ÍNDICE

Competencias
1. ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES.

2. PRINCIPIOS.

3. ADQUISICIÓN O COMPRA.

ANEXO
- Examen
 1. ADMINISTRACIÓN DE
MATERIALES

Efectivamente, toda la actividad administrativa tiene como fin la producción de

bienes o servicios, lo cual requiere el consumo de cierta porción de materia, representada
ésta en forma de edificios, maquinarias, combustible, materia prima, etc., la provisiqn de
los cuales es responsabilidad directa del ejecutivo.
 Los materiates son con frecuencia el renglón más importante de gastos de una
organización, pues representan desde el 20% hasta el 90% del total del presupuesto
general de la misma, de modo que a veces supera tanto al renglón de mano de obra como
al de gastos de instalación.

Asimismo, las inversiones en inventarios pueden ser los renglones más

importantes de un balance y, algunas veces, aún pueden exceder a las de instalaciones
y equipo. En consecuencia, la utilización eficiente de materiales, constituye un factor muy
importante en el éxito de una organización.

Por ello, las directrices, técnicas y procedimientos aplicados a las administración

de materiales se pueden equiparar en importancia a la administración de personal y, en
ocasiones, pueden ser aún mayor que ésta, por lo que dicha actividad debiera colocarse
al nivel ejecutivo, en un rango análogo a las funciones clásicas de planificación,
organización, presupuesto y personal.

La autoridad y responsabilidad del administrador general, como ejecutivo de una

empresa en lo que concierne al aspecto de materiales, presenta las mismas
características y, por tanto, requiere el mismo tipo de funciones que se estudiaron en el
aspecto humano; en otras palabras, el directos de una empresa debe planificar y
programar la debida adquisición, conservación distribución y uso de materiales, a través
de una estructura orgánica acorde con el tipo y necesidades de la empresa, que garantice
un funcionamiento y control efectivos de la misma; debe dirigir y establecer directrices,
dictar medidas con respecto a la adquisición y distribución de los mismos; debe ejercer
un control efectivo y una coordinación apropiada de los materiales con el resto de las
operaciones.

Estas funciones de planificación, organización, coordinación, control, etc., de

materiales, aunque pudieran parecer altamente especializadas, son funciones que caen
dentro del ámbito ejecutivo, en la misma forma que las funciones ya estudiadas de
personal, presupuesto y organización.

En consecuencia, deben constituir una actividad continua del ejecutivo,

estrechamente relacionada con el resto de actividades, pues solamente con una
disposición oportuna y apropiada de los materiales, equipo, herramientas, materias
primas, etc., es posible llevar a cabo las operaciones que demandan los objetivos de la
empresa.

Con lo anterior no queremos afirmar que el ejecutivo de una empresa deba ser
necesariamente un experto en administración de materiales, sino que dentro de sus
responsabilidades está la de tornar decisiones generales de política respecto a estos
menesteres, pues la importancia económica de los mismos tiene un efecto decisivo en la
labor eficiente de cualquier organización.

A pesar de ello, es sorprendente observar, dentro de la literatura administrativa,

la ausencia frecuente de un tratamiento adecuado para esta importante función. La mayor
parte de los tratadistas en asuntos administrativos tienden a concentrar su interés en el
aspecto humano, haciendo sólo referencias ocasionales o generales al aspecto material
de la administración.
 La administración de materiales se puede definir básicamente como la provisión
de material en términos de calidad y cantidad, en el tiempo y lugar requeridos, al mínimo
posible de costo.

En términos generales, una administración de materiales eficiente cubre las

siguientes actividades fundamentales:

1) Planificación de materiales de acuerdo con las provisiones respecto a las

necesidades de las organización y el plan respectivo de operaciones,
calculadas para cubrir un período considerable de tiempo por anticipado.
Esta planificación tiene el propósito de lograr la producción de las
cantidades necesarias de productos o servicios terminados en el momento
en que se les necesita.

2) Aplicación" de normas y especificaciones uniformes en las. operaciones de

compra, almacenamiento y suministro.

3) Obtención o compra.

4) Inspección de recibo y entrega, incluyendo muestreros que garanticen el

cumplimiento de las especificaciones de adquisición o compra.

5) Almacenamiento y distribución de materias primas y accesorios, con el uso

de inventarios y registros de los mismos.

6) Almacenamiento y distribución de artículos no productivos, o sea,

materiales y accesorios necesarios para llevar a cabo las operaciones, pero
que no entran en la elaboración del producto.

7) Mantenimiento de registros de almacén.

8) Recuperación, mantenimiento, conservación, transferencia e intercambio,

tanto de materiales como de equipo, a efecto de asegurar el uso integral y
económico de los mismos.

9) Simplificación, uniformidad y sustitución de materiales; lo cual incluye

reducción al mínimo de las variedades, tipos y estilos de fas mercancías
usadas por el empresa, adopción de normas de calidad y descripción de las
mismas en forma escrita.

10) Establecimiento de medidas de seguridad en la conservación, manejo,

distribución y consumo de materiales con el objeto de evitar accidentes,
desastres, deterioros y pérdidas.

11) Contabilidad y control, tendientes a evitar gastos excesivos, obtener ahorro

en las operaciones y comprobar existencias e inventarios.
 La figura No. 1 muestra la organización funcional modelo del departamento de
compras de una empresa grande, la cual cubre la mayor parte de los deberes que
usualmente se asignan a una unidad administrativa de este género.

La administración de materiales no puede ejercerse satisfactoria y

económicamente si está expuesta a ingerencias, influencias o controles políticos o de otro
género, extraños a la organización. Hay sobrada experiencia principalmente en los
organismos gubernamentales para demostrar que el favoritismo en las operaciones de
compra y suministro casi seguramente dará por resultado un sistema defectuoso y
desafortunado de administración de materiales.

