Apuntes para La Organizacion Manual - 2 Al 6

Contenido
Contenido.......................................................................................................................1
Apuntes para la organización manual – 2........................................................4
Introducción...................................................................................................................4
Alcances..........................................................................................................................4
1. Definición................................................................................................................4
1.1 ¿Qué es una norma?....................................................................................4
1.2 Tipos de normas Colombianas....................................................................4
2. Referente normativo general.......................................................................6
Constitución Política de Colombia de 1991...........................................................7
Documentos electrónicos...............................................................................................8
Compilación normativa..................................................................................................8
 Ley 223 de 1995...........................................................................................8
Apuntes para la organización manual – 3........................................................9
Presentación...................................................................................................................9
Introducción.................................................................................................................10
1. Importancia y beneficios del plan institucional de archivos - PINAR.........11
2. Metodología para la formulación del plan institucional de archivos –
PINAR....................................................................................................................11
Ejemplos de la metodología para la formulación del plan institucional de archivos –
PINAR...........................................................................................................................16
3. Estructura del plan institucional de archivos – PINAR..............................22
Ejemplos de la metodología para la formulación del plan institucional de
archivos –PINAR.................................................................................................23
Aprobación y publicación....................................................................................26
Apuntes para la organización manual – 4......................................................27
Introducción.................................................................................................................27
1. Formulación del programa de gestión documental.....................................28
Sujetos obligados..........................................................................................................28
¿Qué es el programa de gestión documental – PGD?..................................................29
Política de la gestión documental.................................................................................29
Beneficios del PGD...............................................................................................29
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Prerrequisitos para la elaboración del PGD........................................................29
¿Con quién interactúa el área de archivo para la elaboración del PGD.............30
Elaboración y publicación del PGD.....................................................................30
2. Formulación del programa de gestión documental.....................................31
2.1 Caratula......................................................................................................31
2.2 Cuerpo y contenido....................................................................................32
Introducción.................................................................................................................47
Acciones que debe adelantar la administración municipal para el cumplimiento de las
políticas nacionales de archivo.....................................................................................47
Condiciones ambientales de los espacios de archivo y de los soportes documentales 48
Transferencia documental primaria en la administración municipal.........................49
Pasos para efectuar la trasferencia...............................................................................49
Primero.................................................................................................................50
Segundo........................................................................................................................50
Tercero..........................................................................................................................50
Cuarto...........................................................................................................................50
Quinto...........................................................................................................................50
Sexto.............................................................................................................................50
Séptimo.........................................................................................................................51
Acuerdos, artículos, circulares, decretos, leyes............................................................52
Glosario.......................................................................................................................59
A............................................................................................................................59
B............................................................................................................................59
C............................................................................................................................59
D...........................................................................................................................60
E............................................................................................................................60
F............................................................................................................................60
I.............................................................................................................................61
M...........................................................................................................................61
R............................................................................................................................61
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S.............................................................................................................................61
T............................................................................................................................62
U............................................................................................................................62
V............................................................................................................................62
Siglas.............................................................................................................................62
Bibliografías..................................................................................................................63
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Apuntes para la
organización manual – 2
Introducción
El archivo general de la nación en el marco del cumplimiento de la ley general de
archivos, la ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública
nacional y del decreto 2609 de 2012 que regula la gestión documental, se vislumbra
la necesidad de reglamentar y dar directrices a las entidades del estado en materia
de gestión electrónica de documentos; por esta razón el agn presenta a toda la
comunidad archivística este documento “compilacion normativa” como medio de
aprendizaje que facilite la consulta y difusión de las normas nacionales sobre
documento electrónico, preservación a largo plazo, sistemas de gestión de
documento electrónico de archivo, interoperabilidad y firma digital; toda vez que
estas normas servirán de base para la formulación y adopción de procesos,
procedimientos y actividades conducentes a la optimización de la administración,
manejo, uso, disponibilidad, seguridad, autenticidad, confiabilidad, inalterabilidad
y preservación de la información generada en medios electrónicos.
Alcances
El presente documento contemplará la compilación de normas nacionales e
internacionales en materia de documento electrónico, digitalización certificada,
preservación a largo plazo, sistemas de gestión de documentos electrónicos de
archivo, firma digital e Interoperabilidad.
1.Definición
1.1¿Qué es una norma?
Una norma es un medio o instrumento mediante el cual se manifiesta el derecho
objetivo y se establece un ordenamiento jurídico, así mismo, las normas tienen la
facultad de imponer deberes y conferir derechos.
Las normas son las pautas de ordenamiento social que se establecen en una
comunidad humana para organizar el comportamiento, las actitudes y las
diferentes formas de actuar, con el objeto de no entorpecer el bien común.
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1.2 Tipos de normas Colombianas
 Ley: Es la norma jurídica de mayor rango, después de la
constitución política, emanada por el legislador y expedida para
llevar el control de la conducta social establecida con carácter
permanente.
Es aquella que establece obligaciones y/o deberes jurídicos y otorga derechos, el

incumplimiento de una ley puede dar lugar a una sanción o castigo impuesto por la
misma.
 Ley Estatutaria: La constitución de 1991 incluyo un tipo de ley

especial, conocida también como ley estatutaria, creada para
regular temas de vital importancia (art. 152 C.P.).
La naturaleza de la ley estatutaria es superior a las demás leyes y por tal motivo
establece un trámite especial para su expedición, teniendo en cuenta la importancia
jurídica que abarca.
 Decreto Ley: El decreto ley ofrece la posibilidad constitucional

al Poder Ejecutivo de crear normas con rango de ley sin la
intervención o autorización previa del Congreso; en los
gobiernos democráticos, el decreto ley se encuentra amparado
por la Constitución.
 Decreto: Es un acto administrativo promulgado por el poder
ejecutivo con contenido normativo reglamentario sin necesidad
de ser sometida al órgano legislativo. Cuando se habla de un
decreto ley se trata de un acto que ofrece la posibilidad de tener
aplicación con fuerza de ley sin que necesite la intervención del
congreso, generalmente se da cuando existen necesidades que
deben ser ejecutadas con urgencia.
 Acuerdo: Es la manifestación de voluntades que tiene como
finalidad producir efectos jurídicos. El principal efecto jurídico
del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan
naciendo para las mismas obligaciones y derechos. Es válido
cualquiera que sea la forma de su celebración, oral o escrita,
siempre que el consentimiento de los otorgantes sea válido y su
objeto cierto, determinado, no esté fuera del comercio o sea
imposible.
 Ordenanza: Es una norma jurídica que forma parte de un
reglamento y así mismo se encuentra subordinada a una ley. Es
un mandato emitido por una autoridad con el poder o facultad
para exigir su cumplimiento; este acto normativo es proferido en
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su mayoría por las Asambleas Departamentales y/o Concejos
municipales, su aplicación y cumplimiento es de carácter
obligatorio desde el momento de su publicación.
 Directivas: Es un acto jurídico emitido por dependencias
administrativas, a través de sus autoridades superiores, con el
propósito de dictar normas, disposiciones y órdenes de carácter
general. Este acto facilita la difusión y orientación respecto a la
aplicación de las leyes, decretos, reglamentos, estatutos, etc., y
también ayuda a canalizar el comportamiento o procedimiento
que las personas, entidades y/o dependencias subordinadas
deben seguir en determinadas situaciones.
 Resolución: Es un acto procesal emanado por un tribunal,
mediante el cual se resuelve una controversia originada entre las
partes, así mismo puede autorizar u ordenar el cumplimiento de
medidas específicas.
 Sentencia: Es un acto procesal dictado por un juez o tribunal, a
través del cual se emite un fallo derivado de un proceso judicial;
dicho fallo admite o no el derecho de alguna de las partes.
 Circular: Es una comunicación emitida por una autoridad
superior a una inferior sobre un tema y con un propósito
específico. Este documento es empleado para transmitir
instrucciones y decisiones y así mismo tienen el carácter de
obligatorias para los subordinados, sin tener las características de
reglamento.
Las circulares deben expresar el criterio jurídico o interpretación que un órgano

administrativo formula en textos un tanto complejos sobre la legislación que aplica.
 Norma de buenas prácticas: Es un documento que nos indica

cómo actuar siguiendo metódicamente unas pautas establecidas,
reconocidas y aceptadas por un colectivo profesional o social
suficientemente representativo y aprobado.
2. Referente normativo general

Es fundamental para el Archivo General de la Nación dar a conocer la situación y el
desarrollo normativo, mediante la compilación de normas que constituyen un marco
jurídico relevante y aplicable, tanto a nivel nacional como internacional en materia de
documento electrónico, preservación a largo plazo, digitalización certificada, sistemas de
gestión de documentos electrónicos de archivo, firma digital e Interoperabilidad.
En virtud de lo anterior, y teniendo en cuenta los cambios que ha traído el
desarrollo de la tecnología al país, y cuyos avances han demostrado que los
soportes tradicionales como elementos de observación y valor probatorio, tanto en
los procesos y procedimientos archivísticos como en los procesos y procedimientos
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judiciales y administrativos, podrán incorporarse en el Estado Colombiano
mediante nuevas tecnologías de avanzada en la administración y conservación de
archivos, disponiendo de medios técnicos, electrónicos, informáticos, ópticos o
telemáticos, siempre y cuando dichos medios garanticen la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de los
documentos electrónicos.
Constitución Política de Colombia de 1991.

