INSTITUTO TECNOLOGICO DE CD.

JUÁREZ
DIVISIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN

TIEMPO LARGO EN EL LLENADO DE FORMATO DE REQUISICIÓN DEL TECNM CAMPUS

JUÁREZ

Análisis de una problemática con la Metodología de Peter Checkland

QUE PRESENTA

MARIANA LUJAN SANCHEZ

COMO REQUISITO PARCIAL

PARA OBTENER LA CALIFICACIÓN DE LA MATERIA

INGENIERIA DE SISTEMAS
Maestra: Luz Elena Tarango

CD. JUÁREZ, CHIH. ABRIL DEL 2021

 1. SITUACIÓN PROBLEMÁTICA NO ESTRUCTURADA
En el TecNM campus Ciudad Juárez se ha mostrado una gran cantidad de
requisiciones rechazadas por parte del departamento de Planeación, Programación y
Presupuestación (PPP) el cual es el encargado de revisar que las requisiciones estén
elaboradas de manera correcta.

2. SITUACIÓN PROBLEMÁTICA EXPRESADA

En el año 2020 la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios (DGRMS)

pone en operación un nuevo módulo dentro del Sistema de Administración del TecNM
(SISAD) llamado Requisición, el cual permite capturar requisiciones para que a partir de
esas requisiciones el departamento de Recursos Materiales y Servicios (DRMS) pueda
realizar ordenes de compras las cuales son enviadas con diferentes proveedores para
adquirir bienes o servicios.
Cuando se vino a informar sobre este nuevo proceso algunos usuarios
presentaron descontento ya que, aunque se hiciera este llenado de forma electrónica
todavía se tendría que imprimir la requisición y buscar nuevamente su autorización,
invirtiendo más tiempo.
De igual manera no fue de su agrado porque al empezar a trabajar con este nuevo
módulo se percataron de que el proceso es muy laborioso ya que pide una serie de
requisitos que anteriormente no se solicitaban como, por ejemplo, en la parte de
justificación agregar una clave de proyecto (número de registro división dentro del
departamento), otro requisito por el cual mostraron desconecto fue en el módulo de
Bienes o Servicios al elegir un artículo, porque si este artículo no se encuentra dentro de
la lista pre-cargada en la base de datos del sistema SISAD tienen que enviar en un
archivo de Excel al DGRMS, el artículo que se requiere agregar a la lista, se observó que
en la partida no están bien definidos los conceptos que se manejan para los artículos
solicitados, también tiene que verificar que no se exceda el presupuesto asignado para
el proyecto con el precio del producto. ya que el sistema muestra el total del monto
disponible para todos los proyectos del departamento.

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 Otro problema que vieron es que para agregar otro artículo más al sistema tiene
que ser generada una nueva requisición ya que no se pueden agregar más artículos si
no corresponden a la misma partida.
El esperar la autorización de la requisición electrónica también representa un
problema porque el solicitante tiene que mandar un correo al DPPP para informar que la
requisición ya se elaboró y que necesita ser verificada por el jefe de este departamento
para que el subdirector de área pueda dar el visto bueno (Vo.Bo.) y poder ser autorizada
por el director y en caso de no recibir correo con respuesta, tiene que llamar para ver por
qué no se ha verificado.
Cabe mencionar que también existan otras variables que impactan el en llenado
correcto de la requisición, desde el no saber usar la computadora, acceder a la página,
o simplemente no saber el proceso para poder realizar la elaboración de la requisición.

