cuáles son los medicamentos y dispositivos médicos que más se
utilizan en la población Caucasiana, para esto se tiene en cuenta lo siguiente.

Establecer la frecuencia de consumo de los medicamentos y dispositivos médicos

Tener en cuenta aquellos medicamentos que, aunque no tiene mucho consumo son vitales y por ende
no pueden faltar en la droguería
Seleccionar los medicamentos más utilizados
Elaborar el listado de medicamento y dispositivos médicos por consumos históricos

Demanda No Atendida:

Tener en cuenta los medicamentos, dispositivos médicos y productos de aseo y limpieza que han sido
requeridos por la población, pero que en la droguería no ha contado con ellos.

PROCEDIMIENTO
Para llevar a cabo el proceso de selección, cuya finalidad es establecer el listado básico de
medicamentos y dispositivos médicos de ECO+FARMA J&M es necesario desarrollar las siguientes
actividades:

Tener como base, para laborar el listado básico de medicamentos, el listado por consumos históricos de
medicamentos y dispositivos médicos de la población caucasiana, que acude ECO+FARMA J&M
Tener en cuenta la demanda no atendida de la población que acude a la droguería
Determinar los medicamentos que se usaran de manera regular en la droguería, teniendo en cuenta el
consumo histórico y la demanda no atendida de la población caucasiana
Elegir cuidadosamente los medicamentos y dispositivos médicos que satisfagan las necesidades de la
población, de manera que les resulten efectivos y seguros, y al mismo tiempo los puedan obtener a un
buen costo.
RESULTADO
Listado básico de medicamentos, dispositivos médicos y productos de aseo y limpieza

PROCESO DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS.

DEFINICION

Es el conjunto de actividades que realiza la droguería con el objetivo de adquirir los medicamentos y
dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles
para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.

ALCANCE
El proceso de adquisiciones tiene por objeto obtener medicamentos y dispositivos médicos de la
calidad especificada, en la cantidad requerida, en el momento oportuno y al mejor precio.

RESPONSABLE
Representante legal y administradora – Hernán David Jaraba Yances

CRITERIOS PARA LA ADQUISICIÓN

Se deben establecer cuáles son los proveedores de la droguería. Para esto es indispensable contar con la
documentación necesaria del proveedor la cual debe ser:
Carta presentación
Referencias comerciales
Registro único tributario- RUT
Certificado cámara de comercio
Portafolio de servicios
Fotocopia de cédula de ciudadanía de Representante Legal
Condiciones de venta (precios, formas de pago, devoluciones, etc.)
Otro aspecto a tener en cuenta es la estimación de las necesidades, ya que se debe priorizar la
adquisición de aquellos medicamentos, dispositivos médicos y demás artículos de aseo y limpieza,
según la demanda de los usuarios de DROGUERÍA ECO+FARMA J&M.
Por tal motivo se decide hacer 1 pedidos semanal para garantizar el abastecimiento de la droguería y así
garantizar la oportunidad en la demanda de los usuarios.

PROCEDIMIENTO
La Regente de Farmacia se encarga de realizar el listado de los medicamentos, dispositivos médicos y
demás artículos de aseo y limpieza a pedir teniendo como base La estimación de las necesidades por
consumo histórico y la demanda no atendida de los usuarios de la droguería
Una vez elaborado el listado, este será entregado al administrador y representante legal de la droguería,
para que este haga el respectivo proceso de cotización.
Una vez se realice el proceso de cotización, se procederá ordenar el respectivo pedido.
Una vez realizado el pedido se esperará a que este llegue a las instalaciones de DROGUERÍA
ECO+FARMA J&M, para realizar la respectiva recepción administrativa y técnica.
RESULTADO
Orden de compra

DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS U OTRO INSUMO A LOS

PROVEEDORES

DEFINICION
Es el proceso mediante el cual se devuelven a los diferentes proveedores de la droguería aquellos
medicamentos y dispositivos médicos que incumplen estándares de calidad con respecto a lo
establecido en el proceso de recepción de medicamentos y dispositivos médicos.
ALCANCE
Evitar la tenencia de medicamentos y dispositivos médicos que incumplan estándares de calidad y
normatividad vigentes, que puedan originar riesgo y atentar contra la salud y la vida de la comunidad.

