PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS
Análisis, Mejora y Diseño - I

ANALISIS Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

INGENIERIA INDUSTRIAL
UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
 Organización Formal
es aquella que es planificada y que Estructura
establece un conjunto de normas, estructuras
y procedimientos que permiten ordenar las
actividades propias de la organización.
Sistema Administrativo

Procesos y Procedimientos
 CONCEPTUALIZACION

ESTRUCTURA: es el sistema jerárquico escogido para organizar el

personal y los medios de una organización, a fin de abordar las
formas de organización interna y administrativa, distribuyendo el
trabajo en áreas o departamentos, como la ramificación de un árbol.

Se podría decir que la estructura de la

organización es el modo de planificar
su trabajo y repartir formalmente sus
responsabilidades, es el esqueleto que
la sostiene. (Robbins, 1987)
 CONCEPTUALIZACION

SISTEMA ADMINISTRATIVO: es el conjunto ordenado de procesos

y procedimientos relacionados entre sí, que sirven de base para
el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con
frecuencia de políticas, estrategias y normas relacionadas.
 CONCEPTUALIZACION
PROCESO: Es un conjunto de actividades planificadas que
implican la participación de un número de personas y de
recursos, materiales y de información, coordinados para
conseguir un objetivo previamente identificado.

Es un conjunto de procedimientos o actividades que mediante

el uso de recursos pueden transformar
las entradas en salidas
 CONCEPTUALIZACION
PROCEDIMIENTO: Es una secuencia definida, paso a paso, de
actividades o acciones (con puntos de inicio y fin definidos)
que deben seguirse en un orden establecido para realizar
correctamente una tarea. ...
“los procedimientos son planes por medio de los
cuales se establece un método para el manejo
de actividades futuras”.

Es un conjunto de actividades o serie de pasos

que, ordenados sistemáticamente, tiene una finalidad
previamente definida
 CONCEPTUALIZACION

ACTIVIDAD: Es un conjunto de operaciones o tareas propias de

una persona o entidad.

Es un conjunto de tareas a nivel más de detalle que

operativizan los procedimientos.
 PROCESO ORGANIZATIVO

Los procesos organizativos se refieren a la secuencia de tareas, que

al añadir valor a estas variables y trabajar en ellas, generan como
resultado final, el producto o servicio ofrecido por las empresas.

La gestión de los procesos organizativos no es más que la forma en

que todas estas variables se administran.
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación,
organización, dirección y control) cuya finalidad es conseguir los
objetivos de una empresa u organización de la forma más eficiente
posible.

El proceso administrativo es continuo. No se trata

de realizar cada una de las etapas y todo termina
ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente.
Normalmente se utiliza para el objetivo general de
la empresa, objetivos particulares o incluso para
proyectos menores.
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Henri Fayol, fue el creador del proceso administrativo, de él
emanan las 4 etapas básicas que compone el proceso
administrativo:
Planificación, Organización, Dirección, y Control.
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Para Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena
gestión gerencial, todo equipo directivo debe dominarlas y tenerlas
en cuenta de cara a cualquier proyecto.

Con todo, Fayol nunca fue extremista en sus ideas y se puede leer en
su obra como dejaba espacio para la flexibilidad y la adaptación.

Así, los seguidores de la teoría clásica de la administración han ido

completando, mejorando y adaptando el proceso administrativo a
los diferentes tipos de empresas que han ido naciendo durante las
últimas décadas.
 ORIGEN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El origen del proceso administrativo se lo debe a Henry Fayol. hacia

el año 1916, tras 50 años como gerente de una empresa minera,
Fayol publicó su libro “Administration Industrielle et genérale”, en
español sería algo parecido a “Administración industrial y general”.

En dicho libro desarrolló, basándose en su experiencia, toda su

teoría. Fayol, destacaba en su obra los distintos niveles de gerencia,
las funciones administrativas y una lista de principios para
administrar correctamente.

No obstante, cabe mencionar, que lo más reconocido de todo su

trabajo, son sus 14 principios, para la correcta administración.
 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Se entiende por procedimiento administrativo,

al conjunto de actos y diligencias tramitados
en las entidades, conducentes a la emisión de
un acto administrativo que produzca efectos
jurídicos individuales o individualizables sobre
intereses, obligaciones o derechos de los
administrados.
CONCEPTOS

Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de

operaciones. Mediante los procedimientos se cumplen las tareas
que se llevan a cabo en una Organización.

Procedimiento: es un conjunto de operaciones generalmente

secuencialmente vinculadas, y su método o forma de ejecución.

