Clase 2 Modulo

SADC
Secretariado Administrativo-Contable
Titam Consultora- Servicios Empresariales y Educacionales

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Secretariado Administrativo-Contable SADC
CLASE 3- Módulo
CLASE I
2 - Módulo 1
Comunicación Escrita
Seguimos avanzando en el eje temático COMUNICACIÓN y en esta oportunidad daremos forma a un

tema que muchas veces está muy descuidado y que es la redacción comercial y formal empresarial.
Una gran parte de las comunicaciones que realiza la empresa, tanto las exteriores como las interiores,
se hace a través de documentos escritos. Hay distintos modelos de documentos, desde la carta
comercial hasta la redacción de un telegrama o informe.
Daremos en estas clases una descripción de cada tipo de documento para que puedas así mejorar tu
redacción en cada uno de ellos.
Comenzamos…..
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.
1. Ventajas de la Comunicación Escrita.
-La Comunicación Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que siempre poseemos la
información en escritos para volverla a usar.
2
-Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar y definir bien lo que queremos expresar antes de
escribirlo definitivamente en un documento para posteriormente utilizarlo.
-Se Registra la Información.
-Es Fuente de Consulta. Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener un uso posterior
como medio de información ya que está escrita permanentemente.
2. Desventajas de la Comunicación Escrita.
-No hay retroalimentación Inmediata. Es clara la diferencia entre la interactividad que hay en la
comunicación escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje inmediato.
-Puede haber una Interpretación equivoca del mensaje. Como no existe una persona que explique el
mensaje de la información o su contenido en ésta como en la comunicación verbal; esta se puede
prestar a otros entendimientos que no sean los propuestos.

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Características de la Comunicación escrita
A. Claridad.
Podemos hablar de la claridad como una cualidad de la comunicación escrita que es la
distinción con que percibimos las sensaciones por medio de los sentidos o las ideas y todo esto
por medio de la inteligencia.
Es decir, escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo con los conceptos
bien digeridos. La claridad es la exposición limpia, correcta, es redactar un texto entendible sin
que dé lugar a dudas.
B. Precisión.
Es la obligación o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa. Determinación,
exactitud rigurosa, puntualidad, concisión. Tal vez la brevedad y precisión en la expresión de los
conceptos obligándonos a emplear únicamente las palabras que sean precisas y necesarias para
expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor número de
palabras bien estructuradas.
C. Síntesis.
En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente de lo más
importante, de las parte más esenciales. La síntesis se realiza en base a las ideas principales del
texto y con nuestras propias palabras.
D. Naturalidad.
Con esto nos referimos a utilizar la lengua más usual o más habitual. Escribir con nuestro
3 propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de proceder.
E. Cortesía.
Tratar con atención y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo cortés no quita la
sencillez, la cortesía es parte de la educación y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta.
Métodos Estructurales de la Comunicación Escrita
La comunicación escrita precisa una estructura para alcanzar las características de claridad,
objetividad y concreción. La escritura representa a la comunicación, lo que el esqueleto para un
organismo vivo vertebrado, es decir, existen varios métodos para acondicionar el contenido en
función de un propósito determinado, orientación que conduce a la unidad de la comunicación.
El método más elemental se debe a Rudyard Kipling, y se aplica en la información periodística, y
su propósito consiste en integrar en un todo armónico los elementos dispersos.
Para que toda información resulte completa debe responder a las siguientes preguntas:
¿Qué? (el suceso).
¿Quién? (el sujeto activo o pasivo al que se refiere la información).
¿Cómo? (la forma en que se desarrollan o son las cosas).
¿Dónde? (lugar de los hechos).
¿Cuándo? (tiempo).

¿Por qué? (explicación de causa)
Formatos más Usuales en la Comunicación Administrativa
- Carta Comercial
- Memorándum
- Circular
- Memoparte
- Minuta
- Acta.
- Informe
- Oficio
- Telegrama.
- Curriculum Vitae
- E-mail
Veamos las características y formalidades de cada tipo de comunicación

1- MEMORANDUM
Los memorándum, también conocidos bajo el nombre de memo, son aquellas comunicaciones escritas
que, de forma acotada, expresan alguna información específica. Estos comunicados son utilizados en
entidades gubernamentales o empresariales y suelen estar vinculados con cuestiones de índole
4 administrativa. Con el fin de dar a conocer alguna información dentro de la entidad, los memos cuentan
con una redacción menos formal que las cartas.
La información que nunca debe ser dejada de lado en este tipo de comunicaciones es: remitente,
destinatario, fecha y lugar, asunto, cuerpo y firma.
Ejemplos de Memorandum
MODELO 1
Capital Federal, 14 de enero de 2013
Avenida Coronel Díaz 1234

Capital Federal (1254)
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Argentina
Memorándum
Para: Juan Flores, director de logística.
De: Laura Domínguez.

