PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes

fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios. CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES El objetivo primordial es sacar a luz diferencias o irregularidades existentes en los elementos examinados dentro del sector de la empresa sujeto a estudio y apuntar los posibles remedios. El auditor encargado del programa tiene que decidir cuáles factores son los más necesarios para alcanzar los objetivos, cuáles son los mejores métodos para lograrlos y cuáles los sujetos más apropiados para hacerse cargo de la función, cuáles son los factores limitativos y de control. El tiempo necesario para llevar a cabo una auditoría administrativa variará según la extensión y naturaleza del trabajo a realizar. Antes de dar principio a una auditoría, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan. Este aspecto consistirá en hacer una lista de los renglones a examinar y los procedimientos a seguir. El programa se concreta a un número de pasos importantes, el conocimiento de los cuales constituye el meollo de una actuación auditorial eficiente: 1. Planes y objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organización. a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentación. 3. Políticas y prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y procedimientos. Estudiar si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías. 6. Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a evaluación. 9. Equipo físico y su disposición. Determinar si podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios convenientes. PLANEACIÓN La planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información , investigación preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. FUENTES DE INFORMACIÓN Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.  Internas: Órganos de gobierno, socios, sistemas de información, etc.  Externas: Órganos normativos, grupos de interés, organizaciones lideres en el mismo giro industrial u otro, etc. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Los criterios para realizar esta tarea de forma conveniente son: 1. Determinar las necesidades especificas. 2. Identificar los factores que requieren de atención. 3. Definir estrategias de acción. 4. Jerarquizar prioridades en función del fin que se propone. 5. Describir la ubicación, naturales y extensión de los factores. 6. Especificar el perfil del auditor. 7. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo. Debe aplicar un criterio de discriminación, basado en el objetivo de la auditoria, hacer revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme. TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN • Investigación documental. • Entrevista. • Observación directa. • Cuestionarios. • Acceso a redes de información. • Cédulas. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL Implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de juicio a los auditores.  Normativa.  Estudios financieros.  Administrativa.  Situación económica.  Mercado.  Comportamiento del consumidor.  Ubicación geográfica. OBSERVACIÓN DIRECTA Es la revisión física del área donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. REDES DE INFORMACIÓN

socios. secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica.  Definir las relaciones. agilizar e imprimir coherencia en el trabajo.  Enfoque estratégico. INDICADORES Permite ordenar las acciones en relación con los resultados que se pretende alcanzar.  Ordenas cada elemento. permite detectar información operativa o normativa de los clientes. intranet. cedulas y resúmenes del trabajo realizado. diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.  Describir. ESCALAS DE MEDICIÓN • Los hechos deben relacionarse con una estrategia de acción. • Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido.  Campo de acción. ENTREVISTA • Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ELEMENTOS ESFECIFICOS Se debe considerar las variables fundamentales que influyen en el desempeño de una organización:  Naturaleza. cuestionarios. extranet o query.El acceso a redes. característica y origen de su comportamiento.  Revisarlo de manera critica. • Atender al compromiso.  El proyecto de la auditoria.  Índices. • Las escalas a utilizar deben garantizar la confiabilidad y validez de la información. empleados. Permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o prospectivamente la información. • Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.  Anotaciones sobre información relevante.  Tamaño. • Concertar previamente la cita. Aplicar técnicas de análisis PROCEDIMIENTO Sirve para clasificar e interpretar hechos.  Giro industrial.  Ajustes realizados durante su ejecución. • Clasificar la información que se obtenga. CUESTIONARIOS Se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea. Deben incluir:  Identificación de la auditoria. Están integradas por formularios cuyo diseño incluye casillas. o Elementos específicos e indicadores. facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno. ACTITUD INTERROGATIVA . EVIDENCIAS Representa la comprobación de los hallazgos.:  Física o Suficiente  Documental o Competente  Testimonial o Relevante  Analítica: o Pertinente EXAMEN Dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza.  Conocer. CÉDULAS Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria.  Lineamientos recibidos por área o por fase de ejecución.  Descomponerlo. predefinidas. • La elección y empleo de las escalas de medición están estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeación de la auditoria. MEDICIÓN Se puede visualizar desde dos perspectivas:  Forma: o Escalas de medición. organizaciones del sector o ramo. PAPELES DE TRABAJO Sirven para ordenar.  Reporte de posibles irregularidades. bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis.  Identificar y explicar su comportamiento.  Fondo: o Componentes del proceso administrativo. están constituidos por series de preguntas escritas. lo que a su vez. • Registrar la información en una bitácora. proveedores.  Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo.