Procedimiento: es un conjunto de operaciones relacionadas entre sí

y ejecutadas en base a un determinado método.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Son elementos estrechamente interrelacionados.
Los procedimientos, o la secuencia de las operaciones, son los actos
mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural
de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto
operativo (sistemas administrativos).
Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de las
estructuras organizacionales. por eso cualquier modificación en los
aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos
y viceversa.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y
actividades afines constituyen una función.

Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su

cumplimiento conforman un órgano administrativo.

Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura

formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos
componen la organización formal.
UBICACIÓN

Los procedimientos, en la teoría administrativa, se consideran en

el tercer nivel de las actividades de la planeación administrativa.

Es decir: en primer plano se encuentran los objetivos,

en el segundo, las políticas y estrategias,
y el tercero los procedimientos.
UBICACIÓN
❑ el objetivo, señala la meta a alcanzar.
❑ las políticas y estrategias, trazan un
camino de como llegar a la meta,
de la forma mas eficaz.
❑ los procedimientos, indican paso a
paso cómo realizar las actividades fijadas o trazadas por
la política o estrategia.
Se hacen trabajos específicos y no deben ser interpretados
para su aplicación.
NATURALEZA

La naturaleza de los procedimientos, se encuentra apoyada

en la tendencia humana de seguir la línea de menor esfuerzo,
es decir, en el trabajo diario, evita el estar decidiendo a cada
paso, ¿qué hacer?...,
esto se logra estableciendo los procedimientos que indican
las rutinas fijadas para la resolución de los diferentes aspectos
del trabajo.
NATURALEZA
Los procedimientos se consideran aplicables a trabajos
altamente repetitivos y tienden a evitar una y otra vez que
los gerentes y supervisores estén tomando tiempo para
cuestionar rutinas y descuiden las cuestiones de mayor
importancia, ya que el subalterno tiene una guía de
aplicación en sus labores.
NATURALEZA
Los procedimientos tienen tendencia a perpetuarse, una vez
que han sido implantados en una empresa.

Los nuevos procedimientos se agregan por lo común a los ya

existentes en lugar de rehacerlos o reformarlos, esto da como
resultado que algunos continúen en practica aun cuando ya
sean inútiles o constituyan una costosa duplicidad de
esfuerzos.
 IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Se puede concebir a los procedimientos como los hábitos o

costumbres de un organismo social.

Estableciendo una analogía directa con

los hábitos de una persona, se puede ver
la importancia que estos tienen para su
vida.
Si una persona tiene hábitos negativos su vida estará llena de
obstáculos y no podrá realizarse plenamente.
 IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Del mismo modo si un organismo tiene procedimientos

complejos, ilógicos, contradictorios, etc., tampoco podrá lograr
los objetivos señalados.

De aquí la importancia del estudio y

mejoramiento de los procedimientos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Completos: se consideran elementos materiales y humanos y el
objetivo deseado.
Coherentes: que sus pasos sean sucesivos, complementarios y que
tiendan al mismo objetivo.
Estables: con firmeza del curso establecido, que no cambie a
menudo, sino únicamente para emergencias.
Flexibles: que permitan resolver emergencias sin romper la estructura
establecida.
Continuos: tienen a perpetuarse una vez establecidos y las
modificaciones solo se agregan a lo ya establecido.
 CLASES DE PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos se pueden establecer:

- para producir un articulo, en la fábrica.
- para tramitar un documento, en el gobierno.
- para lograr un servicio, en un banco.
- para vender un producto, en un comercio.
LINEAMIENTOS A SEGUIR PARA
EL ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS

▪ Seleccionar el procedimiento que se va a estudiar.

▪ Registrar todos los datos relativos al procedimiento.
▪ Examinar críticamente los datos del procedimiento teniendo en
cuenta las seis preguntas claves.
▪ Desarrollar el procedimiento mas adecuado, según los objetivos y
políticas del organismo de que se trate.
▪ Adoptar le procedimiento propuesto.
▪ Mantener actualizado el procedimiento, estableciendo los
controles adecuados.
OBJETIVO PRINCIPAL DEL
ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS

El objetivo primordial de todo estudio de procedimientos, es

simplificar los métodos de trabajo,
eliminar las operaciones y la papelería
innecesarias,
con el fin de
reducir los costos, la fluidez y la
eficiencia en las
actividades.
 OBJETIVOS SECUNDARIOS
❖ eliminar operaciones, cambiándolas entre si o suprimiéndolas.
❖ cambiar el orden de las operaciones, en caso necesario, para
que se logre una mayor eficacia en resultados.
❖ eliminar transportes o desplazamientos innecesarios o reducirlos al
mínimo, para ahorrar tiempo en la realización del trabajo.
❖ eliminar las demoras, con el mismo fin de ahorrar tiempo.
❖ centralizar las inspecciones, conservando el control interno.
❖ eliminar almacenamientos aparentemente innecesarios para
evitar los cuellos de botella