P. 1
PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

|Views: 18.807|Likes:
Publicado porGris Perez Espinoza

More info:

Published by: Gris Perez Espinoza on May 27, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/15/2015

pdf

text

original

PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes

fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios. CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES El objetivo primordial es sacar a luz diferencias o irregularidades existentes en los elementos examinados dentro del sector de la empresa sujeto a estudio y apuntar los posibles remedios. El auditor encargado del programa tiene que decidir cuáles factores son los más necesarios para alcanzar los objetivos, cuáles son los mejores métodos para lograrlos y cuáles los sujetos más apropiados para hacerse cargo de la función, cuáles son los factores limitativos y de control. El tiempo necesario para llevar a cabo una auditoría administrativa variará según la extensión y naturaleza del trabajo a realizar. Antes de dar principio a una auditoría, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan. Este aspecto consistirá en hacer una lista de los renglones a examinar y los procedimientos a seguir. El programa se concreta a un número de pasos importantes, el conocimiento de los cuales constituye el meollo de una actuación auditorial eficiente: 1. Planes y objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organización. a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentación. 3. Políticas y prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y procedimientos. Estudiar si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías. 6. Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a evaluación. 9. Equipo físico y su disposición. Determinar si podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios convenientes. PLANEACIÓN La planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información , investigación preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. FUENTES DE INFORMACIÓN Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.  Internas: Órganos de gobierno, socios, sistemas de información, etc.  Externas: Órganos normativos, grupos de interés, organizaciones lideres en el mismo giro industrial u otro, etc. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Los criterios para realizar esta tarea de forma conveniente son: 1. Determinar las necesidades especificas. 2. Identificar los factores que requieren de atención. 3. Definir estrategias de acción. 4. Jerarquizar prioridades en función del fin que se propone. 5. Describir la ubicación, naturales y extensión de los factores. 6. Especificar el perfil del auditor. 7. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo. Debe aplicar un criterio de discriminación, basado en el objetivo de la auditoria, hacer revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme. TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN • Investigación documental. • Entrevista. • Observación directa. • Cuestionarios. • Acceso a redes de información. • Cédulas. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL Implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de juicio a los auditores.  Normativa.  Estudios financieros.  Administrativa.  Situación económica.  Mercado.  Comportamiento del consumidor.  Ubicación geográfica. OBSERVACIÓN DIRECTA Es la revisión física del área donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. REDES DE INFORMACIÓN

o Elementos específicos e indicadores.  Lineamientos recibidos por área o por fase de ejecución.  Revisarlo de manera critica. facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno.  Índices.  Enfoque estratégico. cuestionarios. proveedores.  Identificar y explicar su comportamiento. CUESTIONARIOS Se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea.  Conocer. • Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido. • Atender al compromiso.  El proyecto de la auditoria. CÉDULAS Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. ACTITUD INTERROGATIVA . MEDICIÓN Se puede visualizar desde dos perspectivas:  Forma: o Escalas de medición. organizaciones del sector o ramo.  Describir. ESCALAS DE MEDICIÓN • Los hechos deben relacionarse con una estrategia de acción.:  Física o Suficiente  Documental o Competente  Testimonial o Relevante  Analítica: o Pertinente EXAMEN Dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza. intranet. EVIDENCIAS Representa la comprobación de los hallazgos. ENTREVISTA • Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. empleados. Deben incluir:  Identificación de la auditoria. PAPELES DE TRABAJO Sirven para ordenar.El acceso a redes. Permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o prospectivamente la información. extranet o query.  Fondo: o Componentes del proceso administrativo. característica y origen de su comportamiento. • Clasificar la información que se obtenga.  Reporte de posibles irregularidades.  Ajustes realizados durante su ejecución. • Registrar la información en una bitácora. INDICADORES Permite ordenar las acciones en relación con los resultados que se pretende alcanzar. agilizar e imprimir coherencia en el trabajo. • La elección y empleo de las escalas de medición están estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeación de la auditoria.  Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo.  Giro industrial. • Concertar previamente la cita. COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ELEMENTOS ESFECIFICOS Se debe considerar las variables fundamentales que influyen en el desempeño de una organización:  Naturaleza. Están integradas por formularios cuyo diseño incluye casillas. Aplicar técnicas de análisis PROCEDIMIENTO Sirve para clasificar e interpretar hechos.  Campo de acción.  Descomponerlo. cedulas y resúmenes del trabajo realizado. • Las escalas a utilizar deben garantizar la confiabilidad y validez de la información. socios. predefinidas. lo que a su vez. • Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.  Tamaño. permite detectar información operativa o normativa de los clientes. diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.  Definir las relaciones.  Anotaciones sobre información relevante. bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis. están constituidos por series de preguntas escritas.  Ordenas cada elemento. secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica.

