PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes

fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios. CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES El objetivo primordial es sacar a luz diferencias o irregularidades existentes en los elementos examinados dentro del sector de la empresa sujeto a estudio y apuntar los posibles remedios. El auditor encargado del programa tiene que decidir cuáles factores son los más necesarios para alcanzar los objetivos, cuáles son los mejores métodos para lograrlos y cuáles los sujetos más apropiados para hacerse cargo de la función, cuáles son los factores limitativos y de control. El tiempo necesario para llevar a cabo una auditoría administrativa variará según la extensión y naturaleza del trabajo a realizar. Antes de dar principio a una auditoría, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan. Este aspecto consistirá en hacer una lista de los renglones a examinar y los procedimientos a seguir. El programa se concreta a un número de pasos importantes, el conocimiento de los cuales constituye el meollo de una actuación auditorial eficiente: 1. Planes y objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organización. a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentación. 3. Políticas y prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y procedimientos. Estudiar si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías. 6. Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a evaluación. 9. Equipo físico y su disposición. Determinar si podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios convenientes. PLANEACIÓN La planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información , investigación preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. FUENTES DE INFORMACIÓN Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.  Internas: Órganos de gobierno, socios, sistemas de información, etc.  Externas: Órganos normativos, grupos de interés, organizaciones lideres en el mismo giro industrial u otro, etc. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Los criterios para realizar esta tarea de forma conveniente son: 1. Determinar las necesidades especificas. 2. Identificar los factores que requieren de atención. 3. Definir estrategias de acción. 4. Jerarquizar prioridades en función del fin que se propone. 5. Describir la ubicación, naturales y extensión de los factores. 6. Especificar el perfil del auditor. 7. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo. Debe aplicar un criterio de discriminación, basado en el objetivo de la auditoria, hacer revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme. TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN • Investigación documental. • Entrevista. • Observación directa. • Cuestionarios. • Acceso a redes de información. • Cédulas. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL Implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de juicio a los auditores.  Normativa.  Estudios financieros.  Administrativa.  Situación económica.  Mercado.  Comportamiento del consumidor.  Ubicación geográfica. OBSERVACIÓN DIRECTA Es la revisión física del área donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. REDES DE INFORMACIÓN

• Registrar la información en una bitácora.  Tamaño. característica y origen de su comportamiento. Permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o prospectivamente la información.  Anotaciones sobre información relevante.El acceso a redes.  Ajustes realizados durante su ejecución. lo que a su vez. CUESTIONARIOS Se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea. facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno. • Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ELEMENTOS ESFECIFICOS Se debe considerar las variables fundamentales que influyen en el desempeño de una organización:  Naturaleza. permite detectar información operativa o normativa de los clientes. • La elección y empleo de las escalas de medición están estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeación de la auditoria.  Conocer. Deben incluir:  Identificación de la auditoria. PAPELES DE TRABAJO Sirven para ordenar. • Atender al compromiso.  Fondo: o Componentes del proceso administrativo.:  Física o Suficiente  Documental o Competente  Testimonial o Relevante  Analítica: o Pertinente EXAMEN Dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza. • Clasificar la información que se obtenga. secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica. diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.  Enfoque estratégico. CÉDULAS Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. EVIDENCIAS Representa la comprobación de los hallazgos. Aplicar técnicas de análisis PROCEDIMIENTO Sirve para clasificar e interpretar hechos.  Campo de acción.  Lineamientos recibidos por área o por fase de ejecución.  Describir. cedulas y resúmenes del trabajo realizado. agilizar e imprimir coherencia en el trabajo. • Concertar previamente la cita.  Revisarlo de manera critica.  El proyecto de la auditoria.  Descomponerlo. extranet o query. ESCALAS DE MEDICIÓN • Los hechos deben relacionarse con una estrategia de acción.  Reporte de posibles irregularidades. empleados. MEDICIÓN Se puede visualizar desde dos perspectivas:  Forma: o Escalas de medición. ENTREVISTA • Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información.  Índices. ACTITUD INTERROGATIVA . socios. están constituidos por series de preguntas escritas. o Elementos específicos e indicadores.  Definir las relaciones.  Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo. bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis. proveedores. • Las escalas a utilizar deben garantizar la confiabilidad y validez de la información. Están integradas por formularios cuyo diseño incluye casillas.  Giro industrial. cuestionarios.  Identificar y explicar su comportamiento. intranet. organizaciones del sector o ramo.  Ordenas cada elemento. predefinidas. INDICADORES Permite ordenar las acciones en relación con los resultados que se pretende alcanzar. • Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido.