PROCEDIMIENTO
Luego de recepcionar los medicamentos y dispositivos médicos, aquellos elementos que incumplan los
estándares de calidad, son almacenados en el área de cuarentena, y se procede a llenar el formato de
reporte de novedades al proveedor y el formato de devolución al proveedor, con el fin de contactar al
proveedor e informarle de la novedad.
Otro aspecto objeto de devolución son aquellos insumos cuya fecha de vencimiento sea superior a 3
meses ya que esto fue lo que se pactó con los proveedores
Una vez que se presente esta novedad se procederá a comunicarse con el proveedor, de inmediato, vía
telefónica con el fin de coordinar la devolución del medicamento o dispositivo médico, que este
presentando la novedad, y a la vez elaborar la nota contable pertinente en estos casos. Luego de
coordinar la devolución del insumo se deberá empacar el insumo y enviarlo lo más pronto posible a la
ciudad respectiva.
CONTROLES Y RESULTADOS EN EL PROCESO
Recepción técnica y administrativas adecuadas
Contacto oportuno con los proveedores implicados
Elaboración de las notas contables correspondientes.
PROCESO DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
DEFINICION
Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservación de las
especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos.

ALCANCE
Decidir la aceptación o el rechazo de un lote de medicamentos o dispositivos médicos mediante la
comparación de lo pactado con el proveedor y lo que se envía; y entre lo establecido por la legislación
vigente sobre las características del producto y lo que el producto recibido presente.

RESPONSABLE
Regente de Farmacia
CRITERIOS PARA LA RECEPCION
Existen dos tipos de recepción, las cuales son: Recepción administrativa y recepción técnica

Recepción administrativa:

Permitirá constatar si el insumo cumple o no con las condiciones pactadas en la adjudicación entre la
institución y el proveedor; igualmente si se cumple lo solicitado en la orden de compra y si está acorde
con lo facturado. Esta verificación debe aplicarse al 100% de los medicamentos e insumos recibidos
por la orden de compra.

El producto pedido si sea el que llegue físicamente y en la factura

La forma farmacéutica sea la solicitada
El valor unitario corresponda a la orden de compra
El valor total este bien calculado (por producto y total de la factura)
La fecha de entrega debe coincidir con la pactada.
Las cantidades deben coincidir (cantidad física, facturada y pactada)

Recepción técnica:

Permitirá constatar el grado de acercamiento de las características técnicas del producto a las que están
establecidas como referencia por la legislación y la organización.

Se verifican las especificaciones técnicas tales como:

Estado del embalaje teniendo en cuenta:

No haya humedad
No estén abiertas
Información de su contenido.

Fecha de vencimiento
Registro sanitario (INVIMA)
Número de lote
Laboratorio fabricante
Sistema de seguridad que impida alteraciones o fraudes.
Condición de almacenamiento
Ausencia de sticker que oculten información

PROCEDIMIENTO

Para realizar el proceso de recepción, se procede de la siguiente forma:

Se ubican en el área de recepción, los medicamentos, dispositivos médicos y demás productos de aseo
y limpieza enviados por el proveedor.
Se confronta la factura y la orden de compra

Se verifica que:

El producto pedido si sea el que llegue físicamente y en la factura

La forma farmacéutica sea la solicitada
El valor unitario corresponda a la orden de compra
El valor total este bien calculado (por producto y total de la factura)
La fecha de entrega debe coincidir con la pactada.
Las cantidades deben coincidir (cantidad física, facturada y pactada)
Revisar el estado de los embalajes, empaques, envases y tapas. No debe haber perforaciones, rupturas,
ni otros daños que puedan afectar la calidad del producto.
Condiciones de almacenamiento en el transporte (en especial aquellos insumos que requieran cadena de
frio).

