ORGANIGRAMAS

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1.- CONCEPTOS BÁSICOS

1.1 Definición de Organigramas

El organigrama es a representación gráfica mediante símbolos convencionales

de la estructura orgánica de una Institución o Empresa. El organigrama como
documento formal reflejará la estructura administrativa escogida y la
interrelación funcional entre sus componentes. Se le conoce también como
cartas o gráficas de la Organización.

A través de los organigramas se trata de representar: la desagregación y el

agrupamiento de funciones; la estructura y niveles jerárquicos, la naturaleza de
la Unidades Orgánicas, las relaciones de autoridad – responsabilidad, los
canales formales de comunicación, las jefaturas de unidades, las relaciones
entre los cargos, etc.

1.2 Utilidad e Importancia

La importancia de los organigramas radica en que permite observar como están

dispuestas y relacionadas las partes constitutivas de una organización; así
como dar a conocer con precisión el lugar que le corresponde a cada unidad
orgánica y trabajador dentro de la misma.

Particularmente, la aplicación de los organigramas es importante porque:

 Permite visualizar los niveles jerárquicos y los que tienen poder de decisión;
así como las relaciones de autoridad – responsabilidad.

 Identifica a las Unidades Orgánicas que conforman la organización

(Oficinas, Gerencias, Direcciones, Departamentos, Secciones, etc.); así
como a los cargos desempeñados en ellas.

 Da a conocer con sencillez, claridad y precisión el lugar que le corresponde

a cada dependencia, grupo y cargo dentro de la organización.

 Se constituye en un valioso medio de estudio y consulta a efectos de

analizar los aspectos positivos y negativos de la estructura.

Los organigramas ofrecen una gran utilidad como herramientas de

comunicación. A continuación, se menciona algunos de sus usos:

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 Se usa para proveer un cuadro general de la estructura que permita su

comprensión y análisis

 Para informar a los miembros de la organización, la posición relativa que

ocupan y su relación con el resto de la estructura

 Para facilitar a las personas que se incorporen a la organización, el

conocimiento de la estructura de la misma

 Para informar al público ajeno a la Institución como se encuentra

estructurada la misma

Los organigramas se diseñan a fin de cumplir con dos objetivos primordiales:

 Objetivo Técnico. - Para analizar organizaciones existentes, cambiar

estructuras, planear nuevas organizaciones, capacitar al personal sobre la
organización, facilitar el cumplimiento de funciones, etc.

 Objetivo de Comunicación. - Para difundir la existencia, propósitos,

funciones y actividades de la organización.

2.- CLASES DE ORGANIGRAMAS

Podemos distinguir las siguientes clases o tipos de organigramas.

2.1 Por la extensión

 Organigrama Analítico
Es el que representa con detalle a todas las unidades estructurales, e incluye
signos convencionales para representar los enlaces o relaciones de la
organización. Se utiliza esencialmente con fines técnicos.

 Organigrama Sintético
Es el organigrama que muestra las principales unidades estructurales de la
organización, así como las relaciones simples indispensables para que pueda
ser comprendido.

2.2 Por la Información

 Organigrama Estructural o Esquemático

Es el que representa solamente las unidades estructurales de una
organización

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 Organigrama Funcional
Es el que representa, además de las unidades, las funciones que cumple y
sus relaciones jerárquicas y de coordinación, consignando los propósitos,
funciones o actividades de cada unidad estructural.

 Organigrama de Personal
Es el superpone al Estructural y Funcional es una relación del número de
cargos comprendidos dentro de cada unidad estructural, constituyendo un
resumen del cuadro orgánico de personal.

2.3 Otras Clasificaciones

 Organigrama Formal
Es el que representa a la estructura formal de una organización existente.

 Organigrama de Proyecto
Es el que representa a una organización que se crea o que se propone crear.

 Organigrama de Levantamiento o Análisis

Es el que representa la estructura real de una organización existente, se
confecciona con la información obtenida después de un estudio o análisis
administrativo de la organización. Es un organigrama real de momento.

 Organigrama Efectivo o Real

Es el esquema de la estructura actual de un organismo tal como funciona. La
estructura está en constante desarrollo y se modifica cuando el organismo
evoluciona.

2.4 Por la Forma de Representación

REPRESENTACIÓN VERTICAL

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REPRESENTACIÓN HORIZONTAL

REPRESENTACIÓN CIRCULAR
Secc.

GERENCIA
GENERAL

Dpto.

REPRESENTACIÓN LINEAL

GERENCIA GENERAL

GERENCIA COMERCIAL GERENCIA DE GERENCIA DE FINANZAS

PRODUCCIÒN Y CONTROL

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
PRODUCTO “A” PRODUCTO “B”

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3.- DISEÑO DE ORGANIGRAMAS

3.1 Factores de la Organización a considerarse

Entre los factores organizativos que consideramos de mucha importancia para
la diagramación de los organigramas tenemos.