Asunto: Reunión de logística.
El área de logística efectuará la reunión bimensual correspondiente el miércoles 20 de enero de 2002.

En la misma serán debatidas las nuevas estrategias vinculadas con el área de logística, impulsadas en los
últimos seis meses.
Es imprescindible que asista al evento debido a los temas a tratar.
Saludos cordiales,
Laura Domínguez,
Gerente de logística.
MODELO 2
Rosario, 14 de enero de 2013
Licenciado Juan Flores

Director de logística
5 Presente
Se le comunica que deberá ser revisado en los próximos quince días el Contrato Colectivo de Trabajo
realizado con los miembros del Sindicato de Transporte de Carga de la Patagonia Argentina, por lo que
cuestiones vinculadas con el nuevo régimen de horas de descanso e incrementos salariales deberán ser
tenidos en cuenta.
Atentamente,
Adriana Blanco
Asistente.
MODELO 3
Adelia María, 14 de marzo de 2013
Ana María Ezcurra
Asistente de compras
Por la presente, se pone de manifiesto un llamado de atención tras el incumplimiento reiterado del
horario laboral pactado en su contrato de trabajo.

En caso de que esta falta se repita nuevamente, usted será sancionada económicamente ya que ha
quedado avisada.
Rogamos que en breve logro solucionar sus inconvenientes, contamos con que está predispuesta a
hacerlo.
Saludos Cordiales,
Martín Fernández,
Gerente de Recursos Humanos.
PepsiCo Argentina.
MODELO 4
UNIVERSIDAD INTERAMERICANA
Capital Federal, 24 de noviembre de 2012
Memorándum N° XX – 2012
PARA: estudiantes.
6 DE: Ana María Franco.
ASUNTO: Incremento en la cuota
Por la presente se les informa que a partir del próximo mes la cuota mensual sufrirá un incremento de
200 pesos debido a que los docentes de la institución recibirán un aumento salarial del 15%, tal como
fue pactado en las últimas negociaciones paritarias.
Saludos,
Ana María Franco.

Decana de la Facultad de Comunicación Social.
2- CIRCULAR
Es un documento que dirige una autoridad a todos o parte de sus subalternos simultáneamente, para
darles a conocer disposiciones o diferentes asuntos internos para que cumplan a cabalidad. El tema o
mensaje interesa a todos los integrantes de una dependencia.
Generalmente los temas a tratar son:
• 1. Movimiento interno de los jefes de una institución.
• 2. Los cambios de horario de trabajo.
• 3. Nombramiento de comisiones encargadas de mejorar el movimiento interno de dependencia.
• 4. Acuerdos y decisiones de la jerarquía.

• 5. Los ascensos del personal que trabaja en una empresa, etc.

Por los temas o asuntos mencionados, es fácil darse cuenta, que este documento cumple su función
dentro de una institución, con un trato vertical descendente y horizontal; es decir de una autoridad a un
subordinado y también entre las personas del mismo nivel o rango. Si dentro de una empresa existe un
gran número de trabajadores o miembros, la circular será enviada por medios electrónicos como el mail.
PARTES
1. Numeración
Al igual que el memorandun u oficio; la primera parte se escribe con mayúsculas, es decir, la
palabra CIRCULAR, seguida del número, separada por una línea oblicua, luego las siglas con letras
mayúsculas, el cargo de la persona que lo remite, un guión y las siglas de la institución o empresa que
dirige la circular, separada por una línea oblicua y por último el año en curso.
2. Fecha
Se escribe el lugar, el día, el mes, y el año que en curso.
3. Destinatario
Generalmente o casi siempre estará dirigido al conjunto de personas interesadas en el documento.
Puede dirigirse:
- Al personal de la empresa:
- Estimados colegas:
4. Asunto
En esta parte se escribe la palabra ASUNTO, todo con mayúscula, seguida de dos puntos y junto se
escribe el tema en resumen o en síntesis.
5. Cuerpo o texto
7 Es la parte donde se explica detalladamente el mensaje, lo que se quiere decir; puede estar integrado
por varios párrafos, y para mayor orden enumerar cada párrafo.
6. Despedida
Esta parte es muy simple y a veces se usa solo una palabra. Ejemplo: Atentamente.
7. Firma y cargo
La firma es la rúbrica a mano, como se acostumbra a firmar en toda documentación; debajo de la firma
se coloca el nombre completo del firmante y luego el cargo o grado de jerarquía que posee.
8. Iniciales
Como siempre, con letras mayúsculas las iniciales del remitente, seguida de una línea oblicua, las
iniciales del mecanógrafo o secretaria con minúscula.
La circular es un documento que se puede entregar personalmente o enviar por correo. Para redactar
este documento se puede utilizar el membretado si la institución lo requiere así.
Ejemplo
MODELO 1
LA COSTEÑA S.A.
CIRCULAR NUM. 28
ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo.
20 de marzo de 2013