2. PROPÓSITO ESTRATÉGICO: VISIÓN • Indicadores cualitativos:  Nivel en que enmarca el logro de las aspiraciones comunes. . elaborar juicios. CARACTERÍSTICAS DE UN INDICADOR • Ser relevante o útil para la toma de decisiones. • Precisión conceptual en los indicadores cualitativos. • Altamente discriminativo. Mejorar la calidad de la atención a clientes. Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones. INDICADORES DE SERVICIO Miden la calidad con que se generan los productos y / servicios en función de estándares y satisfacción de clientes y proveedores.  Empleados que la comparte VS Empleados que la conocen. Cuantifica la optimización de recursos humanos. características y causas de su comportamiento. • Precisión matemática en los indicadores cuantitativos. unidades de negocio y centros de control. financieros y tecnológicos para obtener productos y/o servicios al menor costo y en el menor tiempo. • Justificable en relación con su costo-beneficio. • Susceptible de medición. programas. detectar las verdaderas causas de los problemas. Implementar acciones de mejora continua. • Que pueda utilizarse con otros indicadores. CARACTERÍSTICAS 1. • Fácil de interpretar. Controlan a operación. ANÁLISIS DE DATOS Después de obtener información (recopilación). Describir ese hecho (problema). • Aceptado por la organización.  Manera en que eleva la moral y el espíritu de equipo. es necesario examinar la situación. con el fin de introducir medidas de mejoramiento. • Indicadores cuantitativos:  Empleados que la conocen VS Total de empleados. Conocer el hecho (problema) a analizar. Los datos obtenidos deben ser analizados en todos sus aspectos. El análisis consiste en dividir o separar sus elementos hasta conocer la naturaleza.  Cuantifica valores y efectos en clientes. Miden el cumplimiento de los objetivos con base en:  Actividades  Programas especiales  Procesos estratégicos  Proyectos organizacionales y de inversión INDICADORES DE GESTIÓN Informan sobre procesos y funciones clave. COBERTURA: Informa sobre el alcance de las acciones. EFICIENCIA: Mide costos unitarios y productividad.  Indicadores de satisfacción de calidad que percibe el cliente sobre el producto o servicio recibido. El propósito del análisis es establecer las bases para desarrollar opciones de solución a un problema dado. ¿QUÉ SE PUEDE EVALUAR? EFECTO:  Mide el cumplimiento de los objetivos y metas. Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso. evaluar la importancia de cada uno y encontrar soluciones adecuadas. INDICADORES ESTRATÉGICOS Permiten identificar:  La contribución o aportación al logro de los objetivos estratégicos en relación con la misión de la organización. Cuantifica la satisfacción del cliente. permite descubrir las causas que impiden la operación normal de un sistema. • Libre de sesgo estadístico o personal. • Verificable. Permiten identificar:  Indicadores de desempeño o cumplimiento de los estándares de servicio. Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones. materiales. un procedimiento o un método de trabajo. analizar tendencias y predecir cambios.  Mide el desempeño de los procesos. Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratégicos. sin perder de vista la relación o interacción de las partes entre sí. Además. ésta deberá ser sometida a análisis para conocer si los objetivos se han logrado.¿ Qué trabajo se hace? ¿ Con qué se hace? ¿ Para qué se hace? ¿ Cuándo se hace? ¿ Quién lo hace? ¿ Por qué se hace? ¿ Cómo se hace? INDICADORES Un indicador es una estadística simple o compuesta. Determinar costos unitarios por áreas. CALIDAD: Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las necesidades y cumplen con las expectativas de los clientes. • Conducir fácilmente información de una parte a otra.