 Autoridad y Responsabilidad
Se representa por los niveles jerárquicos. Se considera en forma descendente
la autoridad, en tanto que la responsabilidad en las dos formas (Ascendente y
Descendente). La responsabilidad es inherente a la función que el individuo
desempeña, luego no se pierde por delegación.

 Facultad de Mando
Señala el derecho de dar instrucciones obligatorias y de tomar decisiones.
Existe en todos los niveles de la organización en forma delimitada y regulando
las conexiones del mismo nivel.

 Jerarquías
Es la importancia, y autoridad con la cual está establecida la prelación de
unidades orgánicas y cargos en una organización. Para formular
organigramas, es necesario se establezca previamente los cargos por niveles
jerárquicos.

 Equilibrio Orgánico
Objetivo importante de la organización es conseguir el equilibrio dentro de la
misma, es decir conseguir que todas sus partes trabajen en el mayor
rendimiento para la obtención de la meta propuesta. En tal sentido el proceso
de departamentalizaciòn debe resguardar el equilibrio de la estructura.

Básicamente, todo organigrama debe estructurarse teniendo en cuenta los

siguientes aspectos:

- Diferenciar claramente, los diferentes tipos de unidades administrativas.

Esto ya sea por la nomenclatura, la ubicación o el nivel.
- Evitar el número excesivo de niveles jerárquicos en lo posible.
- Asegurar que las personas o unidades identifiquen claramente ante quien
reportan.
- Cada función necesaria para el cumplimiento de los objetivos del Organismo
deberá integrarse a una unidad orgánica.

3.2. Elementos y signos convencionales para confeccionar un

Organigrama

Elementos

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Para el trazado de un Organigrama deberá tenerse en cuenta la utilización de

los siguientes elementos, los cuales son pautas convencionales y en ningún
caso reglas universalmente válidas.

a) Las casillas
Que representan las diversas unidades estructurales del Organismo. Estas
casillas son generalmente rectángulos horizontales. La importancia de la
unidad graficada generalmente se manifiesta en el área del rectángulo así
como en la altura en el plano organizacional.

Los rectángulos a un mismo nivel generalmente serán del mismo tamaño

sobre la línea horizontal.
Las casillas en líneas punteadas, indican estructuras por crear:

b) Las Líneas continuas

Que representan las relaciones directas de autoridad, éstas pueden ser
verticales, horizontales u oblicuas:

El espesor de las líneas de las unidades administrativas puede ser de 0.5

mm y de las líneas de autoridad 1 mm. La línea de autoridad o de mando
principal, deberá diferenciarse de las otras haciéndolas de mayor espesor.

c) Las líneas punteadas

Señalan que existe relación de coordinación entre las Unidades.

d) Líneas quebradas
La desconcentración, especialmente la Geográfica o Territorial se expresa a
través de una línea Quebrada.

Ejemplo:

e) Puente
Se utiliza cuando por requerimiento de diseño se cruzan dos líneas sin que
exista conexión entre ellas.

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f) El organigrama se comprende partiendo de arriba hacia abajo, o de izquierda

a derecha.
3.3.- Signos Convencionales

Para llevar a cabo la representación gráfica del Organismo, es necesario utilizar

determinados signos convencionales que permitan su graficación, los
principales son los siguientes:

a) Las líneas de Autoridad

Que se presentan por líneas rectas, que van en ángulos rectos, en plano
horizontal o vertical.

Estas líneas salen de la parte media inferior del rectángulo superior, (línea
de mando) descendiendo a la parte media superior del rectángulo inferior
que presenta la unidad subordinada.

b) Las líneas de Asesorìa

Son de dos tipos:

 Cuando no existe dependencia:

Son las líneas laterales que une a dos rectángulos por sus lados
laterales en forma directa.

 Cuando existe dependencia:

La línea asesora (a) sale lateralmente de la línea de autoridad (b) del
nivel asesorado, y va a interceptar a la unidad asesora (c)

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(c)

(a) (b)

c) Las líneas de Relación

Mediante ellas se muestran las relaciones funcionales o dependencias
técnica o mando especializado. Se representa por líneas oblicuas que salen
de la parte media inferior del rectángulo de mayor nivel jerárquico, y termina
en la parte media superior del rectángulo inferior que representa a la
estructura del grado inferior de dependencia.

Es preferible omitir en un organigrama, la representación de las relaciones

funcionales para evitar confusión en la distinción de los niveles.

d) Líneas de Coordinación
Se representan con líneas punteadas uniendo las unidades comprendidas
en la coordinación.