Al personal de este departamento:

Acuerda el C. oficial Mayor que, a contar el 15 de los corrientes, se implante un sistema de trabajo
extraordinario para que, en un plazo improrrogable de treinta días, se despachen todos los asuntos que
están pendientes en las secciones del departamento.
Por lo tanto, sírvanse ustedes tomar nota, firmando en la relación adjunta de que dicho trabajo
extraordinario se desarrollará todos los días hábiles, de lunes a viernes, de las 18:30 a las 22:00 horas.
ATENTAMENTE
EL JEFE DEL DEPARTAMENTO
Manuel Ruiz Flores
c.c.p. C. Oficial Mayor, Edificio
MFL/ eg
3- ACTA
A las palabras se las lleva el viento", se dice con cierto desenfado. Pero la frase encierra la
suficiente seriedad para ponernos a pensar en la importancia que tiene la escritura en
papel. En nuestra era de los computadores, la comunicación por satélite, del enlace
simultáneo del mundo para compartir la información, parece no haber testimonio más
fidedigno, inalterable, práctico y ubicuo que el papel… Aún se asientan en papel los
acuerdos a los que llegan quienes participan en una asamblea; todavía aparecen en papel
las firmas.
8 El acta, llamada a veces "minuta", es el informe que relata
fiel y objetivamente una serie de hechos y da fe por escrito
de una situación determinada, sin interpretación o
comentario alguno por parte de quien la presenta.
Es formal, puesto que, en virtud del carácter objetivo de lo
que narra, debe servir como prueba. Existen importantes
variaciones entre los dos tipos de actas, en lo que
corresponde a las reglas de presentación que se deben
observar y a su valor testimonial.
Los dos tipos de actas

Básicamente, se clasifican en públicas y privadas.
— Las actas públicas son asentadas por una persona con autoridad pública y tienen consecuencias
jurídicas. Por ejemplo, una multa por infracción a las leyes de tránsito. Otras autoridades también hacen
uso de ellas, como los oficiales del registro civil en los municipios, y las autoridades de las
circunscripciones políticas del país.
La forma en que se redactan debe permitir que su legalidad sea verificada, pues, en ocasiones, alguna
irregularidad causa su anulación.
— Las actas privadas son asentadas por un particular facultado por la ley o por el estatuto de un
organismo privado. Constituyen la memoria y, por lo tanto, la prueba de las condiciones en las que
ocurrieron ciertos hechos de la vida de organismos como asociaciones, sociedades civiles y comerciales,
03585-420927- - ADELIA MARIA 3582- 415363- CORONEL MOLDES
condominios, etcétera. Todas las actas se asientan según un modelo, pero pueden contener menciones
particulares debidas al tipo de actividad del organismo de que se trate, o a ciertas obligaciones que
imponga la ley.
Las partes de un acta de sesión son: título, introducción, texto,cierre del acta,firma de los que aprueban
el acta y redacción del acta de sesión ordinaria.
1.-TÍTULO
El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran
en el libro respectivo. Este título se escribe así:ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o
también ACTA DE SESIÓN DEL 27.05.2012.Sin embargo,en los últimos años,muchas instituciones han
optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento,en forma correlativa anual,con
la indicación de la fecha en la que se llevan a cabo.Por ejemplo:ACTA DE SESIÓN Nº 01-2012 DE FECHA
27.05.2012.En todos los casos subrayado y con letras mayúsculas,para que ese título en el libro,ya que
el acta de una sesión se redacta en cuanto termina la redacción de otra,luego de la firma de los que
procedieron a aprobarla.
2. INTRODUCCIÓN
La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende :lugar,fecha y hora en la que se
leva a cabo la sesión;y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presiente y de
9 secretario,si los que concurren son muchos,sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al
acta el padrón respectivo,y en su caso ,los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de
convocatorias.
3. TEXTO
Las actas tradicionales hacen un relata minucioso de todo lo que acontece en la sesión;contienen todas
las intervenciones de los asistentes, sin establecer ninguna distinción entre ellas.Este tipo de actas
resultan extensas y complicadas.Las nuevas disposiciones legales acerca de la redacción de las actas de
sesiones consideran que éstas deben contener solamente la siguiente información;los asuntos tratados
en la sesión,la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados.Además
,cuando lo solicitaban ,deben contener las constancias que los presentes desean dejar sobre sus
opiniones y /o votos emitidos en la sesión.Y nada más. Concreto y preciso,.Breve.Libre de
complicaciones.es por eso que ahora las actas se deben aprobar al término de las sesiones.
Por otro lado ,los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente,en forma
anual,y se escriben como la parte resolutiva de las resoluciones administrativas,con verbo en infinitivo o
en forma imperativa,por ejemplo:Acuerdo Nº 01-2012:Conceder licencia sin goce de haber al señor…..o
ACUERNO Nº 01 –2012: Concédase licencia sin goce de haber al señor…… Los acuerdos se escriben con
letras mayúsculas y subrayadas,haciéndolos resaltar del conjunto,para su rápida diferenciación y