3. DEFINICIÓN DEL SISTEMA RAÍZ (CATWOE)

CLIENTES: Jefe y secretaria del Departamento de Planeación, Programación y

Presupuestación (DPPP), porque es el encargado de revisar las requisiciones que estén
bien elaboradas, diseñadores de la plataforma SISAD, son los que diseñaron la
plataforma y los cuales pueden realizar las modificaciones, los solicitantes de las
requisiciones, ellos realizan el llenado de las requisiciones.
ACTOR: Jefe del departamento solicitante, secretaria del departamento
solicitante, secretaria de DPPP que revisa las requisiciones, jefe del DPPP, Personal
Administrativo (Subdirector de Área y Director), Departamento de Recursos Materiales y
Servicios (DRMS).
PROCESO DE TRANSFORMACIÓN: Al recibir una cotización por parte del
DRMS la persona que realiza el llenado de requisición Ingresar a la página SISAD,
introduce sus credenciales de identificación, al momento de validar sus credenciales se
abre una nueva venta, se da un clic en el menú Requisición y se despliega un submenú
llamado Capturar Requisición, en la ventana Capturar Requisición damos clic en el botón
Insertar, se abre un menú en el cual se genera un número de folio automático, se captura
la fecha de Creación , fecha de solicitud ( es la misma en ambos casos) y la justificación
de la compra y se guarda.

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 WELTANSCHAUUUNG:
Con esta situación se tienen algunas versiones del proceso para la captura de la
requisición, ya que algunas secretarias de departamento consideran que es más trabajo,
ya que tienen que enviar un correo de que esta la requisición para revisión, tienen que
esperar una respuesta por correo, por lo cual si no llega tendrían que hablar a la
secretaria del DPPP que es la encargada de su revisión y preguntarle por qué no ha
recibido alguna respuesta.
Otra versión es que lo ven innecesario ya que de todas formas se tiene que
imprimir y conseguir nuevamente la autorización.

OWEN: Jefe del DPPP, es el encargado de verificar que la requisición este bien
realizada y no falte ningún dato ni se pase del presupuesto asignado para ser validada
de madera satisfactoria.

MEDIO AMBIENTE: El problema se encuentra en el medio ambiente interno del

TecNM campus ciudad Juárez dentro del DPPP quien verifica que la requisición este
realiza de manera correcta.
Una limitación en la que se debe trabajar sería una cultura resistente al cambio.

4. MODELOS CONCEPTUALES

Las partes del modelo está formado por tres subsistemas:

 Subsistema de conocimiento.
 Subsistema de Operación.
 Subsistema de monitoreo y control.

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 4a Conceptos de sistema formal

SISTEMA DE CONOCIMIENTOS

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 4b Otros pensamientos de sistemas

SISTEMA OPERATIVO:

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 5. COMPARACIÓN DE 4 CON 2
1. Los encargados de realizar las requisiciones no tienen una buena comunicación
con el DPPP.
2. No se cuenta con toda la información necesaria para llevar acabo la elaboración
de la requisición.
3. Los encargados de realizar las requisiciones, no se encuentran capacitados en
su totalidad para el uso de la plataforma SISAD.
4. No se cuenta en la actualidad con un registro que muestre por qué suelen
rechazarse más las requisiciones.

6. CAMBIOS DESEABLES VIABLES

1.Designar una persona que puede ser intermediara entre el departamento
solicitante y el DPPP.
2.Crear un manual que describa que información debe tener a la mano la persona
que realiza la captura de las requisiciones.
3.Contar con una persona capacitada que tenga los conocimientos solidos de la
plataforma SISAD para asesorar a los capturistas y resolver dudas.
4.Llevar un control adecuado del registro de los motivos más comunes por los
cuales se rechaza la solicitud.

7. ACCIÓN PARA MEJORAR LA SITUACIÓN PROBLEMA

La acción que se debe seguir para mejor la situación problemática es la

comunicación ya que sin ella no se puede saber en qué está fallando la persona que
realiza la captura de la requisición.

Se recomienda además seguir las acciones sugeridas anteriormente ya que estas

pueden influir de manera positiva al sistema porque al tener un registro y saber dónde
se presenta el mayor error de captura por el cual es rechazada la requisición, se puede
capacitar específicamente en esa parte y así evitar más rechazos por parte del DPPP.