InRetail Pharma S.A.

- Inkafarma (Perú)
Área de Desarrollo
Gestión de Proyectos

ACTA FORMAL DEL CIERRE DEL PROYECTO

VERSIÓN 1.0
PROYECTO: Sistema de gestión de inventario para la cadena de farmacias
InkaFarma
GERENTE DEL PROYECTO: Ana Salazar
FECHA: 26/06/2023

PARTICIPANTES
(Interesados que deben participar y/o firmar para la conformidad del entregable)
Por el Cliente Por el Proyecto
EL CLIENTE – María González Mauricio Delgado
GERENTE DE CADENA DE FARMACIAS DIRECTOR DEL PROYECTO
INKAFARMA
SPONSOR - Roberto Cabrera Gonzalo Pérez
GERENTE DE UNIDAD DIRECTOR DE TECNOLOGÍA
Ana Ramírez, Farmacéutica Piero Cruz Mamani
Carlos López, Técnico en Farmacia. JEFE DE PROYECTOS
ESPECIALISTAS TÉCNICOS
FARMACEUTICOS
Manuel Jimenez Ana García
ASESOR LEGAL GERENTE DE OPERACIONES
Rosa Cartagena Andrea Morán
GERENTE DE LOGÍSTICA E INVENTARIO JEFE DE ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD
Manuel Chávez
GERENTE DE VENTAS

(OBJETIVOS DEL PROYECTO)

Alcance: Asegurar que el sistema de gestión de inventario cubra todas las funcionalidades y
requisitos necesarios para una gestión efectiva del inventario en todas las farmacias de la
cadena. Esto implica asegurar el seguimiento preciso de los productos, controlar el stock,
gestionar pedidos a proveedores, actualizar la información del inventario en tiempo real,
generar informes y análisis relevantes, garantizar la integración con otros sistemas utilizados
y proporcionar seguridad y acceso restringido a la información. El sistema se enfoca en
mejorar la eficiencia y la precisión de la gestión de inventarios, optimizando los procesos de
abastecimiento, minimizando errores y maximizando la satisfacción del cliente.

Tiempo: Completar la implementación del sistema de gestión de inventario en un plazo de 6

meses. Se realizará una planificación detallada para asegurar que todas las etapas del
proyecto se completen en los tiempos previstos. Se establecerán hitos y entregables
específicos para monitorear y evaluar el avance del proyecto en relación con el cronograma
establecido. Se asignarán recursos adecuados y se seguirá una metodología eficiente para
cumplir con los plazos establecidos y entregar el sistema de gestión de inventarios en el
tiempo acordado.

Costo: Lograr una implementación del sistema de gestión de inventario dentro del
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presupuesto asignado (S/150,000). Esto implica gestionar eficientemente los recursos

financieros, minimizando los costos asociados con la adquisición e implementación del
sistema

Calidad: Implementar un sistema de gestión de inventario confiable, preciso y fácil de usar.

Cumpliendo con la norma ISO 9001 e ISO 13485. Esto implica garantizar la precisión de los
datos, la confiabilidad del sistema, la integridad de la información y la usabilidad para los
usuarios.

(ALCANCE DEL PROYECTO)

Alcance detallado del proyecto de sistema de gestión de inventario:

● Registro y seguimiento de productos:

○ El sistema permitirá el registro detallado de cada producto en el inventario,
incluyendo información como nombre, descripción, categoría, proveedor,
precio de compra, precio de venta, unidades disponibles, ubicación física,
fecha de vencimiento, entre otros datos relevantes.
○ Se implementará un sistema de seguimiento preciso de cada producto a lo
largo de su ciclo de vida, desde la entrada al inventario hasta la venta o
eliminación.
● Control y optimización de stock:
○ El sistema garantizará un control eficiente del stock en todas las farmacias
de la cadena, brindando información en tiempo real sobre la disponibilidad
de cada producto en cada ubicación.
○ Se establecerán umbrales de stock mínimo y máximo para cada producto,
generando alertas automáticas cuando se alcance alguno de estos límites, lo
que facilitará la toma de decisiones sobre reabastecimiento y optimización
del inventario.
● Gestión de pedidos y proveedores:
○ El sistema permitirá la generación de órdenes de compra automáticas o
manuales basadas en la necesidad de reabastecimiento de productos.
○ Se registrarán los pedidos realizados a los proveedores, se hará seguimiento
de su estado y se registrarán las fechas de entrega esperadas y reales.
○ Se podrán realizar comparaciones entre los precios y condiciones de
diferentes proveedores para garantizar la obtención de los mejores términos
comerciales.
● Actualización en tiempo real y sincronización de datos:
○ El sistema se integrará con otros sistemas utilizados por la cadena de
farmacias, como el sistema de punto de venta y el sistema contable, para
garantizar la sincronización y actualización en tiempo real de la información
del inventario.
○ Los cambios realizados en el inventario, como ventas, compras o ajustes, se
reflejarán automáticamente en los demás sistemas, evitando discrepancias y
asegurando una gestión coherente y precisa.
● Generación de informes y análisis:
○ El sistema proporcionará una amplia gama de informes y análisis
relacionados con el inventario, como informes de stock, rotación de
productos, tendencias de ventas, productos más vendidos, entre otros.
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○ Estos informes y análisis permitirán a los responsables de la gestión de

inventario tomar decisiones informadas, identificar oportunidades de
mejora y evaluar el rendimiento del inventario.
● Seguridad y acceso restringido:
○ El sistema contará con medidas de seguridad robustas para proteger la
información del inventario y garantizar que solo los usuarios autorizados
puedan acceder y realizar cambios en los datos.
○ Se establecerán roles y permisos de usuario, asegurando que cada empleado
tenga acceso únicamente a las funcionalidades y datos necesarios para
desempeñar sus tareas.

El alcance del proyecto se centrará en cubrir todas estas funcionalidades y requisitos,

asegurando una gestión efectiva del inventario en todas las farmacias de la cadena Inka
Farma, con el objetivo de mejorar la eficiencia, precisión y satisfacción del cliente en el
manejo de los inventarios.

(PROCESO DE ACTA DE CIERRE)

ENTREGABLES AL CIERRE
Plan de Proyecto:
Diseño de la arquitectura
Diseño de la interfaz de usuario Prototipos y diseños de la El diseño de la interfaz de
DESCRIPCIÓN CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
Se entrega el plan de El plan de proyecto debe
proyecto finalizado y reflejar de manera precisa y
actualizado, que incluye actualizada todas las
todas las actividades, actividades y tareas
hitos, recursos asignados realizadas, los plazos
y plazos definidos para el cumplidos y los recursos
proyecto. utilizados. Además, debe
estar aprobado por el equipo
de proyecto y el cliente
Estructura y La arquitectura del sistema
componentes del sistema debe ser escalable, modular
web de gestión de y segura, cumpliendo con los
inventario, incluyendo la estándares y buenas
base de datos, el servidor prácticas de diseño de
y la interfaz de usuario. software.
interfaz web, usuario debe ser intuitivo,
considerando la fácil de usar, estéticamente
usabilidad y la agradable y coherente con la
experiencia del usuario. identidad visual de la
farmacia.