No debe haber frascos vacíos, manchas, polvo o alteraciones de la forma, no debe haber blíster rotos,
vacíos o mal sellados, los frascos deben poseer bandas de seguridad.
Verificar la presencia de nombre genérico, o comercial, concentración, número de lote, nombre del
laboratorio fabricante, fecha de vencimiento, registro INVIMA, para los medicamentos los cuales su
forma farmacéutica sea polvo, suspensión o emulsión verificar su homogeneidad.
En caso de presentarse alguna irregularidad en los insumos y medicamentos se procederá a comunicar
al proveedor, vía telefónica para su devolución o cambio inmediatamente.
Si no se presenta ningún problema se firma recibido en la factura.

En caso de incumplimiento por parte del proveedor, se le informa acerca de la devolución y se procede
a ubicar el medicamento o dispositivo medico en el área de cuarentena hasta que sean devueltos, y
finalmente realizar la nota contable.

La recepción puede ser realizada directamente por el software de la droguería, pero si se llegase a
presentar algún inconveniente con este, se realizara la recepción utilizando el formato de recepción
manual.

RESULTADOS
Acta de recepción física o magnética
PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS.

DEFINICION

Es el proceso que se realiza para garantizar la conservación de la calidad de los medicamentos y

dispositivos médicos desde que son recibidos hasta que son entregados al usuario.
El almacenamiento se realiza después de establecer las condiciones locativas, físicas, higiénicas y de
infraestructura necesaria que garanticen la estabilidad los medicamentos y dispositivos médicos.

ALCANCE
Garantizar las condiciones para conservar la calidad de los medicamentos e insumos desde que son
recibidos hasta que son entregados a los usuarios.

RESPONSABLE
Regente de farmacia – auxiliares de farmacia
CRITERIOS PARA EL ALMACENAMIENTO
Según la legislación vigente se debe tener en cuenta lo siguiente:

CONDICIONES LOCATIVAS:
Son los requisitos que debe cumplir el área de almacenamiento desde el punto de vista
local utilizando para ello:
Área de almacenamiento: se define teniendo en cuenta factores como:
Volumen del inventario a manejar que depende directamente del consumo histórico y la demanda no
atendida de la población que se atiende
Características propias del medicamento como son las presentaciones farmacéuticas
Número de personas que trabajan en el sitio de almacenamiento
El área de almacenamiento es el espacio donde se almacenan los productos que están aptos para
distribuir, en esta área podemos encontrar:
Zona de estanterías: donde se almacenan medicamentos listos para distribuir
Zona de dispensación: donde se entregan los medicamentos al paciente
Zona de refrigeración o cadena de frio: sitio donde se ubican los medicamentos que requieren
refrigeración, donde se encuentra una nevera que debe ser exclusiva para almacenar los medicamentos
Área de recepción: es el espacio exclusivamente para colocar los pedidos hechos al proveedor al
momento de su llegada mientras se someten al proceso de recepción teniendo en cuenta que los
medicamentos y dispositivos médicos no deben ser utilizados hasta después del proceso de recepción.
Área de cuarentena: es el espacio donde se almacenan productos que no pueden ser distribuidos (los
que no cumplen con algún requisito de la recepción, devolución por pronto vencimiento, entre otros).
Área administrativa: es el espacio requerido para el responsable del servicio farmacéutico, donde se
debe acomodar su escritorio y el archivo.
Área de servicios sanitarios: el talento humano del servicio farmacéutico debe contar con servicios
sanitarios propios.
CONDICIONES FISICAS
Es fundamental que los medicamentos tengan un orden u ordenamiento dentro del área, lo que ayuda a
localizarlos rápidamente; existen varias formas de almacenamiento dentro de las cuales tenemos:
Ordenamiento por grupo farmacológico
Ordenamiento por orden alfabético de nombre genérico
Ordenamiento por laboratorios fabricantes
Para ubicar los medicamentos y dispositivos médicos hay varios métodos pero en DROGUERÍA
SUPER DESCUENTO N°4 se ordenaran los medicamentos por laboratorios y en orden alfabético,
colocando en frente siempre los que tengan fecha de vencimiento más próxima, con el fin de evitar
vencimientos.
FACTORES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA
La luz: muchos medicamentos son fotosensibles o sea que se deterioran cuando entran en contacto con
un exceso de luz. Los medicamentos fotosensibles generalmente vienen empacados en blíster de color
rojo o ámbar, frascos de color ámbar, ampollas color ámbar, es recomendable que este tipo de
medicamentos nunca deben perder el empaque.
La temperatura: cada medicamento tiene un límite de temperatura hasta el cual resiste sin deteriorarse,
requisito que debe estar indicado en el empaque del producto. Los más sensibles a la temperatura
reciben el nombre de termos sensibles.
Las temperaturas de almacenamiento pueden ser:
Temperatura ambiente: se considera entre 15-30°C
Temperatura de refrigeración: está entre 2-8°C
Humedad: este factor es muy importante porque es el que genera deterioro a través de microorganismos
como hongos y bacterias, reacciones químicas de oxidación de los componentes de los medicamentos y
deterioro de la forma farmacéutica del medicamento, como ablandamiento de tabletas. La humedad no
debe exceder el 65%. A los medicamentos que son sensibles a la humedad se les denomina
higroscópicos.
PROCEDIMIENTO
Se ubica los medicamentos por laboratorios, en orden alfabético por nombre genérico o comercial,
independientemente del grupo farmacológico al cual pertenecen
Otro parámetro a tener en cuenta a la hora de la ubicación del insumo o medicamento es la fecha de
vencimiento, ya que se coloca en los estantes de manera que los que posean una fecha más próxima de
vencimiento sean los que se dispensen primero.
Para los medicamentos que requieran refrigeración existe una nevera exclusiva para su ubicación, a la
cual se le debe verificar la temperatura 2 veces al día, en la mañana (9 am) y en la tarde (4pm), estos se
registran en el formato diseñado para ello (ver formato de temperatura). Lo anterior permite observar
variaciones bruscas de la temperatura para tomar las medidas necesarias y evitar el deterioro del
medicamento.
Además se debe realizar un control de limpieza de nevera cada 3 días con el fin de que esta permanezca
siempre en óptimas condiciones de limpieza, permitiendo que no exista riesgo de contaminación y es
importante tener en cuenta que la limpieza de la nevera debe realizarse solamente son agua sin utilizar
algún agente desinfectante que pueda ser corrosivo.
Los medicamentos fotosensibles deben estar protegido de la luz natural o artificial ya sea
conservándolo en su empaque original o diseñando estrategias que permitan conservar sus propiedades.
Para controlar la temperatura y la humedad ambiental donde son almacenados los medicamentos
igualmente existe un formato para su registro el cual debe realizarse 2 veces al día, en la mañana (9 am)
y en la tarde (4pm) por medio del termo higrómetro; esto con el fin de tomar medidas precisas cuando
se perciban cambios grandes de temperatura y humedad que puedan afectar las propiedades de los
medicamentos.
RESULTADOS
Formatos de temperatura, humedad , cadena de frio (ver formato)
Creación del manual hoja de vida de los equipos (ver formato)
Programación periódica de fumigadores (mínimo 1 vez al año)
CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO.

ALCANCE
Con este proceso se pretende tener un adecuado control de las fechas de vencimiento de los
medicamentos y dispositivos médicos que se tienen almacenados en el servicio farmacéutico con el fin
de asegurar que solo se dispensen `sudlMos qug e3$án e.pwu pmriod ee vida útmí e maoera sue`nO
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