Si la línea de coordinación cruza niveles de autoridad, se debe representar

así:

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e) Otros
Cuando existen varias Unidades equivalentes que actúen en forma
descentralizada y que por su gran numero no pueden ser graficadas en un
organigrama, éstas se pueden abreviar, no graficándolas todas, si no
representándolas en la siguiente forma:

Asimismo, si se quiere expresar la idea de que en un nivel hay varias

Unidades equivalentes, ésta se hace de la siguiente manera:

DIVISIÓN 1 DIVISIÓN 2 DIVISIÓN 3

En caso de puestos o unidades iguales, se superponen los rectángulos. Se

pueden graficar de la siguiente forma:

Cuando una Unidad no existe, pero esta programada su creación, se

presenta así:

Cuando por razones de espacio, no pueden representarse todas las

Unidades Administrativas en forma horizontal ésta podrá hacerse en forma
vertical como se indica en el ejemplo siguiente:

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4.- PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS

No existen normas rígidas y uniformes para la elaboración de Organigramas. Se

sugiere a continuación algunas reglas convencionales:

a) Establecer los niveles jerárquicos de la organización y que serán

representados por áreas diferenciadas:

Ejemplo:

 Junta de Accionistas  Concejo

 Directorio  Alcalde
 Gerencia General  Gerente Municipal
 Gerencia  Gerente
 Equipo  Sub Gerente

b) Se recomienda iniciar el trazado de un organigrama siguiendo un eje

funcional de distribución espacial para la localización funcional de las
unidades estructurales.

Campo de las Unidades de Nivel Superior (Nivel de Decisión)

Órg. De Control Órg. Consultoría

Campo de las Campo de las

Unidades de Unidades de
Apoyo Asesoria

Campo de las Unidades de operación o de línea.

Pueden ser de línea Normativos o Ejecutivos de acuerdo a la

naturaleza de la Entidad (Nivel de producción o prestación de servicios
finales o intermedios)

Dentro de cada uno de los espacios funcionales anteriores es posible ubicar

a cualquiera de las Unidades estructurales que integran un Organismo, de

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acuerdo al tipo de función que cumple, así mismo en cada uno de los
espacios es posible resaltar los niveles jerárquicos de cada unidad, bien por
la posición que ocupe o por el tamaño del rectángulo que lo represente.

c) Las unidades estructurales de mayor jerarquía, se colocarán en las partes

altas de los espacios funcionales y generalmente, éstas son representadas
por rectángulos de mayor área.

Haciendo excepción de esta regla en los espacios correspondientes a los

órganos de asesoramiento y apoyo.

d) Confeccionar un organigrama implica algo más que la graficación de

funciones y responsabilidades, abarca la esfera general de influencia de
algunas unidades orgánicas en comparación con otras, ente este sentido las
unidades que por lo general forman parte de una organización son los
siguientes:

 Órganos de Dirección
 Órganos de Líneas
 Órganos Técnicos Normativos
 Órganos de Ejecución
 Órganos de Control
 Órganos Consultivos
 Órganos de Asesoramiento
 Órganos de Apoyo

e) Dentro de la estructura organizacional podemos ubicar estos órganos como

se muestra en el siguiente gráfico:
ORGANOS DE DIRECCION

NIVEL DE DECISIÓN
FUNCION DETERMINANTE
ORGANOS DE CONTROL ORGANOS CONSULTIVOS
NIVEL DE CONTROL INTERNO
ORGANOS
DE ASESORIA

NIVEL DE SERVICIOS
TÉCNICOS NORMATIVOS
FUNCION ASISTENCIAL
ORGANOS ASESORIA Y EVALUACION
DE APOYO
NIVEL DE SERVICIOS
GENERALES

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ORGANOS
DE LINEA

NIVEL DE PRODUCCIÓN DE SERVICIOS

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f) Los órganos podrán desagregarse en una ò más unidades orgánicas, de

acuerdo con la necesidad debido a la magnitud de funciones que tiene que
desarrollar.

Esta desagregación puede ser la siguiente:

 PARA LA ALTA DIRECCIÓN

 Despacho Ministerial
 Despacho del Vice Ministro
 Jefatura
 Dirección Técnica
 Concejo Municipal
 Alcaldía
 Dirección Ejecutiva
 Presidencia
 Gerencia General

 PARA LOS ORGANOS DE LINEA

 Dirección General/ Gerencia Central

 Dirección / Gerencia
 División
 Departamento
 Sección

 PARA LOS ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO, APOYO Y CONTROL

 Oficina o Inspectorìa / Gerencia

 Unidad
 Área
 Equipo

g) El desdoblamiento de las unidades orgánicas no requerirá necesariamente

seguir el orden mencionado, pues dependerá de los criterios siguientes:

 Grado de discrecionalidad que se requiere en la toma de decisiones.

 Importancia o trascendencia de las funciones que se asigne a la unidad
orgánica, así como el número y naturaleza de las decisiones.
 Ámbito de supervisión y cobertura de las acciones para desarrollar.
 Política de la Institución referente al nivel de decisión que debe
otorgársele a la unidad orgánica.