• Verificable. elaborar juicios. CALIDAD: Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las necesidades y cumplen con las expectativas de los clientes. un procedimiento o un método de trabajo. ANÁLISIS DE DATOS Después de obtener información (recopilación). • Conducir fácilmente información de una parte a otra. El propósito del análisis es establecer las bases para desarrollar opciones de solución a un problema dado. 2. Cuantifica la optimización de recursos humanos. • Que pueda utilizarse con otros indicadores. evaluar la importancia de cada uno y encontrar soluciones adecuadas. • Altamente discriminativo. con el fin de introducir medidas de mejoramiento. Describir ese hecho (problema). financieros y tecnológicos para obtener productos y/o servicios al menor costo y en el menor tiempo. ésta deberá ser sometida a análisis para conocer si los objetivos se han logrado. • Precisión matemática en los indicadores cuantitativos. Miden el cumplimiento de los objetivos con base en:  Actividades  Programas especiales  Procesos estratégicos  Proyectos organizacionales y de inversión INDICADORES DE GESTIÓN Informan sobre procesos y funciones clave. • Indicadores cuantitativos:  Empleados que la conocen VS Total de empleados.  Mide el desempeño de los procesos.  Cuantifica valores y efectos en clientes. permite descubrir las causas que impiden la operación normal de un sistema.  Empleados que la comparte VS Empleados que la conocen. Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones. COBERTURA: Informa sobre el alcance de las acciones.  Indicadores de satisfacción de calidad que percibe el cliente sobre el producto o servicio recibido. EFICIENCIA: Mide costos unitarios y productividad. CARACTERÍSTICAS DE UN INDICADOR • Ser relevante o útil para la toma de decisiones. Controlan a operación. programas. INDICADORES ESTRATÉGICOS Permiten identificar:  La contribución o aportación al logro de los objetivos estratégicos en relación con la misión de la organización. • Fácil de interpretar. Los datos obtenidos deben ser analizados en todos sus aspectos.  Manera en que eleva la moral y el espíritu de equipo. Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones.¿ Qué trabajo se hace? ¿ Con qué se hace? ¿ Para qué se hace? ¿ Cuándo se hace? ¿ Quién lo hace? ¿ Por qué se hace? ¿ Cómo se hace? INDICADORES Un indicador es una estadística simple o compuesta. sin perder de vista la relación o interacción de las partes entre sí. INDICADORES DE SERVICIO Miden la calidad con que se generan los productos y / servicios en función de estándares y satisfacción de clientes y proveedores. analizar tendencias y predecir cambios. Determinar costos unitarios por áreas. Implementar acciones de mejora continua. PROPÓSITO ESTRATÉGICO: VISIÓN • Indicadores cualitativos:  Nivel en que enmarca el logro de las aspiraciones comunes. • Precisión conceptual en los indicadores cualitativos. Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratégicos. • Aceptado por la organización. . El análisis consiste en dividir o separar sus elementos hasta conocer la naturaleza. • Libre de sesgo estadístico o personal. Además. ¿QUÉ SE PUEDE EVALUAR? EFECTO:  Mide el cumplimiento de los objetivos y metas. Permiten identificar:  Indicadores de desempeño o cumplimiento de los estándares de servicio. • Susceptible de medición. • Justificable en relación con su costo-beneficio. materiales. detectar las verdaderas causas de los problemas. Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso. Conocer el hecho (problema) a analizar. Mejorar la calidad de la atención a clientes. Cuantifica la satisfacción del cliente. unidades de negocio y centros de control. características y causas de su comportamiento. CARACTERÍSTICAS 1. es necesario examinar la situación.