La obtención y administración de materiales y equipo deben estar completamente

desligados de cualquier favoritismo, y sus funciones técnicas deben ejecutarse de
acuerdo con principios técnicos. Ningún partido político o influencia personal, puede como
tal, contribuir en nada a los métodos y procedimientos de esta función.

La experiencia ha demostrado que la mejor manera de operar, es comprará! postor

responsable que ofrezca el mejor producto y al menor precio, sin que importe su filiación
política o sus relaciones personales o de amistad con un directivo de la empresa.

Si se otorga un contrato a un miembro del partido de la oposición de un gobierno

sobre una base estrictamente técnica, es muy probable que se gane un adepto. Pero, si
por otra parte, se hacen las compras sólo a los "fieles" del partido que ocupa el poder,
mientras se excluye a los vendedores del partido de la oposición, lo más probable es que
se fortalezca la oposición.

Las empresas privadas se han convencido también de que la compra y las otras
fases de la administración de materiales en general deben ejecutarse de acuerdo con
principios administrativos.

Este sistema es contrario al llamado de "reciprocidad", práctica que consiste en un

intercambio de productos entre dos productores. Mediante este sistema, que se practicó
mucho entre empresas privadas, la compañía A limita sus pedidos de determinados
productos a la compañía B, la cual, a su vez, corresponde comprando lo que necesita
solamente a la compañía A; es decir, todos los productos que esta compañía puede
proporcionar y que la primera necesita. Son muchas las empresas que se han convencido
de que, a la larga, este método no es aconsejable y es preferible apoyarse en sistemas
más técnicos.
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 2. PRINCIPIOS

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orno toda actividad administrativa, la de materiales esta sujeta a ciertos principios
generales, los cuales son producto de larga experiencia, principalmente en las
grandes empresas industriales.
 Existe, por tanto, suficiente material para poder desprender del mismo, aunque sea
en forma tentativa, algunos de los más importantes principios que rigen esta actividad, los
cuales enunciaremos, aunque no necesariamente en orden de importancia.

1.Control. El control de materiales es un preliminar esencial a toda actividad

administrativa y tiende a disminuir el intervalo entre el recibo de la materia
prima y la obtención del producto o servicio terminado. E! movimiento en
línea recta de los materiales a lo largo de todo el proceso, la simplificación
y la coordinación de operaciones y medidas similares, son importantes
factores que contribuyen a ello.

Cuanto más grande sea un organismo, el abastecimiento de materiales se

hace más complicado y cuanto más complicada sea esta función, más
necesario se hace este control, no importa el tipo de organización. Las
funciones de control de materiales comprenden, más o menos lo siguiente:

a.- Determinar las requisiciones probables de materiales tanto en

calidad como en cantidad.

b.- Asegurar un almacenamiento adecuado de los productos y el

abastecimiento oportuno de los mismos.

c.- Disponer de tantos almacenes de distribución y entrega como sea

necesario.

d.- Registrar todas las transacciones de los almacenes en forma

apropiada.

e.- Proveer, para los efectos de costos y contabilidad financiera, los

datos pertinentes relacionados con los almacenes.

El control de materiales tiene muchas ventajas vitales, financieras y de operación,

entre las cuales se pueden mencionar las siguientes:

a.- Previene pérdidas, mediante el examen tanto de cantidad como en

calidad de todos los materiales que hacen su entrada, al procurar
que- estén de acuerdo con las especificaciones de las órdenes de
compra.

b.- Reduce las mermas debidas a robos, roturas y deterioro de los

materiales, así como el mal aprovechamiento del espacio por causa
de una localización o distribución inapropiada de los materiales
almacenados.
c.- Evita las compras excesivas y, en consecuencia, el ocio de capital
e inventarios.

d.- Reduce las variedades de aquellos artículos que se están utilizando

innecesariamente.

e.- Elimina retrasos en las actividades mediante el suministro de los

materiales requeridos en la forma y cantidad necesaria, y en el
momento indicado.

f.- Mantiene un inventario perpetuo o sistema de balance de almacén,

con el objeto de asegurar el orden, el registro apropiado de entrega,
facilitar la provisión de materiales a los distintos trabajos y
determinar las cantidades disponibles para satisfacer las
necesidades inmediatas.

g.- Provee una base para la contabilidad de materiales recibidos y.

entregados y, en consecuencias, parra localizar y cargar los costos
de materiales a los productos respectivos.

Los problemas principales que surgen por falta de control de

materiales, son tres: inventarios excesivos, contabilidad inadecuada
de materiales y costos excesivos de producción, debido al uso
inapropiado de materiales y accesorios.

La existencia de inventarios se justifica por el hecho de que hay que

tener a mano los materiales necesarios para las operaciones, de
modo que se proceda en forma ordenada y sin pérdida de tiempo.

A veces también tienen su origen en el afán de comprar o procesar

materiales en cantidades mayores a fin de lograr costos óptimos, o
como resultado de una política definida a largo plazo, de aumentar
la productividad, disminuyendo el costo de la mano de obra y
manteniendo la continuidad de empleo.

Tienen también justificación económica, por ejemplo, en la

anticipación de períodos difíciles de abastecimiento de materias
primas, como ocurre cuando existe amenaza de huelga o de guerra,
y en anticipación de precios o costos más altos debido a que se
espera un incremento de salarios o en los precios de las materias
primas.

Todas estas razones son legitimas y lógicas y, cuando se usan con

discreción, son prácticas, pero se necesita siempre un buen juicio.
No debe existir una intención predeterminada de aumentar los
inventarios en forma excesiva.