Conocer el hecho (problema) a analizar.  Mide el desempeño de los procesos. PROPÓSITO ESTRATÉGICO: VISIÓN • Indicadores cualitativos:  Nivel en que enmarca el logro de las aspiraciones comunes.  Empleados que la comparte VS Empleados que la conocen. detectar las verdaderas causas de los problemas. Controlan a operación. Miden el cumplimiento de los objetivos con base en:  Actividades  Programas especiales  Procesos estratégicos  Proyectos organizacionales y de inversión INDICADORES DE GESTIÓN Informan sobre procesos y funciones clave. características y causas de su comportamiento. ¿QUÉ SE PUEDE EVALUAR? EFECTO:  Mide el cumplimiento de los objetivos y metas. analizar tendencias y predecir cambios. permite descubrir las causas que impiden la operación normal de un sistema. Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones. COBERTURA: Informa sobre el alcance de las acciones. • Altamente discriminativo. un procedimiento o un método de trabajo. • Indicadores cuantitativos:  Empleados que la conocen VS Total de empleados. ésta deberá ser sometida a análisis para conocer si los objetivos se han logrado. sin perder de vista la relación o interacción de las partes entre sí. • Precisión matemática en los indicadores cuantitativos. 2. El análisis consiste en dividir o separar sus elementos hasta conocer la naturaleza. INDICADORES ESTRATÉGICOS Permiten identificar:  La contribución o aportación al logro de los objetivos estratégicos en relación con la misión de la organización. materiales. • Susceptible de medición. programas. Cuantifica la satisfacción del cliente. . INDICADORES DE SERVICIO Miden la calidad con que se generan los productos y / servicios en función de estándares y satisfacción de clientes y proveedores. • Que pueda utilizarse con otros indicadores. Además. • Conducir fácilmente información de una parte a otra. Cuantifica la optimización de recursos humanos.  Manera en que eleva la moral y el espíritu de equipo. • Verificable. con el fin de introducir medidas de mejoramiento. • Fácil de interpretar. es necesario examinar la situación. ANÁLISIS DE DATOS Después de obtener información (recopilación). CALIDAD: Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las necesidades y cumplen con las expectativas de los clientes. Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones. El propósito del análisis es establecer las bases para desarrollar opciones de solución a un problema dado. Permiten identificar:  Indicadores de desempeño o cumplimiento de los estándares de servicio. evaluar la importancia de cada uno y encontrar soluciones adecuadas. • Aceptado por la organización. Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Los datos obtenidos deben ser analizados en todos sus aspectos. • Justificable en relación con su costo-beneficio. CARACTERÍSTICAS 1. Mejorar la calidad de la atención a clientes. Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso. Describir ese hecho (problema). Implementar acciones de mejora continua. elaborar juicios.  Cuantifica valores y efectos en clientes.¿ Qué trabajo se hace? ¿ Con qué se hace? ¿ Para qué se hace? ¿ Cuándo se hace? ¿ Quién lo hace? ¿ Por qué se hace? ¿ Cómo se hace? INDICADORES Un indicador es una estadística simple o compuesta. • Precisión conceptual en los indicadores cualitativos. financieros y tecnológicos para obtener productos y/o servicios al menor costo y en el menor tiempo. unidades de negocio y centros de control. EFICIENCIA: Mide costos unitarios y productividad. Determinar costos unitarios por áreas. CARACTERÍSTICAS DE UN INDICADOR • Ser relevante o útil para la toma de decisiones. • Libre de sesgo estadístico o personal.  Indicadores de satisfacción de calidad que percibe el cliente sobre el producto o servicio recibido.