ubicación en el libro de actas. No hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen conocer a los
interesados promedio de resoluciones administrativas, con las firmas del presidente y secretario.
4.-CIERRE DEL ACTA.

Es una fórmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesión ha terminado.Señala la hora en la
cual concluye este acto .He aquí un ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m
se dio levantada la sesión.
5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

Según lo determinen las normas de cada institución ,las actas una vez aprobadas deben ser firmadas
por todos los asistentes.por sólo el presidente y el secretario,o por una comisión elegida par tal
fin.(consulte oportunidad de la aprobación del actas de sesión” en la página ,en la página 28)
5.-REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realiza,en forma obligatoria,en cada
fecha o período fijado en las normas internas de cada institución,pudiendo ser cada semana,cada 15
días ,cada mes,o cada 6 meses .La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de
10 la sesión que se ha tratado en temas anteriores.
El siguiente ejemplo muestra un modelo usual que comúnmente es utilizado para las actas:
En la ciudad de , siendo las horas del día del mes del año ,
y en el local que ocupan las oficinas de , ubicado en del edificio número
de la calle ; colonia , se reunieron los señores:
, con el carácter, respectivamente, de , previa cita (o
convocatoria) que se expidió , para el tratamiento del asunto siguiente:
. En uso de la palabra, el señor manifestó
(relación de hechos).
Registro de la intervención sucesiva de otras personas.

Determinación que se adopta, en su caso.
Para finalizar, el señor , que actúa como secretaria, dio lectura al acta, misma que
fue aprobada en sus términos por los comparecientes, que firman al margen y alcance de este
instrumento para constancia de su conformidad.
4- MEMOPARTE
EL recado o memoparte es la manifestación más elemental de la comunicación escrita en el contexto
administrativo. En él se sienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da lugar a dudas.

Su estructura responde a la necesidad de una comunicación rápida, mediante la cual el receptor puede
actuar en razón del contenido. Por su naturaleza, el memoparte es escrito, es corto, bien estructurado,
no puede restarse a equívocos, pues estos originan consecuencias muy graves. Se describe en papeles
pequeños. Adopta la especie de orden, instrucción, sugerencia, acuerdo, información.
Un ejemplo muy representativo es la anotación de la secretaria para informar a su jefe la reseña de una
conversación telefónica.
MODELO 1
Para: Lic. Maria Elena Cortés
De: Felipe Flores.
Asunto: URGENTE: Reunión jueves a las 11:00 a.m. para acuerdo del asunto inconcluso.
MODELO 2
Para: Sr. Secretario de la firma.

De: Coordinador de eventos.
Asunto: Lo invitamos a la celebración por el éxito obtenido en el lanzamiento de nuestro último
producto, lo esperamos en el salón principal a las 20:00 horas.
11 5- MINUTA
Las minutas de trabajo son escritos en los cuales se registra lo sucedido en una junta de trabajo, con la
finalidad de archivar y dejar asentado la información revisada en dicha reunión, para enviárselo a todos
los involucrados y así poder darle un seguimiento a los resultados obtenidos en la misma.
Las minutas de trabajo pueden ser tan extensas o tan breves como sea necesario, de la misma manera
pueden ser tan detalladas, haciendo literalmente una transcripción, o tan sencillas y generales, como
una lista de resoluciones y decisiones tomadas en la reunión. Las empresas privadas tienen la libertad
de decidir la forma en la que deben realizarse sus minutas de trabajo, no así, es el caso de las
dependencias gubernamentales, quienes deben atenerse a un formato ya definido y establecido.
Generalmente, una minuta de trabajo debe proporcionar una descripción detallada sobre la estructura
de la junta y la información tratada en ella:
1. Fecha, hora y lugar de inicio.
2. Lista de los participantes.
3. Los temas a tratar o las problemáticas a solucionar.
4. Registro de los planteamientos, observaciones, respuestas y puntos defendidos o atacados por cada
uno de los participantes.
5. Las soluciones y/o estrategias que se pretenden poner en marcha.
6. Las conclusiones de la reunión.
7. Fecha, hora y lugar del cierre.
Las minutas de trabajo, por lo general, no están a disposición de todos los subordinados de la empresa,
ni al público en general, esto debido al carácter privado de las mismas; A saber, las minutas de trabajo
de ciertas entidades pueden ser documentos jurídicos importantes, una razón para limitar su consulta.
Ejemplo de estructura de una Minuta
Objetivos Fecha Hora Lugar

de la
Reunión
y/o
Agenda Asistentes
12
Tema Acuerdos y/o Comentarios Responsable Fecha de Cierre

MODELO 2
13
5- TELEGRAMA
Se denomina telegrama a una comunicación escrita, breve, clara y sencilla, transmitida a través del
telégrafo o correo. Se pueden enviar telegramas a casi todos los países del mundo.