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5.- RECOMENDACIONES PARA SU ELABORACIÓN

a) Tratar de no usar líneas dobles, o líneas demasiado gruesas para

representar los rectángulos.

b) Los nombres de cada unidad administrativa, deberán ser colocadas dentro

del respectivo rectángulo, y si por razones de espacio no alcanzara, se
puede colocar a manera de índice en una parte del organigrama, colocando
números en cada uno de los rectángulos.

c) Diferenciar los diversos tipos de unidades administrativas.

d) Evitar duplicación o superposición de funciones

e) Limitar el numero de niveles jerárquicos

f) La autoridad y la responsabilidad debe centralizarse en quien ejecute la

función.

6.- FORMAS DE REPRESENTAR ALGUNOS ÓRGANOS

6.1 Representación de los Órganos de Dirección

a) Cuando una Dirección cuenta con Director y Director Adjunto o Sub-Director,

y cuando ambos comparten la responsabilidad de la Dirección sin
separación específica de funciones; en este caso se representará por un
rectángulo divido en dos partes iguales por una línea horizontal.

DIRECTOR
SUBDIRECTOR

b) Cuando en una Dirección exista Director y éste delega en el Sub-Director

específicamente algunas responsabilidades de Dirección, de carácter
técnico y administrativo, con exclusión de las otras, se representa la
Dirección por dos rectángulos separados, uno inmediatamente debajo y
unido por una línea continua vertical. La línea de mando se establece a
través del Sub-Director.

DIRECTOR

SUBDIRECTOR

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c) Los cuerpos colegiados, directivos de función determinante e interpretativa,

se representan de la siguiente manera:

1. Cuando se ejerce la presidencia del Consejo se representa por medio de

un rectángulo de mayores dimensiones y ante puesto en la parte
superior, por un rectángulo menor donde se ubica la Dirección.

DIRECTOR

2. Cuando no se tiene la Presidencia del cuerpo colegiado, pero participa

como secretario o representante de las funciones ejecutivas, el Consejo
se representa por un rectángulo mayor en la parte superior y la Dirección
por otro rectángulo que va en la parte inferior.

CONSEJO

DIRECCION

3. Cuando la Dirección no participa del Cuerpo colegiado, el Consejo se

representa por un rectángulo que va en la parte superior y la Dirección
por otro rectángula que va en la parte inferior unida al primero por una
línea vertical de autoridad.

CONSEJO

DIRECCION

6.2 Representación de Órganos Consultivos

Los cuerpos colegiados consultivos, de función asesora, se representan por

rectángulos ubicados en el espacio funcional correspondiente a las estructuras
de asesoramiento y a la altura de la Alta Dirección.

ALTA DIRECCION ORGANOS

CONSULTORES

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6.3 Representación de Órganos de Control

Para graficar las unidades de Control y Fiscalización en un Organismo, éstas se

representan, por medio de un rectángulo en la parte lateral izquierda de la Alta
Dirección seguidos por una línea continua horizontal.

UNIDAD DE ALTA
CONTROL DIRECCION
6.4 Representación de Órganos de Asesoramiento

La representación de las unidades de Asesorìa de un organismo, se hará por

medio de rectángulos ubicados en la parte lateral derecha inferior a la dirección
y, unidades por una línea vertical y horizontal; de tal forma que la línea vaya al
lado lateral de la unidad asesora.
DIRECCION

ASESORIA

6.5 Representación de Órganos de Apoyo

Para el caso de las unidades de apoyo, éstas se ubicaran unidas ala Dirección
por una línea vertical y horizontal, de tal forma que de la línea horizontal
descienda otra línea vertical, a la parte media superior del rectángulo que
representa la unidad de Apoyo.
DIRECCION

APOYO APOYO

6.6 Representación de Órganos de Línea

La representación de las Unidades de línea o de ejecución de un organismo, se

hará por medio de rectángulos ubicados en las partes inferiores; de tal forma
que de la mitad inferior del rectángulo que representa a la Dirección baje una
línea en forma vertical sobre la parte superior media del o los rectángulos que
representan a la unidad de línea.
DIRECCION

LINEA

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6.7 Representación de Órganos Desconcentrados

La representación de la o las Unidades Desconcentradas de un Organismo se

hará mediante rectángulos que su ubicación en la parte inferior de la grafica que
se representan, utilizando para ello los signos convencionales señalados
anteriormente de tal forma que la o las desconcentradas estén ceñidas a la
Dirección, por una línea que baje a la parte superior media del rectángulo (s) de
dicha (s) Unidad (s).

DIRECCION

UNIDAD UNIDAD UNIDAD

ORGANICA A ORGANICA B ORGANICA C

UNIDAD
DESCONCENTRA
DA

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