sin mezclarlos con prejuicios. 2. 7.  ESTUDIO GENERAL El estudio general. Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos.  ANÁLISIS . TECNICAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática. 6. decirlo sin agredir a esa persona. En todos los asuntos relacionados con la Auditoria. Examinar y comprender cada elemento. para asegurar un juicio profesional sólido y amplio. • OBJETIVOS 1. 5. Representa las estructuras departamentales y en algunos casos las personas que las dirigen. CREATIVIDAD Sirve para realizar esquemas en donde se incluirá la posible solución a un problema dado. se debe respetar las opiniones de todos los integrantes y en caso de que algo no te parezca correcto. Identificar y explicar las causas por las que se genero el problema. c) Creatividad. hacer comparaciones. la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio particular. Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Identificar si existen variaciones. 4. CAPACIDAD INTELECTUAL Sirve para entrar de lleno en el problema y de esta forma. el auditor debe mantener independencia de criterio. La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones (políticas. dichos datos pueden tener una interrelación. experiencia y madurez. Sociogramas. Identificar posibles relaciones entre datos. emociones. simpatías o antipatías propias. ESPÍRITU DE COOPERACIÓN Al momento de trabajar en equipo. evitar pérdida de tiempo al estar revisando elementos secundarios. Diagramas de flujo. 3. unifiquen criterios. Organigramas. SER OBJETIVO Se debe considerar los problemas tal como son. Las técnicas son las herramientas de trabajo del auditor y los procedimientos. Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor. 3. se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: a) Capacidad intelectual. Identificar y comprender los datos. familiares. 2. • Al momento de realizar un análisis. deberá aplicarse con cuidado y diligencia. ORGANIGRAMA Representación gráfica de la estructura de una organización o empresa. Si las técnicas son desacertadas. la auditoria no alcanzará las normas aceptadas de ejecución. por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación. d) Ser objetivo. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.  TÉCNICAS DE AUDITORIA Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional. En conclusión. etc. SENTIDO COMÚN Permite evaluar correctamente las situaciones y tomar una decisión de manera rápida y oportuna. e) Espíritu de cooperación.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo). Ordenar cada elemento y der ser necesario. Las normas tienen su origen en los boletines emitidos por el comité de Auditoria del Instituto Americano de Contadores públicos de los estados Unidos de Norteamérica en el año 1948. Definir las relaciones que operan entre cada elemento individual y conjuntamente. y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados  Normas De Auditoria generalmente aceptadas Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. SOCIOGRAMAS Es una técnica que permite medir las relaciones existentes entre ciertos datos. b) Sentido común. religiosas.3. DIAGRAMAS DE FLUJO Representa los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución de un problema. la información obtenida es sometida a un proceso de análisis o examen crítico con la finalidad de descubrir las causas de los fenómenos que afectan e impiden un correcto funcionamiento. TÉCNICAS DE ANÁLISIS Generalmente las más utilizadas para realizar el análisis son las siguientes: 1.

sólo si están inconformes. el auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de deudores.  CUESTIONARIOS Es un formulario diseñado para obtener información. TIPOS DE ENTREVISTA En la entrevista todo tiene importancia.  CONFIRMACIÓN Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y.  En profundidad: Con preguntas extensas y detalladas. aunque sin perder su posición dominante del entrevistador.  CERTIFICACIÓN Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho. de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas. valiéndose de la narración de personas.Se envían datos y se pide que contesten..  Actitud La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. iniciativa.. el entrevistador tiene la posición dominante. hasta la disposición de las mesas y donde estés colocado. confirmar de una manera válida. resistencia en la fatiga. tanto si están conformes como si no lo están Negativa. FRONTAL La entrevista más formal. el entrevistador y el entrevistado suelen estar al mismo nivel.  INSPECCION Examen físico de los bienes materiales o de los documentos. seguridad.ANÁLISIS.  Todo cuestionario debe:  Expresar el motivo de su preparación  Procurar que las preguntas sean claras y concisas  Orden lógico  Con redacción comprensible y facilidad de respuesta *Cerrado *Opción múltiple *Abierto  Ventajas  Agilidad para obtener información  Optimización de actividades derivadas de la auditoría  Confirmación de hechos y sucesos diversos ENTREVISTA Instrumento que permite descubrir aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo. para que conteste por escrito al auditor.Cumplimiento con los criterios de auditoría. . Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la confirmación. el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos operaciones realizadas por la empresa.  INVESTIGACIÓN Obtención de información. con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros. . tanto internas como externas. de persuasión y liderazgo.Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad. por lo tanto. Por ejemplo. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada. OTROS TIPOS :  Colectiva: Con ella se busca candidatos que se desenvuelvan bien en situaciones de grupo. datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. Constituido por series de preguntas escritas predefinidas y secuenciadas tanto del tema a evaluar como aspectos generales de la organización. desde los gestos que realices. CIRCULAR Suele indicar un ambiente relajado en la conversación. capacidad de comunicación. .Se envían datos y se pide contestación. mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa. Con esta técnica. que ayuda a verificar inferencias y observaciones. legalizado por lo general. INFORMAL Como su nombre lo indica esta entrevista se produce en un ambiente informal. cuando vayas a realizar una entrevista te conviene conocer en que medio puede desarrollarse y en que forma. por ejemplo.Documentación que soporte el sistema de gestión de calidad. Se evalúa la capacidad de trabajo en equipo. dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas: Positiva. Es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir  TÉCNICAS DE AUDITORÍA La aplicación de técnicas de auditoría permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no: . con la firma de una autoridad. En este caso.