2. emociones. la auditoria no alcanzará las normas aceptadas de ejecución. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor. 5. Identificar y comprender los datos. simpatías o antipatías propias. En conclusión. 3. Organigramas. y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados  Normas De Auditoria generalmente aceptadas Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. 7. 6. Diagramas de flujo. Identificar y explicar las causas por las que se genero el problema. b) Sentido común. La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones (políticas. se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: a) Capacidad intelectual.3. el auditor debe mantener independencia de criterio. Identificar si existen variaciones. En todos los asuntos relacionados con la Auditoria. TÉCNICAS DE ANÁLISIS Generalmente las más utilizadas para realizar el análisis son las siguientes: 1. DIAGRAMAS DE FLUJO Representa los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución de un problema. ORGANIGRAMA Representación gráfica de la estructura de una organización o empresa. d) Ser objetivo. CAPACIDAD INTELECTUAL Sirve para entrar de lleno en el problema y de esta forma. • OBJETIVOS 1. Si las técnicas son desacertadas. 4. la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio particular. deberá aplicarse con cuidado y diligencia. Examinar y comprender cada elemento. Las normas tienen su origen en los boletines emitidos por el comité de Auditoria del Instituto Americano de Contadores públicos de los estados Unidos de Norteamérica en el año 1948.  TÉCNICAS DE AUDITORIA Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional. Identificar posibles relaciones entre datos. ESPÍRITU DE COOPERACIÓN Al momento de trabajar en equipo. la información obtenida es sometida a un proceso de análisis o examen crítico con la finalidad de descubrir las causas de los fenómenos que afectan e impiden un correcto funcionamiento. Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor. hacer comparaciones. SOCIOGRAMAS Es una técnica que permite medir las relaciones existentes entre ciertos datos.  ANÁLISIS . SENTIDO COMÚN Permite evaluar correctamente las situaciones y tomar una decisión de manera rápida y oportuna. • Al momento de realizar un análisis.  ESTUDIO GENERAL El estudio general. decirlo sin agredir a esa persona. religiosas. familiares. Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. etc. c) Creatividad. Representa las estructuras departamentales y en algunos casos las personas que las dirigen. experiencia y madurez. Sociogramas. e) Espíritu de cooperación. sin mezclarlos con prejuicios. CREATIVIDAD Sirve para realizar esquemas en donde se incluirá la posible solución a un problema dado. Las técnicas son las herramientas de trabajo del auditor y los procedimientos. TECNICAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática. unifiquen criterios. para asegurar un juicio profesional sólido y amplio. 2. Ordenar cada elemento y der ser necesario. dichos datos pueden tener una interrelación. se debe respetar las opiniones de todos los integrantes y en caso de que algo no te parezca correcto. Definir las relaciones que operan entre cada elemento individual y conjuntamente. SER OBJETIVO Se debe considerar los problemas tal como son. Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos. por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo). 3. evitar pérdida de tiempo al estar revisando elementos secundarios.

 En profundidad: Con preguntas extensas y detalladas. aunque sin perder su posición dominante del entrevistador.  Actitud La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor.Documentación que soporte el sistema de gestión de calidad.  CUESTIONARIOS Es un formulario diseñado para obtener información. FRONTAL La entrevista más formal.Se envían datos y se pide contestación. En este caso. con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros.  INSPECCION Examen físico de los bienes materiales o de los documentos. resistencia en la fatiga. por ejemplo. confirmar de una manera válida. Con esta técnica. INFORMAL Como su nombre lo indica esta entrevista se produce en un ambiente informal. . valiéndose de la narración de personas.Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad. datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. CIRCULAR Suele indicar un ambiente relajado en la conversación. Se evalúa la capacidad de trabajo en equipo. tanto si están conformes como si no lo están Negativa. cuando vayas a realizar una entrevista te conviene conocer en que medio puede desarrollarse y en que forma.  CONFIRMACIÓN Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada. desde los gestos que realices. seguridad.  INVESTIGACIÓN Obtención de información. mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa. de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas. hasta la disposición de las mesas y donde estés colocado. el entrevistador tiene la posición dominante. capacidad de comunicación. dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas: Positiva. que ayuda a verificar inferencias y observaciones. OTROS TIPOS :  Colectiva: Con ella se busca candidatos que se desenvuelvan bien en situaciones de grupo. el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos operaciones realizadas por la empresa. Constituido por series de preguntas escritas predefinidas y secuenciadas tanto del tema a evaluar como aspectos generales de la organización. tanto internas como externas. . . TIPOS DE ENTREVISTA En la entrevista todo tiene importancia. el entrevistador y el entrevistado suelen estar al mismo nivel.Se envían datos y se pide que contesten.ANÁLISIS. Es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir  TÉCNICAS DE AUDITORÍA La aplicación de técnicas de auditoría permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no: . Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la confirmación. sólo si están inconformes. el auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de deudores.  CERTIFICACIÓN Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho.Cumplimiento con los criterios de auditoría.. legalizado por lo general. Por ejemplo. de persuasión y liderazgo. por lo tanto. iniciativa. para que conteste por escrito al auditor.  Todo cuestionario debe:  Expresar el motivo de su preparación  Procurar que las preguntas sean claras y concisas  Orden lógico  Con redacción comprensible y facilidad de respuesta *Cerrado *Opción múltiple *Abierto  Ventajas  Agilidad para obtener información  Optimización de actividades derivadas de la auditoría  Confirmación de hechos y sucesos diversos ENTREVISTA Instrumento que permite descubrir aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo. con la firma de una autoridad..