La Constitución Política fija los límites y define las relaciones entre los poderes del
Estado Colombiano. Así mismo es la encargada de regular la protección de las
riquezas culturales y naturales de la nación, procurando el acceso a los documentos
públicos, como se desarrolla en los siguientes artículos:
 El artículo 70, establece “El Estado tiene el deber de promover y

fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de
oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza
científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso
de creación de la identidad nacional.
 El artículo 71, establece “La búsqueda del conocimiento y la expresión
artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social
incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado
creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y
fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones
culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que
ejerzan estas actividades.”
Ley 80 de 1989
En su artículo 2°1, la Ley 80 de 1989 establece las funciones principales del Archivo
General de la siguiente forma:
a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin
de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación,
salvaguardar el patrimonio documental2 del País y ponerlo al servicio de
la comunidad;
b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopte la Junta Directiva;
c) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que
integre el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia;
d) Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de
archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos
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económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los
archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos;
e) Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden
nacional, departamental, intendencia, comisaria, municipal y distrital
para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del
patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que
revistan especial importancia cultural o histórica;
f) Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones
educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
Ley 1712 de 2014
Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la

Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
Documentos electrónicos
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, ha definido el documento
electrónico como la información generada, recibida, almacenada y comunicada por
medios electrónicos, ópticos o similares.
La Corte Constitucional en su análisis de la equivalencia funcional3 existente entre

los documentos físicos y los documentos electrónicos ha manifestado lo siguiente
sobre el documento electrónico: “En conclusión, los documentos electrónicos están
en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la
mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con
respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se
cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley4”.
En su artículo 19, la Ley 594 de 2000 establece que “las entidades del Estado
podrán incorporar tecnología de avanzada en la administración y conservación de
sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos”.
Compilación normativa
 Ley 223 de 1995: Mediante la cual se expiden normas sobre
racionalización Tributaria y se dictan otras disposiciones. En su artículo 37,
establece “Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de
máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura
electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional”.
 Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
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digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
 Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones. Se encuentra reglamentada parcialmente por
el decreto 4124 de 2004.
En su Artículo 19, establece “Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán
incorporar tecnología de avanzada en la administración y conservación de sus
archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos contemplados en la ley.”
 Ley 734 de 2002: Por medio de la cual se expide el código disciplinario

único.
Establece en su Artículo.102 “Notificación por medios de comunicación

electrónicos. Las decisiones que deban notificarse personalmente podrán ser
enviadas al número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o
de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de
esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el
reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia
será anexada al expediente.”
8.1.5. Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratación con Recursos Públicos.
Establece mediante su artículo 3, “De la contratación pública electrónica. De

conformidad con los dispuesto en la ley 527 de 1999, la sustanciación de actividad
precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el
trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes,
medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de
los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso
contractual serán señalados por el Gobierno Nacional”
Apuntes para la
Presentación
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Este Plan debe ser el resultado de un proceso dinámico al interior de las entidades,
que requiere de la cooperación, articulación y coordinación permanente entre la
alta dirección y los responsables de las áreas de archivo, tecnología, planeación,
jurídica y los productores de la información, entre otros; con el fin de orientar los
planes, programas y proyectos a corto, mediano y largo plazo, que permitan
desarrollar la función archivística de la entidad en un periodo determinado.
Para la formulación de este Manual, se tuvieron en cuenta los lineamientos

formulados por el Archivo General de la Nación para la función archivística, así
como el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico – PIDA de México, con
el objetivo de entregar una herramienta que pudiera servir de apoyo a la alta
dirección de las entidades y organizaciones, en la planificación de la función
archivística a través de la articulación, desarrollo, seguimiento y mejora de los
planes, programas y proyectos.
Introducción
La alta dirección en las entidades PÚBLICAS y privadas que cumplen funciones
PÚBLICAS, desde su rol estratégico, realizan actividades de planeación, revisión y
mejora para lograr la eficiencia y eficacia, y a su vez, cumplir con los objetivos y
metas trazados en la planeación estratégica; lo anterior se ve reflejado en el
trazado y ejecución del Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual.
Atendiendo a ello, la función archivística de la entidad no debe ser la excepción y

para ello, la alta dirección debe- ría contar con una herramienta que le permita
identificar y seguir los planes, programas y proyectos de dicha función, asociados y
articulados con los Planes en mención.
Teniendo en cuenta lo anterior, para orientar a las entidades sobre el desarrollo de

la función archivística, el Decreto 2609 de 2012, establece en el Artículo 8
“Instrumentos archivísticos” el Plan Institucional de Archivos – PINAR, el cual es
un instrumento que permitirá planear, hacer seguimiento y articular con los planes
estratégicos, la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades,
riesgos y oportunidades.
A partir de ello, el Archivo General de la Nación en el desarrollo de la Ley 594 de

2000, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 2609 de 2012, formula el presente Manual
como una metodología sencilla para la elaboración del PINAR al interior de las
entidades, cuyos fines son:
 Cumplir con los propósitos de la función archivística y gestión

documental de la entidad, mediante la orientación de procesos
desarrollados paso a paso con metas y objetivos cuantificables.
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 Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros,
tecnológicos e infraestructura, como soporte para la ejecución de
los proyectos previstos a corto, mediano y largo plazo, para
gestionar su asignación oportunamente.
 Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la
transparencia, la eficiencia y el acceso a los archivos.
 Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la entidad en el
marco del archivo total.
Esta herramienta se divide en tres partes: la primera desarrolla los aspectos

generales que contextualizan el Plan Institucional de Archivos – PINAR; la segunda
parte del documento describe cada uno de los pasos que son necesarios para la
formulación del Plan y la tercera, presenta un ejemplo de la aplicación de la
metodología propuesta.
1. Importancia y beneficios del plan institucional de

archivos - PINAR
El Plan Institucional de Archivos – PINAR es un instrumento para la planeación de
la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos
estratégicos previstos por las entidades.
Se resalta su importancia como soporte a la planeación estratégica en los

aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y
tecnológico; toda vez que los archivos contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia
del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la
información PÚBLICA; y por lo mismo, las entidades deben asegurarse de que
existan procedimientos claros para la creación, gestión, organización y
conservación de los mismos.
Con la implementación del Plan Institucional de Archivos –

PINAR, las entidades tendrán los siguientes beneficios:
 Contar con un marco de referencia para la planeación y el

desarrollo de la función archivística.
 Definir con claridad los objetivos y metas a corto,
mediano y largo plazo de la función archivística.
 Optimizar el uso de los recursos previstos para la gestión y

procesos archivísticos en el Plan Estratégico Institucional y el Plan
de Acción Anual.
 Mejorar la eficiencia administrativa e incrementar
la productividad organizacional.
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 Articular y coordinar los planes, programas, proyectos y
modelos relacionados con la gestión documental y la función
archivística.
 Facilitar el seguimiento, medición y mejora de los
planes y proyectos formulados.
2. Metodología para la formulación del plan institucional de

archivos – PINAR
A continuación, se presentan los elementos básicos para la formulación del Plan
Institucional de Archivos – PINAR.
2.1 Identificación de la situación actual
a. Diagnóstico integral del archivo.

b. Mapa de riesgos.
c. Planes de mejoramiento generados a partir de las auditorías internas
y externas.
d. Planes de mejoramiento generados a partir de las auditorías
realizadas por órganos de control.
e. Formulario Único de Reportes de Avance de la Gestión - FURAG
(para entidades del orden nacional).
f. Planes de Mejoramiento Archivístico –PMA, generados a partir de las
visitas de inspección, vigilancia y control, realizadas por el Archivo
General de la Nación.
g. Índice de Gobierno Abierto –IGA e Índice de Integridad –INTEGRA
(Procuraduría General de la Nación).
h. Autoevaluación de la Función Archivística –AFA
i. Y otras herramientas y modelos que faciliten la evaluación.
2.2 Definición de aspectos críticos
Una vez hecha la identificación de la situación actual, la entidad deberá analizar las
herramientas administrativas, identificando los aspectos críticos que afectan la
función archivística, asociándolos a los riesgos a los cuales está ex- puesta. Se
deben tener en cuenta todos los aspectos críticos sin importar su relevancia, toda
vez que la correcta definición de éstos, permitirá la adecuada formulación del
PINAR.
Para definir los aspectos críticos se sugiere la siguiente tabla:
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2.3 Priorización de aspectos críticos y ejes articuladores
La priorización consiste en determinar de manera objetiva, a través de una tabla de

evaluación, el nivel de impacto de los aspectos críticos frente a los ejes
articuladores que representan la función archivística.
Para la priorización de los aspectos críticos se sugiere construir la tabla de

priorización de aspectos (Tabla No. 2), la cual consiste en establecer una relación
directa entre dichos aspectos y el eje articulador, a través de la aplicación de la
Tabla de criterios de evaluación (Tabla No. 3); dando como resultado el grado de
prioridad de los aspectos y ejes que servirán de base para la formulación de la
visión estratégica y objetivos del Plan.
 Eje articulador: Se basa en los principios de la función archivística dados

el Artículo 4 de la Ley 594 de 2000. Éste es un campo fijo y se estructura
de la siguiente manera:
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a) Administración de archivos: Involucra aspectos de la
infraestructura, el presupuesto, la normatividad y la política, los
procesos y los procedimientos y el personal.
b) Acceso a la información: Comprende aspectos como la
transparencia, la participación y el servicio al ciudadano, y la
organización documental.
c) Preservación de la información: Incluye aspectos como la
conservación y el almacena- miento de información.
d) Aspectos tecnológicos y de seguridad: Abarca aspectos como la
seguridad de la información y la infraestructura tecnológica.
e) Fortalecimiento y articulación: Involucra aspectos como la
armonización de la gestión documental con otros modelos de
gestión.
 Evaluación de impacto: Es necesario que la entidad EVALÚE los

aspectos críticos frente a cada eje articulador, para lo cual debe:
a. Tomar el aspecto crítico y confrontarlo con todos los

criterios de evaluación de cada eje articulador (Tabla No.
3).
b. Si el aspecto crítico tiene una solución directa con el
desarrollo o implementación del criterio de evaluación, se
debe considerar como un impacto.
c. Se debe continuar la evaluación del aspecto crítico con
cada criterio hasta finalizar el eje articulador.
d. Una vez finalizada la evaluación por eje articulador, se
suman los criterios de evaluación impactados; teniendo en
cuenta que la sumatoria por eje articulador no puede ser
superior a diez.
e. Se debe diligenciar la Tabla No. 2 con los resultados
obtenidos de cada eje articulador.
f. Este ejercicio se debe realizar por cada eje articulador y
sus diez criterios de evaluación.
Nota: La Tabla de criterios de evaluación es el instrumento que permite evaluar de

forma objetiva cada aspecto crítico frente a los ejes articuladores, los cuales
cuentan con diez criterios.
 Sumatorio total: Una vez finalizada la evaluación de todos los aspectos

críticos, se deberá proceder a totalizar cada uno de ellos y cada eje
articulador.
La priorización de los aspectos críticos y ejes articuladores se hará con base en la

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identificación de aquellos con mayor valor de la sumatoria; lo que indica que tienen
un alto impacto dentro de la entidad.
Nota: la buena identificación de los aspectos críticos y la correcta priorización de

éstos, facilitará la elaboración y articulación de la visión, los objetivos, los planes y
los proyectos de la entidad.
2.4 Formulación de la visión estratégica del plan institucional de archivos –