Los telegramas constan de tres partes: encabezamiento, cuerpo y cierre.
El encabezamiento está formado por:
1- Un recuadro con cuadrículas de color azul que sólo puede cumplimentar la oficina de
Telégrafos o Correo.
2- Un apartado recuadrado con tinta negra en el que aparecen las divisiones siguientes:
-Destinatario
-Señas
-Teléfono
-Télex
- Fax
-Destino
14
El cuerpo es la parte del telegrama en la que se escribe el texto. Se rellena con letras
mayúsculas o mecanografiado.
En el cierre se escriben las señas del expedidor, con los siguientes datos:
-Nombre
-Domicilio
-Teléfono
-Población
Una vez rellenado se entrega en la ventanilla del servicio Telegráfico. Se abona su importe y se
recoge el resguardo correspondiente.
La redacción telegráfica adopta una forma especial, ya que su coste se establece en relación con
el número de palabras utilizadas para transmitir las noticias objeto de esta comunicación. Su estilo
tendrá que ser conciso, breve, con frases recortadas, sin que esto afecte a la claridad y perfecta
compresión del mensaje. No debe presentarse con enmiendas ni tachaduras.

Hay que decir el máximo de información, usando el menor número de palabras. No se emplean
abreviaturas. Se omite la fórmula de saludo y de despedida. Se suprimen artículos, adverbios,
preposiciones, conjunciones e interjecciones, procurando que el sentido del párrafo se entienda
perfectamente. Las cantidades en número se consignan en letra.
Clases de telegramas
Con los telegramas enviados en territorio nacional se realiza la entrega al momento de ser
recibida la comunicación en la oficina de Telégrafos receptora.
Existen diferentes tipos de telegramas.
-Con acuse de recibo. Garantiza, mediante firma, que el destinatario lo recibe. Se entrega una
tarjeta para tal fin.
-Con entrega a domicilio. El telegrama lo recibe el receptor en el domicilio indicado.
-Sin entrega a domicilio. El destinatario es avisado por teléfono para pasar a recoger el mensaje
en la oficina de Telégrafos que lo ha recibido. También se pueden entregarse en una dirección
telefónica, de Télex o Telefax, en lista de Correos o de Telégrafos o en un apartado de Correos.
15
-También se puede solicitar una copia certificada, ésta con valor legal de prueba frente a
terceros.
Los telegramas internacionales pueden ser:
Ordinarios y urgentes. El telegrama urgente goza de prioridad en la entrega y expedición, por

cuyo servicio se paga una sobre tasa que equivale al doble del telegrama ordinario.
Existe un servicio de telegramas que pueden cursarse por medio del teléfono sin necesidad de
personarse en las oficinas de Correos, en horario permanente para todo el público en general. Se pagará
una cantidad complementaria, además de las tasas oficiales, cuando el empleado de telégrafos entregue
en el domicilio del expedidor la copia del telegrama enviado.

16
6- OFICIO
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes,
o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de
agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones

como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno,

entre otras.
Clases
Oficio múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por
esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos
para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto
sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones,
sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a
subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es
importante recordar que:
1. el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio
múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de
este tipo de oficio
Oficio de transcripción
La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve
17 para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna
alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a
subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para
transcribir informes relevantes e importantes.
Partes
• Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
• Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual.
• Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
• Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con
mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a

continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una
línea oblicua y el año en curso.
• Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre
completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
• Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y
luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
• Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento
recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se
escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o
convenios.
• Cuerpo o texto
18
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en
forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar eltexto,
tales como:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
• Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones
conocidas como:
“Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
• Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el

cargo que le distingue, más el sello respectivo.
• Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y,
en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
• Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio,
como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico, que
aporta información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo. Este tipo
de páginas utilizan el espacio de nombres específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría:
Anexos.
• Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las
dependencias a quienes va dirigido el oficio.
19