 Se busca producir información especifica.  Registrar la información en una bitácora. discreción.  Saluda al entrevistado o entrevistador por su nombre. sistemas y prácticas de trabajo. ni de los jefes o compañeros. Deben tener  Claridad  Enfoque mesurado  Existencia real .  Atender el compromiso. Acerca de operaciones.  Entrevistas a jefes de departamentos. seguridad en uno mismo.  Respuestas a preguntas cerradas: Sí/No  Respuestas a preguntas directas: Pocas palabras.  Estrecha la mano del entrevistado o entrevistador con firmeza.  Concertar previamente la cita.  Contesta a lo que te pregunten y escucha bien antes de contestar.  Entrevistas a personal operativo.  No te sientes hasta que lo indiquen.  Concentrarse de manera relajada.  Preguntas directas y cerradas.  Se deben evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas.  En la medida de lo posible escuchar.  Habla con sencillez.  Las preguntas…  Deben dirigirse a la información relevante.  No deben contener expresividad o implicaciones emocionales. puedes tomarlo. es conveniente observar estos aspectos:  Saber lo que se quiere y tener en claro el propósito y sentido.  No fumes.  No deben sugerir respuestas.  La primera impresión Para el auditor: El orden y limpieza es un indicio de que tan bien esta funcionando el sistema de calidad.  Charla informal.  Vigila el lenguaje corporal y gestos.  Consejos infalibles  Llega puntual.  Al sentarte hazlo de forma correcta. que ocasionan un funcionamiento errático.  A quien se va a entrevistar?  Entrevistas a funcionarios y gerentes.  Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.  Comodidad.  Fases de la entrevista  Saludo y acogida.  Se incorporan en la conversación.  Clasificar la información que se obtenga.  Reduce el uso de muletillas.  No hacer preguntas irrelevantes. no hablar. etc.  Despedida.  Nunca hables mal de tu actual o antigua empresa.  Si te ofrecen algo de beber.  Confianza. sin usar palabras rebuscadas. Para el auditado: La actitud del auditor determinará el desarrollo de la auditoría:  Aceptación. pero sin llegar a tutearle.  Agrado.  Comportamientos.  Apertura.  Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente.  Utilizar preguntas de terminación abierta.  Al terminar la entrevista. OBSERVACIÓN Son señalamientos específicos que no se han realizado de acuerdo con la normatividad establecida de la Organización.  Final de la entrevista. funciones.  Evitar la confianza en su memoria.  Usar palabras coloquiales. resume tus puntos fuertes. Para que una entrevista se desarrolle positivamente.  No entres en polémicas. Ensayo o simulación: observa el rendimiento en una situación ficticia parecida a la que puedes encontrar en el trabajo.  De choque: Ve como actúa en cuanto a paciencia.  Asegurar de no presionar la entrevista. …toma nota de lo observado.