PINAR
La visión estratégica del PINAR es la intensión manifiesta de la entidad de mejorar

su función archivística. Para su formulación, se deberán tomar como base los
aspectos críticos y los ejes articuladores con mayor impacto y redactar de manera
breve y concisa el compromiso de mejorar dichos aspectos.
2.5 Formulación de objetivos
Los objetivos son la expresión formal y medible de la visión estratégica; para su

formulación se deben tomar cada uno de los aspectos críticos y de los ejes
articuladores que conformaron la visión.
Todo objetivo debe iniciar con un verbo y se debe complementar con la intención o
con lo que se busca hacer para dar solución a la problemática de la función
archivística.
2.6 Formulación de planes y proyectos
Los planes y proyectos deben responder a cada uno de los objetivos establecidos. Si
la entidad cuenta con una metodología para la construcción de planes y proyectos,
deberá hacer uso de ésta; de lo contrario, se sugiere tener en cuenta los siguientes
elementos:
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 Nombre del plan o proyecto.
 Alcance: Describir el trabajo que será entrega- do como
producto, servicio o resultado del plan o proyecto.
 metas: Identificar cuál es el compromiso de la entidad frente al
plan o proyecto para cada uno de los aspectos críticos. Las
metas son la parte más visible del Plan Institucional de
Archivos –PINAR y son una referencia para establecer el
cumplimiento de los compromisos que tiene la entidad frente a
éste.
 Actividades: Mencionar todas aquellas acciones necesarias
para el desarrollo y cumplimiento de las metas y el
cronograma.
 Indicadores: Explicar cómo la entidad va a medir (expresión
cuantitativa que mide el cambio de una variable con respecto a
una meta) y a observar fácilmente el grado de avance del plan
o proyecto para cada uno de los aspectos críticos.
 Recursos: Asignar los insumos necesarios para con- seguir el
logro de los objetivos del plan o proyecto.
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• Matriz de asignación de responsabilidades: Relacionar cada una de
las actividades con los individuos de tal forma que cada una de éstas
tenga un rol determinado, un responsable, un aprobador, un
consultor y un informador.
2.7 Construcción de mapa de ruta
El Mapa de ruta (Tabla No. 4) es una herramienta que permite identificar y
comprender el orden en el que se van a desarrollar los planes, programas y
proyectos en la entidad.
La intención de esta herramienta es compilar todos los planes, programas y

proyectos relacionados con la función archivística de la institución que estén en
desarrollo o previstos para futuras acciones.
Nota: Si la entidad está desarrollando planes, programas y proyectos referentes a

la función archivística, se deben incluir en el mapa de ruta, para articularlos en el
Plan Institucional de Archivos – PINAR. En caso contrario, se deben realizar las
acciones enunciadas en los numerales 2.1 al 2.6 de este Manual.
2.8 Construcción de la herramienta de seguimiento y control
La herramienta de seguimiento y control permite hacer el monitoreo en un periodo

de tiempo a los planes, programas y proyectos relacionados en el Plan Institucional
de Archivos – PINAR. La entidad deberá crear los mecanismos necesarios para el
seguimiento, control y mejora de:
La visión estratégica del Plan Institucional de Archivos –

PINAR.
Los objetivos.
Los planes, programas y proyectos.
Si la entidad ya cuenta con estos mecanismos, deberían adoptarse para el PINAR.
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Es preciso a su vez, que internamente se definan las responsabilidades para que el
área de Archivo y/o de Control Interno o quien haga sus veces, realice
periódicamente la revisión y actualización de la herramienta.
Ejemplos de la metodología para la formulación del plan

institucional de archivos –PINAR
2.9 Evaluación de la situación actual
El municipio “----------” circunscrito en la categoría 6, realizó un análisis de las

herramientas administrativas donde se evidenció que la entidad presenta aspectos
críticos en la función archivística, lo que conlleva a la pérdida de información y a la
pérdida de la memoria e historia de la Nación. Una de las razones por la cual no se
han desarrollado planes o proyectos para mejorar esta problemática es que la
entidad no ha contemplado dentro del Plan de Acción Anual ni del Plan Estratégico
Institucional el presupuesto para la administración documental.
2.10 Identificación de aspectos críticos
2.11 Priorización de aspectos críticos
Una vez identificados los aspectos críticos, se evaluó el impacto que tienen éstos
frente a cada uno de los ejes articuladores. Para ello se aplicó la Tabla de criterios
de evaluación (Tabla No. 3 del Manual).
Los responsables confrontaron el aspecto crítico No. 1 con los criterios de

evaluación del eje articulador de administración de archivos, con el siguiente
resultado:
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Los responsables evaluaron el aspecto crítico No. 1 con cada eje articulador y los
resultados fueron los siguientes:
Para la formulación de la Visión Estratégica, el municipio tomó como base los

aspectos críticos y ejes articuladores con mayor sumatoria de impacto.
A partir de lo anterior, el municipio fijó la siguiente visión estratégica:
“El municipio garantizará la preservación de la in- formación, la administración de

los archivos y el acceso a la información con miras a mejorar las instalaciones
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locativas del archivo, las Tablas de Retención Documental y la organización de los
archivos de gestión.”
Para la formulación de los objetivos, se tomaron como base los aspectos críticos y
ejes articuladores incluidos en la Visión Estratégica, con el siguiente resultado:
A partir de lo anterior, el municipio identificó los planes y proyectos asociados a los

objetivos obteniendo la siguiente información:
2.14 Formulación de planes y proyectos
Para la formulación de cada uno de los planes y proyectos, el municipio utilizó una
metodología interna en donde tuvo en cuenta:
 Nombre del plan o proyecto.

 Objetivo.
 Alcance del plan o proyecto.
 Responsable del plan o proyecto.
 Actividades y su tiempo de ejecución.
 Responsable de la actividad.
 Recursos asociados a cada actividad.
 Indicadores del plan o proyecto.
El resultado fue la construcción de todos los planes, programas y proyectos. El

siguiente es el desarrollo del Plan de riesgos:
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2.15 Construcción de mapa de ruta
Para la creación del mapa de ruta, el municipio tuvo en cuenta el tiempo de

ejecución de cada plan y desarrolló el siguiente mapa:
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2.16 Seguimiento, control y mejora
El municipio diseñó un cuadro de mando integral, basándose en los indicadores

establecidos en cada uno de los planes y proyectos, y contemplando la medición
trimestralmente durante la ejecución. El resultado fue:
Nota: Los responsables de la medición se encargarán de alimentar el cuadro de

mando.
Los responsables han realizado el seguimiento y medición cada trimestre; los han
registrado en el cuadro de mando y los resultados son:
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3. Estructura del plan institucional de archivos – PINAR
La estructura del Plan Institucional de Archivos – PINAR es la siguiente:
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Introducción.
Contexto estratégico de la entidad.
Visión estratégica del Plan.
Objetivos.
Mapa de ruta.
Herramienta de seguimiento.
Ejemplos de la metodología para la formulación del plan

institucional de archivos –PINAR
2.17 Contexto estratégico
El contexto estratégico que da soporte y en el que se basa el PINAR del municipio

es:
 Misión: Gobernar el municipio con sentido humano,

con transparencia, eficacia y eficiencia, promoviendo la
participación de sus ciudadanos, impulsando el
desarrollo de un municipio innovador, competitivo,
ordenado y sostenible, que mejore la calidad de vida de
todos sus habitantes.
 Visión: Transformar al municipio en líder de la región,
innovador, generoso en oportunidades con un gobierno
cercano y sensible a las necesidades de sus habitantes,
eficaz y eficiente en la prestación de servicios PÚBLICOS,
que fortalezca su identidad, patrimonio cultural y
cohesión social, posicionándolo como referente
internacional.
 Valores:
a. Honestidad.
b. Calidad total.
c. Transparencia.
d. Legalidad y certeza.
e. Sensibilidad social.
 Política de calidad: La Administración Municipal en

función del cumplimiento de su misión, está comprometida
con el logro de sus metas institucionales de desarrollo y el
mejoramiento continuo, como apoyo a la competitividad
del municipio en la región.
 Objetivos de calidad:
 Garantizar el bienestar y el desarrollo equitativo de los
habitantes del municipio.
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 Establecer los mecanismos necesarios y suficientes para
que los ciudadanos estén y se sientan seguros en el
municipio.
 Incrementar el nivel de calidad de vida de los habitantes
del municipio a través de mecanismos articulados entre
distintos actores del desarrollo económico local.
 Maximizar el bienestar de los individuos en su
 relación con el medio ambiente.
 Garantizar una infraestructura adecuada para el desarrollo
social, cultural, ambiental, económico, político e
institucional del territorio.
 Asegurar una administración transparente, incluyente y
corresponsable, que brinde espacios de participación,
talento humano competente, infraestructura tecnológica
adecuada, calidad en los servicios y manejo eficiente de los
recursos financieros con el fin de mejorar el desempeño
institucional y la satisfacción de los ciudadanos y las partes
interesadas.
2.18 Visión estratégica del plan institucional de archivos – PINAR
El municipio garantizará la preservación de la información, la administración de

los archivos y el acceso a la información con miras a mejorar las instalaciones
locativas del archivo, las Tablas de Retención Documental y la organización de los
archivos de gestión.
2.19 Objetivos
Los objetivos establecidos para cumplir con la visión estratégica del PINAR son:
a. Mitigar riesgos puntuales de los depósitos de archivo.