7- CURRICULUM VITAE
Currículum vítae es el conjunto de experiencias (educacionales, laborales y vivenciales) de una persona.
Se aplica comúnmente en la búsqueda de empleo. En la mayoría de los casos su presentación en forma
de documento es requisito indispensable para solicitar empleo. Es un término de origen latino que en
español significa carrera de la vida.. Por simplificación se usa el término currículum, mientras que en
ocasiones se puede encontrar curriculum vitae et studiorum (carrera de vida y estudios).
Tipos de currículum vítae
Dependiendo del modo de organización de la información, el currículum vítae puede ser de tres tipos:
1. Cronológico: consiste en ordenar el currículum vítae del más antiguo al más reciente. No es
recomendable cuando se ha cambiado de trabajo con frecuencia.
2. Inverso: permite destacar la experiencia laboral reciente. Recomendable si ésta tiene relación
con el puesto de trabajo al que aspiramos.
3. Temático o Funcional: consiste en ordenar el currículum vítae por bloques temáticos.
Recomendable cuando la experiencia es muy dispersa o cuando hay grandes espacios de
tiempo en los que no se ha trabajado.
En algunos casos se puede hablar también de un currículum combinado o mixto. En este caso, la
información se organiza temáticamente aunque mantiene la distribución cronológica (o cronológica
20 inversa) dentro de cada bloque.
Preparación del currículum vítae
Se debe tener en cuenta que la primera impresión de un empleador hacia el postulante será el
currículum para ello deberá elegir un formato claro, preciso, corto y sin exageraciones, falsedades o que
se encuentre incompleto.
El aspecto deberá ser ordenado, prolijo, fácil de mirar y leer, y además agradable. Puede llegar a estar
acompañado de una Carta de Presentación.
En cuanto a la redacción debe ser lo más directo y breve posible, sin palabras difíciles o frases
rebuscadas. Se puede utilizar negrita o cursiva en las áreas que se intenta resaltar. No deberá contener
errores ortográficos ni de ningún tipo

21
8- E-MAIL
Hoy en día, utilizamos el email como un medio rápido de comunicación. Pero cuidado, no por ser una
manera rápida, debemos descuidar su formato, estilo y redacción.
Para lograr una comunicación efectiva a través del email, debemos utilizar el mismo método que cuando
redactamos cualquier otro documento: planificación, estructura, gramática, estilo, etc. También debes
considerar las reglas de etiqueta específicas de este medio.

Planea tu email
Redactar un email puede tener un estilo más informal que un memorándum; pero no por ésto, deja de
ser un escrito que debe ser claro y transmitir un mensaje correctamente. Para evitar que tu mensaje sea
confuso piensa en:
▪ tu lector: ¿está esperando noticias de ti? ¿solicitarás alguna información?

▪ tu propósito principal: informar o influenciar
▪ tu punto principal (asunto)
▪ qué información debes incluir
Siempre es útil anotar la respuesta a todos los puntos anteriores. De esta manera visualizas la
información que debes incluir en tu mensaje.
Escribe el Asunto (subject)

Nunca envíes un email, sin asunto. En el asunto les dirás a tus lectores de qué trata tu mensaje.
Ejemplo:
▪ Asunto: Contratación de nuevo personal

22 Si tu mensaje es para informar y no requiere respuesta, puedes incluir en el asunto las siglas PSI (para su
información) o FYI (for your information). Ejemplo:
▪ Asunto: PSI: Decisiones tomadas en la reunión de hoy.

Conserva los mensajes cortos
Trata de limitar el mensaje, de forma tal que tu lector pueda leerlo en su totalidad, en la pantalla. Si
requieres enviar información muy detallada, utiliza otro formato y envíalo como archivo adjunto
(attachment).
Trata de mantener tus frases y párrafos cortos:
▪ Frases concretas con puntuación adecuada.

▪ Párrafos de 3 a 5 líneas.
▪ Los párrafos de una sola frase, funcionan bien para transmitir ideas específicas e importantes.
Presta atención a tus lectores
Revisa tu lista de distrubución regularmente. Haz una “limpieza” de nombres y cuentas para que solo
envíes el mensaje a la(s) persona(s) interesada(s). Piensa siempre a quién o quiénes puedes reenviar un
mensaje, sobre todo si no es de carácter laboral.

Asegúrate de que el email es la opción apropiada para enviar el mensaje

Puede ser que la información que quieres transmitir sea demasiado sensible para ser enviada a través
de un medio público. Por ejemplo: nunca utilices el correo electrónico para criticar o transmitir
información confidencial.
Utiliza el formato de listas cada vez que puedas

Son fáciles de elaborar y tu lector podrá encontrar la información rápidamente y en forma ordenada. Si
necesitas más información, puedes leer el buen uso de listas.
Presta atención a tu escritura
Los mensajes escritos solo con mayúsculas o letras minúsculas, sin saltos entre párrafos, y el
espaciamiento (justificación) desigual, son difíciles de leer y se ven aún peor impresos.
Sigue las reglas gramaticales, de puntuación, ortografía, etc.

