MS-EXCEL AVANZADO

Objetivo: El participante utilizará las herramientas de Excel para representar gráficamente

sus datos aplicar funciones estadísticas y complementos necesarios para optimizar una
presentación de calidad.

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ANÁLISIS DE PUNTO DE EQUILIBRIO Y ANÁLISIS GRAFICO

El punto de equilibrio de cualquier negocio está determinado por el nivel de ventas necesario para
cubrir los costos totales de producción. Es de vital importancia conocer este punto de equilibro ya que
nos ayudara a determinar la rentabilidad de un negocio.
¿QUÉ SUCEDE EN EL PUNTO DE EQUILIBRIO?
Cuando una empresa está en el punto de equilibrio no se obtienen beneficios, es decir, la empresa no
gana dinero, pero tampoco pierde dinero sino que solamente se han recuperado los gastos de
operación y los costos de fabricación del producto.
Si la empresa conoce de antemano este punto de equilibrio, podrá determinar con certeza el nivel de
ventas necesario para cubrir todos los gastos y comenzar a obtener ganancias. Por el contrario, si las
ventas realizadas no alcanzan el punto de equilibrio, la empresa tendrá pérdidas monetarias.
Fórmula del punto de equilibrio
La fórmula para calcular el punto de equilibrio es la siguiente:

Los costos fijos son aquellos que debemos cubrir independientemente de que el negocio funcione
como lo es la renta de las oficinas, el pago de servicios como la energía eléctrica o telefonía, etc. Este
tipo de costos los conocemos como fijos porque no importa si vendemos o no productos, serán gastos
que tendremos que cubrir.
Los costos variables se refieren principalmente a las materias primas utilizadas en la producción de
los artículos que venderemos. Estos costos son variables porque dependen de la cantidad de
productos a fabricar ya que entre mayor sea la producción, mayor serán los costos de las materias
primas. Para dejar en claro el uso de la fórmula del punto de equilibrio haremos un ejemplo utilizando
Excel.

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Ejemplo de punto de equilibrio en Excel

Una compañía fabricante de almohadas ha fijado el precio de cada una en $60. El costo variable por
cada almohada es de $20 y los costos fijos de la empresa ascienden a $40,000. ¿Cuántas almohadas
deberá vender la empresa para cubrir los costos totales?
Para obtener el punto de equilibrio en Excel aplicamos la fórmula de la siguiente manera:

B1= La celda de
costos fijos

B2 = celda del precio

B3 = Celda costo
variable

El resultado es el valor 1000, lo que significa que llegaremos al punto de equilibrio al vender mil
almohadas con lo cual habremos cubierto todos los costos. Una manera de comprobarlo es calculando
las utilidades y para ello podemos utilizar la siguiente fórmula:
=B2*B4 - (B3*B4) - B1
Utilidades=precio *punto equilibrio –(costo variable*punto equilibrio)-costos fijos
En primer lugar calculamos el monto de las ventas (B2*B4) y restamos el costo variable de las
unidades producidas (B3*B4) para finalmente restar los costos fijos (B1). Como es de esperarse, la
utilidad en el punto de equilibrio es cero ya que la empresa no obtendrá ganancias ni perdidas:

Ahora que ya tenemos el punto de equilibrio podemos representarlo gráficamente, pero para eso será
necesario generar los datos para crear el gráfico de Excel.

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GRÁFICO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO EN EXCEL

La tabla que crearemos tendrá 4 columnas que serán: Unidades, Ventas, Costos y Utilidades. La
columna Unidades representa la cantidad de unidades producidas y la columna Ventas será dicha
cantidad de unidades multiplicada por el precio unitario.

Ventas= unidades*precio
unidades

La columna Costos es la suma de los costos fijos más los costos variables correspondientes a las
unidades producidas y el cálculo se hace con la siguiente fórmula:

Costos = costos fijos + (costos

variables*unidades)

Finalmente, las utilidades son la diferencia entre las ventas y los costos.
Utilidad= ventas -costos

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Con nuestros datos listos será suficiente con insertar un gráfico de líneas para obtener el siguiente
resultado.

Una vez que hemos creado el gráfico del punto de equilibrio en Excel podemos darnos cuenta
fácilmente que justamente en la marca de las 1000 unidades suceden dos cosas importantes:
La línea de Ventas y Costos se interceptan y a partir de ese punto las ventas son mayores.
La línea de Utilidades cruza el eje horizontal indicando que a partir de las 1000 unidades vendidas
comenzaremos a tener una ganancia en el negocio.

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ANÁLISIS DE EQUILIBRIO CON LA FUNCIÓN DE BÚSQUEDA DE OBJETIVOS

Supongamos que va a vender un producto nuevo y conoce el costo variable de por unidad y el costo
fijo total. Ahora va a pronosticar los posibles volúmenes de ventas y fijar el precio del producto en
función de ellos.
1. Haga una tabla fácil y complete los elementos con los datos dados en la tabla. Vea la siguiente
captura de pantalla:

2. Ingrese fórmulas adecuadas para calcular ingresos, costos variables y ganancias. Vea la captura
de pantalla anterior:
Ingresos = Precio unitario x Unidad vendida
Costos variables = Costo por unidad x unidad vendida
Ganancias = Ingresos - Costo variable - Costos fijos
Resultado

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3. Haga clic en el Datos > Y si el análisis > Buscar objetivo

4. En el cuadro de diálogo de apertura de búsqueda de objetivos, haga lo siguiente (vea la captura

de pantalla anterior):
(1) Especifique el Establecer celda como celda de Beneficio, en nuestro caso es la celda C9;
(2) Especifique el Valorar as 0;
(3) Especifique el Cambiando de celda como la celda Precio unitario, en nuestro caso es la celda
C3.
(4) Click aceptar

5. Y luego aparece el cuadro de diálogo Estado de búsqueda de objetivos. Haga

clic en el aceptar botón para aplicarlo.