b. Elaborar de Tablas de Retención Documental.
c. Crear de instrumentos archivísticos para los archivos de gestión.
d. Establecer los programas específicos para los archivos de
gestión.
e. Formular procesos de gestión documental.
f. Formular políticas para la preservación de información.
g. Evaluar el impacto de la mala preservación de la información.
h. Capacitar a los funcionarios del municipio en temas de gestión
documental.
i. Mejorar la infraestructura de los depósitos de archivo.
j. Determinar la herramienta tecnológica para la gestión
documental.
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2.20 Objetivos
Los planes establecidos para desarrollar PINAR en el municipio para el

periodo 2014 – 2023 son:
2.21 Herramienta de seguimiento
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Aprobación y publicación
El Plan Institucional de Archivos – PINAR deberá ser presentado y aprobado por el
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden
nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. A su
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vez, deberá ser publicado en la página web.
El Archivo General de la Nación en el ejercicio de las funciones de control y
vigilancia, verificará la aprobación y publicación del PINAR.
Apuntes para la
“La referencia más antigua sobre la organización de los documentos oficiales en el
Nuevo Reino de Granada se encuentra en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia
de 1567.”
Bajo esta premisa, y del contexto histórico de la gestión de documentos “concebida

en los Estados Unidos alrededor de 1950”, que inicia una auténtica revolución en
la teoría y en la práctica archivística, encaminada a dar solución a los problemas
relacionados con el alto uso del papel en la administración pública y la mitigación
del riesgo de pérdida de información valiosa; se orientan los lineamientos del
presente manual.
En Colombia, por esta misma época (1950), se expide el Decreto 2527 que autoriza
el uso del microfilme en los Archivos.
Por su parte, la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos y el Decreto 2609 de
2012, establecen el hilo conductor de la gestión documental y la gestión de
documentos electrónicos de archivo en el Estado Colombiano, así como el marco
de referencia que determina el concepto del ciclo vital del documento y los
beneficios de registrar y evidenciar las actuaciones y funciones constitucionales,
legales, administrativas y técnicas, que faciliten la eficacia, eficiencia y economía en
los asuntos público y los relacionados con los derechos de los ciudadanos y el
control que ellos hacen en la rendición de cuentas.
Con la reciente promulgación de la Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del

Derecho del Acceso a la Información Pública Nacional, se ratifican los principios de
la gestión documental y la necesidad que tienen las entidades del Estado.
Introducción
Este manual formula los aspectos metodológicos básicos que sirven de soporte para
la adopción e implementación de un Programa de Gestión Documental -PGD y los
procesos inherentes a todas las actividades desarrolladas por una entidad en
cumplimiento de sus funciones, las cuales quedan materializadas en documentos
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que deberán estar disponibles para fortalecer la política de eficiencia
administrativa.
Dicha política está encaminada a la racionalización, simplificación y

automatización de los procesos, procedimientos, trámites y servicios ofrecidos por
el Estado, a promover la evidencia de las actuaciones de los servidores y
empleados públicos bajo los principios orientadores de la Ley de transparencia y
del Derecho del Acceso a la Información pública Nacional, a impulsar el uso y
aplicación de tecnologías para la gestión documental, a facilitar el que hacer
institucional, y a proteger y divulgar el patrimonio documental de la entidad.
Esta herramienta inicia con la descripción de los criterios de la gestión documental
y se describen los principales beneficios esperados con el PGD, que debe ser
desarrollado bajo la metodología de proyectos. Se aclara el ámbito de aplicación
entendido como los sujetos obligados que deben formularlo, y se resalta la
importancia que tiene el PGD para las entidades.
1. Formulación del programa de gestión documental
Sujetos obligados
De conformidad con el Artículo 15 “Programa de Gestión Documental” de la Ley
1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información
pública Nacional, las directrices de este manual serán aplicables a las siguientes
personas en calidad de sujetos obligados:
a. Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del
Poder público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o
descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional,
departamental, municipal y distrital
b. Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función
pública, que presten servicios públicos respecto de la información
directamente relacionada con la prestación del servicio público.
c. Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que
desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la in-
formación directamente relacionada con el desempeño de su función.
Las personas naturales o jurídicas que reciban o intermedien fondos o

beneficios públicos territoriales y nacionales y no cumplan ninguno de los
otros requisitos para ser considerados sujetos obligados, sólo deberán
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cumplir con lo señalado en este manual, respecto de aquella información que
se produzca en relación con fondos públicos que reciban o intermedien.
¿Qué es el programa de gestión documental –

PGD?
Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo
plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la
planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado,
implementado y controlado.
Política de la gestión documental

Las entidades p ú b l i c a s deberán formular una política de gestión documental
constituida por los componentes descritos en el Artículo No. 6 del Decreto 2609 de
2012, ajustada a la normativa que regula la entidad, alineada con el Plan
Estratégico, el Plan de Acción y el Plan Institucional de Archivos, y deberá estar
documentada e informada a todo nivel.
Beneficios del PGD

 Reducir el volumen de documentos innecesarios, independientemente
de su soporte y los costos asociados al mantenimiento de información
redundante.
 Administrar la información plasmada en documentos para agregar valor a la
gestión del conocimiento de la entidad.
 Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de
gestión de la entidad.
 Brindar lineamientos en materia de gestión de documentos para la
planeación, diseño y operación de los sistemas de información de la entidad,
mediante la articulación con los procesos de gestión documental.
 Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y
las comunicaciones de la entidad.
 Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, así como con los
procesos de auditoría, seguimiento y control.
 Implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad
en el tiempo de documentos electrónicos auténticos.
 Salvaguardar la memoria de la entidad y su preservación a largo plazo.
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Prerrequisitos para la elaboración del PGD
 Formular la política de gestión documental constituida por los
componentes descritos en el Artículo No. 6 del Decreto 2609 de 2012,
ajustada a la normativa que regula la entidad, aprobada por la alta dirección
y documentada e informada a todo nivel.
 Designar la responsabilidad de la administración y el control de la gestión
documental en la entidad al área o dependencia correspondiente, acorde
con el Artículo No. 10 de la Ley 594 de 2000.
 Conformar un equipo de profesionales de diferentes disciplinas para lograr
armonizar el PGD con los demás sistemas de gestión de la entidad.
 Realizar un diagnóstico integral teniendo como marco los procesos
archivísticos que permita identificar y evaluar los aspectos críticos de la
gestión documental de la entidad. El uso buenas prácticas y herramientas
como: análisis DOFA, árbol del problema, cadena de valor, PMI5, cuadro de
mando integral (balanced scorecard), son de gran utilidad para esta
actividad.
 Conformar la instancia asesora ante la alta dirección de la entidad, en
materia archivística y de gestión documental; en virtud del reconocimiento
otorgado para el desarrollo de sus funciones y procesos. En el orden
nacional, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y en el orden
territorial, el Comité Interno de Archivo.
 Definir estrategias de gestión del cambio, competencia de uso de medios
tecnológicos, y de confianza con el sistema de gestión documental.
 Alinear el PGD con las etapas y principios señala- dos en el Decreto 2609 de
2012, teniendo en cuenta las características, los requisitos y los metadatos
establecidos en este mismo Decreto.
 Elaborar, aprobar, publicar e implementar los instrumentos archivísticos:
Cuadros de Clasificación Documental - CCD y Tablas de Retención
Documental – TRD.
¿Con quién interactúa el área de archivo para la elaboración

del PGD
La formulación, aprobación, publicación, implementación y control del PGD
implica la coordinada participación del área de archivo con las demás áreas
funcionales de la entidad, entre otras con las siguientes o las que hagan sus
veces.
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Elaboración y publicación del PGD
 Diseñar el PGD bajo una metodología de formulación de proyectos.
 Presentar el PGD para su aprobación ante el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo (entidades del orden nacional) o Comité Interno de Archivo
(entidades del orden territorial).
 Tener en cuenta la estructura definida en el anexo del Decreto 2609 de 2012.
 Con ocasión de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014 “Ley de
Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información PÚBLICA Nacional”,
los sujetos obligados deberán adoptar el Programa de Gestión Documental, en los
términos establecidos por dicha ley y demás disposiciones reglamentarias.
2. Formulación del programa de gestión documental

El Programa de Gestión Documental -PGD, debe obedecer a una estructura
normalizada y como mínimo con los elementos descritos a continuación, que se
basan en el Anexo denominado.
2.1 Caratula
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A. Título: corresponde a la designación
B. Nombre de la entidad: denominación oficial de la entidad, acorde con el
acto administrativo de creación, sigla en caso de que exista y logo que
identifique la entidad.
C. Fecha de aprobación: fecha del acta de la reunión del “Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo, en las entidades del orden
nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden
territorial” en la que se oficializa la adopción.
D. Fecha de vigencia: se asignará cuando el PGD establezca actividades que
apliquen a un periodo de tiempo concertado para su ejecución. Igualmente,
en los casos determinados por la entidad para hacer revisiones y
actualizaciones, motivadas por razones normativas, cambios
administrativos, modificación de procesos, entre otros.
E. Instancia de aprobación: es el organismo asesor de la entidad
competente; Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en las
entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades
del orden territorial.
F. Denominación de la autoridad archivística institucional
(dependencia): nombre estipulado por la entidad mediante acto
administrativo para el área responsable del archivo y la gestión documental.
G. Versión del documento: secuencia de actualización aprobada
formalmente por la entidad de conformidad con el Sistema de Gestión de la
Calidad y que determina el nivel de control del documento.
H. Responsables de su elaboración: líder del área de archivo, secretario
general o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía de la
entidad y Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en las entidades
del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden
territorial.
I. Fecha de publicación: se refiere a la fecha en la cual la entidad hace
visible en la página web el Programa de Gestión Documental. Esta fecha no
podrá superar los treinta días siguientes de la fecha de aprobación.
2.2 Cuerpo y contenido