Creo que no está por demás recordar que siempre que redactas un escrito, aunque sea informal, debes
hacerlo con el buen uso de la gramática, ortografía, puntuación, etc. No solo logras que tus lectores
comprendan el mensaje, sino que das buena imagen. Recuerda: una escritura descuidada, indica un
pensamiento desordenado.
Evita el uso de gráficos, efectos visuales y frases motivacionales (quotes)

23
Los gráficos y otros elementos “decorativos” no siempre aparecen en la forma que queremos, varía de
un explorador a otro, además pueden tomar mucho tiempo en cargar. También está comprobado que
éstos elementos distraen la atención de tu lector. ¡Evítalos!
Dile a la gente cómo comunicarse contigo

Siempre debes incluir tu firma: Nombre Completo, Empresa y/o departamento, número telefónico,
dirección de correo electrónico, etc.
9- INFORME
El informe es una descripción escrita u oral de las circunstancias y características de una situación o
suceso. Este puede incluir tanto una interpretación por parte de quien lo emite así como también sus
recomendaciones. Los informes pueden ser clasificados de distintas maneras:
De acuerdo a su materia existen los siguientes tipos de informes:
-Técnicos: estos informes son emitidos para entidades privadas o públicas a fin de responder a su
pedido de investigación o estudio. Para la confección de estos informes se acude al rigor y se busca que

sean accesibles a todos sus receptores, que no siempre tienen un manejo del lenguaje técnico de la
entidad.
-Científico: estos son dirigidos a ciertos sectores, que sí manejan la jerga del tema a investigar. Es por
esto que abundan los tecnicismos y la rigurosidad en el lenguaje y sus temáticas tienen que ver con
algún área científico.
-De divulgación: los contenidos de estos informes son presentados para el público general. Es por esto
que se caracterizan por tener un lenguaje para quienes poseen un nivel cultural medio.
-Mixto: estos informes son confeccionados para el público en general y, al mismo, tiempo para una
organización en particular, de allí su nombre. Al destinarse a un público tan amplio, el lenguaje no puede
abundar en tecnicismos, sino ser más bien coloquial pero culto.
De acuerdo a las características textuales, los informes pueden clasificarse en:

-Expositivos: en estos informes su autor no introduce ninguna interpretación ni análisis sobre el hecho a
analizar, se limita simplemente a narrarlo o exponerlo. Además, tampoco suelen incluir
recomendaciones ni conclusiones. En sus primeros párrafos se presenta la situación previa para que los
receptores comprendan mejor la información posterior.
-Interpretativos: estos informes buscan dejar en claro el alcance y sentido que tendrá un determinado
concepto o hecho. Estos informes por lo tanto sí incluyen conclusiones y recomendaciones sobre los
hechos analizados. Son por esto una herramienta muy importante para la entidad a la hora de tomar
24
ciertas decisiones.
-Demostrativos: en este tipo de informes debe dejar muy en claro qué corresponde a la opinión de su
autor y qué no. Además, se deben señalas con total precisión las distintas etapas que llevaron al emisor
a dictaminar determinadas proposiciones.
-Persuasivos: por medio de los argumentos y demostraciones, el emisor busca convencer a quienes
reciban el informe de que tome ciertas decisiones. Para que esto se cumpla, debe incluirse un plan de
acción que convenza al receptor de que la vía propuesta será la más adecuada.
Pasos en la redacción del informe.
Esquema o Plan. El esquema del informe generalmente se fija por la normativa, gusto o
necesidades de la empresa, para evitar duplicidad de formatos. Este paso viene dado por la propia
organización. De no existir un esquema preestablecido, se recomienda seguir alguno de los sugeridos,
según el tipo de informe, con las adaptaciones a que haya lugar.
Borrador. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe.
Escriba palabras sencillas, sin detenerse a revisar errores. Sencillamente deje correr su pensamiento, la
fluidez de las ideas.

Revisión. finalizado el borrador, REVÍSELO cuidadosamente y corrija todos los errores que
detecte en lo que se refiere a coherencia, concisión, claridad, cortesía, ortografía.
Imprímase. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario, debe pasarlo en
limpio para su entrega, en forma manuscrita, mecanizada o computarizada
Estructura de los informes
Al igual que el oral, se pueden distinguir tres partes:
• Introducción: consiste en la presentación del tema y su importancia, se exponen los elementos

más importantes de éste.
• Desarrollo: se resume toda la información que se ha recogido.
• Conclusiones: se presentan todas las deducciones e ideas que se defienden.
Dentro de un informe escrito, se pueden introducir cuadros sinópticos, paneles estadísticos para
apoyar la información, o anexos y notas informativas que completen el contenido del texto, así como
bibliografías e índices que completen e ilustren las distintas partes del informe.
A modo de conclusión, se puede decir que un informe debe ser objetivo, claro, conciso, estar bien
25 fundamentado, debe emplear la terminología específica con un lenguaje profesional o científico, y es
necesario que posea una estructura bien definida.