que corresponde a la autoridad máxima en la empresa. Ventajas de los organigramas verticales  Ser las mas usadas y por lo tanto fácilmente comprendidas. etc. ¿Qué es la division de funciones? ¿Como se señala en el organigrama cuado un departamento es lineal o de staff ? ¿Cómo se representan la autoridad y la comunicación dentro de un organigrama? PARA QUE SIRVE EL ORGANIGRAMA Esta herramienta nos revela:  La división de funciones  Los niveles jerárquicos  Los canales formales de la comunicación  Las líneas de autoridad y responsabilidad  La naturaleza lineal o de staff del departamento  Requisitos de los organigramas:  Los organigramas deben de ser . a cada uno de los cuales les constituye un nivel de organización.  Impulsar su enmienda. muy claros.  Indica mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. recomendaciones pertinentes.  Implementación de la solución. efecto. Ventajas de organigramas horizontales  Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.  Indicar en forma objetiva las jerarquías de personal. Especifica: Son señalamientos de deficiencias o aspectos atípicos.  Aceptación y aplicación de recomendaciones.  Logro de su aceptación. a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos .  Planteamiento  Señalamiento de observaciones.  Presentación de los documentos que soporten las observaciones.  Descripción que la identifique Recomendaciones congruentes PROPOSITO Conseguir que se enmiende la situación señalada lo mas pronto posible Directa: Es la técnica mas natural para percibir los hechos acontecidos en la organización relacionados con el tema de evaluación y con el clima de trabajo.  Están formados por un cuadro central .  Permite colocar mayar numero de puestos en el mismo nivel DIAGRAMAS Es un modelo gráfico relativo a un proceso que representa en forma esquematizada y simplificada algún fenómeno administrativo.  Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior de cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicacion de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de el .  Disposición a escuchar las aclaraciones del auditado.  Presentación  Planteamiento respetuoso al directivo indicado. de procedimientos.  Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados.  Causa.  Seguimiento. por ello se recomienda que no contengan un numero excesivo de cuadros y de puestos . Ventajas de los organigramas circulares  Señalan muy bien la importancia de los niveles jerárquicos  Eliminan o disminuyen al menos la idea del status más alto o más bajo. ORGANIGRAMA Consiste en hojas en las que cada puesto directivo se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones el de quien lo ocupa) representándose por la unión de los cuadros mediante líneas los canales de autoridad y responsabilidad. ya sea de organización. Ventajas  Idóneo y concreto para registrar la revisión de un sistema . En cada uno de esos círculos se colocan los jefes inmediatos y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad .  Que disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.  Los organigramas deben contener nombres de funciones no de personas  Los organigramas no pueden representar un numero muy grande de elementos de organización  Tipos de organigramas Tipos de organigrama: El nivel máximo comienza del lado izquierdo y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.  Apertura para el dialogo constructivo. ante todo .