Identificar si existen variaciones. 3. experiencia y madurez. Identificar posibles relaciones entre datos. SENTIDO COMÚN Permite evaluar correctamente las situaciones y tomar una decisión de manera rápida y oportuna. Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo). SOCIOGRAMAS Es una técnica que permite medir las relaciones existentes entre ciertos datos. y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados  Normas De Auditoria generalmente aceptadas Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. SER OBJETIVO Se debe considerar los problemas tal como son. evitar pérdida de tiempo al estar revisando elementos secundarios. CREATIVIDAD Sirve para realizar esquemas en donde se incluirá la posible solución a un problema dado. la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio particular. deberá aplicarse con cuidado y diligencia. 4. Las técnicas son las herramientas de trabajo del auditor y los procedimientos.  ESTUDIO GENERAL El estudio general. ORGANIGRAMA Representación gráfica de la estructura de una organización o empresa. 5. Representa las estructuras departamentales y en algunos casos las personas que las dirigen. En conclusión. la información obtenida es sometida a un proceso de análisis o examen crítico con la finalidad de descubrir las causas de los fenómenos que afectan e impiden un correcto funcionamiento. se debe respetar las opiniones de todos los integrantes y en caso de que algo no te parezca correcto. Organigramas.  ANÁLISIS . TÉCNICAS DE ANÁLISIS Generalmente las más utilizadas para realizar el análisis son las siguientes: 1. Identificar y explicar las causas por las que se genero el problema. La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones (políticas. unifiquen criterios. Examinar y comprender cada elemento. para asegurar un juicio profesional sólido y amplio. Si las técnicas son desacertadas. • Al momento de realizar un análisis. Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor. Las normas tienen su origen en los boletines emitidos por el comité de Auditoria del Instituto Americano de Contadores públicos de los estados Unidos de Norteamérica en el año 1948. 2. etc. • OBJETIVOS 1. el auditor debe mantener independencia de criterio. Ordenar cada elemento y der ser necesario. por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación. Sociogramas. hacer comparaciones. religiosas. se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: a) Capacidad intelectual. DIAGRAMAS DE FLUJO Representa los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución de un problema. familiares. 3. d) Ser objetivo. c) Creatividad. 7. En todos los asuntos relacionados con la Auditoria. CAPACIDAD INTELECTUAL Sirve para entrar de lleno en el problema y de esta forma. decirlo sin agredir a esa persona. TECNICAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática. Identificar y comprender los datos. Diagramas de flujo. simpatías o antipatías propias. dichos datos pueden tener una interrelación. Definir las relaciones que operan entre cada elemento individual y conjuntamente. ESPÍRITU DE COOPERACIÓN Al momento de trabajar en equipo. sin mezclarlos con prejuicios. 6. 2. Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. la auditoria no alcanzará las normas aceptadas de ejecución. emociones. e) Espíritu de cooperación. b) Sentido común. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.3.  TÉCNICAS DE AUDITORIA Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional.

por ejemplo. mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa. para que conteste por escrito al auditor. En este caso. Es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir  TÉCNICAS DE AUDITORÍA La aplicación de técnicas de auditoría permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no: . seguridad. con la firma de una autoridad.. . el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos operaciones realizadas por la empresa. OTROS TIPOS :  Colectiva: Con ella se busca candidatos que se desenvuelvan bien en situaciones de grupo. cuando vayas a realizar una entrevista te conviene conocer en que medio puede desarrollarse y en que forma. legalizado por lo general.Documentación que soporte el sistema de gestión de calidad. Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la confirmación. que ayuda a verificar inferencias y observaciones.. hasta la disposición de las mesas y donde estés colocado. valiéndose de la narración de personas. desde los gestos que realices.  INVESTIGACIÓN Obtención de información.Se envían datos y se pide que contesten.  CUESTIONARIOS Es un formulario diseñado para obtener información. tanto internas como externas. capacidad de comunicación.ANÁLISIS. con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros. resistencia en la fatiga.Se envían datos y se pide contestación. de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas. Por ejemplo. confirmar de una manera válida. iniciativa.  En profundidad: Con preguntas extensas y detalladas. . FRONTAL La entrevista más formal. aunque sin perder su posición dominante del entrevistador. INFORMAL Como su nombre lo indica esta entrevista se produce en un ambiente informal. TIPOS DE ENTREVISTA En la entrevista todo tiene importancia.  INSPECCION Examen físico de los bienes materiales o de los documentos. Constituido por series de preguntas escritas predefinidas y secuenciadas tanto del tema a evaluar como aspectos generales de la organización. Se evalúa la capacidad de trabajo en equipo.  CERTIFICACIÓN Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho.  Todo cuestionario debe:  Expresar el motivo de su preparación  Procurar que las preguntas sean claras y concisas  Orden lógico  Con redacción comprensible y facilidad de respuesta *Cerrado *Opción múltiple *Abierto  Ventajas  Agilidad para obtener información  Optimización de actividades derivadas de la auditoría  Confirmación de hechos y sucesos diversos ENTREVISTA Instrumento que permite descubrir aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo. de persuasión y liderazgo. . el auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de deudores. dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas: Positiva. datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. el entrevistador tiene la posición dominante. sólo si están inconformes.Cumplimiento con los criterios de auditoría. por lo tanto. Con esta técnica.  Actitud La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. CIRCULAR Suele indicar un ambiente relajado en la conversación.Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad. tanto si están conformes como si no lo están Negativa.  CONFIRMACIÓN Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada. el entrevistador y el entrevistado suelen estar al mismo nivel.