 Entrevistas a personal operativo.  Usar palabras coloquiales.  Si te ofrecen algo de beber.  Se busca producir información especifica. Acerca de operaciones.  Se deben evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas.  Saluda al entrevistado o entrevistador por su nombre.  Asegurar de no presionar la entrevista.  Habla con sencillez. funciones.  Apertura.  No fumes.  Entrevistas a jefes de departamentos.  En la medida de lo posible escuchar. resume tus puntos fuertes.  Charla informal.  Estrecha la mano del entrevistado o entrevistador con firmeza.  Preguntas directas y cerradas.  Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente. que ocasionan un funcionamiento errático.  Reduce el uso de muletillas. seguridad en uno mismo.  Al sentarte hazlo de forma correcta. Para el auditado: La actitud del auditor determinará el desarrollo de la auditoría:  Aceptación.  Clasificar la información que se obtenga. Deben tener  Claridad  Enfoque mesurado  Existencia real .  Nunca hables mal de tu actual o antigua empresa. OBSERVACIÓN Son señalamientos específicos que no se han realizado de acuerdo con la normatividad establecida de la Organización.  De choque: Ve como actúa en cuanto a paciencia. pero sin llegar a tutearle.  La primera impresión Para el auditor: El orden y limpieza es un indicio de que tan bien esta funcionando el sistema de calidad.  Agrado. ni de los jefes o compañeros.  Atender el compromiso.  Consejos infalibles  Llega puntual. Para que una entrevista se desarrolle positivamente. puedes tomarlo.  Evitar la confianza en su memoria. discreción.  Registrar la información en una bitácora. Ensayo o simulación: observa el rendimiento en una situación ficticia parecida a la que puedes encontrar en el trabajo.  Comodidad.  Concentrarse de manera relajada.  Se incorporan en la conversación.  No entres en polémicas.  Al terminar la entrevista. es conveniente observar estos aspectos:  Saber lo que se quiere y tener en claro el propósito y sentido.  Respuestas a preguntas cerradas: Sí/No  Respuestas a preguntas directas: Pocas palabras.  No te sientes hasta que lo indiquen.  No hacer preguntas irrelevantes.  Vigila el lenguaje corporal y gestos.  A quien se va a entrevistar?  Entrevistas a funcionarios y gerentes.  No deben sugerir respuestas. etc.  Contesta a lo que te pregunten y escucha bien antes de contestar.  Concertar previamente la cita. sistemas y prácticas de trabajo. no hablar.  Final de la entrevista.  Las preguntas…  Deben dirigirse a la información relevante. sin usar palabras rebuscadas.  No deben contener expresividad o implicaciones emocionales.  Fases de la entrevista  Saludo y acogida.  Confianza.  Despedida. …toma nota de lo observado.  Comportamientos.  Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.  Utilizar preguntas de terminación abierta.

