REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL SIMON RODRIGUEZ CONVENIO:

I.N.N. - IPASME MENCION: RECURSOS HUMANOS CTEDRA: PSICOLOGIA INDUSTRIAL

Sistema de Informacin Gerencial

Tutor: Carneiro Daniel Alumnos: Yolanda Rodrguez C. I. 06.011.207 Francis Goncalves C.I 13.888.845

Caracas, Mayo 2012

Etapas para el Desarrollo de un Sistema de Informacin Gerencial Desarrollar y probar programas, as como la modificacin de un programa existente o la elaboracin de uno nuevo puede tomar mucho tiempo. La instalacin y la transferencia de datos tambin puede ser un proceso prolongado, dependiendo del tamao de la institucin. Las etapas en esta fase no tienen que seguir una secuencia y cada una puede tomar bastante tiempo. Por lo tanto, donde sea posible, las etapas debern coincidir para minimizar la duracin total del proceso de desarrollo e implementacin del sistema. El orden, el momento y la duracin de las etapas debern ser detallados en el plan del SIG establecido por el equipo del proyecto. Etapa 1: Desarrollo del programa La modificacin de un programa existente o el desarrollo de uno personalizado requerirn de una fase de desarrollo del programa que puede tener una duracin de una semana hasta un ao. Es importante contar con un plan que detalle las etapas en el desarrollo del programa y que permita la retroalimentacin temprana y frecuente por parte de los usuarios. A medida que se procede con el desarrollo y se aclaran algunos aspectos y limitaciones, los parmetros de diseo de .nidos en la fase 2 podran tener que ser revisados. Etapa 2: Instalacin del equipo La instalacin del equipo de cmputo para un nuevo sistema puede consumir mucho tiempo y requiere de mucho planeamiento anticipado, particularmente en lo que se requiere a las decisiones de compra. Adicionalmente a la seleccin y adquisicin de las computadoras, impresoras, fuentes de poder, unidades de salvaguardia, cables y otros perifricos el plan deber considerar lo siguiente: La fuente de electricidad, incluyendo las conexiones a tierra. Fuentes de poder de emergencia. Las conexiones telefnicas. La instalacin de los cables para las redes. Control de la temperatura, polvo y humedad. La remodelacin de las reas de trabajo, especialmente los mostradores de atencin al pblico. Seguridad y acceso a los servidores y terminales. Dispositivos de seguridad contra robos.

Extintores de incendios. Etapa 3: Preparacin y revisin de la documentacin A medida que se completa el diseo del sistema y se empieza con el desarrollo del mismo, puede procederse con la documentacin del sistema. Una buena documentacin puede ser invalorable para asegurar el uso adecuado del sistema, especialmente si se trata de instituciones grandes y descentralizadas o de instituciones que estn pasando por un proceso de expansin. Tambin puede ser til para la capacitacin del personal nuevo y para asistir al personal que enfrenta situaciones nuevas. La documentacin sobre polticas y procedimientos tendr que ser revisada para que re .eje los cambios introducidos por el nuevo sistema y por lo tanto tendr que prepararse nueva documentacin sobre el sistema. Etapa 4: Configuracin del sistema Muchos programas instalados en ms de una institucin utilizan opciones de configuracin para adaptar el sistema a las necesidades de la institucin. Las opciones de configuracin generalmente funcionan sobre la base de un men y son accesibles por el usuario registrado al nivel de administrador de sistemas. Otras opciones de configuracin menos comunes son activadas por cdigos especiales ingresados al archivo de configuracin por un tcnico que est familiarizado con el programa. La configuracin consiste principalmente de los siguientes pasos: Instalacin de la estructura del plan de cuentas. Esta tarea crucial puede requerir la modificacin del plan de cuentas de la institucin para poder adaptarlo al programa. Definicin de los productos financieros, cada uno con una mirada de regulaciones as como importes mnimos y mximos, mtodos de calcular los intereses, vinculaciones entre las cuentas y el tratamiento de la morosidad. Si se trata de un programa sofisticado, la lista de opciones puede ser grande. Establecimiento de convenciones numricas paras las cuentas de clientes, de prstamos y de ahorros. Establecimiento de relaciones entre las sucursales: por ejemplo, para compartir y consolidar la informacin.