1. Aspectos Generales
a. Introducción
 Resalte el valor que tienen los documentos para dar soporte y
continuidad a las actividades, responsabilidades y obligaciones de
la entidad
b. Alcance
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 Defina la relación del PGD con el Plan Estratégico Sectorial, Plan
Estratégico Institucional, Plan de Acción Anual y el Plan
Institucional de Archivos de la entidad
 Planifique estratégicamente
 Formule las metas a corto, mediano y largo plazo que pretende
lograr la entidad con el PGD y verifique que sean específicas,
medibles, alcanzables y con tiempos definidos.
 Identifique las áreas responsables de establecer los
requerimientos del PGD.
 Identifique los requisitos y estándares aplicables y documente
cómo se dará cumplimiento a dichos estándares.
 Describa cómo se ejercerá la dirección, gestión, control, evaluación y
mejora de cada uno de los procesos de la gestión documental.
c. Publico al cual va dirigido
Identifique los usuarios de la entidad, de forma tal que los procesos y
actividades del PGD y el mejoramiento de los trámites y servicios (de
información, interacción y participación) giren en torno a la solución de las
necesidades del PÚBLICO objetivo. Se podrán realizar estudios que permitan
conocer características geográficas, demográficas, intrínsecas y de
comportamiento de grupos de usuarios conformados por organizaciones,
así como las necesidades de interacción con la entidad, un referente es la
“Guía de caracterización de usuarios de Gobierno en Línea”.
d. Requerimientos para el desarrollo del PGD
2. Normativos
Elabore y mantenga actualizado un normo- grama relacionado con la gestión

documental, acorde con la naturaleza y el sector al cual pertenece la entidad
e integrado como mínimo por:
 La legislación archivística general y específica que le

aplique a la entidad acorde con su objeto misional, sus
necesidades, sus proyectos y el contexto documental en
el cual opere.
 La legislación que incida en las relaciones con el
ciudadano para garantizar sus derechos, la protección
de datos personales, la libertad y acceso a la
información, las restricciones de uso por reserva legal y
el secreto profesional.
 Las disposiciones orientadas a promover la
participación ciudadana por medios electrónicos a fin
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de garantizar la transparencia de las actuaciones de la
administración pública.
 Los mecanismos de vigilancia y control establecidos por
el Estado para conocer el nivel de gestión y
cumplimiento de las metas y objetivos de las entidades.
 La normativa interna que regula la gestión documental
de la entidad.
3. Económicos
Acorde con lo establecido en el Plan Institucional de Archivos de la entidad

garantizar el plan de acción de Inversión que permita la ejecución, la
implementación y el cumplimento de los objetivos, metas y actividades
trazadas en el PGD a corto, mediano y largo plazo.
4. Administrativos
 Conforme un equipo interdisciplinario, constituido por

personal de las áreas de archivo y/o gestión
documental, planeación y tecnología para su
elaboración e implementación
 Defina los responsables de asumir el liderazgo de la
gestión documental de la entidad y de hacer el seguimiento y
actualización del PGD.
 Establezca roles, responsabilidades, perfiles, plan de
trabajo con asignación de tiempos y su correspondiente
desglose de actividades y asegure el desarrollo,
cumplimiento, control y evaluación de dichas
actividades (puede utilizar herramientas tipo Matriz
RACI.
 Defina metodologías para el aseguramiento de la
calidad y de la gestión de las comunicaciones.
 Identifique los riesgos y el Plan de Acción para
mitigarlos en cuanto a tiempos y recursos.
5. Tecnológicos
 Identifique las herramientas tecnológicas e infraestructura

existente para la gestión documental y con el apoyo de los
expertos o área de sistemas de la entidad, verifique si es
adecuada, actualizada y suficiente. Es importante contar
con el inventario de los sistemas y activos de información.
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 Identifique y caracterice los sistemas de in- formación
existentes en la entidad y su producción documental o de
información.
 Verifique que los sistemas de información electrónica sean
efectivamente una herramienta para promover el acceso a la
información pública. Los sujetos obligados deben asegurar
que estos:
a. Se encuentren alineados con los distintos
procedimientos y articulados con los lineamientos
establecidos en el Programa de Gestión Documental
de la entidad.
b. Gestionen la misma información que se encuentre
en los sistemas administrativos del sujeto obligado.
c. En el caso de la información de interés PÚBLICO,
deberá existir una ventanilla en la cual se pueda
acceder a la información en formatos y lenguajes
comprensibles para los ciudadanos.
 Analice los proyectos de desarrollo tecno- lógico
previstos por la entidad para la gestión documental, con
el fin de validar su pertinencia y adecuación con las
necesidades reales de la entidad.
 Verifique el cumplimiento, restricciones y criterios de
aceptación de los requisitos funcionales y no
funcionales de los medios y herramientas tecnológicas
de la entidad.
 Haga una evaluación tecnológica de la entidad, teniendo
en cuenta los siguientes dominios:
a. Acceso y uso: métodos de BÚSQUEDA empresarial,
inteligencia de negocios, administración de datos y
análisis de contenidos/ contexto
b. Captura y administración: captura de
información, administración de procesos de negocio,
administración de conocimiento, administración de
correos electrónicos y ad- ministrador de
contenidos.
c. Colaboración y entrega: entornos colaborativos
(roles), social media (valor, integración, políticas),
información y entorno laboral, mensajería
instantánea (almacena- miento y reenvío),
teletrabajo (seguridad, procedimientos, soporte -
GD) y colaboración sincrónica.
d. Seguridad y preservación (conexión y
acceso): seguridad, administración de registros,
privacidad de datos, administración de derechos
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digitales, archivamiento y descubrimiento
electrónico (mapping data).
e. Arquitectura y sistemas: arquitectura de in-
formación, arquitectura técnica, computación en
nube, aplicaciones móviles y sitios web y portales.
f. Planeación e implantación: planeación
estratégica, taxonomía corporativa, metodología de
gestión de proyectos, definición de requisitos, diseño
de soluciones y gestión del cambio.
6. Gestión de cambio
 Formule acciones orientadas a que las personas y la

cultura de la entidad se ajusten a las nuevas dinámicas,
estrategias, directrices y mejores prácticas de la gestión
documental y al uso y adopción de las tecnologías de la
información y las comunicaciones.
 Defina y comunique claramente las razones que
motivan a la entidad para realizar cambios o ajustes en
los procesos y actividades de la gestión documental, los
objetivos que se pretenden alcanzar con su
implantación y los resultados que se esperan en el corto,
mediano y largo plazo.
 Identifique los obstáculos y adopte medidas para
eliminar las barreras y la resistencia al cambio.
 Diseñe mecanismos que reduzcan las percepciones
negativas y exageradas frente a los cambios, así como la
incertidumbre, los estados de ansiedad y preocupación
de todas las personas que intervienen en la gestión
documental de la entidad.
 Promueva la aceptación racional y emocional de la
realidad, indicando las ventajas de abandonar prácticas
y conductas anteriores.
 Genere un ambiente de confianza que promueva el
liderazgo y las acciones de sinergia frente al cambio.
 Identifique los obstáculos y adopte medidas para
eliminar las barreras y la resistencia al cambio.
 Diseñe mecanismos que reduzcan las percepciones
negativas y exageradas frente a los cambios, así como la
incertidumbre, los estados de ansiedad y preocupación
de todas las personas que intervienen en la gestión
documental de la entidad.
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 Promueva la aceptación racional y emocional de la
realidad, indicando las ventajas de abandonar prácticas
y conductas anteriores.
 Genere un ambiente de confianza que promueva el
liderazgo y las acciones de sinergia frente al cambio.
 Reconozca y aproveche las personas que demuestren
interés, compromiso y sentido de apertura para
aprender, reaprender y afrontar nuevos retos, de tal
forma que se conviertan en aliados y multiplicadores del
proceso de cambio.
 Participe activamente con el área de personal o quien
haga sus veces para orientar los procesos de inducción,
re-inducción y formación, encaminados al
fortalecimiento de las habilidades y competencias del
personal en todas las actividades del quehacer
archivístico.
 Identifiqué las victorias tempranas que se pueden
alcanzar con los cambios planteados para la mejora de
la gestión documental de la entidad.
 Fortalezca el grado de apropiación y confianza con los
nuevos procesos y la implantación de herramientas
tecnológicas y del Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo.
2. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental.
Nota: Las actividades descritas a continuación en cada proceso son de carácter

general, razón por la cual, cada entidad acorde con sus propios requerimientos y
necesidades, podrá adicionar o ajustar las que considere pertinentes
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Tipo de requisito: A=Administrativo, L=Legal, F=Funcional, T=Tecnológico
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Tipo requisito: A=Administrativo, L=Legal, F=Funcional, T=Tecnológico
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3. Fases de implementación del Programa de Gestión Documental –PGD
La implementación y seguimiento del PGD debe establecerse a corto, mediano y

largo plazo, y está bajo la responsabilidad del área de archivo de la entidad en
coordinación con la oficina de control interno o quien haga sus veces. “Se refiere a
las fases necesarias para ponerlo en marcha y se constituye en el prerrequisito
para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la ad-
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ministración. La implementación significa la asignación de responsabilidades
dentro de la entidad, la definición de roles y el establecimiento de objetivos a
corto, mediano y largo plazo”.
Fase de elaboración: Tiene como finalidad, identificar las condiciones para la

implementación, precisar los requisitos y roles, así como garantizar la
disponibilidad de recursos. Por lo tanto:
 Verifique el cumplimiento de los prerrequisitos y haga un

análisis de las estrategias y recomendaciones
identificadas en el diagnóstico y la metodología
establecida para la formulación del PGD, a fin de
convertirlas en actividades que deberán alinearse con el
Plan de Acción Anual de la entidad.
 Valide que se hayan identificado todos los
requerimientos.
 Construya un plan de trabajo que contenga como mínimo
un cronograma de tiempos, metas, hitos, actividades,
roles y responsabilidades.
 Revise que se tenga claridad en los roles establecidos para
la formulación del PGD con el propósito de garantizar el
cumplimiento de los compromisos concertados.
 Garantice la disponibilidad del personal y de los recursos
físicos, técnicos y tecnológicos re- queridos para la
implantación del PGD.
 Defina estrategias de gestión del cambio, competencia de
uso de medios tecnológicos y de confianza en el sistema
de gestión documental.
Fase de ejecución y puesta en marcha: Comprende el desarrollo de

actividades y estrategias que garanticen el éxito de la implementación del PGD en
la entidad. En consecuencia:
 Con el apoyo del área de comunicaciones de la entidad o

quien haga sus veces, desarrolle acciones tendientes a la
divulgación de los aspectos metodológicos propios de la
implementación del PGD.
 En coordinación con el área de personal o quien haga sus
veces, programe las actividades de sensibilización y
capacitación que sir- van como mecanismos para la
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apropiación del PGD en cada uno de los niveles de la
entidad.
 Disponga de estrategias que minimicen el impacto de la
resistencia al cambio para la adaptación a los nuevos
escenarios.
 Desarrolle cada una de las actividades contempladas en el
plan de trabajo y garantice su cumplimiento.
 Diseñe y publique materiales e instructivos físicos y
virtuales que faciliten la compresión de los procesos y
actividades de la gestión documental.
Fase de seguimiento: Se refiere al proceso de monitoreo y análisis permanente

del PGD que se traducirá en acciones de re- visión y evaluación de la gestión
documental. Por lo tanto:
 Supervise y EVALÚE el funcionamiento y conformidad de

los recursos y aplicaciones dispuestos para la gestión
documental.
 EVALÚE que los documentos hayan sido crea- dos y
organizados de acuerdo con las necesidades de la entidad
y que estén adecuadamente interrelacionados con los
procesos que les dan origen.
 Realice controles periódicos para la identificación de
posibles cambios que afecten la gestión documental de la
entidad.
Fase de mejora: Esta Fase tiene como propósito mantener los procesos y
actividades de la gestión documental de la entidad en disposición CONTINÚA y
permanente de innovación, desarrollo y actualización. Por ello:
 Tenga en cuenta la política de gestión documental para