Y como cierre de esta clase veamos

✓ CLAVES PARA UNA REDACCIÓN EFECTIVA
Atributos de la Redacción Gerencial. "Las cinco C"
Concisión. Enfocar directamente el asunto a tratar. Conciso se relaciona con brevedad. Escribir
las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir, sin rodeos ni adornos. Todo vocablo que
sobre, debe ser eliminado sin llegar al extremo de una comunicación telegráfica.
Claridad. Existe claridad en un escrito, cuando éste es comprensible para el mayor número de
lectores. Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se quiere expresar, ni más ni menos.
Al redactar un informe, el redactor debe estar claro con lo que sucedió en su área y escribirlo de forma
natural como si hablara con su inmediato superior. Las palabras utilizadas deben ser sencillas y
ordenadas, de manera que no se presten a segundas interpretaciones.
Coherencia. Se deriva del enlace y arreglo lógico de las ideas y de las oraciones, única manera
de facilitar el entendimiento y la interpretación de los pensamientos expresados. Coherencia es
secuencia lógica, siguiendo el orden de los hechos, como si se narrara una película. Para que esta
película pueda ser entendida requiere de un comienzo, un desarrollo y el lógico desenlace o final. Las
ideas deben estar en perfecto orden en la mente del redactor, para que las pueda expresar en forma
ordenada, coherentemente.
26
Cortés. Las expresiones de cortesía, moderadas en su uso, sin melosidad ni servilismo,
favorecen las relaciones interpersonales, tanto al hablar como al escribir.
Correcta. Este atributo se refiere a la limpieza en la expresión, sin errores ortográficos. El

borrador de un informe administrativo debe ser revisado cuidadosamente, de manera que se puedan
corregir antes de la impresión todas las fallas de ortografía, acentuación, semántica...
CARTA COMERCIAL
En la próxima clase nos dedicaremos exclusivamente a este tipo de redacción escrita
Hasta la próxima….


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SADC

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Seguimos avanzando en el eje temático COMUNICACIÓN y en esta oportunidad daremos forma a un

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

1. Ventajas de la Comunicación Escrita.

-Se Registra la Información.

2. Desventajas de la Comunicación Escrita.

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Características de la Comunicación escrita

Métodos Estructurales de la Comunicación Escrita

¿Quién? (el sujeto activo o pasivo al que se refiere la información).

¿Cómo? (la forma en que se desarrollan o son las cosas).

¿Dónde? (lugar de los hechos).

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¿Por qué? (explicación de causa)

Formatos más Usuales en la Comunicación Administrativa

Veamos las características y formalidades de cada tipo de comunicación

Capital Federal, 14 de enero de 2013

Avenida Coronel Díaz 1234

Para: Juan Flores, director de logística.

De: Laura Domínguez.

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Asunto: Reunión de logística.

El área de logística efectuará la reunión bimensual correspondiente el miércoles 20 de enero de 2002.

Es imprescindible que asista al evento debido a los temas a tratar.

Licenciado Juan Flores

Ana María Ezcurra

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Capital Federal, 24 de noviembre de 2012

6 DE: Ana María Franco.

ASUNTO: Incremento en la cuota

Ana María Franco.

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• 5. Los ascensos del personal que trabaja en una empresa, etc.

ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo.

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Al personal de este departamento:

Los dos tipos de actas

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4.-CIERRE DEL ACTA.

5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

5.-REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

Registro de la intervención sucesiva de otras personas.

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Para: Sr. Secretario de la firma.

1. Fecha, hora y lugar de inicio.

2. Lista de los participantes.

3. Los temas a tratar o las problemáticas a solucionar.

5. Las soluciones y/o estrategias que se pretenden poner en marcha.

6. Las conclusiones de la reunión.

7. Fecha, hora y lugar del cierre.

Ejemplo de estructura de una Minuta

Objetivos Fecha Hora Lugar

Tema Acuerdos y/o Comentarios Responsable Fecha de Cierre

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Los telegramas constan de tres partes: encabezamiento, cuerpo y cierre.

El encabezamiento está formado por:

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Existen diferentes tipos de telegramas.

-Con entrega a domicilio. El telegrama lo recibe el receptor en el domicilio indicado.

Los telegramas internacionales pueden ser:

Ordinarios y urgentes. El telegrama urgente goza de prioridad en la entrega y expedición, por