Etapa 5: Prueba La siguiente etapa consiste en probar el sistema con los datos reales. Deber ingresarse al sistema la informacin histrica de los meses pasados sobre unas 50 a 100 cuentas por cada tipo de producto. Esta fase de prueba cumple dos propsitos. Primero, permite el desarrollo de una estrategia para la conversin de datos o para el ingreso de los datos inciales para todas las cuentas activas. Segundo, permite el estudio cuidadoso del comportamiento del sistema: Se estn calculando de manera adecuada los calendarios de reembolsos, los Intereses, las multas y la morosidad? El sistema colapsa sin ninguna razn aparente? Funciona de manera adecuada la red? Permite el sistema corregir los datos ingresados errneamente? Se trata de un sistema de fcil utilizacin o presenta aspectos que necesitan Ser resueltos con urgencia? Debern desarrollarse rutinas independientes de comprobacin y auditora para verificar que el sistema est funcionando bien. Estas rutinas debern detectar los campos que se encuentren vacos de datos, los datos que se encuentren fuera de los rangos mnimos y mximos establecidos, la numeracin secuencial, los nmeros de cuentas o de clientes duplicados, los registros duplicados, las viudas y los hurfanos (los registros de una tabla en una base de datos que no sean iguales a los registros de otras tablas), as como la veracidad del clculo de intereses, multas y de la morosidad. Muchos errores ocurren en las bases de datos como resultado de defectos en el programa, de la corrupcin de la base de datos y por errores en el ingreso de los datos. Sin esta rutina de auditora, los errores sern frecuentes, lo cual har que disminuya la confianza que tiene el personal en el sistema. Etapa 6: Transferencia de los datos La transferencia de los datos es uno de los mayores imponderables en la instalacin de un SIG. Requiere de decisiones cuidadosas y premeditadas, as como de la orientacin, preferiblemente de un experto que conoce bien este campo. Cuando se instala un programa comercial es mejor obtener consejo de un tcnico familiarizado con el sistema. El riesgo puede ser enorme una decisin errnea puede significar semanas de tiempo perdido porque los datos tendrn que ser Ingresados nuevamente o meses de frustraciones porque los saldos y los clculos no reflejan la realidad.

El primer problema es el de volumen. La introduccin de nombres y de datos socioeconmicos de los clientes toma bastante tiempo. La informacin puede estar computarizada, pero generalmente se presentan incompatibilidades entre el SIG anterior y el nuevo en cuanto al tipo de informacin requerida o debido al formato donde la informacin ser almacenada. Aunque es muy tentador transferir datos incompletos electrnicamente para luego ingresar manualmente los datos omitidos, este proceso puede requerir de un tcnico especializado, lo cual puede resultar ms costoso que simplemente asignar el ingreso manual de los datos a personal con un menor nivel de remuneracin. Los datos financieros pueden representar un problema aun mayor. Los datos en la mayor parte de las instituciones financieras estn distorsionados, algunas veces seriamente. Por lo tanto, la instalacin de un nuevo SIG se convierte en un ejercicio de auditora exhaustivo no necesariamente algo negativo, pero que incrementa sustancialmente el costo del SIG. Los saldos inciales en el mayor general debern ser iguales a los saldos en los mayores auxiliares donde se detallan las cuentas de ahorros y prstamos. Los datos financieros debern ser ingresados en grupos pequeos que incluyan menos de 50 cuentas. Los totales de los grupos debern ser comparados manualmente con los expedientes del sistema anterior y con los listados generados por computadora por el nuevo sistema. Un tercer problema que viene a ser la fuente ms importante de problemas durante la transferencia de datos es la incompatibilidad en el tratamiento de los prstamos entre el sistema anterior y el nuevo. El nuevo SIG tendr que considerar un prstamo a la mitad de su perodo de reembolso una institucin no puede simplemente cambiar sus polticas a la mitad de un acuerdo contractual. Pero la incompatibilidad muchas veces no puede resolverse satisfactoriamente. Para las instituciones con una fuerte rotacin de prstamos (digamos menor a los seis meses) podra ser ms conveniente usar el sistema anterior para el seguimiento de los prstamos pendientes hasta su reembolso, ingresando en el nuevo sistema slo los prstamos recientemente aprobados. Es difcil predecir cunto demorar o qu tan difcil ser la transferencia de los datos, aun con una evaluacin inicial cuidadosa. El ejemplo que se indica a continuacin proporciona una idea general de lo que puede estar involucrado en este caso: La instalacin de un SIG en una institucin con 4.000 clientes y con aproximadamente 10.000 cuentas (ahorros, prstamos y cuentas compartidas) requiri aproximadamente de 12 semanas del personal para ingresar los datos. Debido a que cuatro personas realizaron esta labor, el proceso tom tres semanas calendario de trabajo intensivo. Tambin requiri de la supervisin prcticamente a tiempo completo por parte de un tcnico familiarizado con el programa. Etapa 7: Capacitacin Un SIG con todas las aplicaciones posibles es un sistema complejo y su implementacin requiere de grandes cambios en los procedimientos operativos de la institucin. Por lo tanto, su instalacin deber estar complementada con un programa de capacitacin