promover el desarrollo y aplicación de acciones
correctivas, preventivas y de mejora, resultantes de la
evaluación de la gestión documental y de los procesos de
revisión, auditoria, autocontrol, análisis de datos,
recomendaciones y rendición de cuentas, entre otros.
 Establezca un plan de mejora orientado a reducir los
riesgos identificados en los procesos de gestión
documental y prevea acciones relacionadas con los
cambios significativos en políticas, requisitos, recursos y
necesidades de la entidad.
4. Programas específicos
Los Programas Específicos tienen como propósito orientar a las entidades que lo
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requieran, en aspectos especiales relacionados con el tratamiento de los tipos de
información y documentos físicos y electrónicos, así como los sistemas, medios y
controles asociados a su gestión.
Cada entidad podrá adoptar los programas señalados a continuación o aquellos que
considere, de acuerdo con sus propias necesidades o requerimientos. Es importante
establecer un marco metodológico para la elaboración de los programas y que
incluyan como mínimo: propósito, objetivos, justificación, alcance, beneficios,
lineamientos, metodología, recursos, cronograma, responsables, entre otros.
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5. Armonización con Planes y Sistemas de Gestión de la Entidad
En el marco de la política de eficiencia administrativa, la gestión documental

está dirigida a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites,
así como optimizar el uso de recursos; se articula con el Modelo Integrado
de Planeación y Gestión, el Plan Estratégico Institucional, el Plan de
Inversión, el Plan de Acción Anual, el Plan Institucional de Archivos de la
Entidad y con los demás modelos y sistemas de la entidad, en aspectos tales
como:
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Apuntes para la
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Introducción
El Archivo General de la Nación, con fundamento en el desarrollo de las políticas
nacionales de Archivo, presenta a la comunidad archivística municipal la serie
“apuntes para la organización del archivo general del municipio”, publicación que a
partir de la entrega periódica de fascículos, proporciona una orientación
sistemática y metódica para la organización y administración de los archivos de los
municipios ubicados en las categorías quinta y sexta, tal y como lo establece la
Constitución Política de Colombia.
El Archivo General de la Nación, en cumplimiento de sus funciones, apoya a la

administración municipal en la organización de sus archivos mediante:
 Asesoría para la creación, organización y funcionamiento de los

Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histérico.
 Capacitación a los. funcionarios de la administración municipal en
temas relacionados con la función archivística.
 Producción y distribución de publicaciones especializadas que se
convierten en fuente de consulta para el desarrollo de los procesos de
organización de los archivos municipales.
 Creación de espacios de participación en los diferentes Consejos y
Comités Especializados del Sistema Nacional de Archivos.
Acciones que debe adelantar la administración

municipal para el cumplimiento de las políticas
nacionales de archivo
 Crear y organizar el Archivo General del Municipio, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y
la normatividad archivística vigente. (Véase Anexo A: Proyecto de Acuerdo)
 Crear, y poner en funcionamiento el Consejo Municipal de Archivos y el
Comité Evaluador de Documentos del Municipio. Acuerdo 07 de 1094 y
Acuerdo 22 de 2002. (Véase Anexo B.' Proyecto de Decreto)
 Designar y capacitar a los funcionarios responsables de la gestión
documental y de la administración de los archivos, en obediencia a lo
establecido en el artículo 18 de la Ley General de Archivos.
 Garantizar los espacios, las instalaciones y los recursos materiales
necesarios para la organización, conservación y consulta de los documentos
de archivo durante todo su ciclo vital (Archivos de Gestión, Archivo Central y
Archivo Histórico)
 Elaborar, adoptar, aplicar y verificar las Tablas de Retención Documental,
como instrumento archivístico que permite la organización de los archivos
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de oficina de las distintas dependencias y entidades de la administración
municipal, regular las transferencias documentales y garantizar el
incremento del patrimonio documental.
Anexo
Modelo de acuerdo para la creación del archivo general del municipio
ACUERDO No.
Por el cual se crea una dependencia dentro de la actual estructura municipal

denominada e archivo general del municipio.
El Concejo del Municipio de , en uso de las facultades que le otorga la

Constitución y la Ley.
Que el municipio de , tiene el deber y reconoce la necesidad de crear su
Archivo, teniendo en cuenta que éste se constituye en el recurso indispensable para
el eficiente y eficaz desarrollo de la gestión administrativa, fortalece el sentido de
pertenencia, contribuye al desarrollo de la ciencia y la cultura, presta un servicio
permanente a la comunidad y es garantía de sus derechos.
Condiciones ambientales de los espacios de

archivo y de los soportes documentales
"Relación Temperatura/humedad según los espacio"13
Espacio Temperatura (°C) Humedad relativa (%)
Depósito de documentos 15-21 45-65
Sala de ordenadores 10-20 45-65
Servicios generales 15-21 45-65
Administración y público 18-25 40-75
Zonas comunes 18-30 40-75
Dependencias de servicio 18-30 30-85
Instalaciones 10-40 30-85
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"Relación temperatura / humedad según los soportes"
Soporte Temperatura (°C) Humedad relativa (%)
Papel 15-21 45-65
Fotografía en blanco y
15-20 30-35
negro
Fotografía en color 10-18 25-35
Fotografía en blanco y
12-20 30-40
negro
Películas en color 10-20 25-35
Grabaciones 10-18 40-50
Soportes magnéticos 14-18 40-50
Soportes ópticos 16-20 33-45
Micróformas 18-20 30-40
Apuntes para la
Transferencia documental primaria en la
administración municipal
Una transferencia documental primaria, dentro de las entidades de la
administración municipal, consiste en el traslado de documentos de los archivos de
gestión al archivo general del municipio, una vez que estos han cumplido su
trámite administrativo y han agotado su tiempo de retención establecido en la
tabla.
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Pasos para efectuar la trasferencia
Primero
Constante que la documentación a transferir, haya cumplido su tiempo de
retención en la dependencia correspondiente. Retire el material metalico, hojas y
formatos en blanco, copia o fotocopia de documentos cuyo original se encuentre en
el expediente, colillas de envio de fax, borradores, etc.
Segundo
Registre en el formulario único de inventario documental, los expedientes
(carpetas) que se van a transferir, identificando claramente a que serie o subserie
pertenecen.
Tercero
Efectuando el inventario, ubique los expedientes dentro de las cajas para archivo,
identificando en cada una de ellas la siguiente información:
1. Fondo
2. Sección
3. Subsección
4. N° de carpetas
5. N° de cajas
6. Fechas extremas
Cuarto
Solicite la visita del jefe de archivo general del municipio, para revisar y orientar el
proceso de transferencia, de acuerdo con las normas y procedimientos que para tal
fin se hayan establecido.
Quinto
Proceda a transferir la documentación al archivo general del municipio,
acompañada del formato único de inventario documental, debidamente
diligenciado, en original y copia.
Sexto
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El jefe del archivo general del municipio, confrontara la remisión física de la
documentación con el formato único de inventario documental, para establecer la
veracidad de la entrega.
Una vez finalizada esta actividad, se procederá a la firma del inventario único
documental, por parte del funcionario responsable de la preparación de la
transferencia, del funcionario responsable de la oficina y del jefe del archivo
general del municipio.
Séptimo
Finalmente, el jefe del archivo general del municipio, ubicara la documentación en
la respectiva estantería, teniendo el cuidado necesario de no mezclar la
documentación perteneciente a cada una de las entidades de la administración
municipal.
ALCALDIA MUNICIPAL
ACTA DE ENTREGA N°____
En _____a los _____ ( ) días del mes de
_____de _____ siendo las _____, se
reunieron __________ en la calidad de
jefe del archivo central de la _____ y
_____ como jefe de la oficina de _____
identificados como aparece al pie de sus
firmas, con el fin de formalizar la entrega
de los documentos cuyas fechas oscilan
entre los años _____ y _____ contenidos
en _____ unidades de conservación y
acompañados de los siguientes instrumentos
de control y recuperación.
Inventarios _____ Índices _____

Guías _____ Ficheros _____
Catálogos _____
_____________________
Jefe oficina o dependencia
C.c
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_____________________
Jefe archivo central entidad
C.c
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Acuerdos, artículos, circulares, decretos, leyes
 Acuerdos agn 004 de 2013: Por el cual se reglamentan parcialmente los
Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental.
Que las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de

las entidades del orden nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades
centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que
cumplen funciones públicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron
concebidas en el marco normativo colombiano como instrumentos archivísticos a
través de cuya implementación se busca garantizar la protección de la información
pública y del patrimonio documental.
Que mediante el Decreto 2126 del día 16 de octubre de 2012. el Presidente de la

República aprobó la modificación de la estructura del Archivo General de la
Nación, y se determinaron las funciones de sus dependencias, y que el numeral 9
del artículo 3o estableció que es función del Consejo Directivo “expedir las normas
y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de
conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija
la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y
territorial”.
Que el Gobierno Nacional mediante Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, “por
el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de
2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos
del Estado”, modificó las competencias asignadas al comité interno de archivo y a
los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos relacionadas con la
evaluación y aprobación de las tablas de retención documental y las tablas de
valoración documental.
 Acuerdos agn 005 de 2013: “Por el cual se establecen los criterios básicos
para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras
disposiciones”.
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 Acuerdos 002 de 2014: “Por medio del cual se establecen los criterios
básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”.
Que la Ley 594 de 2000, en su artículo 11, establece la obligatoriedad de la
conformación de los archivos públicos, la creación, organización, preservación ~
control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original y el ciclo vital de los documentos.

Que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 establece como una de las obligaciones de
los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas, velar por
la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos de archivo y que serán responsables de su organización y
conservación.