las tolerancias y especificaciones de fabricación o administración  Determinar los puntos exactos de inicio y terminación de la operación DIAGRAMA DE FLUJO Describe la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción. para determinar donde se sitúa la mayor concentración de movimientos  Utilizada como medio para localizar los puntos débiles y aquellos que precisan ser analizados mas detalladamente Ejemplo  Trabajo voluminoso o pesado: En el montaje de las bases de grandes aparatos. responsabilidades y puntos de decisión  Muestran las transacciones cliente-proveedor. facilitando a los empleados el análisis de las mismas  Excelente herramienta para capacitar a nuevos empleados y a los que desarrollan la tarea. conflictos de autoridad. no su distribución temporal  Cada nodo puede representar hasta 2 instantes distintos. debido al tamaño del material y a la dificultad de su manejo DIAGRAMA DE HILOS Y DIAGRAMA DE RECORRIDO Ambos buscan mostrar de manera grafica la ruta que recorre el producto final El diagrama de hilos se puede representar como una maqueta tridimensional y con hilos de colores El diagrama de recorrido hace lo mismo solo que sobre un dibujo a escala DIAGRAMA PERT Representación gráfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla Características  Representa las relaciones entre las tareas del proyecto. permitiendo conocer el tiempo empleado por cada uno y la eficiencia de ambas partes con el fin de aprovecharlos al máximo Objetivos  Analizar y estudiar una sola estación de trabajo donde existe ociosidad en los operarios  Conocer las operaciones y el tiempo del hombre con el fin de mejorar sus tiempos de ocio  Conocer el tiempo de actividad e inactividad de su maquina así como de carga y descarga DIAGRAMA DE RECORRIDO Plano de fabrica o zona de trabajo hecho a escala que muestra la posición correcta de las maquinas y puestos de trabajo Objetivo Indica el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización y es el principal instrumento en la realización de métodos y sistemas. márgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricación o administrativo. cuando se realizan mejoras en el proceso Emplea los siguientes símbolos con significados específicos que se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas DIAGRAMA DE PROCESO HOMBRE-MAQUINA Representación gráfica de la secuencia de elementos que componen las operaciones donde intervienen hombres y maquinas. ya que si no se plantea correctamente difícilmente podrá ser resuelto  Determinar en que áreas existen las posibilidades de mejoramiento  Representar los detalles del diseño. Reduce la cantidad de explicaciones narrativas y condensan las presentaciones  Parecido a una fotografía tomada de un flujo de operaciones  Un documento eficiente del testimonio del análisis del procedimiento DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO O CURSOGRAMA SINÓPTICO Muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones. oportunidades de mejora del proceso. empleando símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso Ventajas  Favorece la comprensión del proceso ya que lo muestra como un dibujo  Reemplaza varias páginas de texto  Identifica los problemas. reprocesos. inspecciones. aquí se encuentran los ajustes. el inicio mínimo de las tareas que parten del nodo y el final máximo de las tareas que llegan al mismo . desde la llegada de la materia prima hasta el empaque del producto terminado Sirve para  Exponer con claridad el problema a analizar. ya que es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica Ventajas  Favorecen la comprensión del proceso  Identifican los problemas y oportunidades  Excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados  Permiten el mejoramiento continuo en los procesos  Ayudan a minimizar los tiempos hombres-máquinas y costos DIAGRAMA DE HILOS Plano a escala en el cual se sigue y se mide con un hilo el trayecto de los trabajadores los materiales o el equipo durante una sucesión dada de hechos Objetivo Mostrar de manera grafica la ruta que recorre el producto final Ventajas  Estudiar la trayectoria detallada del movimiento en el área de trabajo inmediata o en el camino recorrido al moverse desde un puesto de trabajo a otro  Examinar los movimientos como un todo. pasos redundantes.

responsabilidades. funciones y autoridad Contiene  Contenido: Enunciación de cada una de los componentes del manual y la cantidad de páginas correspondientes a cada una  Objetivo del manual: Fines y alcances generales del manual  Objetivos y Políticas: Fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos  Autoridad: Distintos tipos de autoridad vigentes  Control: Definición y establecimiento de los tipos de control  Misión y Funciones: Funciones de cada uno de los entes y sus fines  Atribuciones: Facultades delegadas a los responsables de cada área  Delegación: Tareas que el personal jerárquico puede asignar a sus subordinados  Reemplazo: Régimen de reemplazos entre los responsables de los entes  Información: Cuál es la información que debe generarse en el ente orgánico. debido a que las instrucciones ya están dadas  Permite una evaluación objetiva de los procesos  Permite evaluar los estándares que han sido establecidos Elementos  Aquello que será objeto de consulta  Índice  Contenido  Instrucciones de uso del manual  Introducción MANUAL DE ORGANIZACIÓN Describe la formalidad de la organización para cada puesto de trabajo. ya que todo esta escrito  Aclaran dudas con respecto a que hacer en un momento determinado  Mantienen la igualdad (estandarización) en la cuestión organizacional  Es una herramienta de control  Es un instrumento informativo  Ahorro de tiempo. Es una herramienta de cálculo y una representación visual de las dependencias entre las tareas del proyecto MANUALES Son todo un sistema de reglas que describe de manera sistemática las actividades y labores que deben ser realizadas por los miembros de la organización con el propósito de lograr eficientemente los objetivos de la empresa Objetivo Facilitar el desarrollo y desenvolvimiento de las múltiples funciones administrativas que deben llevar a cabo y son esenciales debido a que nos permiten lograr el EQUILIBRIO Ventajas  Recopilan de manera organizada los procedimientos de la organización  Reduce en gran proporción la improvisación. objetivos. total y parcial  Régimen de autorizaciones: Establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar documentos correspondientes Presentación  Contenido  Objetivos  Objetivos y políticas  Conceptos generales  Contenido común de los entes del mismo nivel  Contenido especifico de los entes  Contenido común de los rangos  Jerarquía  Organigramas  Régimen de autorizaciones . tanto para su uso como para integrar el sistema general de información  Relaciones: Tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos o externos  Responsabilidades: Obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribución  Organigramas: Representación gráfica de la estructura orgánica.

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->