Estructura y relaciones de El diseño de la base de datos

Diseño de la base de datos la base de datos que debe ser eficiente,
almacenará la permitiendo un
información del almacenamiento adecuado
inventario y otros datos de la información del
relevantes. inventario y garantizando la
integridad de los datos.
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Además, debe ser fácil de

Desarrollo del sistema web Sistema web de gestión
de inventario basado en
los diseños y sin errores ni fallas en su
especificaciones definidas
en la fase anterior.
Integración del sistema Integrar el sistema web
de gestión de inventario
con otros sistemas
utilizados en la cadena de
farmacias, como el
sistema de punto de
venta y el sistema
contable.
mantener y permitir un
acceso rápido y preciso a la
información requerida.
El sistema web debe ser
completamente funcional,
funcionamiento. Además,
debe cumplir con todos los
requisitos y funcionalidades
establecidos en el alcance
del proyecto. El sistema web
debe ser compatible con
diferentes navegadores y
dispositivos, asegurando una
experiencia de usuario
consistente y satisfactoria
Asegurar la correcta
comunicación y
funcionamiento de los
diferentes componentes, la
ausencia de errores o
conflictos en la integración,
la interoperabilidad con
otros sistemas, la
consistencia y coherencia de
los datos, el cumplimiento
de los estándares
establecidos, la
disponibilidad y accesibilidad
del sistema integrado, y la
aprobación por parte del
equipo de desarrollo y los
usuarios finales.

Pruebas unitarias Realizar pruebas para Garantizar una cobertura

verificar el correcto completa del código,
funcionamiento de cada producir resultados
componente o correctos, ausencia de
funcionalidad del errores, cumplir con los
sistema. estándares de codificación,
documentar las pruebas,
mantener un tiempo de
ejecución razonable, facilitar
la mantenibilidad del código,
ser independientes de otras
pruebas, ser repetibles y
contar con la aprobación del
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equipo de desarrollo.

Pruebas de integración Verificación de todos los Registra los resultados de las

Pruebas de rendimiento y carga
Instalación y configuración
Migración de dato
Capacitación del persona
Monitoreo y soporte
componentes del sistema
web funcionen
correctamente cuando se
integran.
Evaluación del
rendimiento del sistema
web bajo diferentes
condiciones de carga y
verificar su capacidad de
respuesta.
Implementación del
sistema web de gestión
de inventario en el
entorno de producción,
asegurando su correcta
instalación y
configuración.
Transferencia los datos
existentes del inventario
a la nueva plataforma
web de gestión.
Capacitación a los
usuarios finales en el uso
del sistema web y en las
mejores prácticas de
gestión de inventario.
Establecer mecanismos
de monitoreo para
asegurar el
funcionamiento continuo
del sistema y brindar
soporte técnico a los
usuarios.
pruebas realizadas a cada
componente o funcionalidad
del sistema.
Detalla los resultados de las
pruebas de rendimiento y
capacidad del sistema web.
Sistema web de gestión de
inventario instalado y
configurado en el entorno de
producción.
Los datos existentes del
inventario son transferidos al
sistema web.
Manuales de usuario y
materiales de capacitación
para los usuarios finales
Informes de monitoreo y
soporte: Registros de
monitoreo del sistema y
acciones de soporte
realizadas.

(DESCRIPCIÓN DE ACTA DE CIERRE)

Texto sugerido

Siendo las 12.00 horas del día 31 de diciembre del 2023, se reunieron en las instalaciones
Sistema de gestión de inventario para la cadena de farmacias InkaFarma , El director del
Proyecto, Gonzalo Pérez y María González, Gerente de la Farmacia, para proceder a la
entrega del Proyecto, con el objetivo de efectuar la verificación de la Implementación y
Funcionamiento del Proyecto.
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La comisión de recepción procedió a realizar la constatación del proyecto físico y dejar

constancia que la misma se encuentra ejecutada al 100%. Conforme a las especificaciones
técnicas del Proyecto, de todo el proceso de ingeniería, construcción, procura y capacitación,
asimismo se hizo una previa verificación donde se encontró observaciones y se corrigió
dichas observaciones cumpliéndose en su totalidad todo el proyecto, señalado en esta acta
de fecha 31 de diciembre del 2023.

En señal de conformidad se firma la presente acta.

María González Gonzalo Pérez

Gerente de la Farmacia DIRECTOR DEL PROYECTO
Firma del representante del Cliente Firma del representante del Proyecto