Que el artículo 19 de la Ley 594 de 2000, determinó que las entidades del Estado
podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de
sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático, siempre y cuando cumplan con la organización archivística de los
documentos y se realicen estudios técnicos para toma una adecuada decisión.
 Circular externa agn 004 de 2010 La “Iniciativa Cero Papel’ es una directriz
del Gobierno Nacional enmarcada dentro del Plan Vive Digital y en cuyo desarrollo
participan además del Programa Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones, el Archivo General de la Nación, la Alta
Consejería para el Buen Gobierno y el Departamento Administrativo de la Función
Pública.
En este contexto, la Presidencia de la República expidió la Directiva Presidencial 04

de 2012, mediante la cual se solicita a las entidades públicas la reducción del papel
como medio de registro de documentos y actuaciones de la administración pública,
adoptando diferentes prácticas así como la utilización de medios electrónicos en la
gestión documental del Estado. De igual forma, en el marco del Decreto – Ley 019
de 2012 “Ley Antitramites”, la iniciativa se debe entender como un apoyo para
racionalizar y simplificar trámites, procesos, procedimientos y servicios internos,
con el propósito de eliminar funciones y barreras que impidan la oportuna,
eficiente y eficaz gestión de las entidades.
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Para lograr el cumplimiento de esta Directiva, el Archivo General de la Nación
viene trabajando de forma coordinada con el Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, la Alta Consejería para el Buen Gobierno y la
Eficiencia Administrativa y el Departamento Administrativo de la Función Pública
(DAFP), en el desarrollo de la iniciativa de Cero Papel, vinculándola dentro del
marco de la política de gestión documental que le compete formular al AGN, como
ente rector de la política archivística del país.
De conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, corresponde al Archivo

General de la Nación formular las reglamentaciones, normas técnicas y políticas e
impartir las recomendaciones necesarias que garanticen el cumplimiento de los
principios archivísticos, la gestión documental y las normas vigentes en la materia
para todo el Estado; incluyendo lo establecido en la Circular No. 2 de 1997 que fijó
los “…parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas
tecnologías en los archivos públicos”, entre las cuales se encuentra la
digitalización.
Teniendo en cuenta que la digitalización se ha extendido en la mayoría de la

entidades del Estado para facilitar el trámite, distribución y consulta de
documentos públicos, y que dentro del marco de la iniciativa de Cero Papel su
utilización puede ser adoptada de forma inadecuada por las entidades públicas
afectando el desarrollo de la función archivística, el Archivo General de la Nación
ha considerado conveniente brindar algunas pautas generales para que este
proceso se lleve a cabo sin afectar el cumplimiento de la Ley 594 de 2000, en
particular en cuanto a la preservación del patrimonio documental del País se
refiere, evitando que se lleven a cabo proyectos o procesos de digitalización que no
sean necesarios.
Por lo anteriormente expuesto y mientras se expiden las normas que regulen

técnicamente la digitalización de documentos de archivo, que actualmente están en
proceso de elaboración, a continuación se presentan algunas recomendaciones y
lineamientos que esperamos contribuyan a orientar adecuadamente la
digitalización de documentos en el marco de la iniciativa de Cero Papel.
 Circular externa agn 002 de 2012 El Archivo General de la Nación (AGN), de
acuerdo con los compromisos adquiridos en el año 2010 con el Comité
Intersectorial de Políticas y Gestión de Información para la Administración Pública
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(COINFO}, ha venido acompañando el proceso que adelanta la Superintendencia
de Servicios Públicos Domiciliarios para la reingeniería del sistema Orfeo. Es así
como en las reuniones técnicas adelantadas con este propósito, el AGN ha
expresado la necesidad de que Orfeo se ajuste tanto a la norma ISO 15489 como al
Modelo de Requisitos para Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo (Moreq), de forma que asegure la gestión de los documentos durante todo
su ciclo de vida, las condiciones de seguridad de la información, la preservación y
acceso a los documentos y la interoperabilidad con los sistemas de información
existentes o futuros.
 Decreto 019 de 2012 Que la Administración Pública está llamada a cumplir
sus responsabilidades y cometidos atendiendo las necesidades del ciudadano con el
fin de garantizar la efectividad de sus derechos.
Que en desarrollo de los postulados del Buen Gobierno se requieren instituciones

eficientes, transparentes y cercanas al ciudadano.
 Decreto 1333 de 1986 El Código de Régimen Municipal comprende los
siguientes Títulos: El Municipio como entidad territorial; Condiciones para su
creación, deslinde y amojonamiento; Planeación municipal; Concejos; Acuerdos;
Alcaldes; Personeros; Tesoreros; Entidades descentralizadas; Bienes y rentas
municipales; Presupuesto; Contratos; Personal; Control fiscal; Divisiones
administrativas de los Municipios; Asociaciones de Municipios; Áreas
Metropolitanas; Participación comunitaria y disposiciones varias.
En él se incorporan las normas constitucionales relativas a la organización y el

funcionamiento de la administración municipal y se codifican las disposiciones
legales vigentes sobre las mismas materias.
 Decreto 2364 de 2012 Que uno de los lineamientos estratégicos del Plan
Nacional de Desarrollo 2010 - 2014 “Prosperidad para todos” es la reglamentación
del uso de la firma electrónica.
Que la firma digital se encuentra definida en el literal c) del artículo 2° de la Ley

527 de 1999 y reglamentada en el Decreto 1747 de 2000 y ha sido considerada
como una especie de la firma electrónica.
 Decreto 2482 de 2012 Que el mejoramiento continuo de la Administración
Pública se basa, entre otros aspectos, en el fortalecimiento de herramientas de
gestión y en la coordinación interinstitucional que facilita la implementación de las
políticas públicas, mediante la ejecución de planes, programas y proyectos.
Que actualmente, para el cumplimiento de diferentes leyes, decretos, directivas y

circulares, las entidades públicas reportan y presentan información similar y en
algunos casos duplicada a otras entidades del mismo Gobierno, por lo que se
considera necesario unificar las herramientas de planeación y generación de
información.
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Que en la información que elaboran y presentan las entidades de la Rama Ejecutiva
a diferentes actores del Gobierno, relacionada con la planeación de actividades,
avances de ejecución y resultados de gestión, se encuentran los planes indicativos,
planes de acción, planes de desarrollo administrativo, plan de eficiencia
administrativa y cero papel, plan de racionalización de trámites, plan de Gobierno
en Línea, plan anticorrupción y de atención al ciudadano, plan institucional de
capacitación, plan de bienestar e incentivos, plan anual de vacantes y plan anual de
adquisiciones, entre otros.
Que en aplicación de los principios constitucionales de la función pública y de los
principios de buen gobierno y eficiencia administrativa, se requiere adoptar un
modelo que permita, a través de una planeación integral, simplificar y racionalizar
la labor de las entidades en la generación y presentación de planes, reportes e
informes.
Que la Ley 152 de 1994 establece que los organismos de la administración pública

nacional deben elaborar, con base en los lineamientos del Plan Nacional de
Desarrollo, un Plan Indicativo cuatrienal con planes de acción anuales.
Que la Ley 489 de 1998 consagra el Sistema de Desarrollo Administrativo como un

conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter
administrativo y organizacional para la gestión y manejo del talento humano y de
los demás recursos, orientados a fortalecer la capacidad administrativa y el
desempeño institucional, con el fin de aumentar la efectividad del Estado para
producir resultados que satisfagan los intereses ciudadanos, el cual se
implementará a través del modelo que se adopta en el presente acto administrativo.
Que se requiere actualizar las políticas de desarrollo administrativo, enfocándolas

en el quehacer misional y en la parte administrativa y de apoyo,
 Decreto 2578 de 2012 Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del
Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado, promover la organización y
fortalecimiento de los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles
de la organización administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la
eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.
 Decreto 2609 de 2012 Que la Ley 80 de 1989, establece que es función del
Archivo General de La Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y
fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar la eficacia de la
gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.
Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2°, literal d) de la Ley 80 de 1989,

el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función
formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde
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con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales,
científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de
Archivos.
 Decreto 2693 de 2012 Que la Constitución Política, en su artículo 113 señala
que los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas, pero colaboran
armónicamente para la realización de sus funciones.
 Decreto 1515 de 2013 Que el artículo 74 de la Constitución Política y la
Ley 57 de 1985 establecen el derecho de toda persona a acceder y consultar
los documentos públicos, lo cual exige la adopción de sistemas adecuados que
garanticen su conservación.
 Decreto 2758 de 2013 Que el artículo 45 del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo señala que "En cualquier
tiempo, de oficio o a petición de parte, se podrán corregir los errores simplemente
formales contenidos en los actos administrativos, ya sean aritméticos, de
digitación, de transcripción o de omisión de palabras. En ningún caso la
corrección dará lugar a cambios en el sentido material de la decisión, ni revivirá
los términos legales para demandar el Estado. Realizada la corrección, ésta
deberá ser notificada o comunicada a todos los interesados, según corresponda."
 Ley 4 de 1913 La legislación relativa al ejercicio de las facultades
constitucionales de los poderes legislativo y ejecutivo; a la organización general de
los departamentos, provincias y municipios; a la atribución de los empleados o
corporaciones de estas tres últimas entidades; a las atribuciones administrativas
del ministerio público, y a las reglas generales de administración, constituye el
régimen político y municipal.
 Ley 80 de 1989 Créase el Archivo General de la Nación, como un
establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno,
con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con
domicilio en Bogotá, D.E.
 Ley 136 de 1994 El municipio es la entidad territorial fundamental de la
división político administrativa del Estado, con autonomía política, fiscal y
administrativa, dentro de los límites que señalen la Constitución y la ley y cuya
finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la
población en su respectivo territorio.
 Ley 190 de 1995 Quien fuere nombrado para ocupar un cargo o empleo
público o celebre un contrato de prestación de servicios con la administración
deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, presentar certificado
sobre antecedentes expedido por la Procuraduría General de la Nación y el
certificado sobre antecedentes penales expedido por el Departamento
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Administrativo de Seguridad, DAS. Sólo podrán considerarse como antecedentes
las providencias ejecutoriadas emanadas de autoridad competente.
 Ley 537 de 1999 Lo dispuesto en este capítulo no se aplicará para las
instituciones de educación superior; las instituciones de educación formal y no
formal a que se refiere la Ley 115 de 1994; las personas jurídicas que prestan
servicios de vigilancia privada; las iglesias, confesiones y denominaciones
religiosas, sus federaciones, confederaciones, asociaciones de ministros; las
reguladas por la Ley 100 de 1993 de seguridad social, los sindicatos y asociaciones
de trabajadores y empleadores; partidos y movimientos políticos; cámaras de
comercio, a las organizaciones comunitarias de primero, segundo, tercero y cuarto
grados y las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley expresamente
regula en forma específica su creación y funcionamiento, todas las cuales se regirán
por sus normas especiales"
 Ley 594 de 2000 La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado.
 Ley 734 de 2002 Ley 734 de Febrero 05 de 2002, por la cual se expide el
Código Disciplinario Único, Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor.
 Ley 1712 de 2014 (El proyecto de Ley Estatutaria “Por medio del cual se crea
la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional.”,
fue revisado mediante la sentencia C-274 de 2013, de acuerdo con lo establecido en
los artículos 153 y 241-8 de la Constitución Política.)
 Ley 1409 de 2010 “Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la
Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones.”
 Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
 Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.”
Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente
por la comisión de delitos contra la Administración Pública o de cualquiera de
los delitos o faltas contemplados por la Ley 1474 de 2011 y sus normas
modificatorias o de cualquiera de las conductas delictivas contempladas por las
convenciones o tratados de lucha contra la corrupción suscritos y ratificados
por Colombia, así como las personas jurídicas que hayan sido declaradas
responsables administrativamente por la conducta de soborno transnacional.