ante todo .  Permite colocar mayar numero de puestos en el mismo nivel DIAGRAMAS Es un modelo gráfico relativo a un proceso que representa en forma esquematizada y simplificada algún fenómeno administrativo.  Impulsar su enmienda. efecto.  Seguimiento. ORGANIGRAMA Consiste en hojas en las que cada puesto directivo se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones el de quien lo ocupa) representándose por la unión de los cuadros mediante líneas los canales de autoridad y responsabilidad. Ventajas de organigramas horizontales  Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.  Presentación de los documentos que soporten las observaciones.  Logro de su aceptación. que corresponde a la autoridad máxima en la empresa.  Están formados por un cuadro central . por ello se recomienda que no contengan un numero excesivo de cuadros y de puestos . Ventajas de los organigramas verticales  Ser las mas usadas y por lo tanto fácilmente comprendidas. muy claros. ¿Qué es la division de funciones? ¿Como se señala en el organigrama cuado un departamento es lineal o de staff ? ¿Cómo se representan la autoridad y la comunicación dentro de un organigrama? PARA QUE SIRVE EL ORGANIGRAMA Esta herramienta nos revela:  La división de funciones  Los niveles jerárquicos  Los canales formales de la comunicación  Las líneas de autoridad y responsabilidad  La naturaleza lineal o de staff del departamento  Requisitos de los organigramas:  Los organigramas deben de ser .  Indica mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.  Los organigramas deben contener nombres de funciones no de personas  Los organigramas no pueden representar un numero muy grande de elementos de organización  Tipos de organigramas Tipos de organigrama: El nivel máximo comienza del lado izquierdo y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.  Presentación  Planteamiento respetuoso al directivo indicado.  Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior de cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicacion de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de el .  Planteamiento  Señalamiento de observaciones.  Descripción que la identifique Recomendaciones congruentes PROPOSITO Conseguir que se enmiende la situación señalada lo mas pronto posible Directa: Es la técnica mas natural para percibir los hechos acontecidos en la organización relacionados con el tema de evaluación y con el clima de trabajo.  Indicar en forma objetiva las jerarquías de personal. de procedimientos.  Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. ya sea de organización.  Causa.  Disposición a escuchar las aclaraciones del auditado. recomendaciones pertinentes.  Aceptación y aplicación de recomendaciones. etc. En cada uno de esos círculos se colocan los jefes inmediatos y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad . Especifica: Son señalamientos de deficiencias o aspectos atípicos. Ventajas  Idóneo y concreto para registrar la revisión de un sistema .  Implementación de la solución.  Que disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación. a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos . Ventajas de los organigramas circulares  Señalan muy bien la importancia de los niveles jerárquicos  Eliminan o disminuyen al menos la idea del status más alto o más bajo.  Apertura para el dialogo constructivo. a cada uno de los cuales les constituye un nivel de organización.

ya que si no se plantea correctamente difícilmente podrá ser resuelto  Determinar en que áreas existen las posibilidades de mejoramiento  Representar los detalles del diseño. debido al tamaño del material y a la dificultad de su manejo DIAGRAMA DE HILOS Y DIAGRAMA DE RECORRIDO Ambos buscan mostrar de manera grafica la ruta que recorre el producto final El diagrama de hilos se puede representar como una maqueta tridimensional y con hilos de colores El diagrama de recorrido hace lo mismo solo que sobre un dibujo a escala DIAGRAMA PERT Representación gráfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla Características  Representa las relaciones entre las tareas del proyecto. márgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricación o administrativo. oportunidades de mejora del proceso. conflictos de autoridad. desde la llegada de la materia prima hasta el empaque del producto terminado Sirve para  Exponer con claridad el problema a analizar. aquí se encuentran los ajustes. ya que es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica Ventajas  Favorecen la comprensión del proceso  Identifican los problemas y oportunidades  Excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados  Permiten el mejoramiento continuo en los procesos  Ayudan a minimizar los tiempos hombres-máquinas y costos DIAGRAMA DE HILOS Plano a escala en el cual se sigue y se mide con un hilo el trayecto de los trabajadores los materiales o el equipo durante una sucesión dada de hechos Objetivo Mostrar de manera grafica la ruta que recorre el producto final Ventajas  Estudiar la trayectoria detallada del movimiento en el área de trabajo inmediata o en el camino recorrido al moverse desde un puesto de trabajo a otro  Examinar los movimientos como un todo. para determinar donde se sitúa la mayor concentración