intensivo para todo el personal. La capacitacin por lo general toma de una a dos semanas, dependiendo de la complejidad del sistema y del nmero de personas que participarn. Los usuarios debern ser divididos en grupos, generalmente por departamentos. La capacitacin de cada grupo deber enfocarse en los aspectos de mayor importancia en sus respectivas reas de operaciones, sin embargo, todos los participantes debern recibir una visin panormica sobre la operatividad de todo el sistema. La duracin de la capacitacin ser variable, dependiendo nuevamente de la complejidad del sistema y de la experiencia que tenga el personal con sistemas similares. Es conveniente efectuar la capacitacin diariamente en sesiones con una duracin de una a dos horas. El programa de capacitacin deber incluir los siguientes temas: Organizacin del sistema, mantenimiento y procedimientos de salvaguardia. Apertura y cierre de las cuentas de los clientes, as como la modificacin y correccin de la informacin sobre los clientes. La responsabilidad de la empresa de servicios informticos no termina con la instalacin Operaciones de ahorro y crdito. Aprobacin y desembolso de los prstamos. Apertura de cuentas de ahorros. Recepcin de pagos y depsitos. Correccin de las operaciones ingresadas errneamente. Transacciones registradas en el mayor general. Uso de mdulos especializados (cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inversiones, remuneraciones, activos fijos). Cierre diario, mensual y anual. Preparacin de estados financieros y reportes. Uso de elaboradores de reportes. Seguridad y procedimientos de control interno. Procedimientos para arrancar nuevamente el sistema y para la recuperacin de datos. Etapa 8: Ejecucin de operaciones paralelas

Es importante operar el sistema de manera paralela con el sistema anterior para asegurar que el nuevo sistema funcione bien y que los clculos y procesos efectuados por ste sean precisos y compatibles con los correspondientes contratos de prstamos. La institucin podra tener que contratar personal adicional en esta etapa o tal vez podra retener el personal temporal que fue contratado para la transferencia de los datos. Durante la ejecucin de las operaciones en forma paralela, el personal deber ingresar la mayor cantidad posible de datos en cada uno de los sistemas y luego comparar cuidadosamente los resultados. Cualquier discrepancia que se presente deber ser evaluada y explicada. Cualquier error o defecto detectado en el nuevo sistema deber ser cuidadosamente documentado y corregido. Este proceso de ejecutar las operaciones paralelamente deber continuar por lo general durante por lo menos dos meses, de tal manera que prcticamente todos los clientes habrn efectuado por lo menos un pago y se habr efectuado el cierre correspondiente al final de cada uno de los meses transcurridos. Una vez que la institucin se encuentra satisfecha con el desempeo del nuevo sistema, puede descontinuarse el sistema anterior, pero todos los impresos y expedientes con los datos recolectados debern ser almacenados adecuadamente para referencia futura.