Esta inhabilidad procederá preventivamente aún en los casos en los que esté
pendiente la decisión sobre la impugnación de la sentencia condenatoria.

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Asimismo, la inhabilidad se extenderá a las sociedades de las que hagan parte
dichas personas en calidad de administradores, representantes legales,
miembros de junta directiva o de socios controlantes, a sus matrices y a sus
subordinadas y a las sucursales de sociedades extranjeras, con excepción de
las sociedades anónimas abiertas
La inhabilidad prevista en este literal se extenderá por un término de veinte
(20) años.
Esta inhabilidad comprenderá también a las personas jurídicas en las cuales el
representante legal, los miembros de junta directiva o cualquiera de sus socios
controlantes hayan financiado directamente o por interpuesta persona
campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones, las
alcaldías o al Congreso de la República..

La inhabilidad contemplada en esta norma no se aplicará respecto de los
contratos de prestación de servicios profesionales.
 Ley 1564 de 2012 Este código regula la actividad procesal en los asuntos civiles,
comerciales, de familia y agrarios. Se aplica, además, a todos los asuntos de cualquier jurisdicción
o especialidad y a las actuaciones de particulares y autoridades administrativas, cuando ejerzan
funciones jurisdiccionales, en cuanto no estén regulados expresamente en otras leyes.
 Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la

protección de datos personales.
Glosario
A
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservado por su
valor sustantivo, histórico o cultural.
B
Banco documental: Es un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una
herramienta que facilita información (desde el punto de vista documental) de la
entidad para una buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la
actividad misional de la entidad con fundamento en las temáticas del sector al cual
pertenece.
Página 64 de 70
Cadena presuestal: Es el procedimiento técnico mediante el cual se ejecuta la
apropiación presupuestal asignada a las entidades públicas, a través de las
operaciones de certificación de la disponibilidad presupuestal y el registro de
compromisos, cuentas por pagar, obligaciones y órdenes de pago de conformidad
con las normas vigentes.
Conservación digital: Se refiere generalmente al proceso de establecer y

desarrollar a largo plazo, repositorios digitales de referencia actual y futura.
Consiste en la selección, la preservación, mantenimiento, recolección y archivo de
los objetos digitales.
Contenido estable: Contenido que tiene variabilidad vinculada, y por tanto ese
contenido solamente puede tener cambios o permanecer fijo obedeciendo a un
conjunto de reglas fijas preestablecidas.
Conversión: Proceso de transformación de un documento digital hacia otro objeto

digital desde un formato o versión de un formato hacia otro.
D
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y
externas de los documentos, conforme a las reglas formales que rigen su
elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y
determinar su valor como fuentes para la historia.
Disponibilidad: Característica de seguridad de la información, que garantiza que

los usuarios autorizados tengan acceso a la misma y a los recursos relacionados,
toda vez que lo requieran asegurando su conservación durante el tiempo exigido
por ley.
Documento cartografico: Mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y

en muchos casos artístico. Estos documentos, debido a su naturaleza y origen,
deben ser tratados de manera específica (utilizar un escáner especial, metadatos
particulares, entre otros).
E
Emulación: La reproducción del comportamiento y resultados de programas y
equipos de cómputo obsoletos por medio del desarrollo de nuevos programas y
equipos que permiten la ejecución de aquellos en computadores.
Esquemas de publicación: Se refiere a la forma (cuadro, sinopsis, etc.) como los

sujetos obligados publican en la página web o medios de divulgación, la
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información mínima obligatoria.
Estampado cronológico: Mensaje de datos que vincula a otro mensaje de datos con
un momento o periodo de tiempo concreto, el cual permite establecer con una
prueba que estos datos existían en ese momento o periodo de tiempo y que no
sufrieron ninguna modificación a partir del momento en que se realizó el
estampado.
F
Fiabilidad: Entendida como la capacidad de un documento para “servir de prueba
fidedigna” aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los
documentos como prueba.
Forma documental: Cualidad de un documento de archivo que asegura que su
contenido permanece completo e inalterado.
I
Interoperabilidad: La capacidad que tienen programas y/o sistemas para
comunicarse y trabajar conjuntamente con otros sin ajustes o cambios especiales.
M
Metadatos para la gestión de documentos: Información estructurada o
semiestructurada que permite la creación, gestión y uso de los documentos a lo
largo del tiempo.
Migración: Proceso de mover los registros de una con- figuración de hardware o

software a otra sin cambiar el formato.
R
Refreshing (refrescado): El proceso de copiar cierto contenido digital desde un
medio digital hacia otro (incluye copiado al mismo tipo de medio). También se le
conoce como: “refresco”.
Registro de activos de información: listado de la Información básica que tiene la

entidad y que se puede conocer a través de sus instrumentos o guías y que debe ser
creado y mantener actualizado por los sujetos obligados.
Requisito funcional: Es la función del sistema de software o sus componentes.
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Requisito no funcional: Requisito que especifica criterios que pueden usarse para
juzgar la operación de un sistema en lugar de sus comportamientos específicos.
S
Sistema de gestión de documentos electrónicos de
archivo: Herramienta informática destinada a la gestión de documentos
electrónicos de archivo. También se puede utilizar en la gestión de documentos de
archivo tradicionales.
Sistema de gestión para registros (management system for records): Sistema de

gestión destinado a dirigir y controlar los registros de una organización.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de
preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la
entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado
mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte,
garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el
momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o
sea en cualquier etapa de su ciclo vital.
T
Trazabilidad: Crear, capturar y mantener información acerca del movimiento y uso
de registros.
U
Unidades de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservación e identificación.
Usabilidad: Cualidad de un producto interactivo de ser fácil de usar y comprender

por quien lo usa. Es una disciplina que ha cobrado especial importancia en el
campo del diseño y desarrollo de sitios web.
V
Vínculo archivístico: Se entiende como la relación de los documentos de archivo
entre sí, por razones de procedencia, proceso, trámite o función. Estos deben
mantener- se a lo largo del tiempo, a través de agrupaciones como series, subseries
o expedientes, mediante metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la
estructura del documento y de la agrupación documental a la que pertenecen.
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Siglas
Afp: Administradora de fondos de pensiones
Ccd: Cuadros de clasificación documental
Ccsf: Caja colombiana de subsidio familiar
Cdu: Código disciplinario único
Cid: Comité para la identificación documental
Cised: Comité institucional de selección y eliminación de documentos
Dafp: Departamento administrativo de la función publica
Dcv: Deposito central de valores
Dnp: Departamento nacional del planeación
Dtn: Dirección del tesoro nacional, ejecutor del presupuesto nacional
Etitc: Escuela tecnológica instituto técnico central
Iaip: Instituto de acceso a la informacion publica
Laip: Ley de acceso a la informacion publica
Men: Ministerio de educación nacional
Oagd: Oficial de archivo y gestión documental
Sen: Sistema estadístico nacional
Sgdea: sistema de gestión de documentos electrónicos de
Archivo
Sia: Sistema institucional de archivo
Sig: Sistema de informacion gerencial
Sig: Sistema de informacion para la gestión
Sigda: Sistema integrado para la gestión documental y archivo
Siif: Sistema integrado de información financiera
Smmlv: Salario mínimo mensual legal vigente
Snies: Sistema nacional de información de la educación superior
Suifp: Sistema único de inversiones y finanzas publicas
Tpcd: Tabla de plazo de conservación documental
Trd: Tablas de retención documental
Tvd: Tablas de valoración documenta
Ugda: Unidad de gestión documental y archivo
Bibliografías
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2. https://es.wikipedia.org/wiki/Archiv%C3%ADstica
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4. https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/
Glosario
5. http://www.itc.edu.co/es/ayuda/glosario-terminos
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i=8426
24. https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-80-de-1989/
i=329
26. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=321
27. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=181
29. https://www.apccolombia.gov.co/deberes-ley-734-de-febrero-05-de-2002-
por-la-cual-se-expide-el-codigo-disciplinario-unico-articulo-34
i=56882
i=41249
Página 69 de 70
i=43292
34. http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1683572
i=49981
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La priorización de los aspectos críticos y ejes articuladores se hará con base en la

Nota: la buena identificación de los aspectos críticos y la correcta priorización de

2.4 Formulación de la visión estratégica del plan institucional de archivos –

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2.5 Formulación de objetivos

Los objetivos son la expresión formal y medible de la visión estratégica; para su

2.6 Formulación de planes y proyectos

2.7 Construcción de mapa de ruta

La intención de esta herramienta es compilar todos los planes, programas y

Nota: Si la entidad está desarrollando planes, programas y proyectos referentes a

2.8 Construcción de la herramienta de seguimiento y control

La herramienta de seguimiento y control permite hacer el monitoreo en un periodo

La visión estratégica del Plan Institucional de Archivos –

Si la entidad ya cuenta con estos mecanismos, deberían adoptarse para el PINAR.

Ejemplos de la metodología para la formulación del plan

El municipio “----------” circunscrito en la categoría 6, realizó un análisis de las

2.10 Identificación de aspectos críticos

2.11 Priorización de aspectos críticos

Los responsables confrontaron el aspecto crítico No. 1 con los criterios de

2.12 Formulación de objetivos

Para la formulación de la Visión Estratégica, el municipio tomó como base los

A partir de lo anterior, el municipio fijó la siguiente visión estratégica:

“El municipio garantizará la preservación de la in- formación, la administración de

2.13 Formulación de objetivos

Inventarios _ Índices _