 Confianza.  Saluda al entrevistado o entrevistador por su nombre.  Asegurar de no presionar la entrevista.  Fases de la entrevista  Saludo y acogida.  No deben contener expresividad o implicaciones emocionales.  Al sentarte hazlo de forma correcta.  Se deben evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas. funciones.  Evitar la confianza en su memoria. pero sin llegar a tutearle.  Respuestas a preguntas cerradas: Sí/No  Respuestas a preguntas directas: Pocas palabras.  De choque: Ve como actúa en cuanto a paciencia.  No deben sugerir respuestas.  Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente. …toma nota de lo observado. puedes tomarlo.  Contesta a lo que te pregunten y escucha bien antes de contestar.  No hacer preguntas irrelevantes. es conveniente observar estos aspectos:  Saber lo que se quiere y tener en claro el propósito y sentido. etc.  Concentrarse de manera relajada.  Usar palabras coloquiales.  Comportamientos.  Comodidad.  Clasificar la información que se obtenga.  Consejos infalibles  Llega puntual. no hablar.  Agrado.  Charla informal.  No te sientes hasta que lo indiquen.  Concertar previamente la cita.  Nunca hables mal de tu actual o antigua empresa. Deben tener  Claridad  Enfoque mesurado  Existencia real .  Entrevistas a personal operativo.  Se incorporan en la conversación. ni de los jefes o compañeros. Para que una entrevista se desarrolle positivamente. Acerca de operaciones. OBSERVACIÓN Son señalamientos específicos que no se han realizado de acuerdo con la normatividad establecida de la Organización.  No entres en polémicas. que ocasionan un funcionamiento errático.  Las preguntas…  Deben dirigirse a la información relevante. seguridad en uno mismo.  En la medida de lo posible escuchar. sin usar palabras rebuscadas.  Al terminar la entrevista.  Final de la entrevista. discreción.  Atender el compromiso.  Utilizar preguntas de terminación abierta. Ensayo o simulación: observa el rendimiento en una situación ficticia parecida a la que puedes encontrar en el trabajo.  Si te ofrecen algo de beber.  Habla con sencillez.  A quien se va a entrevistar?  Entrevistas a funcionarios y gerentes.  Apertura.  La primera impresión Para el auditor: El orden y limpieza es un indicio de que tan bien esta funcionando el sistema de calidad.  Registrar la información en una bitácora. sistemas y prácticas de trabajo.  Reduce el uso de muletillas.  Despedida.  No fumes. Para el auditado: La actitud del auditor determinará el desarrollo de la auditoría:  Aceptación. resume tus puntos fuertes.  Se busca producir información especifica.  Entrevistas a jefes de departamentos.  Vigila el lenguaje corporal y gestos.  Preguntas directas y cerradas.  Estrecha la mano del entrevistado o entrevistador con firmeza.  Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.