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Ahora cambia el precio unitario de 40 a 36 y la ganancia neta cambia a 0. Por lo tanto, si pronostica
que el volumen de ventas es 50 y el precio unitario no puede ser inferior a 36, de lo contrario se
producirán pérdidas.

FORMATOS NUMÉRICOS PERSONALIZADOS.

Crear un formato de número personalizado

1. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en Más formatos de número en la

parte inferior de la lista Formato de número .
2. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en Categoría, haga clic
en Personalizado.
3. En la lista Tipo, seleccione el formato integrado que más se parezca al que desea
crear. Por ejemplo, 0,00.

El formato de número que seleccione aparecerá en el cuadro Tipo.

4. En el cuadro Tipo, modifique los códigos de formato de número para crear el formato
exacto que desee. Por ejemplo, 000-000-0000.

Los cambios no alterarán el formato integrado. En su lugar, los cambios crean un

nuevo formato de número personalizado.

5. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

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Aplicar un formato de número personalizado

1. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea dar formato.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en Más formatos de número en la
parte inferior de la lista Formato de número .
3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en Categoría, haga clic
en Personalizado.
4. En la parte inferior de la lista Tipo, seleccione el formato integrado que acaba de crear.
Por ejemplo, 000-000-0000.

El formato de número que seleccione aparecerá en el cuadro Tipo.

5. Haga clic en Aceptar.

Eliminar un formato de número personalizado

1. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en Más formatos de número en la

parte inferior de la lista Formato de número .
2. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en Categoría, haga clic
en Personalizado.
3. En la lista Tipo, seleccione el formato de número personalizado y, a continuación,
haga clic en Eliminar.

• Notas:
• Los formatos de número integrados no se pueden eliminar.
• Todas las celdas del libro con el formato personalizado eliminado se mostrarán en el formato general
predeterminado.

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SINCRONIZACIÓN DE HOJAS

1. Abre un libro de Microsoft Excel. El icono de Excel se ve como el icono verde y blanco de
una "X". inserte 4 hojas

2. Haz clic en la hoja de destino desde las pestañas de hojas. Verás una lista de todas tus
hojas de cálculo en la parte inferior de Excel. Haz clic en la hoja que quieras vincular con
otra hoja de cálculo.

3. Haz clic en una celda vacía en la hoja de destino. Esta será tu celda de destino. Cuando la
vincules con otra hoja, los datos de esta celda se sincronizarán y actualizarán
automáticamente cada vez que los datos de la celda de origen cambien.

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4. Escribe = en la celda. Esto iniciará una fórmula en la celda de destino.

5. Haz clic en la hoja de origen desde las pestañas de hojas. Busca la hoja desde la cual quieres
extraer los datos y haz clic en la pestaña para abrirla.
6. Revisa la barra de fórmulas. La barra de fórmulas muestra el valor de la celda de destino en
la parte superior del libro. Cuando pases a la hoja de origen, se debe mostrar el nombre de la
hoja de cálculo actual, después de un signo de igual y seguido de un signo de exclamación.
Como alternativa, puedes escribir manualmente esta fórmula en la barra de fórmulas. Esta
debe verse así: =<Nombredehoja>!, donde "<Nombredehoja>" es reemplazado por el nombre
de la hoja de origen.
7. Haz clic en una celda en la hoja de origen. Esta será tu celda de origen. Puede ser una celda
vacía o una que tenga algunos datos. Cuando vinculas hojas, la celda de destino se
actualizará automáticamente con los datos de la celda de origen.
Por ejemplo, si extraes datos de la celda D12 de la Hoja1, la fórmula debe verse así: =Hoja1!
D12.
8. Haz clic en Enter en el teclado. Esto finalizará la fórmula y regresarás a la hoja de destino. La
celda de destino ahora está vinculada a la celda de origen y extraerá de ella los datos de
forma dinámica. Cada vez que edites los datos en la celda de origen, la celda de destino
también se actualizará.
Hoja Origen Hoja Destino

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APLICACIÓN DE LA FUNCION INDICE

La función INDICE devuelve un valor o la referencia a un valor desde una tabla o rango.
Forma de matriz
Descripción
Devuelve el valor de un elemento de una tabla o matriz seleccionado por los índices de número de fila
y de columna.
Sintaxis
INDICE (matriz; núm_fila; [núm_columna])
La forma de matriz de la función INDICE tiene los siguientes argumentos:
matriz Obligatorio. Es un rango de celdas o una constante de matriz.
• Si matriz contiene solo una fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna
correspondiente es opcional.
• Si matriz tiene varias filas y columnas, y solo usa núm_fila o núm_columna, INDICE
devuelve una matriz de dicha fila o columna completa.
fila Obligatorio, a menos que núm_columna esté presente. Selecciona la fila de la matriz desde la
cual devolverá un valor. Si se omite núm_fila, núm_columna es obligatorio.
núm_columna Opcional. Selecciona la columna de la matriz desde la cual devolverá un valor. Si se
omite núm_columna, núm_fila es obligatorio.
Nota: Con la siguiente formula me mostrara el dato de la fila dos de la tabla, correspondiente a
la columna 2.

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