de movimientos  Utilizada como medio para localizar los puntos débiles y aquellos que precisan ser analizados mas detalladamente Ejemplo  Trabajo voluminoso o pesado: En el montaje de las bases de grandes aparatos. responsabilidades y puntos de decisión  Muestran las transacciones cliente-proveedor. el inicio mínimo de las tareas que parten del nodo y el final máximo de las tareas que llegan al mismo . permitiendo conocer el tiempo empleado por cada uno y la eficiencia de ambas partes con el fin de aprovecharlos al máximo Objetivos  Analizar y estudiar una sola estación de trabajo donde existe ociosidad en los operarios  Conocer las operaciones y el tiempo del hombre con el fin de mejorar sus tiempos de ocio  Conocer el tiempo de actividad e inactividad de su maquina así como de carga y descarga DIAGRAMA DE RECORRIDO Plano de fabrica o zona de trabajo hecho a escala que muestra la posición correcta de las maquinas y puestos de trabajo Objetivo Indica el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización y es el principal instrumento en la realización de métodos y sistemas. facilitando a los empleados el análisis de las mismas  Excelente herramienta para capacitar a nuevos empleados y a los que desarrollan la tarea. reprocesos. Reduce la cantidad de explicaciones narrativas y condensan las presentaciones  Parecido a una fotografía tomada de un flujo de operaciones  Un documento eficiente del testimonio del análisis del procedimiento DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO O CURSOGRAMA SINÓPTICO Muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones. pasos redundantes. las tolerancias y especificaciones de fabricación o administración  Determinar los puntos exactos de inicio y terminación de la operación DIAGRAMA DE FLUJO Describe la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción. no su distribución temporal  Cada nodo puede representar hasta 2 instantes distintos. inspecciones. empleando símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso Ventajas  Favorece la comprensión del proceso ya que lo muestra como un dibujo  Reemplaza varias páginas de texto  Identifica los problemas. cuando se realizan mejoras en el proceso Emplea los siguientes símbolos con significados específicos que se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas DIAGRAMA DE PROCESO HOMBRE-MAQUINA Representación gráfica de la secuencia de elementos que componen las operaciones donde intervienen hombres y maquinas.

funciones y autoridad Contiene  Contenido: Enunciación de cada una de los componentes del manual y la cantidad de páginas correspondientes a cada una  Objetivo del manual: Fines y alcances generales del manual  Objetivos y Políticas: Fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos  Autoridad: Distintos tipos de autoridad vigentes  Control: Definición y establecimiento de los tipos de control  Misión y Funciones: Funciones de cada uno de los entes y sus fines  Atribuciones: Facultades delegadas a los responsables de cada área  Delegación: Tareas que el personal jerárquico puede asignar a sus subordinados  Reemplazo: Régimen de reemplazos entre los responsables de los entes  Información: Cuál es la información que debe generarse en el ente orgánico. debido a que las instrucciones ya están dadas  Permite una evaluación objetiva de los procesos  Permite evaluar los estándares que han sido establecidos Elementos  Aquello que será objeto de consulta  Índice  Contenido  Instrucciones de uso del manual  Introducción MANUAL DE ORGANIZACIÓN Describe la formalidad de la organización para cada puesto de trabajo. ya que todo esta escrito  Aclaran dudas con respecto a que hacer en un momento determinado  Mantienen la igualdad (estandarización) en la cuestión organizacional  Es una herramienta de control  Es un instrumento informativo  Ahorro de tiempo. Es una herramienta de cálculo y una representación visual de las dependencias entre las tareas del proyecto MANUALES Son todo un sistema de reglas que describe de manera sistemática las actividades y labores que deben ser realizadas por los miembros de la organización con el propósito de lograr eficientemente los objetivos de la empresa Objetivo Facilitar el desarrollo y desenvolvimiento de las múltiples funciones administrativas que deben llevar a cabo y son esenciales debido a que nos permiten lograr el EQUILIBRIO Ventajas  Recopilan de manera organizada los procedimientos de la organización  Reduce en gran proporción la improvisación. responsabilidades. tanto para su uso como para integrar el sistema general de información  Relaciones: Tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos o externos  Responsabilidades: Obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribución  Organigramas: Representación gráfica de la estructura orgánica. total y parcial  Régimen de autorizaciones: Establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar documentos correspondientes Presentación  Contenido  Objetivos  Objetivos y políticas  Conceptos generales  Contenido común de los entes del mismo nivel  Contenido especifico de los entes  Contenido común de los rangos  Jerarquía  Organigramas  Régimen de autorizaciones . objetivos.

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