En cada uno de esos círculos se colocan los jefes inmediatos y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad .  Causa. Ventajas de organigramas horizontales  Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.  Que disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación. ¿Qué es la division de funciones? ¿Como se señala en el organigrama cuado un departamento es lineal o de staff ? ¿Cómo se representan la autoridad y la comunicación dentro de un organigrama? PARA QUE SIRVE EL ORGANIGRAMA Esta herramienta nos revela:  La división de funciones  Los niveles jerárquicos  Los canales formales de la comunicación  Las líneas de autoridad y responsabilidad  La naturaleza lineal o de staff del departamento  Requisitos de los organigramas:  Los organigramas deben de ser . Ventajas de los organigramas verticales  Ser las mas usadas y por lo tanto fácilmente comprendidas.  Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior de cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicacion de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de el .  Apertura para el dialogo constructivo.  Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados.  Disposición a escuchar las aclaraciones del auditado. muy claros. recomendaciones pertinentes.  Permite colocar mayar numero de puestos en el mismo nivel DIAGRAMAS Es un modelo gráfico relativo a un proceso que representa en forma esquematizada y simplificada algún fenómeno administrativo.  Impulsar su enmienda.  Están formados por un cuadro central . Ventajas de los organigramas circulares  Señalan muy bien la importancia de los niveles jerárquicos  Eliminan o disminuyen al menos la idea del status más alto o más bajo. efecto. de procedimientos. por ello se recomienda que no contengan un numero excesivo de cuadros y de puestos .  Los organigramas deben contener nombres de funciones no de personas  Los organigramas no pueden representar un numero muy grande de elementos de organización  Tipos de organigramas Tipos de organigrama: El nivel máximo comienza del lado izquierdo y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.  Aceptación y aplicación de recomendaciones.  Presentación  Planteamiento respetuoso al directivo indicado. ante todo .  Seguimiento.  Indica mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. a cada uno de los cuales les constituye un nivel de organización. ya sea de organización.  Planteamiento  Señalamiento de observaciones. que corresponde a la autoridad máxima en la empresa. etc.  Logro de su aceptación. Ventajas  Idóneo y concreto para registrar la revisión de un sistema . Especifica: Son señalamientos de deficiencias o aspectos atípicos.  Implementación de la solución. ORGANIGRAMA Consiste en hojas en las que cada puesto directivo se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones el de quien lo ocupa) representándose por la unión de los cuadros mediante líneas los canales de autoridad y responsabilidad.  Presentación de los documentos que soporten las observaciones.  Indicar en forma objetiva las jerarquías de personal.  Descripción que la identifique Recomendaciones congruentes PROPOSITO Conseguir que se enmiende la situación señalada lo mas pronto posible Directa: Es la técnica mas natural para percibir los hechos acontecidos en la organización relacionados con el tema de evaluación y con el clima de trabajo. a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos .

 Reduce la cantidad de explicaciones narrativas y condensan las presentaciones  Parecido a una fotografía tomada de un flujo de operaciones  Un documento eficiente del testimonio del análisis del procedimiento DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO O CURSOGRAMA SINÓPTICO Muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones. empleando símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso Ventajas  Favorece la comprensión del proceso ya que lo muestra como un dibujo  Reemplaza varias páginas de texto  Identifica los problemas. responsabilidades y puntos de decisión  Muestran las transacciones cliente-proveedor. conflictos de autoridad. facilitando a los empleados el análisis de las mismas  Excelente herramienta para capacitar a nuevos empleados y a los que desarrollan la tarea. las tolerancias y especificaciones de fabricación o administración  Determinar los puntos exactos de inicio y terminación de la operación DIAGRAMA DE FLUJO Describe la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción. ya que si no se plantea correctamente difícilmente podrá ser resuelto  Determinar en que áreas existen las posibilidades de mejoramiento  Representar los detalles del diseño. desde la llegada de la materia prima hasta el empaque del producto terminado Sirve para  Exponer con claridad el problema a analizar. permitiendo conocer el tiempo empleado por cada uno y la eficiencia de ambas partes con el fin de aprovecharlos al máximo Objetivos  Analizar y estudiar una sola estación de trabajo donde existe ociosidad en los operarios  Conocer las operaciones y el tiempo del hombre con el fin de mejorar sus tiempos de ocio  Conocer el tiempo de actividad e inactividad de su maquina así como de carga y descarga DIAGRAMA DE RECORRIDO Plano de fabrica o zona de trabajo hecho a escala que muestra la posición correcta de las maquinas y puestos de trabajo Objetivo Indica el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización y es el principal instrumento en la realización de métodos y sistemas. cuando se realizan mejoras en el proceso Emplea los siguientes símbolos con significados específicos que se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas DIAGRAMA DE PROCESO HOMBRE-MAQUINA Representación gráfica de la secuencia de elementos que componen las operaciones donde intervienen hombres y maquinas. no su distribución temporal  Cada nodo puede representar hasta 2 instantes distintos. aquí se encuentran los ajustes. pasos redundantes. ya que es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica Ventajas  Favorecen la comprensión del proceso  Identifican los problemas y oportunidades  Excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados  Permiten el mejoramiento continuo en los procesos  Ayudan a minimizar los tiempos hombres-máquinas y costos DIAGRAMA DE HILOS Plano a escala en el cual se sigue y se mide con un hilo el trayecto de los trabajadores los materiales o el equipo durante una sucesión dada de hechos Objetivo Mostrar de manera grafica la ruta que recorre el producto final Ventajas  Estudiar la trayectoria detallada del movimiento en el área de trabajo inmediata o en el camino recorrido al moverse desde un puesto de trabajo a otro  Examinar los movimientos como un todo. para determinar donde se sitúa la mayor concentración de movimientos  Utilizada como medio para localizar los puntos débiles y aquellos que precisan ser analizados mas detalladamente Ejemplo  Trabajo voluminoso o pesado: En el montaje de las bases de grandes aparatos. oportunidades de mejora del proceso. debido al tamaño del material y a la dificultad de su manejo DIAGRAMA DE HILOS Y DIAGRAMA DE RECORRIDO Ambos buscan mostrar de manera grafica la ruta que recorre el producto final El diagrama de hilos se puede representar como una maqueta tridimensional y con hilos de colores El diagrama de recorrido hace lo mismo solo que sobre un dibujo a escala DIAGRAMA PERT Representación gráfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla Características  Representa las relaciones entre las tareas del proyecto. reprocesos. inspecciones. márgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricación o administrativo. el inicio mínimo de las tareas que parten del nodo y el final máximo de las tareas que llegan al mismo .

objetivos. funciones y autoridad Contiene  Contenido: Enunciación de cada una de los componentes del manual y la cantidad de páginas correspondientes a cada una  Objetivo del manual: Fines y alcances generales del manual  Objetivos y Políticas: Fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos  Autoridad: Distintos tipos de autoridad vigentes  Control: Definición y establecimiento de los tipos de control  Misión y Funciones: Funciones de cada uno de los entes y sus fines  Atribuciones: Facultades delegadas a los responsables de cada área  Delegación: Tareas que el personal jerárquico puede asignar a sus subordinados  Reemplazo: Régimen de reemplazos entre los responsables de los entes  Información: Cuál es la información que debe generarse en el ente orgánico. tanto para su uso como para integrar el sistema general de información  Relaciones: Tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos o externos  Responsabilidades: Obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribución  Organigramas: Representación gráfica de la estructura orgánica. debido a que las instrucciones ya están dadas  Permite una evaluación objetiva de los procesos  Permite evaluar los estándares que han sido establecidos Elementos  Aquello que será objeto de consulta  Índice  Contenido  Instrucciones de uso del manual  Introducción MANUAL DE ORGANIZACIÓN Describe la formalidad de la organización para cada puesto de trabajo. total y parcial  Régimen de autorizaciones: Establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar documentos correspondientes Presentación  Contenido  Objetivos  Objetivos y políticas  Conceptos generales  Contenido común de los entes del mismo nivel  Contenido especifico de los entes  Contenido común de los rangos  Jerarquía  Organigramas  Régimen de autorizaciones . ya que todo esta escrito  Aclaran dudas con respecto a que hacer en un momento determinado  Mantienen la igualdad (estandarización) en la cuestión organizacional  Es una herramienta de control  Es un instrumento informativo  Ahorro de tiempo. responsabilidades. Es una herramienta de cálculo y una representación visual de las dependencias entre las tareas del proyecto MANUALES Son todo un sistema de reglas que describe de manera sistemática las actividades y labores que deben ser realizadas por los miembros de la organización con el propósito de lograr eficientemente los objetivos de la empresa Objetivo Facilitar el desarrollo y desenvolvimiento de las múltiples funciones administrativas que deben llevar a cabo y son esenciales debido a que nos permiten lograr el EQUILIBRIO Ventajas  Recopilan de manera organizada los procedimientos de la organización  Reduce en gran proporción la improvisación.